Word Support de cours

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1 Traitement des documents longs Entêtes et pieds de page différents Pas de N de page sur la 1 ère page du document Menu Insertion/numéro de page Décocher commencer la numérotation à la première page Cliquer sur le bouton format et renseigner la boîte de dialogue : vous pouvez décider de recommencer la numérotation à 1 et changer l'apparence des numéros OK Première page du document différente Menu affichage / entête et pied de page La barre d'outils «entêtes et pieds de page» s'affiche Cliquer le bouton Mise en Page Onglet disposition/première page différente cocher Appliquer à tout Ie document OK A partir du moment où l'entête est différente sur la première page, la zone de l'entête comporte les précisions "premier entête" ou "entête". Créer des sections est indispensable pour avoir des entêtes différentes Placer le point d'insertion à la fin de la première section Menu Insertion/Saut/Saut de section/page suivante OK Attention si vous insérez un saut de page, les fonctions ci-dessous ne fonctionnent pas. Pour supprimer un saut de page ou section placer son curseur juste devant et taper SUPPR Entête et pied de page spécifiques à une section Diviser le document en autant de sections que d'entêtes différentes > Menu Insertion/Saut/Saut de section/page suivante Par défaut Word reprend l'entête de la section précédente = «identique au précédent» sur la barre d'outils Entêtes/pieds de page Pour créer un entête/pied de page différent, placer votre point d'insertion dans l'entête ou pied de page différent, désactiver le bouton «Identique à précédent» II faudra faire de même dans la section suivante etc... Recommencer la numérotation de page à chaque section Placer le point d'insertion Menu Insertion, Numéro de page, Format Cocher «à la suite» si on veut numéroter en continu sur tout le document. «A partir de 1» si on veut recommencer la numérotation à chaque section. 28

2 Créer Premier entête/premier pied de page dans une section A l'intérieur de chaque section, il peut y avoir une première page différente Se positionner dans l'entête de la section Menu Affichage, Entête et pied de page, la barre d'outils s'affiche Bouton Mise en page, Disposition Cocher première page différente Si on veut que la "première page différente" reproduise la première entête des sections précédentes, cliquer sur "identique au précédent", sinon décocher. Décocher "première page différente" pour faire que toute la section ait la même entête. Supprimer ou modifier une entête ou pied de page. Double clic dans la zone d'entête ou pied de page Supprimer ou modifier le texte Naviguer vers les autres entêtes A partir du moment où l'entête est différente sur la première page la zone de l'entête comporte les précisions «premier entête» ou «entête» Barre d'outils entêtes/pied de pages Cliquer boutons suivant ou précédent Présentation du texte en colonnes (perf) Mise du texte en colonne Sélectionner le texte à mettre en colonnes Menu Format/Colonnes ou barre d'outils standard/icône colonnes Indiquer le nombre de colonnes, la disposition, l'espace entre les colonnes Cocher ou non le bouton ligne séparatrice Appliquer au document, à 1a section ou à la sélection OK Equilibrer le texte dans les colonnes Placer le point, d'insertion à la fin du texte Menu Insertion/Saut/continu Word insère un saut de section en continu qui répartit le texte de façon uniforme entre les colonnes. Il est possible de la même manière d'insérer un saut de colonne pour passer à la colonne suivante à un endroit précis. Supprimer une colonne 29

