Ligne 100 et Ligne 30

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1 Ligne 100 et Ligne 30 Version et Version 8.00 Manuel de la gamme Windows Mars 2001

2 COMPOSITION DU PROGICIEL PROPRIETE & USAGE CONFORMITE & MISE EN GARDE EVOLUTION FICHE DE SUGGESTION MARQUES Votre progiciel est composé d'un boîtier de rangement comprenant : le CD-ROM (ou les disquettes) sur lequel est enregistré le programme, la documentation correspondante Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage France est illicite (Loi du 11 Mars Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. Tous droits réservés dans tous pays. Logiciel original développé par Sage France. Documentation Sage France. Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme papier, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation. La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour. Sage France recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernière page du manuel. Ligne 30 est une marque déposée appartenant à Sage France. Ligne 100 est une marque déposée appartenant à Sage France. Ligne 500 est une marque déposée appartenant à Sage France. Windows 98, Windows 95, Windows, MS-DOS sont des marques déposées de Microsoft Corporation. Macintosh, MAC/OS est une marque déposée de Apple Computer Inc. 2

3 Sommaire général Sommaire Introduction et généralités 7 Introduction 9 Compatibilité Documentation fournie Contenu du Manuel de la gamme Conventions d écriture Réaffichage des listes en réseau 42 Gestion de l Euro 43 Fonctions Internet 43 Manuel électronique 44 Avant-propos...44 Vous n avez pas installé le manuel électronique...44 Utilisation du manuel électronique...45 Installation des programmes 15 Première installation du programme sur un disque dur 17 Installation du programme par la fonction Exécuter Installation a partir d un CD-ROM Installation à partir des disquettes Démarrage de l installation Installation du programme par l utilitaire d installation Mise à jour d une installation existante Formats de sélection Installation individuelle de chacune des applications Installation du manuel électronique 36 Avant-propos Vous n avez pas installé le manuel électronique Comment consulter le manuel électronique...45 Consultation sur CD-ROM...45 Fonctions principales de consultation...46 Particularités diverses 48 Lancement et arrêt des programmes 51 Lancement d un programme 53 Premiers lancements d un programme/code d accès..53 Référencement du logiciel Sage...55 Arrêt du programme 57 Extensions des fichiers de la gamme 57 Clé de mise à jour du programme 59 Généralités sur les programmes 61 Particularités 39 Utilisation en client/serveur 41 Généralités 65 Particularités du fonctionnement sous Windows

4 Sommaire général Souris ou clavier? Les fenêtres du programme Fenêtre de l application Programme réduit à un bouton Basculer vers Fenêtres de documents Fonctions générales concernant les fenêtres Fenêtres des programmes Sage Fonctions diverses des fenêtres Menus Menu Système Menus hiérarchiques Menus contextuels Barres d outils Barre d outils Navigation Barres d outils Personnalisation des fonctions Gestion des liens inter-applications Enregistrer un chemin d accès Lancement de l application Préférences Impression de l état Etats personnalisés Impression des paramètres société Gestion des graphiques Sélection de la série du graphique Les différentes représentations graphiques La Calculette Sage Description de la calculette Conversion des devises Formules de calcul Télécommunication et contacts Champ télécommunication Gestion des contacts Intégration de fichiers photo et multimédia Gestion de la photo Gestion des objets multimédia Format import/export paramétrable Importer un fichier au format paramétrable Exporter un fichier au format paramétrable Définition format paramétrable Journal d'import Pointeurs de la souris Boutons Bulles d aide Transferts par glissement ou Glisser/Déposer Impressions Impressions propres à certaines fonctions Impressions différées Menu Etat Fenêtres de sélection simplifiée Formats de sélection Critères de sélection Groupes Opérateurs Rechercher / Remplacer 187 Introduction 189 Barre de recherche Barre d outils Onglets Rechercher et Rechercher / Remplacer..193 Rechercher 194 Comment effectuer votre recherche Recherche simplifiée Utilisation des caractères joker

5 Sommaire général Ajouter un critère Boîte à liste déroulante Boîte à cocher Fenêtre de visualisation Recherche multi-critères Supprimer un critères Bouton Revenir à un seul critère Boutons de la barre d outils Rechercher / Remplacer 203 Comment effectuer votre remplacement? Recherche / Remplace simplifié Rechercher dans le fichier Remplacer Boutons de la barre d outils Lancement du traitement Recherche / Remplace 207 Recherche / Remplace multi-critères Contrôle de cohérence Les fonctions Internet 213 Les fonctions Internet 215 Se connecter au site Utilisation de la messagerie Internet Paramétrage Envoyer un Générer l impression sur la messagerie Gestion des confirmations / retours Internet Recherche d adresse Utilisation de la fonction Surveillance financière Utilisation de la fonction Modifications apportées aux fiches tiers Mise en page 229 Mise en page 231 Coordonnées Menu Système A propos de Mise en page Menu Fichier Nouveau Ouvrir Fermer Enregistrer Enregistrer sous Revenir à la version enregistrée Dimension de la page Format d impression Imprimer Test impression Quitter Menu Edition Couper Copier Coller Effacer Dupliquer Sélectionner tout Afficher le Presse-papiers Menu Vue Activer/Annuler la grille Afficher/Masquer les règles Afficher/Masquer les outils Afficher/Masquer les motifs Ajouter une zone Préférences Premier/Second plan Associer/Dissocier

