Code d éthique et de déontologie des administrateurs

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1 COMMISSION DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DES PREMIÈRES NATIONS DU QUÉBEC ET DU LABRADOR (CSSSPNQL) Code d éthique et de déontologie des administrateurs 2 5 0, P l a c e C h e f M i c h e l L a v e a u, s u i t e 1 0 2, W e n d a k e, Q c G 0 A 4 V 0

2 Rédaction principale: Collaboration : Marjolaine Siouï, Directrice générale - CSSSPNQL Membres du Conseil d administration de la CSSSPNQL Michel Deschênes, Analyste conseil, à la CSSSPNQL Ce document est disponible en français et en anglais et peut être consulté sur le site de la CSSSPNQL au Reproduction du document : La reproduction de ce document partielle ou complète est permise. Note au lecteur : Ce document a été produit avec la collaboration des membres du Conseil d administration de la CSSSPNQL. Une partie de son contenu a été bâtie à l aide de documents existants et d informations tirées de divers sites internet. Usage du genre masculin : Dans ce document, l'emploi du masculin pour désigner des personnes n'a d'autres fins que celle d'alléger le texte. CSSSPNQL Version 1, adoptée le 2 mai 2014 Code d éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 1

3 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION... 3 DÉFINITIONS... 4 MISSION... 5 PRINCIPES... 5 VALEURS... 5 DEVOIRS ET OBLIGATIONS DE L ADMINISTRATEUR... 5 DEVOIRS ET OBLIGATIONS DU DIRECTEUR GÉNÉRAL... 6 MÉCANISMES D APPLICATION... 7 Processus pour une demande d examen... 7 ENGAGEMENT ENVERS LE CONSEIL D ADMINISTRATION... 8 PROMOTION DU CODE... 8 PROCESSUS DE RÉVISION DU CODE... 8 Annexe 1 Liste des politiques internes de la CSSSPNQL... 9 Annexe 2 Mandat des comités du conseil d administration de la CSSSPNQL Annexe 3 - Formulaire d engagement des administrateurs Annexe 4 Formulaire de déclaration d intérêts Code d éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 2

4 INTRODUCTION La gestion et l administration de la Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations du Québec et du Labrador (CSSSPNQL) se distingue des organisations gouvernementales. Cette responsabilité exige le maintien d un lien de confiance entre l organisation, ses administrateurs, son directeur général, ses gestionnaires, ses employés et ses membres. Tous s attendent à ce que chaque personne impliquée se conforme à l éthique afin d assurer une gestion intègre des fonds qui sont confiés à la CSSSPNQL. Ce code présente les lignes directrices éthiques et déontologiques auxquelles les administrateurs de la CSSSPNQL adhèrent. L éthique c est l ensemble des principes moraux qui sont à la base de la conduite d un individu. «Dictionnaire Larousse» OBJECTIF ET CHAMP D APPLICATION L éthique et la déontologie partagent un objectif : réguler les comportements afin d'assurer des rapports respectueux et harmonieux entre les personnes. L'éthique fait appel à l'adhésion des personnes aux valeurs plutôt qu aux devoirs. Lorsqu on fait face à une situation, la décision part d'une réflexion sur les conséquences positives et négatives de l'action envisagée sur soi, sur autrui et sur l'environnement, et ce, par rapport aux valeurs que l'organisation préconise. Il s'agit de choisir la meilleure solution selon les circonstances. En fait, l'éthique vise à développer chez les personnes leur capacité à prendre des décisions responsables. La déontologie, quant à elle, fait appel aux devoirs. C'est l'ensemble des règles qu'une organisation se donne, imposant des règles et des obligations (politiques et procédures) quant à la conduite de ses dirigeants et de ses employés. La déontologie fixe la limite entre ce qui est acceptable et ce qui est inacceptable. Une dérogation à la déontologie aura des conséquences. Ce code ne se substitue pas aux lois et aux règlements en vigueur et ne présente pas une liste exhaustive des normes de comportement attendues de l administrateur. Il présente plutôt les obligations et devoirs de l administrateur et du directeur général et il traite des mesures de prévention, dont les règles relatives à la déclaration des intérêts, de l identification de situations de conflit d intérêts, des devoirs et des obligations des administrateurs après qu ils aient cessé leurs fonctions, et il prévoit des mécanismes d application du code. Tout administrateur de la CSSSPNQL est tenu de respecter les principes d éthique et règles de déontologie conformes à la Loi. En cas de divergence, les principes et les règles les plus exigeants s appliquent. Code d éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 3

