Guide d utilisation Aastra Matra 675Xi

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1 1 Guide d utilisation Aastra Matra 675Xi Version document 0.1 du 29/08/ bis rue de Rennes PARIS Tel: fax: web: 1

2 2 TABLE DES MATIERES TABLE DES MATIERES FONCTIONS DE BASE DESCRIPTION DES TOUCHES EFFECTUER UN APPEL REPONDRE A UN APPEL CONSULTATION DE VOTRE MESSAGERIE METTRE UN APPEL EN ATTENTE DOUBLE APPEL EFFECTUER UN TRANSFERT D APPEL UTILISATION MAINS-LIBRES UTILISATION DU CASQUE DU TELEPHONE CHOIX DE LA SONNERIE DU TELEPHONE CONFERENCE A TROIS AUTRES OPTIONS CHOIX DE LA LANGUE DES MENUS DU TELEPHONE REGLER DATE ET HEURE LES RENVOIS UTILISER LE JOURNAL DES APPELS RAPPELER RAPIDEMENT UN CORRESPONDANT SUPPRIMER LISTE DES APPELS REÇUS ET PERDUS SUPPRIMER LISTE DES APPELS EFFECTUES REPERTOIRE...8 2

3 3 1.. Foncttiions de base Deessccrri iippt ti iioonn ddeess toouucchheess t Touches Description des touches Touche raccrocher - met fin à une communication active. La touche Quitter permet également de quitter une liste ouverte telle que la liste des options sans enregistrer les modifications. Touche Options - donne accès aux options qui vous permettent de personnaliser votre téléphone. Votre administrateur de système a peutêtre déjà effectué certains réglages sur votre téléphone. Consultez le avant d effectuer des modifications dans les sections qui lui sont réservées. Touche Maintien (en garde) - Met les communications, actives en attente. Pour reprendre une communication, il suffit d appuyer sur la touche de ligne adjacente au voyant qui clignote. Touche de répétition /bis - Répète jusqu à 100 numéros préalablement composés. Le fait d appuyer deux fois simultanément sur la touche de répétition/bis rappelle le dernier numéro composé. Touche volume - Permet de régler le volume d écoute du combiné, du casque, de la sonnerie et du dispositif mains libres. Touche de ligne/d appel - vous connecte à une ligne ou à un appel. Les postes Aastra prennent en charge jusqu à 4 touches de lignes Touche mains libres - Active le mode mains libres pour passer et recevoir des appels sans décrocher le combiné. Lorsque vous sélectionnez le mode audio, cette touche vous permet de commuter entre le casque téléphonique et le «mains libres». Touche secret - La touche «secret» coupe le microphone pour que votre correspondant ne vous entende pas (le voyant clignote lorsque le microphone est coupé). Touches de navigation - Les touches flèches HAUT et BAS permettent de visualiser différents messages d état et de texte sur l afficheur LCD (s il y a plus d une ligne de message d état/de texte). Ces touches vous permettent aussi de faire défiler les options des menus, comme la liste des options. Les flèches GAUCHE et DROITE permettent de visualiser les différentes lignes/fonctions d appel. Si vous êtes dans la liste des options, ces touches vous permettent d ouvrir ou de quitter l option en cours. Si vous éditez des entrées à l écran, la touche flèche GAUCHE efface le caractère à gauche; la flèche DROITE valide l option. Touches programmables - 6 touches en haut: touches fixes programmables (jusqu à 6 fonctions programmables). Les touches 1 à 4 sont assignées par défaut à des Services, au répertoire, à la liste d appels et à l interphone respectivement. Les touches 5 et 6 n ont pas de fonctions assignées. Les six touches sont programmables et des fonctions spécifiques peuvent leur être attribuées. Touches afficheur - 6 touches en bas: touches afficheur basées sur l état programmables (jusqu à 20 fonctions programmables selon le modèle du poste et si vous avez un clavier d extension). Sauf le 53i et le 51i qui ne possèdent pas ces touches. 3

4 Effeecct tuueerr uunn aappppeel ll Pour effectuer un appel avec votre téléphone Aastra, il vous suffit de : 1. Première méthode : Décrocher le combiné du téléphone. Composer le numéro du destinataire. Appuyer sur la touche Composer pour valider 2. Deuxième méthode : Appuyer sur le bouton haut-parleur. Composer le numéro du destinataire. Appuyer sur la touche Composer pour valider 3. Troisième méthode : Appuyer sur le bouton L1 ou L2 selon la ligne que vous voulez utiliser. Composer le numéro du destinataire. Appuyer sur la touche Composer pour valider 4. Dernière méthode : Composer le numéro du destinataire. Décrocher le combiné du téléphone. Appuyer sur la touche Composer pour valider Pour raccrocher, afin de mettre fin à la communication, vous pouvez soit reposer le combiné sur le téléphone, soit appuyer sur le bouton rouge Rééppoonnddrree àà uunn aappppeel ll Pour réceptionner un appel, vous avez différents moyens qui sont les suivants : Décrocher le combiné. Appuyer sur la touche Haut-parleur. Appuyer sur la touche L1 ou le bouton de la ligne qui clignote Coonnssuul llt taat ti iioonn ddee vvoot trree meessssaaggeerri iiee Composez le numéro de consultation de boîte vocale que vous a fourni votre administrateur (par défaut, le numéro est 301). Pour consulter votre répondeur à partir de n importe quel téléphone de votre entreprise, composez le numéro de boîte vocale générale que vous a fourni votre administrateur (par défaut, le numéro est 300). Ensuite, entrer votre numéro de poste comme il vous est demandé, suivi de votre mot de passe de messagerie (définis par l administrateur). 4

