GUIDE TECHNIQUE DE MISE EN ŒUVRE D UNE CLASSE VIRTUELLE CENTRA

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1 rectorat mission formation division de la formation GUIDE TECHNIQUE DE MISE EN ŒUVRE D UNE CLASSE VIRTUELLE CENTRA 1

2 TYPES DE FORMATION (Individuelle, d équipe) L objet de ce document est de présenter la démarche pour préparer et mettre en place une formation à distance utilisant la plate-forme Centra. Il ne reprend pas toutes les informations du guide stagiaire Centra auquel il est important de se référer. Formations individuelles Les formations individuelles s adressent à un seul personnel de l établissement, parfois à quelques-uns, chaque participant disposant d un poste informatique relié à la plate-forme à distance. L intervention formateur/formés sera d autant plus riche que le groupe est à faible interaction. 2 Formations d équipe Les formations d équipe s adressent en général à plusieurs personnels de l établissement, voire à toute une équipe pédagogique. Une seule connexion est nécessaire par établissement, un membre du groupe des stagiaires étant personne relai pour se connecter à Centra.

3 ACCÈS A CENTRA De quel matériel est-il nécessaire de disposer? - Pour les formations individuelles, chaque participant doit disposer d un poste informatique et d un casque avec microphone. Ce poste informatique sera installé dans un endroit permettant au stagiaire de participer dans de bonnes conditions à la formation et notamment de prendre la parole en toute discrétion. - Pour les formations d équipe, il suffit d un seul ordinateur avec haut-parleurs et, s il y a plus de 3 personnes, un vidéoprojecteur connecté à l ordinateur. - Sur les ordinateurs utilisés pour une réunion en ligne, il est nécessaire que le logiciel Java soit installé, avec une mise à jour récente. si c est un système 64 bits, installer les 2 versions de JAVA 32 et 64 bit que vous pourrez trouvez ici Comment accéder à Centra? Il est important de procéder à un essai de vérification du système à partir du poste informatique utilisé au moment de la formation. (voir guide stagiaire) Attention, dans les collèges de Moselle, l ordinateur utilisé doit être un poste resté en «client lourd». 3 L accès à Centra peut se faire : - à partir du site académique (voir page 3) ; En cas de difficultés : En premier lieu, la personne-ressource TICE de l établissement peut être sollicitée. Puis si le problème n est pas résolu, il est possible de contacter : - L assistance technique de la Division des Systèmes Informatiques (DSI), en précisant qu il s agit d une FOAD (formation à distance) : Le pôle FOAD à la Mission formation :

4 Comment accéder à Centra à partir du site académique À l adresse : «Classes virtuelles» vous amène sur la page du pôle FOAD de la mission formation. 4 Cliquer ici pour aller à la page d accueil de Centra Après avoir cliqué sur connexion à Centra vous accéderez à votre réunion ou événement Centra en 2 étapes distinctes décrite dans le document: «GUIDE STAGIAIRE CENTRA» 1. La vérification du système page 4 2. Identification et accès à la réunion ou à l événement page 10.

5 Mise en place d une réunion Centra FAIRE PARVENIR LA FICHE DE LIAISON AU CFC DANS LES DÉLAIS Le nombre de connexions étant limité, Il est nécessaire de réserver une réunion CENTRA 7 SEMAINES avant la date retenue. Fiche de liaison **** Votre sélection ***** 12A0120xxx 1 Libellé de la session Enregistrement public ** Sélection ** 5 * P/C * [email protected] Nbre Vacations * P/C * [email protected] * P/C * [email protected] * P/C * [email protected] * P/C * [email protected] * P/C * [email protected] Formation à distance ; identifiant de la session Centra XYZ Guide d aide pour la connexion : Observation : 4 CETTE FICHE DE LIAISON EST UN FORMULAIRE.PDF QUI PEUT ÊTRE RENSEIGNE ET ENREGISTRE AVEC ACROBAT READER DISPONIBLE ICI POUR WINDOWS ICI POUR MAC SI VOUS AVEZ BESOIN DE PLUS DE PLACE UTILISER UN SECOND FICHIER ET UN INCRÉMENT LE FOLIO

