LETTRE D'INTÉRÊTS ET DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS CONCERNANT

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1 Public Works and Government Services Canada Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 1 1 RETURN BIDS TO: RETOURNER LES SOUMISSIONS À: Bid Receiving - PWGSC / Réception des soumissions - TPSGC 11 Laurier St., / 11, rue Laurier Place du Portage, Phase III Core 0A1/Noyau 0A1 Gatineau Québec K1A 0S5 Bid Fax: (819) LETTER OF INTEREST LETTRE D'INTÉRÊT Title - Sujet Automated SOW Builder Solicitation No. - N de l'invitation E60ZQ /A Client Reference No. - N de référence du client E60ZQ File No. - N de dossier 609el.E60ZQ Date CCC No./N CCC - FMS No./N VME Solicitation Closes - L'invitation prend fin GETS Ref. No. - N de réf. de SEAG PW-$$EL Time Zone Fuseau horaire at - à 02:00 PM Eastern Standard Time on - le EST F.O.B. - F.A.B. Plant-Usine: Destination: Other-Autre: Address Enquiries to: - Adresser toutes questions à: Buyer Id - Id de l'acheteur Bastien, Josée 609el Telephone No. - N de téléphone FAX No. - N de FAX (819) ( ) ( ) - Destination - of Goods, Services, and Construction: Destination - des biens, services et construction: DEPARTMENT OF PUBLIC WORKS AND GOVERNMENT SERVICES CANADA 11C1 PORTAGE LAURIER STREET GATINEAU Quebec K1A0S5 Canada Comments - Commentaires Instructions: See Herein Vendor/Firm Name and Address Raison sociale et adresse du fournisseur/de l'entrepreneur Instructions: Voir aux présentes Delivery Required - Livraison exigée See Herein Delivery Offered - Livraison proposée Vendor/Firm Name and Address Raison sociale et adresse du fournisseur/de l'entrepreneur Issuing Office - Bureau de distribution Informatics Professional Services - EL Division/Services professionnels en informatique - division EL 4C2, Place du Portage Gatineau Québec K1A 0S5 Telephone No. - N de téléphone Facsimile No. - N de télécopieur Name and title of person authorized to sign on behalf of Vendor/Firm (type or print) Nom et titre de la personne autorisée à signer au nom du fournisseur/ de l'entrepreneur (taper ou écrire en caractères d'imprimerie) Signature Date Canada Page 1 of - de 5

2 Solicitation No. - N de l'invitation Amd. No. - N de la modif. Buyer ID - Id de l'acheteur E60ZQ /A 609el Client Ref. No. - N de réf. du client File No. - N du dossier CCC No./N CCC - FMS No/ N VME E60ZQ elE60ZQ LETTRE D'INTÉRÊTS ET DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS CONCERNANT CONCEPTION ET LIVRAISON D'UN OUTIL AUTOMATISÉ DE CRÉATION DE DOCUMENTS SUR LE WEB ET D'UNE BASE DE DONNÉES DES DOCUMENTS. POUR TRAVAUX PUBLICS ET SERVICES GOUVERNEMENTAUX CANADA (TPSGC) TABLE DES MATIÈRES 1. Contexte et objet de cette demande de renseignements (DDR) 2. Nature de la demande de renseignements Nature et format des réponses attendues Coûts associés aux réponses Traitement des réponses Contenu de cette DDR Questions à l intention de l industrie Données volumétriques Présentation matérielle des réponses Demande de renseignements Présentation des réponses APPENDICE A: SPTS - OUTIL DE CRÉATION DES ÉNONCÉS DES TRAVAUX, DE TYPE CENTRÉ SUR LES TÂCHES APPENDICE B: ÉBAUCHE DE L'ÉNONCÉ DES TRAVAULX APPENDICE C: EXAMPLE DES QUALIFICATIONS REQUISES - SPTS PIÈCE JOINTE 1: PRÉSENTATION DES RÉPONSES Page 2 of - de 5

