Enregistrement électronique des présences

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1 Enregistrement électronique des présences L obligation d enregistrement électronique des présences sur les grands chantiers est en vigueur depuis le 1 er avril Les entreprises ont jusqu au 1 er octobre pour peaufiner leurs procédures avant les premières sanctions. Voyons en détail ce à quoi vous devez vous préparer. L enregistrement électronique des présences sur les chantiers concerne les chantiers dont la valeur totale des travaux HTVA atteint les euros. Cette nouvelle réglementation permettra d avoir une image claire des personnes qui sont présentes sur un chantier. Elle vise tant les entrepreneurs de première ligne que les sous-traitants, tant les salariés que les indépendants, qu ils soient belges ou étrangers. Cet enregistrement devrait contribuer non seulement à renforcer la sécurité et le bien-être des travailleurs, mais aussi à lutter contre le travail illégal et la fraude sociale dans le secteur. Quand est-ce obligatoire? Le champs d application de cet enregistrement des présences sera identique à celui de la déclaration de chantier de l ONSS. Les chantiers où l enregistrement devra se faire seront en effet ceux sur lesquels des travaux immobiliers sont effectués, conformément à la réglementation TVA. Sont ainsi notamment visés : les travaux de terrassement, construction, montage et démontage d éléments préfabriqués, aménagement ou outillage, travaux de transformation, rénovation, réparation, démantèlement, démolition, préservation, travaux d entretien, de peinture de nettoyage et réhabilitation. Dans un premier temps, cette obligation s applique aux chantiers où sont effectués des travaux dont le montant total hors TVA est égal ou supérieur à euros. Ce seuil de euros englobe l ensemble des travaux exécutés sur le chantier, même si ceux-ci sont répartis en lots séparés. Qui doit s enregistrer? Qui ne doit pas s enregistrer? Entre autres un visiteur occasionnel ou un maître d ouvrage qui n est pas un entrepreneur. Qui doit s enregistrer? En premier lieu les personnes qui exécutent des travaux immobiliers sur le chantier, englobant ainsi la plupart des travaux effectués par un entrepreneur. L architecte et le coordinateur de sécurité doivent eux-aussi s enregistrer électroniquement lorsqu ils viennent sur le chantier. Cette obligation touche également le maître d œuvre chargé de la conception (notamment l architecte) et le maître d œuvre chargé du contrôle de l exécution (architectes, coordinateurs de sécurité, ). Le statut ou le pays d origine n entrent pas en ligne de compte. Salariés (employés et ouvriers), indépendants, employeurs qui exécutent eux-mêmes des travaux, Belges, étrangers, ils doivent tous s enregistrer. En outre, les travailleurs ressortissant à la CP 124 ne sont pas les seuls visés par cet enregistrement. Sont également visés les électriciens et les travailleurs issus d autres secteurs qui effectuent des «travaux immobiliers» sur le chantier.

2 Et les intérimaires? C est à l entrepreneur qui fait appel aux travailleurs intérimaires et non pas au bureau d intérim de faire en sorte que ces derniers soient enregistrés. Comment s enregistrer? La nouvelle réglementation fait la distinction entre le système d enregistrement et le moyen utilisé pour effectuer cet enregistrement. La Sécurité Sociale a développé quatre système différents. ORDINATEUR L entrepreneur pourra enregistrer la présence de ses propres travailleurs via une application présente sur le portail Internet de la Sécurité Sociale. Cet enregistrement ne doit pas nécessairement s effectuer sur le chantier. Il est aussi possible d encoder simultanément les présences pour plusieurs jours. Pas besoin non plus de tout réencoder à chaque fois. Il sera possible de réutiliser certaines données des enregistrements précédents ou celles mises automatiquement à disposition par la Sécurité Sociale. ENREGISTREMENT CENTRALISÉ SUR CHANTIER Cette deuxième façon de procéder est assez semblable à la première. Sauf que cette fois-ci, l enregistrement des présences est centralisée sur le chantier. Il est ainsi possible d enregistrer la présence de tous les travailleurs présents sur un chantier, indépendamment du nom de leur entreprise. Cet enregistrement s effectuera via une application Internet. Il faudra donc disposer sur chantier d un ordinateur équipé d un lecteur de carte d identité électronique (e-id), où toute personne devra se présenter avant de pénétrer sur le site. L enregistrement s effectuera ainsi soit par la lecture de la e-id, soit en introduisant le numéro d identification à la sécurité sociale belge (NISS) ou celui de la déclaration Limosa. Si l entrepreneur dispose déjà d un système de contrôle des accès, il devra alors utiliser le 4e système d enregistrement (service Web) pour transférer les données directement vers la banque de données des enregistrement des présences. MOBILE Troisième possibilité: chaque travailleur pourra s enregistrer individuellement à l aide d une application développée pour smartphones et tablettes numériques. Le chef d équipe ou toute autre personne peut également se charger de l enregistrement des présences, qui ne doit pas nécessairement s effectuer sur le chantier. Les travailleurs étrangers pourront également scanner avec leur smartphone un code QR qui sera dorénavant présent sur la déclaration Limosa L1. SYSTÈMES PROPRES Enfin, de nombreuses entreprises font déjà usage de systèmes de géolocalisation qui permettent de savoir à tout moment où sont actifs leurs travailleurs. Bonne nouvelle: il devrait être possible d utiliser ces données dans le cadre de l enregistrement des présences. La Sécurité Sociale mettra ainsi en place un service Web pour récolter ces données. Ce sera à votre fournisseur de réaliser la connexion à ce service Web et de veiller à ce que son

