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1 Département de génie logiciel et des TI LOG 792 PROJET DE FIN D'ÉTUDES EN GÉNIE LOGICIEL Étude de conversion vers OpenERP Module de recrutement Auteur GRÉGORY PAUL PAUG Professeur superviseur ALAIN APRIL Date 17 avril 2013

2 SFL - Recrutement 2 21 Table des matières 1. Introduction Objectif Portée Définitions, acronymes et abréviations Références Hypothèse et dépendance Les acteurs Analyse du système existant Modifications... 9 MOD- 01 : Confirmation de postulation... 9 MOD- 02 : Étape de recrutement MOD- 03 : Affichage des vues des recrutements MOD- 04 : Modification des interfaces MOD- 05 : Ajouter notification MOD- 06 : Migration des données du candidat Prototypage Vue modulaire des candidats Vue en détail des candidats Vue information d'un candidat Cas d'utilisations CU- 01 : Postuler à un poste CU- 02 : Qualification initiale d un candidat CU- 03 : Assigner le candidat à un de responsable CU- 04 : Faire une offre au candidat CU- 05 : Engager un candidat Formation Table des figures Figure 1 - Formulaire de candidature... 6 Figure 2 - Vue modulaire des candidats... 6 Figure 3 - Vue en détail des candidats... 7 Figure 4 - Vue information d'un candidat... 8 Figure 5 - Processus de recrutement dans OpenERP Figure 6 - Prototype vue modulaire des candidats Figure 7 - Prototype vue en détail des candidats Figure 8 - Prototype vue information d'un candidat Figure 9 - Prototype vue notes et historique recrutement... 17

3 SFL - Recrutement 3 21 Historique des Révisions Date Version Description Auteur 25 février Création du document Ajout des sections 1 et 2 Grégory Paul 05 mars Modification section 2 Grégory Paul 06 mars Ajout section 3 Grégory Paul 08 mars Ajout section 4 MOD- 01, MOD- 02, MOD- 03 Grégory Paul 12 mars Ajout section 6 CU- 01, CU- 02, CU- 03 Grégory Paul 13 mars Ajout CU- 04 Grégory Paul 15 mars Ajout MOD- 04, MOD- 05, MOD- 06 Grégory Paul 19 mars Ajout CU- 05 Grégory Paul 22 mars Ajout section 5 Grégory Paul 26 mars Ajout section 6 et 7 Grégory Paul 02 avril Suppression MOD- 03 Modification MOD- 04 Suppression CU- 04 Grégory Paul 08 avril Vérification du document 17 avril Correction du document sur recommandation intervenant Christophe Villemer Prisca Spoker Grégory Paul

4 SFL - Recrutement Introduction 1.1. Objectif L'objectif de ce document et de fournir une description des modules de OpenERP qui seront améliorés pour répondre aux besoins de Savoir- faire Linux. Il expliquera les différents objectifs à atteindre, les mises à jour à effectuer, les nouvelles fonctionnalités et les nouvelles interfaces. Tout ceci dans le but d'expliquer de façon claire le système existant et les modifications à lui apporter Portée OpenERP est un logiciel libre d'application de gestion d'entreprise que Savoir- faire Linux utilise à l'interne. Pour satisfaire les nouveaux besoins grandissants de l'entreprise, certains modules doivent être mis à jour ou complètement remaniés. Ce rapport sera consacré au module de recrutement Définitions, acronymes et abréviations SFL OpenERP RH DRH Savoir- faire Linux Progiciel de gestion intégré utilisé chez SFL Ressource humaine Directeur des ressources humaines 1.4. Références REF01 : QU- PR- Embauche- FR.odt 1.5. Hypothèse et dépendance Le module doit être fourni avec la version 6.1 d OpenERP Le module de recrutement de base doit être installé et en français

5 SFL - Recrutement Les acteurs ACT- 01 : Candidat Le candidat sera la personne qui postulera pour une obtenir un poste chez SFL. ACT- 02 : Responsable de poste Le responsable de poste est la personne responsable du groupe d'employé spécifique à un type de projet. (Ex: Développeur Web, Java, OpenERP, etc.). Il aura comme responsabilité d'évaluer le candidat pendant les entrevues et de faire une recommandation au DRH via le système de note présent dans le module de recrutement. ACT- 03 : Directeur des ressources humaines Le directeur des ressources humaines aura comme responsabilité de faire un prétraitement des candidatures à passer en entrevue. Cette tâche sera effectuée par une seule personne, soit Cyrille Béraud. De plus, le DRH sera la personne ressource qui approuvera sous les recommandations du responsable de poste, le fait de proposer une offre au candidat. Cette approbation de l'offre ainsi que son contenu sera effectué soit par Cyrille Béraud ou Christophe Villemer. ACT- 04 : Ressources humaines Les ressources humaines auront la responsabilité de mettre à jour le profil du candidat avant son entretien, de prendre contact avec le candidat pour planifier les entrevues avec le responsable de poste, de collecter les données nécessaires pour l'embauche et de faire la transition du statut de candidat à celui d'employé dans OpenERP.

