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1 JANUARY-FEBRUARY/JANVIER-FÉVRIER 2013 TÊTE-À-TÊTE 2013 Pages 12 to

2 Board of Directors Conseil d administration Executive Exécutif President / Président Richard Baker rbaker@racentre.com Vice-President / Vice-président Jasmin Lidington, CAE jlidington@cags-accg.ca Past President / Président sortant Nick Neuheimer, CAE nick.neuheimer@gmail.com Nancy Barrett,CAE nancy@amces.com Carol Ann Banks, CMA cbanks@commissionaires-ottawa.on.ca Board members Membres du conseil Francois Brunet fbrunet@desystems.com Katherine McColgan, CAE katherine.mccolgan@carl-abrc.ca Brett Filson bfilson42@hotmail.com Clementine Van Veen clementine.vanveen@rbc.com Dana Cooper, CAE dcooper@bell.net Dawn Kelly, CAE dkelly@caslpa.ca Stephanie Seguin sseguin@albertatbay.com Secretariat/Secrétariat Kathryn Cyr csae.ottawa-gatineau@rogers.com The Ottawa-Gatineau Executive is published by the Ottawa-Gatineau Chapter of the Canadian Society of Association Executives. Published five times a year, it is distributed to all CSAE Ottawa- Gatineau members as a benefit of membership. Le bulletin de la Région Ottawa-Gatineau est publié par le Chapitre Ottawa-Gatineau de la Société canadienne des directeurs d association. Publié cinq fois l an, il est distribué gratuitement à tous les membres de la SCDA Ottawa-Gatineau en tant que service aux membres. CSAE Ottawa-Gatineau Secretariat Secrétariat SCDA Ottawa-Gatineau PO Box 72024, Kanata North RPO, Kanata, Ontario K2K 2P4 Tel: Fax: csae.ottawa-gatineau@rogers.com Fraud Prevention for Associations By Andrew Horsfield, Lord Elgin Hotel Despite the record-breaking cold temperatures, 21 hardy souls showed up at the historic Lord Elgin Hotel for a panel discussion about fraud and the prevention of fraud in the association sector. The session on January 23, 2013 was organized by the Program and Continuing Education (PACE) Committee in less than 30 days as a response to several recent news stories about associations and charities being the victims of fraud. The high level of interest as demonstrated by the attendance proved the need for this type of workshop. Nancy Barrett, CAE (Association Management Practice, AMCES) began the discussion with an overview of the prevalence of fraud within the non-profit sector and gave some pointers about good association management practices. This was followed by a case study by Carol Ann Banks, Ottawa-Gatineau Chapter Secretary-Treasurer, who shared a riveting true story of fraud as she experienced it within an organization she was involved with. The ramifications of the embezzlement are still being felt by that organization. Finally, Richard MacNeill and Francis Liska of the OTUS group gave detailed accounting and management practices that help prevent fraud. The discussions were monitored by Andrew Horsfield, PACE Committee co-chair and Senior Sales Manager with the Lord Elgin Hotel. The top five points from the panel as take-away messages are: 3 La prévention de la fraude pour les associations 4 President s Column 5 Le mot du président 6 Be Strategic About Your Strategic Planning 9 Soyez stratégique avec votre planification stratégique 10 New Year s Resolutions: How to set new habits that will help us achieve all that we need to 11 Résolutions du Nouvel An : Comment se fixer de nouvelles habitudes qui vont nous aider à réaliser tout ce que nous désirons 12 Tête-à-Tête Thank you to Tête-à-Tête sponsors 16 How Does Your Member Communication Tie into Your Overall Strategy? 17 Comment vos communications avec vos membres s intègrent-elles dans votre stratégie globale? 17 New Members / Nouveau membres 18 Member Profiles 19 Profils de membres 20 Mary McEwen Leadership Forum 23 Upcoming Events / Événements à venir 24 Forum sur le leadership 2 OTTAWA-GATINEAU EXECUTIVE January-February, 2013 Connecting members, Sharing Knowledge CANADIAN SOCIETY OF ASSOCIATION EXECUTIVES

3 1. Non-profits and associations are victims of fraud more than we know. Yes, it can happen to you. Research has shown that the perpetrator is often a long-time employee or volunteer who is under financial pressure (either personal or business) and has access to the funds. He or she does not view him/herself as a criminal but rationalizes the fraud by believing he/she is just borrowing the money and intends to pay it back, or that he/ she is somehow entitled to the money. 2. Trust but verify. 3. Ensure you have an effective system of internal controls. For example, talk to your bank about putting an electronic funds transfer (EFT) program in place to eliminate paper cheques. 4. Talk to your auditor, understand what they are doing, and ask for a management letter. 5. Create a tone-at-the-top that demonstrates a commitment to ethical conduct. STAGING YOUR WORLD La prévention de la fraude pour les associations Par Andrew Horsfield, Lord Elgin Hotel Malgré le temps froid qui battait les records, 21 braves se sont présentés à l historique Lord Elgin Hotel pour une table ronde sur la fraude et la prévention de la fraude dans le secteur des associations. La séance du 23 janvier 2013 a été organisée par le Comité des programmes et de l éducation permanente en moins de 30 jours à la suite de plusieurs reportages récents des médias sur les associations et les organismes caritatifs victimes de fraude. Le niveau élevé d intérêt démontré par la participation à notre séance a illustré la nécessité de ce type d atelier. Nancy Barrett, c.a.é. (Association Management Practice, AMCES) a entrepris la discussion en présentant un aperçu de l existence de la fraude dans le secteur sans but lucratif, et elle a offert quelques conseils sur les bonnes pratiques de gestion d association. Elle a été suivie par Carol Ann Banks, Secrétaire-trésorière de la section Ottawa-Gatineau qui a présenté une étude de cas sur une saisissante histoire de fraude, comme elle l a vécue au sein d une organisation avec laquelle elle travaillait. L organisation en question ressent d ailleurs encore les répercussions de ce détournement de fonds. Finalement, Richard MacNeill et Francis Liska du groupe OTUS ont présenté des pratiques de comptabilité et de gestion détaillées qui aident à prévenir la fraude. Les discussions ont été surveillées par Andrew Horsfield, co-président du Comité des programmes et de l éducation permanente et gérant principal des ventes au Lord Elgin Hotel. Les cinq principaux messages à retenir de la table ronde sont les suivants : 1. Les organismes sans but lucratif et les associations sont victimes de plus de fraudes que nous le savons. Oui, cela peut vous arriver. Les études ont révélé que le fraudeur est souvent un employé de longue date ou un bénévole qui connaît des ennuis financiers (personnels ou d affaires) et qui a accès aux fonds. Cette personne ne considère pas qu elle est criminelle et rationalise sa fraude en s imaginant qu elle «emprunte» seulement l argent dans l intention de le rembourser, ou qu elle a droit d une certaine façon à cet argent. 2. Faites confiance, mais vérifiez. 3. Assurez-vous d avoir un système efficace de contrôles internes. Par exemple, voyez avec votre banque la possibilité de mettre un programme de transfert de fonds électronique en place pour éliminer les chèques en papier Parlez à votre vérificateur, comprenez ce qu il fait et demandezlui une lettre de recommandation. 5. Montrez que le haut de la pyramide fait preuve d éthique. Société canadienne des directeurs d association Tisser des liens, Partager le savoir Janvier-Février, 2013 OTTAWA-GATINEAU EXECUTIVE 3