6 Sommaire général Aligner /Centrer Liste des fenêtres ouvertes Menu Caractères Style des caractères Cadrage du texte Polices Menu Outils Principes de mise en page Outils de mise en page Gestion des objets calculés Gestion de la couleur Maintenance 285 Programme Sage Maintenance 287 Lancement du programme Quitter le programme Menu Système Menu Fichier Ouvrir Fermer Information Quitter Les sauvegardes 323 Les sauvegardes 325 Annexe 1 - Les raccourcis clavier 326 Raccourcis clavier communs à la gamme Sage Gestion de la fenêtre d application Gestion des fenêtres du programme Gestion de la barre d outils Navigation Gestion des menus Raccourcis clavier des fonctions Raccourcis clavier ou souris pour des fonctions sans bouton Annexe 2. Fonctionnement en réseau 331 Annexe 3. Les ruptures de mise en page 332 Comptabilité Immobilisations Moyens de paiement Gestion commerciale Saisie de caisse décentralisée Index 343 Menu Edition Afficher le journal maintenance Menu Maintenance Recopier les données Agrandir Occupation Vérification EuroPass port Menu Aide (?) A propos de Maintenance

7 Introduction et généralités Introduction et généralités Introduction 9 Compatibilité Documentation fournie Contenu du Manuel de la gamme Conventions d écriture

8 Introduction et généralités 8

9 Introduction et généralités Introduction Certaines Les programmes de gestion Sage fonctionnent sur les micro-ordinateurs équipés du système d exploitation Windows 95, Windows 98, Windows 2000 ou Windows NT. versions de ces mêmes programmes fonctionnent également sur Apple Macintosh mais elles font l objet d une documentation distincte. Ils ont été conçus de façon à simplifier au maximum le travail de l utilisateur en standardisant les opérations similaires d un programme à un autre. Exemple La fermeture des fenêtres et l enregistrement des saisies et modifications s effectuent toujours de la même manière. Plutôt que de réaliser une documentation imposante, répétant toujours les mêmes informations, il nous a paru plus simple de concevoir ce manuel donnant les généralités sur le fonctionnement des programmes Sage. Il est donc indispensable d étudier soigneusement ce manuel avant de vous lancer dans l utilisation du programme qui l accompagne. Le manuel de référence du programme ne comportera donc pas, par souci de simplification, toutes les manipulations concernant : la mise à jour d anciennes versions, la création, la consultation, la modification ou la suppression d éléments, les zones de saisie et de sélection et leurs particularités, l utilisation des menus, la fermeture des fenêtres, l abandon des fonctions, les barres d outils, les menus contextuels, et tous les outils communs à toutes les versions des programmes. Tous ces points sont développés dans les chapitres qui suivent. Dans le cas où ces fonctionnalités revêtiraient une particularité propre à un programme, cette particularité sera néanmoins décrite dans le manuel de référence propre au programme. 9

10 Introduction et généralités Compatibilité Les programmes Sage sont disponibles sous deux versions : une version pour micro-ordinateur Apple Macintosh, " une version pour micro-ordinateur équipé de Windows. Le format des données est le même pour la version Macintosh et pour la version Microsoft Windows. Vous pourrez donc échanger, sans aucun problème, après une simple reconnaissance du système ayant servi à formater le support magnétique, les données saisies sous l un ou l autre des systèmes d exploitation. En particulier, les programmes Sage s accommodent tout à fait des réseaux hétérogènes combinant Macintosh et PC fonctionnant sous Windows, dans lesquels il est possible d interroger et de travailler sur un même fichier à partir des deux types de microordinateurs. Vous devez néanmoins acquérir la version Macintosh du programme, le programme Sage Serveur et d éventuelles versions Poste supplémentaire pour avoir accès au fichier à partir de ce type de micro-ordinateur. Documentation fournie La documentation fournie avec un programme peut, suivant les cas, se composer de : un manuel «Installation sous Windows», qui vous donne toutes explications sur l installation du programme sur votre micro-ordinateur ; un «Manuel de la gamme», celui que vous consultez actuellement, qui vous donne toutes explications sur les procédures de sauvegarde à mettre en œuvre, sur l utilisation des fenêtres, des menus, de la barre d outils Navigation, etc. ; voir plus loin le contenu de ce manuel ; un manuel «Référence» qui vous décrit, menu par menu, toutes les fonctions du programme ; un «Découvrez» qui vous fait découvrir par vous-même les possibilités du programme au moyen d exemples commentés ; un «Manuel de l Euro» qui vous donnera toutes les informations sur le passage à cette nouvelle monnaie dans les pays appartenant à cette zone. Contenu du Manuel de la gamme 10 Le «Manuel de la gamme» précise la mise en œuvre des fonctions et des éléments suivants : les zones de saisie : comment passer de l une à l autre et enregistrer des informations, les zones à liste déroulante éditables ou non éditables, les zones de dates et le calendrier auquel elles donnent accès,

