LES AUTORISATIONS D ABSENCE

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1 DIRECTION DE LA PROTECTION JUDICIAIRE DE LA JEUNESSE SOUS-DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES (SDRHRS) LES AUTORISATIONS D ABSENCE Bureaux RH3 et RH4 / Août 2005

2 Fiche Technique Les autorisations d absence (autres que pour l exercice du droit syndical) 1/ La Définition : L autorisation d absence permet à l agent de ne pas effectuer ses fonctions mais d être considéré en service pendant la durée pour laquelle cette autorisation est accordée. L autorisation d absence doit toujours faire l objet d une demande préalable et peut toujours être refusée dans l intérêt du service. L absence à son poste d un travail d un agent qui ne fait que prévenir de son départ mais qui n a ni sollicité ni obtenu d autorisation d absence de la part de son supérieur hiérarchique encourt une sanction disciplinaire. (C.E, 6 décembre 1978, LEFER). 2/ Typologie des autorisations d absence a. Evénements familiaux - Naissance/ Mariage/ Décès : Instruction n 7 du 23 mars 1950 relative aux congés annuels et aux autorisations exceptionnelles d absence : Circulaire n du 7 mai 2001 relative aux autorisations exceptionnelles d absence et au pacte civil de solidarité : Elles s'appliquent, que l agent soit ou non titulaire, dans les limites suivantes: - cinq jours ouvrables pour le mariage de l agent ou en cas de conclusion d'un pacte civil de solidarité (PACS) ; - trois jours ouvrables pour le décès ou une maladie grave du conjoint, du père, de la mère, de l enfant, ou d une personne liée par un PACS ; - trois jours maximum pour le transfert du corps d'un soldat mort au combat, pour la veuve et les parents du premier degré ; - si l agent est père de famille, trois jours ouvrables pour la naissance de l'enfant, ou en cas d'adoption, pour l'arrivée de l'enfant, si la mère n'a pas renoncé en faveur de l agent à son congé d'adoption. Dans ce dernier cas, ces congés doivent être pris dans les quinze jours qui précèdent ou qui suivent la naissance ou l'arrivée de l'enfant. Dans tous les cas, leur attribution est liée à l'intérêt du service. C:\Documents and Settings\DRPJJ MO\Mes documents\en cours\divers\textes\guides RH\AA\Fichtech autorisations absence.doc 1

3 Fiche Technique - Enfant malade Circulaire n FP 1475 et B-2 A/98 du 20 juillet 1982 relative aux autorisations d absence accordées au personnel de l administration pour soigner un enfant malade ou pour en assurer momentanément la garde : Si l agent, titulaire ou non, est le père ou la mère d'un enfant malade de moins de seize ans (pas de limite d'âge en cas de handicap), il peut bénéficier d'une autorisation d'absence sous réserve des nécessités de service. - Agent travaillant à temps plein : 6 jours (durée hebdomadaire de service + 1jour) ; - Agent travaillant à temps partiel : temps de travail d un agent travaillant à temps plein dans les mêmes conditions + 1 jour / quotité de travail de l agent à temps partiel. L autorisation peut atteindre 12 jours ouvrés lorsque l agent rapporte la preuve : - qu il assume seul la charge de l enfant ; - ou que son conjoint est à la recherche d un emploi. Si le conjoint de l agent bénéficie d autorisations d absence rémunérées pour le même motif et que leur durée est inférieure à celle des autorisations dont bénéficie l agent, l agent peut solliciter une autorisation d absence d une durée maximale égale à la différence entre 2 fois ses obligations hebdomadaires de service augmentées de deux jours et la durée maximale d autorisation d absence de son conjoint. Si les deux parents sont agents de l Etat, les autorisations d absence susceptibles d être accordées à la famille sont réparties entre les parents à leur convenance, compte tenu de leur quotité de travail respective. Si un seul des deux conjoints bénéficie d autorisations d absence, elle peuvent atteindre 15 jours consécutifs. Ces autorisations d absence peuvent atteindre 28 jours consécutifs, mais les journées n ayant pas donné lieu à service effectif au delà de 2 fois les obligations hebdomadaires de service plus deux jours sont imputées sur les congés annuels de l agent. Au-delà de 28 jours, l agent est mis en disponibilité s il est titulaire, l agent non titulaire est mis en congé non rémunéré. Si les deux parents peuvent bénéficier d autorisations d absence, leurs durées indiquées sont ramenées à 8 et 15 jours pour chacun des conjoints. b. Grossesse / Maternité Circulaire n FP du 09 août 1995 relative au congé de maternité ou d'adoption et autorisations d'absence liées à la naissance pour les fonctionnaires et agents de l'etat : Il faut noter que dès lors que l administration concernée ne dispose pas d un service de médecine de prévention, l avis du médecin traitant de l agent remplace l avis du médecin chargé de la prévention dans tous les cas où la circulaire prévoit d y faire appel. - Séances préparatoires à l accouchement par la méthode psycho-prophylactique (accouchement sans douleur) ; C:\Documents and Settings\DRPJJ MO\Mes documents\en cours\divers\textes\guides RH\AA\Fichtech autorisations absence.doc 2

