Commencer avec Allplan Exchange. Nemetschek Allplan Systems GmbH, Munich. All rights reserved. Enregistrement

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1 Commencer avec Allplan Exchange Nemetschek Allplan Systems GmbH, Munich. All rights reserved. Enregistrement Pour s enregistrer Vous avez besoin d un compte utilisateur valide pour Allplan Connect Vous devez être enregistré sur Allplan Connect Note : Vous devez enregistrer tout d abord votre organisation en utilisant ce formulaire d inscription. L utilisateur qui fait l inscription est automatiquement enregistré en tant qu administrateur Allplan Exchange. Ensuite vous pouvez enregistrer des employés supplémentaires et leur assigner des accès/rôles en utilisant les outils disponibles sur Notez que vous devez être autorisé par votre organisation pour vous enregistrer sur Allplan Connect. Pour vous enregistrer 1. Ouvrez le formulaire d inscription pour Allplan Exchange. Suivez simplement ce lien : 2. Remplissez les champs suivants puis cliquez sur S INSCRIRE. 1

2 3. Si l inscription est correcte, vous recevrez une notification sur deux s : Un de bienvenue pour vous confirmer que votre demande d inscription est réussie : Un autre avec le code de vérification. Pour des raisons de sécurité, ce code est envoyé dans un séparé. Vous en avez besoin pour compléter l inscription à Allplan Exchange. 4. Commencez maintenant sur 5. Entrez votre adresse et votre mot de passe : 6. Le code de vérification vous est demandé. Utilisez la fonction Copier-Coller de Windows. (sélectionnez le code, CTRL+C, positionnez le curseur dans la zone de texte, CTRL+V) Cela complète l inscription à 2

3 1 ère connexion Pour vous connecter sur le web pour la première fois 1. Tapez dans votre navigateur. 2. Entrez votre adresse et votre mot de passe : Les informations suivantes sont affichées : Les détails de connexion de votre compte Les organisations (sociétés) auquelles vous faites partie La sélection de la langue Les conditions générales et les conditions de protection des données Un guide d utilisation pas-à-pas Un lien vers En utilisant un identifiant unique, ce lien vous amène directement à la bonne page d accueil (fourni si vous avez utilisé la même adresse que pour Allplan Exchange). De cette façon, vous pouvez rapidement et facilement basculer entre les deux sites internet sans avoir à vous reconnecter. 3

4 1 ère connexion locale Pour vous connecter en local la 1 ère fois 1. Démarrer Allplan sur votre ordinateur local. 2. Basculez vers l éditeur de mise en page. 3. Cliquez sur Envoi de plans Allplan Exchange. 4. Cliquez sur Connexion (1). 5. Entrez votre et votre mot de passe (2). Vous pouvez maintenant bénéficier des fonctions en ligne. Par exemple, vous pouvez accéder à vos contacts, et envoyer des documents en ligne. Créer un projet Allplan Exchange. Pour créer un projet Allplan Exchange Le logiciel de CAO Allplan est en fonctionnement local. L éditeur de mise en page est ouvert. 1. Cliquez sur Envoi de plans Allplan Exchange et connectez-vous. Si le projet actuel n est pas associé avec un Projet Allplan Exchange, la boite de dialogue affectation de projet Allplan Exchange est ouverte. 2. Créez un projet Allplan Exchange. Choisissez votre organisation (1). Choisissez l option Créer projet Allplan Exchange, et créer un nouveau projet Allplan Exchange(2). Si des projets Allplan Exchange existent, vous pouvez également sélectionner l option Utiliser projet Allplan Exchange (3). En utilisant cette option, vous pouvez affecter plusieurs projets CAO au même projet Allplan Exchange. Par exemple, cela facilite le travail en équipe pour des organisations à des endroits différents. Note : Vous ne pouvez sélectionner l option Utiliser projet Allplan Exchange que si au moins un projet Allplan Exchange existe. 4