4 President s Column By Rick Baker (MA.Ed) Iam pleased as the President of the CSAE Ottawa-Gatineau Chapter to welcome you to this edition of our newsletter. Over the last couple of years I have been totally impressed with the calibre of articles and the overall format of the newsletter. Dawn Kelly and François Brunet and their committee members deserve a lot of credit for the superb quality. It is a great way to communicate to our members about all of the great events that are coming and to profile those great successes we have as a chapter. We have made great strides to provide this newsletter on-line and it has been met with great support. Limited hard copies are provided until the end of the year. This edition will focus on the importance of strategic planning for your organization and some of the key steps to remember when you are going through the process. to get together to reflect on the growth our Chapter has had. These individuals continue to serve as ambassadors for our members. Their experience and dedication to association management is extensive and it is important as a Chapter to keep this dialogue going. I look forward to meeting our members over the next few months at our educational and special event activities. Ottawa-Gatineau Chapter Past Presidents / Les ancien(ne)s président(e)s de la section Ottawa-Gatineau In January our Chapter excelled with an outstanding Tête-à-Tête at the Ottawa Convention Centre. Kudos go to our leadership team of Stephanie Séguin and Dennis Turpin for their hours and hours of planning and working with their outstanding volunteer team. They were ably assisted by Kathryn Cyr and the AMCES team. This year, we had a sold-out event with over 160 suppliers and exhibitors and some 600+ registrants for the tradeshow. The day started off with a captivating presentation by motivational speaker Jamie Clarke who certainly had his audience members sitting on the edge of their seats as he described his journey up Mount Everest. I spoke with many of our suppliers and Executive members who all proclaimed the day to be a great success. Later in the evening, many of our members had the occasion to join with our colleagues from Meeting Planners International (MPI) for a funfilled event and charity auction. Our Program and Continuing Education (PACE) Committee has been very busy finalizing the February, March and April educational sessions. I was very pleased that our co-chairs Andrew Horsfield and Katherine McColgan were very proactive in putting together an extra add-on valued seminar on Fraud Prevention in January which many members took the time to attend. With recent situations getting a great deal of media exposure, the session enabled our members to garner first-hand knowledge about handling fraudulent situations. Please take the time to review the upcoming sessions and if you haven t registered I certainly encourage you to do so. Jasmin Lidington, CAE, Vice-President of the Chapter, and I had the privilege of representing our Chapter at the CSAE National Leadership Forum on January 23 here in Ottawa. We were able to provide our comments and insight into the national strategic planning exercise being undertaken to grow and evolve our association. We also reported on the numerous activities that place our Chapter as a leader in Canada. I recently had the pleasure of hosting a number of Past Presidents of our Chapter and to a person they all appreciated the opportunity Glebe Chambers 707 Bank Street Ottawa, Ontario K1S 3V1 Telephone: (613) (888) A forward-thinking approach to labour law A sensitivity to human resources n workplace policies n human rights n wrongful dismissal n employment standards n workplace safety and insurance n occupational health and safety n employment contracts n privacy compliance n pay equity n employment equity n labour board proceedings n labour arbitration n collective bargaining Advice for unionized and non-unionized employers Services dans les deux langues officielles 4 OTTAWA-GATINEAU EXECUTIVE January-February, 2013 Connecting members, Sharing Knowledge CANADIAN SOCIETY OF ASSOCIATION EXECUTIVES