6 SFL - Recrutement Analyse du système existant Pour postuler à un poste chez SFL, le candidat doit se rendre sur le site internet de la compagnie et choisir le secteur d'activité ou il désire postuler. Une fois cette sélection faite, il doit remplir les informations présentes à l'écran (Figure 1). Figure 1 - Formulaire de candidature Un message de confirmation apparaitra à l'écran une fois la validation des données effectuée, et le candidat recevra un courriel de confirmation que sa demande est en cours de traitement. Les données rentrées par le candidat sont automatiquement rentrées dans OpenERP et vont dans la colonne ''Demande initiale'' (Figure 2). Figure 2 - Vue modulaire des candidats

7 SFL - Recrutement 7 21 Une fois le profil du candidat intégré dans OpenERP, la phase de sélection commence et le DRH effectue un prétraitement des candidatures. Les candidatures non pertinentes sont transférées dans la colonne ''Sans valeur'' (Figure 2). Les autres candidatures sont transférées dans la colonne ''Premier entretien'' et une notification est envoyée aux ressources humaines pour une prise de rendez- vous entre le candidat et le responsable du poste. Le DRH peut donner une évaluation (moyen, bon, excellent) au profil d'un candidat. Cela représente le nombre d'étoiles sur la Figure 2. À tout moment il est possible de changer la vue de présentation des candidats ou d'effectuer une recherche par critères comme nous le montre la Figure 3. Figure 3 - Vue en détail des candidats

8 SFL - Recrutement 8 21 Le processus de recrutement s'effectue ensuite comme le décrit la référence REF01. Les informations du candidat, ainsi que son appréciation après entretien, sont remplies dans les champs définis dans la Figure 4 ci- dessous. Figure 4 - Vue information d'un candidat

9 SFL - Recrutement Modifications Cette section présente l'ensemble des modifications à effectuer au système de recrutement déjà mis en place chez Savoir- faire Linux. MOD- 01 : Confirmation de postulation Le courriel de confirmation après avoir effectué la validation des données sur le site internet de SFL doit être envoyé par ressources.humaines@savoirfairelinux.com avec le message suivant. Objet: Accusé de réception / Acknowledgment Receipt Cher(e) candidat(e), Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à Savoir- faire Linux. Nous accusons réception de votre candidature que nous allons étudier. Seulement les candidats retenus pour une entrevue seront contactés. Sachez que votre candidature sera automatiquement conservée dans notre base de données pour des besoins futurs. Cordialement, Direction des ressources humaines, Savoir- faire Linux Inc Dear candidate, Thank you for the interest you've expressed in Savoir- faire Linux. We confirm the reception of your application, which we will consider. Only candidates selected for an interview will be contacted. Note that your candidature will be automatically saved in our database for future needs. Sincerely, The Human Resources Department, Savoir- faire linux Inc.

10 SFL - Recrutement MOD- 02 : Étape de recrutement Les étapes de recrutement dans OpenERP suivent le processus décrit par la Figure 5 de ce document et devront remplacer celle définie dans la Figure 2. Qualification initiale : Cette étape est la porte d'entrée de toute candidature entrante dans OpenERP. Elle sert de boîte de réception des candidatures avant prétraitement du DRH. Le DRH aura pour rôle de sélectionner les profils intéressants et de faire passer le candidat à l'étape suivante qui est ''Entretiens''. Entretiens: Cette étape sert à coordonner les rencontres entre le responsable de poste et le candidat. Elle sera principalement utilisée par le responsable de poste qui sera responsable de mettre à jour les notes de l'entretien. Ces notes serviront de recommandations au DRH pour une éventuelle offre au candidat. Offre proposée: À la suite des entretiens, si le profil du candidat correspond aux attentes de l'entreprise, le responsable de poste fera une recommandation au DRH. Si le candidat accepte, il passera à l'étape ''Embauché'', dans le cas contraire il passera à l'étape ''Refusé par candidat''. Cette étape du processus sera gérée par les ressources humaines qui feront le lien entre le candidat et l'entreprise. Embauché: Cette étape permettra aux ressources humaines de savoir quel candidat est embauché et de commencer toutes les démarches administratives pour la création d'un profil employé. Refusé par société: Si le candidat ne correspond pas aux critères de l'entreprise, il sera automatiquement placé dans cette étape. Son profil sera quand même conservé dans le système et à tout moment le DRH pourra changer son statut pour le remettre en ''Qualification initiale''. Refusé par candidat: Si aucun accord n'est trouvé entre le candidat et l'entreprise, le candidat sera automatiquement placé dans cette étape. Son profil sera quand même conservé dans le système.