5 Meet ttrree uunn aappppeel ll eenn aat tteennt tee Lors d une conversation téléphonique, pour mettre votre correspondant en attente, appuyez sur la touche avec téléphone et la note de musique. Si votre NetXServ est configuré avec une musique d attente, celle-ci sera jouée pour votre correspondant. Récupérez ensuite l appel en appuyant sur la touche L1 ou autre ligne que vous avez mise en attente Doouubbl llee aappppeel ll Lorsque vous êtes en communication avec une personne et que vous recevez un deuxième appel, vous pouvez mettre en attente le premier correspondant afin de répondre au deuxième appel en appuyant directement sur le bouton L3 ou L2 qui clignote. Ensuite, vous pouvez permuter entre les lignes en appuyant sur le bouton Lx que vous souhaitez prendre Effeecct tuueerr uunn trraannssf t feerrt t dd aappppeel ll Vous pouvez utiliser la fonction du téléphone, lorsque vous êtes en ligne avec un premier correspondant et que vous voulez le transférer à votre collègue. Appuyer sur Le bouton Transfert, votre correspondant est en attente, composer le numéro de votre collègue. Votre collègue décroche vous lui annoncez que tel client souhaite lui parler. Deux choix s offre à vous, votre collègue accepte l appel dans ce cas là appuyer sur Transfert, sinon il refuse et raccroche, et vous reprenez votre correspondant en appuyant sur la Ligne en attente Uti iil lli iissaat ti iioonn maai iinnss--l lli iibbrreess Vous avez la possibilité de basculer pendant une conversation vers le mode mainslibres en appuyant sur le bouton Haut-parleur de votre téléphone. Pour basculer vers le combiné, décroché celui-ci, vous avez de nouveau la communication avec le combiné Uti iil lli iissaat ti iioonn dduu ccaassqquuee dduu téél t lléépphhoonnee Après avoir connecté votre casque sur l entrée prévue (situé à coté de l entrée du combiné du téléphone), appuyer sur le bouton Options. Puis 7 fois sur la flèche du bas. Vous arrivez sur le menu Param Casque. Vous arrivez dans un sous menu avec Mode audio et Vol micro casque, appuyer sur flèche de droite pour entrer dans un des sous menus. Dans le sous menu Mode audio, vous avez plusieurs choix possibles, choisissez le en appuyant sur la flèche du bas et valider avec la flèche de droite. M libres uniquement Mains libres Casque uniquement Casque M libres/casque appuyer une fois pour Mains libres, deux fois pour Casque 5

6 6 Casque/M libres appuyer une fois pour Casque, deux fois pour Mains libres Dans le sous menu Vol micro casque, vous pouvez choisir entre Bas, Medium ou Haut en sélectionnant avec la flèche du bas et en validant avec la flèche de droite Chhooi iixx ddee llaa l ssoonnnneerri iiee dduu téél t lléépphhoonnee Pour modifier la sonnerie de votre téléphone, appuyez sur le bouton Option de votre téléphone, et appuyez ensuite 3 fois sur la flèche du bas. Vous arrivez dans le menu Tonalités, faire entrer flèche de droite, ce menu est composé de deux sous menus Sélect son et Sélect tonalité. Pour choisir la sonnerie sélectionner le premier sous-menu en appuyant sur flèche de droite, puis en appuyant sur la flèche du bas vous pouvez écouter les différentes sonneries, pour valider votre choix faire flèche de droite. Pour le sous-menu Sélect tonalité, il vous permet de choisir le type de tonalité donné pour un pays. Utiliser les flèches du bas pour faire défiler les choix puis pour valider appuyer sur flèche de droite Coonnf féérreennccee àà trrooi t iiss Méthode à appliquer : Appeler un premier correspondant ou répondre à un appel. Appuyer sur le bouton Conférences pour joindre une personne que vous souhaitez faire participer. Composer le numéro puis valider en appuyant sur la flèche droite. Vous êtes en ligne avec votre 2 e correspondant. Appuyer sur le bouton Conférences, vous êtes maintenant en conférences à trois. De plus, vous pouvez faire sortir de la conférence un correspondant, sélectionnez le avec la flèche du bas puis valider en appuyant sur Sortir. 6

