Assemblée générale annuelle du GRIS Estrie Procès-verbal. Salle de la CSN Estrie 180, Côte de l Acadie, Sherbrooke 11 juin 2015, 18 h 30

Transcription

1 Assemblée générale annuelle du GRIS Estrie Procès-verbal Salle de la CSN Estrie 180, Côte de l Acadie, Sherbrooke 11 juin 2015, 18 h 30 Membres présents (23) : Alexandre, Dominic Bergeron, Charles Bilodeau, Thomas Boisvert, Marie-Pier Bolduc, Sonia Bougie, Véronique Côté, Brigit Côté-Poirier, Marie-Laurence Descheneaux, Michel Dodier, Sylvain Hamel, Valérie Hamon, Mariig Hébert, Louis-Philippe Lemieux, Steve Marcotte, Philippe McCann, Pierre Otis, Joanie Pallegoix, Luc Pelletier Gilbert, Myriam Pinard, Émilie Roy, Mathieu Tétreault, Nancy Tremblay, Sandy 1. Accueil et mot de bienvenue Myriam Pelletier Gilbert souhaite la bienvenue aux membres présents. 2. Ouverture de l'assemblée Myriam Pelletier-Gilbert propose l ouverture de l assemblée. 3. Élection de la présidence et du secrétariat d assemblée et d élection Il est proposé par Myriam Pelletier Gilbert Appuyée par Jimmy Forgues De nommer Sandy Tremblay à la présidence d assemblée; De nommer Pierre McCann au secrétariat d assemblée. 4. Présentation et adoption de l'ordre du jour Il est proposé par Véronique Bougie Appuyée par Sylvain Dodier D adopter l ordre du jour tel que proposé.

2 5. Adoption du procès-verbal de l assemblée générale constitutive du 4 juin 2014 Il est proposé par Marie-Pier Boisvert Appuyé par Joanie Otis D adopter le procès-verbal de l assemblée générale constitutive du 4 juin Présentation du rapport annuel À tour de rôle, des membres sortants du conseil d administration présentent les différentes sections du rapport annuel. Il est proposé par Marie-Pier Boisvert Appuyé par Jimmy Forgues De féminiser le texte du rapport annuel du GRIS Estrie. Il est proposé par Michel Descheneaux Appuyé par Brigit Côté D adopter le rapport annuel du GRIS Estrie tel que présenté. 7. Propositions de modifications aux règlements généraux Joanie Otis présente les propositions de modifications aux règlements généraux émanant du conseil d administration. Avant les modifications 4.1 NOMBRE Les affaires de l organisation sont administrées par un conseil d administration composé de sept (7) membres élus âgés d au moins dix-huit (18) ans et occupant les postes suivants : présidence, vice-présidence, secrétariat, trésorerie, administrateur 1, administrateur 2 et administrateur 3. La direction générale de l organisme y siège d office, sans droit de vote. Propositions de modification 4.1 NOMBRE Les affaires de l organisation sont administrées par un conseil d administration composé de sept (7) membres élus âgés d au moins dix-huit (18) ans. et occupant les postes suivants : présidence, vice-présidence, secrétariat, trésorerie, administrateur 1, administrateur 2 et administrateur 3. La direction générale de l organisme y siège d office, sans droit de vote. Afin de remplir certains besoins et mandats de l organisation, le conseil d administration peut également nommer deux (2) administrateurs supplémentaires à la suite de l assemblée générale annuelle. Assemblée générale annuelle du GRIS Estrie, 11 juin