3 Placer le point d'insertion dans une colonne Barre d'outils /bouton colonnes/ cliquer une seule colonne Supprimer saut de section : placer curseur devant SUPPR Dimension des colonnes Utiliser la règle horizontale ou Menu Format Colonnes (options identiques). Il faut parfois diminuer une colonne pour en élargir une autre. Changer le nombre de colonnes Sélectionner ou placer le point d'insertion dans une colonne et indiquer à nouveau le nombre de colonnes. Insérer un titre Le saisir en haut à gauche de la première colonne et le sélectionner Cliquer "une colonne dans la barre d'outils. Les styles Le style de base est le style Normal (page blanche) Pour utiliser un style dans plusieurs documents il faut le créer dans un modèle Le but est de mémoriser une mise en forme de façon systématique. Aperçu de la liste du document actif Dérouler la case styles de la barre d'outils Styles prédéfinis de Word ou vos niveaux hiérarchiques Word a une liste de Titres 1 à 9 qui sont préhiérarchisés et beaucoup d'autres styles Hiérarchiser vos propres styles dans menu Format/Paragraphes/niveau hiérarchique/attribuer niveau 1 ou 2 ou 3... Cela sera nécessaire pour travailler en mode plan, pour faire la table des matières, afficher les niveaux de l'explorateur de document ou effectuer des styles numérotés. Créer un style à partir de votre mise en forme existante Sélectionner le paragraphe Cliquer la liste de styles Taper un nom pour le nouveau style Valider Créer un style personnel Menu Format Style et mise en forme Dans le Volet Office cliquer sur le bouton Nouveau style. Renseigner les rubriques et choisir les attributs dans "Format" Cocher éventuellement "Ajouter au modèle" et "Mettre à jour automatiquement" 30

4 Valider par OK Appliquer un style Sélectionner le texte à mettre en forme Choisir le style dans la liste des styles (dans la barre d'outils, ou dans le volet office). Modifier un style Sélectionner le style dans le Volet Office Cliquer sur modifier dans la liste proposée à droite du nom du style Modifier le style Valider par OK Styles numérotés Menu Format, Style et Mise en forme Choisir Nouveau style ou Modifier un style (suivant le cas) Dans le Format, choisir Numérotation puis l'onglet Hiérarchisation Il est possible de personnaliser la numérotation Styles par thème Menu Format, Thème... Choisir un thème Supprimer un style personnel Menu Format Style et mise en forme Dans le Volet Office choisir supprimer dans la liste située à droite du nom du style à supprimer. Imprimer la liste des styles Menu Fichier, Imprimer Choisir Styles dans la zone Imprimer Mode plan En mode Plan, il est possible de réorganiser les titres et le texte en les déplaçant vers le haut ou vers le bas, ainsi que rehausser ou abaisser les titres ou le texte d'un ou plusieurs niveaux. Pour afficher la structure d'un document en mode Plan le document doit être mis en forme à partir de l'un des styles de titre ou niveaux de plan prédéfinis. Quand on sélectionne un titre auquel est rattaché du texte, le texte réduit est également sélectionné. Dans le menu Affichage, cliquez sur Plan. Affichage des titres et du corps de texte voulus au moyen des boutons de la barre 31

5 d'outils Mode Plan. Placer le point d'insertion dans le texte concerné, puis déplacer les éléments suivants : Un titre ou un corps de texte vers le haut ou vers le bas. Dans la barre d'outils Mode Plan, cliquer sur Monter jusqu'à ce que le texte occupe la position voulue. Un titre ou un corps de texte jusqu'au niveau Titre 1 ou Descendre Dans la barre d'outils Mode Plan, cliquer sur Promouvoir au Titre 1. Un titre en corps de texte Dans la barre d'outils Mode Plan, cliquer sur Abaisser en corps de texte. Un corps de texte en titre, ou un titre jusqu'à un niveau supérieur Dans la barre d'outils Mode Plan, cliquer sur Hausser d'un niveau ce que le texte se situe au niveau voulu. jusqu'à Un titre jusqu'à un niveau inférieur Dans la barre d'outils Mode Plan, cliquer sur Abaisser texte se situe au niveau voulu. jusqu'à ce que le Les notes Les notes de bas de page et les notes de fin sont utilisées dans des documents et des ouvrages pour indiquer la source des informations rapportées ou fournir des explications ou des détails supplémentaires. Les notes de bas de page figurent en bas de la page et les notes de fin sont rassemblées à la fin du document. Comme les notes de bas de page figurent à la fin de la page, le lecteur les voit dans leur contexte et elles sont alors plus efficaces lorsque la source citée ou l'explication complémentaire revêt une importance particulière. En revanche, si les sources ou les informations complémentaires peuvent être consultées plus tard, des notes de fin risquent d'être plus appropriées. Créer une note Placer le point d'insertion à l'endroit où vous voulez insérer l'appel de note. Dans le menu Insertion, pointez sur Référence et cliquez sur Note de bas de page. Dans la boîte de dialogue Note de bas de page et de fin de document, cliquez sur Notes de bas de page ou sur Notes de fin, puis cliquez sur le bouton Insérer en bas de la boîte de dialogue. Word ajoute l'appel de note au niveau du point d'insertion. Le numéro est déterminé 32

