DÉFI MONDIAL DE HOCKEY SUR LUGE 2011 TROUSSE D INFORMATION VISANT LES SOUMISSIONS

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1 DÉFI MONDIAL DE HOCKEY SUR LUGE 2011 TROUSSE D INFORMATION VISANT LES SOUMISSIONS

2 Remarques sur l événement / Modification possible de la structure Veuillez prendre note que notre objectif pour l événement de cette année est d avoir six (6) équipes plutôt que quatre (4) comme par le passé. Compte tenu de la croissance du programme de hockey sur luge à l échelle mondiale, nous croyons que deux (2) pays supplémentaires voudront participer au Défi mondial de hockey sur luge Si nous décidons d aller de l avant avec cette nouvelle structure regroupant six (6) équipes, de légères modifications devront être apportées à la durée du tournoi et aux jours de voyage ainsi qu à l horaire selon l approbation ou non des autres fédérations voulant participer. Veuillez vous reporter aux deux exemples d horaires présentés aux pages 15 et 16. 2

3 Sommaire de la direction Depuis ses débuts aux Jeux paralympiques de Lillehammer en 1994, le hockey sur luge a connu une forte croissance. Maintenant, des athlètes de plus de douze (12) pays y participent et il est régi par le Comité international paralympique (CIP) par l entremise du Comité international paralympique du hockey sur glace. Il est rapidement devenu l événement le plus couru des Jeux paralympiques d hiver. Avec la croissance du sport et l intégration administrative du hockey sur luge sous l égide de Hockey Canada, nous voulons faire tous les efforts possibles pour éduquer les partisans et faire la promotion du sport un peu comme l engagement que nous avons pris pour promouvoir et développer le hockey féminin à ses débuts. Le premier Défi mondial de hockey sur luge a été présenté en mars 2007 à Kelowna en Colombie-Britannique. Les deuxième et troisième ont eu lieu en novembre 2008 et 2009 à Charlottetown à l Île-du-Prince-Édouard. Le Défi mondial de hockey sur luge est un tournoi international qui regroupe quatre (4) équipes. Le Défi mondial de hockey sur luge 2011, qui devrait avoir lieu en mars 2011, prendra la forme d un tournoi dont les détails restent à déterminer. Survol Dates de l événement : Du mardi 29 mars 2011 au samedi 2 avril 2011 Jours de voyage : Arrivée : dimanche 27 mars 2011 Départ : dimanche 3 avril 2011 (les équipes peuvent décider d arriver avant à leurs frais.) Calendrier des matchs : Ronde préliminaire suivie des matchs pour les médailles d or et de bronze. Des heures d entraînement seront aussi prévues pour chacune des équipes participantes. ** VEUILLEZ PRENDRE NOTE QUE CE QUI PRÉCÈDE POURRAIT ÊTRE MODIFIÉ SI UN ÉVÉNEMENT REGROUPANT SIX ÉQUIPES ÉTAIT APPROUVÉ** Contingent des équipes : Délégation comprenant 22 personnes : 16 joueurs et six (6) membres du personnel 3

4 Trousse des directives pour la présentation d une soumission Si, après avoir étudié la trousse d information ci-jointe, vous voulez présenter une soumission pour accueillir le Défi mondial de hockey sur luge 2011, veuillez remettre un rapport abordant les sujets suivants à Hockey Canada : Information sur les installations Information sur l hébergement (emplacement des hôtels, services et tarifs) Stratégie pour la vente des billets Stratégie promotionnelle Stratégie de marketing et de commandite Budget et prévisions financières Expérience antérieure au sein de la communauté pour la tenue d événements Événements spéciaux Autre information pertinente Veuillez faire parvenir votre soumission d ici le : 15 Août 2010 À L ATTENTION DE : Bryan Swain Responsable, services de marketing et événements Hockey Canada bswain@hockeycanada.ca Téléphone : (613) , poste 2317 Télécopieur : (613)

5 Section 1 Responsabilités de Hockey Canada Les obligations financières de Hockey Canada relativement aux dépenses de l événement comprendront les éléments suivants : Hockey Canada nommera un responsable de l événement pour aider aux préparatifs de l événement et superviser la gestion du championnat Hockey Canada sera responsable de fournir le matériel promotionnel et le soutien publicitaire suivants : (i) Panneaux de la bande pour les commanditaires de Hockey Canada (ii) Rondelles pour les matchs (iii) Bannières de Hockey Canada et de ses partenaires en marketing Hockey Canada remettra, au comité hôte, les drapeaux des pays et les enregistrements des hymnes nationaux nécessaires pour le championnat. Hockey Canada fournira aussi les textes pour les annonces au public. Les textes et le protocole pour tous les matchs seront déterminés par Hockey Canada. Hockey Canada fournira un trophée du championnat. Hockey Canada prendra les dispositions nécessaires et paiera les coûts pour les officiels sur glace pour le championnat. Hockey Canada fournira des produits (selon leur disponibilité) de ses partenaires en marketing à utiliser pendant le championnat. Produits dérivés 5