5 L administrateur doit, en cas de doute, agir selon ces principes et ces règles. Il est tenu aux mêmes obligations lorsque, à la demande de la CSSSPNQL, il exerce des fonctions d administrateur dans un autre organisme ou entreprise ou en est membre. ENTRÉE EN VIGUEUR Ce code est en vigueur depuis le 2 mai 2014, date à laquelle il fut adopté par le conseil d administration de la CSSSPNQL. DÉFINITIONS «Administrateur» Désigne un membre élu au conseil d administration de la CSSSPNQL en conformité avec sa charte et règlements administratifs; «Charte» Désigne la Charte et règlements administratifs de la CSSSPNQL; «Conflit d intérêts» Désigne notamment, sans limiter la portée légale de cette expression, toute situation où l intérêt direct ou indirect de l administrateur risque de compromettre l exécution objective de sa tâche, car son jugement peut être affecté par l existence de cet intérêt; «CSSSPNQL» Désigne la Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations du Québec et du Labrador; «Principe» Règle d action s appuyant sur un jugement de valeur et constituant un modèle, une règle ou un but; «Personne liée» Désigne le conjoint légal ou de fait ou un membre de la famille immédiate de l administrateur; «Valeurs» Les valeurs constituent une morale qui donne aux individus les moyens de juger de leurs actes et de se construire une éthique personnelle. Code d éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 4

6 MISSION La Commission a pour mission de promouvoir et veiller au mieux-être physique, mental, émotionnel et spirituel des personnes, des familles et des communautés des Premières Nations et des Inuit, en favorisant l accès à des programmes globaux de santé et services sociaux adaptés aux cultures et conçus par des organisations des Premières Nations reconnues et sanctionnées par les autorités locales, le tout dans le respect des cultures et de l autonomie locale. Elle aide également les communautés qui le désirent, à mettre sur pied, développer et promouvoir des programmes et des services globaux relatifs à la santé et aux services sociaux adaptés et conçus par des organismes des Premières Nations. PRINCIPES En tant qu administrateurs du conseil d administration de la CSSSPNQL, nous nous engageons à supporter les principes suivants : 1. Le respect de la mission de l organisation; 2. Le respect des intérêts communs; 3. Le respect de la diversité et de l autonomie locale. VALEURS 1. Respect 2. Défense des intérêts 3. Collaboration 4. Culture 5. Responsabilité DEVOIRS ET OBLIGATIONS DE L ADMINISTRATEUR Dans l exercice de ses fonctions, l administrateur agit dans l intérêt de l organisation et de la clientèle qu elle dessert. À cette fin, l administrateur : Est sensible aux besoins de la clientèle et tient compte des droits fondamentaux des Premières Nations; Se soucie du respect des autres; S assure de la qualité et de l efficacité des services offerts par la CSSSPNQL; S assure de l utilisation efficiente des ressources humaines, matérielles et financières; Supporte la direction générale dans la participation, la motivation, la valorisation, et le développement des compétences des ressources humaines; Code d éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 5

