ELECTION DES DELEGUES A L ASSEMBLEE GENERALE DE L IRCEM MUTUELLE DU 19 JUIN 2014 PROTOCOLE ELECTORAL

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1 Mutuelle soumise aux dispositions du Livre II du Code de la Mutualité, immatriculée au registre national des Mutuelles sous le n Avenue des Nations Unies BP ROUBAIX Cedex 1 : ELECTION DES DELEGUES A L ASSEMBLEE GENERALE DE L IRCEM MUTUELLE DU 19 JUIN 2014 PROTOCOLE ELECTORAL IRCEM MUTUELLE, mutuelle soumise aux dispositions de Livre II du code de la mutualité et immatriculée au registre national des mutuelles, unions et fédérations sous le numéro

2 Par une décision du 2 décembre 2013 et en application de l article 12 des statuts, le Conseil d administration a désigné une commission électorale chargée de veiller à l organisation et au bon déroulement de l élection des délégués à l Assemblée Générale de juin La commission est composée de 4 membres : - Monsieur Claude DRIAUX, désigné Président de la commission électorale - Madame Marie-Claude LESTAVEL, Au titre de la section «Employeurs ; - Madame Danièle MARECHAL, désignée Vice-présidente de la commission électorale, - Madame Danielle GILLOT, Au titre de la section «Salariés». Par décision du 10 janvier 2014, le Conseil d Administration définit le rôle, les missions et attributions de la commission électorale. Cette dernière peut donc agir par délégation donnée par le Conseil d administration et sous son contrôle sur les missions suivantes : - elle met en œuvre le présent protocole électoral ; - elle statue sur la recevabilité des candidatures, la légitimité des listes de candidats et le bien-fondé des réclamations formulées sur les listes électorales et sur le déroulement du scrutin ; - elle veille au bon déroulement du scrutin et apprécie la validité des suffrages. ARTICLE 1er OBJET Le présent protocole électoral a pour objet de définir les modalités d élections des délégués à l Assemblée Générale d IRCEM Mutuelle. ARTICLE 2 - CALENDRIER ELECTORAL Pour permettre une bonne organisation calendaire de l Assemblée Générale du 19 Juin 2014, les étapes d organisation des élections sont définies selon le calendrier ci-après : A partir du 10/12/2013 Information préliminaire sur les élections : - par l envoi d un flyer joint à tout courrier envoyé aux clients dans le cadre de la gestion de leurs contrats. - sur le site internet 17/03/2014 Date limite de réception des listes de candidats 21/03/2014 Validation des listes de candidats par la commission électorale 11/04/2014 Envoi du pack électoral à tous les membres participants et honoraires 28/04/2014 Clôture des votes cachet de la poste faisant foi 06/05/2014 Ouverture des plis, dépouillement, archivage des bulletins de vote par le Bureau de vote, en présence d un huissier de justice. 07/05/2014 Publication des résultats de l élection sur les sites internet du Groupe IRCEM 23/05/2014 Proclamation définitive des résultats sur les sites internet du Groupe IRCEM et dans un journal national 19/06/2014 Assemblée Générale composée des délégués nouvellement élus Election Assemblée Générale 2014 Protocole électoral (approuvé par le Conseil d Administration) 2/7

3 ARTICLE 3 DEFINITION DES SECTIONS DE VOTE L Assemblée Générale est composée de délégués titulaires élus par les membres participants et honoraires au sein des sections de vote. Tous les membres participants et honoraires sont répartis en section de vote. Les sections de vote sont réparties en une section «Employeurs» et une section «Salariés» définies à l article 11 des statuts. ARTICLE 4 : ELECTION DES DELEGUES REPARTITION DES SIEGES Les membres participants et honoraires de chaque section élisent un délégué par tranche entière de membres jusqu à membres participants de la section, et un délégué supplémentaire au-delà de ce seuil. En raison du nombre d adhérents actuels par section à IRCEM Mutuelle, le nombre obligatoire de délégués titulaires est de 20 et le nombre de délégués suppléants est de 20. ARTICLE 5 DUREE, FIN DU MANDAT DES DELEGUES Conformément aux statuts d IRCEM Mutuelle, les délégués sont élus pour 6 ans. Le mandat des délégués sortants expire à la tenue de l Assemblée Générale du jeudi 19 juin 2014 composée des délégués nouvellement élus. Le mandat des délégués nouvellement élus ou réélus commence à cette date. Chaque délégué dispose d une seule voix à l Assemblée Générale. Le délégué sortant est rééligible. Le mandat cesse lorsque le délégué titulaire ou suppléant perd sa qualité de membre participant ou de membre honoraire (décès, démission, radiation, exclusion). La démission des délégués se fait par courrier adressé au Président de l IRCEM Mutuelle : - soit par lettre recommandée, - soit par dépôt contre récépissé, au siège administratif de la mutuelle. Elle prend effet à compter de la date de réception de la lettre par la mutuelle. ARTICLE 6 - ELECTORAT Participent à l élection des délégués, tous les membres participants et membres honoraires d IRCEM Mutuelle remplissant les critères suivants : - Etre âgé(e) d au moins 18 ans au 1 er janvier 2014, jouir de ses droits civiques et civils et ne pas être dans un cas d incapacité prévu par les textes ; - être rattaché à l une des sections, - avoir fait acte d adhésion au plus tard au 1er jour ouvrable du mois de janvier de l année des élections, - être à jour de ses cotisations (ou de son don ou contribution pour les membres honoraires). Election Assemblée Générale 2014 Protocole électoral (approuvé par le Conseil d Administration) 3/7