5 Le mot du président Par Rick Baker (M.Éd.) Je suis ravi, à titre de président de la section Ottawa-Gatineau de la Société canadienne des directeurs d association (SCDA), de vous accueillir par ces quelques mots à la lecture du nouveau numéro de notre bulletin. Au cours des dernières années, j ai été vivement impressionné par le calibre des articles et la présentation générale du bulletin. Dawn Kelly, François Brunet et les membres de leurs comités méritent beaucoup de crédit pour la superbe qualité du bulletin. C est un très bon outil pour informer nos membres de toutes les excellentes activités à venir et décrire tout ce que nous réussissons si bien comme section. Nous avons fait des pas de géant pour vous offrir notre bulletin en ligne, en profitant d énormément d appui en cours de route. Un nombre limité de copies imprimées sera offert encore jusqu à la fin de l année. Le présent numéro porte sur l importance de la planification stratégique pour votre organisation et vous présente des aspects clés à ne pas oublier au cours du processus. Notre section s est distinguée en janvier en présentant une édition exceptionnelle de notre exposition Tête-à-Tête au Centre des congrès d Ottawa. Il faut saluer bien haut notre équipe de direction composée de Stephanie Séguin et de Dennis Turpin, pour les heures et les heures qu ils ont consacrées à la planification de l exposition et à travailler avec les membres de leur équipe de bénévoles sans pareil. Ils ont été appuyés avec doigté par Kathryn Cyr et l équipe d AMCES. L événement de cette année a été tenu à guichet fermé, accueillant plus de 160 fournisseurs et exposants et plus de 600 inscrits à la foire commerciale. La journée a commencé par un exposé saisissant du conférencier motivateur Jamie Clarke, qui a littéralement suspendu son auditoire à ses lèvres en décrivant son ascension du mont Everest. J ai parlé avec un grand nombre de nos fournisseurs et de nos membres Cadres, qui ont tous proclamé que la journée était une grande réussite. En soirée, c est en grand nombre que nos membres ont eu l occasion de se joindre à nos collègues de Meeting Planners International (MPI) pour participer une gamme d activités amusantes et à nos enchères caritatives. Notre Comité des programmes et de l éducation permanente a été très occupé à finaliser les séances d éducation de février, mars et avril. J étais très heureux de voir que nos co-présidents Andrew Horsfield et Katherine McColgan ont travaillé d arrache-pied pour créer un atelier additionnel très intéressant sur la Prévention de la fraude en janvier, auquel beaucoup de membres ont pris le temps d assister. À la lumière des événements récents que les médias ont beaucoup couverts, la séance a permis à nos membres de réunir des connaissances de premier plan sur ce qu il faut faire devant les situations frauduleuses. Prenez le temps d examiner le contenu des séances à venir, et je vous encourage certainement à vous y inscrire si ce n est pas déjà fait. Jasmin Lidington, c.a.e., la vice-présidente de la section, et moimême, avons eu le privilège de représenter notre section au Forum sur le leadership de la SCDA nationale le 23 janvier dernier, ici à Ottawa. Nous avons pu y présenter nos observations et nos points de vue au cours de l exercice de planification stratégique national entrepris pour assurer la croissance et l évolution de notre association. Nous y avons également fait état des multiples activités qui font de notre section un leader au Canada. J ai eu le plaisir dernièrement d accueillir un certain nombre des anciens présidents de notre section, et ils ont tous apprécié cette occasion qui leur était offerte de se réunir pour échanger sur la croissance que notre section a connue. Ce sont des personnes qui continuent de servir comme ambassadeurs pour nos membres. Leur expérience et leur dévouement envers la gestion d association sont exhaustifs et il est important de poursuivre ce dialogue en tant que section. Je me réjouis à l idée de rencontrer nos membres au cours des prochains mois à l occasion de nos séances éducatives et de nos activités spéciales. ASSOCIATES IN JOHN BUTCHER IAF Certified Professional Facilitator President P.O. BOX 3678, STATION C OTTAWA, ONTARIO K1Y 4J8 (613) jbutcher@magma.ca PLANNING INC. ORGANIZATIONAL PLANNING AND PROCESS FACILITATION Société canadienne des directeurs d association Tisser des liens, Partager le savoir Janvier-Février, 2013 OTTAWA-GATINEAU EXECUTIVE 5

6 Great Signs. Great Service. Guaranteed. Specialists in Signs & Great Ideas for Meeting Planners Your Go To Experts in Eco Friendly Signage Solutions CSAE Ottawa-Gatineau Business Member of the Year 2006 MPI Ottawa 2012 PRIX PRESTIGE AWARD Supplier of the Year Be Strategic About Your Strategic Planning By Meredith Low Done well, strategic planning can ensure alignment among all the elements of the organization, improving member satisfaction, employee morale, financial sustainability, and the profile and brand of the association. Unfortunately, done poorly, strategic planning can be a frustrating exercise that goes nowhere and saps goodwill. How can associations undertake strategic planning to maximize benefits and avoid pitfalls? How can you be strategic about strategic planning? Here are key questions to design an approach that will work for your association: 1: What is at stake? The more challenging and complex your situation, the more robust your strategic planning process should be, and the more you should invest in it whereas if things are relatively calm, a streamlined process may suffice. 2: What do you want to achieve? What strategic questions do you want this process to answer? What issues do you want to address? Setting objectives for the strategic planning process is critical, both to define success, and achieve it. 3: What is in scope? Clarify what parts of your organization are to be addressed all revenue-generating activities? All member segments? Your foundation? Updating the mission and vision? : Who should be involved and when? While final decisions are typically made by the Board, consider how and when to involve other volunteers and the staff one way to do this is through a strategic planning committee, but also think about staff attending Board meetings. The CEO and the President should expect to play critical leadership roles, consuming both time and mindshare. 6 OTTAWA-GATINEAU EXECUTIVE January-February, 2013 Connecting members, Sharing Knowledge CANADIAN SOCIETY OF ASSOCIATION EXECUTIVES