7 Agit avec tact, prudence, diligence et compétence; Participe activement aux réunions du conseil d administration; Prend connaissance des mandats et en suit l évolution afin de prendre des décisions éclairées; Fait preuve d objectivité lors de la prise de décision; S assure de la confidentialité des informations reçues dans le cadre de sa fonction d administrateur; Oriente la direction générale; Agit dans le meilleur intérêt de l organisation et de la clientèle desservie; Divulgue et dénonce tout conflit ou violation des règles de gestion. L administrateur doit dénoncer par écrit (Annexe 4) au conseil d administration les intérêts directs ou indirects qui pourraient le placer en conflit ou en apparence de conflit entre son intérêt personnel et celui de l organisation. Si une telle situation se présente, l administrateur doit s abstenir de siéger et de participer à toute délibération ou décision lorsque ce sujet est débattu. Après la fin de son mandat, l administrateur : N utilise à aucun moment l information à caractère confidentiel qu il a obtenue dans le cadre de ses fonctions à titre d administrateur; Se comporte de façon à ne pas tirer d avantages en son nom personnel ou pour le compte d autrui, de ses fonctions antérieures d administrateur; Évite, dans les trois (3) mois suivant la fin de son mandat, de solliciter un emploi auprès de l organisation; Évite de ternir des propos inappropriés envers l organisation et ses employés. DEVOIRS ET OBLIGATIONS DU DIRECTEUR GÉNÉRAL Lors de son embauche, le directeur général s engage à signer un contrat de travail et à informer le conseil d administration de tout autre emploi ou fonction qu il pourrait exercer afin d éviter tout conflit ou apparence de conflit d intérêts. De plus, ce dernier ne peut détenir un intérêt direct ou indirect dans une entreprise qui met en conflit son intérêt personnel et celui de l organisation. Il doit en tout temps informer le conseil d administration de l existence d intérêts pécuniaires qu il a dans des sociétés ou des entreprises susceptibles de signer des contrats avec l organisation. Le directeur général s engage à informer le conseil d administration de son intention d occuper un autre emploi, mandat ou fonction, dans un des contextes permis par la Loi. A cet effet, il doit les informer par écrit au moins 30 jours avant le début de celui-ci. Il s engage également à continuer de se conformer en même temps à toutes les politiques internes de la CSSSPNQL et, le cas échéant, à respecter certaines conditions particulières que les administrateurs pourraient raisonnablement lui imposer. Code d éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 6

8 MÉCANISMES D APPLICATION Le comité de gouvernance et d éthique veille à l application du présent code. Le mandat et dispositions relatives à ce comité sont stipulés à l annexe 2 du présent document. Processus pour une demande d examen Toute allégation d inconduite ou de manquement à la Loi et au présent code visant un administrateur doit être transmise dès que possible au président du comité de gouvernance et d éthique avec une copie conforme au président du conseil d administration de la CSSSPNQL. En fonction de la gravité des faits allégués, le président du comité convoquera les membres du comité de gouvernance et d éthique dès que possible ou à l intérieur d un délai maximal de 21 jours. En cas d absence ou d incapacité du président du conseil d administration ou du président du comité de gouvernance et d éthique, l allégation sera transmise au substitut de ce dernier. Dans le cas où une telle allégation ou manquement vise le président du conseil d administration de la CSSSPNQL, en fonction de la gravité des faits allégués, le président du comité, ou son substitut désigné, informera rapidement les administrateurs et convoquera les membres du comité de gouvernance et d éthique dès que possible, ou à l intérieur d un délai maximal de 21 jours. Le comité peut aussi décider d examiner toute situation jugée anormale de la part d un administrateur. Analyse de la demande Lorsqu une allégation lui est transmise, le président du comité peut rejeter, sur examen sommaire et avec motifs écrits, toute accusation ou demande qu il juge non fondée. Il doit toutefois en informer par écrit les autres membres du comité dès que possible. Le comité peut aussi décider de retenir et de traiter la demande. Le président du comité en fera rapport aux administrateurs du conseil d administration non visés par cette demande. Conduite d une enquête et présentation d un rapport Le comité élabore le processus visant à mener toute enquête qui lui est confiée. Celle-ci doit être traitée en toute confidentialité afin de protéger, dans la mesure du possible, l anonymat de la ou des personne(s) concernée(s). Le comité doit informer, par écrit, la ou les personne(s) concernée(s) qu une enquête est en cours et lui ou leur faire part des modalités liées à l enquête. Le comité fera part des actes reprochés. L administrateur fautif pourra fournir sa version des faits dans un délai de 30 jours suivant la date à laquelle un avis lui fut transmis par écrit. Selon la gravité des fautes commises, l administrateur pourra être averti, réprimandé, suspendu ou destitué de ses fonctions en tant qu administrateur. Code d éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 7

