Utilisation de la visioconférence Sommaire

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1 Utilisation de la visioconférence Sommaire Introduction... 2 Utilisation des systèmes de type Aethra... 3 Démarrage du système...3 Recevoir un appel...3 Passer un appel...3 Terminer un appel...4 Contrôle de caméra...4 Envoi de données (écran du PC)...4 Arrêt du système...5 Utilisation des systèmes de type LifeSize... 6 Démarrage du système...6 Recevoir un appel...6 Passer un appel...6 Terminer un appel...6 Contrôle de caméra...6 Envoi de données (écran du PC)...7 Arrêt du système...7 Réalisation d'une conférence multipoints... 8 Questions Fréquentes Peut-on utiliser Skype, Adobe Connect, en salle de visioconférence?...10 Mon correspondant ne dispose pas d'une salle de visioconférence, que peut-il utiliser?...10 Caractéristiques techniques des systèmes installés à l'utc...10

2 Introduction 5 systèmes de visioconférence sont installés à l UTC, sur les sites de Benjamin Franklin, Pierre Guillaumat, et au Centre de Transfert : Site Salle Modèle Support de la HD Adresse IP Benjamin Franklin F102 Aethra X5 Non Centre de Transfert Nautile Aethra X3 Non Pierre Guillaumat K230 Aethra X5 Non Pierre Guillaumat 2 O249 Aethra X3 Non Pierre Guillaumat 2 O231 LifeSize Express 220 Oui Ces salles sont à réserver auprès des accueils des sites. Pour toute question technique, merci de s'adresser à la hotline de la Direction des Systèmes d'information (poste 5000 ou 5000@utc.fr) après avoir lu cette documentation. Ces systèmes fonctionnent uniquement en IP (c'est à dire via Internet). Les appels sur le réseau téléphonique (terme "ISDN" en anglais ou "RNIS" en Français) ne sont pas supportés. Pour pouvoir effectuer un appel, vous devez disposer de l'adresse IP du système de votre correspondant. Vous pouvez également être appelé, en communiquant l adresse IP du système à votre correspondant (voir le tableau ci-dessus). Il est recommandé d'effectuer un test préalable avant toute visioconférence "officielle", afin de s'assurer du bon fonctionnement et de la compatibilité des équipements mis en jeu.

3 Utilisation des systèmes de type Aethra (Salles BF F102, CT Nautile, PG K230, PG2 O249) Démarrage du système Le moniteur s'allume au moyen du bouton "power" situé sous le dessous de l'écran, à droite. Le système de visioconférence s'allume avec la télécommande, au moyen du bouton. En salle O249, si rien ne s'affiche sur le moniteur après avoir démarré le système de visioconférence, appuyer sur le bouton «source vidéo» situé sur le côté droit du moniteur, jusqu'à obtenir l'image. Recevoir un appel Si c'est votre correspondant qui effectue l'appel, il suffit simplement d'appuyer sur le bouton "OK" de la télécommande pour établir la connexion. Passer un appel A partir du menu principal, déplacez vous et sélectionnez "Appel vidéo" ("Video call") grâce aux touches fléchées de la télécommandes et au bouton OK : Entrez ensuite dans la zone de saisie (en jaune) l'adresse IP communiquée par votre correspondant. Vous pouvez éventuellement régler le débit (par défaut sur 1920 Kb/s) pour mettre une valeur moins élevée en cas de problèmes. Au dessus de 384 Kb/s, la visioconférence devrait être de bonne qualité.

4 Pour établir la connexion, déplacez-vous sur le bouton "Appel" ("Call") puis appuyez sur le bouton "OK", ou utilisez directement le bouton de gauche de la touche télécommande. de la Terminer un appel Utilisez le bouton de droite de la touche de la télécommande pour raccrocher. Si votre correspondant se déconnecte avant vous, il n'y a pas d'opération à effectuer. Contrôle de caméra Pendant la conversation, vous pouvez déplacer la caméra ou zoomer grâce aux flèches de la télécommande et aux boutons zoom avant et zoom arrière. Si le système distant le supporte, vous pouvez également manoeuvrer la caméra de votre correspondant, en utilisant le bouton (near = caméra locale, far = caméra distante). Attention, tous les systèmes ne disposent pas de caméra mobile. Si vous êtes en contrôle de caméra distante, il est indiqué «FAR» en bas à droite de l'écran. Envoi de données (écran du PC) Il est possible d'utiliser le système de visioconférence comme «écran externe» pour envoyer les données affichées sur l'écran de votre PC à votre correspondant. Cette fonctionnalité s'active avec le bouton «DUAL» de la télécommande. Cette fonction (protocole H.239) n'est pas disponible sur tous les systèmes de visioconférence (elle est souvent soumise à licence), vérifiez avec votre correspondant qu'elle est effectivement

5 activée sur son système. Si vous utilisez le bouton DUAL mais que rien ne se produit, H.239 n'est a priori pas supporté par le système de visioconférence de votre correspondant. Arrêt du système Il est demandé d'éteindre systématiquement le moniteur via le bouton marche/arrêt, afin de préserver sa durée de vie. Il n'y a pas d'opération à effectuer sur le système de visioconférence lui-même, qui se mettra en veille automatiquement.

