Chapitre TABLEUR - GRAPHEUR MICROSOFT EXCEL

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1 Chapitre 4 TABLEUR - GRAPHEUR MICROSOFT EXCEL WI ND O WS

2 TABLEUR GRAPHEUR MICROSOFT EXCEL E xcel est un tableur destiné à gérer de façon très efficace des données numériques. Vous l utiliserez pour effectuer des calculs, analyser des données, et aussi pour présenter des informations non chiffrées. Il vous sera utile tant dans vos activités professionnelles que dans la gestion de vos finances personnelles ou budget professionnel. Un fichier Excel est appelé classeur et peut contenir plusieurs feuilles de calcul dans lesquelles sont intégrées vos données. Les différentes feuilles de calcul d un classeur permettent de regrouper les données concernant un même sujet. Vous pouvez trouver des informations supplémentaires sur Excel en vous rendant sur les sites Internet : I. PRESENTATION DE EXCEL CHAPITRE 1 : POUR COMMENCER SAISIE ET MODIFICATION DE DONNEES E xcel gère très efficacement la saisie et la modification des données dans les classeurs. Lors de la saisie, il peut vous faire gagner du temps en complétant automatiquement des séries de chiffres, de texte ou d intervalles de temps. Une fois les données dans le classeur, vous pouvez en ajouter de nouvelles, en supprimer ou en déplacer vers une autre feuille ou un autre classeur. Un correcteur orthographique peut, de surcroît, vérifier vos textes. De plus, Excel mémorise, comme Word, les dernières opérations et permet de les annuler au besoin. FORMULES ET FONCTIONS L es formules et les fonctions intégrées d Excel vous aident à effectuer des calculs et à analyser les données d un classeur. Les fonctions sont des formules prédéfinies réalisant des calculs spécifiques sans nécessiter la saisie de formules complexes. En copiant une formule ou une fonction dans d autres cellules de la feuille de calcul, vous économisez du temps Excel changera automatiquement les références des cellules dans les nouvelles formules ou fonctions. Si vous modifiez un nombre utilisé dans une formule ou une fonction, Excel effectue automatiquement à nouveau tout le calcul de la feuille et affiche les résultats modifiés. MISES EN FORME DES FEUILLES DE CALCUL E xcel dispose de nombreux outils de mise en forme pour arranger la présentation de vos feuilles de calcul. Vous pouvez ajuster la largeur des colonnes et la hauteur des lignes pour mieux visualiser les données dans la feuille de calcul. Les cellules peuvent recevoir différents styles de caractères, de bordure et de couleur de fond. En utilisant les outils de mise en forme d Excel, vous améliorerez la présentation des éléments dans les feuilles de calcul. Les styles gras, italique et souligné mettent en valeur les données importantes. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

3 Vous rendez les chiffres plus faciles à lire en modifiant la police ou la taille des caractères ; quant à l adoption d une présentation spécifique pour afficher, par exemple, les données monétaires, les dates et les heures, ou les valeurs exprimées en pour cent, elle vous sera d une grande utilité. IMPRESSION V ous pouvez obtenir une sortie imprimée d une feuille de calcul Excel. Un aperçu avant impression permet de voir comment elle se présentera sur la feuille de papier et d apporter des modifications de dernière minute. En-têtes ou pieds de page sont à votre disposition pour imprimer des informations supplémentaires, tels votre nom ou la date du jour. Lors de l impression, vous spécifiez comment les données s imprimeront sur la page : les marges sont modifiables et une option permet de changer la taille des données imprimées afin que celles-ci occupent un nombre défini de pages. CLASSEURS S i vous avez distribué les données d un classeur dans plusieurs feuilles de calcul, vous pouvez passer d une feuille de calcul à l autre pour afficher et travailler avec les données, qui peuvent aussi être déplacées et copiées d une feuille à l autre. Modifier l ordre des feuilles de calcul d un classeur, ou bien en insérer de nouvelles, s effectue très simplement. Leur donner des noms explicites aide à bien identifier les contenus de chacune des feuilles. GRAPHIQUES ET CARTES L es données de vos feuilles de calcul peuvent être affichées sous forme de graphiques en couleur, permettant de mieux illustrer et évaluer les données de vos feuilles de calcul. Lors de tout changement dans les données, Excel répercute automatiquement la modification dans les graphiques. Vous pouvez les déplacer et changer leurs dimensions selon vos besoins. Excel dispose aussi d un outil permettant de créer des cartes pour afficher des résultats géographiques, tels les chiffres des ventes par région. DESSINS E xcel propose de nombreux types de dessins : légendes, effets de texte, formes automatiques. Mettez-les à profit pour améliorer l aspect de vos feuilles et de vos graphiques. Parmi les formes automatiques vous trouverez des formes simples, tels ovales et rectangles, mais également des formes plus sophistiquées comme des étoiles et des flèches. GESTION DES DONNEES SOUS FORME DE LISTE E xcel met à votre disposition de puissants outils pour gérer et analyser des quantités importantes de données, comme des listes d adresses ou de produits. Une fois les données organisées dans une liste, vous pouvez les trier ou les filtrer afin de n'obtenir que celles répondant à certains critères. Vous pouvez également insérer dans la liste des sous-totaux pour mieux aider à synthétiser les informations Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

4 1.1 - Activation de Excel à partir de WINDOWS E xcel est un tableur destiné à vous aider dans l organisation, l analyse et la présentation des données de façon séduisante. Vous pouvez l utiliser pour présenter des données chiffrées telles que des listes de prix, des chiffres de ventes ou un budget. Au démarrage d Excel, une feuille de calcul vierge apparaît à l écran : c est l équivalent du document Word. Mais, dans une feuille de calcul, ce sont des données que vous saisissez. L élément de base d une feuille de calcul est appelée une cellule : elle reçoit les données, comme du texte, des chiffres, et des formules mathématiques, éléments qui font partie d une feuille de calcul. PROCEDURE : Pour activer Excel alors que l'environnement Windows Windows XP ou Windows VISTA est actif : Effectuer un double clic sur l icône Microsoft Excel dans le bureau Windows. Activer le bouton Démarrer. Sélectionner Programmes. Activer Microsoft Excel. Vous voyez apparaître les fenêtres du logiciel Excel : * La fenêtre de l'application (programme) Microsoft Excel. * La fenêtre du document (Feuille de calcul), portant le titre Classeur 1. L écran d Excel dispose de différents outils dans le but de rendre votre travail plus efficient. La disposition de l écran est semblable à celle des autres produits Office, ce qui en facilite l apprentissage Nouveautés d Excel 2007 L'ancienne présentation des boutons et menus Excel a fait place à ce nouvel élément d'interface appelé «ruban», qui comporte des onglets incluant eux-mêmes des commandes. Le ruban a été développé pour faciliter l'utilisation d'excel et pour vous aider à trouver rapidement les commandes dont vous avez besoin. Ruban Effectivement, beaucoup de choses ont changé mais la plus visible reste certainement la partie supérieure de la fenêtre. C'est pour la bonne cause! En effet, les éléments dont vous avez besoin sont désormais plus visibles et plus facilement accessibles. Au lieu d'avoir une trentaine de barres d'outils masquées et des commandes enfouies dans les menus, vous disposez d'un centre de contrôle, le ruban, qui réunit toutes les commandes essentielles et les affiche de façon à les distinguer très nettement. Lorsque vous expérimenterez la nouvelle présentation, vous remarquerez que les commandes que vous connaissez déjà sont regroupées d'une manière qui vous paraîtra tout à fait logique. Découvrez la nouvelle interface et préparez-vous à utiliser une toute nouvelle version d'excel, bien plus conviviale. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

5 Le ruban inclut trois composants de base : 1. Les onglets. Sept onglets se trouvent en haut du ruban, chacun d'eux représentant les tâches principales que vous effectuez dans Excel. 2. Les groupes. Chaque onglet inclut des groupes qui réunissent des éléments connexes. 3. Les commandes. Une commande est un bouton, une zone de saisie d'informations, ou encore un menu. Les principales commandes d'excel sont regroupées sous le premier onglet, l'onglet Accueil. Il inclut les commandes identifiées par Microsoft comme étant les plus souvent utilisées pour la réalisation de tâches de base dans les feuilles de calcul. Ainsi, les commandes Coller, Couper et Copier se retrouvent au premier plan dans le groupe Presse-papiers de l'onglet Accueil. Viennent ensuite les commandes de mise en forme de polices dans le groupe Police. Quant aux commandes permettant de centrer le texte ou de l'aligner à gauche ou à droite, elles figurent dans le groupe Alignement. Enfin, les commandes utilisées pour insérer des cellules, des lignes, des colonnes et des feuilles de calcul sont placées dans le groupe Cellules. Les groupes permettent de réunir les commandes dont vous aurez vraisemblablement besoin pour un type de tâche donné. Elles restent affichées et sont facilement accessibles pendant toute la réalisation de la tâche au lieu d'être masquées dans des menus. Vous pouvez voir ces commandes essentielles au-dessus de votre espace de travail. Pour illustrer le caractère pratique de cette nouvelle présentation, prenons l'exemple suivant : si vous souhaitez que le texte soit affiché sur plusieurs lignes d'une cellule, vous n'avez plus à sélectionner une commande d'un menu, puis un onglet dans une boîte de dialogue et enfin l'option en question. Désormais, il vous suffit de cliquer sur Renvoyer à la ligne automatiquement dans le groupe Alignement de l'onglet Accueil. Vous mettrez cette action en application au cours de l'exercice pratique. 1.3 Options supplémentaires Cliquez sur la flèche dans la partie inférieure d'un groupe pour obtenir d'autres options, le cas échéant. Cliquez sur la flèche dans le groupe Police. La boîte de dialogue Format de cellule s'affiche. La présence de cette flèche (appelée Lanceur de boîte de dialogue) dans le coin inférieur droit d'un groupe indique que d'autres options sont disponibles pour le groupe. Cliquez sur cette flèche pour afficher une boîte de dialogue ou un volet Office. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