4 Fiche Technique Lorsque les séances ne peuvent avoir lieu en dehors des heures de service, les chefs de service peuvent accorder des autorisations d absence, sur avis du médecin chargé de la prévention et au vu des pièces justificatives. - Allaitement La circulaire reprend l instruction n 7 du 23 mars 1950 (JO des 26 mars, 7et 29 avril 1950), Aux termes de cette instruction et compte tenu de la durée de l allaitement et de la fréquence des absences qui seraient nécessaires, seules les administrations possédant une organisation matérielle appropriée à la garde des enfants doivent accorder des autorisations d absence pour permettre aux mères d allaiter. Les intéressées bénéficient d autorisations d absence dans la limite d une heure par jour, à prendre en deux fois. Des facilités de service peuvent également être accordées aux mères en raison de la proximité du lieu où se trouve l enfant (crèche ou domicile voisins ). - Aménagement des horaires de travail Compte tenu des nécessités de service et des demandes formulées par les intéressées, les chefs de service accordent, sur avis du médecin chargé de la prévention, à tout agent féminin, des facilités dans la répartition des horaires de travail. Ces facilités sont accordées à partir du troisième mois de grossesse et dans la limite maximale d une heure par jour. Elle s ne sont pas récupérables. - Examens médicaux obligatoires Directive n 92/85/CEE du 19 octobre 1992 visant à promouvoir l amélioration de la sécurité et de la santé des travailleuses en ceintes, accouchées ou allaitantes au travail, article 9 : Les agents de l Etat bénéficient d une autorisation d absence de droit ( le chef de service est tenu de l accorder) pour se rendre aux examens médicaux obligatoires antérieurs ou postérieurs à l accouchement et qui sont prévus par le code de la santé publique dans le cadre de la surveillance médicale de la grossesse et des suites de l accouchement. c. Fêtes légales et religieuses - - Fêtes légales chômées Une circulaire de la Fonction Publique détermine chaque année la liste des jours qui, à l'occasion des fêtes légales sont chômés et payés pour l'ensemble des personnels de l'etat. Pour 2004, sont classées comme jours de fêtes légales fériées: - le 1 er janvier, - le lundi de Pâques, - le 1 er mai, - le 8 mai, C:\Documents and Settings\DRPJJ MO\Mes documents\en cours\divers\textes\guides RH\AA\Fichtech autorisations absence.doc 3

5 Fiche Technique - l'ascension, - le lundi de Pentecôte, - le 14 juillet, - le 15 août, - le 1 er novembre, - le 11 novembre et - le 25 décembre - Fêtes religieuses pour lesquelles une autorisation d absence peut être accordée La circulaire FP/N 901 du 23 septembre 1967 rappelait aux chefs de service qu ils pouvaient accorder aux agents des autorisations d absence pour participer aux cérémonies célébrées à l occasion des principales fêtes propres à leur confession, dans la mesure où cette absence est compatible avec le fonctionnement normal du service. Dans le silence des textes, le chef de service dispose du pouvoir réglementaire pour l organisation et le fonctionnement du service (CE, 7 février 1936, JAMART). Aussi, lorsqu il n est pas prévu par les textes une autorisation d absence pour le motif invoqué par l agent, il appartient au chef de service de l accorder ou pas compte tenu des nécessités de service (CAA Paris, 22 mars 2001, CROUZAT : autorisation d absence pour participer à une cérémonie du mouvement raëlien). Un chef de service ne peut en effet fonder un éventuel refus sur ce que seuls donneraient lieu à des autorisations d absence les fêtes religieuses légales. L institution de fêtes légales ne fait pas obstacle à ce que soit, sous réserve des nécessités de service, accordées des autorisations d absence pour participer à d autres fêtes religieuses correspondant à la confession de l agent (à propos du vendredi saint, de la fête Dieu et de la fête de la médaille miraculeuse : CE, 12 février 1997, Melle HENNY). d. Participation aux cours organisés par l administration et préparation aux concours de recrutements et examens professionnels Loi n du 13 juillet 1983 et Décret n du 14 juin 1985, circulaire fonction publique FP/5 n 1678 et B/2B/ n 132 du 16 novembre Les fonctionnaires qui préparent des concours ou examens professionnels peuvent être déchargés d une partie de leurs obligations en vue de suivre les cours (équivalent à 8 jours sur une année donnée). Des décharges supplémentaires peuvent être accordées par le chef de service, dans la mesure où elles sont compatibles avec le bon fonctionnement du service. Les candidats aux concours administratifs doivent être mis en mesure de se présenter sans difficultés aux épreuves. e. Candidature à un concours administratif et examens professionnels Ces autorisations d absence sont accordées aux fonctionnaires se présentant à des concours administratifs ou des épreuves de sélection professionnelle organisés par une administration. C:\Documents and Settings\DRPJJ MO\Mes documents\en cours\divers\textes\guides RH\AA\Fichtech autorisations absence.doc 4

6 Fiche Technique La convocation devra être jointe à la demande. L administration accorde l autorisation avec plein traitement pour les journées d épreuves. f. Juré en Cour d Assises Lettre FP7 n 6400 du 2 septembre 2001 Un congé de droit à plein traitement est accordé automatiquement. Il convient néanmoins de formuler une demande de congé en joignant la convocation. Par ailleurs, tout juré convoqué à un procès d assises est tenu de siéger ; en cas d absence non justifiée aux audiences, une condamnation peut être infligée (Arts.254 et s. du Code de Procédure pénale). g. Représentants élus des parents d élèves Circulaire FP/1913 du 17 octobre 1997 Ces autorisations peuvent être accordées aux agents représentants élus des parents d élèves, sur présentation d une convocation, dans la mesure où elles sont compatibles avec le fonctionnement normal du service afin de participer aux réunions : - des comités de parents et des conseils d écoles réunis dans les écoles maternelles ou élémentaires ; - des conseils d établissements réunis dans les collèges et lycées. Dans les mêmes conditions, ces autorisations peuvent être accordées aux agents désignés comme délégués des parents de la classe pour siéger aux conseils de classe instaurés dans les collèges et lycées. h. Agents cohabitant avec une personne atteinte de maladie contagieuse et porteuse de germes contagieux Instruction ministérielle n 7 du 23 mars 1950 Des autorisations d absence spéciales sont accordées en cas de variole, diphtérie, méningite cérébro-spinale. i. Candidats aux élections Circulaire n 1918 du 10 février 1998 relative aux dispositions applicables aux fonctionnaires et agents civils de l Etat candidats à une fonction publique élective ; note RH3/04 n du 25 mai 2004 Ces autorisations d absence peuvent atteindre la limite de : - 20 jours dans le cadre des élections présidentielles, législatives, sénatoriales et européennes ; - 10 jours dans le cadre des élections régionales, cantonales et municipales L agent concerné peut également demander d être placé en disponibilité s il est fonctionnaire titulaire, ou en congé non rémunéré s il est non-titulaire ou stagiaire. C:\Documents and Settings\DRPJJ MO\Mes documents\en cours\divers\textes\guides RH\AA\Fichtech autorisations absence.doc 5

