Présences : M. Jacques Blanchard C.s. Sir-Wilfrid-Laurier

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1 Procès verbal de la réunion de la Table en gestion de documents et de l information Laval, Laurentides, Lanaudière, Montréal, Outaouais, tenue le 18 mars 2014 à 9 heures, à la Commission scolaire English Montréal. Présences : M. Jacques Blanchard C.s. Sir-Wilfrid-Laurier Mme France Cloutier Comité de gestion de la taxe scolaire de l île de Montréal Mme Valérie Dénommée, trésorière C.s. de Laval Mme Julie Duchesne, secrétaire C.s. Lester-B.-Pearson Mme Line Fafard C.s. des Samares Mme Ya Mei Lin Collège Lionel-Groulx Mme Nathalie Prazeres, présidente C.s. des Affluents Mme Diane Robert C.s. Sir-Wilfrid-Laurier Mme Manon Sarrazin C.s. de la Rivière-du-Nord Mme JoAnna Wrench C.s. English-Montréal Présences par vidéoconférence : Mme Pierrette Billot Mme Alena Krytskaya Mme Francine Lalonde Mme Diane Roy C.s. des Hauts-Bois-de-l Outaouais C.s. Western Québec C.s. au Cœur-des-Vallées C.s. des Portages-de-l Outaouais Absences motivées : M. François Cardinal C.s. Pierre-Neveu M. Michel Goyer C.s. des Laurentides Mme Deborah Kane C.s. Lester-B.-Pearson Mme Viviane Laurendeau C.s. Marguerite-Bourgeoys Mme Lina Marcoux C.s. des Draveurs Mme Ruth Mercier C.s. de la Seigneurie-des-Mille-Îles Mme Marie-Josée Tessier C.s. de la Seigneurie-des-Mille-Îles 1. LECTURE ET ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Sur la proposition de JoAnna Wrench, l ordre du jour suivant est adopté à l unanimité : 1. Lecture et adoption de l ordre du jour 2. Procès-verbal 2.1. Adoption du procès-verbal de la réunion du 10 décembre Suivi du procès-verbal de la réunion du 10 décembre Art. 5 Adoption des règles de fonctionnement Art. 2 Projet Formulaire d adhésion à la Table Art Formation sur l organisation d une journée de gestion documentaire - 1 -

2 3. Communication, correspondance, information 3.1. Procédure de consultation pour les documents d archives historiques 3.2. Signature électronique 3.3. Infonuagique 3.4. Demande de relevé de notes par courrier Frais exigés et coût d un mandat-poste 3.5. Retour sur les appels à tous lancés par les membres de la Table LLLMO Authentification des diplômes 3.6. Listes des membres 3.7. CREPUQ 4. Gestion des documents 4.1. Étude des plans de classification 4.2. Gestion du dossier d élève au secondaire 4.3. Procédure de transfert du dossier d élève (demande interne et externe) 4.4. Logiciel pour la gestion des documents actifs 4.5. Procédure d impression d étiquettes pour dossiers (Excel, Word) 5. Réunion du 13 mai BAnQ/FCSQ Recueil des délais de conservation des documents des commissions scolaires du Québec juin Étude des règles de la série Délai de conservation Périmètres scolaires 7. Comités 7.1. Comité de révision de la brochure Traduction de la brochure 8. Échanges sur les processus de gestion des documents technologiques 9. Protection des renseignements personnels et accès à l information 9.1. Cas vécus 10. Divers Fonds du Séminaire de Sainte-Thérèse Projet d intervention en avril Cours aux adultes Services aux entreprises 11. Levée de la réunion 2. PROCÈS-VERBAL 2.1. Adoption du procès-verbal de la réunion du 10 décembre 2013 Sur la proposition de Manon Sarrazin, le procès-verbal de la réunion du 10 décembre 2013 est adopté à l unanimité après avoir fait les corrections suivantes : dans la section «Présences», retirer le titre de présidente qui suit le nom de Line Fafard et le placer à la suite de nom de Nathalie Prazeres; à l article (p. 3), remplacer «projet de formation» par «projet d activité de formation»; à l article 4.4 (p. 5), remplacer «président» par «présidente»; insérer un saut de page avant l article 4.6 (p. 5); à l article 4.6 (p. 6), ajouter le mot «ans» après le chiffre «10»; à l article 5 (p. 6), remplacer «Plusieurs» par «Quelques»; à l article 10.3 (p. 8), remplacer «suggère» par «suggèrent»