5 Créer des contacts Il y a deux façons de créer des contacts : localement en utilisant l outil de CAO Allplan ou directement depuis Créer des contacts localement Pour créer des contacts localement tout d abord Le logiciel de CAO Allplan est en fonctionnement local. L éditeur de mise en page est ouvert. 1. Cliquez sur Envoi de plans Allplan Exchange et connectez-vous. 2. Cliquez sur Ajouter destinataire. La boite de dialogue Contacts s ouvre. 3. Cliquez sur Ajouter et traiter des contacts via Allplan Exchange. 5

6 Votre navigateur s ouvre et vous amène à Créer des contacts sur le web. Pour créer des contacts sur le web. 1. Basculez sur 2. Sélectionnez votre organisation. 3. Cliquez sur Contacts Liste. Ceci vous fournit un aperçu de vos contacts. 4. Vous pouvez afficher tous les contacts de l organisation (société) ou une liste des contacts associés à un projet. 6

7 5. Pour ajouter d autres contacts, selectionnez Contacts Créer. 2 options vous sont proposées : Vous pouvez ajouter des contacts manuellement (A). Vous pouvez importer un fichier VCF et assigner les contacts à l intérieur de l organisation (société) (B). Note : Chaque contact que vous créez reçoit une invitation à Allplan Exchange par . Vous trouverez plus de description des outils dans la section «Plus d outil» (en page 12). Définir les rôles du bureau Pour définir les rôles du bureau. Basculez vers 1. Sélectionnez Contacts Chacune des trois pages - Lister, Créer, Gérer vous fournissent un aperçu des contacts. En utilisant cet aperçu, vous pouvez définir les rôles/droits pour vos contacts. 2. Sélectionnez le contact requis (1). 3. Sélectionnez le rôle requis (2) : Administrator (administrateur) Employee (Employé de la société) Guest (Invité = rôle par défaut) Vous pouvez trouver une liste détaillée des rôles et droits dans la section Aperçu des rôles et des droits d accès (en page 14) 7

8 Sélectionner les intervenants au projet En assignant les intervenants au projet, vous pouvez accéder aux contacts de chaque projet localement dans le logiciel de CAO Allplan : Basculez vers Pour définir les intervenants au projet. 1. Cliquez Contacts Gérer. Sélectionnez le projet requis (1). Sélectionnez les contacts requis sur la gauche (2) et cliquez sur la flèche de droite. Vous pouvez sélectionner plusieurs contacts en pressant la touche CTRL ou SHIFT. Pour terminer la définition des intervenants, cliquez sur Sauver (3). Assigner les droits d accès Si vous le souhaitez, vous pouvez assigner des droits d accès. Cependant, cela n est pas nécessaire. Les intervenants au projet ont automatiquement le droit de télécharger (DOWNLOAD). La personne qui crée un projet a automatiquement le rôle de gestion (MANAGE). Un droit supplémentaire de distribution est également disponible (DISTRIBUTE). Envoyer des documents Pour envoyer des documents Le logiciel de CAO Allplan est en fonctionnement local. L éditeur de mise en page est ouvert. 1. Cliquez sur Envoi de plans Allplan Exchange et connectez-vous. 2. Cliquez sur Ajouter destinataire. La boite de dialogue Contacts est ouverte. La liste des intervenants au projet est affichée. 3. Sélectionnez les contacts requis (1). 4. Lorsque vous avez sélectionné les contacts souhaités, cliquez sur Ajouter (2). Si la liste est incomplète, cela peut être causé par plusieurs raisons : La liste est incomplète : Cliquez sur le bouton Actualiser les contacts (3). Vous trouverez des critères additionnels de tri et de groupe de contacts sur la gauche (4). 8

9 La liste est complète mais contient des contacts inactifs (5) : Cela signifie que ces contacts n ont pas encore vérifié leur compte Allplan Exchange ou ne souhaitent pas accéder à Allplan Exchange. Vous ne pouvez donc pas sélectionner ces contacts. 5. Vous pouvez maintenant organiser la distribution des mises en page. Faites ce qui suit : Sélectionnez les mises en page souhaitées (1). Sélectionnez les formats à exporter pour chaque contact (2). Sélectionnez les messages s pour chaque contact (3). Cliquez sur Exportation. Note : Il y a de nombreuses autres options. Référez-vous à l aide concernant l utilisation locale d Allplan. 9