7 Fiche Technique j. Agents occupant des fonctions publiques électives Décret n du 16 novembre 1992 fixant les modalités d exercice par les titulaires de mandats électifs de leurs droits en matière d autorisations d absence et de crédit d heures ; note RH3/04 n du 25 mai 2004 Si les fonctions électives ne permettent pas à l agent d exercer normalement ses fonctions, il est placé en détachement ou en congé sans traitement. Sinon, des autorisations d absence sont accordées aux agents fonctionnaires et contractuels dans les conditions suivantes : L élu, membre d un conseil municipal, général ou régional, ou maire, adjoint au maire ou conseiller d arrondissement de Paris, doit bénéficier du temps nécessaire pour se rendre et participer : - aux séances plénières desdits conseils ; - aux réunions de commissions régulièrement constituées et dont il est membre ; - aux réunions des assemblées délibérantes et des bureaux des organisations où il a été désigné pour représenter la commune, le département ou la région. L agent concerné doit informer l administration, dans les meilleurs délais, de la date et de la durée des absences envisagées. L administration n est pas tenue de payer comme temps de travail le temps passé par l agent concerné aux séances et réunions précitées. Indépendamment de ces autorisations, des crédits particuliers d heures sont accordés aux présidents et membres des conseils régionaux et généraux, et aux maires et adjoints, et dans les villes de habitants au moins aux conseillers municipaux. k. Exercice des activités sociales et mutualistes au Ministère de la justice Circulaire DAGE 96/12/B5 n NOR JUS G C Les autorisations d absence sont accordées aux agents exerçant des activités sociales ou mutualistes dans les conditions suivantes (les délais de routes ne sont pas compris dans ce décompte) : 1. Activités sociales : Agents siégeant au sein du CNAAS : - Assemblée plénière : 5 jours/an - Commission permanente et commission logement : 12 jours/an - Commission de secours : 11 jours supplémentaires Agents siégeant dans les CRASS ou les ARSC : - Président, vice-président et trésorier : C:\Documents and Settings\DRPJJ MO\Mes documents\en cours\divers\textes\guides RH\AA\Fichtech autorisations absence.doc 6

8 Fiche Technique cour d appel de plus de agents : 12 jours/an cours d appel de plus de agents : 9 jours/an cours d appel de moins de agents : 6 jours/an - Membres des assemblées plénières : 6 jours/an Agents siégeant au sein des SRIAS : - Président de CRASS siégeant dans les SRIAS : sur présentation des convocations, la durée prévisible de la réunion est augmentée d un temps égal à cette durée afin de permettre aux intéressés d assurer la préparation et le compte-rendu des travaux de la section. 2. Activités mutualistes : Autorisations d absence Agents siégeant dans les instances nationales : - Délégués à l assemblée générale : 3 jours/an - Membres du conseil d administration : 12 jours/an - Membres du bureau : 24 jours/an - Membres de la commission de contrôle : 4 jours/an, les membres de cette commission de contrôle assistent à la totalité des travaux de l assemblée générale, ils peuvent avoir la qualité de délégué. Agents siégeant dans les instances départementales : - Fonctionnement interne de la section : Agents participant à l assemblée générale de la section : 1 jour/an, tous les adhérents sont concernés Membres des comités de section : 6 jours/an Président d une section de moins de 500 adhérents : 3 jours/an Président d une section de plus de 500 adhérents : 5 jours/an - Missions remplies par les membres du comité de section auprès de la section fédérale de la Mutualité Fonction Publique : Délégué à l assemblée générale : 1 jour/an Membre du bureau de la section fédérale : 6 jours/an Membre de la commission de gestion de la section locale interministérielle de sécurité sociale : 3 jours par an Membre de la commission de contrôle de la section fédérale : 3 jours/an Membre de la commission de contrôle de la section fédérale : 2 jours/an, fonction incompatible avec celle de membre du bureau de la section fédérale Membre de commissions spécialisées de la section fédérale : 2 jours/an Dispenses de service Elles varient selon l importance des effectifs mutualistes. C:\Documents and Settings\DRPJJ MO\Mes documents\en cours\divers\textes\guides RH\AA\Fichtech autorisations absence.doc 7

9 Fiche Technique Sont concernés les présidents et les secrétaires des sections départementales et les personnes chargées d un service permanent dans les sections ayant la qualification de «relais d information sociale». Ces dispenses sont les suivantes : - ½ journée par semaine pour les sections de moins de 200 mutualistes - 1,5 journée par semaine pour une section de 200 à 500 mutualistes - 2,5 journées par semaine pour une section de 500 à mutualistes - dispense totale pour les sections de plus de mutualistes Les «relais d information sociale» bénéficient d une seconde dispense totale lorsque la population de sa zone de compétence est supérieure à personnes. l. Autorisation d absence des sapeurs pompiers volontaires Circulaire du 28 septembre 1993 relative au régime applicable en matière de formation et de disponibilité opérationnelle aux agents ayant la qualité de sapeur-pompier volontaire et relevant respectivement des statuts de la fonction publique de l Etat, territoriale et hospitalière NOR: INTE C Circulaire du 19 avril 1999 relative au développement du volontariat en qualité de sapeur pompier professionnel parmi les personnels des administrations et des entreprises publiques NOR : PRMX C Ces circulaires définissent l organisation de la disponibilité opérationnelle des sapeurspompiers volontaires. Cette organisation ne diffère pas selon le secteur d activité professionnelle (public ou privé) des intéressés. Elle s applique à tous. Par conséquent, la disponibilité opérationnelle des agents relevant de la fonction publique de l Etat (y compris de ses établissements publics) et des fonctions publiques territoriale et hospitalière doit s inscrire dans le cadre des mesures arrêtées au plan départemental après concertation entre les employeurs et les responsables des services d incendie et de secours: un régime d autorisations d absence doit être institué pour cela. Ces autorisations d absence destinées à permettre aux agents de la fonction publique par ailleurs sapeurs-pompiers volontaires de partir en missions opérationnelles n entrent pas en compte dans le calcul de leurs congés annuels. Elles peuvent être refusées en raison des nécessités de service. C est toutefois pour éviter la multiplication de ces refus d autorisations d absence de nature à perturber gravement l organisation des départs en intervention des services locaux d incendie et de secours qu il est recommandé la réalisation d une programmation préalable et concertée avec l ensemble des responsables des services publics concernés de votre département (services de l Etat, des collectivités locales, établissements publics...) de la disponibilité opérationnelle de leurs agents membres d une équipe d intervention au sein d un corps de sapeurs-pompiers volontaires. Il appartient donc de susciter et d encourager toutes les initiatives de nature à faciliter les C:\Documents and Settings\DRPJJ MO\Mes documents\en cours\divers\textes\guides RH\AA\Fichtech autorisations absence.doc 8