3 2.2. Suivi du procès-verbal de la réunion du 10 décembre Art. 5 Adoption des règles de fonctionnement La secrétaire mentionne les modifications apportées, telles que discutées lors de la dernière réunion de la Table. Les membres adoptent les règles à l unanimité Art. 2 Projet Formulaire d adhésion à la Table Les membres prennent connaissance du contenu du formulaire d adhésion. La présidente et la secrétaire remercient Manon Sarrazin pour son travail à la création du document. La présidente informe les membres que le formulaire devra être rempli par tous les membres, actuels et futurs, et envoyé à la secrétaire avant la première réunion de Art Formation sur l organisation d une journée de gestion documentaire Document déposé Organisation d une demi-journée de gestion documentaire Ya Mei Lin présente plus en détail le projet d activité du Collège Lionel-Groulx pour l organisation d une demi-journée de gestion documentaire. Elle remet également aux membres une copie du plan de ce projet. 3. COMMUNICATION, CORRESPONDANCE, INFORMATION 3.1. Procédure de consultation pour les documents d archives historiques Line Fafard reçoit depuis quelques temps beaucoup de demandes de consultation pour les anciens livres de procès-verbaux, surtout en lien avec le 150 e anniversaire de la ville de Joliette. Elle se demande si elle doit établir une procédure pour la consultation de ces documents anciens, friables et fragiles. JoAnna Wrench, pour sa part, ne donne jamais accès directement à ses documents fragiles, mais plutôt à des copies. Elle mentionne qu il pourrait peutêtre y avoir moyen d obtenir des fonds pour la numérisation de ces documents historiques, soit auprès des villes ou du gouvernement. De son côté, la Commission scolaire des Affluents a fait microfilmer plusieurs vieux registres de procès-verbaux, mais elle ne reçoit pas encore de demande de consultation. Enfin, Diane Robert émet la possibilité de contacter BAnQ ou BAC pour obtenir une procédure ou un mode de fonctionnement pour la consultation des documents friables

4 3.2. Signature électronique Line Fafard informe les membres que l AAQ et l AAPI organisent des conférences sur la signature électronique. Nathalie Prazeres mentionne que sa commission scolaire analyse la possibilité d'utiliser cette technologie pour les procès-verbaux des réunions du conseil des commissaires Infonuagique La présidente présente le «Guide de référence de l infonuagique», document produit par le Secrétariat du Conseil du trésor. Elle mentionne que ce document est très complet et très bien fait. Elle signale également que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a produit un document très similaire Demande de relevé de notes par courrier Frais exigés et coût d un mandatposte Un membre informe les membres que sa commission scolaire reçoit beaucoup de chèque sans provision. Pour contrer ce fléau, elle se demande si elle doit exiger le paiement par mandat-poste, bien que ce dernier coûte 7$, en plus des frais exigés pour les relevés de notes. Plusieurs membres mentionnent tout de même le mandat-poste comme mode de paiement, de même que le chèque personnel et l argent comptant. À ce jour, aucune commission scolaire n accepte le paiement par carte de crédit ou de débit Retour sur les appels à tous lancés par les membres de la Table LLLMO Authentification des diplômes Line Fafard avait envoyé un appel à tous après avoir reçu des demandes d authentification de diplômes émis par le MELS. Il semblerait que l organisme à l origine de ces demandes ait eu une mauvaise connaissance des types de documents émis par la commission scolaire et que les documents qu il aurait réellement dû exiger étaient des relevés de notes certifiés et non des diplômes Listes des membres La secrétaire a fait plusieurs modifications aux différentes listes des membres. Après discussion, de nouveaux changements sont apportés à la chaîne téléphonique d urgence. À cause d un problème technique avec la vidéoconférence, les commissions scolaires Western Québec, des Portages-de-l Outaouais et des Hauts-Bois-de-l Outaouais ont dû interrompre la communication après le point 3.6, mais ont continué la réunion de leur côté. Un compte rendu a été préparé par Diane Roy et est joint au présent procès-verbal

5 3.7. CREPUQ Manon Sarrazin informe les membres que la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) devient le Bureau de coopération interuniversitaire (BCI). 4. GESTION DES DOCUMENTS 4.1. Étude des plans de classification La secrétaire a versé 6 plans de classification dans la zone protégée de la Table. Après les avoir survolés, elle a pu constater qu ils étaient très différents les uns des autres. C est pourquoi elle explique aux membres qu il n est pas vraiment pertinent de les étudier tous, mais qu il peut être très utile de les conserver comme documents de référence. Jacques Blanchard questionne les membres à propos du processus de création/modification et d approbation du plan de classification. La plupart des membres établissent la base eux-mêmes, pour ensuite valider le tout auprès des unités administratives concernées Gestion du dossier d élève au secondaire Diane Robert interroge les membres pour savoir qui s occupe des dossiers d élèves du secondaire dans leur commission scolaire respective (secrétaire d école, technicien en organisation scolaire, conseiller pédagogique, conseiller d orientation?). On effectue un tour de table Procédure de transfert du dossier d élève (demande interne et externe) Diane Robert désire savoir quelle est la procédure de transfert des dossiers d élèves, autant pour l interne que pour l externe. On lui répond que le transfert devrait être automatique : lorsqu un élève quitte une école de la commission scolaire pour aller à une autre école sur son territoire, le dossier doit aussitôt être envoyé à la nouvelle école. Pour ce qui est des transferts de documents à une école à l extérieur du territoire de la commission scolaire, la dernière école fréquentée devrait envoyer des copies des documents du dossier à la nouvelle école. Enfin, pour le transfert vers le secteur adulte, seules des copies devraient être remises au centre Logiciel pour la gestion des documents actifs Diane Robert demande aux membres s ils utilisent un logiciel pour la gestion des documents actifs ou l arborescence de l Explorateur Windows. Des membres lui répondent que le même logiciel gère les documents actifs, semi-actifs et inactifs, lorsqu un tel logiciel est disponible et que l implantation à l actif a été faite. Sinon, on recommande une arborescence suivant le plan de classification. Par contre, il n est pas toujours possible d aller vérifier si une telle arborescence est effectivement utilisée. Enfin, plusieurs membres n ont pas encore implanté la gestion des documents à l actif

