Novembre 2014 Assemblée générale

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1 Novembre 2014 Assemblée générale SOMMAIRE Ordre du jour 2 Modifications aux statuts et règlements 3 Équipe de direction 4 Rapport du président Rapport financier annuel Statistiques Compte-rendu de l assemblée générale Notes 14 Consultez régulièrement notre site Internet pour des activités à jour Page 1

2 Québec, 2 octobre 2014 Chers membres, Voici le temps de nous réunir en cette fin de saison pour réfléchir et discuter de la bonne marche de notre association. Vous êtes convoqué à l assemblée générale qui aura lieu le vendredi 7 novembre 2014 à compter de 19h30 à l Hôtel-Motel Bernières situé au 535, rue de l'aréna, Saint-Nicolas. Votre présence est CAPITALE, pour l avenir de notre association! Lors de cette assemblée, les membres en règle prendront connaissance du rapport annuel des administrateurs et devront en élire de nouveaux pour combler les postes vacants. Fin de mandat pour les administrateurs suivants : Jocelyn Hébert, Alain Boutin, Claude Paradis Jacques Michaud, Denis Lemieux et Léon Demers. Jocelyn Hébert Président Ordre du jour 1) Ouverture de la réunion et constatation du quorum 2) Mot de bienvenue du président 3) Lecture et adoption de l ordre du jour 4) Lecture et adoption du compte rendu de l assemblée générale annuelle du 8 novembre ) Rapport du président 6) Rapport du trésorier 7) Présentation des statistiques concernant les sorties et les activités de loisir de la saison 8) Période de questions sur la saison 9) Amendements des statuts et des règlements (voir document ci-joint) 10) Vote des membres pour les trophées : Sécurité et membre + sociable 11) Varia 12) Nomination d un président d élection 13) Mise en candidature et élection des nouveaux administrateurs 14) Date de la prochaine assemblée générale 15) Levée de l assemblée P.S. Les documents concernant l assemblée générale seront remis aux membres présents. Page 2

3 Association de moto-tourisme de la Capitale Inc Modifications aux statuts ARTICLE 6.0 CONSEIL D ADMINISTRATION Ajout d un nouvel item au statut Selon les circonstances pour faciliter la gestion des affaires de l association, la composition du conseil d administration pourrait se limiter à 5 membres. Un Président, un Viceprésident, un Secrétaire, un Trésorier et de un Directeur. Les articles à ne s appliqueraient pas (proposition de modification à adopter pour régulariser la situation actuelle) IV- DISPOSITIONS PARTICULIÈRES B - G - ASSURANCE RESPONSABILITÉ (Retirer l obligation de s assurer) L Association fait en sorte que tous les membres (réguliers, affiliés et invités) soient protégés par une assurance responsabilité adéquate. Cette protection doit couvrir toutes les activités officielles incluant les escortes, moto-dons et soirées. Depuis le 1 er janvier 2014, l association ne souscrit plus à aucune assuranceresponsabilité pour protéger les membres. Compte tenu que cette assurance n est plus requise parce que l association n a pas de locaux sous sa responsabilité et ne participe plus à des activités qui nécessiteraient une telle assurance, il est proposé d entériner la décision prise par le conseil d administration en janvier TROPHÉES & PRIX -Le membre le plus social, le choix demeure aux membres présents à l assemblée générale, selon les conditions nécessaires à sa mise en candidature. Il est proposé de n apporter aucune modification à cette section Annexe 1 MEMBRES HONORAIRES Ajout -Mme Marcelle Bourgeois sera inscrite comme membre honoraire à la suite de M. Henri Paul Thibault, membre fondateur de l AMTC Décision du conseil d administration d octobre 2009, une plaque lui a été remise en décembre 2009 au party de fin de saison. Autre L allocation de déplacement, proposée en assemblée générale en n a pas été inscrite aux Statuts et règlements, même si elle a été entérinée en novembre 2011 par l assemblée générale. C était une résolution qui visait à entériner les dépenses effectuées durant l année en cours par le conseil d administration d alors. Le conseil d administration de à décidé de suspendre cette allocation en raison de ressources financières non disponibles et son désaccord avec cette approche. Il est proposé d annuler cette décision de novembre Page 3

