2. CREER OU PERSONNALISER UNE REQUETE

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1 LES REQUÊTES 1. PRESENTATION Les requêtes sont les objets d Access qui vont permettre d interroger une base de données afin d afficher ou de modifier des données, d analyser les informations stockées, de calculer d autres informations. L exécution d une requête renvoie une Feuille de réponse dont les données peuvent être modifiables ou pas, en fonction des champs présents ou du type de requête. Les requêtes seront très utiles pour - Visualiser ou modifier des parties de tables sur des champs spécifiques, - Restreindre le nombre d'enregistrements sur lequel on désire agir, - Trier des enregistrements, - Interroger plusieurs tables et regrouper les données sur une seule feuille, - Calculer des données, - Créer des formulaires ou des états, - Créer d'autres requêtes, - Générer des graphiques, - Interroger d'autres bases de données. Il existe plusieurs types de requêtes : Requêtes de sélection : Permettent de visualiser les données d'une ou plusieurs tables selon certains critères, dans une feuille de réponses dynamique. Elles permettent aussi de regrouper des enregistrements pour effectuer des calculs statistiques (somme, moyenne, comptage ) Requêtes d'analyse croisée : Présentent les données avec le format d'une feuille de calcul, avec des étiquettes de lignes et de colonnes comme un tableau de synthèse. Requêtes action : Permettent de modifier plusieurs enregistrements en une seule opération. Utiles pour la création de table, l ajout, la suppression ou la mise à jour des enregistrements d une table. Requêtes SQL direct : Permettent d exécuter des requêtes dans la base de données active ou dans une base de données externe, à l aide d instructions écrites en langage SQL. Parmi les requêtes SQL, on distingue les requêtes Union, SQL directe, Définition des données et sousrequête. 2. CREER OU PERSONNALISER UNE REQUETE 2.1. CREER UNE REQUETE Plusieurs méthodes existent pour la création de requête en mode création : - Sélectionner dans le menu INSERTION la commande REQUETE. - Sélectionner les objets Requêtes dans la fenêtre «Base de données» et cliquer sur le bouton Nouveau. - Cliquer sur le bouton Nouvel objet de la barre d outils et choisir Requête. - Double-cliquer sur. Page 1 sur 6

2 La boîte de dialogue ci-contre est affichée dans les 3 premiers cas. La création d une requête avec l assistant sera détaillée dans le chapitre suivant. - Choisir l option Mode Création. La fenêtre de la requête s affiche ainsi que la boîte de dialogue «Ajouter une table». - Sélectionner l onglet voulu pour visualiser les «Tables» ou les «Requêtes». L onglet «Les deux» affiche l ensemble des tables et requêtes existantes. - Sélectionner les tables ou requêtes sur lesquelles portera la nouvelle requête, puis cliquer sur le bouton Ajouter. - Cliquer sur le bouton Fermer. Relation établie manuellement Relation établie automatiquement Pour ajouter plusieurs objets, répéter l'opération pour chacun ou les sélectionner en utilisant les touches «MAJ» ou «CTRL». Les tables sélectionnées sont affichées sur le haut de l écran. Si vous avez établi des relations entre les tables sélectionnées, elles apparaîtront automatiquement. Rem : Vous pouvez établir vous-même des relations entre les tables en joignant les champs l un à l autre. Vous pouvez aussi modifier la jointure entre deux tables 2.2. GRILLE D INTERROGATION Champ : Reçoit le nom du champ où la formule à traiter Table : Nom de la table d où le champ est extrait Afficher : afficher ou non cette colonne. Dans le cas d une formule ou de sélection par critère il peut être intéressant de cacher une colonne. Critères : Permet de spécifier les critères de recherche. Par exemple A* ne va sortir que les noms commençant par A Ou : Complément de l option critères Page 2 sur 6

3 2.3. ENREGISTRER UNE REQUETE - Cliquer sur le bouton de la barre d'outils, - Si la requête n'a jamais été enregistrée, lui donner un nom. Lors de la fermeture d'une requête non enregistrée, un message invite l'utilisateur à l'enregistrer. C'est la structure de la requête qui est enregistrée, le contenu de la feuille de réponses variant en fonction du contenu des tables EXECUTER UNE REQUETE L'exécution d'une requête consiste à afficher la feuille de réponse (requête de sélection ou d'analyse croisée) ou à agir sur les tables concernées (requêtes d'action). - Cliquer sur le bouton de la barre d'outils, Ou - Passer en mode Feuille de Données ( bouton de la barre d'outils), Ou - Sélectionner dans le menu REQUETE la commande EXECUTER. Pour interrompre une requête en cours d'exécution, appuyer sur les touches «CTRL» et «PAUSE». Le passage en mode Feuille de données n'exécute pas une requête action, il permet dans ce cas de visualiser les enregistrements pour lesquels l'action sera effectuée MODE D UNE REQUETE Vous avez trois modes pour visualiser votre requête Mode Création : permet la construction et le paramétrage de votre requête Mode feuille de données : permet de visualiser le résultat de votre requête Mode SQL : pour voir la commande SQL qui résulte de votre requête Page 3 sur 6

4 3. LES CRITERES Les critères sont des restrictions que vous appliquez sur une requête ou un filtre pour identifier les enregistrements spécifiques que vous voulez manipuler La définition des critères peut varier selon le type de champ. Liste des étudiants nés à Lyon il suffit de taper le nom, Access le mettra automatiquement entre guillemet. Rem : Access ne fait pas la distinction majuscules/minuscules 3.1. LES CHAMPS TEXTE ET MEMO Liste des étudiants pas nés à Lyon Il faut placer le signe <> «différent de» devant le nom Liste des étudiants du Rhône Le caractère «*» peut se placer à différents endroits 69* les codes postaux démarrant par 69 *000 les codes postaux se terminant par 000 *9* les code postaux contenant un 9 Attention aux accents : les critères chambéry et chambery sont différents 3.2. LES CHAMPS NUMERIQUES LISTE DES étudiants des groupes > 1 Tapez simplement >1 dans la zone critère Page 4 sur 6

5 Liste des étudiants dont le groupe est compris entre 1 et 3 Compléments : Les signes autorisés pour les champs numériques sont ( <, >, <=, >=, = ) Une fourchette de valeurs s obtient de 2 façons (>=1 et <= 3) ou (Entre 1 et 3) Le mot-clef OU est également autorisé (ex : >4 ou <2) 3.3. LES CHAMPS DATE/HEURE Liste des étudiants nés entre ces deux dates Tapez les dates comme dans une table avec des /. Access ajoutera automatiquement des # autour de chaque date les compléments sont les mêmes que pour les champs numériques 3.4. LES CHAMPS OUI/NON Liste des étudiants ayant redoublé Le champ peut prendre 2 valeurs Oui ou 1 ou Vrai Non ou 0 ou Faux 3.5. LES OPERATEURS LOGIQUES Les opérateurs OU et ET peuvent être utilisés dans les expressions, mais également au travers des différentes cellules de la grille d'interrogation. Critère ET dans un champ - Rechercher les enregistrements pour les employés embauchés en Page 5 sur 6

6 Critère ET dans plusieurs champs - Rechercher les enregistrements pour les employés embauchés à partir de 1993 et habitant Londres. Critère OU dans un champ - Rechercher les enregistrements pour les employés habitant soit à Londres soit à Tacoma. Critère OU dans plusieurs champs - Rechercher les enregistrements pour les employés qui sont représentant ou qui sont des hommes. Critère OU et ET dans plusieurs champs Rechercher les enregistrements pour les employés qui sont représentant et qui ont été embauchés soit en 92 soit en 94 Page 6 sur 6