6 Utilisation des systèmes de type LifeSize (Salle PG2 O231) Les terminaux LifeSize sont des équipements plus récents et plus performants que les terminaux Aethra. Ils permettent notamment d avoir une vidéo au format HD (Haute Définition), à condition que le système distant le supporte. Démarrage du système Appuyez sur n importe quel bouton de la télécommande du système de visioconférence. Le moniteur doit s allumer et détecter la source automatiquement (entrée «HDMI»). Recevoir un appel Si c'est votre correspondant qui effectue l'appel, il suffit simplement d'appuyer sur le bouton "OK" de la télécommande pour établir la connexion. Passer un appel A partir de l écran d accueil, placez-vous sur l icône «Appel vidéo» et appuyez sur «OK». Entrez ensuite dans la zone de saisie l'adresse IP communiquée par votre correspondant. Une fois l adresse saisie, appuyez sur le bouton «call». Pour corriger une erreur de saisie, utilisez le bouton vert saisi. qui effacera le dernier caractère Terminer un appel Utilisez le bouton «hang up» de la télécommande pour raccrocher. Si votre correspondant se déconnecte avant vous, il n'y a pas d'opération à effectuer. Contrôle de caméra Pendant la conversation, vous pouvez déplacer la caméra ou zoomer grâce aux flèches de la télécommande et aux boutons zoom avant et zoom arrière. Si le système distant le supporte, vous pouvez également manoeuvrer la caméra de votre correspondant, en utilisant le bouton (near = caméra locale, far = caméra distante). Attention, tous les systèmes ne disposent pas de caméra mobile.

7 Si vous êtes en contrôle de caméra distante, le symbole apparaît sur l image distante, sinon c est le symbole qui apparaît sur l image locale. Envoi de données (écran du PC) Il est possible d'utiliser le système de visioconférence comme «écran externe» pour envoyer les données affichées sur l'écran de votre PC à votre correspondant. Cette fonctionnalité s'active avec le bouton «input» de la télécommande. Sélectionnez ensuite la source à afficher. Cette fonction (protocole H.239) n'est pas disponible sur tous les systèmes de visioconférence (elle est souvent soumise à licence), vérifiez avec votre correspondant qu'elle est effectivement activée sur son système. Si vous tentez d utiliser la fonction mais que rien ne se produit, H.239 n'est a priori pas supporté par le système de visioconférence de votre correspondant. Arrêt du système Il est demandé d'éteindre systématiquement le moniteur via le bouton «Standby», afin de préserver sa durée de vie. Il n'y a pas d'opération à effectuer sur le système de visioconférence lui-même, qui se mettra en veille automatiquement.

8 Réalisation d'une conférence multipoints Les conférences «traditionnelles» sont dites point-à-point (un système appelle un autre système). Une visioconférence avec 3 sites ou plus est dite multipoints et nécessite l'utilisation d'un équipement particulier appelé «pont de visioconférence», qui va mixer l'audio et la vidéo des différents sites (chaque site entend et voit donc l'ensemble des sites). Un pont de visioconférence est appelé de manière identique à un système traditionnel. Il permet généralement de choisir la conférence à rejoindre via un menu, cette conférence pouvant être protégée par un code PIN. Deux cas de figure peuvent se présenter : L'UTC est un site participant et n'organise pas la conférence (il y a utilisation du pont d'un autre organisme / établissement) => il suffit d'appeler de manière traditionnelle l'adresse IP qui aura été communiquée par l'organisateur, et de rejoindre la conférence adéquate (les modalités doivent être communiquées par le site organisateur, les ponts pouvant avoir des interfaces différentes suivant les constructeurs). L'UTC est le site organisateur : voir la procédure ci-dessous. Le Conseil Régional de Picardie met à disposition des sites connectés au Réseau Régional (UTC, UPJV, lycées, etc) un pont de visioconférence de type Codian MCU 4220, pouvant gérer un total de 40 participants simultanément (répartis dans une ou plusieurs conférences). La démarche à suivre est la suivante: Envoyer un mail au 5000 (5000@utc.fr) en demandant une affectation à l'équipe visio ; Préciser qu'il s'agit d'une conférence multipoints organisée par l'utc ; Indiquer la date et l'heure de la conférence, ainsi que sa durée estimée (en gardant une marge de sécurité) ; Indiquer si la conférence doit être protégée par un code PIN (code à 4 ou 5 chiffres) ; En retour, le 5000 vous fournira l'id de la conférence et le code PIN éventuel. S'il s'agit d'une conférence amenée à être réalisée régulièrement, une conférence spécifique peut être prévue pour votre projet. Informations sur le pont à communiquer aux sites participants: Adresse IP à appeler : (Nom DNS: codian.rrtp.net) Code PIN général : 7422 ID (et code PIN) de la conférence tel que fourni par le 5000 Les participants doivent être en mesure d'utiliser un pavé numérique pour saisir les différents codes. Chaque code ou PIN saisi doit être suivi d'un «#». Dans le cas d'un système de visioconférence dédié, le pavé numérique se trouve sur la télécommande ; s'il s'agit d'un logiciel