6 Responsabilités du comité organisateur hôte Les obligations financières du comité organisateur hôte relativement aux dépenses de l événement comprendront les éléments suivants : Le comité organisateur hôte fournira une assurance en cas d annulation de l événement pour le championnat. Veuillez consulter le responsable de l événement de Hockey Canada pour de plus amples détails. Installations à l aréna Le comité hôte sera responsable de toutes les dépenses liées aux installations à l aréna, y compris la location de la glace pour les séances d entraînement des équipes et les matchs. Le principal aréna hôte doit être mis à la disposition exclusive du comité hôte deux (2) jours avant la compétition, pendant toute la compétition et un jour après le dernier jour de la compétition. Tous les arénas partenaires doivent être libres pour une utilisation exclusive 24 heures avant les matchs prévus à chacun des endroits. Le principal aréna hôte doit répondre aux exigences minimales suivantes : (i) (ii) Accessibilité pour les luges Installations appropriées pour la télédiffusion et la radiodiffusion (y compris des cabines de diffusion pour les commentateurs de la télévision) et des endroits pour les entrevues (iii) Une galerie de la presse munie de lignes téléphoniques et capable d accueillir au moins 25 représentants des médias (iv) Emplacement acceptable pour les caméras de télévision et éclairage approprié à l aréna pour permettre une télédiffusion en direct (minimum de 100 pieds-bougies). Veuillez consulter le responsable de l événement de Hockey Canada pour plus de détails. (v) Salles acceptables pour le travail des médias, la transmission des résultats et l accueil des médias (vi) Salles acceptables pour l accueil des personnalités et autres officiels accrédités (vii) Billetterie ou système de distribution de billets au public Sur le site hôte, le comité hôte devra fournir un vestiaire distinct, de taille acceptable, à chacune des quatre (4) équipes participantes ainsi qu une salle médicale et d entreposage de l équipement et une salle pour les entraîneurs. Le comité hôte fournira un service quotidien de buanderie et de serviettes aux équipes participantes ainsi qu un service de réparation de l équipement. 6

7 Responsabilités du comité hôte (suite) Le comité hôte fournira des vestiaires exclusifs distincts pour les officiels sur la glace et les officiels mineurs hors glace (remarque : le comité hôte est responsable de fournir les officiels mineurs hors glace annonceur maison, marqueur, chronométreur, préposés aux bancs des punitions, juges de but, responsable de la musique). Le comité hôte fournira des prix pour les joueurs du match pour chaque match du championnat Le comité hôte fournira des collations d avant-match et des rafraîchissements pour les équipes participantes et les officiels sur la glace lors des séances d entraînement et des matchs. Le comité hôte fournira des rondelles d entraînement aux équipes participantes pour leurs séances d entraînement et leur échauffement d avant-match. Le comité hôte prendra les mesures nécessaires pour obtenir la permission d afficher la publicité des commanditaires partout dans l aréna, y compris, mais sans s y limiter, l utilisation des panneaux de la bande, des panneaux aux bancs, des affiches électroniques et des logos dans la glace. Le comité hôte fournira les installations à l aréna, y compris les frais de location de la glace, le personnel nécessaire sur les lieux (y compris tout le personnel nécessaire pour présenter un match), les officiels mineurs (hors glace), la sécurité, l utilisation du tableau indicateur, l utilisation du tableau vidéo, l utilisation des affiches électroniques, l installation dans la glace des logos en mailles de vinyle de Hockey Canada et la préparation de la glace, les affiches et tous les frais liés à la présentation d un «édifice propre». o «Édifice propre» glace, bande et affiches visibles à la caméra libres de toute marque de commanditaire à moins qu il en ait été convenu autrement. Le comité hôte prendra les dispositions nécessaires pour obtenir les droits exclusifs de publicité pour tous les panneaux de la bande, les panneaux aux bancs et la surface glacée (panneaux de la bande et surface glacée propres) ainsi que les droits exclusifs liés à la vente de produits dérivés, de photographies de l événement et de programmes souvenir. Le comité hôte prendra les dispositions nécessaires pour obtenir le droit d installer des kiosques des partenaires en marketing de Hockey Canada et d exposer les trophées et autres prix dans le hall d entrée ou la promenade de l aréna. 7