11 Introduction et généralités les fenêtres : comment les manipuler, les refermer, enregistrer leur contenu, les menus : comment sélectionner une commande, les barres d outils et en particulier la barre d outils Navigation : leur rôle, leur maniement, comment utiliser leurs boutons, les équivalents clavier ou raccourcis clavier, les listes déroulantes ou menus locaux, la Calculette Sage, la commande Rechercher, la commande Atteindre, la personnalisation des fenêtres de liste, les impressions et ses options notamment l Aperçu avant impression, les formats de sélection, la Mise en page, commande permettant de concevoir et de modifier la plupart des documents d impression du programme, le programme Sage Maintenance, programme utilitaire fourni systématiquement et permettant des opérations de maintenance sur les fichiers. les procédures de sauvegarde à mettre en œuvre, le fonctionnement en réseau (principes de base), L Inverseur les raccourcis clavier disponibles dans les logiciels de la gamme Sage pour Microsoft Windows. qui est une nouvelle fonctionnalité de la barre d outils Navigation et du menu Edition utile pour la période de passage à l euro, est traité dans le Manuel de l Euro. En ce qui concerne le maniement des fenêtres sous Windows, nous vous renvoyons à la documentation fournie avec ce système d exploitation. Tous les programmes de la gamme Sage respectent l environnement Windows et en particulier la norme MOC (Microsoft Office Compatible). Vous retrouverez donc dans les programmes Sage les mêmes principes d utilisation que ceux préconisés par Microsoft. Le système d exploitation Windows n est pas fourni avec les programmes Sage. Vous devez en faire l acquisition séparément et l installer sur votre disque dur auparavant. L usage d une souris est indispensable. Cette souris peut comporter deux ou trois boutons. Les programmes Sage utilisent les boutons de gauche et de droite. Les descriptions faites dans ce manuel supposeront que vous disposez de cet accessoire. Comme tout programme fonctionnant sous Windows, il est possible de réaliser la presque totalité des manœuvres à partir du clavier. Vous trouverez en Annexes de ce manuel l ensemble des raccourcis clavier des logiciels de la gamme Sage. 11

12 Introduction et généralités Conventions d écriture Les conventions d écriture de ce manuel sont les suivantes : Dans Les mots et caractères que vous devez taper sur le clavier sont indiqués en caractères de machine à écrire Courier. les anciens manuels, ils sont indiqués en caractères gras et italiques. Les touches à utiliser sont mentionnées en majuscules : ECHAP. Lorsqu il faut presser simultanément deux touches, elles sont indiquées de la façon suivante : MAJ + TAB. Veuillez noter que la touche MAJ dont il est question ici n est pas la touche Ver. maj., mais l une des touches permettant d obtenir des majuscules temporairement (elles sont gravées d une large flèche vers le haut). Lorsqu il faut presser successivement des touches, elles seront mentionnées comme cela : ALT, F, N. Valider signifie presser la touche ENTREE car cette dernière sert à valider une fonction, c est-à-dire à la lancer. La touche effacement ou retour arrière est représentée par Ret. Arr. sur Windows. La touche ECHAP sert essentiellement à refermer les fenêtres sans valider les éventuelles modifications apportées et correspond au bouton Annuler. Dans le texte, les noms des menus, des menus hiérarchiques, des commandes, des fenêtres, des onglets, des volets et des boutons sont inscrits en caractères gras, exemple : Fiche principale. Les désignations des zones des fenêtres sont précisées en caractères gras et italiques. Exemple : la zone à liste déroulante Périodicité. Les choix que l on peut faire dans les listes sont mentionnés en caractères gras. Exemple : sélectionnez Tous. La hiérarchie des menus, commandes, volets, sous volets, encadrés et zones sera marquée par des séparateurs ayant la forme de barres obliques. Ainsi, quand le texte du manuel fera référence à une fonction particulière ou à une de ses subdivisions, nous la mentionnerons en indiquant le chemin pour y parvenir. Exemple Il nous paraît plus concis de dire «le code journal sélectionné ici sera reporté dans la zone Traitement / Mise à jour de la comptabilité / Code journal» au lieu de «le code journal sélectionné ici sera reporté dans la zone Code Journal de la commande Mise à jour de la comptabilité du menu Traitement». 12

13 Introduction et généralités Chaque titre concernant la description d une commande est suivi du chemin pour parvenir à cette commande : Menu / Menu hiérarchique (s il y a lieu) / Commande. Les dates doivent toujours être saisies (sauf instruction contraire spécifique à un programme) sous la forme numérique JJMMAA sans séparateur. Les zones de dates s accompagnent d un calendrier dont le fonctionnement vous est montré plus loin dans ce manuel. Les fichiers et les dossiers (ou répertoires) sont mentionnés en lettres majuscules. Exemple : le fichier C_Bijou.MAE. Si vous recherchez des explications sur une fonction particulière, nous vous conseillons de consulter le sommaire au début du manuel. Exemple Chaque fois que cela nous semble nécessaire à la compréhension du rôle ou du maniement d une commande, nous avons complété sa description avec des exemples. Les Ces exemples sont précédés du titre Exemple remarques sont indiquées avec, dans la marge, une petite main pointant du doigt. Ce sont des informations annexes à la fonction actuellement décrite. Ces remarques sont souvent de grande importance, ne les négligez pas. Les points importants sur lesquels nous attirons tout spécialement votre attention sont présentés comme ceci. Voir Cette mention dans la marge indique à quelle fonction, quelle autre partie du programme ou du manuel de référence vous devez vous référer pour un complément d information. Version Dans le cas où des disparités existeraient entre les versions du programme, cette mention dans la marge le rappelle. Le titre Version est remplacé par : EX "Version" Windows : quand il s agit d une particularité propre à ce système, Macintosh : quand il s agit du système Mac OS, le numéro de la ligne de produit s il existe des fonctionnalités qui ne sont pas disponibles. 13

14 Introduction et généralités 14

15 Installation des programmes Installation des programmes Première installation du programme sur un disque dur 17 Installation du programme par la fonction Exécuter Installation a partir d un CD-ROM Installation à partir des disquettes Démarrage de l installation Bienvenue...19 Liste des applications...20 Installation individuelle des programmes...21 Conditions générales d utilisation du programme...21 Sélection du dossier d installation...22 Identification...23 Type d installation...24 Fichiers de communication bancaire...25 Echanges de données...26 Information sur l installation...27 Informations sur votre société...28 Déroulement de l installation...30 Installations multiples...30 Installation du programme par l utilitaire d installation Installation à partir du cd-rom...32 Installation à partir de disquettes...32 Mise à jour d une installation existante Formats de sélection Installation individuelle de chacune des applications Installation du manuel électronique 36 Avant-propos Vous n avez pas installé le manuel électronique Lancement de l installation...36 Installation d Adobe Acrobat Reader...37 Installation des manuels électroniques