6 Les outils version navigateur diriger dans un navigateur ( recommander) lancer la présentation lancer l enregistrement boutons de participation fenêtre intervenants stagiaires 6 fenêtre de conversations Chat Fenêtre principale

7 vous pouvez parcourir et afficher les diapositives avec le menu d affichage rapide 7 vous pouvez effectuer des zooms dans vos diapositive avec le menu qui apparaît en bas à droite de votre présentation échelle originale mettre à l échelle augmenter ou diminuer le zoom

8 Panneau latéral Cliquer ici pour ouvrir ou fermer le micro fermer ouvert Affiche les outils de marquage, quand la présentation et lancer un clic droit sur un participant vous donne plusieurs options Outils de participation Demander la parole / Oui / Non / rire / applaudir / sortir Compteur 8 Fenêtre de Chat, vous pouvez la détacher en appuyant ici Écrire les messages ici Choix des destinataires

9 Ajouter menu fichier Ajouter menu agenda pour ajouter un fichier à l agenda, un fichier téléchargeable par les participants ou un lien internet Partage d écran Partage du bureau 9 Choisir l écran à partager sortir du partage pause/reprise du partage Attention en partage d écran votre barre de menu change elle est positionner à gauche fait apparaître le panneau latéral enregistrer les annotations effacer tout supprimer les formes sélectionner

10 Sondage utiliser un sondage directement créer un nouveau sondage 10

11 tableau blanc outil de sélection choix des couleurs enregistrer le tableau effacer tout supprimer les formes sélectionner choix de la police de caractère 11

12 Aide, en anglais mode plein écran paramètres 12 Les paramètres par défaut son recommandé pour la majorités des formations

13 Les outils du formateur client Diriger (sur l ordinateur) Participants Fenêtre principale Agenda de la réunion Remarque: L agenda de la réunion représente tous les documents importés, et l ordre dans lequel ils sont partagés ou visualisés Barre d outil Coté formateur 13 Démarrer mettre en pause l enregistrement Oui/Non/rire/applaudir Demander la parole Sortir temporairement Agenda de la réunion Partage d application Outil de sondage Feed-back Outil chat (discussion) Partage fenêtre internet Outil tableau blanc Mode plein écran Attention: la barre d outil stagiaire ne dispose pas des outils de conduite de la réunion Coté stagiaire

14 Panneau latéral Coté formateur Coté stagiaire Verrouillage micro ouvert Réglages volumes son et micro Présentateurs stagiaires Donner le micro à la première main levée Donner le micro à tous Retirer le micro à tous Éliminer oui/non Baisser les mains 14 Nombre de participants Changer l ordre des événements Sauvegarder au format PDF Importer de nouveaux fichiers dans l agenda de la réunion Attention: pour l importation des fichiers Powerpoint maximum 10 Mo, il faut que le logiciel soit installé sur l ordinateur.

15 Détails des outils et fonctions Démarrer ou mettre en pause l enregistrement Tout ce qui sera enregistré pourra être publié en ligne. Il est recommandé de mettre en pause pendant les réglages ainsi que les pauses des stagiaires. Demander la parole Permet aux participants de demander la parole, celle-ci sera donnée de préférence dans l ordre des mains levées. Oui/Non/rire/applaudir Pour répondre rapidement aux questions simples. Sortir temporairement 15 Permet de signaler que vous n êtes plus disponible. Agenda de la réunion Affiche la diapositive sélectionnée de l agenda dans la fenêtre principale Partage d application Pour partager une application déjà ouverte : cocher l application souhaitée puis cliquer sur OK Attention pour une bonne utilisation du partage d application il est préférable d avoir la même résolution d écran sur tous les postes

16 Attention l utilisation du partage d application change l interface de Centra comme ci-dessous Fenêtre de l application partagée Menu supplémentaire accroché à l application partagée 16 Barre d outil en mode partage d application Bloquer le micro en mode ouvert Pause du partage Sélection des applications Afficher les participants Quitter le partage Afficher le marquage Vue du participant Participer au CHAT Pour annoter l application partagée Pour contrôler ce que voient les participants