7 5: What do you need to know to make strategic decisions? Strategic planning requires a systematic look at both your external environment and the organization itself. You need to understand your context, and the capabilities you can bring to bear. Begin by taking advantage of data you already have, but applying a strategic analysis to it. You should also gather new data, which may include qualitative and quantitative consultation with key stakeholders (members, prospects, volunteers, staff, sponsors, partners, etc.) as well as secondary research. This must be distilled so decision-makers have a shared fact base and analytical framework for decision-making. 6: How will you develop the strategies? This can be the trickiest part of the whole process. It should be done among a small group the Board, a strategic planning or executive committee, or some other group. The more people involved, the more time the process will require. Strong strategies clearly address the opportunities and challenges the organization faces, taking into consideration available resources. Strategies involve making specific and compelling choices not just what you will do, but what you will not. 7: How will you prepare for implementation? Tactical planning marks the transition from decision-making to implementation, and, therefore, from Board to staff. What projects or initiatives need to be in place for the strategy to work? Tactical planning should provide a timeline for execution over several years, clarify the dependencies between tactics, and identify resources required. 8: How will you measure success? Metrics are a crucial part of the strategic plan. They articulate what you mean by leadership, effectiveness, or loyal members. They help explain what the strategies are intended to achieve, and should be integrated into staff and organizational performance evaluations. 9: How will you manage the whole process? The more complex the approach, the more difficult it is to execute with just internal resources. Consider external support particularly for research, analysis and facilitation of decision-making. Ensure Board and staff workplans reflect their strategic planning efforts. A well-designed strategic planning process can lead to a stronger, more resilient organization, with a re-energized staff, Board, membership, and stakeholders. Meredith Low, BA, MBA, works with associations on strategic planning and other strategic initiatives and evaluations, including member needs assessments and conference assessments. Her background includes strategy consulting to Fortune 500 companies as well as to grassroots organizations, and she built the strategic planning function at one of Canada s major retail banks. Meredith has been published in Association magazine and elsewhere, and can be found at meredithlow.com. Helping you solve the human equation. We can help maximize the potential of your most valuable asset your people. We can work with you to attract, retain and develop staff, and advise on performance management, motivation, compensation, job descriptions, succession planning and administration. We also provide group training to develop staff competencies, with over 70 one and two-day business skills courses that can be offered on-site at your location. Performance Management Consultants Providing Practical Solutions for over 30 years 858 Bank Street, Suite 109, Ottawa, ON, K1S 3W ext / dhamilton@pmcedge.com Société canadienne des directeurs d association Tisser des liens, Partager le savoir Janvier-Février, 2013 OTTAWA-GATINEAU EXECUTIVE 7

8 Marie-andrée blais - PhotograPher Château Cartier hotel Why meet downtown when you can meet at a resort? FairMont hotels Fairmont Le Château montebello Conveniently located half way between montreal and ottawa, the world s largest log cabin is the true Canadian Lodge experience. host of world class events, the resort distinguishes itself by the myriad of activities available on site Fairmont.Com/montebeLLo/meetings château cartier hotel Meeting package starting at $ 119* per pers, double occupancy accommodation in a Classic room or Classic suite, meeting room with windows, continental breakfast, hot buffet lunch, two hearty coffee breaks, complimentary parking and presto check-out service. *gratuities and taxes not included ChateauCartier.Com WakeFieLd mill hotel & spa buffet des continents Located in the gatineau park, the Wakefield mill offers the perfect setting for dynamic business meetings and teambuilding retreats, offering all of the conveniences required for success and productivity. buffet des Continents planning a workshop or a conference? our private room can accommodate up to 100 people. Let us see to the success of your event thanks to the attention of service we provide combined with our elaborate buffet LebuFFetdesContinents.Com WakeField Mill hotel & spa WakeFieLdmiLL.Com Hôtel/Auberge Dîner/Musique Spa Réunions Retraites Hotel/Inn Dining/Music Spa Meetings Retreats plan your next meeting in the outaouais region! outaouaismeeting.com // OTTAWA-GATINEAU EXECUTIVE January-February, 2013 Connecting members, Sharing Knowledge CANADIAN SOCIETY OF ASSOCIATION EXECUTIVES

