MEMENTO D AVITAILLEMENT DES AERONEFS DANS LE MONDE

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1 MEMENTO D AVITAILLEMENT DES AERONEFS DANS LE MONDE Edition du 01/12/2014 DCSEA/SDO/SDO2/RD1

2 RÉFÉRENCES : a) Instruction n 5070/DEF/DCSEA/SDE1/164/1 relative aux modalités d admission des clients au bénéfice des prestations du SEA du 28 juin b) STANAG 2034 édition 7 du 31 mars procédures standard OTAN relatives à l aide logistique mutuelle. c) STANAG 3113 édition 7 du 29 octobre soutien accordé au personnel en déplacement ainsi qu aux aéronefs et véhicules de passage. d) Note n 2590/DEF/DCSEA/SDE1 du 20/05/2010 sur l avitaillement des aéronefs sur les bases américaines. e) Annexe du CCP de marché envoyé par BE n 5654/DEF/DCSEA/SDA1/MA le 20/01/2012. f) Message n 372/DEF/DCSEA/SDO/SDO2/RD1 du 13/05/2011. TEXTES ABROGÉS : Note n 3823/DEF/DCSEA/SDE1/RD1 du 18/06/2007 sur l avitaillement occasionnel des aéronefs des clients du service des essences des armées. Note n 7632/DEF/DCSEA/SDOSDO2/RD1 141 du 18/05/2012 sur l avitaillement occasionnel des aéronefs des clients du Service des Essences des Armées. Mémento de demandes d avitaillements DCSEA/SDO/SDO2/RD1 du 26/09/2014. Page 2/9

3 PREAMBULE La mission du service des essences des armées est d assurer le soutien pétrolier des forces militaires françaises partout où elles se trouvent soit par ses moyens militaires propres (dépôts, avitailleurs) soit par une externalisation maitrisée (marchés, contrats). De plus, fort de son expérience pétrolière, le SEA assure un soutien au profit de certaines administrations et organismes ayant une mission gouvernementale (gendarmerie, police nationale, sécurité civile, douane, ). Du fait des besoins des clients «SEA», de la ressource disponible, des opérateurs présents et des lieux d approvisionnement, une procédure unique ne peut être systématiquement mise en œuvre. L'objectif de ce mémento est de présenter aux équipages les différentes possibilités d'avitaillements que ce soit sur bases aériennes ou sur aéroports civils, aussi bien en France qu'en opération extérieure ou dans le monde. Une base de données mise en place récemment permet la consultation de fichiers d avitaillements métropole et monde sans préavis (édition mensuelle). L unité prend ainsi connaissance du prestataire sélectionné, du moyen de paiement préconisé (cartes accréditives ou BMR 19) et du fournisseur local présent sur le site. Les destinations absentes de ces fichiers doivent faire l objet de demandes préalables auprès du SEA. Le non-respect du prestataire choisi par nos soins entraine de facto une facture rejetée par le SEA, et par conséquent imputable au corps d appartenance du demandeur. De même, Air France assistance, responsable du handling en escale, ne possède aucune délégation du SEA pour la délivrance de carburants aux aéronefs militaires. SOMMAIRE 1. Les avitaillements sur bases militaires Les avitaillements sur bases militaires françaises Les avitaillements sur bases militaires américaines Les avitaillements sur bases militaires OTANiennes (hors base américaine) Les avitaillements sur bases militaires non-otaniennes 4 2. Les avitaillements sur aéroports civils Les avitaillements sur aéroports civils en métropole Les avitaillements sur aéroports civils dans le monde Les avitaillements sur marché SEA Les avitaillements hors couverture contractuelle Obtention des cartes accréditives 6 Annexe I : Synoptique des procédures d avitaillements en carburants aériens 7 Annexe II : ANNEXE A au STANAG 2034 (édition 7) 8 Annexe III : ANNEXE B au STANAG 3113 (édition 7) 9 Annexe IV : Formulaire de demande d'avitaillement (exclusivement en ligne) Page 3/9