3 Solicitation No. - N de l'invitation Amd. No. - N de la modif. Buyer ID - Id de l'acheteur E60ZQ /A 609el Client Ref. No. - N de réf. du client File No. - N du dossier CCC No./N CCC - FMS No/ N VME E60ZQ elE60ZQ Contexte et objet de cette demande de renseignements (DDR) L'objectif de cette Demande de renseignements (DDR) est de solliciter les commentaires de l'industrie sur tous les aspects indiqués dans l'ébauche de l'énoncé des travaux (ÉT) et les critères d'évaluation. Vue d'ensemble Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pourrait nécessiter le développement d'un outil automatisé web pour la création des énoncés des travaux, du type centré sur les tâches et d'une base de données des critères d'évaluation disponibles à partir d'un portail pour l'utilisation des ministères et agences du gouvernement fédéral, pour les aider dans l'élaboration de leurs documents d'appel d'offres. 2. Nature de la demande de renseignements Le matériel de cette DDR est pour solliciter des commentaires seulement. Répondre à cette DDR n'est pas une condition préalable à la réception de toute demande résultant de la proposition pour un outil automatisé web pour la création des énoncés des travaux du type centré sur les tâches et d'une base de données des critères d'évaluation. L'industrie est encouragée à indiquer leur niveau d'intérêt en répondant aux questions, afin de faciliter une meilleure compréhension des besoins et des capacités du point de vue de TPSGC et de l'industrie. Cette demande n est pas un appel d offres. Cette DDR ne donnera pas lieu à l attribution d un contrat. Par conséquent, les fournisseurs éventuels de tous biens ou services décrits dans cette DDR ne devraient pas réserver des stocks ou des installations, ni affecter des ressources en fonction des renseignements présentés dans cette DDR. Cette DDR donnera pas lieu non plus à l établissement d une liste de fournisseurs. Par conséquent, le fait qu un fournisseur éventuel réponde ou non à cette DDR ne l empêchera pas de participer à tout processus d acquisition ultérieur. En outre, la présente DDR n entraînera pas nécessairement l achat de l un ou de l autre des biens et des services qui y sont décrits. Cette DDR vise seulement à obtenir les observations de l industrie sur les points qui y sont abordés. 3. Nature et format des réponses attendues Les répondants sont invités à présenter leurs commentaires, préoccupations, et, le cas échéant, des recommandations pertinentes sur la façon de répondre aux besoins et aux objectifs définis dans cette DDR. Ils sont également invités à commenter le contenu, la forme et/ou le plan de tous documents préliminaires joints à cette DDR. Les répondants sont priés d expliciter les hypothèses qu ils avancent dans leur réponse. 4. Coûts associés aux réponses Le Canada ne remboursera pas les dépenses engagées pour répondre à cette DDR. 5. Traitement des réponses (a) (b) Utilisation des réponses : Les réponses ne seront pas soumises à une évaluation officielle. Toutefois, le Canada pourra les utiliser pour élaborer ou modifier ses stratégies d acquisition ou tous documents préliminaires joints à cette DDR. Le Canada examinera toutes les réponses reçues d ici la date de clôture de la DDR. Cependant, s il le juge opportun, il pourrait examiner les réponses reçues après la date de clôture de la DDR. Équipe d'examen : Une équipe d examen composée de représentants du client (selon le cas) et de fonctionnaires de TPSGC examinera les réponses reçues. Ce dernier se réserve le droit d engager des consultants indépendants ou de recourir aux services des ressources du gouvernement qu il juge nécessaire pour examiner toute réponse. Toutes Page 3 of - de 5

4 Solicitation No. - N de l'invitation Amd. No. - N de la modif. Buyer ID - Id de l'acheteur E60ZQ /A 609el Client Ref. No. - N de réf. du client File No. - N du dossier CCC No./N CCC - FMS No/ N VME E60ZQ elE60ZQ les réponses ne seront pas nécessairement soumises à l examen de tous les membres de l équipe d examen. (c) (d) Confidentialité : Les répondants devraient indiquer les parties de leur réponse qu ils jugent de nature exclusive ou confidentielle. Le Canada traitera les réponses selon les dispositions de la Loi sur l accès à l information. Activité de suivi : Le Canada peut, à sa discrétion, communiquer avec tous répondants pour leur demander toutes questions supplémentaires ou clarifications relativement à un aspect ou l'autre d'une réponse. 6. Contenu de cette DDR (a) (b) Cette DDR contient un énoncé préliminaire des travaux. Ce document demeure un travail en cours et les répondants ne devraient pas supposer que de nouvelles dispositions ou exigences ne seront pas ajoutées à toute demande de soumissions qui, au bout du compte, pourrait être diffusée par le Canada. Des observations concernant ce document préliminaire seraient appréciées. Cette DDR contient également des questions précises à l intention de l industrie. 7. Questions à l intention de l industrie (a) Les intéressés sont invités à examiner l'ébauche de l'énoncé des travaux (Appendice B) ; et (b) Les intéressés sont invités à répondre aux questions et à formuler des commentaires sur les informations contenues dans le tableau 1 et tableau 2 (Pièce jointe 1). 8. Données volumétriques Les données à l'appendice A, à l'appendice B et à l'appendice C, sont fournies aux répondants exclusivement à des fins d information. Bien qu elles représentent la meilleure information que possède TPSGC, le Canada ne garantit pas qu elles sont complètes ou ne contiennent aucune erreur. 9. Présentation matérielle des réponses (a) (b) (c) Page couverture : Si la réponse est donnée en plusieurs volumes, les répondants sont priés d indiquer sur la page de couverture de chaque volume le titre de la réponse, le numéro de la demande, le numéro du volume et sa raison sociale complète. Page titre : La première page de chaque volume de la réponse, succédant la page de couverture, devrait être la page titre qui devrait contenir : (i) le titre de la réponse du répondant et le numéro du volume; (ii) le nom et l adresse du répondant; (iii) le nom, l adresse et le numéro de téléphone de la personne-ressource du répondant; (iv) la date; et (v) le numéro de la DDR. Système de numérotation : Les répondants sont priés d utiliser dans leur réponse un système de numérotation correspondant à celui de cette DDR. Toute référence à des documents descriptifs, à des manuels techniques et à des brochures accompagnant la réponse devrait respecter ce système. Page 4 of - de 5

5 Solicitation No. - N de l'invitation Amd. No. - N de la modif. Buyer ID - Id de l'acheteur E60ZQ /A 609el Client Ref. No. - N de réf. du client File No. - N du dossier CCC No./N CCC - FMS No/ N VME E60ZQ elE60ZQ (d) Nombre de copies : Le Canada demande aux répondants de soumettre 2 copies de leurs réponses. 10. Demandes de renseignements Comme il ne s agit pas d un appel d'offres, le Canada ne répondra pas nécessairement aux demandes de renseignements écrites des fournisseurs ou ne distribuera pas nécessairement les réponses à tous les fournisseurs éventuels. Toutefois, les répondants qui ont des questions relatives à la DDR peuvent s adresser à la personne suivante : Autorité contractante : Courriel : Josée Bastien Josee.Bastien@pwgsc-tpsgc.gc.ca Téléphone : (819) Présentation des réponses (a) (b) (c) (d) (e) Délai de présentation des réponses et adresse d expédition : Les fournisseurs intéressés devraient envoyer leur réponse à l adresse suivante et s'assurer qu'elle est reçue d ici l heure et la date indiquées à la page 1 de ce document : Unité de réception des soumissions Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Place du Portage, Phase III, 0A1 11, rue Laurier Gatineau (Québec) K1A 0S5 Veuillez ne pas adresser votre réponse à l autorité contractante. Responsabilité en ce qui a trait à la réception des réponses dans les délais prescrits :Il incombe à chaque répondant de s assurer que sa réponse est livrée à la bonne adresse et qu elle est reçue dans les délais prescrits. Adresse de l Unité de réception des soumissions à la seule fin de livraison des réponses : Aucun autre document ne doit être envoyé à cette adresse. Identification des réponses : Chaque répondant devrait s'assurer que son nom et son adresse, le numéro de la DDR et la date de clôture figurent lisiblement sur l enveloppe. Page 5 of - de 5