8 Responsabilités du comité hôte (suite) Le comité hôte prendra les dispositions nécessaires pour offrir des salles acceptables pour la transmission des résultats et l accueil des médias ainsi que pour l accueil des personnalités et des officiels accrédités. Tous les contrats ayant trait à l aréna conclus par le comité hôte relativement à l événement devront être approuvés par Hockey Canada et le comité directeur. Accréditation et sécurité Le comité hôte sera responsable de fournir ce qui suit : Un système d accréditation comportant une trousse d inscription et une carte d identité pour les équipes participantes, les officiels, les médias, les personnalités et tout autre dignitaire approuvé conformément aux directives protocolaires de l événement; Un système doit être mis en place pour assurer la sécurité adéquate de toutes les équipes participantes et des personnalités. Services médicaux Le comité hôte sera responsable de s assurer que les services médicaux d urgence sont sur place et qu un médecin est sur appel pour tous les matchs de l événement. Photographie Hockey Canada peut envoyer son propre photographe officiel à l événement. Si tel est le cas, le photographe de Hockey Canada aura accès aux emplacements prioritaires pour la photographie. Hockey Canada détient le droit d utiliser ou d installer des lumières stroboscopiques pour la photographie sur tous les sites. Aucun autre média et aucune autre organisation ne peuvent installer ou avoir accès à des lumières stroboscopiques sans le consentement de Hockey Canada. Marketing et commandite Le comité hôte réservera 160 des meilleurs forfaits disponibles pour l événement (gratuitement) pour les dignitaires et commanditaires de Hockey Canada. Jusqu à 80 billets par match pour les équipes participantes 8

9 Responsabilités du comité hôte (suite) Réserver un endroit à l accueil des personnalités et des laissez-passer pour un maximum de deux cents (200) personnes par match. Cet endroit pourra être fréquenté avant, pendant et après les matchs. L accueil doit comprendre du café, du thé, des boissons gazeuses, des jus, des produits Molson, de la glace et des collations. Le comité hôte sera responsable de l impression des billets pour les matchs et de la billetterie ou du bureau de vente des billets. Les autres dépenses de marketing et de promotion comprennent les éléments suivants, sans s y limiter : Partenaires de l événement Publicité de l événement Conférences médias de l événement Logo et souvenirs propres à l événement (produits dérivés du tournoi et de Hockey Canada) Remarque : Hockey Canada doit approuver tous les articles promotionnels susmentionnés et aidera à déterminer le coût des articles par l entremise de fournisseurs supplémentaires. Tous les articles promotionnels, fournitures, commandites et achats sont assujettis aux directives de Hockey Canada visant l exclusivité. Publicité sur les panneaux de la bande vendue par le comité hôte. Les coûts de production sont d environ 175 $ par panneau; deux (2) panneaux sont requis pour chaque annonceur, soit un (1) pour les matchs préliminaires et un (1) pour les matchs télévisés (le cas échéant). Il faut alors budgéter 350 $ pour chaque annonceur. (Veuillez consulter le responsable de l événement de Hockey Canada pour plus de détails.) Il est prévu qu un total de 22 panneaux de la bande visibles à la télévision et 12 non visibles à la télévision seront réservés exclusivement aux commanditaires nationaux de Hockey Canada, tandis que deux (2) panneaux visibles à la télévision seront mis à la disposition de commanditaires locaux ou régionaux obtenus par le comité hôte (tous les revenus provenant de la vente des panneaux de la bande par le comité hôte reviendront à l événement). En ce qui a trait aux commandites nationales, il faut comprendre que certaines directives visant l exclusivité s appliqueront à cet événement. Par conséquent, les commandites locales de l événement ne doivent pas être en conflit et elles doivent respecter les directives des commanditaires nationaux (veuillez consulter le responsable de l événement de Hockey Canada pour une copie de ces directives). Il faut également noter que les directives visant les commandites et la télévision pourraient être modifiées. 9