16 Installation des programmes 16

17 Installation des programmes Première installation du programme sur un disque dur Il convient de différencier une première installation du programme sur un disque dur et la mise à jour d une installation existante. Le processus n est pas tout à fait identique entre les deux. De même l installation peut être réalisée soit à partir de disquettes, soit à partir d un CD-Rom. De plus l installation peut être faite sur un poste unique, c est le cas de ce chapitre, ou sur un réseau, ce qui fait l objet des chapitres qui suivent.. Pour une première installation du programme et des fichiers exemples, vous devez disposer, sur votre disque dur, d un espace libre minimal de : Programme Ligne 100 Ligne 30 Sage Comptabilité 20 Mo 14 Mo Sage Gestion Commerciale 25 Mo 19 Mo Sage Saisie de caisse décentralisée 17 Mo - Sage Moyens de paiement 10 Mo - Sage Immobilisations 10 Mo - Sage Manager 12 Mo - Lors de la première installation, vous devez remplir et nous retourner le bon de garantie du logiciel que vous venez d acquérir en prenant soin auparavant de reporter exactement ces renseignements dans la fenêtre de personnalisation de votre logiciel (voir la description de l installation dans les pages suivantes). Dès réception de ce bon, nous vous ferons parvenir, par retour de courrier, votre code d accès produit. Ce code devra être inscrit, au lancement du logiciel, dans la zone prévue à cet effet. Plusieurs lancements du logiciel sont cependant possibles sans renseigner le code d accès, mais nous vous conseillons de nous renvoyer le bon de garantie le plus tôt possible. Microsoft Windows met à votre disposition deux méthodes pour installer un programme. Nous les décrivons toutes deux ci-dessous. Installation du programme par la fonction Exécuter Pour réaliser l installation du programme sur le disque dur, effectuez les manœuvres suivantes. Les premières fenêtres de l utilitaire d installation sont différentes selon le support cd-rom ou disquettes. 17

18 Installation des programmes Installation a partir d un CD-ROM Allumez le micro-ordinateur et attendez que les opérations d initialisation s exécutent. Introduisez le CD-Rom. Cliquez sur le bouton Démarrer et attendez que la liste s ouvre. Sélectionnez la fonction Exécuter. Tapez D:\setup puis cliquez sur OK ou validez (tapez la touche ENTREE) ; vous pouvez aussi utiliser le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier SETUP.EXE qui se trouve sur le CDrom. Une succession d écrans va alors apparaître pour vous aider lors de l installation du logiciel. Elle commence par celui intitulé Bienvenue. Suivez très exactement les consignes qui y sont portées et répondez aux questions posées. Nous détaillons ci-après les points les plus importants de l installation. Cet écran et ceux qui lui succèdent sont décrits plus loin. Installation à partir des disquettes Introduisez la première disquette dans le lecteur A: ou B:. Cliquez sur le bouton Démarrer et attendez que la liste s ouvre. Sélectionnez la commande Exécuter. Tapez A:\setup (ou B:\setup si vous avez inséré la disquette dans le lecteur B). 18

19 Installation des programmes Cliquez sur le bouton OK ou validez (tapez la touche ENTREE) ; vous pouvez aussi utiliser le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier SETUP.EXE qui se trouve sur la disquette. Le programme vous demandera d insérer les disquettes au fur et à mesure de leur installation. Respectez soigneusement l ordre d insertion. Démarrage de l installation Les procédures qui suivent concernent à la fois l installation à partir d un CD-Rom et celle à partir des disquettes. Bienvenue Le premier écran qui s affiche lors de l installation d un programme Sage comporte le titre Bienvenue. Il vous rappelle de quitter les applications qui pourraient être en fonctionnement afin que l installation s effectue dans les meilleures conditions. Les écrans qui vont se succéder sont détaillées ci-après. Pour passer d un écran au suivant tout en validant les saisies que vous auriez pu faire, il suffit en général de cliquer sur le bouton Suivant. Pour revenir au paramétrage précédent, cliquez sur le bouton Précédent. Pour annuler le processus d'installation, cliquez sur le bouton Annuler. Un message vous demandera alors de confirmer cette annulation. Cet écran n apparaît que lorsque l installation est faite à partir d un CD-Rom. Pour une installation à partir de disquettes voir le titre Installation individuelle des programmes plus loin. 19

20 Installation des programmes Liste des applications Cette fenêtre vous permet de sélectionner le ou les logiciels dont vous avez fait l acquisition. Pour cela, cliquez dans la case correspondant au produit voulu ( ). Bouton Tout sélectionner Utilisez ce bouton au cas où vous auriez fait l acquisition de tous les programmes disponibles sur le CD-Rom. Ne Si Bouton Dé-sélectionner tout Ce bouton désélectionne tous les programmes cochés et vous permet de recommencer la sélection. sélectionnez pas des programmes dont vous n auriez pas fait l acquisition Comme vous le verrez plus loin, le programme demande par la suite d enregistrer une clé d authenticité qui vous a été remise lors de l achat de chaque programme et sans laquelle le programme ne s installe pas. Chaque clé est différente d un programme à un autre. Il ne servirait donc à rien de tenter une installation qui ne pourrait aboutir. Acrobat reader Le programme Adobe Acrobat reader peut être installé par tout acheteur. Il est libre de droits et est fourni gratuitement par Sage France afin de vous permettre de consulter les manuels électroniques. Manuels électroniques Cette option permet d installer la documentation électronique sur votre disque dur. Cette documentation consiste en des fichiers qui reprennent le contenu des manuels imprimés et permettent de consulter la documentation sur votre ordinateur. l espace disponible sur votre disque dur est limité, vous pouvez n installer que le programme Acrobat reader et consulter les manuels électroniques sur le CD-Rom. 20