6 Par exemple, sous l'onglet Accueil, le groupe Police propose toutes les commandes les plus souvent utilisées pour modifier la police : des commandes pour modifier la police et sa taille, pour la mettre en gras, en italique ou pour lui appliquer un soulignement. Si vous souhaitez accéder à d'autres options, par exemple l'attribut Exposant, cliquez sur la flèche à droite de l'intitulé Police pour afficher la boîte de dialogue Format de cellule qui propose l'option Exposant, ainsi que d'autres options associées aux polices. Si vous estimez que certaines commandes fréquemment utilisées ne sont pas aussi facilement accessibles que vous le souhaiteriez, vous pouvez les ajouter sans problème dans la barre d'outils Accès rapide, située au-dessus du ruban lorsque vous démarrez Excel Les commandes de cette barre d'outils sont toujours visibles et accessibles. Si, par exemple, vous utilisez la fonctionnalité de filtre automatique tous les jours et que vous voulez éviter de cliquer chaque fois sur l'onglet Données pour accéder à la commande Filtrer, vous pouvez ajouter la commande Filtrer dans la barre d'outils Accès rapide. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l'option Filtrer sous l'onglet Données, puis cliquez sur Ajouter à la barre d'outils Accès rapide. Pour supprimer un bouton de cette barre d'outils, cliquez avec le bouton droit sur le bouton de la barre d'outils, puis cliquez sur Supprimer de la barre d'outils Accès rapide. Cliquez sur Lire pour voir comment ajouter un bouton à la barre d'outils et comment le supprimer. 1.4 Raccourcis clavier Dans Excel, les touches accélératrices permettent notamment de centrer du texte. 1. Appuyez sur ALT pour faire apparaître les touches accélératrices. 2. Appuyez ensuite sur D pour sélectionner l'onglet Accueil. 3. Appuyez sur A, puis sur C dans le groupe Alignement pour centrer le texte sélectionné. Le ruban inclut de nouveaux raccourcis. Pourquoi? Parce que cette modification présente deux avantages considérables par rapport aux versions précédentes : Des raccourcis pour chaque bouton sur le ruban. Des raccourcis qui nécessitent souvent moins de touches. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

7 Utilisation des nouveaux raccourcis Les nouveaux raccourcis ont également un nouveau nom : les touches accélératrices. Appuyez sur ALT pour les afficher. Les touches accélératrices existent pour tous les onglets du ruban, toutes les commandes de tous les onglets, la barre d'outils Accès rapide et le bouton Microsoft Office. Appuyez sur la touche correspondant à l'onglet que vous souhaitez afficher. Cette action a pour effet d'afficher toutes les touches accélératrices de cet onglet. Ensuite, appuyez sur la touche correspondant à la fonction souhaitée. Qu'est-il advenu des anciens raccourcis clavier? Les anciens raccourcis clavier commençant par CTRL existent toujours et fonctionnent de la même façon qu'auparavant. Par exemple, CTRL+C permet toujours de copier des éléments dans le Presse-papiers et CTRL+V permet toujours de coller des éléments à partir du Presse-papiers. 1.5 Mise en page dans Excel Nouveau mode Mise en page dans Excel. 1. En-têtes de colonne 2. En-têtes de ligne 3. Règles de marge Le ruban est loin d'être la seule nouveauté d'excel Le mode Mise en page en est une autre. Si vous avez déjà utilisé le mode Page de Microsoft Office Word, vous serez ravi de voir Excel doté d'avantages similaires. Pour voir le nouvel affichage, cliquez sur le bouton Mode Mise en page de la barre d'outils Affichage dans la partie inférieure droite de la fenêtre ou cliquez sur l'onglet Affichage du ruban, puis cliquez sur Mode Mise en page dans le groupe Affichages classeur. En mode Mise en page, vous pouvez voir les marges de page en haut, en bas et sur les côtés de la feuille de calcul ainsi qu'un peu d'espace bleu entre les feuilles de calcul. Les règles situées en haut et sur les côtés de la page vous permettent d'ajuster les marges. Vous pouvez activer et désactiver les règles comme bon vous semble (pour ce faire, cliquez sur Règle dans le groupe Afficher/Masquer de l'onglet Affichage). Avec ce nouvel affichage, il n'est plus nécessaire d'afficher un aperçu avant impression pour modifier votre feuille de calcul avant son impression. Vous en saurez plus à ce sujet dans la leçon suivante. En mode Mise en page, il est très facile d'ajouter des en-têtes et des pieds de page. Lorsque vous tapez dans la nouvelle zone d'en-tête et de pied de page en haut ou au bas d'une page, l'onglet Création s'affiche et propose toutes les commandes nécessaires à la création de vos en-têtes et de vos pieds de page. Mais une fois encore, cette procédure sera expliquée plus en détail dans la leçon suivante. Vous pouvez afficher chacune des feuilles de calcul d'un classeur dans le mode le plus adapté à celleci. Il vous suffit de sélectionner un affichage dans la barre d'outils Affichage ou dans le groupe Affichages classeur de l'onglet Affichage pour chaque feuille de calcul. Les affichages Normal et Aperçu des sauts de page y figurent tous deux. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

8 Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL INFORMATIQUE Pharmacie Dijon, LCE 1.6 Résultat du changement de résolution Groupe Afficher/Masquer de l'onglet Affichage. Toutes les commandes du groupe sont affichées en haute résolution. En basse résolution, vous devez cliquer sur la flèche du bouton du groupe pour afficher les commandes. Basse résolution Si vous avez défini une résolution d'écran peu élevée, par exemple 800 x 600 pixels, quelques groupes du ruban n'afficheront que le nom du groupe, mais pas les commandes du groupe. Vous devrez cliquer sur la flèche figurant sur le bouton du groupe pour en afficher les commandes. Par exemple, sous l'onglet Affichage, le groupe Afficher/Masquer comporte plusieurs commandes permettant d'afficher ou de masquer divers éléments. Avec une résolution supérieure, toutes les commandes du groupe Afficher/Masquer apparaissent. En résolution 800 x 600, le bouton Afficher/Masquer est visible, mais pas les commandes du groupe. Dans ce cas, cliquez sur la flèche du groupe Afficher/Masquer pour afficher les commandes du groupe. Les groupes qui affichent uniquement le nom du groupe en résolution plus basse sont ceux qui comportent les commandes les moins fréquemment utilisées. 1.8 Généralités sur Excel Un fichier Excel est appelé un classeur. Chaque classeur est constitué de feuilles de calcul, qui y est chacune représentée par un onglet. Un classeur Excel est semblable à un classeur cartonné à feuilles mobiles qui contiendrait plusieurs feuilles de papier. Il est facile et rapide d entrer des données, tels du texte, des nombres et des dates, dans votre feuille de calcul. Quand vous saisissez les données, elles apparaissent dans la cellule active et dans la barre de formule en haut de la feuille de calcul. Il se peut qu Excel ne puisse afficher la totalité du texte ou du nombre qui ont été saisis. La quantité de données affichée dans une cellule dépend de la largeur de la colonne et du contenu de la cellule de droite. Excel compare le texte saisi à celui des autres cellules de la colonne. Si les premières lettres correspondent au texte d une autre cellule, Excel propose de compléter automatiquement la saisie. C est très pratique lorsque vous avez beaucoup de données répétitives. Vous remarquerez que, par défaut, Excel aligne le texte à gauche dans la cellule et les nombres ou les dates, à droite. C Excel peut-il traiter les nombres comme du texte? Lorsque vous voulez saisir un nombre à traiter comme du texte, un code postal ou un numéro de téléphone, par exemple, faites-le précéder d une apostrophe ( ). Cela indiquera à Excel de ne pas inclure ce nombre dans les calculs. C Comment saisir rapidement la date? Appuyez sur Ctrl + ; (point-virgule) pour entrer la date du jour. C Comment éviter qu Excel complète automatiquement le texte? Cliquez Outils, puis sélectionnez la commande Options. Dans l onglet Modification, sélectionnez l option Saisie semi-automatique des valeurs de cellule ( devient ). Si votre feuille de calcul contient beaucoup de données, il n est peut-être pas possible de les afficher toutes simultanément à l écran. Vous devez vous déplacer dans la feuille de calcul pour voir les autres zones. Vous pouvez utiliser les barres de défilement pour vous déplacer verticalement ou horizontalement dans la feuille. La position du curseur de défilement dans la barre indique la zone de la feuille actuellement à l écran.

9 Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL INFORMATIQUE Pharmacie Dijon, LCE Lorsque vous faites glisser l un des deux curseurs, Excel affiche un encadré jaune contenant soit le numéro de la ligne qui apparaîtra en haut de l écran, soit la lettre de la colonne qui sera située à gauche de l écran. Se déplacer dans la feuille de calcul ne modifie pas l emplacement de la cellule active. Si vous commencez à saisir des données alors que la cellule active n est pas présente à l écran, Excel affichera immédiatement la partie de la feuille de calcul contenant la cellule active, ceci afin de vous permettre de contrôler la saisie des données. Pour rendre active n importe quelle cellule de la feuille, vous pouvez utiliser le clavier ou la souris. DEFILEMENT VERTICAL : Pour faire défiler la feuille vers le haut ou le bas, cliquez ou. DEFILEMENT HORIZONTAL : Pour faire défiler la feuille vers la gauche ou la droite, cliquez ou. SELECTIONNER UNE CELLULE : Cliquez avec le bouton gauche de la souris tout simplement la cellule à sélectionner. La cellule devient la cellule active, présentant un cadre épais. CHANGER DE CELLULE ACTIVE : Cliquez tout simplement une cellule pour en faire une cellule active. SELECTIONNER UN GROUPE DE CELLULE : 1. Placez le pointeur sur la première cellule à sélectionner. 2. Faites glisser le pointeur pour mettre en surbrillance toutes les cellules à sélectionner. Pour sélectionner plusieurs groupes de cellules, maintenez appuyée la touche Ctrl alors que vous répétez les étapes 1 et 2 pour chaque groupe. Cliquez à l extérieur de la sélection pour désélectionner les cellules. SELECTIONNER UNE LIGNE : Cliquez le numéro de la ligne à sélectionner. SELECTIONNER UNE COLONNE : Cliquez la lettre de la colonne à sélectionner. SELECTIONNER TOUTES LES CELLULES : Appuyez sur Ctrl+A pour sélectionner toutes les cellules de la feuille de calcul. C Peut-on utiliser le clavier pour se déplacer dans la feuille de calcul Excel? Appuyez sur Ctrl+Début pour atteindre la cellule A1. Appuyez sur Ctrl+Fin pour atteindre la dernière cellule de la feuille de calcul. Appuyez sur Alt+Pg Préc pour vous déplacer d un écran complet vers la gauche. Appuyez sur Alt+Pg Suiv pour vous déplacer d un écran complet vers la droite. Existe-t-il une autre façon de se déplacer dans une feuille de calcul? Vous pouvez acquérir une souris pourvue d une roulette entre les boutons droit et gauche. Faire tourner la roulette permet de se déplacer rapidement dans la feuille. Comment atteindre rapidement une cellule précise? Ouvrez le menu Édition, puis cliquez Atteindre. Dans la zone Référence de la boîte de dialogue atteindre, saisissez la lettre de la colonne et le numéro de la ligne de la cellule à atteindre. Appuyez ensuite sur la touche Entrée. Comment revenir rapidement à la cellule active? Appuyez sur Ctrl+Retour arrière pour revenir rapidement à la cellule active. Puis-je sélectionner rapidement un grand nombre de cellules? Il est facile de sélectionner rapidement un grand nombre de cellules. Cliquez la première cellule, puis déplacez-vous dans la feuille pour parvenir à la dernière cellule du groupe. Appuyez sur la touche Maj, et, tout en la gardant enfoncée, cliquez cette dernière cellule. Relâchez alors la touche. Excel met en surbrillance l ensemble des cellules comprises entre les deux cellules sélectionnées. Comment sélectionner des colonnes ou des lignes non adjacentes? Pour sélectionner simultanément des colonnes ou des lignes ne se trouvant pas côte à côte, maintenez enfoncée la touche Ctrl alors que vous cliquez successivement sur les lettres des colonnes ou les numéros des lignes à sélectionner.