4 L équipe de direction Président, Recrutement, Statistiques Jocelyn Hébert Vice-président, Sorties Alain Boutin Secrétaire Jacques Michaud Trésorier, Sécurité, Site web Claude Paradis Directeurs Loisirs Denis Lemieux Articles promotionnels Léon Demers Trophées annuels 2013 Sécurité : Marie-Claude Théberge Moto touriste : Léon Demers Recrue : Johanne Dion + Sociable :Denis Lemieux Conjointe : Sylvie Lachance Page 4

5 Bonjour ami(e)s mototouristes de la Capitale Déjà deux ans que je fais partie de l équipe de direction en tant que Président. Certes la température n'était pas toujours de la partie mais nous avons quand même fait de belles randonnées. Nous comptons présentement 23 renouvellements, 3 nouveaux membres et deux membres à vie. Malgré le mauvais temps, nous avons réalisé 60% des activités prévues et avons parcouru plus de km. Merci à tous ceux qui ont participé. Le C.A. de l'association a tenu sept réunions qui se sont déroulées dans l'harmonie. Nous avions une équipe formidable, des gens dynamiques qui ont à cœur le bon fonctionnement de notre Association et je tiens à les remercier: Alain Boutin, vice-président et directeur des sorties, Claude Paradis, trésorier et directeur de la sécurité, Jacques Michaud, secrétaire, Denis Lemieux, directeur des loisirs. Merci également à Rejean St-Pierre qui a secondé Denis dans la planification des loisirs et à Léon Demers, responsable des articles promotionnels. Merci aussi à tous ceux qui ont pris en charge des sorties moto. Enfin merci à vous tous, ami (e)s mototouristes de participer à nos activités, votre présence est Capitale. Au plaisir de vous revoir l'an prochain! Jocelyn Hébert Président, directeur du recrutement et Statistiques Courriel: joshe@videotron.ca Page 5

6 Rapport financier annuel Association de Moto-Tourisme de la Capitale Inc. Bilan au 31 octobre 2014 Actif Comparatif Actif à court terme Banque 4373,28 $ 4693,71 $ Petite caisse Comptes à recevoir Assurance payées d'avance Autres frais payés d'avance Inventaire articles promotionnels 1322,17 $ 1486,36 $ Total actifs à court terme 5695,45 $ 6180,07 $ Actif Total 5 695,45 $ 6 180,07 $ Passif - $ Passif à court terme Comptes à payer et frais courus Billets Ti-Moto en circulation - $ - $ Total passif à court terme - $ - $ Valeur aux Livres Valeur au 1 er novembre ,07 $ 7327,14 $ Moins : perte de l'exercice (484,62) $ perte (1147,07) $ perte Valeur au 31 octobre ,45 $ 6 180,07 $ Total passif et équité 5 695,45 $ 6 180,07 $ Claude Paradis, trésorier Tél.: Courriel: clparad@gmail.com Page 6

7 Etat des revenus et dépenses Période du 1 novembre 2013 au 31 octobre 2014 Revenus Réel Réel Budget Adhésion des membres 1780,00 $ 1140,00 $ 1375,00 $ Commanditaires 1140,00 $ 65,00 $ 100,00 $ Ventes - Articles promotionnels 44,00 $ 17,00 $ 25,00 $ Revenus moitié - moitié 406,50 $ 280,00 $ 300,00 $ Revenus épluchette 105,00 $ - $ - $ Remb. Divers - $ 52,11 $ - $ Total 3475,50 $ 1554,11 $ 1800,00 $ Articles promotionnels Inventaire du début 2032,91 $ 1486,36 $ 1322,17 $ Plus : Achats - $ - $ - $ Moins: Inventaire de la fin 1486,36 $ 1322,17 $ 1172,17 $ Coût Articles promotionnels vendus et Dons 546,55 $ 164,19 $ 150,00 $ Profit brut 2 928,95 $ 1 389,92 $ 1 650,00 $ Dépenses AGA - café 13,51 $ - $ 25,00 $ Allocations déplacements - $ - $ - $ Assurances 800,04 $ 133,34 $ - $ Timbres, enveloppes 300,45 $ 197,09 $ 75,00 $ Commanditaires 10,00 $ - $ - $ Dépôt Shawinigan 241,33 $ - $ - $ Epluchette ,27 $ 176,70 $ 150,00 $ Frais adm 142,51 $ 141,93 $ 150,00 $ Frais divers 11,01 $ - $ - $ Graphiste pour dépliant 340,00 $ - $ - $ Hébergement site web 86,23 $ 86,23 $ 90,00 $ Impression (photocopies) 682,42 $ 204,93 $ 200,00 $ Journée sécurité 86,23 $ 27,01 $ 100,00 $ Logiciel site web 112,06 $ - $ - $ Party de Noël ,35 $ 425,05 $ 450,00 $ Plaques pour trophées 123,61 $ 123,63 $ 100,00 $ Promotion - Breuvages du mercredi - $ 126,80 $ 125,00 $ Réunion C.A. - $ - $ - $ Soupers mensuels - cadeaux 125,00 $ 162,97 $ 150,00 $ Droits d'immatriculation( ) 68,86 $ 34,00 $ Total des dépenses 4076,02 $ 1874,54 $ 1649,00 $ Profit ou (perte) de l'exercice financier (1 147,07) $ (484,62) $ 1,00 $ Page 7

