Charte de fonctionnement du Conseil des Sages de la Ville de Chalon-sur-Saône

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Yves Ménard
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1 Charte de fonctionnement du Conseil des Sages de la Ville de Chalon-sur-Saône Préambule, La présente charte de fonctionnement a pour objet de préciser le cadre et les modalités de fonctionnement du Conseil des Sages de Chalon-sur-Saône. Elle sert de base à l élaboration du règlement intérieur par le Conseil des Sages. La création du Conseil des Sages dans notre ville témoigne de la volonté municipale de faire des retraités et personnes âgées des acteurs à part entière de la vie de la cité. Ces habitants sont animés du désir de servir et de donner un sens solidaire et citoyen à leur vie en mettant à disposition leurs compétences acquises au fil des années, leur temps et leur connaissance de la cité. La présente charte n a de sens que si tous, élus et membres du Conseils des Sages, sont animés d une véritable volonté participative, d écoute et de respect mutuel, La présente charte répond à un besoin de codification des règles de fonctionnement entre la collectivité et le Conseil des Sages. La présente charte est évolutive. La décision de mettre en place un Conseil des Sages relève exclusivement de la décision du Conseil Municipal qui en définit les critères pour être membres, les moyens et le cadre de l intervention. Les membres du Conseil des Sages ont vocation de s intéresser au bien commun et ne visent pas à défendre leur spécificité sociale et catégorielle. Ils travaillent en toute indépendance dans le plus grand respect des libertés fondamentales de pensée et d opinion. Ils s interdisent tout prosélytisme philosophique, religieux et politique. Page 1/5

2 Article 1 er : Objet Le Conseil des Sages est une instance de consultation, de concertation, de réflexion, de propositions en faveur de la vie de la cité, mise en place par le Conseil Municipal de la Ville de Chalon-sur-Saône. Le Conseil des Sages doit s intéresser aux préoccupations de l ensemble des habitants et sur des sujets d intérêt général. Article 2 : Qualité de l engagement L engagement au Conseil des Sages est libre, bénévole et gratuit. La fonction de membre du Conseil des Sages ne donne droit à aucun avantage particulier pour ses membres. Article 3 : Obligation de réserve Dans l exercice de leur fonction, les membres du Conseils des Sages sont tenus à un devoir de réserve sur les dossiers étudiés et sur les débats à l intérieur du Conseil, tant vis-à-vis de la presse que de toute personne physique ou morale. Article 4 : Fonctionnement des instances du Conseil des Sages Le Conseil des Sages se réunit en Assemblée plénière au moins une fois par trimestre sous la présidence du Maire de Chalon-sur-Saône ou de son représentant. Le Maire est assisté des élus municipaux en charge de la citoyenneté et de la démocratie participative, qui siègent de droit. Il peut solliciter la présence de tout élu en charge du dossier examiné par le Conseil des Sages. Le Conseil des Sages rédige son règlement intérieur sur la base de cette Charte. 4.1 : l assemblée plénière Le Conseil des Sages exprime un avis collectif. L assemblée plénière est la seule instance à pouvoir le formaliser. Pour ce faire, elle entend le rapport des différents ateliers, délibère et se prononce à la majorité des membres présents. Au cours des séances plénières qui sont publiques, les membres du Conseil des Sages rendent compte au Maire de leurs activités. En dehors de ces Assemblées plénières, ils peuvent se réunir collectivement au cours de réunions de travail, hors la présence du public. 4.2 : les ateliers thématiques Les ateliers sont mis en place par l instance plénière en fonction des thèmes validés. Néanmoins, les ateliers sont en nombre réduit pour favoriser une large participation des Sages. Le travail thématique comporte 3 phases : réflexion, concertation, propositions. Page 2/5