21 Installation individuelle des programmes Installation des programmes Si vous installez un programme unique à partir de disquettes ou d un CD-Rom, un nouvel écran Bienvenue apparaît et vous précise le programme qui sera installé. Si vous installez plusieurs programmes à partir d un CD-Rom, chaque programme donnera lieu à une installation individuelle avec tous les écrans de paramétrages qui lui correspondent. La fenêtre Bienvenue vous rappelle de quitter les applications qui pourraient être en fonctionnement afin que l installation s effectue dans les meilleures conditions. Les écrans qui vont se succéder sont détaillés ci-après. Nous détaillons ci-après les points les plus importants de l installation. Pour passer d un écran au suivant tout en validant les saisies que vous auriez pu faire, il suffit en général de cliquer sur le bouton Suivant. Pour revenir au paramétrage précédent, cliquez sur le bouton Précédent. Pour annuler le processus d installation, cliquez sur le bouton Annuler. Un message vous demandera alors de confirmer cette annulation. Les illustrations qui émaillent ce chapitre sont extraites de l installation du programme Sage Comptabilité 100. Le contenu des fenêtres que vous pouvez voir apparaître peut être différent en fonction du programme installé. Conditions générales d utilisation du programme Le nouvel écran qui apparaît à la validation du précédent rappelle les conditions générales d emploi des programmes Sage. 21

22 Installation des programmes Cliquez sur le bouton Oui après avoir pris connaissance des conditions générales et si vous êtes en accord avec elles sinon cliquez sur le bouton Non ce qui vous fait quitter l installation. Sélection du dossier d installation L écran suivant vous demande de confirmer le dossier (ou répertoire) dans lequel le programme d installation propose d installer le programme. Lorsque la fenêtre d'indication du répertoire d'installation s'affiche, cliquez sur le bouton Suivant pour installer le programme dans le répertoire proposé par défaut. Si la proposition faite ne vous convient pas, utilisez le bouton Parcourir pour indiquer le chemin que vous souhaitez. 22

23 Installation des programmes Utilisez les zones de cette fenêtre pour sélectionner un autre dossier, un autre disque dur ou un des serveurs du réseau si votre ordinateur est connecté à d autres. Un message s affichera dans le cas où vous demandez la création d un dossier qui n existe pas à l emplacement indiqué. Afin Identification L écran suivant vous demande de saisir la clé d identification qui vous a été livrée avec le programme dont vous réalisez l installation. Cette clé est composée de trois groupes de cinq caractères alphanumériques majuscules qu il faut taper exactement comme mentionnés sur le certificat d authenticité. de distinguer la lettre O du 0 (zéro), ce dernier est barré ( ) sur le certificat d'authenticité. 23

24 Installation des programmes Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, et dans l éventualité où la clé a été correctement enregistrée, la désignation du programme ainsi que son numéro de série vont apparaître en dessous des zones de saisie. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l écran de saisie suivant. Si vous ne le faites pas, le programme l affichera automatiquement au bout de quelques instants. Si vous avez fait une erreur, un message d erreur apparaîtra. Type d installation L écran suivant vous demande de sélectionner le type d installation que vous souhaitez réaliser. Trois choix sont proposés : Cliquez sur le bouton Par défaut pour installer tous les fichiers du programme. Cliquez sur le bouton Compacte pour installer le programme avec le minimum d options nécessaires. Cliquez sur le bouton Personnalisée si vous ne voulez pas installer certaines options qui vous sont inutiles. Le programme d installation vous permet alors de sélectionner quelques options. 24

25 Fichiers de communication bancaire Installation des programmes L écran suivant n apparaît que lors de l installation des programmes Sage Comptabilité et Sage Moyens de paiement. Si tel n est pas votre cas, passez ces paragraphes. Il vous est demandé si vous disposez d un logiciel de communication bancaire pour transférer par modem à votre banquier les fichiers de remises d ordre, les extraits bancaires et les relevés de LCR à payer. Si tel est le cas, laissez cochée la case Oui et cliquez sur le bouton Suivant. Une fenêtre va s ouvrir pour vous proposer de créer les dossiers (ou répertoires) qui permettront le stockage des fichiers reçus ou traités ou vous demander où le programme doit les créer. 25

26 Installation des programmes Cette fenêtre s utilise exactement comme celle permettant de sélectionner l emplacement du programme. Voir les explications données plus haut. Echanges de données L écran suivant n apparaît que lors de l installation des programmes Sage Comptabilité, Sage Gestion commerciale, Sage Saisie de caisse décentralisée et Sage Manager. Si tel n est pas votre cas, sautez ces paragraphes. Il vous offre la possibilité d échanger des données entre postes distants (expert-comptable et client dans le cas de la comptabilité par exemple) soit par le biais de messages Internet, soit par le biais de fichiers à condition que vous disposiez des équipements de communication nécessaires (modem et programme de communication ou de mail). Si tel est le cas, laissez cochée la case Oui et cliquez sur le bouton Suivant. Une fenêtre va s ouvrir pour vous proposer de créer les dossiers (ou répertoires) qui permettront le stockage des fichiers reçus ou traités ou vous demander où le programme doit les créer. 26