10 Responsabilités du comité hôte (suite) Services aux médias Le comité hôte fournira une galerie de la presse convenable capable d accueillir au moins 25 représentants des médias ainsi qu une salle de travail des médias munie de lignes téléphoniques et une salle d accueil où de la nourriture et des boissons seront servies. Le comité hôte fournira des encarts de la formation des équipes pour chaque match en guise de supplément au programme souvenir de l équipe nationale fourni par Hockey Canada. i) Matériel de télécommunication Le matériel sur le site de l aréna hôte principal (salle des résultats) doit comprendre un (1) ordinateur, une (1) imprimante, un (1) télécopieur, une (1) photocopieuse et au moins deux (2) lignes téléphoniques permettant les appels interurbains (téléphone acceptant les cartes de crédit et d appel). La galerie de la presse doit comprendre un (1) télécopieur et au moins trois (3) lignes téléphoniques permettant les appels interurbains. ii) Installations pour les médias En plus de la galerie de la presse, le comité hôte doit fournir une salle de travail des médias et un endroit où les médias peuvent interviewer les joueurs. Un service d accueil doit être offert dans la salle de travail. iii) Statistiques/Résultats Un système électronique de statistiques et de résultats doit être offert afin de fournir un service de renseignements immédiats aux médias après chaque période et chaque match ainsi qu une trousse quotidienne de statistiques complètes. Les résultats seront présentés conformément aux directives et politiques de Hockey Canada. Hébergement à l hôtel Bien que l hébergement soit la responsabilité financière des équipes participantes, le comité hôte devra respecter les exigences suivantes visant les hôtels sur le site hôte : Fournir au moins 80 chambres d hôtel (idéalement à un hôtel ou à un maximum de deux hôtels) ou d autres installations acceptables pour héberger les équipes participantes, les officiels, les personnalités et les médias. 10

11 Responsabilités du comité hôte (suite) Transport Les hôtels doivent respecter les normes internationales acceptables et offrir un service de restauration complète, des installations pouvant accueillir un gala et un service de sécurité sur place. Les hôtels doivent aussi être en mesure d offrir un service de repas spéciaux aux équipes participantes (p. ex., repas tardifs suivant les matchs et repas pour emporter); Les hôtels doivent être situés à une distance raisonnable de l aréna hôte principal (maximum de 25 km). Le comité organisateur hôte doit négocier des tarifs préférentiels pour les chambres d hôtel. Chaque délégation des équipes participantes sera formée d au moins 22 personnes pour des exigences quotidiennes en matière de chambres d hôtel de huit (8) chambres pour deux personnes et six (6) chambres pour une personne. Les autres membres du personnel (au-delà de la délégation officielle des équipes de 22 personnes) devront participer à l événement aux frais de l équipe concernée. Chaque équipe doit se voir attribuer un étage de l hôtel à son usage exclusif. Il faut tenir compte des besoins en hébergement des personnes ayant besoin de services adaptés, des parents et des autres spectateurs assistant à cet événement. Le transport au sol est la responsabilité du comité organisateur hôte. Ce dernier sera responsable du financement et de l organisation des services de transport suivants pour chacune des équipes tout en tenant compte des besoins pour des services adaptés : Transport en autobus individuel tenant compte des exigences pour les services adaptés et les luges pour chacune des quatre (4) équipes participantes, y compris les transferts de l aéroport international désigné, à l arrivée et au départ; Service spécial de navette locale pour les officiels, les médias, les dépisteurs et les personnalités; Fournir des fourgonnettes ou des camions, au besoin, pour transférer l équipement des équipes participantes; Fournir, au besoin, un service de transport d urgence en provenance des arénas et des hôtels; Préparer un itinéraire quotidien du transport pour toutes les équipes participantes et les officiels conformément à l horaire officiel des matchs. 11

12 Responsabilités des équipes participantes Les équipes seront responsables de leur propre hébergement, de leur repas et de leurs frais de déplacement (par avion). Chaque équipe est responsable de l affûtage des lames et de la réparation de l équipement pour ce championnat. Chaque équipe est responsable des frais pour tout événement spécial auquel elle souhaite assister pendant son séjour. Ceci comprend les visites guidées et les excursions pendant leur séjour ainsi que tous les frais de divertissement. 12

13 Annexe Obligations financières du comité hôte (Présomptions fondées sur les coûts historiques pourraient être modifiées) Assurance en cas d annulation de l événement $ Dépenses liées aux installations (40 h de glace à 100 $/h) $ Service de buanderie, de serviettes $ Officiels mineurs $ Collations avant les matchs $ Rondelles pour les entraînements 500 $ Accueil des personnalités $ Accréditation 500 $ Impression des billets $ Marketing $ Transport au sol $ Prix pour les joueurs du match $ TOTAL $ Veuillez prendre note qu il s agit de montants approximatifs qui sont plus ou moins fondés sur la planification du comité hôte et les commandites éventuelles en nature. 13