9 Le comité remet un rapport final incluant une ou des recommandations au conseil d administration. Le conseil d administration doit tenir un appel conférence ou une rencontre afin de prendre une décision finale quant à la mesure qui doit être prise. L administrateur sera informé par écrit de la décision finale. ENGAGEMENT ENVERS LE CONSEIL D ADMINISTRATION Chaque administrateur doit signer une déclaration d engagement (Annexe 3) au présent code d éthique dans les 15 jours suivant son élection par l Assemblée générale à titre d administrateur de la CSSSPNQL. PROMOTION DU CODE Le code d éthique et de déontologie des membres du conseil d administration de la CSSSPNQL peut être transmis à toute personne qui en fait la demande. Il est également accessible en français et en anglais via le site internet de la CSSSPNQL. La CSSSPNQL s engage à recenser et à déclarer lorsque requis, sous réserve des exigences légales en matière de protection des renseignements personnels, toute information relative au nombre de demandes reçues et traitées, ainsi que les sanctions imposées (ex. avertissement, réprimande, suspension, etc.) PROCESSUS DE RÉVISION DU CODE La révision du code sera effectuée à tous les cinq (5) ans ou lorsque jugé nécessaire. RÈGLES D INTERPRÉTATION En cas d une divergence d interprétation entre les versions française et anglaise du présent code, la version française a préséance. Code d éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 8

10 Annexe 1 Liste des politiques internes de la CSSSPNQL 1. Politique de communication (2003) 2. Politique de gestion financière (2008) 3. Manuel de l employé (2009 révisé en 2011) 4. Politique de rémunération (2009) 5. Guide d accueil et d intégration volet employés (2011) 6. Règlement d utilisation d Internet (2011) 7. Règlement d utilisation des postes de travail (2011) 8. Règlement d utilisation du service de messagerie électronique (2011) 9. Politique et processus de dotation et de mouvement de personnel (2012) 10. Politique de gestion documentaire (2012) 11. Guide d accueil et d intégration volet Conseil d administration (2013) Code d éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 9

11 Annexe 2 Liste des comités du conseil d administration de la CSSSPNQL Titre du comité : Composition: Mise en candidature et évaluation du rendement du CA et des administrateurs Présidence: Autre(s) membre(s): Keith Leclaire Malik Kistabish Titre du comité : Composition : Évaluation du rendement du directeur général Présidence: Autre(s) membre(s): Malik Kistabish Keith Leclaire, David McLaren Titre du comité : Composition : Évaluation et gestion des risques Présidence: Malik Kistabish Tous les administrateurs, directeur général, expert(s) conseil(s) au besoin. Titre du comité : Composition : Vérification des politiques Présidence: David McLaren Autre(s) membre(s): Annette Malec, Jeannine Bellefleur, Keith Leclaire Titre du comité : Composition : Gouvernance et éthique Présidence: Derek Montour Autre(s) membre(s): Keith Leclaire Autres mandats Composition : Révision de la charte de la CSSSPNQL Présidence: Malik Kistabish Tous les membres du CA, directeur général, expert(s) conseil(s) au besoin. Code d éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 10

