1 Enregister un document

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1 1 Enregister un document Raccourci clavier 1.A Que veut dire enregistrer un document? Vous travaillez dans un environnement informatique. Cela implique des particularités, des propriétés, des obligations. Pour bien comprendre, voyons comment cela se passe dans un travail de bureau «classique», c est-à-dire sans ordinateur : disons la mise en forme d une facture sur papier. Attablé, à l aide de votre brouillon, vos notes, vous tracez au propre sur la feuille de papier, un joli tableau que vous remplissez de chiffres. Mince, une erreur! Vous gommez, retracez ou recommencez du début. L avancement du travail se fait au fur et à mesure que vous écrivez. Une coupure d électricité vous plonge dans le noir : le travail effectué n est pas perdu. Vous interrompez votre travail : la feuille est rangée dans un tiroir. Une fois le document terminé, une photocopie vous permettent de garder une trace dans vos archives alors que la facture est envoyée au client par la poste. Une autre facture doit être dressée : vous reprenez les opérations à zéro. Avec des documents numériques, on travaille différemment. Vous êtes devant l ordinateur à dresser la facture (ce qui n exclut pas le brouillon). Mince une erreur! L option Annuler permet de revenir en arrière. L avancement du travail se voit bien à l écran, mais le document n existe pas! L électricité se coupe si l enregistrement n est pas effectué le travail est perdu! Quand vous interrompez votre travail, vous enregistrez le document pour le SAUVEGARDER et le RANGER dans l ordinateur (afin de le retrouver). L enregistrement permet de dupliquer vos documents dans plusieurs formats, selon l utilisation (imprimer, envoyer un mail ) à partir du même document. Pour les prochaines factures, vous pourrez ré-utiliser le document d origine et même l enregistrer comme modèle, histoire de ne pas recommencer du début. Conception : Loïc Hénon loic.henon@luciol.net 1

2 1.B Les 3 questions à se poser avant d enregistrer : Enregistrer un document Où vais-je ranger mon document? Comment nommer mon fichier? Quel format utiliser? Quel que soit votre fichier, vous devrez toujours vous interroger sur ces 3 thématiques. Où vais-je ranger mon document? Quoi de plus énervant que de perdre ses affaires! C est pourquoi, il est nécessaire de connaitre votre environnement de travail. Que vous travailliez sur PC, Mac, tablette, smartphone, sous Windows ou Linux, vous devez savoir où vous mettez les pieds (ou plus précisément les clics). Par exemple : Windows nous permet de parcourir l arborescence des fichiers : À partir de la version 8, on nous propose d enregistrer (par défaut) nos documents dans OneDrive (dans le nuage, sur internet). Mais rien n empêche de séléctionner un autre dossier pour déposer vos fichiers. Comme Mes documents ou un répertoire crée par vos soins. Concrètement, vous devez être capable de naviguer dans les répertoires, l arborescence du système d exploitation de votre machine. En 2 mots : vous repérer! Vous êtes perdus! Si vous n avez pas de connaissance sur votre environnement de travail, si vous êtes mal à l aise pour parcourir vos dossiers : demandez à votre formateur. Conception : Loïc Hénon loic.henon@luciol.net 2

3 Comment nommer mon fichier? Cette question est la plus simple de toutes. Cela dit, il peut être intéressant de s y attarder une minute. Le nom d un fichier permet son identification. Il est préférable de le nommer intelligiblement Nommer correctement permet également à vos interlocuteurs de cibler vos envois et d éviter de perdre vos documents : De plus, n oubliez pas que les fichiers sont générallement triés par ordre alphabétique ou croissant. Nommer ses documents en conséquence permet d archiver simplement : Voilà ce qui devait être dit sur le nommage de fichier. Identification, ciblage et archivage sont en jeu alors pensez-y! Conception : Loïc Hénon loic.henon@luciol.net 3