8 S t a t i s t i q u e s d e s s o r t i e s A c t i v i t é s a u c a l e n d r i e r A n n é e T o t a l S o rt ie s ré a l is é e s P o u r c e n ta g e % % Les Nocturnes 2014 Mois Sorties Sorties Motos KM Total KM (m oyen) Motos Total program mée réalisées (moyenne) M ai ,80 Juin ,25 Juillet ,67 Août ,20 Septembre Total (50 %) ,65 C om paraison 2013 T otal ( 44,7%) Les fins de semaines 2014 Mois Sorties Sorties KM Total KM(moyen) Motos Total Motos programmée réalisées (moyenne) Avril Mai ,7 Juin ,7 Juillet ,4 Août ,9 Septembre ,0 Octobre Total (55,3% ) ,0 Comparaison 2013 Total (63%) ,0 Les sorties libres n ont pas été prises en considération dans les statistiques présentées ici. Grands randonneurs 2014 Noms Kilomètres 1 Léon Demers Gilles tremblay Alain Boutin André Rouillard 5948 Page 8

9 Statistiques 2014 (Soupers mensuels et activités sociales) Participants(nombre) Mois Responsable Endroit Membres Conjoints Decembre Conseil d'adm. Le Nikoli (party de Noël) Janvier Denis Lemieux Duo de la Colline Mars Denis Lemieux Brasserie Le Grand Bourg Mars Denis Lemieux Pub La Chope (Billard) Avril Denis Lemieux Au Vieux Duluth Avril Claude Paradis Hotel Bernières (Sécurité) Mai Denis Lemieux Le Stonehouse Juin Denis Lemieux Mikes 1 ière avenue Juillet Denis Lemieux Buffet au Sieur Laviolette Aout Denis Lemieux Résidence D. L. (Épluchette) Septembre Denis Lemieux Rôtisserie Scores Duplessis Octobre Denis Lemieux Délice Resto Lounge (Brunch) Total Moyenne Moyenne des participants aux soupers mensuels et autres activités Page 9

10 Compte-rendu de l assemblée générale Tenue le 8 novembre 2013 À l Hôtel-Motel Bernières Situé au 535 rue de l Aréna Saint-Nicolas. Rédigé par Jacques Michaud ÉTAIENT PRÉSENTS À CETTE RÉUNION : (Voir la liste des membres présents : page 13) Page 10

