E-CANDIDAT RENNES 2 PROCEDURE POUR LE CANDIDAT

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1 UNIVERSITE RENNES II DEVU E-CANDIDAT RENNES 2 PROCEDURE POUR LE CANDIDAT Quelques significations de sigles couramment utilisées : O.P.I. : Opération Préalable à l'inscription. Concerne toutes les demandes d'inscription soumises à décision individuelle, à l exception du niveau L1 gérées par APB. Trois types de candidatures : AC : accès contrôlé (DEUST Masters Licences professionnelles ) Dossiers soumis à une commission pédagogique VA : validation d études (correspond à «en attente» dans la V2) pour toutes formations pour lesquelles le candidat n a pas le titre d accès requis Dossier soumis à une commission pédagogique AD : accès direct (transferts et accès de plein droit) pour toutes formations pour lesquelles le candidat a le titre requis Décision prise par la Scolarité de la composante Les demandes, soumises à décision individuelle, sont examinées par des commissions pédagogiques désignées par le Président d'université, sur proposition des composantes, sous forme d un arrêté de nomination. 1

2 Les types de populations concernées par cette procédure sont : - le candidat français ou étranger déjà en études en France qui souhaite candidater à une formation à accès sélectif - le candidat français ou étranger non titulaire du titre d accès requis qui candidate à une formation en accès libre - le candidat français ou étranger déjà en études en France qui candidate à une formation en accès libre et qui a le titre d accès requis (procédure de transfert) - le candidat qui a déjà formulé une demande les années antérieures - le candidat qui est étudiant à l université de Rennes 2 pour l année en cours et qui postule à une formation en accès libre (hors réinscription) ou sélectif - le public relevant de la Formation continue (salariés, chômeurs, interruption d études) postulant à une formation - Les étudiants bénéficiant du SUED Le site s adresse donc à tous les candidats français, étrangers faisant leurs études en France, étrangers de l U.E., étrangers de pays ne disposant pas de CEF (Centre d Etudes en France) postulant à partir de la Licence 2, ainsi qu aux candidats postulant aux filières dispensées par le SUED dès la Licence 1. Toutefois pour les étudiants étrangers dont le pays dispose d un CEF la connexion au site est OBLIGATOIRE. 2

3 SOMMAIRE Page d accueil 1. Création du compte Saisie des informations personnelles Coordonnées personnelles Baccalauréat ou équivalent Cursus post-baccalauréat Cursus professionnel/stages 2. Comment accéder au dossier Oubli des identifiants Choix de la formation Confirmation du choix de la formation Récapitulatif de la candidature Téléchargement du dossier 3. Gestion des pièces justificatives Format papier Dématérialisation Etat du dossier Formulaire 3

4 Page d accueil Deux cas de figure se présentent : - soit le candidat se connecte pour la 1 ère fois créer un compte (onglet haut de page) - soit sa candidature a déjà été enregistrée pour l année en cours et il souhaite modifier ou suivre ses candidatures connexion - Création du compte 4

5 1. Mail automatique de création de compte 2. Validation du compte 5

6 3. Ecran de connexion Saisie des informations personnelles Le candidat doit saisir ses informations personnelles en commençant par son numéro INE. Les candidats titulaires d un bac français antérieur à 1995 ou non titulaires d un bac français doivent poursuivre la procédure sans renseigner ce champ. - si le candidat a déjà été étudiant à Rennes 2 la saisie du numéro INE récupère toutes les informations APOGEE. Ceci est valable même dans le cas d un numéro INE provisoire. 6

7 Coordonnées personnelles S agissant des étudiants étrangers, les champs «département de naissance» et «code postal» ne s affichent pas. Baccalauréat ou équivalent S agissant des étudiants étrangers, si le champ «Pays» est un pays autre que la France et que le champ «Bac» est «0031-bac inter./titre étranger équiv.», les champs «Département» et «Etablissement» ne s affichent pas. 7

8 Cursus post-baccalauréat Le champ «Libellé et niveau de formation» permet au candidat de préciser l intitulé des formations suivies ; le champ «Formation» regroupe des diplômes génériques. La récupération du «Libellé et niveau de formation» permet de s appuyer sur ces données pour déterminer si la candidature relève de la procédure de validation (en attente) ou d accès direct. Cursus professionnel/stages (rubrique non obligatoire) Cette rubrique se remplit comme la rubrique «Cursus Post-Baccalauréat». 8