10 Fiche Technique départs en intervention des sapeurs-pompiers volontaires ayant une activité professionnelle relevant de la fonction publique et appartenant à un corps ou à un centre de secours rencontrant des difficultés de fonctionnement particulièrement graves liées à ce défaut de disponibilité opérationnelle des effectifs. Les mesures prises pour faciliter ces départs en intervention ne peuvent aboutir à contrevenir aux dispositions de l article 2 du décret no du 6 mai 1988 modifié. C:\Documents and Settings\DRPJJ MO\Mes documents\en cours\divers\textes\guides RH\AA\Fichtech autorisations absence.doc 9

11 Annexes : - Décret n du 14 juin 1985 relatif à la formation professionnelle des fonctionnaires de l Etat ; - Instruction du 23 mars 1950 pour l application des dispositions du statut général relatives aux congés annuels et autorisations exceptionnelles d absence ; - Circulaires relatives aux autorisations d absence.

12 Les autorisations d absence (autres que pour l exercice du droit syndical) Instruction n 7 du 23 mars 1950 pour l application des dispositions du statut général relatives aux congés annuels et autorisations exceptionnelles d'absence (JO Lois et décrets du 26 mars 1950 page 3335) Rectificatifs publiés au JO du 7 avril 1950, page 3751 et au JO du 29 avril 1950, page CHAPITRE II DU CONGÉ SUPPLÉMENTAIRE INSTITUÉ PAR LA LOI DU 18 MAI La loi n du 18 mai 1946 a prévu l'octroi au chef de famille, salarié, fonctionnaire ou agent des services publics, d'un congé supplémentaire de trois jours à l'occasion de chaque naissance à son foyer. Ce texte, dont l'intérêt social est évident, s'inspire du souci de faciliter au père de famille les démarches de tous ordres nécessitées par la naissance de son enfant. Les conditions d'application de ce texte ont été précisées par une circulaire n 89 B/4 du ministre des finances en date du 24 juillet Les dispositions essentielles de cette circulaire sont rappelées ci-après : 1 er. - Bénéficiaires L'expression «fonctionnaire ou agent des services publics» doit être entendue au sens large : seuls devront donc être exclus du bénéfice dudit congé les personnels employés à titre passager ou accidentel ou de façon intermittente ou discontinue Conditions requises Seul peut prétendre au bénéfice de la loi du 18 mai 1946 le père de l'enfant. Cette règle ne soulève pas de difficultés particulières lorsqu' il s'agit d'un enfant légitime. Par contre, dans le cas de naissance d'un enfant naturel, le droit au congé sera subordonné aux deux conditions suivantes : a) Que l'enfant puisse être également et soit effectivement reconnu par le père ; b) Que celui-ci vive d'une manière notoire et permanente avec la mère de l'enfant. La sanction de cette obligation sera la retenue du traitement ou salaire correspondant aux trois jours de congé si, dans les cinq mois qui suivront la naissance, il est avéré que ces conditions n'ont pas été remplies. Il est nécessaire, enfin, que la naissance intervienne à une époque de la grossesse telle que l'enfant aurait pu être susceptible de vivre. C'est ainsi qu'une fausse couche survenue dans les sept premiers mois de la grossesse ne saurait être assimilée à une véritable naissance. Dans les cas litigieux, c'est au médecin qu'il appartiendra de se prononcer sur ce point. 1

13 3. - Modalités d'attribution Il convient de préciser que l'avantage prévu par la loi du 18 mai doit s'analyser non comme une autorisation d'absence, mais bien comme un congé supplémentaire ; en conséquence, si le bénéficiaire éventuel se trouve en congé annuel ou en congé de maladie au moment de la naissance, il pourra prolonger de trois jours la durée de celui-ci. Le congé est de trois jours ouvrables, consécutifs ou non, mais inclus dans une période de quinze jours entourant la naissance. Le samedi doit être considéré comme jour ouvrable. Les naissances gémellaires ou multiples ne donneront pas lieu à l'application de règles particulières. CHAPITRE III AUTORISATIONS SPÉCIALES D'ABSENCE 2. - autorisations facultatives 1 Autorisations d'absence pour événements de famille A l'opposé des autorisations précédemment visées, les autorisations d'absence pour événements de famille ne constituent aucunement un droit pour le fonctionnaire. Elles sont de simples mesures de bienveillance de la part de l'administration. Les chefs de service peuvent les accorder à titre facultatif. Ils le font toujours sous leur responsabilité personnelle. Ils s'assurent de l'exactitude matérielle des motifs invoqués et demeurent seuls juges quant à l'opportunité de leur attribution eu égard aux nécessités propres du service. Quant à la durée de ces autorisations, il y a lieu de se référer aux règles coutumières des administrations. Toutefois, leur durée ne devra pas excéder les taux suivants : a) Mariage du fonctionnaire (cinq jours ouvrables) ; b) Décès ou maladie très grave du conjoint, des père, mère et enfants (trois jours ouvrables, soit la durée du congé spécial de la loi du 18 mai 1946). Il appartiendra aux différents chefs de service d'examiner si, dans certains cas particuliers, compte tenu des déplacements à effectuer, la durée de l'absence peut être majorée des délais de route qui, en tout état de cause, ne devraient pas excéder quarante-huit heures aller et retour autorisations d'absence à accorder aux fonctionnaires cohabitant avec une personne atteinte de maladie contagieuse La question s'est posée de savoir dans quelle position devaient être placés les fonctionnaires cohabitant avec une personne atteinte de maladie contagieuse et qui, porteurs de germes contagieux, doivent être éloignés de leurs services. En l'absence de dispositions particulières, les intéressés bénéficieront d'autorisations spéciales d'absence. Toutefois, ces autorisations ne seront accordées que dans la mesure où les mesures prophylactiques se révéleraient insuffisantes. Après étude, il est apparu qu'il y avait lieu de les accorder dans les cas suivants : 2