4 Les membres participants qui bénéficient de plus d une garantie assurée par la mutuelle disposent d une seule voix au sein de la section à laquelle ils sont rattachés. Le rattachement à une section est déterminé en fonction de l ancienneté la plus importante du membre participant dans l une ou l autre des sections, appréciée au cours des trois années précédant les élections. ARTICLE 7 - MODE DE SCRUTIN L élection des délégués a lieu à bulletin secret. Le vote a lieu par correspondance. Le scrutin est majoritaire, à un tour avec listes bloquées. Sont élus tous les candidats titulaires et suppléants de la liste ayant obtenu la majorité des voix. En cas d égalité entre deux ou plusieurs listes, la liste dont la moyenne d âge est la plus jeune est élue. Une ou plusieurs listes sont établies par section. Chaque liste doit comporter un nombre de 20 candidats titulaires et un nombre de candidats suppléants ne pouvant dépasser ce même nombre. Les bulletins de vote sont reçus jusqu'à la date fixée pour le scrutin, soit le lundi 28 avril 2014 à minuit (le cachet de la poste faisant foi). Toute enveloppe dont le cachet de la poste sera postérieur à cette date sera détruite sans être ouverte. Un bureau de vote unique procède à l'enregistrement des votants et au dépouillement du scrutin. ARTICLE 8 - VACANCE DES DELEGUES En cas de vacance en cours de mandat par décès, démission ou pour toute autre cause d un délégué titulaire, celui-ci est remplacé par un délégué suppléant disponible, représentant de la même section de vote, par décision du Conseil d administration qui sera ratifiée à la prochaine Assemblée Générale. Il remplace le délégué titulaire dans la plénitude de ses prérogatives et jusqu au terme de son mandat. ARTICLE 9 - APPEL A CANDIDATURES Sont éligibles à la fonction de délégués, les membres participants et honoraires de l IRCEM Mutuelle au 1 er janvier Tout membre participant ou honoraire candidat aux fonctions de délégué doit être à jour de ses cotisations, ou de sa contribution ou don auprès de la mutuelle le jour du scrutin, soit le 6 mai L'appel à candidature est formalisé par une communication dans les bulletins d information et sur le site internet du Groupe IRCEM. En complément de cette information générale, une information individuelle pourra être faite à tout membre destinataire d un courrier de la mutuelle dans le cadre de la gestion de son contrat. Election Assemblée Générale 2014 Protocole électoral (approuvé par le Conseil d Administration) 4/7

5 ARTICLE 10 - DECLARATION DE CANDIDATURES Candidature Une ou plusieurs listes peuvent être établies par section. Chaque liste désignera un candidat délégué de liste titulaire et un candidat délégué de liste suppléant. Toute déclaration de liste de candidats aux fonctions de délégués devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception par le candidat délégué de liste et réceptionnées au plus tard le lundi 17 mars 2014 à minuit à l adresse suivante : IRCEM Mutuelle Monsieur le Président de la Commission Electorale 261 avenue des Nations Unies BP ROUBAIX Cedex 1 Au-delà de cette date, toute candidature parvenant à IRCEM Mutuelle sera déclarée irrecevable. Pour être valable, la liste sera signée par le candidat délégué de liste. Elle devra réunir des candidats autour d un même programme mutualiste et comporter obligatoirement 20 candidats aux fonctions de délégués titulaires et 20 candidats aux fonctions de délégués suppléants au maximum. La liste doit mentionner pour quel poste il est fait acte de candidature, titulaire ou suppléant. Chaque candidat signera sa candidature qui devra comporter impérativement les mentions suivantes : «civilité/nom/prénom/ coordonnées (adresse postale et numéro de téléphone)/date de naissance/ Garantie et numéro de contrat ou date du don ou de la contribution/ Poste souhaité (titulaire ou suppléant)/ Section». Les candidatures de chaque candidat seront jointes à la liste communiquée par le délégué de liste Enregistrement des candidatures Les listes électorales sont validées par la Commission électorale. IRCEM Mutuelle adresse au candidat délégué de liste, ou en cas d impossibilité au candidat délégué de liste suppléant, un courrier individuel accusant réception de la liste présentée et signale le cas échéant, si le délai le permet, les anomalies éventuelles. Les listes présentant des irrégularités à la date limite de réception seront rejetées. Le Président de la Commission électorale informera le candidat délégué de liste (ou en cas d impossibilité, le candidat délégué de liste suppléant) du rejet ou de l acceptation de la liste, par lettre recommandée avec accusé de réception dans les 3 jours ouvrés à compter de la décision, ARTICLE 11 - MATERIEL DE VOTE Les listes de candidats reçues sont portées à la connaissance des membres participants et honoraires appelés à voter par courrier au moins 15 jours avant le scrutin. Election Assemblée Générale 2014 Protocole électoral (approuvé par le Conseil d Administration) 5/7