9 (Polycom PVX, Netmeeting ), le pavé numérique est accessible à partir d'un menu ou d'un onglet. Aucune opération n'est nécessaire pour pouvoir utiliser ce clavier sur les systèmes installés à l'utc (marque «Aethra»). Exemple: rejoindre la conférence avec l'id 1001, protégée par le code PIN 5399: Appel sur l'adresse IP du pont ( ) Activation du pavé numérique (si nécessaire) 7422# (Code PIN général du pont) 1001# 5399# Vous rejoignez ensuite la conférence. Vous pouvez également créer une conférence ponctuelle (dite «ad-hoc»), ne nécessitant pas de demande au 5000, et qui sera clôturée dès que tous les participants se seront déconnectés. Lorsque vous avez saisi le code PIN général du pont, appuyez sur la touche «*» du pavé numérique, puis choisissez un numéro de conférence, et éventuellement un code PIN (que vous communiquerez à tous les participants). Exemple: création d'une conférence avec l'id 1234, protégée par le code PIN 5656: Appel sur l'adresse IP du pont ( ) Activation du pavé numérique (si nécessaire) 7422# (Code PIN général du pont) * 1234# 5656# Vos participants doivent rejoindre la conférence comme expliqué précédemment. Remarque: sur certains ponts, une sélection de la conférence peut également être réalisée via les touches fléchées de la télécommande, permettant de se déplacer dans un menu (c'est le cas par exemple du pont mis à disposition par le Conseil Régional), sans taper le code de la conférence. Pour rendre ces touches actives, il faut activer le pilotage de la caméra distante (bouton «far/near») après avoir appelé le pont.

10 Questions Fréquentes Peut-on utiliser Skype, Adobe Connect, en salle de visioconférence? Non: Skype utilise un protocole propriétaire et non standardisé ; Des solutions comme Adobe Connect, Webex, etc. sont des solutions de Webconferencing qui fonctionnent sur PC ou Mac, équipés de navigateurs Web. Les systèmes installés dans les salles de visioconférence sont des systèmes spécifiques qui ne permettent d'utiliser que les protocoles standards pour la visioconférence (H.323 et SIP). Avant toute visioconférence «officielle», assurez-vous que votre correspondant est bien équipé avec une solution H.323 ou SIP. Mon correspondant ne dispose pas d'une salle de visioconférence, que peut-il utiliser? Windows: 1) Polycom Telepresence M100 (payant, env. 70 TTC en prix négocié UTC, contacter le 5000 pour connaître les modalités d acquisition de cette solution. Une démo gratuite de 30 jours est possible), 2) Ekiga (gratuit) Linux : Ekiga ou via le gestionnaire de paquets de votre distribution Mac OS X : Xmeeting (gratuit) - Attention: les protocoles H.323 et SIP sont des protocoles complexes mettant en jeux plusieurs flux réseau (avec des ports TCP/UDP choisis dynamiquement). Il est nécessaire que ces flux soient autorisés au niveau du firewall de votre correspondant. Au niveau de l'utc, les systèmes des salles de visioconférence utilisent directement des adresses IP publiques (pas de translation d'adresses) et sont défiltrés en entrée et en sortie au niveau du firewall. Caractéristiques techniques des systèmes installés à l'utc Certains sites souhaitent connaître les caractéristiques techniques des systèmes de visioconférence afin de s'assurer de leur compatibilité : Constructeur: Aethra (modèles X3, X5 ou X7 suivant les salles) ou LifeSize Express 220 Codecs vidéo supportés: H.261, H.263, H.263+, H.264, H.239 Codecs audio supportés: G.711, G.728, G.722, G.722.1