10 1.9 - Création ou ouverture d'un document Excel Excel propose un nouveau format de fichier. Vous pouvez toujours ouvrir et modifier dans Excel 2007 des classeurs créés dans des versions antérieures et partager vos fichiers avec des personnes qui ne disposent pas encore d'excel Excel 2007 propose un nouveau format de fichier. Pour quelle raison? Pour plus de sécurité pour vos fichiers, réduire les risques de corruption, réduire la taille des fichiers et proposer de nouvelles fonctionnalités. N'ayez aucune inquiétude, vous n'aurez pas de problème pour ouvrir et modifier dans Excel 2007 des classeurs créés dans des versions antérieures. Dans Excel 2007, vous pouvez ouvrir des fichiers qui ont été créés avec des versions antérieures d'excel, de Microsoft Excel 95 à Microsoft Excel Imaginez que vous soyez la première personne de l'entreprise à posséder Excel Que se passera-t-il lorsque vous souhaiterez partager des fichiers avec des personnes d'autres services ne possédant pas encore Excel 2007? Vous pourrez tous partager vos classeurs. Voici comment procéder : Les fichiers conservent leur format d'origine jusqu'à ce que vous en décidiez autrement. Si vous ouvrez un fichier créé dans une version antérieure et que vous l'enregistrez ainsi que les modifications que vous y avez apportées, l'option d'enregistrement par défaut proposée dans la boîte de dialogue Enregistrer sous est celle qui permet d'enregistrer le fichier dans son format d'origine. Si le fichier est au format Excel 2003, Excel 2007 l'enregistre au format 2003, sauf si vous choisissez un autre format. Les nouvelles fonctionnalités vous avertissent si vous enregistrez un fichier dans une version antérieure. Lorsque vous enregistrez un fichier dans un format antérieur, si certaines fonctionnalités 2007 ne sont pas compatibles avec la version antérieure, un vérificateur de compatibilité vous avertit. Par exemple, si vous appliquez une couleur à un en-tête dans Excel 2007 et que vous enregistrez ensuite le fichier au format Excel , le vérificateur de compatibilité vous signale que les versions antérieures d'excel ne prennent pas en charge l'application de couleurs aux en-têtes et aux pieds de page, et que l'en-tête apparaîtra donc en texte brut. Important Si vous risquez de perdre une nouvelle fonctionnalité en enregistrant un fichier dans un ancien format, puis en le rouvrant dans Excel 2007, le vérificateur de compatibilité vous le signale. Il est toujours possible de commencer par copier les fichiers dans le format le plus récent. Vous pouvez facilement conserver une copie du classeur au format Pour ce faire, utilisez simplement l'option Enregistrer sous et choisissez le format de classeur Excel (*.xlsx). Cette copie du fichier contiendra toutes les fonctionnalités Excel Partager des documents entre versions à l'aide d'un convertisseur Si vous créez un fichier dans Excel 2007 et que vous l'enregistrez dans ce format, vos collègues qui utilisent les versions 2000 à 2003 d'excel (et les correctifs et Service Packs les plus récents) pourront utiliser ce fichier. Lorsqu'ils cliquent sur votre document, ils devront indiquer s'ils veulent télécharger un convertisseur qui leur permettra de l'ouvrir. Si les détails techniques vous intéressent : le format de fichier Excel 2007 est un format XML (Extensible Markup Language) qui englobe les formats XML ouverts Office. Ce format est également le nouveau format de fichier dans Microsoft Office Word 2007 et PowerPoint Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

11 Vous pouvez ouvrir un classeur préalablement enregistré et l afficher à l écran. Ceci permet de l examiner et d y apporter d éventuelles modifications. Vous pouvez indiquer où le classeur est stocké. La barre Regarder dans, de la boîte de dialogue Ouvrir, permet d accéder rapidement aux dossiers les plus fréquemment utilisés. Excel permet d ouvrir et de modifier de nombreux types de classeurs. Cela est très utile lorsque vous travaillez avec des collègues ne disposant pas d Excel. Lorsque vous ouvrez un classeur créé avec un autre programme, Excel le convertit dans un format qu il sait utiliser. Si vous ne voyez pas le classeur à ouvrir, assurez-vous d avoir bien sélectionné le bon type de fichier. Si vous n en connaissez pas le type, choisissez Tous les fichiers. Une fois un classeur ouvert, Excel affiche son nom en haut de l écran. Bouton Office / Nouveau... Raccourci clavier Ctrl+N Icône Bouton Office / Ouvrir... Raccourci clavier Ctrl+O Icône Nom du fichier. Zone de saisie. Si vous ne vous souvenez pas de l emplacement ou du nom du classeur que vous souhaitez ouvrir, vous pouvez demander à Windows de le rechercher en lui fixant des critères de recherche. Pour définir des critères de recherche, vous devez indiquer les propriétés à utiliser dans la recherche. Vous pourriez, par exemple, rechercher un classeur par son nom ou par sa date de création. Après avoir indiqué une propriété, vous devez définir une condition pour la recherche. Les conditions disponibles dépendent de la propriété considérée. Par exemple, en choisissant la propriété Date de dernière modification, Excel propose hier, aujourd hui ou semaine dernière. Il peut également être nécessaire de fixer une valeur afin d aider Excel dans sa recherche : par exemple, saisir le texte devant se retrouver dans le nom du classeur ou dans le nom de la personne l ayant enregistré pour la dernière fois. Certaines propriétés ne nécessitent cependant pas de valeur. 1. Cliquez droit sur l'icône Démarrer. 2. Cliquez Rechercher La boîte de dialogue Recherche ou Windows Desktop Search apparaît. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

12 1.10 Nouveau format d'un document Excel Le nouveau format de fichier est synonyme d'améliorations dans Excel INFORMATIQUE Pharmacie Dijon, LCE Voici les avantages qu'il offre : Nouvelles fonctionnalités En plus des fonctionnalités qui vous ont été présentées dans les leçons précédentes, le nombre de lignes est passé de à Le nombre de colonnes est passé de 256 à Vous pouvez également écrire des formules plus longues dans la nouvelle barre de formule redimensionnable. Par ailleurs, si vous sélectionnez une grande quantité de texte dans une cellule, la barre de formule ne se répand plus dans le quadrillage de la feuille de calcul. Sécurité plus élevée pour les fichiers Les classeurs qui contiennent des codes ou des macros indésirables sont plus faciles à identifier et à bloquer. Risque moins élevé de corruption de fichier Excel dispose d'une capacité améliorée à ouvrir les fichiers corrompus et à restaurer une partie de votre travail qui sans cela serait perdu. Taille de fichier réduite Les classeurs sont compressés. La taille des fichiers est inférieure de 50 à 75 pour cent environ par rapport à celle des fichiers créés dans les versions antérieures d'excel. Pour ouvrir et enregistrer les fichiers compressés, procédez comme pour tout fichier Excel. Plus grande utilisation des données Il est possible d'avoir une plus grande utilisation des données car le format XML facilite l'intégration à d'autres données issues d'autres ordinateurs et programmes. Par exemple, stockez vos données budgétaires dans un programme spécialisé, sélectionnez les données de votre choix et importez-les dans un document Word, une feuille de calcul Excel et une base de données Access Enregistrement d un document Excel Pour enregistrer un fichier sous Excel : Bouton Office / Enregistrer... Raccourci clavier Ctrl+S Icône Bouton Office / Enregistrer sous... La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît : Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

13 Lorsque vous enregistrez un fichier dans Excel 2007, vous avez le choix entre plusieurs types de fichiers. Classeur Excel (*.xlsx) Choisissez ce type de fichier si le classeur ne contient aucune macro ni aucun code Microsoft Visual Basic pour Applications (VBA). Si vous tentez d'enregistrer un classeur Excel qui contient des macros ou des projets VBA, Excel 2007 vous signale que les macros ou le code VBA sera supprimé du fichier. Classeur Excel (macros actives) (*.xlsm) Choisissez ce type de fichier si le classeur contient des macros ou du code VBA. Si vous tentez d'enregistrer un classeur contenant des macros ou du code VBA en choisissant le type de fichier Classeur Excel, Excel affiche un avertissement pour vous indiquer que ce n'est pas le bon choix. Modèle Excel (*.xltx) Choisissez ce type de fichier si vous avez besoin d'utiliser un modèle. Modèle Excel (macros activées) (*.xltm) Choisissez ce type de fichier lorsque vous avez besoin d'utiliser un modèle et si le classeur contient des macros ou du code VBA. Classeur Excel binaire (*.xlsb) Choisissez ce type de fichier lorsque le classeur à enregistrer est particulièrement volumineux. Ce type de fichier permettra une ouverture plus rapide que le type de fichier Classeur Excel. Ce type de fichier permet de bénéficier des nouvelles fonctionnalités d'excel, mais pas du XML. Classeur Excel 97 - Excel 2003 (*.xls) Choisissez ce type de fichier lorsque vous devez partager votre classeur avec un utilisateur qui dispose d'une version antérieure d'excel et qui ne possède pas le pack de compatibilité de Microsoft pour Office Classeur Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) Choisissez ce type de fichier lorsque vous devez partager votre classeur avec un utilisateur qui dispose de Microsoft Excel 5.0. La plupart des fonctionnalités Excel 2007 seront désactivées si vous enregistrez le classeur sous ce type de fichier. Application : Ouvrir le fichier exemple 01rapp1.xls, dans le sous-répertoire \formacti du répertoire c:\autoform. Faites un clic-maintien dans l'image et faites-la glisser en tête de la colonne intitulée G. Les colonnes de la feuille sont identifiées par des lettres : A, B, C..., nommées entêtes de colonnes. Quand l alphabet ne suffit plus, les colonnes sont désignées par deux lettres AA, AB, AC... La dernière colonne se nomme IV : vous disposez de 256 colonnes. Les lignes sont identifiées par des numéros de 1 à Les lettres de colonnes et les numéros des lignes définissent clairement chaque cellule. Ces valeurs sont les coordonnées de la cellule. La première cellule de la feuille, qui se trouve dans la colonne A et sur la ligne 1, a donc pour coordonnée A1... Les coordonnées peuvent être considérées comme les désignations des cellules. Ceci est important pour les formules comme pour la saisie de textes et de nombres dans la feuille. La saisie s effectue toujours dans la cellule activée par un clic. Ses coordonnées sont affichées au début de la ligne de formule dans la zone Nom. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

