Chapitre 3 Un peu plus de technique

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1 12 Chapitre 3 Un peu plus de technique I) Écrans et menus A)La fenêtre Excel B) Barres d'outils Parmi les outils offerts par Excel on trouve : les outils de manipulation de fichiers, les outils de tri,

2 13 l'assistant graphique, les outils mathématiques, les outils d'édition, et des outils de mise en forme. C) Menus de commande Les menus de commandes sont proposés dans la barre de menus en cliquant avec le bouton gauche de la souris. Les commandes non disponibles momentanément apparaissent en grisé dans les menus. Lorsque la commande apparaît dans le menu suivie de points de suspension (...), elle entraîne l'affichage d'une boîte de dialogue qui propose différentes options. Voici les principaux : le menu Fichier, le menu Édition, le menu Insertion, le menu Données.

3 14 Menus FICHIER Edition insertion Menu Données D) Menus contextuels Ces menus concernent l'objet pointé par le curseur ou sélectionné (mis en surbrillance par balayage avec la souris). Ils sont accessibles en cliquant avec le bouton droit de la souris Exemple : menu contextuel correspondant à une cellule

4 15 II) Cellules A) Adressage Une cellule peut être repérée par rapport à la position courante du curseur : c'est l'adressage relatif. Exemple : B3 Elle peut aussi être repérée par sa place par rapport à la feuille de calcul entière : c'est l'adressage absolu. Exemple : $B$3 On peut utiliser aussi les références mixtes. Exemple : $B3 A B C D 1 TVA :20,6 % 2 3 article PRIX H.T. PRIX T.T.C. 4 écran 1500 F =B4*(1+B1) 5 imprimante 2500 F =B5*(1+B2) (ne convient pas) 6 Adressage relatif La cellule C4 contient la formule =B4*(1+B1) c'est-à-dire la valeur de la case située 1 case à gauche (prix Hors Taxes de l'écran) multipliée par (1+20,6%). B1 est l'adresse relative de la cellule qui contient le nombre 0,206 ; la cellule C4 affichera 1809 F, mais contient la formule =B4*(1+B1)! Si on recopie (à l'aide du menu ou de la souris) le contenu de la cellule C4 vers la case voisine en bas, celle-ci contiendra =B5*(1+B2), et affichera un message d'erreur, puisque B2 ne contient pas de valeur.

5 16 Adressage absolu A B C D 1 TVA :20,6 % 2 3 article PRIX H.T. PRIX T.T.C. 4 écran 1500 F =B4*(1+$B$1) 5 imprimante 2500 F =B5*(1+$B$1) 6 La cellule C4 contient la formule =B4*(1+$B$1). $B$1 est l'adresse absolue de la cellule qui contient le nombre 0,206 ; la cellule C4 affichera 1809 F. Si on recopie (à l'aide du menu ou de la souris) le contenu de la cellule C4 vers la case voisine en dessous, celle-ci contiendra =B5*(1+$B$1), et affichera 3015 F. La cellule $B$1 peut être nommée ; on pourrait l'appeler taux. La formule inscrite dans la cellule C4 serait alors =B4*(1+taux), qui est beaucoup plus lisible. Remarque : la formule utilise une référence relative et une référence absolue. Adressage mixte Dans l'exemple précédent, pour la cellule C4, on aurait pu utiliser comme formule =B4*(1+B$1) puisque la recopie vers le bas n'incrémente que le numéro de ligne. B$1 est un adressage relatif en numéro de colonne et absolu en numéro de ligne. On peut aussi utiliser l'adressage mixte inverse : adressage relatif en numéro de ligne et absolu en numéro de colonne. B) Nommer une cellule Dans la mise en oeuvre des fonctions, il est conseillé de travailler avec des zones nommées. Ces noms sont aussi très utiles dans le cas de paramètres dans les feuilles de calcul. En effet, ces cellules sont souvent utilisées en références absolues. Nommer ces cellules améliore considérablement la lisibilité des formules. Pour nommer une cellule ou une plage de cellules Sélectionner la cellule ou la plage de cellules. Pour Excel 5, 7, 97 : activer la commande INSERER NOM,(tous les noms déjà attribués dans la feuille de calcul sont listés par ordre alphabétique, on également les afficher, et les modifier, sur la petite fenêtre située en haut, à gauche de l'écran) Pour Excel 4 : activer la commande SELECTION DEFINIR UN NOM. Saisir le nom choisi et les cellules intéressées.