3 4.2 DURÉE DU MANDAT La durée du mandat de chaque administrateur est de deux ans à compter de la date de son élection. Un administrateur demeure en fonction jusqu à l expiration de son mandat ou jusqu à la date effective de sa démission. 4.3 ALTERNANCE Les mandats de la présidence, de la trésorerie et de l administrateur 2 sont renouvelables aux années paires. Les mandats de la vice-présidence, du secrétariat, de l administrateur 1 et de l administrateur 3 sont renouvelables aux années impaires. 4.2 DURÉE DU MANDAT La durée du mandat de chaque administrateur élu est de deux ans à compter de la date de son élection. Un administrateur demeure en fonction jusqu à l expiration de son mandat ou jusqu à la date effective de sa démission. La durée du mandat des administrateurs nommés par le conseil d administration est d un an. 4.3 ALTERNANCE Les mandats de la présidence, de la trésorerie et de l administrateur 2 sont renouvelables aux années paires. Les mandats de la vice-présidence, du secrétariat, de l administrateur 1 et de l administrateur 3 sont renouvelables aux années impaires. Afin de favoriser l alternance au sein du conseil d administration, chaque année, la moitié des postes d administrateurs élus sont soumis au vote selon un mode d alternance. Trois postes sont renouvelables aux années paires, et quatre postes sont renouvelables aux années impaires. 4.5 ÉLECTIONS Les administrateurs sont élus par les membres en règle présents à l assemblée générale annuelle des membres. Seuls les candidats dont la candidature a été déposée conformément aux présents statuts sont éligibles à l élection. L assemblée procède à l élection de la présidence et du secrétariat d élection. La présidence d élection fait la lecture des bulletins de mise en candidatures reçus conformes. Dans le cas où il n y a qu un candidat pour un poste, l élection aura lieu par acclamation. Dans le cas où il y a plus d un candidat à un poste, l élection a lieu à main levée à la majorité absolue (la majorité absolue réunit 50 % plus un des voix en incluant les abstentions). Le vote secret est tenu si une personne le demande. Si aucun candidat n obtient la majorité absolue des voix, un second tour a lieu. La candidature de la personne ayant obtenu le moins de voix est alors retirée et les membres procèdent à nouveau au vote. Si un candidat n obtient toujours pas la majorité absolue, d autres tours ont lieu jusqu à ce qu une candidature obtienne 50 % plus un des voix. Un candidat qui n a pas obtenu la majorité des voix pour être élu au poste pour lequel il a posé officiellement sa candidature peut se porter candidat aux autres postes encore ouverts à l élection. Si au terme des élections, un ou des postes demeurent vacants, le conseil d administration a la responsabilité de combler ce ou ces postes. 4.5 ÉLECTIONS Les administrateurs sont élus par les membres en règle présents à l assemblée générale annuelle des membres. Seuls les candidats dont la candidature a été déposée conformément aux présents statuts sont éligibles à l élection. L assemblée procède à l élection de la présidence et du secrétariat d élection. La présidence d élection fait la lecture des bulletins de mise en candidatures reçus conformes. Toutes les candidatures sont prises pour tous les postes en élection. Il y a élection s il y a plus de candidats que de postes à pourvoir. Les membres de l assemblée élisent les administrateurs, au scrutin secret, en inscrivant sur leur bulletin de vote le nom d autant de candidats de leur choix qu il y a de poste à pourvoir. Selon le nombre de postes disponibles, les candidats ayant reçu le plus de votes seront déclarés élus. En cas d égalité de voix pour le dernier poste à combler, tous les candidats non élus passeront à un vote supplémentaire. Si l égalité persiste, le candidat ayant obtenu le moins de votes sera retranché et les autres candidats seront soumis à un autre vote supplémentaire jusqu à la victoire d un seul candidat pour le dernier poste à combler. Si au terme des élections, un ou des postes demeurent vacants, le conseil d administration a la responsabilité de combler ce ou ces postes. Assemblée générale annuelle du GRIS Estrie, 11 juin