27 Installation des programmes Cette fenêtre s utilise exactement comme celle permettant de sélectionner l emplacement du programme. Voir les explications données plus haut. Par défaut, le programme propose le dossier (ou répertoire suivant) : C:\PROGRAM FILES\FICHIERS COMMUNS\SAGE\COMMUNICATION. Information sur l installation La fenêtre qui suit vous donne des précisions sur l utilité qu il y a à remplir avec soin les fenêtres qui suivront celle-ci. 27

28 Installation des programmes Informations sur votre société Les informations sur la société se composent de quatre pages qu il est nécessaire de compléter le plus exactement possible. Les informations demandées dans la première sont d ailleurs obligatoires afin que l enregistrement du programme puisse s effectuer. Cette première page doit être remplie complètement et exactement avec les informations concernant votre société et en particulier ses numéros de téléphone. Ces mêmes informations seront reportées sur la fiche de garantie que vous renverrez à Sage France pour recevoir votre code d accès qui débridera définitivement le programme ou transmises à Sage en cas de référencement en ligne par Internet. Le bouton Suivant ne deviendra disponible que lorsque toutes les zones marquées d une étoile auront été remplies. 28

29 Installation des programmes Cette deuxième page concerne plus spécialement le responsable de l entreprise ainsi que l utilisateur principal du programme. La troisième page concerne l expert-comptable dont vous pourriez utiliser les services. Si tel est le cas, cochez la case Oui et remplissez les informations demandées. Code expert comptable Sage Cette zone sert à la saisie du code d identification de l expert comptable chez Sage France. Le quatrième écran demande la saisie des coordonnées de l établissement bancaire qui aurait pu vous conseiller dans l acquisition du présent programme. Si tel est le cas, cochez la case Oui avant de compléter les zones de saisie. 29

30 Installation des programmes La validation de ce dernier écran est suivie de l installation du programme. Déroulement de l installation Après enregistrement des renseignements saisis dans les fenêtres précédentes, le programme d installation va créer des raccourcis pour le programme Sage en cours d installation (cf. le manuel d utilisation de Microsoft Windows). Ces raccourcis seront stockés dans un dossier créé au nom Sage Saari ou Sage Sybel dans le menu Programmes du Gestionnaire de programmes de Windows. Installations multiples Si vous faites l installation à partir d un CD-Rom et que vous avez demandé l installation de plusieurs programmes, une fenêtre va s afficher à la fin du cycle d installation du précédent programme pour vous demander d accepter l installation du suivant. Cliquez sur le bouton Suivant pour installer le programme qui suit. Dans ce cas, vous allez voir apparaître la fenêtre Bienvenue du programme suivant et l installation va se poursuivre comme décrit précédemment. Cliquez sur le bouton Annuler pour arrêter le processus. Le ou les programmes déjà installés ne sont pas concernés par cette annulation. A la fin de l installation un message vous prévient de son bon accomplissement. Conservez soigneusement le CD-Rom ou les disquettes en vue des mises à jour ultérieures. Il est impératif de redémarrer votre ordinateur avant de lancer une application Sage. 30

31 Installation des programmes Installation du programme par l utilitaire d installation Windows propose une deuxième solution, complètement automatique, pour installer le programme. Cette seconde méthode se déroule comme suit. Allumez l ordinateur et attendez que les opérations de démarrage s effectuent. Introduisez le CD-ROM ou la première disquette dans le lecteur correspondant. Cliquez sur le bouton Démarrer puis sélectionnez Paramètres. Attendez que la deuxième liste s ouvre. Cliquez sur Panneau de configuration. Repérez l icône intitulée Ajout/Suppression de programmes et faites un double-clic dessus. Une fenêtre s ouvre. 31

32 Installation des programmes Cliquez sur le bouton Installer et suivez les consignes données dans les différentes fenêtres qui vont se succéder. Installation à partir du cd-rom Le programme d installation automatique va vous demander si le fichier d installation est bien D:\setup.exe (ou E:\setup.exe pour une installation par CD-ROM). Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Vous vous retrouvez alors dans la fenêtre intitulée Bienvenue et l installation se poursuit telle qu elle est décrite sous le titre précédent. Installation à partir de disquettes Le programme d installation automatique va vous demander si le fichier d installation est bien A:\setup.exe (ou B:\setup.exe pour une installation par CD-ROM). Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Vous vous retrouvez alors dans la fenêtre intitulée Bienvenue et l installation se poursuit telle qu elle est décrite sous le titre précédent. 32

33 Installation des programmes Mise à jour d une installation existante Dans le cas d une mise à jour d une installation existante, nous vous conseillons d utiliser cette dernière méthode qui évitera d écraser des fichiers que vous auriez personnalisés. Certains fichiers peuvent avoir en effet été modifiés (le fichier paramètres par exemple) et une installation sans discernement entraînerait leur perte irrémédiablement. Ces fichiers sont les suivants : pour Sage Comptabilité : fichier comptable (extension.mae), fichier paramètres (PARAM.BCR), modèles de mise en page des extraits et autres documents (ils comportent l'extension.brz ou.bma), fichier des cycles de révision (extension.exp). modèles d'export (extensions.mod ou.mma), formats de sélection (extensions.fmt ou.fma). pour Sage Gestion commerciale : fichiers comptables (extension.mae), fichiers commerciaux (extension.gcm), fichiers de mise en page (extension.brz ou.bgc) s'ils ont été modifiés, modèles d'export (extensions.mod ou.mgc), formats de sélection (extensions.fmt ou.fgc). pour Sage Saisie de caisse décentralisée : fichiers comptables (extension.mae), fichiers commerciaux (extension.gcm), fichiers de mise en page (extension.bgc) s'ils ont été modifiés, modèles d'export (extensions.mod ou.mgc), formats de sélection (extensions.fmt ou.fgc). pour Sage Immobilisations : fichiers comptables (extension.mae), fichiers d'immobilisations (extension.imo), modèles d'export (extension.mod ou.mim), formats de sélection (extensions.fmt ou.fim), fichiers de transfert vers liasse (.LIA). 33