11 SFL - Recrutement Figure 5 - Processus de recrutement dans OpenERP

12 SFL - Recrutement MOD- 03 : Affichage des vues des recrutements Les différents affichages des vues des candidats (modulaire, en détail, en histogramme, etc.) représentés par l'icône en haut à droite du module de recrutement ne seront pas modifiés. MOD- 04 : Modification des interfaces Dans le but de s'accorder avec le nouveau processus de recrutement, l'affichage des vues devra être modifié. Les vues actuelles, représentées par la Figure 2 et 3, seront modifié en suivant les indications des prototypes présentés dans la section 5 de ce document. MOD- 05 : Ajouter notification Au cours du processus de recrutement, plusieurs intervenants doivent être avertis des événements en cours. Pour ce faire, une notification sera envoyée sur le réseau courriel de l'entreprise pour aviser les personnes concernées. Le DRH recevra une notification à chaque nouvelle candidature entrante dans ''Qualification initiale'' Les ressources humaines recevront une notification quand un candidat passe de l'étape ''Qualification initiale'' à ''Entretiens'' pour coordonner la rencontre entre le responsable du poste et le candidat. Le responsable du poste recevra une notification quand un candidat lui sera assigné. Une fois l'entretien terminé, le responsable de poste émet une recommandation au DRH via le système de note, qui proposera ou non une offre pour le candidat. Si une offre est proposée, la responsable des ressources humaines prendra contact avec le candidat pour lui soumettre.

13 SFL - Recrutement Une fois le candidat recruté, les évènements suivants doivent être mis en place : Dès la création du profil de l'employé, une notification est envoyée au candidat pour contacter les ressources humaines afin de récolter les données manquantes à son profil (NAS, permis de travail, date de naissance, RAMQ ou assurance privée, etc.) avant son premier jour de travail. La première semaine après l'embauche, un courriel sera envoyé au candidat de façon automatique, dans le but qu'il remplisse en ligne le formulaire d'inscription à l'assurance collective de l'entreprise, le CV au format SFL, les formulaires pour les retenues d'impôts, et l'autorisation de diffusion d'informations personnelles. La semaine précédente les trois mois d embauche, un courriel doit être envoyé au candidat et à son supérieur contenant les modèles d'évaluation à compléter et la date de leur rencontre. MOD- 06 : Migration des données du candidat Une fois le candidat recruté, ses données personnelles doivent être répliquées dans son profil employé de façon automatique. Les données manquantes seront ensuite remplies par les ressources humaines manuellement.

14 SFL - Recrutement Prototypage Cette section présente le prototype des nouvelles interfaces du module de recrutement, ainsi que le descriptif des modifications apportées par rapport aux interfaces originales Vue modulaire des candidats Liste des modifications apportées : Suppression de la colonne "Sans valeur" La colonne "Demande initiale" a été renommée pour "Qualification initiale" Fusion des colonnes "Premier entretien" et "Second entretien" pour "Entretiens" La colonne "Contrat proposé" a été renommée pour "Offre proposée" La colonne "Contrat signé" a été renommée pour "Embauché" La colonne "Refusé par l'employé" a été renommée pour "Refuser par le candidat" La colonne "Refusé par la société" a été renommée pour "Refusé par société" Figure 6 - Prototype vue modulaire des candidats

15 SFL - Recrutement Vue en détail des candidats Liste des modifications apportées : La colonne "État" a été supprimée La colonne "Étape" ne permet plus de faire passer un candidat dans une autre étape du processus de recrutement Figure 7 - Prototype vue en détail des candidats

16 SFL - Recrutement Vue information d'un candidat Liste des modifications apportées : Le champ "Étape" a été supprimé Le champ "Action suivante" a été supprimé La section "Données du contrat" a été supprimée La section "Statut" a été modifiée pour correspondre au nouveau processus de recrutement. Le bouton refuser permet de faire passer le candidat à l'étape "Refusé par société". Les boutons avec les flèches vertes permettent de faire évoluer le candidat dans les étapes représentées à gauche des boutons. L'étape en cours doit être d'une couleur différente que les autres étapes comme nous le montre la section "Statut" de la Figure 8. Quand un candidat arrive sur l'étape "Embauché", un bouton "Création profil" doit apparaitre à coter du bouton étape suivante pour permettre la création du profil du nouveau employé de façon automatique. Figure 8 - Prototype vue information d'un candidat