6 APPENDICE B VERSION PROVISOIRE ÉNONCÉ DES TRAVAUX 1.0 Titre Conception et livraison d'un outil automatisé de création de documents sur le Web et d'une base de données des documents. 2.0 Portée 2.1 Objectif Pour le compte de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), l'entrepreneur doit concevoir un outil automatisé de création d'énoncé des travaux (EDT) sur le Web et une base de données des critères d'évaluation qui sont accessibles depuis un portail Web. Cet outil et cette base de données seront utilisés par les ministères du gouvernement fédéral dans le but de les aider à préparer leurs documents d'invitation à soumissionner. 2.2 Contexte Dans le but d'atteindre son objectif d'améliorer et d'accélérer le processus d'approvisionnement, TPSGC a instauré divers instruments d'approvisionnement qui sont à la disposition des ministères du gouvernement fédéral. Grâce à ces instruments, les ministères sont en mesure de publier leurs propres documents d'invitation à soumissionner. Les ministères doivent employer les modèles des conditions et les autres sections des documents d'invitation à soumissionner qui ont été élaborés par TPSGC. Ces documents comprennent deux sections qui sont la responsabilité des clients et qui sont uniques à chaque invitation à soumissionner, soit l'edt et les critères d'évaluation. TPSGC et les ministères clients sont d'avis que la conception d'un outil automatisé de création d'edt et l'accès à une banque de critères d'évaluation normalisés aideront grandement ces ministères clients à préparer leurs documents d'invitation à soumissionner, accéléreront le processus d'élaboration de ces documents et en assureront l'uniformité à l'échelle du gouvernement fédéral. 3.0 Documents de référence Normes Web pour le gouvernement du Canada Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS)

7 Arrangement en matière d'approvisionnement de services professionnels de soutien à la vérification (AA-SPSV) Exigences 4.1 Exigences L'entrepreneur doit concevoir et livrer un outil automatisé de création d'edt sur le Web et une base de données des critères d'évaluation qui peuvent être utilisés par les ministères du gouvernement fédéral et qui sont conformes aux lignes directrices du gouvernement fédéral sur les applications Web. Les deux applications doivent être élaborées de manière à permettre à TPSGC d'en effectuer lui-même l'entretien et la mise à jour une fois les applications livrées et acceptées. La conception de ces deux applications doit permettre de les intégrer sans difficulté au site Web du gouvernement. 4.2 Tâches 1. Rencontrer TPSGC afin de discuter des exigences avant le lancement des travaux. 2. Concevoir et livrer un outil automatisé de créations d'edt qui est convivial et entièrement fonctionnel, et qui est conforme aux références citées à l'article 3.1 et aux exigences des documents fournis par TPSGC. 3. Concevoir et livrer une base de données des critères d'évaluation qui est conviviale et entièrement fonctionnelle, et qui est conforme aux références citées à l'article 3.1 et aux exigences des documents fournis par TPSGC. 4.3 Produits livrables et critères d'acceptation 1. Une réunion de lancement et des réunions d'examen de l'avancement des travaux se tiendront, à la demande du client, sous forme de réunions officielles en personne ou de téléconférences, ou à l'aide d'un autre moyen de communication. Les examens comporteront des discussions sur les aspects techniques et financiers et viseront à accepter les travaux au fur et à mesure de leur avancement. 2. Livrer un outil automatisé de création d'edt qui est prêt à l'utilisation, qui peut être intégré aux applications Web du gouvernement et qui respecte les règles et règlements du gouvernement régissant ses applications Web.

8 3. Livrer une base de données de critères d'évaluation qui est prête à l'utilisation, qui peut être intégrée aux applications Web du gouvernement et qui respecte les règles et règlements du gouvernement régissant ses applications Web. 4. Le Canada acceptera les deux applications lorsqu'on aura démontré qu'elles sont prêtes à l'utilisation, qu'elles peuvent être intégrées aux applications Web du gouvernement et qu'elles respectent les règles et règlements du gouvernement régissant ses applications Web Information générale et instructions sur l'outil automatisé de création d'edt L'outil de création doit être hébergé sur Internet ou l'intranet; tous les ministères et agences du gouvernement fédéral doivent y avoir accès; il doit être convivial; il doit être facile d'utilisation pour permettre à l'administrateur d'en effectuer facilement les mises à jour et l'entretien, et il doit comprendre un processus simple permettant d'ajouter une méthode similaire supplémentaire d'outils d'approvisionnement à l'outil de création; il doit comprendre un manuel d'utilisation; il doit être bilingue (application et contenu); il doit comprendre des instructions à l'intention de l'administrateur, soit sous forme de guide papier, soit à l'écran; la taille des documents varie, mais ils comptent en moyenne 20 pages; le document assemblé doit être en format MS Word; il doit être lié à la base de données des critères d'évaluation. Information sur le processus et le contenu Créer des liens permettant à l'utilisateur de cliquer sur les diverses cases de décision pour générer le texte dans le bon ordre dans le document assemblé. On compte cinq volets principaux, chacun comportant jusqu'à 14 sous-volets (voir SPTS - Outil de création de documents - documents sur les contrats centrés sur les tâches à l'appendice 1).