6 17 On peut, par ces commandes, modifier un nom et les références associées à un nom, ou supprimer un nom, en utilisant la boîte de dialogue ouverte. Affichage des noms et des références associées Positionner le curseur à l'endroit où on veut voir la liste s'afficher. Activer la commande INSERTION (ou SELECTION pour Excel 4) Coller un nom. Cliquer sur le bouton Coller la liste. Pour sélectionner Action nécessaire Une cellule Cliquer sur cette cellule Une plage de cellules Appuyer sur la première cellule et faire glisser sur les autres Une ligne Cliquer sur le numéro de la ligne Une colonne Cliquer sur le numéro de la colonne Toute la feuille de calcul système Cliquer sur le rectangle situé au-dessous de l'icône Plusieurs zones de la Sélectionner la première zone, appuyer sur la feuille de calcul touche Ctrl et sélectionner les autres zones C) Sélectionner à la souris Remarque : L'application de toute nouvelle sélection désactive la sélection précédente D) Copier une cellule Pour copier une cellule ou une plage de cellules, il suffit de : sélectionner la zone à copier, de placer le pointeur de souris sur le contour (il se transforme en une flèche) d'appuyer sur la touche en cliquant avec le bouton gauche de la souris de placer le pointeur à l'endroit destination, sans lâcher le bouton de la souris de relâcher la souris Remarques : Les références relatives des cellules sont mises à jour automatiquement, donc modifiées. On peut aussi utiliser le Presse-papiers (copier puis coller) Lorsqu'il y a copie, il y a copie des informations associées à la cellule (format, police,...). Grâce à la commande EDITION - COLLAGE SPECIAL, il est possible de ne copier que les valeurs (sans les informations associées à la cellule).

7 18 E) sélectionner la zone à copier, de placer le pointeur de souris sur le contour (il se transforme en une flèche) d'appuyer sur la touche en cliquant avec le bouton gauche de la souris de placer le pointeur à l'endroit destination, sans lâcher le bouton de la souris de relâcher la souris Remarques : Les références relatives des cellules sont mises à jour automatiquement, donc modifiées. On peut aussi utiliser le Presse-papiers (copier puis coller) Lorsqu'il y a copie, il y a copie des informations associées à la cellule (format, police,...). Grâce à la commande EDITION - COLLAGE SPECIAL, il est possible de ne copier que les valeurs (sans les informations associées à la cellule). F) Recopie incrémentée On peut recopier une formule sur les cellules voisines (en haut ou en bas, ou à droite ou à gauche). Il suffit de : sélectionner la cellule à copier, de placer le pointeur de souris sur la poignée de recopie, en bas à droite de la cellule (il se transforme en un signe +), de déplacer le pointeur dans la direction désirée, sans lâcher le bouton de la souris, de relâcher la souris. Cette commande fait gagner beaucoup de temps et évite les erreurs. Elle est très souvent utilisée dès que des cellules contiguës sont destinées à recevoir la même formule. Remarques : Les références relatives des cellules sont mises à jour automatiquement, donc modifiées. Les mises à jour sont valables pour des formules utilisant des références relatives de cellules, mais aussi pour les dates, les textes comportant des numéros en partie terminale,... Vous trouverez ci-bas quelques effets de recopies à droite de la première cellule de chaque ligne bonjour bonjour bonjour bonjour lundi mardi mercredi jeudi Nov-94 Déc-94 Jan-95 Fév-95 12/10/ /10/ /10/ /10/1994 numéro 1 numéro 2 numéro 3 numéro 4