14 Variole - Si l'intéressé n'a pas été vacciné depuis moins de trois ans, l'autorisation d'absence sera de dix-huit jours après l'isolement du malade contagieux. En pratique, en cas de variole, tous les sujets en contact du malade ne pouvant justifier d'une vaccination ou revaccination effectuée dans ces délais sont immédiatement vaccinés ou revaccinés. L'autorisation d'absence maxima de dix-huit jours pourra être ainsi réduite. Elle sera de quatorze jours après l'inoculation vaccinale, le malade étant isolé. Diphtérie- L'autorisation d'absence ne sera accordée que si l'intéressé présente un coryza ou une angine suspecte ou s'il est reconnu porteur de germes. Méningite cérébro-spinale - L'autorisation d'absence ne sera accordée que si l'intéressé présente un coryza suspect ou s'il est reconnu porteur de germes. Pour la diphtérie comme pour la méningite cérébro-spinale, la durée de l'absence ne saurait être déterminée à l'avance. Le fonctionnaire intéressé ne pourra reprendre son service qu'après deux examens bactériologiques négatifs effectués à huit jours d'intervalle. Il appartiendra au médecin assermenté de l'administration de s'assurer que les fonctionnaires en cause produisent les justifications de prolongation d'absence ou remplissent les conditions exigibles à leur retour. Dans les autres cas de maladies contagieuses, les mesures prophylactiques s'avérant suffisamment efficaces, il n'y aura pas lieu de prévoir l'éloignement des agents qui seront uniquement soumis au contrôle d'un médecin de l'administration chargé de veiller à l'application de ces mesures. S'il s'agissait d'une maladie exceptionnelle en France (choléra, typhus, peste, etc.), les intéressés seraient soumis aux mesures spéciales qui pourraient être prescrites en pareil cas. Circulaire n du 07 mai 2001 relative aux autorisations exceptionnelles d absence et au pacte civil de solidarité. OBJET : autorisations exceptionnelles d absence et pacte civil de solidarité. L article 8 de la loi n du 15 novembre 1999 relative au pacte civil de solidarité (PACS), prévoit que dans le cas du décès du partenaire l article L du Code du travail s applique aux salariés, c est-à-dire que, d une part, quatre jours d autorisation d absence peuvent être accordés à l occasion de la conclusion du «PACS» et, d autre part, deux jours d autorisation d absence peuvent être accordés dans le cas du décès du partenaire. Pour transposer ces dispositions dans la fonction publique et dans un souci d équité, il convient de prendre en compte les demandes d autorisation spéciale d absence formulées par les agents publics partenaires d un PACS dans les mêmes conditions que celles prévues pour les agents mariés par l instruction n 7 du 23 mars 1950 relative aux congés annuels et aux autorisations exceptionnelles d absence. Les agents publics pourront donc se voir accorder, à l occasion de la conclusion d un «PACS», un maximum de cinq jours ouvrables, et en cas de décès ou de maladie très grave de 3

15 la personne liée par un «PACS», un maximum de trois jours ouvrables, sous réserve de l intérêt du service. Par ailleurs, j attire votre attention sur le fait qu en l état actuel de la réglementation, les agents de l Etat ayant conclu un pacte civil de solidarité peuvent se voir accorder, sans que leur situation maritale soit prise en considération, toutes les autorisations d absence pour motif familial prévues par l instruction n 7 du 23 mars 1950 précitée. Les autorisations d absence pour motif familial telles que prévues par l instruction n 7 du 23 mars 1950 constituent, d une façon générale, de simples mesures de bienveillance de la part de l administration et sont examinées par le supérieur hiérarchique de l agent au regard de la bonne organisation du service. Les absences motivées par des situations non prévues par les textes doivent en principe être imputées sur les congés annuels. Circulaire n FP 1475 et B-2 A/ 98 du 20 juillet 1982 relative aux autorisations d'absence pouvant être accordées au personnel de l'administration pour soigner un enfant malade ou pour en assurer momentanément la garde La présente circulaire a pour objet de préciser les règles applicables en matière d'autorisations d'absence que les chefs de service peuvent accorder, dans la mesure compatible avec le bon fonctionnement du service, aux agents de l'etat parents d'un enfant ou éventuellement aux autres agents qui ont la charge d'un enfant pour soigner celui-ci ou pour en assurer momentanément la garde. Elle annule les circulaires F1-48/ FP n 1169 du 15 octobre 1974, B 2 A-60/ FP 1213 du 21 août 1975 et FP n 1 458/ 2A n 52 du 7 avril Ces autorisations d'absence peuvent être accordées ainsi qu'il suit : 1 Chaque agent travaillant à temps plein pourra bénéficier d'autorisations d'absence dont la durée totale ne pourra dépasser les obligations hebdomadaires de service, plus un jour. Pour les agents travaillant à temps partiel, le nombre de jours d'autorisations d'absence susceptible d'être accordé est égal au produit des obligations hebdomadaires de service d'un agent travaillant à temps plein dans les mêmes conditions, plus un jour, par la quotité de travail à temps partiel de l'agent intéressé ; soit par exemple, pour un agent à mi-temps dont l'homologue travaille cinq jours à temps complet par semaine : (5+1) / 2 = 3 jours 2 Toutefois, les limites telles qu'elles sont définies ci-dessus pourront être portées à deux fois les obligations hebdomadaires de service de l'agent, plus deux jours, si celui-ci apporte la preuve : - qu'il assume seul la charge de l'enfant ; - ou que son conjoint est à la recherche d'un emploi (par un certificat d'inscription à l'anpe) ; 4

