TeamLab. Premières étapes

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1 Information générale Lorsque vous créez un portail à base de la solution à la demande (SaaS), vous devenez automatiquement l'administrateur de votre portal. L'administrateur de TeamLab a l'accès maximal à TeamLab, il peut effectuer les mêmes opérations que n'importe quel utilisateur du portail. Les droits d'accès de l'administrateur sont énumérés ci-dessous. Privilèges d'accès généraux changer le mot de passe d'un utilisateur; changer les profils d'utilisateur; configurer les paramètres SMTP; configurer les paramètres DNS; configurer les paramètres du serveur de messagerie autorisé; ajouter/supprimer des personnes depuis la liste des administrateurs; configurer les paramètres de portail; consulter la statistique de portail. Privilèges d'accès dans le module Communauté créer de nouveaux forums et catégories de forums; modérer le contenu TeamLab. Privilèges d'accès dans le module Projets créer de nouveaux projets/confirmer des demandes de nouveaux projets d'autres utilisateurs; gérer tout le contenu à travers tous les projets (gérer une équipe, des tâches, jalons etc.). Privilèges d'accès dans le module Documents gérer et modifier des fichiers stockés dans le dossier Documents Communs. Paramètres de portail En tant qu'administrateur du portail, vous avez le droit de changer les paramètres de portail afin de satisfaire vos besoins d'entreprise. Pour accéder à la page Paramètres cliquez sur l'icône Paramètres de portail en haut de la page de démarrage ou utilisez le lien Paramètres toujours disponible en bas de la page. L'onglet Général de la page Paramètres s'ouvre par défaut. Ici vous pouvez définir les paramètres suivants : Ascensio System SIA Tous droits réservés Page 1 de 8

2 Paramètres de langue et fuseau horaire Sélectionnez une langue appropriée pour afficher toutes les pages et notifications du portail. Les langues actuellement disponibles sont : Allemand, Anglais, Français, Italien, Portugais, Russe, Letton, Espagnole et Turque. Ensuite définissez le fuseau horaire qui correspond à votre région depuis la liste déroulante Fuseau horaire. Paramètres DNS Cette section vous permet de définir une URL alternative pour votre portail TeamLab. Vous pouvez déterminer un alias (un nom alternatif) ou entrer votre propre nom de domaine. Pour le faire : Entrez l'alias désiré dans le champ Adresse du portail. Par exemple, vous avez enregistré votre portail sur name.teamlab.com. L'alias vous aidera à changer la partie "name" de votre URL de portail de façon que votre portail sera disponible sur alternativename.teamlab.com. Cochez la case Nom de domaine personnalisé et spécifiez votre propre nom de domaine pour votre portail TeamLab dans le champ ci-dessous. Remarque : Avant de le faire vous aurez besoin de configurer votre nom de domaine pour qu'il indique sur le serveur TeamLab en réglant les paramètres DNS appropriés chez votre enregistreur. Pour le faire, contactez votre enregistreur chez qui vous avez acheté le nom de domaine. Pour spécifier votre propre nom de domaine, vous pouvez utiliser une des options suivantes (la première était préférable): Ajouter l'enregistrement CNAME, comme par exemple : team.ourcompany.com - intranet.teamlab.com Ajouter l'enregistrement A record, comme par exemple: team.ourcompany.com (une adresse IP). Paramètres de domaines de messagerie autorisés Cette option vous permet de spécifier les serveurs de messagerie qui peuvent être utilisés par les utilisateurs lors de leur auto-inscription à TeamLab. Il est possible de définir les Domaines autorisés, sélectionner Tous les domaines ou Désactiver cette option. Si vous cochez l'une de deux premières cases tout employé de votre entreprise qui a un compte au serveur de messagerie spécifié pourra s'inscrire en cliquant sur le lien Se joindre sur la page principale et en entrant l'adresse . Les personnes qui l'ont fait recevront une invitation électronique avec un lien vers la page principale du portail où l'utilisateur peut entrer et confirmer son mot de passe pour accéder au portail. Utilisez le bouton Enregistrer en bas de chaque section pour valider les changements effectués. L'onglet Personnalisation vous permet de changer l'apparence de votre portail TeamLab. Ici vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise, définir le schéma de couleurs, le nom et le slogan de votre organisation. Rendez-vous sur la page pour apprendre comment personnaliser votre portail TeamLab. Ascensio System SIA Tous droits réservés Page 2 de 8

3 L'onglet Produits et Modules vous donne l'accès à la liste des modules du portail et la posibilité de les gérer. Vous pouvez afficher/masquer les modules sur le portail en cochant/décochant les cases correspondantes et déplacer les sections à l'intérieur des modules Communauté et Projets. Pour le faire, placez le curseur de la souris sue la flèche multi-directionnelle à côté du nom de la section que vous souhaitez transférer et modifiez sa position. Utilisez le bouton Enregistrer en bas de la page pour valider les changements effectués. Gestion d'utilisateurs Le portail TeamLab vous offre la possibilité de facilement gérer les utilisateurs au sien de l'entreprise virtuelle. L'administrateur du portail peut ajouter/inviter des utilisateurs, les diviser en départements, donner des droits supplémentaires et désactiver ou supprimer des participants. Ajouter les utilisateurs Il y a deux façons différentes d'ajouter des personnes à votre portail d'entreprise : Utiliser l'option Nouvel employé. Cette option vous permet d'ajouter des personnes une par une à la liste des utilisateurs de TeamLab. Entrez au module Communauté et ouvrez l'onglet Employés. Cliquez sur le lien Nouvel employé dans le panneau Actions. Entrez les données personnelles de vos collaborateurs (les champs de prénom, nom et d'adresse sont obligatoires). Cliquez sur le bouton Ajouter. Ascensio System SIA Tous droits réservés Page 3 de 8