14 1.3 - Illustration d'un document Excel Choix de la largeur des colonnes et de la hauteur des lignes V ous pouvez améliorer l aspect de votre feuille de calcul et afficher des données tronquées en jouant sur la largeur des colonnes. Lorsqu un texte est trop long pour loger dans une cellule à l écran, le texte s étend sur la cellule de droite. Si la cellule de droite contient des données, le texte apparaît tronqué : n est alors affiché que ce qui loge dans la largeur de la colonne. Vous pouvez modifier cette largeur afin d afficher l intégralité du texte. Lorsque vous faites varier la largeur d une colonne, Excel affiche un encadré jaune contenant le nombre moyen de caractères pouvant être affichés par la cellule. Vous pouvez demander à Excel d ajuster automatiquement la largeur de la colonne en fonction du texte le plus long figurant dans cette colonne. Il est possible de modifier la hauteur des lignes pour aérer les données. Lorsque vous faites varier la hauteur d une ligne, Excel affiche un encadré jaune contenant la hauteur de la ligne exprimée en points. Un centimètre représente environ 29 points. Vous pouvez demander à Excel d ajuster automatiquement la hauteur d une ligne en fonction du texte le plus haut dans cette ligne. MODIFIER LA LARGEUR D'UNE COLONNE : Pour modifier la largeur d'une colonne, pointez le pointeur, sur la barre des têtes de colonnes A, B, C... sur le séparateur concernant les colonnes à modifier ( devient ). Faites un clic-maintien sur le séparateur des colonnes concernées, et faites-le glisser vers la gauche ou la droite, en surveillant la largeur de colonne qui s'inscrit à gauche de la barre de formule. Relâcher le bouton de la souris quand la largeur atteint la valeur désiré. MODIFIER LA HAUTEUR D'UNE LIGNE : Pour modifier la hauteur d'une ligne, pointez le pointeur, sur la bordure supérieure du numéro de la ligne ( devient ). Faites glisser la bordure de la ligne jusqu'à ce que la ligne pointillée corresponde à la hauteur souhaitée. Double-clic ici pour adapter automatiquement la largeur de colonne de manière optimale. Application : Rétrécir les colonnes A et I à la largeur 1,00. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

15 Puis-je modifier en une opération la largeur de plusieurs colonnes ou la hauteur de plusieurs lignes? Oui. Faites glisser le pointeur de la souris sur les en-têtes des colonnes ou les numéros des lignes concernées pour les sélectionner. Faites glisser ensuite la bordure droite de n importe quel en-tête de colonne, ou la bordure supérieure de n importe quelle ligne de la sélection. Pourquoi une cellule de ma feuille de calcul affiche-t-elle des dièses (#)? Excel affiche des symboles dièses (#) lorsque la largeur de la cellule ne permet pas l affichage correct du nombre. Pour l afficher, vous devez élargir la colonne. Comment puis-je spécifier une largeur de colonne précise? Cliquez droit l en-tête de la colonne concernée. Dans le menu, pointez Largeur de colonne Saisissez la largeur voulue et cliquez OK. Comment puis-je spécifier une hauteur de ligne précise? Cliquez droit le numéro de la ligne concernée. Dans le menu, pointez Hauteur de ligne... Saisissez la hauteur voulue et cliquez OK. III Saisir des textes (titres, sous-titres) dans les cellules * Cliquez sur la cellule sélectionnée et entrez votre texte. * Validez la saisie à l'aide de la touche Entrée. Application : Dans la cellule B2, entrez le nom du groupe : Solmar Loisirêve. Sélectionnez la cellule B4, entrez le titre RAPPORT ANNUEL Sélectionnez la cellule B8, tapez le texte Les Chiffres Clés. Saisir des textes indépendant des cellules Commande Insertion / Zone de texte... Sélectionnez l'outil Zone de texte ou Icône Le pointeur de la souris se transforme en simple croix. En utilisant ce pointeur pour tracer un rectangle, vous délimitez ainsi la zone de saisie d'un texte indépendant des cellules. Application : Sélectionnez une zone de texte comprenant les cellules B5 à H6. Sans vous souciez du retour à la ligne, qui sera automatique, tapez le texte suivant : "L'année 2007 a confirmé les progrès de la rentabilité du Groupe. En 2008, l'effort principal d'investissement sera tourné vers la croissance de nos ventes à l'exportation." Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

16 Modification de la couleur d'une donnée ou de cellules V ous pouvez ajouter de la couleur à votre feuille de calcul pour en améliorer encore l aspect. Excel dispose d une large palette de couleurs. Attribuer une couleur d arrière-plan aux cellules peut aider à mieux les faire ressortir sur la feuille de calcul. Par exemple, une feuille présentant des résultats mensuels peut utiliser une couleur pour chaque mois. Vous pouvez également modifier la couleur des données d une cellule. Ceci peut permettre d attirer l attention sur un titre ou sur des données importantes. Lorsque vous ajoutez des couleurs à une feuille de calcul, prenez garde à choisir des couleurs s harmonisant entre elles. Des données rouges sur un fond bleu seraient difficiles à lire. Si vous utilisez une imprimante noir et blanc, souvenez-vous que les couleurs ressortiront en tons de gris sur le document imprimé. MODIFIER LA COULEUR D'UNE DONNEE : Sélectionnez la zone dont la hauteur doit être modifiée. Cliquez sur l'icône Couleur de remplissage pour afficher les couleurs disponibles. Sélectionnez la couleur de votre choix. Les données des cellules sélectionnées changent de couleur. Puis-je afficher systématiquement les nombres négatifs en rouge? Sélectionnez la zone concernée. Cliquez droit, dans le menu, sélectionnez Format de cellule, puis ouvrez l onglet Nombre. Dans la zone Catégorie, cliquez Nombre ou Monétaire. Dans la zone Nombres négatifs, sélectionnez l option voulue. III MODIFIER LE MOTIF DE CELLULES : Sélectionnez les cellules à modifier. Cliquez droit, dans le menu, sélectionnez Format de cellule... La boîte de dialogue Format de cellule apparaît. Sélectionnez la couleur de remplissage, le type de motif relatif aux cellules sélectionnées dans l'onglet Remplissage. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

17 Ajout de bordures sur des cellules E ncadrer des cellules est une autre façon d améliorer la présentation d une feuille de calcul. Les bordures permettent également de diviser la feuille en plusieurs sections. Un encadré fait ressortir des données sur lesquelles vous voulez attirer l attention. Excel dispose de plusieurs types de lignes : pointillés, gras, lignes doubles. La couleur par défaut est le noir, mais vous pouvez en choisir une autre à appliquer dans votre feuille de calcul. Il est possible de définir laquelle des bordures de la cellule (ou plage de cellules) doit être ajoutée. Vous pouvez placer une bordure supérieure, inférieure, latérale droite ou gauche. Il est également possible de disposer une bordure en diagonale : intéressant pour indiquer qu une donnée n est plus valide. Un aperçu des bordures est disponible, avant que vous ne validiez vos choix : vous pouvez ainsi vérifier qu elles correspondent à vos besoins. Sélectionnez la zone devant être dotée de bordures. Cliquez droit, dans le menu, sélectionnez Format de cellule... La boîte de dialogue Format de cellule apparaît. Sélectionnez le Style de ligne à appliquer, la Couleur des lignes dans l'onglet Motifs. Sélectionnez le type de Bordure souhaitée. Style de bordure. Couleur de bordure. Aperçu de la bordure Application : Sélectionnez le logo et choisissez une Bordure. Comment ajouter rapidement une bordure à des cellules? Sélectionnez la plage concernée. Cliquez l'icône Bordures Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL , dans la barre d outils Mise en forme. Vous pouvez aussi utiliser l outil Mise en forme automatique pour ajouter rapidement couleur et bordures à votre feuille. Puis-je imprimer le quadrillage affiché à l écran? Oui. Dans le menu Mise en page. Cliquez l onglet Organisation de la feuille de calcul et choisissez l option Quadrillage ( devient ). Cliquez alors OK. Puis-je désactiver l affichage du quadrillage à l écran? Oui. Dans le menu Outils, choisissez Options. Cliquez l onglet Affichage et choisissez l option Quadrillage ( devient ). Cliquez alors OK.

18 Reproduction d'une mise en forme E xcel offre la possibilité de ne recopier que la mise en forme dans d autres cellules. Après avoir donné à une cellule la mise en forme souhaitée, vous pouvez vous servir de la commande Reproduire la mise en forme pour appliquer celle-ci à d autres cellules de votre feuille de travail. Vous pouvez l utiliser pour rendre tous les en-têtes exactement semblables, de façon à maintenir l harmonie dans votre feuille. Vous pouvez reproduire des formats de nombre (monétaire, pourcentage ou date) ou la mise en forme de données (police, taille ou alignement). Excel autorise également la copie de la mise en forme de la cellule (couleur ou bordure). En revanche, Excel ne copie pas la hauteur des lignes ou la largeur des colonnes. Vous pouvez reproduire une mise en forme dans plusieurs zones de votre feuille de calcul simultanément. Pour cela, accomplissez les étapes ci-dessous, mais en double-cliquant le bouton Reproduire la mise en forme, dans la barre d outils Standard, à l étape 2. Lorsque vous avez sélectionné successivement toutes les cellules devant recevoir la mise en forme, appuyez sur la touche Echap pour arrêter le processus de copie. 1. Sélectionnez une cellule contenant la mise en forme à appliquer à d'autres cellules. 2. Cliquez l'icône Reproduire la mise en forme dans la barre d outils Standard. Le pointeur de la souris prend la forme d un bouton, lorsque vous le faites passer sur la feuille de calcul. 3. Sélectionnez les cellules cibles devant accueillir la mise en forme. Les cellules affichent la mise en forme. Effacement d'une mise en forme I l est possible de supprimer toutes les mises en forme des cellules de votre feuille. En procédant ainsi, les données des cellules apparaîtront comme vous les aviez saisies antérieurement. Si vous éliminez la mise en forme de cellules affichant des dates, celles-ci apparaîtront sous forme de nombres. Vous pouvez supprimer tout type de mise en forme : monétaire, pourcentage, alignement, police ou couleurs. La suppression de la mise en forme n affecte ni la hauteur des lignes ni la largeur des colonnes. Il peut être nécessaire d annuler une mise en forme après avoir supprimé les données d une cellule à l aide de la touche Suppr. Si vous ne le faites pas, Excel appliquera la mise en forme précédente à la nouvelle donnée saisie. Si deux mots ou plus d une cellule possèdent des mises en forme différentes, Excel n annulera que la mise en forme du premier mot ou nombre. 1. Sélectionnez les cellules dont vous souhaitez supprimer la mise en forme. 2. Cliquez Edition / Effacer. 3. Cliquez Formats, pour supprimer la mise en forme. Toute mise en forme disparaît de la plage sélectionnée. Pour désélectionner les cellules, cliquez à l extérieur de la sélection. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