14 HORAIRES DE L ÉVÉNEMENT ** VEUILLEZ PRENDRE NOTE QUE NOUS ÉTUDIONS LA POSSIBILITÉ DE MODIFIER LA STRUCTURE DU TOURNOI COMME CELA A DÉJÀ ÉTÉ MENTIONNÉ ** Vous trouverez ci-après deux différents horaires des matchs. La décision visant le scénario à adopter pour l événement sera prise bien avant que le processus lié aux soumissions soit terminé. 14

15 SCÉNARIO I HORAIRE HORAIRE PRÉLIMINAIRE MATCHS ET SÉANCES D ENTRAÎNEMENT ÉQUIPES PARTICIPANTES CANADA, ÉTATS-UNIS, JAPON ET NORVÈGE Samedi 26 mars Jour de voyage Arrivée de toutes les équipes Dimanche 27 mars 9 h h 30 Séance d entraînement Canada 10 h h 45 Séance d entraînement États-Unis 12 h 13 h Séance d entraînement Japon 13 h h 15 Séance d entraînement Norvège Lundi 28 mars 9 h 9 h 50 Séance d entraînement Norvège 10 h 10 h 50 Séance d entraînement Japon 11 h 11 h 50 Séance d entraînement Canada 12 h 12 h 50 Séance d entraînement États-Unis 16 h 30 Match Norvège c. Japon 19 h Match Canada c. États-Unis Mardi 29 mars 9 h 9 h 50 Séance d entraînement Japon 10 h 10 h 50 Séance d entraînement États-Unis 11 h 11 h 50 Séance d entraînement Canada 12 h 12 h 50 Séance d entraînement Norvège 16 h 30 Match Japon c. États-Unis 19 h Match Canada c. Norvège Mercredi 30 mars 9 h 9 h 50 Séance d entraînement Norvège 10 h 10 h 50 Séance d entraînement États-Unis 11 h 11 h 50 Séance d entraînement Canada 12 h 12 h 50 Séance d entraînement Japon 16 h 30 Match Norvège c. États-Unis 19 h Match Canada c. Japon Jeudi 31 mars JOUR DE CONGÉ Vendredi 1 er avril 16 h 30 Demi-finale 1 (3 e c. 2 e ) 19 h Demi-finale 2 (4 e c. 1 re ) Samedi 2 avril 12 h Match médaille de bronze 16 h Match médaille d or Dimanche 23 avril Jour de voyage Départ de toutes les équipes 15

16 SCÉNARIO II HORAIRE HORAIRE PRÉLIMINAIRE MATCHS ET SÉANCES D ENTRAÎNEMENT ÉQUIPES PARTICIPANTES CANADA, ÉTATS-UNIS, JAPON, NORVÈGE, RÉPUBLIQUE TCHÈQUE ET CORÉE Jeudi 24 mars Jour de voyage Arrivée de toutes les équipes Vendredi 25 mars 9 h 30 Séance d entraînement Canada 10 h 45 Séance d entraînement États-Unis 12 h Séance d entraînement Japon 13 h 15 Séance d entraînement Norvège 14 h 30 Séance d entraînement République tchèque 16 h Séance d entraînement Corée Samedi 26 mars 11 h ÉTATS-UNIS c. NORVÈGE 16 h RÉPUBLIQUE TCHÈQUE c. CORÉE 19 h CANADA c. JAPON Dimanche 27 mars 11 h NORVÈGE c. RÉPUBLIQUE TCHÈQUE 16 h JAPON c. ÉTATS-UNIS CORÉE c. CANADA Lundi 28 mars JOUR DE CONGÉ Mardi 29 mars 11 h RÉPUBLIQUE TCHÈQUE c. JAPON 16 h CORÉE c. NORVÈGE 19 h CANADA c. ÉTATS-UNIS Mercredi 30 mars 11 h ÉTATS-UNIS c. CORÉE 16 h NORVÈGE c. JAPON 19 h RÉPUBLIQUE TCHÈQUE c. CANADA Jeudi 31 mars 11 h JAPON c. CORÉE 16 h ÉTATS-UNIS c. RÉPUBLIQUE TCHÈQUE 19 h CANACA c. NORVÈGE Vendredi 1 er avril JOUR DE CONGÉ (les équipes pourront tenir des séances d entraînement.) Samedi 2 avril 11 h Match médaille de bronze (4 e c, 3 e ) 16 h Match médaille d or (2 e c. 1 re ) Dimanche 23 avril Jour de voyage Départ de toutes les équipes 16