11 1- Ouverture de la réunion L'ouverture de l'assemblée se fait à 19h38 par Jocelyn Hébert. Le nombre de membres présents est de 18 et le quorum requis pour tenir la réunion est de 8 membres selon les statuts et règlements de l Association. 2- Mot de Bienvenue du Président Le président Jocelyn Hébert souhaite la bienvenue aux personnes présentes et les remercie de s'impliquer au sein de leur association. 3- Lecture et adoption de l'ordre du jour Jocelyn Hébert fait la lecture de l'ordre du jour. L adoption de l ordre du jour est proposée par Gilles Tremblay et secondée par Gervais Duclos. 4- Lecture et adoption du compte rendu de l'assemblée générale annuelle du 9 novembre Jocelyn Hébert fait la lecture du compte rendu de la dernière assemblée générale. Un membre demande si la mise à jour des Statuts et Règlements mentionnés au point 5a été faite. Jocelyn Hébert informe que cela n'a eu de suivi mais que cela se fera bientôt. Le compte-rendu est préposé pour adoption par Jacques Dugal et secondé par Cécile Nadeau. 5- Rapport du Président et directeur du recrutement Jocelyn nous fait part de ses activités. Le conseil d administration a tenu sept réunions durant la dernière année. Le brunch de fin d année au Mont Sainte-Anne a été un franc succès. À ce jour, nous avons 32 membres actifs et 2 membres honoraires. Deux nouveaux membres se sont ajoutés cette année. Sur un total de 100 sorties présentées au carnet, 55 ont été réalisées. Au total, km ont été roulés par les membres. 6- Rapport du trésorier et directeur de sécurité Claude Paradis nous fait part de ses différentes activités. Notre année financière s est terminée le 31 octobre. Un tableau montrant l État des revenus et dépenses en comparaison avec celui de est déposé. À même le tableau déposé apparaît le budget proposé pour Nous avons eu des revenus de 3475,50$ et des dépenses qui totalisent 4076,02$. Page 11

12 Nous avons en Encaisse 4693,71$. L inventaire des objets promotionnels totalise 1486,36$. L adoption du Bilan, de l État des revenus et dépenses et du Budget est proposée par Gervais Duclos et secondée par Sylvie Champion. 7- Rapport des différents directeurs 7.1 Secrétariat Jacques nous informe que le Conseil d administration a tenu sept rencontres durant la dernière année. 7.2 Rapport du Directeur des sorties Alain Boutin nous fait son rapport et fait état des statistiques. Une seule sortie a été annulée par manque de participants. 7.3 Rapport du Directeur des loisirs Denis Lemieux nous informe qu une seule activité sociale planifiée a été annulée, celle de St-Georges. La principale raison était qu un bon nombre de nos membres venait d arriver de leur sortie au Mont-Washington. Les rapports présentés sont adoptés par Gilles Tremblay et secondé par Jacques Ricard. 8- Période de questions sur les différents rapports Les observations et les interrogations ont été faites après la lecture de chacun des rapports adoptés précédemment. 9- Vote des membres pour l attribution des différents trophées Jocelyn Hébert nous informe que les trophées annuels seront attribués au Souper de Noël. Les trophées concernant la Sécurité et celui du Membre le plus sociable seront élus par bulletin de vote lors de l Assemblée générale parmi la liste des personnes éligibles inscrites sur vos bulletins de votes. Les récipiendaires des trophées seront dévoilés au Souper de Noël. 10- Varia 10.1 Invitation à fournir des suggestions de sorties et d emplacements Jocelyn Hébert nous informe que l on cherche un emplacement pour notre rencontre annuelle de Une invitation sera faite aux membres lors du Party de Noël pour recevoir des idées d emplacements et les sorties pour les fins de semaines de 3 jours. Page 12

13 11- Élections Jocelyn Hébert explique que cette année, il y a un seul poste mis en nomination, soit celui de Secrétaire de l Association. M. Hébert informe qu il a déjà sollicité le tenant du poste actuellement, Jacques Michaud, et que celui-ci est prêt à continuer son mandat. Une invitation de mise en candidature est faite. Aucune autre candidature étant proposée, Jacques Michaud est élu à l unanimité. 12- Date de la prochaine assemblée générale La prochaine Assemblée générale est prévue pour 7 novembre Levée de l assemblée La rencontre se termine 20h18. La levée de l assemblée est proposée par Cécile Nadeau et secondée par Gervais Duclos. MEMBRES PRÉSENTS 1 Alain Boutin 12 André Rouillard 2 Jocelyn Hébert 13 Marc Filion 3 Claude Paradis 14 Daniel Rousseau 4 Jacques Michaud 15 Léon Demers 5 Denis Lemieux 16 Gervais Duclos 6 Jacques Dugal 17 Gilles Tremblay 7 Guy Kerouac 18 Cécile Nadeau 8 Maurice Gagné 9 Sylvie Champion 10 Réjean St-Pierre 11 Jacques Ricard Notes Page 13

14 Association de moto-tourisme de la Capitale Inc Courriel pour joindre l administration webadmin@amtcapitale.com Adresse du site WEB Page 14