9 Soyez stratégique avec votre planification stratégique Par Meredith Low Une bonne planification stratégique peut aligner tous les éléments de l organisation, accroître la satisfaction des membres et le moral des employés, renforcer la viabilité financière, rehausser le profil et renforcer la marque de l association. Malheureusement, la mauvaise planification stratégique peut être une expérience frustrante qui ne mène nulle part et qui sape la bonne volonté. Comment les associations peuvent-elles faire de la planification stratégique qui optimisera les avantages et permettra d éviter les embuches? Comment pouvez-vous être stratégique en matière de planification stratégique? Voici des questions clés pour vous aider à concevoir une approche qui fonctionnera pour votre association : 1 : Qu est-ce qui est en jeu? Plus votre situation est difficile et complexe, plus votre processus de planification stratégique doit être robuste, et plus vous devez le soigner. Tandis que si les choses sont relativement calmes, un processus simplifié peut suffire. 2 : Qu est-ce que vous voulez réaliser? Quelles sont les questions stratégiques auxquelles vous voulez que ce processus réponde? Quels sont les enjeux que vous voulez traiter? Il est essentiel d établir les objectifs de votre processus de planification, à la fois pour définir la réussite et pour l atteindre. 3 : Quelle est l ampleur? Précisez les parties de l organisation que vous voulez viser. Toutes les activités qui génèrent des revenus? Tous les segments des membres? Votre base? La mise à jour de la mission et de la vision? 4 : Qui devrait participer et quand? Même si c est le conseil d administration qui prend les décisions, considérez comment et quand faire participer d autres bénévoles et le personnel. C est possible par l entremise d un comité de planification stratégique, mais aussi en invitant les employés à participer aux réunions du conseil d administration Le PDG et le président doivent s attendre à jouer des rôles cruciaux de leadership, qui exigent du temps et de l attention. 5 : Qu est-ce que vous devez savoir pour prendre des décisions stratégiques? La planification stratégique exige de poser un regard systématique à la fois sur votre environnement externe et sur votre organisation ellemême. Vous devez comprendre le contexte et les capacités que vous pouvez mettre à profit. Commencez par mettre à profit l information que vous avez déjà, mais à la lumière d une analyse stratégique. Vous devriez aussi réunir de l information nouvelle, par exemple des données de consultation qualitatives et consultatives auprès d intéressés clés (membres actuels et en puissance, bénévoles, employés, commanditaires, partenaires, etc.) et faire aussi des recherches secondaires. Cela doit être synthétisé pour offrir une base de faits communs et un grand cadre analytique aux décideurs qui vont prendre le relais. 6 : Comment allez-vous élaborer les stratégies? Cela peut être la partie la plus délicate de tout le processus. Vous devriez le faire en petit groupe le conseil d administration, un comité exécutif ou de planification stratégique, ou un autre type de groupe. Plus il y aura de personnes impliquées, plus le processus exigera de temps. Les stratégies solides englobent clairement les possibilités et les difficultés de l organisation, en prenant en considération les ressources disponibles. Les stratégies consistent notamment à faire des choix précis et convaincants, non seulement de ce que vous allez faire, mais aussi de ce que vous ne ferez pas. 7 : Comment allez-vous préparer votre mise en œuvre? La planification tactique marque la transition de la prise de la décision à la mise en œuvre, et par conséquent du conseil d administration au personnel. Quels sont les projets ou les initiatives qui doivent être en place pour que la stratégie fonctionne? La planification tactique doit offrir un échéancier d exécution sur plusieurs années, préciser les dépendances entre les tactiques et déterminer les ressources requises. 8 : Comment allez-vous mesurer la réussite? Les mesures sont un élément crucial d un plan stratégique.elles articulent ce que vous voulez dire par «leadership», «efficacité» ou «membres loyaux». Elles aident à expliquer ce que les stratégies sont censées réaliser et devraient être intégrées dans les évaluations de rendement du personnel et des activités. 9 : Comment allez-vous gérer l ensemble du processus? Plus la démarche est complexe, plus elle sera difficile à exécuter uniquement avec des ressources internes. Envisagez d avoir recours à du soutien de l extérieur, particulièrement pour la recherche, l analyse et la facilitation de la prise de décision. Assurez-vous que les plans de travail du conseil d administration et du personnel reflètent leurs efforts de planification stratégique. Un processus de planification stratégique bien conçu peut rendre une organisation plus forte et plus résiliente, revitaliser le personnel, le conseil d administration, les membres et les intéressés. Meredith Low, BA, MBA, travaille avec les associations en matière de planification stratégique et d initiatives et d évaluations stratégiques diverses, concernant notamment les évaluations des besoins des membres et l évaluation des conférences. Elle a un bagage incluant des conseils en stratégie auprès de sociétés du Fortune 500 et aussi d organisations de la base, et elle a mis sur pied la fonction de planification stratégique de l une des plus importantes banques de réseau du Canada. Elle a publié notamment dans le magazine Association et est présente sur le Web à meredithlow.com. 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10 New Year s Resolutions: How to set new habits that will help us achieve all that we need to By Dyna Vink, Canadian Research Knowledge Network The January 8, 2013 session of the CSAE Ottawa-Gatineau s Marketing and Communications (MarComm) networking group focused on setting and achieving new year s resolutions for our organizations. With each new year, many people make resolutions to build new things into their behaviors and activities, or to remove some. We re told that 85% of resolutions fail because they are unsupported. It would improve the success rate to make them SMART and create an action plan for support. SMART means: Specific Measurable Attainable Relevant Time-bound The source of an organization s resolutions can come from a variety of places including its strategic plan, communications and marketing plans of the previous year, promises made, interests identified and performance objectives. The MarComm session also explored a few trends of interest as we set and seek to achieve organizational goals for a new year: 1. According to a study conducted by digital marketing firm Acquity Group, 45 out of 50 major retailers have active Twitter accounts. But they re not as active as they could be. Only 29 percent of those retailers that have Twitter accounts actually respond to customer questions and complaints. Are we measuring up? 2. Only 28% of businesses saw their budgets excluding salaries and benefits increase in 2012, while 69 percent stayed the same. Prospects are only slightly better in 2013, with 62 percent of budgets projected to remain static. Without more time or money, are there new tools to help us act SMARTly? 3. Infographics are graphic visual representations of information, data or knowledge to present complex information quickly and clearly, i.e. they turn data into information. Since the start of 2010 to early 2012, infographic searches have increased by more than 800 percent. Are we riding this wave? After landing on some specific resolutions for your organization, make sure they are tied to your organizational objectives, and see them through with an action plan. Best practices suggest building the action plan out of several small tasks that can be spread out, to even out work load commitments and prevent us from being overwhelmed or disillusioned. 10 OTTAWA-GATINEAU EXECUTIVE January-February, 2013 Connecting members, Sharing Knowledge CANADIAN SOCIETY OF ASSOCIATION EXECUTIVES

