UPDATING THE AMICUS UNION CATALOGUE

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1 UPDATING THE AMICUS UNION CATALOGUE About the Union Catalogue The Union Catalogue in AMICUS contains more than 20 million bibliographic descriptions, location and holdings information for continuing resources and monographs, in all subject areas, in all languages, held in more than 1300 Canadian libraries. Included are: electronic resources, maps, microforms, newspapers and works in special format (Braille, large print, talking books, described videos, captioned videos) for persons who are print or hearingimpaired. Contributing to the Union Catalogue There are two methods of contributing records to the Union Catalogue: MARA, and Update Locations. Both services are free of charge. Machine Readable Accessions (MARA) Libraries that are able to send their records electronically in MARC format should send their records to the Union Catalogue using the available MARA service. The procedure is quite simple: 1. Contact the Union Catalogue, and the MARA coordinator will provide you with reporting instructions and arrange to have an FTP account created for your library. 2. When your FTP account is active, send a test file of roughly 2000 records (including all possible formats and cataloguing) to the Union Catalogue for analysis. 3. From the analysis of your test file, conversion specifications, and a conversion program will be written specifically for your library. 4. Once the conversion program has been tested and finalized, you may send the entire contents of your database for loading into AMICUS, and will be required to establish a reporting schedule for updates. For large retrospective files, it can take several months to load the file, while current updates are loaded within 24 to 48 hours of arrival. For further information, please consult the Guidelines for reporting Machine- Readable Accessions (MARA) to the National Library of Canada's Union Catalogue: 1

2 Update Locations on AMICUS Web Libraries that cannot send their records electronically in MARC format should use the Update Locations service offered by the Union Catalogue Division. This service can also be used when a MARA library is unable to submit delete records for items withdrawn from its collection. For further information, please consult the Update Locations on AMICUS Web site: Contact Us Union Catalogue Division Library and Archives Canada 395 Wellington Street Ottawa, ON K1A 0N4 CANADA Telephone: (819) or (Toll free in Canada) Fax: (819) union.catalogue@lac-bac.gc.ca 2

3 CANRES-L USAGE GUIDELINES Welcome to CANRES-L an electronic forum for discussion of issues related to resource sharing in Canada. The purpose of this listserv is to facilitate the exchange of information about interlibrary loans and resource sharing in Canada. This listserv is an initiative of the National and International Programs and the Interlibrary Loan Division at Library and Archives Canada. This listserv is open to anyone interested in the following issues: interlibrary loans and document delivery, including policies and practices. resource discovery tools such as union catalogues, virtual catalogues. standards of interest to resource sharing such as the ILL Protocol (ISO 10160/10161) and the IPIG Profile, Z39.50 and the Bath Profile, NCIP, etc., and directory applications relating to resource sharing and interlibrary loans such as the Canadian Symbols Directory and the implementation of a national resource sharing directory network using X.500/LDAP. Interlibrary loan software. resource sharing in general. Participants are encouraged to use this listserv to: Meet colleagues and specialists from across the country working in interlibrary loans/resource sharing, Discuss issues of common interest and solicit feedback and information, Collaborate on projects to contribute to the development of resource sharing in Canada, Share information about service development and transformation of the traditional barriers and processes in resource sharing, Disseminate information relating to interlibrary loans/resource sharing in Canada. CANRES-L submissions are being archived The listowner can be contacted at: CANRES-L@lac-bac.gc.ca To subscribe to the list: Send an to the following address: LISTSERV@INFOSERV.NLC-BNC.CA In the body of the message: Subscribe CANRES-L Firstname Lastname To post messages to the list, send messages to: CANRES-L@INFOSERV.NLC-BNC.CA Feel free to post in English or in French. LISTSERV commands follow. 1

4 For further information, please contact: Client Services Coordinator Interlibrary Loan Services Library and Archives Canada Telephone: (613) Fax: (613) ******************************************* Common LISTSERV Commands ******************************************* CANRES-L uses the LISTSERV(tm) software. Information about advanced commands for LISTSERV can be retrieved by sending the following To: Message: INFO REFCARD All commands to LISTSERV should be in the body of the message (starting on the first line), and NOT in the subject field (which should always be left blank). Since the interface used is English, all commands to LISTSERV must be in English. SIGNOFF CANRES-L * To remove your name from the list. INFO CANRES-L * To obtain information about the list. GET CANRES-L WELCOME * To obtain the latest copy of this Welcome message. SET CANRES-L NOMail * This will stop postings from being sent to you until you reset your status -- Please use this when you go on holidays or will not be reading your regularly. SET CANRES-L Mail * This will reset your NOMail status and allow you to begin receiving messages from the list again. SET CANRES-L DIGest * To receive one message per day that contains all the daily postings to the list. SET CANRES-L ACK * To receive a system-generated acknowledgment each time you post a message to the list (this is the default). SET CANRES-L NOACK * To NOT receive acknowledgments each time you post to the list. SET CANRES-L REPro 2

5 * To receive "carbon copies" of messages that you post to the list. SET CANRES-L NOREPro * To NOT receive copies of what you post to the list (this is the default). INDex CANRES-L * To obtain an index of monthly archival notebook logs containing what has been posted to the list. GET CANRES-L LOGYYMM * To retrieve a monthly log file from the list archive. Specify which year and month by replacing the YY and MM. (For example, GET CANRES-L LOG9710 will retrieve the log file for October 1997.) REVIEW CANRES-L * To get a list of non-concealed subscribers to the list, preceded by the list header parameters. SET CANRES-L CONCEAL * To conceal your name and address from anyone using the REVIEW command for the list. HELP CANRES-L * To obtain a short list of common LISTSERV commands. May