8 19 G) Déplacer une cellule Pour déplacer une cellule ou une plage de cellules, il suffit de : sélectionner la zone à déplacer, de placer le pointeur de souris sur le contour (il se transforme en une flèche) de cliquer avec le bouton gauche de la souris de placer le pointeur à l'endroit destination, sans lâcher le bouton de la souris de relâcher la souris Remarques : Les références relatives des cellules sont conservées. On peut aussi utiliser le Presse-papiers (couper puis coller) III)Graphiques et impressions A) Réalisation d'un graphique Considérons en exemple une liste de notes sur 3 trimestres. Nous allons construire un graphique montrant l'évolution de la moyenne trimestrielle : Sélectionner la plage de cellules constituée des colonnes A1:A4 et F1:F4 (utiliser la souris et la touche Ctrl) Cliquer sur l'icône graphique ( ) de la la barre d'outils standard. Positionner, à l'aide de la souris, un coin du rectangle où vous désirez positionner le graphique, faire glisser et relâcher le bouton pour positionner le coin diamétralement opposé du graphique. Cliquer sur SUIVANT pour confirmer la plage de cellules utilisée pour le graphique. Choisir le type de graphique (histogramme, 3D,...) et cliquer sur SUIVANT. Choisir le format du graphique (échelle,...) et cliquer sur SUIVANT. Choisir données en colonnes pour le cas qui nous intéresse (mais on peut tester données en lignes, le graphique est alors mis à jour aussitôt. Préciser que la première colonne est un texte de légende. Choisir la présence ou non d'une légende, d un titre,...et cliquer sur OK. Vous pouvez voir deux résultats possibles de l'utilisation de cette méthode : l'un montrant l'évolution de la moyenne au cours des trimestres, l'autre montrant l'évolution de chaque note. l'évolution de la moyenne au cours des trimestres, l'évolution de chaque note.

9 20 B) Impression d'une feuille de calcul Utiliser le menu FICHIER - APERCU AVANT L'IMPRESSION pour voir à l'écran ce que donnera l'impression du document. Utiliser le menu FICHIER - MISE EN PAGE pour : positionner la feuille de calcul verticalement (portrait) ou horizontalement (paysage). définir le titre et le pied de page définir les options telles que affichage ou non des numéros de lignes et de colonnes affichage des valeurs des cellules ou des formules de calcul afficher ou non le quadrillage etc... Remarques : Pour imprimer la maquette : choisir l'option affichage des valeurs dans le menu MISE EN PAGE. Pour imprimer la liste des formules, choisir l'option affichage des formules dans le menu MISE EN PAGE. Pour imprimer le dictionnaire des variables : afficher la liste des noms avec les références associées par : positionner le curseur en dessous des cellules utilisées dans le document activer la commande : INSERTION : Coller un nom (pour version 5 d'excel et ultérieures) SÉLECTION : Coller un nom (pour version 4 d'excel) cliquer sur le bouton Coller la liste. compléter la liste précédente par les cellules ou plages de cellules utilisées ajouter les renseignements concernant l'utilité des cellules utilisées imprimer la page correspondante au tableau ainsi constitué, en utilisant le menu IMPRIMER, MISE EN PAGE. III) Production de données A) Extraction de données et filtres Revenons aux données concernant la société Chausse-Tout. Ajoutons l information Fabriqué en France. On obtient la feuille de calcul suivante

10 21 Marques Nike Adidas Reebock Avia Auchan Le coq sportif TOTAL ventes Fabriqué en France Non Oui Non Oui Oui Oui Paires vendues Pour obtenir les ventes françaises exclusivement, on peut effectuer une extraction, dans laquelle les éléments à préciser à Excel sont les suivants Zone base de données : [CHAUSSUR]BILAN!A2:C8 Critères : >Fabriqué en France="Oui" et Paires vendues < Colonnes extraites : Marques et Paires vendues Zones destinations : à partir de [CHAUSSUR]BILAN!D4 Le résultat sera le suivant : Marques Auchan Le coq sportif Paires vendues B) Tableaux croisés dynamiques (présentation) Certains tableaux de données UFR Formation contiennent plusieurs fois les vahistoire Licence leurs. Il peut être intéressant de Maths Licence faire des regroupements croisés Histoire Maîtrise. Si on prend par exemple la feuille de calcul ListeForm.xls qui mémorise la liste des étudiants inscrits aux différentes formations, on peut déduire par exemple le nombre d'étudiants inscrits à chaque UFR formation. Il sera alors intéressant de présenter les résultats sous la forme suivante : Licence NumCarte Formation Maîtrise Histoire Maths... C) Tableaux croisés dynamiques (réalisation) Pour le problème précédent on a les spécifications suivantes : Zone Base de données : ListeForm.XLS!$A$1:$C$200 Champ(s) pour les lignes : UFR Champ(s) pour les colonnes : FORMATION...