9 - Comment accéder au dossier A chaque connexion, le candidat doit renseigner les identifiants fournis dans le mail automatique de création de compte. Il a alors accès à l ensemble des informations préalablement saisies et peut les modifier : adresses, cursus, ajout ou suppression de vœux, etc A chaque modification apportée par le candidat ou par le service gestionnaire, le candidat reçoit des mails automatiques pour l informer du suivi du traitement de ses candidatures. Oubli des identifiants Ces nouveaux identifiants viennent remplacer les précédents pour les prochaines connexions. 9

10 Choix de la formation Attention : le candidat ne pourra choisir une formation que si le calendrier de dépôt de vœu est ouvert. Confirmation du choix de la formation Ajouter éventuellement d autres formations (jusqu à 5 vœux suivant les centres de gestion). Récapitulatif de la candidature 10

11 1. Mail reçu après confirmation de la candidature 2. Informations communiquées au candidat en fonction de son dossier de candidature 2.1 Mail de pré-analyse 2.2 Mail pour l accès direct (Transfert ou accès de plein droit) 11

12 2.3 Mail pour la validation (en attente) 2.4 Mail pour l accès sélectif Téléchargement du dossier Sélectionner la formation. Cliquer sur «ouvrir». Pour accéder au dossier de candidature, il suffit de cliquer sur «télécharger mon dossier». 12

13 Gestion des pièces justificatives Format papier Certaines filières ne sont pas soumises à la dématérialisation. Il est donc impératif de renvoyer son dossier accompagné des pièces justificatives demandées par voie postale (cachet de la poste faisant foi). Dématérialisation Pour accéder à la mise en place des pièces justificatives en dématérialisation, il faut ouvrir le champ «candidatures», et sélectionner la formation pour ensuite l ouvrir. 13

14 Attention si la date de retour du dossier est dépassée, le candidat n a plus la possibilité de déposer ses pièces justificatives. L ajout d une pièce jointe se fait par l intermédiaire du signe «+». Le rattachement de la pièce à la candidature apparaît dans le tableau des pièces justificatives. 14

15 Une fois que les pièces justificatives sont toutes ajoutées, le champ «Transmettre ma candidature» apparaît en vert. ATTENTION : Certaines pièces sont conditionnelles et ne concernent pas tous les candidats. Elles sont identifiées par un icône «non concerné par cette pièce». Si le candidat n est pas concerné par ce justificatif, il doit cliquer sur cet icône et certifier sur l honneur ne pas être concerné par la pièce L icône devient alors : La transmission du dossier est impossible tant que le candidat n a pas déposé ses pièces ou certifié qu il n est pas concerné. 15

16 Il est impératif de valider la transmission de la candidature pour qu elle soit prise en compte par la commission. Cette action génère un mail indiquant que le dossier a bien été réceptionné. Cela ne signifie pas qu il a été traité. Etat du dossier L évolution du dossier du candidat dépend du gestionnaire de scolarité qui doit saisir l état du dossier. 16

17 1. Mail pour un dossier réceptionné mais non vérifié (en attente) 2. Mail pour un dossier réceptionné complet 3. Mail pour un dossier réceptionné incomplet 17

18 Le gestionnaire indique les pièces erronées directement au niveau de la candidature. Il est alors possible au candidat de modifier la pièce refusée en cliquant sur le «-». 18

19 Une fois la pièce modifiée, le candidat doit transmettre à nouveau sa candidature afin que le gestionnaire puisse valider sa candidature comme réceptionnée et complète. Si le dossier est incomplet la validation de l avis de la commission par le gestionnaire est impossible. Formulaires Le questionnaire est accessible en cliquant sur le lien indiqué dans la partie «Formulaires complémentaires». Pour un certain nombre de formations, nécessitant des données spécifiques sur lesquelles les commissions vont s appuyer pour rendre un avis, le candidat devra impérativement renseigner ce formulaire. En l absence de celui-ci, le dossier sera considéré comme incomplet. 19

20 Il est possible de remplir le questionnaire en plusieurs sessions. A la fin du questionnaire, ne pas oublier de l envoyer. 20

21 Une fois le questionnaire terminé, il est possible d imprimer les réponses. Pour les filières non concernées par la dématérialisation, ce document doit impérativement être joint au dossier envoyé par courrier postal. La mise à jour du statut du formulaire se fait pendant la nuit. Si le questionnaire est rempli correctement et envoyé, le statut passe de «en attente» à «transmise». 21