9 Le titre principal et les sous-titres de l'edt sont les suivants : 1.0 Titre 2.0 Portée 2.1 Objectif 2.2 Contexte 2.3 Terminologie 3.0 Documents de référence 4.0 Exigences 4.1 Exigences 4.2 Tâches 4.3 Produits livrables et critères d'acceptation 4.4 Contraintes 4.5 Soutien fourni par le Canada 4.6 Échéances et dates de livraison 4.7 Compétences obligatoires Processus à l'intention des utilisateurs 1. Les utilisateurs pourront cocher les cases associées aux volets 1, 2, 3, 4 ou 5 (voir l'appendice 1 - SPTS - Outil de création de documents - documents sur les contrats centrés sur les tâches) et le sous-volet correspondant s'affichera. 2. Les utilisateurs pourront cocher une ou plusieurs cases associées aux sousvolets et la section du volet sélectionné sera créée dans un document en format MS Word : a) le titre (article 1.0); b) le texte comprenant les instructions et un texte modèle des articles , 2.3, 3.0, 4.0, 4.1, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6 et 4.7; c) les tâches associées à chaque sous-volet sélectionné (article 4.2); 3. le document MS Word modifiable et entièrement assemblé doit ensuite être téléchargé vers le poste de travail de l'utilisateur Information générale et instructions sur l'outil automatisé de création d'edt La base de données doit être hébergée sur Internet ou l'intranet; tous les ministères et agences du gouvernement fédéral doivent y avoir accès; elle doit être conviviale;

10 elle doit être facile d'utilisation pour permettre à l'administrateur d'en effectuer facilement les mises à jour et l'entretien, et doit comprendre un processus simple pour ajouter une méthode similaire supplémentaire d'outils d'approvisionnement à l'outil de création; elle doit comprendre un manuel d'utilisation; elle doit être bilingue (application et contenu); elle doit comprendre des instructions à l'intention de l'administrateur, soit sous forme de guide papier, soit à l'écran; la base de données contient actuellement environ mots; le document assemblé doit être en format MS Word; doit être accessible à l'aide d'un lien depuis l'outil de création automatisé d'edt. Information sur le processus et le contenu - SPTS On compte cinq (5) volets principaux, chacun comprenant jusqu'à 14 catégories, et chaque catégorie présente trois niveaux (1, 2 et 3), dont chaque niveau compte trois éléments (formation, titre professionnel et expérience) [se reporter à l'appendice 2 - Critères obligatoires des SPTS et critères cotés des SPTS). Créer des liens permettant à l'utilisateur de cliquer sur les diverses cases de décision pour générer le texte dans le bon ordre dans le document assemblé. Processus à l'intention des utilisateurs - Méthode de recherche 1. Les utilisateurs cochent les cases associées aux volets 1, 2, 3, 4 ou 5 (se reporter à l'appendice 2 - Critères obligatoires des SPTS et critères cotés des SPTS) et la catégorie correspondante s'affiche. 2. Les utilisateurs sélectionnent la catégorie dans le volet. 3. Ils choisissent ensuite le niveau. La recherche retourne comme résultats tous les critères associés au volet, à la catégorie et au niveau associés à la requête de recherche. 4. Le document MS Word modifiable et entièrement assemblé doit ensuite être téléchargé vers le poste de travail de l'utilisateur. 4.4 Contraintes

11 Le format employé pour la conception et la mise à jour doit être un format déjà utilisé par l'organisation hôte pour les autres applications qui se trouvent sur son portail. À déterminer Le public cible, c'est-à-dire les organismes fédéraux, doit pouvoir accéder facilement au produit final et l'utiliser aisément. La version définitive doit être offerte dans les deux langues officielles du Canada. Site de l'entrepreneur. Les versions définitives doivent être livrées et acceptées avant la fin de l'année financière , soit le 30 mars Soutien fourni par le Canada Le Canada fournira à l'entrepreneur les données qui doivent être utilisées dans l'outil automatisé de création d'edt et dans la base de données des critères d'évaluation, ainsi qu'un schéma papier du processus de l'outil de création d'edt et de la base de données des critères d'évaluation. 4.6 Échéancier et dates de livraison La réunion avec les membres de l'industrie (demande de commentaires et d'information) visant à déterminer le niveau d'efforts et à estimer les coûts (mi-février 2013) Présentation du modèle (début mars 2013) Première présentation du contenu réel des SPTS et des SPSV (début mars 2013) Livraison et acceptation des versions définitives avant le 30 mars Compétences obligatoires Critères d'évaluation proposés Le soumissionnaire doit avoir acquis de l'expérience, au cours des trois (3) dernières années, dans la conception et la livraison de deux (2) outils automatisés de création fonctionnels et accessibles sur le Web. Pour démontrer sa conformité, le soumissionnaire doit donner accès aux outils automatisés de création de documents réalisés dans le cadre de deux projets dans le but d'en vérifier le fonctionnement. Le soumissionnaire doit avoir acquis de l'expérience, au cours des trois (3) dernières années, dans la conception et la livraison de deux (2) bases de données fonctionnelles accessibles sur le Web. Pour démontrer sa conformité, le soumissionnaire doit donner accès aux bases de données réalisées dans le cadre de deux projets dans le but d'en vérifier le fonctionnement.