16 - ou encore que son conjoint ne bénéficie, de par son emploi, d'aucune autorisation d'absence rémunérée pour soigner son enfant ou pour en assurer momentanément la garde (par une attestation de l'employeur du conjoint). Si l'agent, par ce même type d'attestation, apporte la preuve que son conjoint bénéficie d'autorisations d'absence rémunérées dont la durée est inférieure à celle dont il bénéficie luimême, il pourra solliciter l'octroi d'autorisations d'absence d'une durée maximum égale à la différence entre deux fois ses obligations hebdomadaires de service plus deux jours, et la durée maximum d'autorisations d'absence de son conjoint. 3 Lorsque les deux parents sont agents de l'etat, les autorisations d'absence susceptibles d'être accordées à la famille peuvent être réparties entre eux à leur convenance, compte tenu de la quotité de temps de travail de chacun d'eux. En fin d'année, en cas de dépassement de la durée maximum individuelle (égale à une fois les obligations hebdomadaires de service plus un jour) pour un des deux agents, celui-ci doit fournir à son chef de service une attestation provenant de l'administration dont relève son conjoint, indiquant le nombre de jours d'autorisations d'absence dont ce dernier a bénéficié ainsi que la quotité de temps de travail qu'il effectue. Si les autorisations susceptibles d'être accordées à la famille ont été dépassées, une imputation est opérée sur les droits à congé annuel de l'année en cours ou de l'année suivante. 4 Dans le cas où un seul conjoint bénéficie de ces autorisations d'absence, celles-ci peuvent être portées à quinze jours consécutifs si elles ne sont pas fractionnées. Dans des cas exceptionnels, cette limite peut être portée à vingt-huit jours consécutifs, mais les journées qui n'ont pas donné lieu à service effectif au-delà de deux fois les obligations hebdomadaires de service, plus deux jours, seront imputées sur le congé annuel de l'année en cours ou, le cas échéant, de l'année suivante. Au-delà de vingt-huit jours consécutifs, le fonctionnaire sera mis en disponibilité en application de l'article 24 du décret modifié n du 14 février 1959, et l'agent non titulaire en congé sans rémunération en application de l'article 6 du décret n du 15 juillet Dans le cas où les deux conjoints sont en mesure de bénéficier des autorisations d'absence, les durées indiquées ci-dessus seront ramenées respectivement à huit jours consécutifs et quinze jours consécutifs pour chacun des conjoints. Pour les agents travaillant à temps partiel, la durée des autorisations, dans ces deux hypothèses, se calcule comme précédemment. 6 Il est rappelé par ailleurs que : - Le nombre de jours d'autorisation d'absence est accordé par famille, quel que soit le nombre d'enfants et sous réserve des nécessités du service ; - Le décompte des jours octroyés est fait par année civile - ou, pour les agents travaillant selon le cycle scolaire, par année scolaire - sans qu'aucun report d'une année sur l'autre puisse être autorisé ; 5

17 - L'âge limite des enfants pour lesquels ces autorisations d'absence peuvent être accordées est de seize ans, aucune limite d'âge n'étant fixée pour les enfants handicapés ; - Les bénéficiaires de ces autorisations d'absence doivent établir l'exactitude matérielle des motifs invoqués par la production d'un certificat médical ou de toute autre pièce justifiant la présence d'un des parents auprès de l'enfant. Circulaire n FP du 09 août 1995 relative au congé de maternité ou d'adoption et autorisations d'absence liées à la naissance pour les fonctionnaires et agents de l'etat AUTORISATIONS D'ABSENCE A. - SEANCES PREPARATOIRES A L'ACCOUCHEMENT PAR LA METHODE PSYCHO-PROPHYLACTIQUE (ACCOUCHEMENT SANS DOULEUR) L'accouchement par la méthode psycho-prophylactique nécessite plusieurs séances de préparation s'échelonnant sur les derniers mois de la grossesse. Lorsque ces séances ne peuvent avoir lieu en dehors des heures de service, des autorisations d'absence peuvent être accordées par les chefs de service, sur avis du médecin chargé de la prévention, au vu des pièces justificatives. B.. - ALLAITEMENT Restent applicables en ce domaine les dispositions de l'instruction n 7 du 23 mars 1950 (J.O. des 26 mars, 7 et 29 avril 1950) dont les termes sont rappelés ci-après: 'Il n'est pas possible, en l'absence de dispositions particulières, d'accorder d'autorisations spéciales aux mères allaitant leurs enfants, tant en raison de la durée de la période d'allaitement que de la fréquence des absences nécessaires. Toutefois, les administrations possédant une organisation matérielle appropriée à la garde des enfants devront accorder aux mères la possibilité d'allaiter leur enfant. A l'instar de la pratique suivie dans certaines entreprises, les intéressées bénéficieront d'autorisations d'absence, dans la limite d'une heure par jour à prendre en deux fois. 'Des facilités de service peuvent être accordées aux mères en raison de la proximité du lieu où se trouve l'enfant (crèche ou domicile voisin, etc.)'. C. - AMENAGEMENT DES HORAIRES DE TRAVAIL POUR LES FEMMES ENCEINTES Compte tenu des nécessités des horaires de leurs services et des demandes des intéressées, les chefs de service accordent, sur avis du médecin chargé de la prévention, à tout agent féminin, des facilités dans la répartition des horaires de travail. Ces facilités sont accordées, à partir du début du troisième mois de grossesse, dans la limite maximale d'une heure par jour ; elles ne sont pas récupérables. D. - EXAMENS MEDICAUX OBLIGATOIRES Conformément à l'article 9 de la directive n 92/85/C.E.E. du 19 octobre 1992 visant à promouvoir l'amélioration de la sécurité et de la santé des travailleuses enceintes, accouchées 6