19 Mise en forme automatique E xcel dispose de nombreux modèles de mise en forme prêts à l emploi, appelés formats automatiques. Un format automatique appliqué à une feuille de calcul lui confère un aspect harmonieux et vous permet de vous concentrer sur son contenu. Parmi les formats automatiques, vous trouverez plusieurs catégories de modèles, Comptabilité, Couleur ou Effets 3D. Un modèle Comptabilité applique aux nombres le format monétaire. Un modèle Couleur modifie la couleur des cellules sélectionnées, tandis qu un modèle 3D donne une apparence de relief à la plage sélectionnée. Excel propose un aperçu pour chaque modèle. Ceci vous permet de vérifier qu il correspond au contenu, à l objectif de la feuille et à son public théorique. Il est possible de définir plusieurs options, applicables à la zone sélectionnée. Par exemple, ne pas appliquer l option police ou bordure normalement incluse dans le modèle. Lorsque vous appliquez une mise en forme automatique à votre feuille, Excel analyse celle-ci afin d identifier la colonne ou la ligne servant respectivement d en-tête et de total. Il applique ensuite les options appropriées aux différentes parties de la feuille. 1. Sélectionnez les cellules auxquelles doit être appliquée la mise en forme automatique. 2. Commande Insertion / Tableau... L onglet Outils de tableau/création apparaît. 3. Cliquez le modèle à appliquer. Vous pouvez utiliser la barre de déplacement pour parcourir la liste des modèles proposés. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

20 Mise en forme de texte V ous pouvez modifier la police, la taille et les attributs de votre feuille de calcul en une opération. Ceci permet de très rapidement améliorer la présentation d une feuille de calcul. Modifier l aspect et le style des données est important pour faire ressortir des éléments particuliers, comme des en-têtes. Vous pouvez aussi augmenter ou diminuer la taille des données. D autre part, Excel propose plusieurs types de soulignements. Un soulignement peut attirer l attention sur un point important, comme un total. Excel dispose aussi de trois attributs pouvant être appliqués aux données : l effet Barré raye la donnée concernée. Cela peut être utile pour signaler une modification. Exposant et indice placent la donnée soit légèrement au-dessus, soit un peu en dessous du niveau normal. Ces deux attributs sont indispensables pour écrire des fonctions mathématiques. 1. Sélectionnez les cellules auxquelles doit être appliquée la mise en forme. Cliquez droit, dans le menu, sélectionnez Format de cellule... La boîte de dialogue Format de cellule apparaît. 2. Cliquez l'onglet Police. 3. Sélectionnez la Police, le Style, la Taille, le type de Soulignement, la Couleur, l'attribut à utiliser. Puis-je modifier la police par défaut d' Excel pour tout nouveau classeur? Oui. Dans le menu Outils, cliquez Options puis choisissez l onglet Général. Dans la zone Police standard, sélectionnez la police et la taille à appliquer. Vous devrez quitter Excel et le relancer pour que les modifications soient prises en compte. Application : Sélectionnez la cellule B2 et choisissez la Police Times, le Style de police Italique, la Taille 36. Mettez en forme le sous-titre "RAPPORT ANNUEL 2007" et le sous-titre "Les Chiffres Clés" avec la définition de police suivante: Helv, Gras, 12. Mettez en forme le texte indépendant avec la définition de police suivante : Helv, Normal, 10. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

21 Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL INFORMATIQUE Pharmacie Dijon, LCE Centrage de texte sur plusieurs colonnes Sélectionnez la plage de cellules concernées. Cliquez sur l'icône Fusionner et centrer de la Barre d'outils Mise en forme. Centrage de texte indépendant Sélectionnez le texte définit indépendant. Cliquez sur l'icône Centrer de la Barre d'outils Mise en forme. Application : Sélectionnez la plage de cellules B4:H4 et centrez le titre "RAPPORT ANNUEL 2007". Effectuez l'opération similaire pour le sous-titre "Les Chiffres Clés". Sélectionné le texte indépendant et centrez-le. Vous avez terminé le module "titres, logo, conclusions..." Saisie d'un tableau sous Excel Saisie du titre du tableau Cliquez sur la cellule B10. Entrez le texte : "Résultat net consolidé (MF)" avec pour définition de police Helv, Gras, 12. Saisie du titre de colonnes - Cas de série incrémentée Sélectionnez la plage de cellules C11:D11. Entrez la valeur "2002", puis "2003". Effectuez une recopie incrémentée. Pointez la poignée de recopie (petit carré à droite de la cellule D11). Faites glisser la poignée vers la droite jusqu'à l'angle inférieur droit de la cellule H11. Saisie du titre de lignes Sélectionnez la plage de cellules B12:H12. Entrez le texte : "Résultat". Saisie de données Entrez les données en validant après chaque valeur : "31, 32, 51, 64, 71, 79". Mise en forme de tableau Sélectionnez la plage de cellules B11:H12. Cliquez sur le bouton Position centre de la barre d'outils Standard. Encadrez le tableau à l'aide de la commande Format/Cellule.../Bordure. Mettre en forme les titres de colonnes : sélectionnez la plage de cellules B11:H11. Ombrez les cellules avec la couleur noire à l'aide de la commande Format/Cellule.../Motifs. Choississez la couleur de police blanche à l'aide de la commande Format/Cellule.../Police. Choisissez un style de caractères Gras et Italique. Mettre en forme le titre de ligne : sélectionnez la cellule B12. Réalisez un encadrement à l'aide de la commande Format/Cellule.../Bordure et sélectionnez un style Gras d'écriture. Mettre en forme les données : sélectionnez l'une des cellules de la plage de cellules C12:H21. Utilisez la fonction Reproduire la mise en forme dans la barre d outils Standard pour affecter une mise en forme uniforme aux cellules de Données Création d'un graphique sous Excel U n graphique permet d illustrer graphiquement les données d une feuille de calcul. Il peut rendre beaucoup plus compréhensibles un grand nombre de données. Les données servant à créer un graphique doivent être organisées en lignes et colonnes dans la feuille, même si ces dernières ne sont pas contiguës. N oubliez pas d inclure dans la sélection de lignes et de colonnes les cellules contenant les étiquettes à faire apparaître dans le graphique. L assistant graphique vous guide pas à pas dans le processus de création d un graphique. La sélection du type de graphique est laissée à votre choix : histogramme, secteurs, aires Vous

22 pouvez préciser si vous tracez le graphique d après les lignes ou d après les colonnes. Des titres peuvent être ajoutés au graphique. Un titre de graphique identifie l objet du graphique. Le titre de l axe des abscisses indique les catégories utilisées. Le titre de l axe des ordonnées rappelle l unité de mesure du graphique. Si vous créez un graphique 3D, le troisième axe pourra aussi recevoir un titre. Pour créer un graphique incorporé à la feuille de calcul et reflétant les données d'un tableau : 1. Sélectionnez la plage de cellules correspondante au tableau, contenant les données, les étiquettes de lignes et de colonnes. 2. Créez un graphique en cliquant sur un bouton dans le groupe Graphiques de l'onglet Insertion. Les onglets Outils de graphique deviennent alors accessibles : Création, Disposition et Mise en forme. 3. Mais une fois que vous créez un graphique, le groupe Outils de graphique apparaît et propose trois onglets : Création, Disposition et Mise en forme. Ces onglets incluent les commandes vous permettant de manipuler des graphiques. Le ruban change en fonction de vos actions. 4. Utilisez l'onglet Création pour déplacer le graphique ou changer de type de graphique, l'onglet Disposition pour changer le titre du graphique ou d'autres éléments ou encore l'onglet Mise en forme pour ajouter des couleurs de remplissage ou modifier les styles de ligne. Lorsque votre graphique est terminé, cliquez en dehors du graphique. Les Outils de graphique disparaissent. Pour les réafficher, cliquez à l'intérieur du graphique. 5. Si vous ne voyez pas en permanence toutes les commandes dont vous pensez avoir besoin, ne vous inquiétez pas. Commencez votre tâche. Excel vous affichera les commandes nécessaires au moment où vous en aurez besoin. 6. Sélectionnez l'icône Colonne de la barre d'outils Insertion/Diagrammes. La boîte de dialogue Insérer un graphique, apparaît à l'écran si vous avez sélectionner l option Tous types de graphique. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

23 7. Sélectionnez le type de graphique à utiliser. 8. Sélectionnez le modèle à retenir. 9. Cliquez OK pour continuer. Vous pouvez sélectionner dans l onglet Outils de tableau/création cliquez le menu Disposition du graphique, pour choisir la disposition du graphique, des légendes. Vous pouvez sélectionner dans l onglet Outils de tableau/création cliquez le menu Styles du graphique, pour choisir le style du graphique. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

24 Vérifiez l'exactitude concernant la description de la Plage de données : ='01RAPP4'! $B$11:$H$12. Si un problème de représentation apparaît au niveau de graphique, sélectionner la commande Intervertir les lignes/colonnes dans le menu Données dans l onglet Outils de tableau/création Ou icône Nom du fichier Vous pouvez modifier ou ajouter des données dans la représentation graphique. Sélectionner la commande Sélectionner des données dans le menu Données dans l onglet Outils de tableau/création Ou icône La boîte de dialogue Sélectionner la source de données. Plage de cellules dans la feuille de calcul. Vous pouvez modifier l emplacement du graphique (au lieu de l insérer comme Objet dans la feuille de calcul par défaut) et le placer dans une Nouvelle feuille. Sélectionner la commande Déplacer le graphique dans le menu dans Emplacement l onglet Outils de tableau/création Ou icône Une boîte de dialogue Déplacer le graphique apparaît. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