12 Appendice C Appendix C Ceci est un échantillon des entêtes et texte qui seront dans la base de données. La base de données sera bilingue. Nous vous avons indiqué ci-bas les entêtes dans les langues française et anglaise pour votre information. Les versions complètes en langue française et anglaise du texte des critères seront fournies au moment de l adjudication du contrat. This is a sample of the titles and text which will be in the evaluation criteria database. The database will have to be bilingual. We are providing you with the headings in French and English for your information. The French and English language versions of the criteria will be provided at contract award. Mandatory Criteria Task and Solutions Professional Services (TSPS) Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS) 1. HUMANRESOURCESSERVICESCLASS Classedesservicesauxressourceshumaines 1.1 HUMAN RESOURCES CONSULTANT Expertconseilenressourceshumaines Level 1 Education Designations Experience level 2 Education Designations Experience Level 3 Education 1

13 Designations Experience Human Resources Class Hr Consultant - Level 3 The proposed resource must have 30 months of demonstrated experience, within the last 72 months prior to bid closing, in reviewing, developing and implementing Human Resources strategies working in a Government of Canada group/sector/branch/division where the core business was Human Resources. In order to demonstrate the experience, the Bidder must provide the project descriptions. Human Resources Class Hr Consultant - Level 3 The proposed resource must have twenty-four (24) months of demonstrated experience, within the last sixty (60) months, in developing and/or reviewing Human Resources strategies working in a Government of Canada group/sector/branch/division where the core business was Human Resources. In order to demonstrate the experience, the Bidder must provide... Human Resources Class Hr Consultant - Level 3 2

14 The proposed resource must have twenty-four (24) months of experience, within the last sixty (60) months, in evaluating, recommending or implementing business process transformations. In order to demonstrate the experience, the Bidder must provide... Human Resources Class Hr Consultant - Level 3 The proposed resource must have a minimum three (3) years demonstrated experience working in a Government of Canada group/sector/branch/division where the core business was Human Resources. In order to demonstrate the experience, the Bidder must provide... Human Resources Class Hr Consultant - Level 3 The proposed resource must have thirty-six (36) months of demonstrated management experience within the last six (6) years prior to bid closing. In order to demonstrate the experience, the Bidder must provide... Human Resources Class Hr Consultant - Level 3 The proposed resource must have twenty-four (24) months of demonstrated experience, within the last sixty (60) months prior to bid closing, in evaluating, recommending and/or implementing business architecture transformation involving both organizational and business process transformations. In order to demonstrate the experience, the Bidder must provide... Human Resources Class Hr Consultant - Level 3 The resource must have thirty-six (36) months of demonstrated management experience within the last six (6) years prior to bid closing. In order to demonstrate the experience, the Bidder must provide... 3

15 Appendice A Ceci est un échantillon des entêtes et texte qui seront dans le logiciel pour assembler un énoncé des travaux. Le logiciel sera bilingue. Nous vous avons indiqué ci-bas les entêtes dans les langues française et anglaise pour votre information. Les versions complètes en langue française et anglaise du texte de l énoncé des travaux seront fournies au moment de l adjudication du contrat. This is a sample of the titles and text which will be in the Statement of Work (SOW) Builder. The SOW Builder will have to be bilingual. We are providing you with the headings in French and English for your information. The French and English language versions of the SOW text will be provided at contract award. Services professionnels centres sur les tâches et les solutions (SPTS) Logiciel assemblage de l énoncé des travaux Contrats de type tâches Task and Solutions Professional Services (TSPS) - SOW Builder -Task Based Type Contracts 1.Clickonboxes1,2,3or4andthelistwillappear. 2.Clickonsubboxes(1.1,2.2,etc.andTitle,Para1.0ofSOWwillbegenerated).Inaddition,thetasks willbegeneratedatpara.4.2tasks. 1.HumanResourcesServices 2.BusinessConsulting/ChangeManagementServices 1.1 Human Resources Consultant 2.1 Business Analyst 1.2 Organizational Design and Classification Consultant 2.2 Business Continuity Consultant 1.3 Employment Equity Consultant 2.3 Business Consultant 1.4 Employee Relation Consultant 2.4 Organization Development Consultant 1.5 Compensation Consultant 2.5 Business Process Consultant 1.6 HR Information System Consultant 2.6 Change Management Consultant 1.7 Leadership Development Consultant 2.7 Needs Analysis and Research Consultant 1.8 Staffing Consultant 2.8 Business Architect 1.9 HR Policy Development Consultant 2.9 Statistical Analyst 1.10 HR Assistant Consultant 2.10 Knowledge Management Consultant 2.11 Information/Records Management/Recordkeeping Specialist 1

16 2.12 Evaluation Services Consultant 2.13 Performance Measurement Consultant 2.14 Subject Matter Expert 2.15 Life Cycle management Specialist 2.16 Facilitator Consultant 3.3.ProjectManagementServices 4.RealPropertyProjectManagementServices 3.1 Project Administrator 4.1 Project Administrator for Real property 3.2 Project Manager 4.2 Project Manager for Real Property 3.3 Project Leader/Executive 4.3 project Leader for Real Property 3.4 Project Planner 4.4 Project Planner for Real Property 3.5 Quality Assurance/Management Specialist 4.5 Financial/Cost Specialist for Real Property 3.6 Risk Management Specialist 4.6 Portfolio Planner for Real Property 3.7 Procurement Specialist 4.7 Claims Analyst 3.8 Financial Specialist 3.9 Project Monitor 3.10 Technical Writer 3.11 Communications Consultant 2