6 DIRECTIVES D UTILISATION DE CANRES-L Bienvenue à CANRES-L, un forum de discussion en ligne sur des questions de mise en commun des ressources au Canada! L objectif de ce serveur de liste est de faciliter les échanges de renseignements concernant les prêts entre bibliothèques et la mise en commun des ressources au Canada. Il s agit d une initiative des Programmes nationaux et internationaux et de la Division des services des prêts entre bibliothèques de Bibliothèque et Archives Canada. Ce serveur de liste est offert à quiconque s intéresse aux sujets suivants : prêts entre bibliothèques et prestation de documents, y compris les politiques et les pratiques; outils de recherche de ressources tels que catalogues collectifs et catalogues virtuels; normes d intérêt pour ce qui est de la mise en commun des ressources telles que le protocole de PEB (ISO 10160/10161), le profil IPIG, la norme Z39.50 et le profil Bath, NCIP, etc.; applications annuaire relatives à la mise en commun des ressources et aux prêts entre bibliothèques telles que le répertoire de Sigles et politiques de prêt entre bibliothèques au Canada et la mise en œuvre d un réseau annuaire national de mise en commun des ressources utilisant X.500/LDAP; logiciel de prêts entre bibliothèques; mise en commun des ressources en général. Les participants sont invités à utiliser ce serveur de liste pour : rencontrer des collègues et des spécialistes de partout au Canada travaillant aux prêts entre bibliothèques et à la mise en commun des ressources; discuter de problèmes d intérêt commun et solliciter rétroaction et renseignements; collaborer à des projets afin de participer à l élaboration de la mise en commun des ressources au Canada; partager des renseignements concernant l élaboration du service et les transformations des obstacles traditionnels et des processus de mise en commun des ressources; diffuser les renseignements concernant les prêts entre bibliothèques et la mise en commun des ressources au Canada. Les soumissions concernant CANRES-L sont terminées Vous pouvez communiquer avec votre propriétaire de liste à : CANRES-L@lac-bac.gc.ca 1

7 Pour vous abonner à la liste, faites parvenir votre message à l adresse suivante : LISTSERV@INFOSERV.NLC-BNC.CA en indiquant dans le corps du message : SUBSCRIBE CANRES-L Prénom Nom Pour afficher des messages dans la liste, faites-les parvenir à : Les communications peuvent se faire soit en anglais soit en français. Les commandes de LISTSERV suivent. Pour plus de renseignements, on peut communiquer avec : Coordonnatrice de service aux clients Service de Prêt entre bibliothèques Bibliothèque et Archives Canada Téléphone : (613) Télécopieur : (613) Courrier électronique : illservicespeb@lac-bac.gc.ca ******************************************* COMMANDES COURANTES DE LISTSERV ******************************************* CANRES-L se sert d'un logiciel LISTSERV(md). On peut récupérer des renseignements au sujet des commandes avancées de LISTSERV en envoyant le message suivant : A : LISTSERV@INFOSERV.NLC-BNC.CA Message : INFO REFCARD Toutes les commandes à LISTSERV doivent figurer dans le corps du message (à partir de la première ligne), et NON du champ d'objet (qui doit être toujours laissé en blanc). Puisque le logiciel est en anglais, toutes les commandes à LISTSERV doivent être en anglais. SIGNOFF CANRES-L * Pour retirer votre nom de la liste. INFO CANRES-L * Pour obtenir des renseignements sur la liste. GET CANRES-L WELCOME * Pour obtenir un éxemplaire courant de ce message de bienvenue. SET CANRES-L NOMail * Vous interromprez ainsi les inscriptions envoyées à votre intention jusqu'à ce que vous rétablissiez votre situation. Veuillez utiliser cette caractéristique lorsque vous partez en congé ou que vous ne comptez pas lire votre courrier électronique regulièrement. 2

8 SET CANRES-L Mail * Cette commande vous permet de réactiver votre état afin de pouvoir commencer à recevoir des messages de la liste. SET CANRES-L DIGest * Pour recevoir un message par jour qui contient tous les affichages quotidiens à la liste. SET CANRES-L ACK * Pour recevoir un accusé de réception produit par le système chaque fois que vous inscrivez un message sur la liste (c'est la valeur par défaut). SET CANRES-L NOACK * Pour ne PAS recevoir un accusé de réception chaque fois que vous inscrivez un message sur la liste. SET CANRES-L REPro * Pour recevoir des "copies conformes" des messages que vous inscrivez sur la liste. SET CANRES-L NOREPro * Pour ne PAS recevoir de copies des messages que vous inscrivez sur la liste (c'est la valeur par défaut). INDex CANRES-L * Pour obtenir un index des fichiers d'archives mensuelles contenant les inscriptions sur la liste. GET CANRES-L LOGAAMM * Pour extraire un fichier mensuel des archives de la liste, préciser l'année et le mois en remplacant AA et MM. (Par exemple, GET CANRES-L LOG9710 extraira le fichier pour octobre 1997.) REVIEW CANRES-L * Pour obtenir des renseignements au sujet d'une liste, notamment des abonnés. SET CANRES-L CONCEAL * Cette commande vous permet de cacher votre nom aux autres abonnés. HELP CANRES-L * Pour obtenir une brève liste des commandes de LISTSERV. Mai