17 SFL - Recrutement La figure 9 représente le contenu de l'onglet "Notes" de la vue d'information du candidat. Il servira principalement à recueillir les recommandations du responsable de poste pour la phase "Entretiens". De plus, cela servira au responsable de poste pour envoyer ces recommandations au DRH. Une trace de chaque étape comportant la date à laquelle elle a eu lie, sera automatiquement enregistré dans l'historique. Figure 9 - Prototype vue notes et historique recrutement

18 SFL - Recrutement Cas d'utilisations Cette section présente les différents cas d'utilisation du module de recrutement. Un cas d'utilisation permet de décrire une séquence d'événements qui définit de façon procédurale ce que fait le système ou les acteurs pour réaliser une tâche. CU- 01 : Postuler à un poste Précondition(s) : Aucune Postcondition(s) : Un courriel de confirmation est envoyé au candidat Acteur principal : Candidat, système Scénario principal : 1. Un candidat veut postuler chez Savoir- faire Linux 2. Le candidat rentre ses informations personnelles dans les champs appropriés Prénom Nom Courriel Téléphone Mobile 3. Le candidat mets en pièces jointes sont CV et sa lettre de validation puis valide. 4. Le système actualise la page internet pour valider l'envoi des données 5. Le système envoie un courriel de confirmation au candidat 6. Le système envoie la candidature dans OpenERP dans la section "Qualification Initiale" 7. Le système envoie une notification au DRH qu'un nouveau candidat a postulé

19 SFL - Recrutement CU- 02 : Qualification initiale d un candidat Précondition(s) : Un candidat a postulé Postcondition(s) : Le candidat est retenu pour une entrevue Acteur principal : DRH Scénario principal : 1. Le DRH examine la demande du candidat 2. Le DRH évalue le profil entre moyen, bon ou excellent 3. Le DRH accepte le profil du candidat et fait passer ça candidature de "Qualification initiale" à "Entretiens" 4. Le système met à jour l'historique du profil du candidat dans la section ''Notes'' (Figure 9) Scénarios alternatifs : 2. Le DRH refuse le profil du candidat a. Le système envoie le profil du candidat à l'étape "Refusé par société" b. L'historique du profil est mis à jour CU- 03 : Assigner le candidat à un de responsable Précondition(s) : Un candidat est sélectionné pour une entrevue Postcondition(s) : Un candidat est affecté à un responsable de poste Acteur principal : Ressources humaines Scénario principal : 1. Les ressources humaines reçoivent une notification du système qu'un candidat est retenu pour une entrevue 2. Les ressources humaines assignent dans la vue d'information du candidat (Figure 8 champ "Responsable") le responsable du poste à pourvoir par le candidat 3. Le système envoie une notification au responsable du poste pour communiquer avec les ressources humaines ses disponibilités 4. Les ressources humaines sélectionnent la date et l'heure choisies pour l'entretien grâce au bouton "Entretien" de la Figure 8 5. Le système envoie une notification au candidat et au responsable de poste de la date et de l'heure de l'entretien

20 SFL - Recrutement CU- 04 : Faire une offre au candidat L'étape d'offre est une étape temporaire entre l'entretien et l'embauche. Elle permet d'avoir un aspect visuel des candidats ayant passé avec succès les entrevues et auquel SFL a fait une offre. Les données de la proposition n'étant pas conservées dans OpenERP ce cas d'utilisation a été supprimé. CU- 05 : Engager un candidat Précondition(s) : Un candidat a accepté l offre de l entreprise Postcondition(s) : Le candidat devient un employé Acteur principal : Ressources humaines Scénario principal : 1. Les ressources humaines reçoivent une notification du système qu'un candidat est embauché 2. Le responsable des ressources humaines appuie sur le bouton "Création profil" dans la vue d'information du candidat 3. Le système crée un nouvel employé en remplissant les informations contenues dans le profil du candidat telles que son prénom, son nom et son numéro de téléphone. 4. Le système supprime le candidat de la liste des candidats "Embauché" 5. Le système envoie une notification au candidat pour communiquer avec les ressources humaines afin de compléter son profil d'employé. (Voir MOD- 05).

21 SFL - Recrutement Formation Les acteurs ACT02, ACT03 et ACT04 devront prendre connaissance de ce document pour comprendre leurs nouvelles tâches et responsabilités dans le processus de recrutement.