4 L'employé ajouté recevra une notification par indiquant qu'un nouveau profil a été créé pour lui. Nous recommandons d'utiliser cette option si vous accédez à l'information détaillée sur les personnes que vous souhaitez ajouter et dans le cas où vous avez besoin d'ajouter un nouveau venu. Utiliser l'option Importer contacts. Cette option vous permet d'ajouter/inviter des personnes en utilisant les coordonnées depuis les sources différentes : Yahoo, Google, Windows Life; fichier CSV; carnet d'adresses d'un client de messagerie. Si vous ne voulez pas ajouter des personnes à la liste tout de suite, vous pouvez seulement les informer sur le nouveau portail TeamLab en envoyant les messages d'invitation à leurs s. Modifier le profil d'utilisateur Vous pouvez changer les données personnelles et le mot de passe des utilisateurs. Pour changer les données d'un utilisateur : Cliquez sur le nom d'utilisateur pour accéder à son profil. Cliquez sur le lien Modifier. Entrez l'information nécessaire. Utilisez le bouton Enregistrer pour modifier les données personnelles de cet utilisateur. Pour changer le mot de passe d'un utilisateur de TeamLab : Cliquez sur le nom d'utilisateur pour accéder à son profil. Cliquez sur le lien Changer mot de passe. Entrez un nouveau mot de passe et sa confirmation. Cliquez sur le bouton Changer. Le mot de passe de l'utilisateur sélectionné sera changé. Ascensio System SIA Tous droits réservés Page 4 de 8

5 Ajouter les départements Afin de regrouper les utilisateurs du portail vous pouvez créer la liste des départements de votre entreprise. Tout d'abord vous avez besoin d'ajouter les départements à TeamLab et assigner les employés aux départements correspondants. 5. Entrez au module Communuaté et ouvrez l'onglet Employés. Cliquez sur le lien Ajouter département dans le panneau Actions. Dans la fenêtre ouverte entrez le nom du département. Sélectionnez le chef du département depuis la liste déroulante des utilisateurs du portail. Cliquez sur le bouton Ajouter. Le nouveau département "vide" sera apparu dans la liste des départements de l'entreprise. Pour ajouter des personnes à un département, sélectionnez le département nécessaire dans la liste des départements en cliquant sur son titre. Ensuite cliquez sur le bouton Modifier personnel. Dans la fenêtre ouverte sélectionnez les employés à ajouter et cliquez sur la flèche droite. Organiser les administrateurs Pour ajouter/supprimer des personnes depuis la liste des administrateurs de TeamLab : 5. Passez à la section Paramètres de portail. Ouvrez l'onglet Administrateurs pour voir la liste des employés qui ont actuellement les droits d'administrateur. Cliquez sur le bouton Modifier au-dessous de la liste. Dans la fenêtre Sélectionner employés cochez les personnes nécessaires dans la liste des employés à gauche et cliquez sur la flèche droite. Pour supprimer des employés, cochez-les dans la liste à droite et cliquez sur la flèche gauche. Lorsque tous les changements sont faits, cliquez sur le bouton Enregistrer. Ascensio System SIA Tous droits réservés Page 5 de 8

6 Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer vous-même depuis la liste des administrateurs. Si vous voulez être exclu, vous aurez besoin de demander à un autre administrateur de vous supprimer. Désactiver les utilisateurs Vous pouvez désactiver un employé qui ne travaille plus à l'entreprise en utilisant le lien Désactiver sur la page de son profil. La désactivation de l'employé cache son profil, mais ne supprime pas ses actions à l'intérieur de (ses messages dans les blogs et forums, les photos chargées ou commentées, etc). Vous pourrez activer ou supprimer le profil de l'employé désactivé depuis la page du profil si nécessaire. Ascensio System SIA Tous droits réservés Page 6 de 8

7 Gestion de contenu L'administrateur contrôle complètement le contenu de TeamLab. Afin de modérer le contenu de votre portail, utilisez les liens Modifier et Supprimer. A l'intérieur du module Communauté ces liens sont disponibles pour tout message, commentaire, événement, photo, signet et page wiki. A l'intérieur du module Projets ces liens sont disponibles pour les discussions liée aux projets et tout type de commentaires. Pour corriger un message, cliquez sur le lien Modifier. Pour supprimer définitivement un message, cliquez sur le lien Supprimer. Statistique de portail Pour accéder à la page Statistique, veuillez suivre ces étapes : Entrez à votre portail TeamLab. Cliquez sur le lien Paramètres de portail. Ouvrez l'onglet Statistique. Les statistiques du portail comprennent l'information suivante : date de création; nombre d'utilisateurs sur le portail; taille de l'espace qu'il utilise; taille des fichiers chargés (par modules); graphique d'utilisation. Pour être en mesure d'utiliser plus d'espace de stockage, vous pouvez passer à TeamLab Premium. Pour le faire, cliquez sur le bouton Acheter sur le page Statistique ou ouvrez l'onglet Paiements. Sur la page Paiements vous pouvez voir votre statut de paiement. Ascensio System SIA Tous droits réservés Page 7 de 8

8 5. Sauvegarde/Désactivation Pour maintenir le contrôle sur l'information commerciale importante et assurer sa sécurité vous pouvez créer une copie de réserve de vos données du portail. Lisez l'article Sauvegarde et restauration de données à et suivez les instructions détaillées. Si vous n'avez plus besoin de votre portail TeamLab, vous pouvez Désactiver ou définitivement Supprimer votre compte en cliquant sur le bouton correspondant sur la page Sauvegarde/Désactivation. Ascensio System SIA Lubanas st. 125a-25, Riga, Lettonie, UE, LV-1021 Téléphone : Ascensio System SIA Tous droits réservés Page 8 de 8

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