12 Annexe 3 - Formulaire d engagement des administrateurs Je, soussigné(e),, administrateur de la Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations du Québec et du Labrador (CSSSPNQL), déclare avoir pris connaissance du Code d éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL adopté par le conseil d administration le 2 mai 2014, et en comprendre le sens et la portée. En tant qu administrateur de l organisation, motivé par le bien-être de ses membres, je, soussigné, adhère aussi aux engagements suivants : 1. Je participerai aux réunions du Conseil d administration; 2. Je serai imputable pour l ensemble des activités de l organisation face aux membres de l Assemblée générale de la CSSSPNQL; 3. Je respecterai les politiques adoptées par le Conseil d administration; 4. Je serai solidaire avec les décisions et actions prises; 5. Je supporterai les autres administrateurs dans leur rôle; 6. Je suis conscient que ma loyauté et ma solidarité vont au-delà des intérêts de mon secteur d activités; 7. Je différencierai mon rôle d administrateur et mon rôle comme membre de l organisation; 8. Je divulguerai par écrit au CA sous la forme prévue (Annexe 4), les intérêts directs ou indirects qui pourraient me placer en conflit ou en apparence de conflit d intérêt entre mes intérêts personnels et ceux de la CSSSPNQL; 9. Je m engage à supporter la mission de l organisation et à collaborer à l élaboration des stratégies sans m impliquer dans leur opérationnalisation; 10. Je m assurerai de pouvoir prendre la meilleure décision compte tenu des circonstances; 11. J assumerai mon rôle de surveillance de l organisation avec intégrité et en me basant sur des rapports fiables; 12. Je reconnaîtrai les rôles du directeur général et des employés dans l organisation et ce, conformément à la structure et aux liens hiérarchiques établis; 13. Je reconnais que le rôle du directeur général est clairement établi, qu il est imputable des opérations et que je devrai lui faire connaître mes attentes; 14. Je m assurerai que le directeur général agit avec compétence, dans le respect des politiques de l organisation; 15. Je m assurerai que le Conseil d administration procèdera annuellement à son évaluation, à celle portant sur la contribution de chacun de ses administrateurs, ainsi qu à celle du directeur général; 16. Je reconnais que l évaluation des risques est fondamentale et qu il faut prendre les mesures nécessaires pour les connaître et les prévenir; 17. Je participerai aux sessions de formation prévues par le CA afin d améliorer mon développement et mes connaissances en matière de gouvernance. Par la présente, je me déclare lié envers la CSSSPNQL par chacune des dispositions de son Code d éthique et de déontologie des administrateurs, incluant celles énumérées précédemment, tout comme s il s agissait d un engagement contractuel de ma part. J ai signé à : Ce : Signature : Important : Tel que stipulé dans le code d éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL, cette déclaration doit être signée par l administrateur dans les 15 jours suivant son élection à titre d administrateur au sein du Conseil d administration de la CSSSPNQL. Code d éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 11

13 Annexe 4 Formulaire de déclaration d intérêts Je, soussigné(e),, administrateur de la Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations du Québec et du Labrador (CSSSPNQL), déclare les intérêts suivants. 1. Fonction d employé, d administrateur, de dirigeant ou tout autre fonction analogue ou tout autre intérêt que lui ou toute autre personne liée assume dans des personnes morales ou autres entités à but lucratif ou non lucratif susceptibles de présenter un conflit d intérêt (se référer au Code d éthique et de déontologie des administrateurs aux pages 5 et 6). Dénomination sociale de la personne morale ou autre entité Titre de la fonction ou nature de l intérêt Je et toute autre personne liée n assumons de fonctions ou ne détenons aucun intérêt correspondant à cet énoncé. 2. Autres intérêts que je détiens et qui me lient à une personne morale ou autre entité et qui pourraient être perçus comme susceptibles d influencer mon appréciation des sujets présentés au conseil d administration concernant cette personne morale ou autre entité. Dénomination sociale de la personne morale ou autre entité Nature de l intérêt Je ne détiens aucun intérêt correspondant à cet énoncé. Signé à :, ce e jour du mois de 20. Signature : Important : Ce formulaire doit être signé par l administrateur dans les 15 jours suivant son élection à titre d administrateur au sein du Conseil d administration de la CSSSPNQL. Code d éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 12