18 ou allaitantes au travail, les agents de l'etat bénéficient d'une autorisation d'absence de droit pour se rendre aux examens médicaux obligatoires antérieurs ou postérieurs à l'accouchement, prévus par l'article L. 154 du code de la santé publique dans le cadre de la surveillance médicale de la grossesse et des suites de l'accouchement. Lorsque l'administration ne dispose pas d'un service de médecine chargé de la prévention, un certificat du médecin traitant remplace l'avis du médecin chargé de la prévention dans tous les cas où cette circulaire prévoit d'y faire appel. En cas de difficultés relatives à l'application de cette circulaire, les agents sont priés de prendre contact avec la direction générale de l'administration et de la fonction publique, bureau des affaires sociales, FP/4 (tél. : ). Circulaire n FP/ 901 du 23 septembre 1967 relative aux autorisations d'absence pour fêtes religieuses La présente circulaire se substitue à la circulaire n 649/FP du 4 septembre 1963 concernant les fonctionnaires désireux de participer à des fêtes ou à des cérémonies religieuses qui ne sont pas inscrites au calendrier des fêtes chômées tel que celui-ci est fixé par la législation et par l'usage et qui ont fait l'objet de la circulaire n 96 FP du 7 avril 1964, complétée par une circulaire annuelle. Sans qu'il soit question de modifier le régime général des congés, je vous serais obligé de bien vouloir appeler aux chefs de service placés sous votre haute autorité qu'il leur appartient, dans le cadre de mon instruction n 7 du 23 mars 1950, d'accorder aux agents qui désirent participer aux cérémonies célébrées à l'occasion des principales fêtes propres à leur confession les autorisations d'absence nécessaires dans la mesure, toutefois, où leur absence demeure compatible avec le fonctionnement normal du service. Décret n du 14 juin 1985 relatif à la formation professionnelle des fonctionnaires de l'etat (JO Lois et décrets du 19 juin 1985 page 6751) Titre II : Actions de formation organisées ou agrées par l administration en vue de la préparation en vue aux examens et concours administratifs Art. 11. (Modifié par le décret n du 19 mars 1993, article 1er, JO du 23 mars 1993) - Lorsque les cours sont donnés pendant les heures normalement consacrées au service, les fonctionnaires peuvent être déchargés d'une partie de leurs obligations en vue de suivre ces cours. Dans la mesure où la durée des décharges sollicitées est inférieure ou égale à huit journées de travail à temps complet pour une année donnée, l'octroi de ces décharges est de droit. La satisfaction des demandes peut toutefois être différée dans l'intérêt du fonctionnement du service, sauf si le fonctionnaire se trouve à moins de trois ans de la limite d'âge fixée pour le concours auquel il souhaite se présenter ou si la demande est présentée pour la troisième fois. Pour l'ensemble de la carrière d'un fonctionnaire, les décharges obtenues en application de l'alinéa précédent ne peuvent être supérieures à vingt-quatre journées à temps complet. Des décharges supplémentaires peuvent être accordées par le chef de service dans la mesure où elles sont compatibles avec le bon fonctionnement du service. En cas de refus opposé pour 7

19 la deuxième fois à sa demande, le fonctionnaire intéressé peut saisir le ministre dont il relève ou, dans les établissements publics de l'etat, l'autorité investie du pouvoir de nomination. La commission administrative paritaire compétente est informée de la décision prise par l'autorité hiérarchique. Les fonctionnaires appelés à suivre les cours ou à les dispenser sont rémunérés par application des textes en vigueur, dont les dispositions sont éventuellement précisées par arrêté du ministre de l'économie, des finances et du budget et du ministre chargé de la fonction publique. Les fonctionnaires désirant suivre l'une des actions de formation mentionnées au présent titre peuvent demander à bénéficier du congé de formation professionnelle prévu au b de l'article 12 ci-après. Circulaire n 1678 et direction du 16 novembre 1987 concernant la formation professionnelle des fonctionnaires de l'état Le ministre délégué auprès du Premier ministre, chargé de la fonction publique et du Plan, et Le ministre délégué auprès du ministre de l'économie, des finances et de la privatisation, chargé du budget, à Mesdames et Messieurs les ministres et secrétaires d'etat. Le décret n du 14 juin 1985 relatif à la formation professionnelle des fonctionnaires de l'etat, pris pour l'application des articles 21 et 22 de la loi n du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires et de l'article 34 (6 ) de la loi n du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'etat, définit les types d'actions de formation dont peuvent bénéficier les fonctionnaires ainsi que la position et, le cas échéant, la rémunération des intéressés pendant les périodes de formation. Il prévoit en outre les conditions dans lesquelles la politique de formation professionnelle est organisée et coordonnée. La présente circulaire a pour objet de préciser les dispositions à prendre par les administrations pour l'application du décret précité. Néanmoins, la prise en considération de la formation dans la carrière des fonctionnaires donnera lieu à des instructions ultérieures. Celles-ci concerneront notamment les modalités d'application de l'article 29 du décret du 14 juin 1985, instituant une fiche de formation destinée à retracer les formations auxquelles le fonctionnaire a participé dans sa carrière. ( ) II. -- Actions de formation organisées ou agréées par l'administration en vue de la préparation aux examens et concours administratifs Les dispositions applicables en la matière font l'objet des articles 9 à 11 du décret n du 14 juin Trois aspects méritent cependant d'être soulignés.( ) 2. Forme des préparations Les préparations, qu'il s'agisse de cours par correspondance ou de cours oraux, peuvent revêtir la forme: 8