17 5.Technical,EngineeringandMaintenanceServicesStream 5.1 Draftsperson/Illustrator 5.2 Technician 5.3 Engineer 5.4 Clothing Technologist 5.5 Textile Technologist 5.6 Personal Protection Equipment Technologist 5.7 Nuclear/Biological/Chemical (NBC) Personal Protection Technologist 5.8 Handwear/Knitted Footwear and Accessories Technologist 5.9 Footwear Technologist 5.10 Pattern Design, Development and Sizing Technologist 5.11 Clothing and Personal Protection Equipment Design and Prototyping Technologist 5.12 Badges/Insignia, Ceremonial Accoutrements Technologist 5.13 Integrated Logistics Support (ILS) Specialist 5.14 Technical Clerk ****************************************************************************************** The title is generated by ticking one of the above boxes. 1.0 Title Click on Scope and Objective to obtain brief instructions and a sample text. 2.0 Scope 2.1 Objective The Objective is a brief statement on the purpose and objective of the requirement or project, it should state what is to be achieved and why. Example: The Procurement Specialist Services are required to plan, coordinate, advise, guide, plan the procurement process and draft all necessary documents required. *********************************************************************************************** Click on Background to obtain brief instructions and sample text. 3

18 2.2 Background The Background is a brief summary of information to acquaint the reader with the big picture of the project. The Background subsection should provide the following information: The bigger picture of what the project or contract is part of, including the organizational mandate and mission, historical background, culture and/or structure as required; The reasons or needs that led to the contract; Previous work, other studies, audits, etc. that has been completed before the SOW was developed and the contract planned; and Existing or impacting data, systems, components. If numerous and/or technical put in as appendices. Example: Public Works and Government Services Canada (PWGSC) owns and operates seven Central Heating and Cooling Plants (CHCP) that provide heating and/or cooling for more than 100 buildings in the National Capital Area (NCA) which make up over 2 million rentable square metres of office space. The heating and cooling is distributed through five networks made up of 12 kilometres of tunnels and 40 kilometres of pipeline. Some of the plants that provide the heating and cooling services were built almost a century ago. The infrastructure is reaching the end of its life cycle and major investments will be required to modernize it and improve its energy efficiency and environmental footprint. In addition, the business of providing energy has changed significantly since these plants were built. Consistent with PWGSC Real Property Branch s (RPB) Corporate Real Estate Model (CREM) and the associated National Service Management Strategy (NSMS), this Energy Service Acquisition Project (ESAP) initiative seeks to move from operating energy assets and delivering services towards service management therefore becoming an informed buyer of energy services. PWGSC s strategy is to seek a solution that is cleaner, greener, and more cost-effective through an innovative business arrangement, which is expected to be similar to a Public Private Partnership (P3) type arrangement. The arrangement will draw on the expertise of leaders in the field of district energy to obtain maximum value from existing assets, predictable capitalization and operating costs, best value when establishing generation and distribution capabilities, and ultimately best value for the Canadian taxpayer. ************************************************************************************* Click on Terminology to obtain brief instructions and sample text. 2.3 Terminology Provide a glossary of acronyms and definitions of frequently used words contained in the SOW, keeping in mind that these definitions must match any definitions defined in the contract including the general conditions. Example: ESAP Energy Services Acquisition Project RFP Request for Proposal RFQ Request for Qualifications 4

19 TB Treasury Board PWGSC Public Works and Government Services Canada NCA - National Capital Area Example of a definition: Real Property: 1. A generic term that describes the whole of the plant, buildings, works, municipal services, realty assets maintained and operated by or on behalf of Canada. 2. The whole or part of the land, plant, buildings, operational works and municipal services, whether or not maintained and operated by or on behalf of Canada. ********************************************************************************************************************* Click on Reference Documents to obtain brief instructions and sample text. 3.0 Reference Documents The Reference Documents section of the SOW is used to list documents that are relevant to the understanding or have a direct impact on the requirements contained in the SOW. It should contain an applicability statement to the effect that documents listed in this section are supportive of the SOW only when specifically referenced in the text of the Requirements section, otherwise they are to be considered supplemental information. The type of documents usually included consists of specifications and standards, Government and departmental policies, reports from previous studies, and other documents deemed necessary. Documents should be presented in a logical and grouped format. An Order of Precedence of the documents must be provided in case of conflict to define which documents take precedence. Each document must be specifically identified, and include: the title; issuing organization; date of publication applicable for the contract; and list of applicable chapters or sections indicated in the SOW. Instructions must be included on how to use each document. Examples: (1) Mandatory Canadian Forces Supply Manual - Laundering Services - A-LM /AG-001, Section K. (2) Advisory The TB Sanitation Directive - Sanitation Standard. (2) In the absence of references, the Contractor shall provide services in accordance with industry standards. A reference to industry standard(s) means the most stringent recognized and generally accepted then-current Canadian industry standards. Click on Requirements to obtain brief instructions and sample text Requirements 4.1 Requirements The Requirements subsection is the first subsection of the Requirements Section. The Requirements in this subsection should be defined as the highest level grouping of similar activities that the contractor will be required to perform in order to successfully meet the objectives of the SOW. Each Requirement 5

20 identified is this subsection will be further broken down into a number of tasks that will be defined in much greater detail in the 4.2. Tasks subsection. Example: Senior Project Manager services are required to assist PPB with continuing Real Property Portfolio Planning in the first phase of the Centre Block Rehabilitation Program of Works. Clicking on the sub boxes of boxes 1..., 2..., 3..., 4...5, will generate the tasks. 4.2 Tasks Click on the sub boxes of boxes 1..., 2..., 3..., 4...5, to obtain brief instructions and sample text. 4.3 Deliverables and Acceptance Criteria: For data and performance of services there are often deliverables required for contractor performance measurement, such as progress review meetings, acceptance meetings, technical and financial progress reports, reports of activities completed, and technical and financial audits. The acceptance criteria for each deliverable must be explicitly identified, referencing, where possible, the exact specifications and standards from the Reference Documents section. It is recommended that specific format requirements for reports or other deliverables be included as appendices. Sample deliverables by Category: 1. Human Resources Services (to be added) 2. Business Consulting/Change Management Services (to be added) 3. Project Management Services (to be added) 4. Real Property Project Management Services 4.1 Project Administrator for Real Property(to be added) 4.2 Project Manager for Real property 6