11 Résolutions du Nouvel An : Comment se fixer de nouvelles habitudes qui vont nous aider à réaliser tout ce que nous désirons Par Dyna Vink, Réseau canadien de documentation pour la recherche La séance du 8 janvier 2013 du Groupe de réseautage et de marketing (MarCom) de la section Ottawa-Gatineau de la Société canadienne des directeurs d association (SCDA) a porté sur le choix et la réalisation des résolutions du Nouvel An pour nos organisations. Chaque nouvelle année, beaucoup de personnes prennent des résolutions pour se comporter et agir autrement. On dit que 85 % des résolutions échouent parce qu elles ne sont pas appuyées. On peut mieux réussir en prenant des résolutions intelligentes et en créant un plan d action pour les soutenir. Ces résolutions doivent être : Précises Mesurables Réalisables Pertinentes Atteignables dans un délai déterminé La source des résolutions d une organisation peut provenir d une gamme d endroits, incluant son plan stratégique, ses plans de communications et de marketing de l année précédente, les promesses faites, les intérêts déterminés et les objectifs de rendement. La séance du Groupe de réseautage a également exploré quelques tendances d intérêt au moment où nous fixons et tentons de réaliser les objectifs de l organisation pour une nouvelle année : 1. Selon une étude de la société de marketing numérique Acquity Group, 45 grands détaillants sur 50 ont des comptes Twitter actifs. Mais ils ne sont pas aussi actifs qu ils pourraient l être. Seulement 29 % des détaillants qui ont des comptes Twitter répondent réellement aux questions et aux plaintes des clients. Sommes-nous à la hauteur? 2. Seulement 28 % des entreprises ont vu leurs budgets augmenter en 2012 à l exclusion des salaires et des avantages sociaux tandis que les budgets de 69 % d entre elles sont demeurés les mêmes. Les perspectives sont seulement légèrement meilleures en 2013, alors qu on anticipe que 62 % des budgets vont demeurer comme ils sont. Sans plus de temps ou d argent, est-ce qu il y a de nouveaux outils qui vont nous aider à agir intelligemment? 3. L infographie est la fonction de représentation graphique visuelle de l information, des données ou des connaissances pour présenter de l information complexe rapidement et clairement, c est-à-dire transformer les données en information. Entre le début de 2010 et celui de 2012, les recherches infographiques ont augmenté de plus de 800 %. Surfons-nous sur cette vague? Après avoir établi certaines résolutions particulières pour votre organisation, assurez-vous qu elles sont liées à vos objectifs organisationnels et concrétisez-les au moyen d un plan d action. Les pratiques exemplaires proposent de construire le plan d action avec plusieurs petites tâches qui peuvent être réparties, de les égaliser et d éviter d être surchargés ou de devenir désillusionnés. MAKE YOUR MEETING MORE REWARdING. Earn double Event Planner points and a 3% master account rebate on guest rooms when you book a meeting that takes place by September 30 th, Event Planner points are redeemable by the booker for amazing rewards and experiences, such as free night stays, airline miles, online shopping rewards and one-of-a-kind experiences. Furthermore, WiFi connection and outdoor parking are free. BOOK NOW! Call Vicky Theriault, Account Executive & CSAE member, at or vicky.theriault@hiltonlacleamy.com STAY HILTON. GO EVERYWHERE. 3, boulevard du Casino I Gatineau, Québec I J8Y 6X For meetings booked and held between April 1 st and September 30 th, 2013, based on availability. Minimum of 30 guest rooms required. Offer not valid for meetings that are already tentative, definite, under contract or actualized. Taxes and service not included. Certain conditions may apply. Société canadienne des directeurs d association Tisser des liens, Partager le savoir Janvier-Février, 2013 OTTAWA-GATINEAU EXECUTIVE 11

12 Tête-à-tête The annual CSAE Ottawa-Gatineau Tête-à-Tête Tradeshow is the premier event that connects the Ottawa-Gatineau not-for-profit sector with local, national and international suppliers representing the hospitality industry, financial institutions, consultants, technology and more. This year s show held on January 31 t, 2013 at the Ottawa Convention Centre featured 120 full size booths, 64 mini-booths and 32 tabletops, and the highest delegate pre-registration at 650. Exhibitors pulled out all the stops this year, providing delegates with information and tools to help manage their associations and businesses more efficiently while enticing them with a book signing, mini pedi/ manicures, delicious treats and a wide variety of beverages! The day was kicked off with delegates, exhibitors and sponsors attending a complimentary breakfast session featuring keynote speaker, Jamie Clarke. Clarke brought inspiration and infectious enthusiasm to his presentation. While weaving together his inspiring story of dedication and triumph, he demonstrates to the audience that we are all adventurers on our own journeys. Clarke received a standing ovation and post event survey comments included: The speaker was very natural and held our attention for an hour effortlessly; Jamie was AMAZING, inspirational, best speaker that CSAE has ever had!; One of the best keynote speakers I ve heard!; and Jamie Clarke was PHENOMENAL. Congratulations to the winners of the Tête-à-Tête delegate contest: Wendy Eligh, Canadian Paediatric Society, who won a trip for two to St John s, NL; Meireille Brownhill, Association Canadienne des professeurs d immersion, who won a CSAE 2013 National Conference registration; and Christine Dalgleish, Canadian Pharmacists Association, who won a one-night stay at the Westin Ottawa. 12 OTTAWA-GATINEAU EXECUTIVE January-February, 2013 Connecting members, Sharing Knowledge CANADIAN SOCIETY OF ASSOCIATION EXECUTIVES

13 2013 L Exposition annuelle Tête-à-Tête de la section Ottawa-Gatineau de la Société canadienne des directeurs d association (SCDA) est l événement de marque qui met en lien le secteur des organismes sans but lucratif de la région d Ottawa-Gatineau et les fournisseurs locaux, nationaux et internationaux représentant l industrie du tourisme d accueil, les établissements financiers, les consultants, les entreprises de technologie et plus. L Exposition de cette année, qui a eu lieu le 31 janvier 2013 au Centre des congrès d Ottawa, présentait 120 grands kiosques, 64 minis kiosques et 32 tables. Le nombre de 650 délégués pré-inscrits était le plus élevé de l histoire de Têteà-Tête. Les exposants n ont rien ménagé pour être alléchants cette année, en présentant aux délégués toute l information et les outils nécessaires pour les aider à gérer leurs associations et leurs entreprises plus efficacement, tout en les attirant avec une signature de livre, des minis pédicures et manucures, de petits régals et une vaste gamme de boissons! La journée a démarré avec le petit déjeuner gratuit à l intention des délégués, des exposants et des commanditaires, en compagnie de notre conférencier, Jamie Clarke. Jamie a inspiré son auditoire au cours de son exposé rempli d un enthousiasme contagieux. Tout en tissant pour son auditoire son histoire inspirante de dévouement et de triomphe, il a nous a démontré que nous sommes tous des aventuriers menant nos propres quêtes. Il a reçu une ovation debout. Entre autres commentaires que nous avons reçus après l activité, notons les suivants : Le conférencier était très naturel et a capté notre attention pendant une heure sans aucune difficulté. Jamie était INCROYABLE, inspirant, le meilleur conférencier jamais invité par la SCDA! L un des meilleurs conférenciers que j ai jamais entendus! Jamie Clarke a été PHÉNOMÉNAL. Félicitations aux gagnants du concours des délégués de Tête-à-Tête : Wendy Eligh de la Société canadienne de pédiatrie, qui a gagné un voyage pour deux à St John s, Terre-Neuve-et-Labrador; Mireille [please correct Meireille in english] Brownhill de l Association canadienne des professeurs d immersion, qui a gagné une inscription au Congrès national 2013 de la SCDA, et Christine Dalgleish de l Association des pharmaciens du Canada, qui a gagné un séjour d une nuit au Westin Ottawa. Société canadienne des directeurs d association Tisser des liens, Partager le savoir Janvier-Février, 2013 OTTAWA-GATINEAU EXECUTIVE 13