20 soit de préparations en dehors des heures de service; soit de préparations pendant les heures de service. Il est rappelé qu'une préparation ne peut être organisée pendant les heures de service que dans la mesure où sa nature le justifie. Il appartient à chaque administration d'apprécier dans quel cas cette solution doit être retenue. 3. Accès des candidats aux préparations organisées pendant les heures de service Le droit des intéressés à obtenir des décharges de service est strictement limité pour un même fonctionnaire à huit journées de travail à temps complet pour une année donnée et à vingtquatre journées à temps complet pour l'ensemble de la carrière. Cependant, dans la mesure où elles sont compatibles avec le bon fonctionnement du service, des décharges supplémentaires peuvent être accordées. Il appartient à chaque ministre de fixer les conditions d'application de cette disposition au personnel de son département. En particulier, les candidats aux concours administratifs doivent être mis en mesure de se présenter sans difficulté aux épreuves. En cas de refus opposé pour la deuxième fois à une demande de décharge supplémentaire, le fonctionnaire intéressé peut saisir l'autorité hiérarchique. La commission administrative paritaire est tenue informée de la décision prise par celle-ci. Lettre n FP 7 n du 17 juin 1996 relative aux autorisations d absence pour participer en qualité de juré aux sessions des cours d assises (Non publié) Le directeur général de l administration et de la Fonction publique à Monsieur le directeur général des collectivités locales Sous-direction des élus locaux et de la Fonction publique territoriale Bureau des statuts et de la réglementation - Objet : Question écrite n du 25 avril 1996 posée par M. Gilbert CHABROUX. V/Réf. :Votre lettre FP/ du 20 mai Vous avez appelé mon attention sur la question posée par M. Gilbert CHABROUX relative aux fonctionnaires appelés à participer à une session d assise en tant que jurés. L agent dans cette situation bénéficie d une autorisation spéciale d absence de droit du fait qu il lui est fait obligation, sous peine d amende résultant de l article 288 du code de procédure pénale, de déférer à la citation qui lui a été notifiée. En conséquence la Fonction publique a estimé, de façon constante, que la rémunération devait être maintenue pendant la durée de la session. Toutefois, une indemnité de séance étant prévue à l article R. 34 du code de procédure pénale, cette indemnité viendrait en déduction de la rémunération allouée par l administration. Paris, le 17 juin Marcel POCHARD 9

21 Circulaire n 1913 du 17 octobre 1997 relative aux autorisations spéciales d absence susceptibles d être accordées aux agents de l Etat, parents d élèves NOR: FPPA C (BO Premier ministre du 26 janvier 1998 page BO n 4) OBJET : Autorisations spéciales d absence susceptibles d être accordées aux agents de l Etat, parents d élèves. La présente circulaire a pour objet de préciser les autorisations spéciales d absence susceptibles d être accordées aux agents de l Etat lorsqu ils assurent certaines fonctions de représentation en tant que parents d élèves. Des autorisations spéciales d absence pourront être accordées, sur présentation de la convocation, dans la mesure où elles seront compatibles avec le fonctionnement normal du service, aux agents de l Etat élus représentants des parents d élèves et délégués de parents d élèves pour participer aux réunions suivantes : - dans les écoles maternelles ou élémentaires, réunions des comités de parents et des conseils d école. - dans les collèges, lycées et établissements d éducation spéciale, réunions des commissions permanentes, des conseils de classe et des conseils d administration. Des autorisations spéciales d absence pourront également être accordées, dans les mêmes conditions, aux agents de l Etat désignés pour assurer, dans le cadre d une commission spéciale placée sous l autorité d un directeur d école, l organisation et le bon déroulement des élections des représentants des parents d élèves aux conseils d école. La présente circulaire abroge les dispositions de la circulaire FP n 1453 du 19 mars Circulaire n 1918 du 10 février 1998 relative aux dispositions applicables aux fonctionnaires et agents civils de l'état candidats à une fonction publique élective OBJET : Dispositions applicables aux fonctionnaires et agents civils de l'état candidats à une fonction publique élective. La présente circulaire a pour objet de préciser la situation des agents civils de l'état qui font acte de candidature aux élections présidentielle, législatives, sénatoriales, régionales, cantonales et municipales ainsi qu'à l'élection au Parlement européen. Elle s'applique aux fonctionnaires de l'état et des établissements publics de l'état ainsi qu'aux agents non titulaires de droit public. Cette circulaire vise à permettre aux intéressés d'exercer leurs droits politiques, en évitant qu'il ne soit porté atteinte aux dispositions du code électoral, à la neutralité et au bon fonctionnement du service ainsi qu'à la déontologie des agents publics. 10

22 A - Dispositions particulières applicables aux membres des cabinets ministériels, aux agents nommés dans des emplois à la décision du gouvernement et aux membres du corps préfectoral. a) Membres des cabinets ministériels Il est d'usage constant que les directeurs, chefs ou membres des cabinets ministériels ne conservent pas leurs fonctions s'ils sont candidats à l'élection présidentielle ou à un mandat parlementaire national ou européen. Les fonctions des intéressés doivent prendre fin au plus tard à l'ouverture de la campagne électorale. b) Agents nommés dans des emplois à la décision du gouvernement S'ils envisagent de se présenter à l'une des élections mentionnées en a), il est souhaitable que les agents nommés dans des emplois à la décision du gouvernement dont le décret n du 24 juillet 1985 donne la liste renoncent également à leurs fonctions. Les responsabilités qui leur incombent et la neutralité du service n'apparaissent pas, en effet, compatibles avec leur candidature et leur participation à ces campagnes électorales. c) Titulaires d'emplois de direction des établissements publics S'ils envisagent de se présenter à l'une des élections mentionnées en a), il est aussi recommandé que les agents nommés dans un emploi de directeur d'établissement public pourvu en Conseil des ministres démissionnent de leurs fonctions. Les mêmes exigences déontologiques que celles mentionnées en b) conduisent à préconiser la même solution. d) Membres du corps préfectoral En raison de la spécificité des responsabilités qu'ils exercent et sans préjudice des dispositions du droit électoral relatives aux inéligibilités, il convient que les membres du corps préfectoral en fonction dans un poste territorial demandent leur mise en disponibilité, conformément à une tradition constante, lorsqu'ils sont candidats à l'élection présidentielle, à un mandat parlementaire national ou européen, ainsi qu'aux élections régionales, cantonales et municipales. B - Dispositions applicables aux autres fonctionnaires et agents civils de l'état Les autres fonctionnaires et agents civils de l'état candidats à l'une des élections visées par la présente circulaire peuvent bénéficier de facilités de service pour participer aux campagnes électorales. Ces facilités sont limitées à vingt jours maximum pour les élections présidentielles, législatives, sénatoriales et européennes et de dix jours pour les élections régionales, cantonales et municipales. 11