21 4.3 Project Leader for Real Property Project Deliverables a. Strategic Real Property Management Framework (SRPMF) (1) A comprehensive report identifying strengths and weaknesses of the current HC real property management framework, together with conceptual models for change based on a review of both public and private sector realty asset management best practices. (2) A power point presentation highlighting outstanding features of the SRPMF (3) A briefing note on SRPMF for quick reference and information b. Policy Development (1) A policy document on CCM s custodial asset management policy with focus on specific directives and procedures applicable to HC s laboratory facilities and assets (2) A report incorporating the following components: (a) A departmental policy framework for effective management of s real property capital investments with focus on good governance, strategic portfolio investment planning, capital construction projects, and long-term capital planning (b) A departmental framework for managing, monitoring, tracking, and reporting of real property asset inventory information (c) An integrated departmental real property financial delegation policy matrix for operational and functional authorities together with complete directives and procedures (d) An instruction manual on effective and efficient project management and the delivery system for CCM c. Real Property Program and Project Development (1) Selected project and/or program documentation in support of RPFMD staff or specified CCM Branches as per those projects identified in the Scope of Work (2) Other real property management related documentation/presentation materials such as for the Departmental Liaison Committee (DLC) meetings, preparation of memoranda, briefing notes, etc. 7

22 Real Property Project Leader Deliverables Example #2 4.4 Project Planner for Real Property 4.5 Financial /Cost Specialist for Real Property Financial/Cost Specialist Project Deliverables Example#1 Project Activities In order to accomplish this exercise, the consultant will: a) Conduct interviews and discussions with managers and staff members of NRC national headquarters and regional institutes as required by the project sponsor; b) Review the 2004 audit files and relevant updates to key documents governing the management of facilities and related equipment; c) Develop flowcharts depicting the key management processes for overseeing facilities management and relevant equipment; d) Conduct literature reviews to obtain best practices and potential benchmarks to comparable 8

23 research facilities as they pertain to facilities management; e) Conduct detailed risk assessment to verify, update, and possibly expand on the key line of enquiry and related observations noted in the 2004 audit work; f) Complete the appropriate audit steps to verify that the recommendations and associated management action plans identified in the 2004 draft audit report have been implemented; and g) Provide evidence-based recommendations logically drawn from document reviews, analyses, and information gathered through interviews and discussions with NRC management and staff. Project Deliverables The deliverables of this assignment will represent a mix of documents. The consultants are expected to provide these deliverables at three different phases as described below: Phase 1: Planning a) Develop a comprehensive work plan for approval by the Project Sponsor. This work plan will essentially be a risk engagement plan which includes but is not limited to: - Risk assessment of key issues and approaches pertaining to facilities management audits - Flowcharts of the key management processes for overseeing facilities management and related equipment - Results of walkthrough planning transactions - Detailed sampling methodology for conducting the facilities Mgt audit - Detailed program and compliance checklist for testing audit sample transactions including the approaches to literature reviews on best practices, potential bench marks etc. - Assessment of risks in verifying, updating and/or expanding on previous observations on the 2004 management action plans. - b) A detailed bi-weekly progress reporting format for measuring progress of work in the course of this assignment. Phase II: Conducting the facilities management audit a) Summary results including the following: 9

24 - Findings from the review of the 2004 audit files and relevant updates to key documents governing the management of facilities and related equipment - Notes/observations from interviews with managers and staff - Results of the detailed risk assessment which verified, updated, and possibly expanded on the key lines of enquiry and related observations made in the 2004 audit - Findings from appropriate audit steps taken to verify that the recommendations and associated management action plans identified in the 2004 audit have been implemented - Results of the literature review on best practices and potential benchmarks to comparable research facilities as they pertain to facilities management. - Phase III: Reporting a) Draft comprehensive report for review by managers and staff b) Audit working papers c) Final facilities management audit report together with evidence-based management recommendations that have been drawn from a logical process of reviews, analyses, and arguments. Financial/Cost Specialist Project Deliverables Example#2 The consultant will perform the following activities & deliverables: Parametric Model Development: Step 1 - Research: The consultant will research the latest in parametric modeling of assets with organizations such as the CCM and NASA. Where possible and advantageous Parks Canada will provide references for the consultant to access such organizations. Step 2 Categories: The consultant will identify the asset categories to be assessed. While Parks Canada s real property inventory comprises numerous asset categories, the following two categories shall be reviewed: - Contemporary buildings (Wood Frame, Steel, or Concrete); and - Historical buildings Parks Canada will provide the consultant with a list of assets and the consultant will work with Parks Canada to develop the asset categories. Step 3 Classes: Each category will be broken down into a number of asset classes. Step 4 Systems: The consultant will define the systems, which make up the assets in each of the classes; Step 5 Systems: CRV%: The consultant will determine the proportion of CRV% for each system, for each class of building. The consultant will work with current CRV s used by Parks Canada to help validate 10