25 Comment savoir à quoi ressemblera un graphique pendant l'élaboration? Après avoir sélectionné le type et le sous-type de graphique à utiliser, vous pouvez cliquer le bouton Maintenir appuyé pour visionner, afin d avoir un aperçu du graphique illustrant vos données. Puis-je modifier les titres du graphique après sa création? Oui. Après avoir terminé de créer le graphique, cliquez le titre à modifier. Saisissez un nouveau titre et appuyez sur Entrée. Existe-t-il un autre moyen de créer rapidement un graphique? Vous pouvez rapidement créer un graphique utilisant les paramètres par défaut d Excel. Sélectionnez les cellules contenant les données à représenter, puis appuyez sur la touche F11. Le graphique apparaîtra sur sa propre feuille, dans le classeur. Que se passe-t-il si je modifie les données utilisées dans un graphique? Lorsque vous modifiez les données, Excel met automatiquement le graphique à jour. Puis-je déplacer la barre d outils Graphique? Oui. Placez le pointeur de la souris sur la barre de titre de la barre d outils Graphique, puis faites-la glisser ailleurs sur l écran. Comment puis-je masquer la légende du graphique? Cliquez une zone vide du graphique concerné. Dans la barre d outils Graphique, cliquez le bouton Légende pour afficher ou masquer la légende. Puis-je ajouter un tableau de données à un graphique? Oui. Cliquez une zone vide du graphique. Dans la barre d outils Graphique, cliquez le bouton Table de données pour l afficher ou la masquer. Comment puis-je mettre en forme un graphique? Chaque partie d un graphique peut être mise en forme individuellement. Double-cliquez la partie concernée. La boîte de dialogue Format de la zone de graphique apparaît, proposant les options applicables à la partie de graphique sélectionnée. V ous pouvez changer de type de graphique pour présenter vos données de façon plus efficace. Excel propose 11 types standard de graphiques, et 73 sous-types parmi lesquels vous pouvez choisir le plus adapté. Les histogrammes, les graphiques en barres, en lignes, les graphiques en aires ou en surfaces et les graphiques en secteurs sont les types les plus couramment employés. Le type de graphique à utiliser dépend de vos données. Chaque type présente les données d une façon spécifique. Un histogramme permet la mise en évidence de l évolution des données dans le temps, ou compare des éléments individuels. Chaque colonne représente un élément d une série de données. Un graphique en barres illustre bien la comparaison de différents éléments individuels. Chaque barre représente un élément d une série de données. Un graphique en courbes exprime efficacement une tendance dans l évolution des données. Chaque courbe de points illustre une série de données. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

26 Un graphique en aires illustre bien l importance des modifications des données à travers le temps. Chaque ligne représente une série de données. Un graphique en secteurs (appelé aussi «camembert») met en évidence la contribution de chaque élément par rapport à un tout. Chaque secteur représente un élément d une série de données. Un graphique en secteurs ne peut représenter qu une seule série de données à la fois. 1. Pour modifier un graphique sur une feuille de calcul, cliquez une zone vide du graphique. Des poignées ( ) apparaissent sur son pourtour. Pour modifier un graphique sur une feuille graphique, cliquez l onglet de celle-ci. 2. Cliquez droit sur le graphique, sélectionnez Modifier le type de graphique. La boîte de dialogue Modifier le type de graphique apparaît INFORMATIQUE Pharmacie Dijon, LCE Type de graphique. Sélectionnez le type de graphique à utiliser. Sous-type de graphique. Sélectionnez le soustype de graphique à utiliser. 4. Cliquez OK après avoir valider votre choix. Le graphique s'affiche désormais selon le nouveau type de graphique sélectionné. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

27 U ne fois le graphique créé, vous pouvez le déplacer, modifier sa taille ou le supprimer. Vous pouvez le déplacer dans la feuille de calcul. Cela est nécessaire s il recouvre partiellement des données. Vous pouvez aussi recopier un graphique de votre feuille de calcul. La taille du graphique peut être ajustée. Augmenter la taille permet d améliorer la lisibilité des informations qu il contient. Les poignées entourant un graphique permettent de changer ses dimensions. Celles figurant en haut et en bas servent à modifier sa hauteur, celles à gauche et à droite, sa largeur. Les poignées situées dans les quatre coins affectent en même temps la largeur et la hauteur du graphique. Un graphique devenu inutile peut être supprimé de la feuille de calcul. DEPLACER UN GRAPHIQUE : Placez le pointeur de la souris sur une zone vierge du graphique. Faites glisser le graphique vers un autre emplacement. MODIFIER LA TAILLE D'UN GRAPHIQUE : Cliquez sur une zone vierge du graphique. Les poignées apparaissent sur son pourtour. Placez le pointeur de la souris sur l'une des poignées ( devient ou ou ). Faites glisser la poignée jusqu'à obtenir la taille désirée. Une ligne pointillée indique la nouvelle taille au cours de la manœuvre. SUPPRIMER UN GRAPHIQUE : Cliquez sur une zone vierge du graphique. Les poignées apparaissent sur son pourtour. Appuyez sur la touche Suppr. Quelle est la différence entre un graphique en secteurs et un graphique en anneau? Graphiques en anneau et graphiques en secteurs sont destinés à montrer la relation entre les parties d un tout. La différence entre les deux tient à la quantité de données qu ils peuvent représenter. Contrairement à un graphique en secteurs, un graphique en anneau peut afficher plusieurs séries de données. Chaque anneau représente une série. Quels types de graphique l onglet Types personnalisés contient-il? L onglet Types personnalisés contient des types personnalisés basés sur les types standard, mais ayant reçu une mise en forme supplémentaire. Par exemple, le type de graphique personnalisé Histogramme avec profondeur pourrait servir à créer un graphique en deux dimensions avec des colonnes en trois dimensions. Comment puis-je modifier rapidement un type de graphique? Cliquez une zone vierge du graphique. Dans la barre d outils Graphique, cliquez à côté du bouton Type de graphique, puis sélectionnez le type de graphique à utiliser. Puis-je changer les dimensions d un graphique sans modifier ses proportions? Oui. Maintenez enfoncée la touche Maj en faisant glisser l une des poignées d angle. Puis-je déplacer les secteurs d un graphique en secteurs? Vous pouvez déplacer ou écarter les secteurs d un graphique. Cliquez le graphique, puis le secteur concerné. Des poignées apparaissent sur son pourtour. Placez le pointeur de la souris sur le secteur et faites-le glisser en l éloignant du centre du graphique. Puis-je déplacer un graphique vers une feuille graphique créée à cet effet? Oui. Cliquez une zone vide du graphique. Dans le menu Graphique, cliquez Emplacement. Cliquez l option Sur une nouvelle feuille ( devient ). Donnez alors un nom à la nouvelle feuille, puis cliquez OK. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

28 U ne fois le graphique créé, vous pouvez lui ajouter une nouvelle série de données. Il n est pas nécessaire alors de créer un nouveau graphique. Une série de données est un groupe de données associées, correspondant à une ligne ou à une colonne de la feuille de calcul. Vous ne pouvez pas ajouter une série de données à un graphique en secteurs, celui-ci ne pouvant représenter qu une seule série de données. La possibilité d ajouter une nouvelle série de données est particulièrement utile si le graphique nécessite une actualisation régulière. Par exemple, un graphique des chiffres d affaires mensuels doit pouvoir être complété avec une nouvelle série de données chaque mois. Excel met automatiquement à jour la légende lorsqu une nouvelle série de données est ajoutée au graphique. Une série de données devenue superflue peut être supprimée d un graphique. AJOUT DE DONNEES DANS UN GRAPHIQUE : 1. Sélectionnez les cellules contenant les données à ajouter au graphique, y compris les entêtes de ligne ou de colonne. 2. Cliquez pour copier les données. 3. Cliquez le graphique auquel vous voulez ajouter les données. 4. Cliquez pour ajouter les données au graphique. Les données sont maintenant représentées dans le graphique. Note. Pour supprimer une série de données du graphique, cliquez cette série, puis appuyez sur la touche Suppr. U n graphique peut être imprimé avec les données de la feuille de calcul ou sur sa propre page. Imprimer un graphique ainsi que les données associées est précieux si vous souhaitez disposer conjointement des deux informations. Lorsque vous imprimez un graphique sur une page distincte, il s agrandit afin d occuper tout l espace disponible. La présentation du graphique imprimé peut différer de celle de la feuille de calcul. Par exemple, la légende peut être plus petite. Si un graphique en couleurs est imprimé sur une imprimante en noir et blanc, les couleurs sont traduites en nuances de gris. Vous pouvez obtenir un aperçu avant impression d un graphique comme vous le faites avec toute feuille de calcul. IMPRESSION D'UN GRAPHIQUE : Cliquez une cellule à l extérieur du graphique. Cliquez sur l'icône pour imprimer le graphique. IMPRESSION D'UN GRAPHIQUE SUR SA PROPRE PAGE : Pour imprimer un graphique figurant dans une feuille de calcul, cliquez une zone vierge du graphique. Cliquez sur l'icône pour imprimer le graphique. Application : Sélectionnez la plage de cellules B11:H12. Cliquez sur l'outil Assistant Graphique de la Barre d'outils Standard. Sélectionnez la plage de cellule B14:H24 où devra s'insérer le graphique. A l'aide des différentes étapes d'assistant Graphique, sélectionnez le type Histogramme, le format Histogramme avec lignes de grille. Adoptez les options proposées à l'étape 4 sur 5. N'ajoutez pas de légende et dans la zone Titre du graphique, entrez le texte : "Résultat net (MF)". Enregistrez la feuille de calcul sous le nom EXEMPLE1 à l'aide de la commande Fichier/Enregistrer sous... Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