6 automatiquement. Un appel de note de même numéro est inséré en bas de la page (si vous avez cliqué sur Notes de bas de page) ou à la fin du document (si vous avez cliqué sur Notes de fin). Saisir le texte de la note pour citer votre source en regard du numéro de la note : auteur, titre de l'ouvrage, éditeur, date d'édition, numéro de page, etc. Supprimer une note Sélectionner l'appel de note dans le corps du document Appuyez sur SUPPR. Cette action supprime également la marque d'appel et le texte de la note en bas de la page ou à la fin du document. Table des matières Pour pouvoir générer la table des matières, Word doit connaître l'emplacement des titres et leur niveau hiérarchique: Les lignes de la table des matières deviennent des liens Index Définir les niveaux et leur style Appliquer les styles prédéfinis de Word (titre 1 à 9) OU Appliquer la hiérarchisation de vos styles: Menu Insertion/Tables et index/onglet TMI options Sélectionner les styles (dérouleur) et leur attribuer un ordre hiérarchique si ce n'est déjà fait. Générer la table des matières Placer le point d'insertion à l'emplacement de la future table des matières. Menu Insertion, Références, Tables et index, Onglet Tables des matières Choisir la présentation et les différentes options Mise à jour de la table des matières Sélectionner la table (clic en haut à gauche de la table) Appuyer sur la touche F9 Choisir de mettre à jour toute la tables ou seulement les numéros de page Un index alphabétique vous indiquera à quelle page se trouve tel ou tel sujet, répertorié par mots clés ou expressions. Définir une entrée d'index Sélectionner dans le document le mot ou l'expression qui devra figurer dans l'index Utiliser CTRL F pour le trouver facilement 33

7 Menu Insertion, Références, Tables et index, Onglet Index Un clic sur Marquer entrée : le mot apparaît dans la zone Entrée Cliquer sur le bouton Marquer ou Marquer tout (pour valider toutes les occurrences) Supprimer une entrée d'index Sélection dans le document du code qui s'affiche à côté du mot indexé Appuyer sur la touche Suppr Générer l'index Placer le point d'insertion à l'emplacement du futur index. Menu Insertion, Références, Tables et index, Onglet Index Choisir la présentation et les différentes options Mise à jour de l'index Sélectionner l'index (1 clic) Appuyer sur la touche F9 Traduction Des outils automatiques traduisent les mots et expressions, ou même les documents entiers. Sélection du texte à traduire. Dans le menu Outils, sélectionnez «Langue», puis «Traduction». Une fenêtre s ouvre sur la droite. Sélectionnez la langue d origine («De»), puis la langue de traduction votre document («Vers»). Word 2003 met lui même à jour les langues de traduction disponibles, en fonction de la langue d origine de votre document. Word 2003 vous permet aussi d obtenir la traduction directe d un mot ou d une phrase, grâce à la petite fenêtre de recherche «Rechercher», à condition que le dictionnaire entre les deux langues sélectionnées soit installé. Appuyez sur le bouton vert orné d une flèche, à côté du champ «rechercher» : le mot traduit apparaît en dessous, dans le menu «Dictionnaire bilingue». 34