4 Quel format utiliser? Le format d un fichier = son type. Si nous devions transposer aux enregistrements musicaux, nous dirions qu on peut enregistrer sa musique : sur dvd, sur cd, sur cassettes (oui oui il en reste!), sur internet etc. Chacun de ces formats va pouvoir être lu avec un outil précis (lecteur dvd, ordinateur, magnétophone ). Pour les fichiers numériques c est pareil : un type de fichier renvoie à l utilisation d un outil précis, en l occurrence un logiciel. Prenons le cas de Word. En cliquant sur Fichier / Enregistrer sous Une fenêtre s ouvre : Par défaut le fichier va être enregistré en tant que document Word (normal, nous sommes dedans). Mais on nous propose de changer le type (format) de fichier. Le menu déroulant donne ceci. Voyons de quoi il retourne Conception : Loïc Hénon loic.henon@luciol.net 4

5 Word Récent : Les fichiers reconnus par les versions 2007 à Leur extension est.docx. Les Modèles disposent de l extension.dotx et.dotm (t pour template). Word ancien : Les fichiers sont enregistrés dans une version antérieure (1997 à 2003). Leur extension est.doc (sans le x) et les modèles.dot. Suite bureautique Microsoft ancienne : Il s agit de la suite Works, ancien pack bureautique Microsoft. Les PC sont équipés générallement d une version gratuite de ces outils, ce qui explique la possibilité de générer ses documents dans le format.wps. Web : Vous pouvez enregistrer des pages web (.htm,.html) et des documents XML (.xml). Attention toutefois, Word n est pas un éditeur internet et le code généré ne sera pas des plus interressant sur la toile. Logiciel libre : Open Office propose l équivalent de Microsoft Office en version gratuite (libre). L extension du fichier de traitement de texte est.odt. Attention aux problèmes de compatibilité. Fichiers portables : Il s agit des formats compatibles permettant d utiliser ses fichiers sur d autres machines, systèmes et logiciels. Le plus répandu reste le.pdf. Si vous souhaitez envoyer un document sans que le destinataire puisse effectuer des modifications : utilisez le pdf. On change le type d un fichier quand on doit diffuser son document (pdf), le partager avec des collaborateurs ne disposant pas du même outil ou de la même version. 99 fois sur 100, vous ne changerez pas le type de fichiers! Après tout, vous produirez des fichiers adaptés à l outil dont vous disposez et il n y a pas de raison de s interroger. Mais souvenez-vous qu il est possible d assurer la compatibilté avec d autres systèmes. Pour être tout à fait complet, il me reste à vous parler des extensions de fichiers. Conception : Loïc Hénon loic.henon@luciol.net 5

6 Qu est-ce qu une extension? Les logiciels génèrent les fichiers dans le format qui leur est propre. A moins que vous ne modifiez le type de fichier. Une extension est le suffixe ajouté au nom d'un fichier pour identifier son format (.txt,.doc, ;xsl ) Voici une liste non exhaustive d extensions : Fichiers bureautiques Microsoft office.doc (ou.docx) : traitement de texte (Word)..xls (ou.xlsx) : tableur (Excel)..pps : diaporamas (Powerpoint). Open Office.odt : traitement de texte (OpenOffice Writer)..ods : tableur (LibreOffice Calc)..odp : diaporamas (Impress). Adobe Reader.pdf : Portable Document Format = format idéal de "transport". Fichiers Internet.htm, html : HyperText Markup Language.xml : exentible Markup Language.asp : Active Server Page.php : Hypertext Preprocessor Fichiers images.jpg (fourni par votre appareil photo) assez lourd..png (plutôt utilisée pour des images d écran) plus léger..gif (plutôt utilisées pour les illustrations)..psd : format Photoshop Fichiers multimédia.wav : fichiers vidéo..mp4 : fichiers vidéo..mp3 : fichiers audios..flv : format flash. Fichiers système.zip : fichiers compressés..exe : fichiers exécutables (programmes). Conception : Loïc Hénon loic.henon@luciol.net 6