10 6. Vous visualisez maintenant un aperçu des mises en pages prête à l export. Faites ce qui suit : Vérifiez les mises en pages dans l aperçu (1). Vous pouvez configurer l application pour que les mises en page soient automatiquement exportées après que les formats de mise en page aient été créés. (2). Cliquez sur Démarrage. (3). Si vous n avez PAS sélectionné l option Envoyer immédiatement après l exportation, un autre aperçu est affiché après que les formats de mise en page aient été créés. 7. Cliquez sur Envoyer puis patientez un instant 10

11 8. Vous pouvez voir lorsque les s avec les documents et les messages ont été envoyés aux contacts spécifiés. Dès que cette opération a été effectuée, le symbole disparaît. 9. Un tel peut ressembler à cela : Les coordonnées personnelles Les actions demandées à cet intervenant Les liens directs vers les documents Des liens vers Télécharger des documents Téléchargement d un document par l administrateur Pour télécharger des documents en tant qu administrateur. 1. La section Documents fournit à l administrateur ou à l utilisateur le droit d accès Gestion (MANAGE), avec un aperçu des fichiers qui ont déjà été envoyés. 2. Pour télécharger un fichier, cliquez le nom du document. Vous trouverez des descriptions supplémentaires sur les outils dans la section Plus d outils (en page 12). 11

12 Téléchargement de document par contact Pour télécharger des documents en tant que contact 1. Cliquez sur le lien dans l que vous avez reçu : 2. Si vous vous ne vous êtes pas encore connecté à vous êtes maintenant invité à le faire. Les documents sont téléchargés. Note : Les fichiers peuvent uniquement être téléchargés par le contact à qui l a été envoyé. Même si cet a été transféré à une personne tierce, accéder aux fichiers requiert l identifiant valide de ce contact. Plus d outil Fonction tableau Vous pouvez influencer la façon dont les tableaux contenant les contacts et les documents sont affichés : Filtre (1) : Vous pouvez choisir d afficher toutes les données ou uniquement le projet sélectionné. Rechercher (2) : Entrer les termes de recherche et cliquez les icones. Classer (3) : Cliquez sur la barre de titre du champ que vous souhaitez classer. Colonnes (4) : Vous pouvez spécifier quelles colonnes doivent être affichées. Page : Sélectionnez le numéro de page souhaité. Détails (5) : Cliquez sur l icone au début de la ligne souhaitée. Une boite de dialogue avec plus de détails s ouvre alors :

13 Versions de documents Le tableau n affiche que les documents en cours (=les fichiers chargés les plus récemment). Si un document a été envoyé plusieurs fois, le tableau n affiche que le dernier statut. Vous trouverez la section Version du fichier dans les informations détaillées du document. Cette section fournit des informations sur les documents que vous avez déjà téléchargés. L application utilise l ID du document interne à Allplan et le format de fichier correspondant pour la comparaison. 13

14 Vue d ensemble des rôles et des droits d accès Rôles dans l'organisation Droits d'accès ADMIN EMPLOYEE GUEST MANAGE DOWNLOAD UPLOAD Organisation Affichage du nom de l'organisation sur le web X X X Définition du nom de l'organisation sur le web X X X Affichage des rôles de l'organisation X X - Définition des rôles de l'organisation X - - Contacts Création de contacts (pour l'organisation) X X - Supprimer des contacts X - - Affichage des contacts de l'organisation X X - Projets Création de projets X X - Définition des intervenants au projet X - - Affichage des intervenants au projet, contacts X - X Affichage des droits d'accès assignés X - X Définition des droits d'accès assignés X - - Affichage des noms des projets dans le logiciel de CAO X - X Affichage des noms des projets sur le Web X X X Documents de votre propre projet Afficher X - X Charger X - X Envoyer X - X Télécharger à partir de la page documents X - X Télécharger à partir du lien par X X X 14