6 4.5. Procédure d impression d étiquettes pour dossiers (Excel, Word) Diane Robert veut savoir si les commissions scolaires utilisent les différents systèmes informatiques de la GRICS pour imprimer les étiquettes des grandes séries de dossiers homogènes, ou bien si elles utilisent des logiciels tels qu Excel ou Word. Quelques commissions scolaires impriment leurs étiquettes à partir des systèmes de la GRICS (ex. : GPI pour les dossiers d élèves), tandis que d autres les saisissent un à un. Enfin quelques commissions scolaires utilisent les deux méthodes. 5. RÉUNION DU 13 MAI 2014 Les membres discutent de la logistique de la réunion du 13 mai 2014 qui doit avoir lieu dans les locaux de la Commission scolaire Western Québec. Plusieurs membres désirent se réunir à la Commission scolaire Sir-Wilfrid-Laurier pour assister à la réunion par vidéoconférence. 6. BANQ/FCSQ RECUEIL DES DÉLAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS DES COMMISSIONS SCOLAIRES DU QUÉBEC JUIN Étude des règles de la série 900 Les membres échangent sur les différentes règles de cette série. On établit la concordance entre les nouvelles règles et celles du recueil de Comme il s agit de la dernière série du recueil à l étude, les membres souhaiteraient faire un récapitulatif lors de la prochaine réunion. On pourra ainsi faire un retour sur le tableau de concordance des règles et sur les questions restées en suspens depuis la première série analysée Délai de conservation Périmètres scolaires Manon Sarrazin se demande comment elle peut respecter la règle 101 pour la conservation des documents concernant les périmètres scolaires puisque ces derniers subissent fréquemment des changements. On lui suggère de demander un versement une fois par année afin que sa commission scolaire puisse conserver un portrait annuel de ses périmètres scolaires. 7. COMITÉS 7.1. Comité de révision de la brochure Traduction de la brochure Les membres du comité informe les membres de la Table qu une dernière vérification doit être effectuée et que la version anglaise de la brochure devrait être prête pour la prochaine réunion de la Table

7 8. ÉCHANGES SUR LES PROCESSUS DE GESTION DES DOCUMENTS TECHNOLOGIQUES France Cloutier questionne JoAnna Wrench à propos de la formation sur l infonuagique à laquelle elle devait participer. Madame Wrench lui répond que l AAQ a annulé cette formation sans donner d explication. Ensuite, madame Cloutier informe les membres qu un bureau virtuel a été mis en place pour les documents de réunion du Comité de gestion de la taxe scolaire de l'île de Montréal. Enfin, un membre se questionne sur la faisabilité de gérer tous les documents technologiques d un organisme. Des membres répliquent qu il s agit d un but ultime et reconnaissent que c est un travail de longue haleine. 9. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET ACCÈS À L INFORMATION 9.1. Cas vécus Un membre se demande s il est possible de refuser de répondre à une personne qui harcèle et insulte les employés pour obtenir des documents. On lui répond qu on peut référer cette personne au responsable de l accès à l information de son organisme. 10. DIVERS Fonds du Séminaire de Sainte-Thérèse Le Collège Lionel-Groulx a récupéré le fonds du Séminaire de Sainte-Thérèse, qui a été entreposé à BAnQ durant plusieurs décennies sans toutefois être traité. Ya Mei Lin se demande si elle doit prendre un cours particulier pour effectuer le traitement d un fonds d archives historiques. On lui suggère d embaucher un spécialiste ou de demander de l aide à BAnQ Projet d intervention en avril 2014 Document déposé Organisation d une demi-journée de gestion documentaire Ya Mei Lin a préparé un schéma d implantation d un système informatisé de gestion intégrée des documents, qu elle présente aux membres. Après consultation du document, plusieurs membres émettent l avis que les délais semblent un peu courts mais que, n ayant pas une connaissance du milieu où le projet sera réalisé, ils ne peuvent se prononcer plus avant

8 10.3. Cours aux adultes Services aux entreprises Manon Sarrazin informe les membres qu un cours aux adultes est sanctionnable, mais pas automatiquement sanctionné. C est-à-dire que le résultat sera envoyé au MELS seulement si l élève en fait la demande. Madame Sarrazin s inquiète de cette situation et demande aux membres leur avis. Après discussion, il semble y avoir consensus pour dire que les commissions scolaires devraient avoir une directive claire pour transmettre tous les résultats au MELS. 11. LEVÉE DE LA RÉUNION Sur la proposition de Line Fafard, la réunion est levée. Présidente Secrétaire - 8 -