7 7 2.. Auttrres opttiions Chhooi iixx ddee llaa l llaanngguuee l ddeess meennuuss dduu téél t lléépphhoonnee Appuyer sur Option, puis une fois sur flèche du bas, entrer dans le menu Langue en appuyant sur la flèche de droite. Faites défiler les différents choix en appuyant sur la flèche du bas puis sélectionner en appuyant sur flèche de droite. Pour sortir appuyer sur la flèche de gauche Rééggl lleerr ddaat tee eet t hheeuurree Pour régler la date et l heure du téléphone à partir de celui-ci, appuyer sur le bouton Option, puis 2 fois sur la flèche du bas jusqu au menu Heure et date. Entrer dans ce menu en appuyant sur la flèche de droite, ce menu est composé de Horaire serveur, Heure, Date, Format heure, Fuseau, Heure d été. Dans le sous-menu Horaire serveur, il vous faut entrer l adresse du serveur de temps. Par défaut, vous pouvez mettre le NetXServ. Pour valider, appuyer sur la flèche de droite puis celle de haut pour sortir. En appuyant sur flèche du bas, vous arrivez dans le sous-menu Heure, dans lequel vous pouvez régler l heure du téléphone. Pour valider, appuyer sur la flèche de droite puis celle de haut pour sortir. En appuyant sur la flèche du bas, vous arrivez dans le sous-menu Date, dans lequel vous pouvez entrer la date En appuyant sur la flèche du bas, vous arrivez dans le sous-menu Format Heure, vous devez utiliser la flèche de droite pour choisir entre 24h et 12h, ensuite flèche du haut pour sortir. En appuyant sur la flèche du bas, vous arrivez dans le sous-menu Fuseau, dans lequel vous pouvez choisir votre fuseau horaire, appuyer sur flèche de droite, puis sur * pour avoir la liste des pays. Utilisez la flèche du bas pour trouver votre pays, et après la ville la plus proche, puis sur la flèche de droite pour valider votre choix. En appuyant sur flèche du bas, vous arrivez dans le sous-menu Heure d été, dans lequel vous pouvez indiquer s il y a 30 min de décalage ou une heure ou bien le mettre en automatique, nous vous le conseillons de le laisser désactiver puisque c est le NetXServ qui va lui indiquer l heure LLeess rreennvvooi iiss Attention : les renvois configurés sur le NetXServ ou les actions en cas d occupation ou de non réponse sont prioritaires par rapport à la programmation des renvois sur le téléphone. Les renvois du téléphone ne sont pas utilisables ni nécessaires puisque le NetXServ propose ces fonctionnalités. 7

8 Uti iil lli iisseerr llee l jjoouurrnnaal j ll ddeess aappppeel llss Pour afficher le journal des appels, appuyez sur le bouton «configurer» pour afficher le journal d appels. Le texte suivant est affiché à l écran : «Liste demandeurs nombres entrées» et on utilise la flèche du haut pour voir les derniers appels reçus ou perdus. La flèche du bas permet de voir les appels reçus ou perdus les plus anciens. SI vous voulez rappeler un numéro qui apparaît dans la liste, il vous suffit de rester dessus et d appuyer sur L1. Les appels reçus sont symbolisés par un téléphone avec le combiné décroché, tandis que les appels perdus sont symbolisés par un téléphone avec son combiné raccroché Raappppeel lleerr rraappi iiddeemeennt t uunn ccoorrrreessppoonnddaannt t Il vous suffit d appuyer sur la touche, la liste des appels que vous avez passés apparaît, choisissez le correspondant à rappeler avec les flèches haut et bas, puis une fois choisi, appuyer sur la touche L1 pour appeler ce correspondant Suupppprri iimeerr lli liisst tee ddeess aappppeel llss rreeççuuss eet t ppeerrdduuss Pour effacer le Journal des appels, il suffit d entrer dans le menu Services (première des touches programmables) puis de sélectionner «Liste des demandeurs». Appuyer deux fois sur «Supp liste» et «OK», puis «Sortir» Suupppprri iimeerr lli liisst tee ddeess aappppeel llss eef ffeecct tuuééss Pour effacer la liste des appels effectués, il suffit d appuyer sur «Supprimer», puis sélectionner «Tout supprimer». et de choisir Rééppeerrt tooi iirree Pour accéder au répertoire, il suffit d appuyer sur le bouton configurer pour le Répertoire et de naviguer dedans en utilisant les flèches haut et bas. Appuyez sur L1 pour appeler le correspondant si vous le souhaitez. Pour entrer une personne dans le répertoire, appuyer sur Répertoire, puis sur Mémoire. Ensuite entrez le numéro de téléphone, puis appuyez sur Mémoire entrer le nom de la personne. Puis encore une fois Mémoire pour valider le nom, une autre fois pour choisir la ligne, et une dernière fois pour sortir du mode créer un compte. Pour supprimer un compte ou une personne, appuyez sur Répertoire, sélectionner la personne avec son numéro, puis appuyer sur Supprimer pour faire la demande de suppression, et encore une fois Supprimer pour valider votre choix. 8