3 système soit compatible et offre les garanties suffisantes pour permettre l enregistrement des présences. Quelles données? A MENTIONNER POUR CHAQUE PERSONNE: Le site où les travaux sont effectués. Il faudra pour ce faire introduire le numéro de chantier affecté lors de la déclaration de travaux à l ONSS. La date d enregistrement est automatiquement enregistrée par le système (= horodatage de réception dans la base de données lors de la validation de l enregistrement). Si l enregistrement des présences se fait un ou plusieurs jours à l avance, il faudra dès lors introduire manuellement la date effective de présence sur le chantier en question. TRAVAILLEUR/INTÉRIMAIRE? - également le numéro de registre national, ainsi que le numéro d entreprise de son employeur. INDÉPENDANT? - aussi son numéro de registre national et numéro BCE de sa société ou la personne pour laquelle il travaille. ETRANGER? - Les indépendants et travailleurs étrangers devront également indiquer le numéro de la preuve de déclaration Limosa L1. Qui choisit le système d enregistrement? PREMIÈRE POSSIBILITÉ: LE MAÎTRE D OEUVRE Il s agit de la personne physique ou morale (la société) qui veille à l exécution de l ouvrage pour le compte du maître d ouvrage. En pratique, il s agira bien souvent de l entrepreneur général. Il se peut aussi qu il y ait plusieurs maîtres d œuvre sur un seul et même chantier. Une première possibilité pourrait être que le maître d œuvre décide de superviser l enregistrement des présences sur son chantier et mette alors à disposition le système d enregistrement qu il préconise. Les entrepreneurs à qui il fait appel devront alors utiliser ce système ainsi que leurs propres sous-traitants, salariés ou indépendants, et ainsi de suite pour s enregistrer. Bref, c est donc le maître d œuvre qui choisit pour toute la chaîne de sous-traitance le système d enregistrement qui sera employé sur son chantier. SECONDE POSSIBILITÉ: DE COMMUN ACCORD

4 La mise à disposition et l utilisation commune d un système d enregistrement ne sera pas toujours évident à mettre en place. C est pourquoi le maître d œuvre peut convenir avec ses entrepreneurs de l utilisation d un autre système d enregistrement. Cette possibilité laisse ainsi la possibilité à une entreprise de continuer à utiliser un système qu il a déjà mis en place pour l enregistrement de ses propres travailleurs. Compte-tenu de la responsabilité du maître d œuvre en matière d enregistrement des présences, les diverses parties devront s engager par contrat qu elles effectueront correctement l enregistrement des présences et que leurs sous-traitants en feront de même. Qui met à disposition le moyen d enregistrement? En fonction du système d enregistrement en vigueur sur le chantier, chaque travailleur devra être équipé des moyens nécessaires pour effectuer cet enregistrement. C est l employeur qui doit équiper son personnel. Celui qui fait appel à un indépendant doit veiller à ce que ce moyen d enregistrement soit fourni à cet indépendant. La carte d identité électronique et (pour les étrangers) la preuve de déclaration Limosa L1 munie d un code QR sont deux moyens d enregistrement agréés par la réglementation. D autres moyens d enregistrement pourraient également entrer en ligne de compte, mais ils devront au préalable recevoir l aval de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale. Si le maître d œuvre en charge de l exécution décide d imposer un système d enregistrement sur son chantier, il devra faire en sorte que celui-ci soit compatible avec les deux moyens précités. Qui est responsable? Le maître d œuvre en charge de l exécution doit veiller à ce que tous les entrepreneurs et sous-traitants respectent l obligation d enregistrement. De plus, chaque entrepreneur dans la chaîne de sous-traitance doit prendre les mesures nécessaires afin de s assurer que ses sous-traitants directs respectent également leur obligation d enregistrement. Mais qui veille à l exactitude des données enregistrées? Chaque entrepreneur et chaque sous-traitant doit contrôler l exactitude des informations relatives à sa propre société. Il doit ensuite prendre les mesures nécessaires afin que son cocontractant enregistre correctement toutes les données et les transmette. Chaque entrepreneur pourra consulter les données introduites par son personnel. Seul le maître d œuvre en charge de l exécution pourra consulter l ensemble des données introduites pour son chantier. Qui sera sanctionné en cas de faute? Aucune sanction ne sera appliquée avant le 1 er octobre Une amende sera infligée à la personne (salarié ou indépendant) qui est en infraction. De plus, une amende nettement plus salée sera infligée à l entrepreneur qui occupe le travailleur ou fait appel à l indépendant en infraction. L entrepreneur qui a fait appel à l entrepreneur en infraction peut recevoir la même amende. Et ainsi de suite, on remonte la chaîne de sous-traitance jusqu au maître d œuvre en charge de l exécution. Le travailleur risque une amende administrative pouvant aller de 60 à 600. L entrepreneur risque quant à lui une amende pénale de 600 à 6.000, ou une amende administrative entre 300 à Précisions

5 qu il s agit des montants des amendes par personne en infraction. Si cinq personnes n ont pas enregistré leur présence, l amende sera donc multipliée par cinq! Quelles entreprises? Pour la mise à disposition de systèmes d enregistrement (hardware), vous pouvez utilement vous adresser aux entreprises qui développent des applications adaptées, comme par exemple en matière de géolocalisation.