11 22 Champ des valeurs : NumCarte Calcul : Décompte Démarche à suivre : Sélectionner la plage de cellules contenant les données en plaçant le curseur sur une des cellules de la plage concernée (ou, pour Excel 4, en la définissant comme Base de Données à l'aide du menu Données). Utiliser, dans le menu données, les tableaux croisés, pour demander l affichage sous forme de tableau : UFR en lignes, Formation en colonnes, décompte des étudiants en valeurs. Demander la construction d un Tableau croisé (menu Données) sur une nouvelle feuille de calcul. Voici ci-contre la boîte de dialogue qui permet, par glissement des champs, avec la souris, de déterminer le champs en ligne, en colonne, en données D) Consolidations Une consolidation consiste à rassembler des données venant de plusieurs plages de cellules en faisant un calcul (somme, moyenne, etc...) sur les données numériques. On distingue deux types de consolidation : par position : les calculs sont effectués sur les données repérées par leur position dans la plage de cellules ; par catégories : les calculs sont effectués en repérant les étiquettes inscrites en colonne de gauche des plages de cellules. Il faut préciser l'opération, les zones SOURCES, la zone DESTINATION. Par exemple, pour obtenir le cumul des nombres de paires vendues pour

12 23 Opération : SOMME Le résultat sera le suivant : Total des ventes Marques Paires vendues Nike Adidas Zones sources : [CHAUSSUR]PARIS!A4:B6 Reebock Zone destination : [CHAUSSUR]LILLE!A4:B5 Avia [CHAUSSUR]LYON!A4:B5 Auchan à partir de [CHAUSSUR]BILAN!A3 Catégories en colonnes de gauche Liée aux données sources Le coq sportif E) Tris Un tri permet de ranger dans un ordre croissant ou décroissant une plage de cellules dans les deux sens : du haut vers le bas (c'est-à-dire en colonnes) ou bien de gauche à droite (c'est-à-dire en lignes). Il faut veiller à sélectionner la plage entière à trier. Pour trier les notes des étudiants dans l'ordre alphabétique des noms et prénoms, il faut d'abord placer le curseur dans une cellule de la plage rectangulaire formant la zone Base de Données. Ensuite, ouvrir la boîte de dialogue de tri par le menu Données + Trier. Notes de six étudiants à différents contrôles Nom Prénom Maths Français Informatique Landemin Roméo Atte Tom Idléver Yves Iddonk Ahmed Emphaillite Mélusine Atte Pat

13 24 La première clé de tri est le nom, la deuxième est le prénom. Le bouton Options permet de choisir le type de tri : en ligne ou en colonne. On obtiendra des résultats différents selon que l'on utilise des critères différents à partir du même tableau : Tri de haut en bas, dans l'ordre alphabétique des noms (et, en cas Tri de haut en bas, dans l'ordre alphabétique des noms (et, en cas d'égalité, des prénoms) Nom Prénom Français Informatique Maths Atte Pat Atte Tom Emphaillite Mélusine Iddonk Ahmed Idléver Yves Landemin Roméo d'égalité, des prénoms) Tri de gauche à droite, dans l'ordre alphabétique des matières Tri de gauche à droite, dans l'ordre alphabétique des matières Nom Prénom Français Informatique Maths Landemin Roméo Atte Tom Idléver Yves Iddonk Ahmed Emphaillite Mélusine Atte Pat