4 1. Les avitaillements sur bases militaires 1.1. Les avitaillements sur bases militaires françaises Les avitaillements sur les bases militaires françaises (métropole, OME, OPEX) se règlent à partir de bons modèle 19 rénové (BMR) ou de la carte e-lecteur SEA, codifiés au nom de l'unité pour les clients du SEA ou avec un code générique fonction du client (armée étrangère OTAN, non-otan, public, privé) Les avitaillements sur bases militaires américaines Le paiement de carburant sur les plateformes de l US Air Force ou de l US Navy se fait uniquement par «US white air card», associée à un code DODAAC 1. Cinq codes DODAAC existent actuellement : 2AFD1E : marine nationale pour le F-54, F-67 ou F-35/F-34 - hors Fuel Exchange Agreement (FEA) ; 2AFD1F : état-major des armées EMA/CPCO ; 2AFD1G : armée de l air ; 2AFD1H : armée de terre (ALAT) ; 2AF0A3 : marine nationale pour le F-76 et F-44, carburants inclus dans le Navy. Les factures sont émises depuis les États-Unis et envoyées à l adresse liée au numéro DODAAC utilisé. Dès réception par l'état-major d'appartenance, l'olsea émet un BMR au code SEA de l entité ayant bénéficié de la prestation et l'adresse, accompagné de la facture, à la DELPIA de Nancy qui liquide celle-ci auprès du DLA Energy. L obtention d une white card est relativement rapide (environ 2 semaines). Toute demande devra suivre la procédure du paragraphe 2.3. Les informations suivantes sont nécessaires à toute demande de carte US : - numéro DODAAC ; - code SEA ; - type d aéronef ; - unité d appartenance ; - immatriculation (éventuellement). Au besoin, deux autres lignes sont disponibles sur la carte permettant chacune d inscrire 21 caractères Les avitaillements sur bases militaires OTANiennes (hors base américaine) Pour son avitaillement, l équipage peut, sous réserve d accord de la nation considérée (à étudier avec l AD/Ambassade en amont) utiliser l annexe A du STANAG 2034 (édition 7 procédures standard OTAN relatives à l aide logistique mutuelle) ou à défaut l annexe B du STANAG 3113 (édition 7 soutien accordé au personnel en déplacement ainsi qu aux aéronefs et véhicules de passage). Ces documents sont joints en annexes IV et V. En cas d échec de cette procédure, contacter la section SDO2/RD1 de la DCSEA qui cherchera une solution alternative. En dernier ressort, le paiement en numéraire est à envisager. Cette procédure est particulière à chaque armée ou organisme d'origine (avance interne ou consulaire) Il appartient alors à l unité demandant l avitaillement d effectuer les formalités auprès de l aéroport afin d obtenir les renseignements nécessaires à sa mission (prix du carburant, devise, procédures techniques et administratives) 1.4. Les avitaillements sur bases militaires non-otaniennes Sur une base d un pays hors OTAN, se poser et donc être avitaillé fait l objet d un accord bilatéral préalable (arrangement technique ou autres) dans lequel les deux parties conviennent de la procédure à suivre et les documents à utiliser en termes de constatation de la prestation, de la facturation, etc. Attention, la rédaction d un AT ou d'un protocole nécessite plusieurs mois. 1 Departement of Defense Activity Adress Code Page 4/9

5 2. Les avitaillements sur aéroports civils 2.1. Les avitaillements sur aéroports civils en métropole Les unités doivent consulter le tableau «Avitaillement-métropole.pdf» disponible sur le site Intradef 2 et Internet 3 du SEA, indiquant quel opérateur (et donc quelle carte) ou quelle procédure particulière utiliser sur chaque aéroport français. Ce tableau est mis à jour mensuellement en fonction des tarifs proposés par les titulaires du marché des cartes accréditives (WFS, UVAIR, COLT, BP et TOTAL). Procédures particulières : Les indications MAPA (marché à procédure adaptée) et SEA (présence d un dépôt) impliquent l utilisation de Bons Modèle 19 (BM 19 R). Exceptions MAPA - Marseille Marignane : obligation d'utiliser l opérateur TOTAL, paiement par carte TOTAL. - Roissy et Orly : obligation d utiliser l opérateur BP, paiement par carte BP. Les cartes TOTAL et BP sont utilisables uniquement sur les plateformes en métropole. Aucune demande préalable n est nécessaire; l usage du prestataire indiqué dans le fichier est obligatoire Les avitaillements sur aéroports civils dans le monde (avec cartes accréditives) Ils nécessitent la détention de cartes accréditives (WFS, UVAIR et COLT). L'utilisation des cartes BP et TOTAL est strictement interdite hors métropole. Sur certaines plateformes, l usage d une carte peut-être refusé, les services ayant l habitude de fonctionner avec leur fournisseur ; dans ce cas, contactez la DCSEA. Le SEA met à la disposition des équipages un fichier récapitulatif des aéroports «Avitaillement-monde.pdf» excluant toute demande d avitaillement et préavis. Ce tableau est mis en ligne sur le site Intradef et internet du SEA. Cette disposition ne fonctionne qu avec le prestataire désigné, associé à un fournisseur local indiqué. Les autres destinations doivent faire l objet d une demande préalable adressée à la section SDO2/RD1 de la DCSEA. Elle doit être formulée par mail au moins 2 jours ouvrés avant l exécution de la mission, uniquement via internet à : rd1.sde1.dcsea@inet.essences.defense.gouv.fr, à l aide du formulaire de demande d avitaillement (disponible sur site intradef du SEA). Préciser dans l objet du mail : UNITE/LIEU/CODE ICAO. Toute demande incomplète ne pourra être prise en compte et sera retournée à l expéditeur. La réponse sera donnée via internet et précisera notamment le mode de paiement à utiliser. Toute modification fera l'objet d'un "annule et remplace". En cas d urgence, l unité contactera le service exploitation aux heures ouvrées ou le personnel d astreinte de la DCSEA aux heures non ouvrées et le week-end Parallèlement elle rédigera une demande préalable classique ayant pour objet du mail "URGENT URGENT URGENT" UNITE/LIEU/CODE ICAO. Aucune veille Internet n est assurée durant les heures non ouvrées et le week-end. Remarque : Pour chaque avitaillement, une facturette sera établie avec le nom du responsable et le n de l aéronef, ce document sera conservé en cas de contestation lors de la facturation. La réponse de la section exploitation à la demande d'avitaillement précise l opérateur à utiliser, le fournisseur et le moyen de paiement Page 5/9