4 4.11 QUORUM ET VOTE Le quorum des réunions du conseil est de quatre (4) administrateurs. Toute question soumise au vote lors des réunions du conseil est adoptée à la majorité simple des voix des administrateurs présents. Le vote est pris à main levée, à moins qu un administrateur ne demande le scrutin secret QUORUM ET VOTE Le quorum pour la tenue d une rencontre du conseil est composé de la moitié plus un des postes comblés. Toute question soumise au vote lors des réunions du conseil est adoptée à la majorité simple des voix des administrateurs présents. Le vote est pris à main levée, à moins qu un administrateur ne demande le scrutin secret. En cas d égalité des votes, le vote de la présidence a préséance. 5.1 DÉSIGNATION DES OFFICIERS Les officiers de l organisation sont la présidence, la viceprésidence, la trésorerie et le secrétariat. 5.1 DÉSIGNATION ET ÉLECTION DES OFFICIERS Les officiers de l organisation sont la présidence, la viceprésidence, la trésorerie et le secrétariat. Chaque officier doit être membre en règle de l organisme et du conseil d administration. Les administrateurs élus doivent, à leur première réunion suivant l assemblée générale annuelle, déterminer qui parmi eux occupera chacun des postes d officiers. Ils élisent, par vote et dans l ordre, la présidence, la vice-présidence, la trésorerie et le secrétariat. 6.1 COMPTES BANCAIRES ET SIGNATAIRES Tous les comptes bancaires doivent être ouverts au nom du GRIS Estrie. Deux signatures sont obligatoires sur les effets bancaires. La trésorerie est d office nommée signataire par le conseil d administration. Deux autres signataires parmi les officiers de la corporation sont nommés en conseil d administration. 6.1 COMPTES BANCAIRES ET SIGNATAIRES Tous les comptes bancaires doivent être ouverts au nom du GRIS Estrie. Deux signatures sont obligatoires sur les effets bancaires. La trésorerie est d office nommée signataire par le conseil d administration. Deux autres signataires parmi les officiers de la corporation sont nommés en conseil d administration. Le conseil d administration mandate la trésorerie comme l un des signataires. Elle mandate également deux autres signataires parmi les administrateurs et la direction générale. Mathieu Roy propose de réviser l article 6.1 pour que le mot «mandate» soit remplacé par «nommer» en vue de l assemblée générale annuelle Il est proposé par Marie-Pier Boisvert Appuyée par Myriam Pelletier Gilbert De féminiser les statuts et règlements généraux en vue de l assemblée générale annuelle Il est proposé par Véronique Bougie Appuyé par Marie-Laurence Côté-Poirier Assemblée générale annuelle du GRIS Estrie, 11 juin

5 D adopter les propositions de modifications aux statuts et règlements du GRIS Estrie. 8. États financiers Il est proposé par Jimmy Forgues Appuyé par Marie-Pier Boisvert D adopter les états financiers du GRIS Estrie. 9. Nomination des vérificateurs comptables pour Il est proposé par Joanie Otis Appuyée par Mathieu Roy De nommer Hélène Moreau comme vérificatrice comptable pour Cotisation annuelle Il est proposé par Véronique Bougie Appuyée par Émilie Pinard De fixer à 5$ la cotisation annuelle du membership du GRIS Estrie. 11. Orientations Émilie Pinard présente les orientations pour l année Elle mentionne notamment la tenue à l été d un lac-à-l épaule du conseil d administration afin de travailler sur la planification stratégique. Marie-Pier Boisvert émet sa volonté que le conseil d administration consulte les membres concernant les orientations qui auront été prises. Cette demande reçoit l assentiment des personnes présentes. 12. Élection des administrateurs Il est proposé par Myriam Pelletier Gilbert Appuyée par Sonia Bolduc De nommer Sandy Tremblay à la présidence d élection; De nommer Pierre McCann au secrétariat d élection. Il est proposé par Myriam Pelletier Gilbert Appuyée par Joanie Otis : Assemblée générale annuelle du GRIS Estrie, 11 juin

6 De nommer Sandy Tremblay et Pierre McCann comme scrutateurs d assemblée. Sept formulaires de candidatures de membres ont été reçus dans les délais prescrits. Il s agit des personnes suivantes : Thomas Bilodeau Véronique Bougie Brigitte Côté Marie-Laurence Côté-Poirier Michel Descheneaux Émilie Pinard Steve Lemieux Tour à tour, les personnes candidates se présentent. Les membres de l assemblée reçoivent par la suite un bulletin de vote. Après la tenue d un vote secret et dépouillement des bulletins, les personnes suivantes sont déclarées élues : Véronique Bougie Brigit Côté Émilie Pinard Steve Lemieux 13. Affaires diverses Michel Descheneaux est à la recherche de quelques photos pour imager les cinq minutes d une vidéo dans le cadre de projet L arts de faire la différence à la Cité-école Louis-Saint-Laurent d East Angus. Les personnes volontaires peuvent le contacter. Une membre de l assemblée mentionne qu il y aura une soirée de reconnaissance pour les bénévoles du GRIS le 11 juillet prochain. On précise toutefois que la soirée est sur invitation seulement et réservée aux bénévoles exclusivement. 14. Levée de l assemblée Il est proposé par Sonia Bolduc Appuyée par Mariig Hamon De lever l assemblée. Assemblée générale annuelle du GRIS Estrie, 11 juin