14 Thank you to all our sponsors Un gros merci à tous nos commanditaires Thank you to The Personal Insurance for sponsoring the Bring a prospect executive member contest and congratulations to our winners Lyn Gibbard and Charlaine Gendron, with the Chemistry Industry Association of Canada, who have each won a $150 gift certificate to the restaurant of their choice. Congratulations also to Jackie Manthorne with the Canadian Cancer Survivor Network who also won a $150 gift certificate for completing the buyers profile during the on-line delegate registration process. The generosity of our sponsors exceeded our expectations and we cannot thank the sponsors and exhibitors enough for their continued support of our Chapter and this event. We hope everyone enjoyed their time at the Tête-à-Tête Tradeshow and we hope to see you next year. The Special Events Committee has already begun working on the 2014 tradeshow. Stay tuned for details! Nous remercions The Personal Insurance, commanditaire du concours «Invitez un membre Cadre en puissance», et nous félicitons nos gagnantes, Lyn Gibbard et Charlaine Gendron de l Association canadienne de l industrie de la chimie, qui ont gagné chacune un chèquecadeau de 150 $ pour le restaurant de leur choix. Félicitations également à Jackie Manthorne du Réseau canadien des survivants du cancer, qui a également gagné un chèque-cadeau de 150 $ pour avoir rempli le profil des acheteurs au cours du processus d inscription en ligne des délégués. La générosité de nos commanditaires a dépassé nos attentes. Il est impossible de remercier assez les commanditaires et les exposants pour le soutien continu qu ils procurent à notre section et à cette activité. Nous espérons que tout le monde a apprécié le temps passé à l Exposition Tête-à-Tête et nous avons hâte de vous retrouver l an prochain. Le comité des activités spéciales a déjà commencé à préparer l Exposition Restez à l écoute pour les détails! 14 OTTAWA-GATINEAU EXECUTIVE January-February, 2013 Connecting members, Sharing Knowledge CANADIAN SOCIETY OF ASSOCIATION EXECUTIVES

15 Sponsors / Commanditaires HOST Ottawa Convention Centre PLATINUM Ottawa Tourism Tourism Winnipeg Four Points By Sheraton Ontario Conventions Regina Yukon Convention Bureau IHG Greenfield Services Inc Freeman AVW-TELAV Ontario GOLD Brent Moore & Associates Conventions Regina The Personal Insurance Travel Alberta Miller McConnell Signs SILVER D.E. Systems Destination St. John s Outaouais Tourism Quebec City Tourism Starwood Hotels & Resorts Tourism Toronto Travel Alberta Tourism Kingston Destination Halifax Fairmont Hotels & Resorts VENUES Discover Saint John Marriott Hotels inmotion Tourism Vancouver Northwest Territories Tourism Caesars Windsor Intersol Group Allegra Print & Imaging ASI Canada Conference Planning, Events & Hotel Site Selection BRONZE Metro Toronto Convention Centre S oci é t é canadienne des di r ecteu r s d association Ti sser des liens, Partager le savoir 2 Janvier-Février, 2013 OTTAWA-GATI NE AU E XE CUT I VE 15

16 How Does Your Member Communication Tie into Your Overall Strategy? By Meagan Rockett, Greenfield Services The December, 2012 session of the CSAE Ottawa-Gatineau s Marketing and Communications (MarComm) networking group focused on the role of communications in overall member engagement. According to Greenfield Services 2012 Pulse Report, almost half of the respondents reported that Member Engagement would be the one area they would focus on if they could increase their budgets. The main question organizations have been asking is How do I better engage my members and other stakeholders? However, what should be asked first is What will it take to get the job done, correctly? It s simple (in theory) - it will take an organization that does not operate in silos and communicates with members when they deem necessary. Here is an example of what often occurs in organizations: The Communications Department is responsible for sending out the e-newsletters and other general information, the Marketing Department is sending s regarding new certification programs, and the Events Department is flooding members inboxes with information about the upcoming conference. As a result, members get a flood of s from the association (some as many as 10 messages per week). Members have complained, but the s are still coming. So instead, they don t open and read any of them. Sound familiar? What could you do differently? 1. Communicate with each other. Short, regular meetings to create your communications plan on a monthly basis are a good start. 2. Mark the deployments on your calendar. Establish a maximum number of messages members and other stakeholders should be receiving per week. 3. The deployments should be sent through one department, to make it easier for the member to manage incoming information. 4. Take a look at your communications structure: c. Have a look at the current templates. Are they working? Could you be changing the look/feel so that people can recognize the type of information they are getting at a glance? d. If marketing is your main concern, consider A/B testing subject lines to see which works best. This means changing the subject lines for your messages, while keeping the body message the same. Does one type of subject line work better than the other? e. In April marketing giant Return Path released a study that said the number of s opened on smartphones was about to overtake opens from both desktop clients and webmail. Are your s optimized for mobile devices? To be effective, your communications plan must be grounded in members needs versus the organization s needs. If it isn t all about them, your members will tune you out. Take some time this month to review your plan and identify what you could do differently. GettinGyour message heard on the hill For over 10 years, Brendan Hawley & Associates has been assisting national associations forge constructive and respected relationships with the federal government. a. Profile your members and other stakeholders to understand the best way to communicate with them. Ask for their top three preferences. b. Mix up the communication s, phone calls, messages on Facebook and LinkedIn, scheduled tweets, text messages, and regular mail are all touch points. A communication plan should incorporate multiple options. Your message will be delivered multiple times, and still not seem overwhelming. Author of What s Your Point? A Guide to Advocacy in Ottawa For more information, please visit or call Brendan Hawley at OTTAWA-GATINEAU EXECUTIVE January-February, 2013 Connecting members, Sharing Knowledge CANADIAN SOCIETY OF ASSOCIATION EXECUTIVES