34 Installation des programmes pour Sage Moyens de paiement : fichiers comptables (extension.mae), fichiers de trésorerie (extension.mdp), fichiers de mise en page (extension.brz ou BMD) s'il y en a de créés. pour Sage Manager : fichiers manager (extension.chl ou.chp), fichiers comptables, immobilisations et états financiers rattachés au dossier (extensions.mae,.imo et.efg), fichiers de mise en page (extension.brz ou BMD) s'il y en a de créés. Les autres fichiers tels les formats de sélection ou les modèles d exportation ne sont en général pas réutilisables d une version à une autre et doivent être recréés. Consultez la documentation spécifique fournie avec chaque programme. A l attention des utilisateurs de versions antérieures à la 8.11, les formats de sélection ne sont pas réutilisables comme cela vous sera décrit un peu plus oin. Nous invitons les utilisateurs qui voudraient conserver leurs paramétrages d imprimer ces formats de sélection afin de garder une trace écrite leur permettant de les recréer sur la nouvelle version. Pour éviter que ces fichiers soient détruits lors de la mise à jour, nous vous conseillons de les copier dans un autre dossier (au moyen de l Explorateur de Windows) puis, une fois l installation terminée, de les replacer dans le dossier contenant les fichiers du programme. L Explorateur vous demandera alors si vous voulez remplacer les fichiers résultant de l installation par ceux que vous avez sauvegardés et vous accepterez cette proposition. Cliquez sur la case d option en face du type choisi puis cliquez sur le bouton Suivant. Type de fichier Ancienne Nouvelle extension extension Comptabilité Gestion commerciale Immobilisations Modèle de mise en page BRZ BMA BGC BMD Modèle d'exportation MOD MMA MGC MIM Format de sélection FMT FMA FGC FIM Moyens de paiement Pensez à renommer vos propres fichiers en conséquence pour permettre aux programmes de vous les proposer par défaut lors de leur prochaine utilisation. Le programme d installation va créer des Raccourcis pour le programme Sage considéré (cf. le manuel d utilisation de Microsoft Windows), le programme Sage Maintenance, le fichier de paramétrage Paramètres (dans le cas de la paie) et le ou les fichiers exemples Bijou. Ces raccourcis seront stockés dans un dossier créé au nom du programme dans le menu Programmes du Gestionnaire de programmes de Windows. 34

35 Installation des programmes Formats de sélection A partir des versions 8.11 des programmes, les formats de sélection comportent le nom de la fonction à partir de laquelle ils ont été enregistrés. Par conséquent, les formats de sélection ne peuvent être ouverts que par la fonction concernée. Dans le cas contraire un message d alerte s affiche. En conséquence, les formats de sélection des versions antérieures ne peuvent être utilisés et doivent être paramétrés à nouveau. Un message d alerte vous le rappellera. Installation individuelle de chacune des applications Cette méthode permet de lancer l'installation d'une application précise à partir du CD-ROM sans passer par l'écran de sélection. Que cette dernière soit réalisée à partir de la commande Exécuter ou par l'utilitaire d'installation automatique de Windows, il est nécessaire de cliquer sur le bouton Parcourir et de sélectionner le fichier SETUP.EXE qui se trouve dans chacun des répertoires des applications : MAESTRIA pour la Comptabilité, GECOMAES pour la Gestion commerciale, SCDMAES pour la Saisie de caisse décentralisée, IMMOMAES pour les Immobilisations, MOPAMAES pour les Moyens de paiement, MANAMAES pour Manager. Vous vous retrouvez alors dans la fenêtre intitulée Bienvenue et l installation se poursuit telle qu elle est décrite sous le titre précédent. 35

36 Installation des programmes Installation du manuel électronique La fonction Aide / Consulter le manuel vous permet de consulter le manuel électronique de l application. Outre l intérêt de présenter les fonctionnalités de la dernière version, le manuel électronique présente les avantages suivants : chaque utilisateur peut disposer sur son poste de travail de l intégralité du manuel - fini les manuels introuvables, déjà empruntés ou entreposés dans une autre pièce - ; la recherche est simplifiée : à partir du sommaire : un clic sur le titre et le paragraphe concerné s affiche ; à partir de la fonction Rechercher : indiquez le mot ou le groupe de mots que vous recherchez dans le texte ; vous utilisez une documentation non détériorée par les nombreuses manipulations ; vous conservez la possibilité d imprimer l intégralité du manuel de référence, ou mieux encore, d imprimer uniquement les parties qui vous intéressent. Avant-propos Adobe Acrobat Reader est le logiciel vous permettant de lire le contenu d un fichier au format.pdf (format d enregistrement du manuel électronique). Les pages suivantes présentent brièvement le moyen d ouvrir et d exploiter un fichier PDF. Ces explications ne doivent en aucun cas être considérées comme exhaustives. Vous découvrirez ensuite par vous-même toutes les possibilités offertes par la consultation d un fichier.pdf. Voir Si vous avez déjà procédé à l installation du manuel électronique, ne tenez pas compte du paragraphe suivant et reportez-vous directement au titre suivant. Vous n avez pas installé le manuel électronique Lancement de l installation Pour installer le manuel électronique de votre application, procédez comme suit : Insérez le CD-ROM de l application dans votre lecteur puis suivez les indications suivantes. Cliquez sur le bouton Démarrer et sélectionnez la fonction Exécuter. 36