17 Outil de sondage Permet de créer un questionnaire de type QCM : cliquer sur nouveau pour créer son propre questionnaire. Il est important de préparer le sondage avant la présentation ou en utilisant Agenda Builder (voir page 14) 17 Fenêtre création de sondage Écrire une question, puis les réponses possibles. Pour chaque réponse vous pouvez affecter des couleurs différentes, au choix Partage fenêtre internet Ouvre le navigateur internet en mode partage d application

18 Outil tableau blanc Ouvre le tableau blanc et les outils dans la fenêtre principale Crayon à main levée Enregistrer dans l agenda Pointeur dynamique Tampon Type de ligne Surligneur Outil texte Effacer tout 18 Choix de la police Forme Couleur de ligne ou remplissage Épaisseur de ligne

19 Outil chat (discussion) Ouvre la fenêtre de dialogue écrit entre les participants Couper/copier/coller Afficher l horodatage Options du chat Enregistrer/imprimer Envoyer/répondre Marquer comme lu Attention il faut cocher cette case pour forcer l ouverture de la fenêtre des destinataires 19 Option Le chat peut être paramétré finement selon les besoins

20 Feed Back Ouvre la fenêtre de contrôle de Feed-back, une seule réponse possible pour les stagiaires Cet outil nécessite une réflexion quant à son exploitation Réglages audio Ouvre la fenêtre des réglages audio 20 Sélectionner la configuration adaptée, puis suivre les tests plus de précision dans le guide stagiaire Passe en mode plein écran, la barre d outil devient flottante Quitter le plein écran

21 CREER UN AGENDA AVEC AGENDA BUILDER Agenda Builder est une application liée au «client CENTRA» téléchargeable ici Il permet de préparer en amont sa classe virtuelle. Tous les outils du formateur sont disponibles. Votre présentation est à sauvegarder en l enregistrant (format. saz). Le fichier sera importé dans l agenda de CENTRA au moment de la formation. Vous pouvez lancer cette application depuis votre fenêtre Centra internet sur la gauche Changer l ordre des événements Importer des fichiers insérer un des éléments souhaités Outil d évaluation 21 Attention: pour l importation des fichiers Powerpoint maximum 10 Mo, il faut que le logiciel soit installé sur l ordinateur Outil d évaluation L outil d évaluation est uniquement disponible dans l agenda Builder. Il permet de créer des évaluations de divers type: - Réponse longue, avec possibilité d inclure une adresse internet ou une image - Remplir les blancs, propose une case à remplir en fin de phrase - Choix multiple, de type une seule réponse ou plusieurs par question Attention: les résultats ne sont pas visibles en ligne, seul un administrateur CENTRA pourra vous les restituer

22 Choisir les options correspondantes Affichage des questions Choix du type de questions 22 Ordre et sélection des questions Ajouter une image ou un lien Pour les QCM il faut cocher cette case pour autoriser plusieurs réponses

23 QUELQUES ASTUCES POUR BIEN DÉMARRER Utiliser Powerpoint pour créer votre déroulement, avec une police de caractère facile à trouver sur tous les postes (Arial par exemple) pour éviter les problèmes de mise en page si la police n est pas sur le poste que vous utiliserez pour la mise en ligne. Si vous utilisez Libre office ou open office, enregistrer sous.ppt Attention : pour l importation des fichiers Powerpoint maximum 10 Mo, il faut que le logiciel soit installé sur l ordinateur Prévoyez de ne pas tout écrire sur votre diapositive trop de texte accapare l attention des stagiaires, utiliser des icônes ou images simple et faites télécharger en amont les documents lourds (en taille ou en informations) pour que les stagiaires les consultent tranquillement. Vous pouvez obtenir les adresses mails des stagiaires sur demande via votre CFC Quand vous importez d autres documents que du Powerpoint ou images (Word, PDF...) ils s ouvrirons sur toutes les machines des stagiaires de façon indépendante et vous ne serai pas maître de leurs défilement. 23 Prévoir des temps de pause ou d interactions toutes les 20 à 30 min maximum. Questionnaires, tableau blanc pour un partage commun etc.. mêmes court cela permet de faire une coupure et de relancer l attention. Vérifiez que votre machine est bien conforme et à jours en testant votre connexion quelques jours avant la formation.