17 Comment vos communications avec vos membres s intègrent-elles dans votre stratégie globale? Par Meagan Rockett, Greenfield Services La séance de décembre 2012 du Groupe de réseautage en marketing et communications de la section Ottawa-Gatineau de la Société canadienne des directeurs d association a été concentrée sur le rôle des communications dans l engagement d ensemble des membres. Selon le Greenfield Services 2012 Pulse Report, presque la moitié des répondants ont indiqué que l engagement des membres serait le secteur sur lequel ils se concentreraient s ils pouvaient augmenter leurs budgets. La principale question que les organisations se posent est la suivante : «Comment mieux susciter l engagement de nos membres et des autres intéressés?» Mais celle qu elles devraient poser en premier est plutôt : «Qu est qu il va falloir pour bien faire le travail?» C est simple (en théorie) il faudra que l organisation ne travaille pas en vases clos et communique avec ses membres lorsqu ils le jugent nécessaire. Voici un exemple de ce qui se produit souvent dans les organisations : Le service des communications a la responsabilité de transmettre les bulletins électroniques et les autres informations générales; le service du marketing envoie les courriels sur les nouveaux programmes de certification; et le service des activités remplit les boîtes de courriel des membres d information sur la prochaine conférence. c. Jetez un coup d œil sur les derniers modèles de courriel. Est-ce qu ils fonctionnent? Pourriez-vous en changer l apparence, ce qu ils dégagent, pour que les gens puissent reconnaître le type d information qu ils reçoivent au premier coup d œil? d. Si votre principale préoccupation est le marketing par courriel, envisagez de faire un test A/B de vos thèmes de ligne objet pour voir ce qui fonctionne le mieux. Cela signifie de changer les thèmes de la ligne objet de vos message, en conservant le même cœur du message. Est-ce qu un type de thème de ligne objet fonctionne mieux que l autre? e. En avril 2012, le géant du marketing par courriel Return Path a publié une étude qui a révélé que le nombre de courriels ouverts sur les téléphones intelligents était sur le point de dépasser le nombre de courriels ouverts sur ordinateur client et Webmail. Est-ce que vos courriels sont optimisés pour les appareils mobiles? Pour être efficaces, vos plans de communications doivent être fondés sur les besoins des membres plutôt que sur ceux de l organisation. S ils ne sentent pas que «c est tout pour eux», vos membres vont vous ignorer. Prenez un peu de temps ce mois-ci pour revoir votre plan et déterminer ce que vous pourriez faire différemment. Résultat, les membres sont inondés de courriels de l association (parfois jusqu à 10 messages par semaine). Malgré les plaintes des membres, les courriels continuent d affluer. Alors, ils ne les ouvrent pas et n en lisent aucun. Cela vous donne-t-il une impression de déjà vu? Qu est-ce que vous pourriez faire différemment? 1. Communiquez entre vous. Une bonne façon de commencer est de tenir de courtes réunions régulièrement pour établir vos plans de communication sur une base mensuelle. 2. Inscrivez les dates de déploiement sur votre calendrier. Fixez un nombre maximum de messages que les membres et les autres intéressés devraient recevoir par semaine. 3. L information sur les déploiements devrait être transmise par l entremise d un seul service, pour que les membres puissent gérer plus facilement l information qui entre. 4. Examinez votre structure des communications : a. Établissez le profil de vos membres et des autres intéressés pour comprendre la meilleure façon de communiquer avec eux. Demandez-leur de vous indiquer leurs trois principales préférences. b. Variez vos types de communications courriels, appels téléphoniques, messages sur Facebook et LinkedIn, gazouillis annoncés, textos et courrier régulier sont autant de points de contact. Un plan de communications doit comprendre de multiples options. Votre message sera livré à de multiples reprises, sans sembler assommant pour autant. New Members / Nouveau membres Chris Baylis Canadian Paediatric Society Laurent Beaulieu Canadian Cancer Survivor Network Jessica Bedford Canadian Association of Speech-Language Pathologists and Audiologists Lyara Brine Consumer Health Products Canada Paul Brousseau BMR Group Serge Buy Flagship Solutions Mike Carroll Canadian Paediatric Society Jane Cheesman Canadian Paediatric Society Claudine Fugere Tiffany Glover Canadian Cancer Survivor Network Chiraz Guessaier Canadian Dental Association Tobias Keogh Association of Canadian Community Colleges Wade Knight Eastern Ontario Model Forest Kelly Masotti Canadian Psychiatric Association Amanada Mayer Imagine Canada Jackie Millette Canadian Paediatric Society Bonita Newar-Sully Radisson Hotel Ottawa Parliament Hotel Tracey Parslow NAV Centre Roberta Sulpher Canadian Association Of Physical Medicine & Rehabilitation Martha Tobin Accolade Promotion Group--Ottawa Robert Walsh Canadian Council for Tobacco Control Société canadienne des directeurs d association Tisser des liens, Partager le savoir Janvier-Février, 2013 OTTAWA-GATINEAU EXECUTIVE 17