37 Installation des programmes Tapez l instruction : D:\Setup (ou E:\Setup selon le nom du votre lecteur CD-ROM) puis cliquez sur le bouton OK. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier Setup.exe qui se trouve sur le CD-ROM. La fenêtre Bienvenue apparaît à l écran. Après avoir pris connaissance de son contenu, cliquez sur le bouton Suivant. La fenêtre Liste des applications apparaît alors, vous permettant de sélectionner l application à installer. Cliquez sur la case à cocher de votre choix : Adobe Acrobat Reader : l outil vous permettant de lire le contenu de votre manuel électronique au format.pdf. L installation du programme Adobe Acrobat Reader nécessite de redémarrer l ordinateur après installation. Nous vous invitons donc à procéder à l installation de cet utilitaire séparément. Manuels électroniques Cliquez sur le bouton Suivant. Si Installation d Adobe Acrobat Reader Si vous avez demandé l installation de Adobe Acrobat Reader, le programme lance la procédure automatiquement et affiche successivement : Une fenêtre de Bienvenue ; lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, le programme affiche une fenêtre vous invitant à prendre connaissance du contenu du contrat de licence. Lorsque vous cliquez sur le bouton Oui, le choix du répertoire d installation vous est proposé. Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, l installation est lancée. vous possédez une version antérieure du programme Adobe Acrobat Reader, il vous est conseillé de procéder au préalable à la désinstallation de ce programme (au moyen de l utilitaire Ajout/Suppression de programme du Panneau de configuration de Windows) et de redémarrer l ordinateur avant de procéder à l installation de la nouvelle version. 37

38 Installation des programmes Installation des manuels électroniques Si vous avez demandé l installation des manuels électroniques, la procédure se déroule comme suit : La fenêtre Bienvenue apparaît à l écran. Prenez connaissance de son contenu puis cliquez sur le bouton Suivant. La fenêtre Sélection du dossier d installation apparaît. Elle vous propose par défaut le dossier (ou répertoire) de stockage des fichiers C:\PROGRAM FILES\SAGE. Si la proposition vous convient, cliquez sur le bouton Suivant. Si la proposition ne vous convient pas, tapez le chemin pour parvenir au dossier d installation ou utilisez le bouton Parcourir. Sélectionnez alors le dossier (ou répertoire) qui convient. Cliquez ensuite sur le bouton OK pour revenir à la fenêtre précédente que vous validez par le bouton Suivant. La fenêtre Sélection des composants apparaît ensuite. Choisissez les manuels électroniques que vous souhaitez installer en fonction des logiciels installés au sein de votre entreprise. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant. L installation est ensuite déclenchée automatiquement. A la fin de la procédure, un message vous prévient de son bon accomplissement. 38

39 Particularités Particularités Utilisation en client/serveur 41 Réaffichage des listes en réseau 42 Gestion de l Euro 43 Fonctions Internet 43 Manuel électronique 44 Avant-propos Vous n avez pas installé le manuel électronique Utilisation du manuel électronique Comment consulter le manuel électronique Consultation sur CD-ROM Fonctions principales de consultation Mode de consultation...46 Défilement du fichier...46 Affichage de la page...46 Recherche de texte...47 Impression d un fichier...47 Particularités diverses 48 39

40 Particularités 40

41 Particularités Utilisation en client/serveur Pour utiliser les programmes Sage en réseau Client/Serveur, une mise à jour du Serveur (pour Netware, pour Windows NT ou pour MAC/OS) en version est indispensable. Désormais les nouvelles versions des logiciels pour Windows, sont compatibles Microsoft BackOffice Small Business Server. A propos de Microsoft BackOffice Small Business Server... Microsoft BackOffice Small Business Server (SBS) est une solution complète de produits d'administration d'un Serveur NT proposée à un coût très avantageux qui contient Windows NT Server, SQL Server, Internet Information Server, Microsoft Exchange, Outlook, Serveur Fax, Proxy server, Front Page, Crystal report... Le nombre maximum de licences est de 25. En plus de ces solutions complètes clés en mains, Small Business Server permet l'administration du Serveur NT et de ses différents composants en toute simplicité et sur une seule console. Cette console d administration SBS est personnalisable et peut accueillir un assistant d'administration des logiciels qui permet de procéder à l'installation automatique sur les postes clients des applications compatibles SBS lors du démarrage. Exemple La Gestion Commerciale a été installée sur le Serveur SBS et celle-ci a été ajoutée parmi la liste des composants des postes clients sur la console du poste serveur. Lorsque les postes clients se connectent au poste serveur SBS, un message s'affiche proposant l'installation de la gestion commerciale sur le poste client. Pour plus d'information sur la gestion du Serveur SBS, veuillez vous référer à la documentation fournie par Microsoft. L'installation des serveurs est décrite dans les manuels des serveurs. 41

42 Particularités Réaffichage des listes en réseau Pour limiter le trafic réseau et fluidifier l utilisation des applications, une option permet de paramétrer pour chaque poste de travail le temps de réaffichage des listes en réseau. Ouvrez la fonction Fenêtre / Préférences. Sur la fenêtre qui s ouvre, repérez l encadré Réaffichage des listes en réseau : Cette zone vous permet de définir le délai, en secondes, de rafraîchissement des listes en réseau (3 caractères numériques maximum). Toutefois, la touche F5 permet le rafraîchissement manuel. Elle correspond à la fonction Fenêtre / Actualiser. Exemple : Si le délai de réaffichage est de 5 secondes : la liste est rafraîchi toutes les 5 secondes pour prendre en compte les créations, modifications et suppressions réalisées sur les autres postes clients connectés aux fichiers. Si l enregistrement n existe plus, le message suivant apparaît : 42