6 Afin de permettre un vote par correspondance, chaque électeur recevra le matériel de vote se composant des documents suivants : - un courrier d accompagnement avec, en partie basse, le bulletin de vote de sa section détachable et les listes des candidats avec leurs noms, prénom, région de résidence et âge ; - un programme électoral ; - une enveloppe T Retour destinée exclusivement au vote. Afin que tous les membres d IRCEM Mutuelle puissent voter, les associations mandataires de services à la personne contribueront à assurer la bonne communication et à remettre les matériels de vote auprès de leurs adhérents détenteurs d un contrat auprès d IRCEM Mutuelle. Cette contribution sera formalisée par un engagement écrit des associations concernées. ARTICLE 12 - MODALITES PRATIQUES DE VOTE Après avoir choisi sa liste de candidats, l électeur insère le bulletin de vote, à l exclusion de tout autre document, dans l enveloppe T pré-affranchie prévue à cet effet. Le bulletin de vote doit impérativement être envoyé dans cette enveloppe T ou dans une enveloppe libre (à affranchir) à l adresse suivante : IRCEM MUTUELLE Elections AUTORISATION NANTES CEDEX 9, au plus tard le lundi 28 avril 2014 à minuit (cachet de la poste faisant foi). Est considéré comme vote nul : - toute enveloppe de vote contenant à la fois un document, quel qu il soit, et un bulletin de vote ; - Tout bulletin de vote sur lequel est noircie plus d une case ; - Tout bulletin comportant une rature ou une surcharge ou quelque mention que ce soit. ARTICLE 13 - OPERATIONS DE DEPOUILLEMENT DU VOTE Les opérations de dépouillement de vote se dérouleront le mardi 6 mai 2014, sur le site de le société EDOKIAL de Nantes ; elles sont placées sous la responsabilité du Bureau de vote constitué de deux membres de la commission électorale et sous contrôle d un Huissier de Justice (les frais inhérents à ce déplacement sont pris en charge par IRCEM Mutuelle) qui rendront compte du bon déroulement des opérations de dépouillement et de la bonne fin des travaux. Tout membre participant qui le désire peut y assister (les frais inhérents à ce déplacement sont à sa charge). ARTICLE 14 - ATTRIBUTION DES SIEGES L attribution des sièges s opère au scrutin majoritaire à un tour sur listes bloquées. A l issue du comptage des voix, les résultats sont proclamés par l huissier le 6 mai 2014 et publiés sur les sites internet du Groupe IRCEM le 7 mai Election Assemblée Générale 2014 Protocole électoral (approuvé par le Conseil d Administration) 6/7

7 ARTICLE 15 LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES Conformément à la loi du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés, chaque électeur dispose d'un droit d'accès, de modification, de rectification et d opposition sur les informations le concernant qu'il peut exercer sur simple demande écrite sur papier libre auprès du siège administratif de la Mutuelle. ARTICLE 16 - CONTESTATIONS Au terme de l article R du code de la Mutualité, les contestations relatives à la régularité des opérations électorales sont de la compétence du Tribunal d Instance du siège social d IRCEM Mutuelle, sous réserve que ce dernier soit saisi de la contestation dans les 15 jours suivant l élection. A l issue de ce délai, les résultats définitifs feront l objet d une information sur les sites internet du Groupe IRCEM et dans un journal national français. *** La Vice-présidente de la Commission électorale Danièle MARECHAL Le Président de la Commission électorale Claude DRIAUX Election Assemblée Générale 2014 Protocole électoral (approuvé par le Conseil d Administration) 7/7

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