29 1.6 - Mise en page d'un document Excel Aperçu avant impression V ous pouvez voir sur votre écran comment votre feuille de calcul apparaîtra lors de son impression. L outil Aperçu avant impression vous aide à vérifier que la sortie papier de votre feuille de calcul correspond à vos souhaits, et il peut ainsi vous faire économiser bien du temps et du papier. La fenêtre de l aperçu avant impression indique la page visualisée, ainsi que le nombre total de pages de la feuille de calcul. Si celle-ci comporte plusieurs pages, vous pouvez facilement passer de l une à l autre. Vous pouvez agrandir l affichage d une page, pour l examiner plus en détail. Si vous utilisez une imprimante noir et blanc, l aperçu sera affiché en noir et blanc. Si vous disposez d une imprimante couleur, les pages seront affichées en couleurs. Après avoir examiné votre feuille dans la fenêtre de l aperçu avant impression, vous pouvez fermer celleci pour revenir à la feuille de calcul. 1. Cliquez l'icône sélectionner la commande Imprimer/Aperçu avant impression pour afficher l aperçu avant impression de la feuille. La fenêtre d aperçu de la feuille de calcul apparaît. La zone inférieure indique combien de pages comporte la feuille de calcul et quelle est la page affichée : Aperçu : page 1 sur un total de 2. Si la feuille contient plusieurs pages, vous pouvez cliquer Suiv. ou Préc. pour vous déplacer parmi les pages. Vous pouvez aussi utiliser la barre de défilement pour examiner d autres pages. 2. Pour agrandir une zone de la page, placez le pointeur sur la zone ( devient ). Cliquez la zone pour grandir les détails. Une vue agrandie de la zone apparaît à l écran. Vous pouvez revenir à la page entière en cliquant n importe où dans la page. 3. Cliquez Fermer pour fermer la fenêtre d aperçu. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

30 Pourquoi la fenêtre d aperçu n affiche-t-elle pas le quadrillage? Par défaut Excel n imprime pas le quadrillage. Pour l imprimer, cliquez le bouton Page, dans la fenêtre d aperçu. Choisissez l onglet Feuille puis cliquez l option Quadrillage ( devient ). Cliquez ensuite OK. Comment puis-je lancer l impression directement à partir de la fenêtre d aperçu? Cliquez le bouton Imprimer. Excel revient à la feuille de calcul et ouvre la boîte de dialogue Imprimer Modification des marges L a marge est l espace compris entre les données et le bord de la feuille de papier. Il y a une marge en haut, en bas, à droite et à gauche de la page. Excel fixe automatiquement les marges supérieures et inférieures à 2,5 cm et les marges latérales à 2 cm. Vous pouvez modifier ces valeurs à votre guise. La plupart des imprimantes exigent une marge minimale de 3,7 mm autour de la zone imprimée. Consultez le manuel d utilisation de votre imprimante pour plus d informations à ce sujet. 1. Cliquez l'icône Aperçu avant impression pour afficher l aperçu avant impression de la feuille ou commande Fichier / Aperçu avant impression. La fenêtre d aperçu de la feuille de calcul apparaît. 2. Si les marges ne sont pas affichées, cliquez le bouton Marges. 3. Placez le pointeur sur la marge à modifier ( devient ou ). 4. Faites glisser la marge vers un nouvel emplacement, matérialisé par une ligne. Pendant que vous déplacez la souris, la distance entre la marge et le bord s'affiche en bas de la feuille. 5. Cliquez Fermer pour fermer la fenêtre d aperçu. Autre méthode : Dans la fenêtre classique, sélectionner le menu Mise en page, sélectionnez Marges dans l'onglet Mise en page, et saisissez les valeurs adéquates dans les zones Haut, Bas, Droite et Gauche. Cliquez OK. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

31 1.6.3 Modification de l'orientation de la page V ous pouvez modifier l orientation de la page lors de l impression. Excel permet d imprimer en format paysage ou en format portrait. Par défaut, Excel imprime une feuille dans le sens de la hauteur, en mode portrait. Cette orientation est pratique lorsque la feuille comporte plus de lignes que de colonnes. Si, en revanche, la feuille est plus large que haute, comptant plus de colonnes que de lignes, il peut être préférable de choisir l orientation paysage. La feuille de papier est alors imprimée dans le sens de la largeur. Modifier l orientation de la page affecte l intégralité de la feuille, mais non les autres feuilles du classeur ou les autres classeurs. Cela est également sans effet sur la façon dont la feuille de calcul s affiche à l écran. Vous pouvez examiner l aspect de la feuille grâce à l aperçu avant impression. 1. Sélectionner le menu Mise en page, sélectionnez Orientation dans l'onglet Mise en page. 2. Sélectionnez le type d orientation Portrait ou Paysage Modification de la taille des données à l'impression V ous pouvez demander à Excel de réduire la taille des données lors de l impression afin de faire tenir la feuille de calcul sur un nombre donné de pages. Cela est particulièrement utile lorsque la dernière page ne comporte que très peu de données et qu il serait préférable de les reporter sur la page précédente. Lorsque vous modifiez la taille des données imprimées, vous devez spécifier combien de pages doivent être imprimées en largeur et combien en hauteur. Excel modifiera automatiquement la taille des données pour s ajuster au nombre de pages demandé. Si vous modifiez la taille des données, Excel ignorera tout saut de page que vous avez inséré sur la feuille de calcul. Modifier la taille des données lors de l impression ne modifie pas l apparence de la feuille à l écran. Pour avoir une idée de la façon dont les données apparaîtront sur le papier, utilisez l outil Aperçu avant impression. 1. Dans le menu Mise en page, sélectionnez Taille dans l'onglet Mise en page. Si vous désirez une taille spécifique, sélectionner dans le menu déroulant l option Autres tailles de papier La boîte de dialogue Mise en page apparaît. 2. Sélectionnez l'onglet Page. Echelle Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

32 3. Cliquez l'option Ajuster pour ajuster la feuille de calcul dans un nombre donné de pages. 4. Saisissez le nombre de pages à imprimer en largeur. Appuyez sur la touche Tab, puis saisissez le nombre de pages à imprimer en hauteur. 5. Cliquez OK pour valider vos choix. L'option Réduire / Agrandir à permet de réduire ou d'augmenter la taille de la feuille au niveau de l'impression. V ous pouvez demander à Excel d inclure une image en Arrière-plan des feuilles de calcul ou de graphique. Pour avoir une idée de la façon dont les données apparaîtront sur le papier, utilisez l option Aperçu avant impression. 1. Dans le menu Mise en page, sélectionnez Arrière-plan dans l'onglet Mise en page. La boîte de dialogue Feuille d arrière-plan apparaît. V ous pouvez demander à Excel de définir une Zone d impression dans une feuille. Pour avoir une idée de la façon dont les données apparaîtront sur le papier, utilisez l option Aperçu avant impression. 1. Sélectionner les cellules de la zone d impression 2. Dans le menu Mise en page, sélectionnez Zone d impression dans l'onglet Mise en page. 3. Sélectionner l option Définir. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

33 1.6.5 Modification des options d'impression L es options d impression offertes par Excel modifient la façon dont la feuille de calcul apparaît sur la page imprimée. En retenant les options qui conviennent, vous pouvez obtenir une impression correspondant à la sortie papier dont vous avez besoin. L option Quadrillage permet d imprimer des lignes entre toutes les cellules de la feuille de calcul. Ceci peut faciliter la lecture d une grande feuille de calcul. L option En noir et blanc imprime en noir et blanc une feuille créée avec des couleurs. Cela se révèle pratique si vous disposez d une imprimante couleur, mais que vous souhaitiez disposer d une ébauche noir et blanc de la feuille. L option Qualité brouillon permet de gagner du temps lors de l impression, en supprimant le quadrillage et la plupart des objets graphiques. Cette option sert à obtenir rapidement un brouillon de la feuille de calcul. Si vous sélectionnez l option En-têtes de ligne et de colonne, Excel imprimera les en-têtes de ligne et de colonne sur la sortie papier. Modifier les options d impression n a d effet que sur la sortie papier : cela n a aucune conséquence sur l affichage à l écran de la feuille de calcul. 1. Commande Mise en page / Imprimer les titres. La boîte de dialogue Mise en page apparaît. 2. Sélectionnez l'onglet Feuille. Cliquez chaque option à appliquer ( devient ). Zone d'impression. Impression. Ordre d'impression des pages. Si votre feuille de calcul doit s imprimer sur plusieurs pages, vous pouvez demander la répétition des titres d une ligne ou d une colonne sur chaque page. Répéter les titres des lignes ou colonnes facilite la compréhension des données une fois mises sur papier. Il suffit de sélectionner une cellule de chaque ligne ou de chaque colonne dont les titres doivent être répétés. 3. Cliquez la case à côté de l'option concernée, pour définir le titre à répéter au sommet ou à gauche de chaque page imprimée. 4. Dans la feuille de calcul, sélectionnez une cellule dans chaque ligne ou chaque colonne contenant les titres à répéter. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

34 1.6.6 Ajout d'un en-tête ou un pied de page V ous pouvez ajouter sur la sortie imprimée un en-tête ou un pied de page apportant des informations complémentaires. Ce peut être votre nom, le numéro de page ou la date d impression. Par défaut, un en-tête est situé à 1,5 cm du bord supérieur de la page et un pied de page à 1,5 cm du bord inférieur de la page. Une feuille ne peut comporter qu un seul en-tête et un seul pied de page. Excel dispose de nombreux en-têtes et pieds de page prédéfinis. Si votre feuille contient des informations financières, vous pourrez choisir un en-tête comportant le mot «Confidentiel». Si la feuille est régulièrement mise à jour et imprimée, le pied de page pourra comprendre la date d impression. Pour visualiser l effet d un en-tête ou d un pied de page avant d imprimer la feuille, servez-vous de l outil Aperçu avant impression. 1. Commande Fichier / Mise en page ou Affichage / En-tête et pied de page La boîte de dialogue Mise en page apparaît. 2. Sélectionnez l'onglet En-tête et pied de page. Affiche la liste des en-têtes disponibles Affiche la liste des pieds de page disponibles 3. Sélectionnez l'option En-tête personnalisé ou Pied de page personnalisé pour réaliser un élément personnalisé. Numéro de page Nb de pages Date Heure Nom de la feuille Nom du fichier Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

35 1.6.7 Insertion d'un saut de page V ous pouvez insérer un saut de page lorsque vous souhaitez commencer une nouvelle page à un emplacement précis de votre feuille de calcul. Un saut de page sert à définir où s arrête une page et où commence la suivante. Lorsque qu une page est remplie avec les données, Excel débute automatiquement une nouvelle page en insérant un saut de page. Insérer par vous-même un saut de page garantit qu un groupe de cellules sera imprimé sur la même page. Avant d imprimer la feuille, vous pouvez visualiser les sauts de page de celle-ci. Les sauts de page insérés par Excel apparaissent sous la forme de lignes pointillées bleues. S ils sont insérés par vous, ils apparaissent sous la forme de lignes continues bleues. INSERER UN SAUT DE PAGE : 1. Cliquez l'en-tête de la ligne ou colonne devant apparaître au début de la page suivante. 2. Commande Mise en page / Sauts de page ou icône Une ligne pointillée apparaît à l écran. Cette ligne indique l emplacement où finit une page et une autre commence. Pour désélectionner une ligne ou une colonne, cliquez n importe quelle autre cellule. La ligne de saut de page ne sera pas visible sur la page imprimée. AFFICHER TOUS LES SAUTS DE PAGE : 1. Commande Affichage / Affichages classeur / Aperçu des sauts de page Ou icône La boîte de dialogue Aperçu des sauts de page apparaît. Saut de page 2. Cliquez OK pour fermer cette dernière. Des lignes bleus indiques la position des sauts de page de la feuille. Comment supprimer un saut de page? Sélectionnez la cellule située juste en dessous ou juste à droite du saut concerné. Dans le menu Insertion, cliquez Supprimer le saut de page. Puis-je supprimer tous les sauts de page placés sur la feuille de calcul? Oui. Cliquez le rectangle gris à gauche de l en-tête de colonne A pour sélectionner l intégralité de la feuille. Dans menu Insertion, cliquez Rétablir tous les sauts de page. Puis-je déplacer un saut de page? Répétez les étapes 1 à 2 figurant ci-dessus. Placez le pointeur Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL sur la ligne bleue indiquant un saut de page ( devient ou ) et faites glisser le saut de page vers son nouvel emplacement.