6 Les avitaillements sur marchés SEA Étant donné la pérennité de certaines opérations extérieures et donc le besoin sur certaines plateformes, ce type d'avitaillement est assuré par un ou plusieurs opérateurs sélectionnés par le SEA. L utilisation du bon modèle 19 rénové (BMR) est alors obligatoire. L'usage d'une carte accréditive (WFS, UVAIR, COLT, BP, TOTAL) est strictement interdit. Remarque : Lorsqu un marché ou un contrat avec un opérateur existe sur un aéroport, il est impératif de recourir à cet opérateur exclusivement. Si un avitaillement est effectué auprès d'un opérateur autre que celui prévu contractuellement, il devra être facturé directement par le pétrolier au bénéficiaire de la prestation (ex :Etatmajor), le SEA ne disposant pas dans ce cas de support juridique Les avitaillements hors couverture contractuelle En cas d impossibilité de trouver un fournisseur physique acceptant de travailler avec un de nos prestataires ou d établir un accord avec le SEA, en dernier ressort, le paiement en numéraire est à envisager. Cette procédure est particulière à chaque armée ou organisme d'origine (avance interne ou avance consulaire). Il appartient à l unité demandant l avitaillement d effectuer les formalités auprès de l aéroport afin d obtenir les renseignements nécessaires à sa mission (prix du carburant, devise, procédures techniques et administratives) Obtention des cartes accréditives Pour les unités de la défense, les demandes et les renouvellements de cartes sont à adresser au correspondant de son armée ou organisme, qui les transmet au bureau marchés de la DCSEA. Pour les clients bénéficiant d une convention, la demande sera faite à la section SDO2/RD1 qui étudiera cette demande au regard des prestations prévues dans la convention et en particulier sur l interdiction de concurrence vis-à-vis du secteur privé. En cas d avis favorable, la section transmettra au bureau marché de la DCSEA. Le bureau marché de la DCSEA est chargé des commandes de cartes vers les fournisseurs. Les coordonnées des correspondants par organisme sont précisées en annexe III. Page 6/9

7 ANNEXE I : SYNOPTIQUE DES PROCEDURES D AVITAILLEMENTS EN CARBURANTS AERIENS Base militaire Aéroport civil Française Métropole / OPEX / OME OTAN Non-OTAN France métropolitaine Etranger Outre-Mer Base US Hors US Dépôt SEA Accord bilatéral Marché particulier SEA Marché SEA avec cartes accréditive Marché particulier SEA Marché SEA avec cartes accréditive Absence de marché Carte SEA ou BM19 (OPEX) US White Card STANAG 2034 ou STANAG 3113 Éventuellement BM 19 BM 19 Cartes TOTAL COLT WFS UVAIR BP BM 19 Cartes UVAIR COLT WFS Paiement direct Demande préalable à la DCSEA OUI NON NON (sauf pb) NON NON NON OUI OUI OUI Page 7/9

8 ANNEXE II : ANNEXE A AU STANAG 2034 (EDITION 7) Page 8/9

9 ANNEXE III : ANNEXE B AU STANAG 3113 (EDITION 7) Page 9/9