25 the CRV model. The consultant will use resources such as R.S. Means (RSM) to assist with developing the CRV model, recognizing that Canadian CRV data and geographic cost factors may have to be extrapolated from RSM databases. Additionally, the consultant will draw upon Parks Canada data of construction costs for recently completed projects. Step 5 Condition Rating: The consultant will define in clearly understood, unambiguous terms the system condition rating from 1-5 so that an individual can objectively assess the condition of a system; Step 6 System DM: The consultant will develop a table of the amount of system-deferred maintenance as a % CRV for each condition rating. This deferred maintenance as a % of system CRV will then be multiplied by the system CRV to find the current system deferred maintenance in dollars. The individual system deferred maintenance dollars are then added together to produce the asset deferred maintenance in dollars. Step 7 Validation: The consultant will need to validate the parametric model against real data from recently inspected facilities. This will be done reflecting the fact that the system condition rating will not have been applied during these recent inspections. If feasible, additional inspections may be suggested by the consultant to enhance the validation of the model and comparison with previous data. Step 8 Reporting: The consultant will prepare a final report to include: o o o o o o o o Asset categories; Asset classes in each category; Asset systems in each class; System CRV % for each asset system in all named asset classes; Meaning of all condition ratings for each asset system in all asset classes; Deferred maintenance for each system associated with the condition ratings; A method for computing CRV; and Computation methodology of Facility Condition Index (FCI) Asset Priority Index (API) Step 1 Research: Research similar asset priority indexes in use in other organizations such as the US National Parks Service and others. As above, Parks Canada will provide assistance where possible. Step 2 API Profile: This step involves developing an appropriate histogram of API scores so that Parks Canada can better prioritize its scarce resources. Step 3 Template: The next step is to develop the API scoring template. This will involve the development of different categories of evaluation specific to Parks Canada and the development of factors and scoring criteria so that overall the assets of Parks Canada fit the organizational profile for API scores; Step 4 Validation: This step consists of validating the proposed template. The template must be logical and defendable to PCA senior management, Field Unit Superintendents, Office of the Auditor General and Treasury Board. Step 5 Reporting: A report will be prepared including: o A description of the consultation process used to develop the template. 11

26 o o A detailed API scoring template along with the logic behind the template. A description of the measures taken to validate the template and examples of how assets would score according to the template The API-FCI model Step 1 Research: The consultant will research CRV based funding methodologies in different organizations in the areas of operations, maintenance and recapitalization. The research needs to be both detailed and credible so as to support Parks Canada submissions to Central Agencies; Step 2 Ideal CRV: The consultant will identify an appropriate level of funding as a % of CRV for operations, maintenance and recapitalization to maintain assets. Asset categories will be the same as those used to develop the Parametric Facility Condition Index. The consultant recognizes that funding for operations may be more discretionary than for maintenance and recapitalization and therefore will be more flexible. Step 3 API-FCI Curve: The consultant will develop a methodology for developing the API-FCI curve; Step 4 Funding Model: The next step will be to break the API-FCI plot into various API bands. The consultant will determine an appropriate modification factor when applied to the ideal CRV funding will result in an increasing FCI such that the asset API-FCI plot is along the desired curve; Step 5 Validation: The consultant will validate the models developed through research and comparison with other like organizations as available. The validation of the CRV funding model will need to be rigorous enough to support use of this model with Parks Senior Management and central agencies; Step 6 Reporting: A report will be prepared containing: o CRV based funding for each category of asset; o Methodology for developing the API-FCI curve; o Funding allocation based on API to achieve a desired FCI in Operations, Maintenance and Recapitalization; and o Validation of the model 4.6 Portfolio Planner for Real Property Project Deliverables 1. Recommendations for changes to schedules and projects to better suit achievement of portfolio objectives; 2. Recommendations for revisions to project documents as required; 3. Project Briefs for the following locations, after defining user requirements and packaging them with other required information to produce the briefs: Community, Contract OPAM and services; CCDA; NSC; DLBM; AUD; and PPM area; 4. Planning information for OPA armoury functional program; 5. Daily verbal reports to the Director, NHQ-AM or his designate; 6. Written portfolio status reports on request; and 12

27 7. Other documents such as briefing materials, sketches, and miscellaneous reports as required. Portfolio Planner Project Deliverables Example #2 Project Activities The scope of work for this assignment is understood to include the following specific tasks, which will be undertaken on a Best-Efforts Basis consistent with priorities to be established by the HM Technical Authority: 1. Profiles of Space Utilization. This task involves the preparation of profiles of space utilization within existing buildings and the conduct of functional reviews of existing occupancies in order to determine occupant needs, existing deficiencies, and potential interventions needed to meet such deficiencies; 2. Review of Capital Investments. This task requires a review of HM s current and proposed capital investments, operating and maintenance (O&M) costs, and taxes associated with existing and proposed occupations. The review is expected to assess the extent to which these investments are or would be capable of meeting HM s realty asset requirements in the short, medium, and longer terms; 3. Facility Benchmark Study. This task will involve the establishment of benchmarks for key performance indicators related to facilities used and managed by HM, taking into account comparative public and private sector norms and examples as well; 4. Identification and Analysis of Accommodation Options. This task requires conducting a forwardlooking study to identify and analyze potential accommodation options based on HM s directions regarding future facilities. This task would include the following components: A. Conduct a regional strategic office space accommodation portfolio analysis with options for consolidation, acquisition or disposal for corporate services, public affairs, communications /regions and First Nations/Inuit programs; B. Develop strategies with option analysis for consolidation or relocation of the new PHM agency from within the existing HM office and laboratory portfolios; C. Develop multi-year strategic acquisition plans and analysis for the replacement or optimization of specific Health Canada accommodation projects in both office and custodial facilities for products/food and healthy environments/consumer safety programs; and D. Develop and evaluate real property portfolio scenarios to meet HM building occupant requirements and departmental objectives regarding cost, portfolio mix, and functional capacity. 13