3 4.3 : la coordination Le Conseil des Sages est coordonné par deux Vice-présidents, une femme et un homme, désignés par lui en son sein. Les Vice-présidents ont pour missions : de veiller au respect des principes fondateurs du Conseil des Sages tels que prévus dans la délibération du Conseil Municipal du 24 septembre 2009, de veiller à l application du Règlement intérieur du Conseil des Sages, d être les interlocuteurs du Maire en dehors des séances plénières, d établir l ordre du jour des Assemblées plénières, de convoquer les Sages aux réunions plénières, cela dans les délais fixés par le Règlement intérieur, de réunir le Secrétariat du Conseil, 4.4 : le Secrétariat du Conseil des Sages Il est composé des deux Vice-présidents, des rapporteurs et animateurs des ateliers existants au moment de la réunion, Il assure le bon fonctionnement administratif du Conseil des Sages, la liaison et la cohésion entre les ateliers, Article 5 : Relations avec le Conseil municipal 5.1- saisines : Outil de consultation, de concertation, de réflexion et force de propositions, le Conseil des Sages peut intervenir : - Le Maire propose au Conseil municipal une liste de sujets sur lesquels il souhaite recueillir l avis du Conseil des Sages. Après approbation du Conseil municipal, le Maire transmet au Conseil des Sages des lettres de mission qui indiquent l objet de la consultation, formulent des préconisations et précisent le calendrier de restitution, - à la demande de son instance plénière et en accord avec le Maire. Pour vérifier son adhésion, le Conseil des Sages formule par lettre au Maire, le sujet dont il souhaite se saisir en lui exposant les problématiques d intérêt général relations entre les deux instances : Le Conseil Municipal est détenteur du pouvoir décisionnel. Il s organise pour solliciter l avis du Conseil des Sages. Pour ce faire, dans le cadre de commissions municipales de projets et prospectives, à la demande du Président de la commission, des représentants du Conseil des Sages peuvent être entendus sur les questions qu ils ont ou ont eu à connaître dans leur mission de consultation. Page 3/5

4 5.3- rapports d activité : Le bilan annuel de l activité du Conseil des Sages fait l objet d une communication en Conseil municipal. A cette occasion, les Vice-présidents sont invités à assister à la séance. Article 6 : Appui logistique La Direction de l Animation locale et de la citoyenneté coordonne le fonctionnement, l animation et la logistique au quotidien du Conseil des Sages. Pour ce faire, elle met à disposition des moyens nécessaires à l activité du Conseil des Sages Article 7 : Déplacements Les déplacements extérieurs au territoire communal d un membre du Conseil des Sages font l objet d un ordre de mission établi et visé par la Direction de l Animation locale et de la citoyenneté et signé par l élu de référence du Conseil. Article 8 : Remplacement des membres du Conseil des Sages En cas de besoin, sont remplacés : les membres démissionnaires, les membres perdant les conditions d exercice de leur fonction, les membres décédés. Les démissions doivent être adressées par courrier à l attention de Monsieur le Maire. Sont considérées comme perdant les conditions d exercice de leur fonction, les personnes absentes sans excuses à trois réunions plénières consécutives, et les personnes sans présence effective pendant une année. Les nouveaux membres sont nommés par le Conseil Municipal sur proposition du Maire pour la durée restant à courir. Article 9 : Ouverture des réunions à des personnes extérieures Dans le cadre de leurs travaux, les ateliers peuvent solliciter le concours des services techniques et/ou administratifs de la Ville après demande formulée par les Vice-présidents auprès de la Direction Générale des Services de la Ville par l intermédiaire de l animateur du Conseil des Sages. Ils peuvent également auditionner toute personne en lien avec leurs travaux. La mise en rapport est faite par l animateur du Conseil des Sages après accord de la Direction Générale des Services. Page 4/5

5 Article 10 : Litige interne au Conseil des Sages En cas de litige avec un membre du Conseil des Sages, une commission de médiation se réunit pour statuer sur l attitude à adopter. Cette commission est composée de l élu de référence du Conseil des Sages (ou son représentant), des Vice-présidents du Conseil des Sages, du Directeur du service Citoyenneté et Démocratie participative (ou son représentant), de l animateur du Conseil des Sages, des animateurs de chaque atelier en activité à la date de la réunion. Article 11 : Commission mixte Chaque année, une commission mixte Conseil des Sages Ville de Chalon-sur-Saône se réunit pour examiner toute question d ordre administratif liée au fonctionnement. Cette commission est composée de l élu de référence du Conseil des Sages (ou son représentant), des Vice-présidents du Conseil des Sages, du Directeur du service Citoyenneté et Démocratie participative (ou son représentant), de l animateur du Conseil des Sages, des animateurs de chaque commission thématique en activité à la date de la réunion. Article 12 : Modification La présente Charte de fonctionnement du Conseil des Sages de Chalon-sur-Saône peut faire l objet de modification à la demande de l Assemblée plénière auprès du Conseil Municipal de la Ville de Chalon-sur-Saône. Page 5/5

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