36 1.7 Opérations sur les feuilles de calcul Insertion d'une feuille de calcul L a feuille de calcul affichée sur votre écran fait partie d un classeur de plusieurs feuilles. Vous pouvez insérer une nouvelle feuille de calcul pour ajouter des données en relation avec le reste du classeur. Par défaut les classeurs Excel contiennent trois feuilles de calcul, mais vous pouvez en insérer autant que nécessaire. Une nouvelle feuille de calcul peut être intercalée n importe où dans le classeur. Insérer une nouvelle feuille de calcul peut vous aider à mieux organiser vos données dans le classeur. Par exemple, un classeur pourrait reprendre les données concernant chaque division d une société sur une feuille séparée. Une restructuration ou l apparition de nouvelles divisions dans la société entraînera la création de nouvelles feuilles de calcul. Si une feuille de calcul devient superflue, vous pouvez la supprimer du classeur. Une feuille supprimée est définitivement retirée du classeur et ne peut être récupérée. INSERER UNE FEUILLE DE CALCUL : 1. Cliquez droit l'onglet de la feuille qui sera placée après la nouvelle feuille. 2. Commande Insérer. La boîte de dialogue Insérer apparaît. La nouvelle feuille apparaît. Excel affiche un onglet correspondant à la nouvelle feuille. SUPPRIMER UNE FEUILLE DE CALCUL : 1. Cliquez du bouton droit l'onglet de la feuille à supprimer. Un menu apparaît. 2. Cliquez Supprimer. Une boîte de dialogue demandant confirmation apparaît. 3. Cliquez OK pour supprimer la feuille. RENOMMER UNE FEUILLE DE CALCUL : 1. Cliquez du bouton droit l'onglet de la feuille à supprimer. Un menu apparaît. 2. Cliquez Renommer. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

37 1.7.1 Basculement entre feuilles de calcul V ous pouvez basculer entre les différentes feuilles de calcul de votre classeur pour en voir les données et les comparer. Chaque feuille de calcul du classeur dispose d un onglet. La feuille actuellement montrée à l écran affiche un onglet blanc. Les autres feuilles de calcul du classeur ont des onglets gris et leur contenu est masqué. Il est possible de basculer d une feuille de calcul à l autre en choisissant l onglet de la feuille à afficher. Si le classeur contient de nombreuses feuilles, certains des onglets peuvent se trouver hors de vue. Utilisez dans ce cas les boutons de défilement pour afficher les onglets masqués. 1. Pour afficher le contenu d une feuille de calcul, cliquez son onglet. La feuille de calcul sélectionnée a un onglet blanc. Le contenu de la feuille de calcul apparaît. Les contenus des autres feuilles de calcul sont masqués. Si le classeur contient de nombreuses feuilles, certains des onglets ne sont pas visibles. 2. Cliquez un bouton pour parcourir les onglets. Affiche le premier onglet Décale d un onglet vers la gauche Décale d un onglet vers la droite Affiche le dernier onglet Renommer une feuille de calcul V ous pouvez attribuer à chaque feuille de calcul d un classeur un nom décrivant son contenu. Excel affecte automatiquement un nom, comme Feuil1, à chaque feuille de calcul d un classeur. Vous pouvez renommer une feuille pour en décrire mieux le rôle. Vous ou tout autre utilisateur pourrez ainsi identifier plus facilement les feuilles de calcul qui vous intéressent. Le nom d une feuille de calcul peut compter jusqu à 31 caractères, y compris des espaces. Les caractères \ / :? * et [] ne sont pas autorisés dans les libellés de feuille de calcul. Chaque nom doit être unique dans un classeur. Il est préférable d éviter les noms trop longs. Des noms courts permettent d afficher un plus grand nombre d onglets simultanément. Après avoir renommé une feuille de calcul, vous ne pouvez pas utiliser l outil Annuler pour revenir au nom précédent. 1. Double-cliquez l onglet de la feuille de calcul à renommer. Le nom actuel de la feuille est mis en surbrillance. 2. Saisissez un nouveau nom, puis appuyez sur Entrée. Note : Un nom de feuille de calcul peut comporter jusqu à 31 caractères, y compris des espaces. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

38 1.7.4 Déplacer une feuille de calcul V ous pouvez déplacer une feuille de calcul à l intérieur d un classeur, pour réorganiser les données de celui-ci. Déplacer les feuilles de calcul permet aussi de placer côte à côte deux feuilles entre lesquelles vous basculez souvent. Soyez prudent lorsque vous déplacez des feuilles de calcul dans un classeur. Des calculs ou des graphiques basés sur des données d une feuille peuvent devenir inexacts si la feuille est déplacée. Par exemple, dans une formule contenant des références à d autres feuilles de calcul, les résultats peuvent être modifiés si vous déplacez l une des feuilles incluses dans la formule. Une fois qu une feuille a été déplacée, vous ne pouvez pas utiliser l outil Annuler pour replacer la feuille à son emplacement d origine. Vous pouvez copier une feuille de calcul. Cela est utile pour conserver un exemplaire de la feuille d origine lorsque vous projetez d y apporter des modifications importantes. 1. Placez le pointeur sur l onglet de la feuille de calcul à déplacer. 2. Faites glisser la feuille de calcul vers un autre emplacement. Une flèche ( ) montre l endroit où la feuille va se placer. La feuille de calcul apparaît à son nouvel emplacement. Pour copier une feuille de calcul, répétez les étapes 1 et 2 en maintenant enfoncée la touche Ctrl lors de l étape 2. Autre méthode : 1. Cliquez du bouton droit l'onglet de la feuille à supprimer. Un menu apparaît. 2. Cliquez Déplacer ou copier. La boîte de dialogue Déplacer ou copier apparaît. Vous pouvez choisir l emplacement de la nouvelle feuille ou de Créer une copie de la feuille actuelle. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

39 1.8 - Impression I l est possible d obtenir une impression sur papier de votre feuille de calcul. Si vous disposez de plusieurs imprimantes reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir quelle imprimante utiliser. D autre part, vous avez la possibilité de choisir d imprimer telle ou telle partie de la feuille de calcul. Vous avez le choix entre l impression d une sélection de cellules, de la feuille entière ou de toutes les feuilles du classeur. Pour imprimer une sélection de cellules, vous devez les sélectionner avant de commencer. En cliquant le bouton Imprimer de la barre d outils Standard, vous lancez rapidement l impression de la feuille de calcul affichée à l écran. 1. Sélectionnez la plage à imprimer. 2. Cliquez l'icône sélectionner la commande Imprimer/Aperçu avant impression pour afficher l aperçu avant impression de la feuille. 3. La Cliquez l'icône sélectionner la commande Imprimer / Imprimer La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Zone de choix d'imprimante. Partie du classeur à imprimer. Pages à imprimer. Puis-je imprimer la feuille en plusieurs exemplaires? Il est possible d imprimer plusieurs exemplaires d un classeur, d une feuille ou d une sélection. Dans la boîte de dialogue Imprimer, double-cliquez la zone Nombre de copies, puis saisissez le nombre d exemplaires souhaités. Puis-je imprimer plusieurs feuilles d un classeur? Oui. Maintenez enfoncée la touche Ctrl alors que vous cliquez l onglet de chaque feuille à imprimer. Reprenez ensuite les étapes ci-dessus, en veillant à ce que l option Feuilles sélectionnées soit choisie dans la zone Impression de la boîte de dialogue Imprimer. J imprime souvent la même zone de ma feuille. Comment lancer rapidement cette impression? Sélectionnez la zone concernée. Dans le menu Fichier, pointez Zone d impression et cliquez Définir. Lorsque vous cliquez le bouton Imprimer, dans la barre d outils Standard, Excel n imprimera que la zone définie. Pour désactiver cette option, pointez de nouveau Zone d impression dans le menu Fichier et cliquez Annuler. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL

40 1.9 Enregistrement de la feuille de calcul V ous pouvez enregistrer votre classeur afin de pouvoir l utiliser plus tard. Afin d éviter toute perte de données, il est préférable d enregistrer régulièrement les modifications apportées à un classeur. Vous pouvez définir l emplacement de destination du classeur. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, la barre Enregistrer dans permet d accéder rapidement aux dossiers les plus souvent utilisés. Le dossier Historique contient les dossiers auxquels vous avez récemment accédé. Le dossier Mes Documents est un emplacement très pratique pour entreposer tous les fichiers sur lesquels vous travaillez. Le dossier Bureau permet d enregistrer le classeur en le plaçant sur le bureau Windows. Le dossier Favoris est l endroit où stocker une feuille de calcul à laquelle vous accédez régulièrement. Le dossier Dossiers Web stocke des enregistrements sur un serveur Web ce qui permettra à d autres personnes de le consulter via Internet. Un classeur peut être enregistré sous différents formats de fichier. Cette possibilité permet de le partager avec des utilisateurs ne disposant pas d Excel. Lorsque vous avez terminé votre travail avec un classeur, vous pouvez le fermer pour le retirer de l écran. Vous pouvez continuer à travailler avec d autres classeurs jusqu à ce que vous quittiez Excel. 1. Cliquez l'icône sélectionner la commande Enregistrer ou Enregistrer sous La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. 2. Saisissez un nom pour le classeur. Nom du fichier à entrer. Format de fichier utilisé pour enregistrer le classeur. Puis-je modifier l emplacement d enregistrement par défaut d Excel? Oui. Choisissez le menu Outils puis cliquez Options. Cliquez l onglet Général. Dans la zone de saisie Dossier par défaut, entrez le lecteur et le dossier à utiliser. Cliquez ensuite OK. Tableur - Grapheur Microsoft EXCEL