EXPOSÉ DE LA SITUATION

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1 :10:19 IDENTIFICATION Unité administrative responsable Approvisionnements Numéro : Date : sommaire décisionnel AP Février 2016 Instance décisionnelle Conseil d'agglomération de la Ville de Date cible : Québec Projet Objet Autorisation de participation à une entente intermunicipale entre la Ville de Québec, la Ville de Lévis et la Ville de Montréal relative à l'acquisition par appel d'offres public d'équipements informatiques de bureau (Dossier 45727) Code de classification No demande d'achat EXPOSÉ DE LA SITUATION Le Service des approvisionnements, en collaboration avec le Service des technologies de l'information, désire faire approuver une entente intermunicipale entre la Ville de Québec, la Ville de Lévis et la Ville de Montréal dans le but de lancer un appel d'offres public commun et de mettre en place une entente d'acquisition pour les familles de produits suivants : - Micro-ordinateurs de bureau - Station de travail (Workstation) - Micro-ordinateurs portatifs - Micro-ordinateurs portatifs Ultrabook - Écrans (22" et 24") - Clients légers DÉCISION(S) ANTÉRIEURE(S) ANALYSE ET SOLUTIONS ENVISAGÉES Une entente intermunicipale entre la Ville de Québec, la Ville de Lévis et la Ville de Montréal a été préparée conjointement afin d'établir les conditions et les modalités de partage des responsabilités de chacune des villes pour la réalisation de cette entente d'acquisition. Conformément aux conditions et aux modalités de l'entente, la Ville de Montréal aura la responsabilité de procéder à un appel d'offres public pour acquérir les équipements informatiques de bureau. Elle aura aussi la responsabilité d'adjuger le contrat au plus bas soumissionnaire conforme et selon les dispositions de la loi sur les cités et villes, suivant la transmission par la Ville de Québec d'une résolution confirmant sa décision d'acquérir les produits compris dans les différentes familles ci-haut énumérées. L'appel d'offres prévoit un octroi au plus bas soumissionnaire conforme pour chacune de ces familles, ce qui permettra la sélection d'un ou de plusieurs fournisseurs sous entente. Cette façon de faire répond aux critères des meilleures pratiques d'acquisition sur le marché public, en établissant une stratégie de mise en concurrence équitable entre les différents fournisseurs potentiels. L'objectif de l'entente est d'offrir au regroupement des produits de qualité qui répondent aux plus récents standards de l'industrie et ceci, en profitant des rabais de volume substantiels. De plus, le processus permettra de standardiser les acquisitions des micro-ordinateurs, des moniteurs et de certaines composantes informatiques entre les trois villes participantes. L'entente prévoit des mécanismes assurant au regroupement les meilleurs prix possibles et l'avantage des évolutions technologiques à venir, tout en simplifiant les procédures d'acquisition et en garantissant un suivi contractuel adéquat. Les achats effectués en vertu de l'entente feront l'objet de sommaires ou seront octroyés selon la délégation de pouvoirs de dépenser en vigueur, selon le cas. La Ville de Québec participera à un comité de gestion de l'entente. Sur les quatre membres de ce comité, deux membres proviendront de la Ville de Québec. Toutes décisions se rapportant à l'entente (addenda, rapport technique, analyse des soumissions et recommandations) doivent être prises à la majorité simple des membres du comité. Chacune des villes demeure responsable de ses achats, de son passif et de ses engagements. GPD1101R Page : 1 de 3

2 :10:19 IDENTIFICATION Unité administrative responsable Approvisionnements Numéro : Date : sommaire décisionnel AP Février 2016 Instance décisionnelle Conseil d'agglomération de la Ville de Date cible : Québec Projet Objet Autorisation de participation à une entente intermunicipale entre la Ville de Québec, la Ville de Lévis et la Ville de Montréal relative à l'acquisition par appel d'offres public d'équipements informatiques de bureau (Dossier 45727) ANALYSE ET SOLUTIONS ENVISAGÉES Avant l'adjudication du contrat, la Ville de Québec doit transmettre une résolution de son comité exécutif informant la Ville de Montréal qu'elle accepte la proposition du plus bas soumissionnaire conforme. Si nous estimons que le processus ne respecte pas nos standards en matière d'adjudication, la Ville n'est pas liée au processus et peut alors décider de se retirer. Cette entente se veut une collaboration du Service des technologies de l'information, du Service des affaires juridiques et du Service des approvisionnements. Finalement, les avantages de conclure une entente pour les villes participantes pour l'acquisition d'équipements informatiques de bureau sont : - d'obtenir des prix encore plus avantageux; - de mettre au profit des trois villes une expertise technique commune; - d'encourager les échanges bénéfiques entre les villes en matière d'approvisionnement; - de mettre en place un partenariat qui pourrait se concrétiser dans d'autres projets. RECOMMANDATION 1. D'autoriser la participation à une entente intermunicipale entre la Ville de Québec, la Ville de Lévis et la Ville de Montréal relative à l'acquisition par appel d'offres public d'équipements informatiques de bureau, selon des conditions substantiellement conformes à celles mentionnées au projet d'entente ci-annexé. 2. D'autoriser monsieur Daniel Maranda, directeur du Service des approvisionnements à signer, ou son représentant, pour et au nom de la Ville, ladite entente. IMPACT(S) FINANCIER(S) ÉTAPES SUBSÉQUENTES a ANNEXES Entente (électronique) VALIDATION Intervenant(s) Intervention Signé le Responsable du dossier (requérant) Danielle Lantagne Par Daniel Maranda Approbateur(s) - Service / Arrondissement Daniel Maranda Michel Saint-Laurent Cosignataire(s) Favorable Favorable Favorable GPD1101R Page : 2 de 3

3 :10:19 IDENTIFICATION Unité administrative responsable Approvisionnements Numéro : Date : sommaire décisionnel AP Février 2016 Instance décisionnelle Conseil d'agglomération de la Ville de Date cible : Québec Projet Objet Autorisation de participation à une entente intermunicipale entre la Ville de Québec, la Ville de Lévis et la Ville de Montréal relative à l'acquisition par appel d'offres public d'équipements informatiques de bureau (Dossier 45727) Direction générale André Legault Favorable Résolution(s) CA CV CE Date: Date: Date: GPD1101R Page : 3 de 3

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