Intranet des Clubs GUIDE PRATIQUE

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1 Intranet des Clubs GUIDE PRATIQUE

2 Qu est-ce que l Intranet? La mise en ligne du nouveau site Internet de la FFR, le 1er juillet 2006 s est accompagnée de l ouverture de l Intranet, véritable pierre angulaire dans la relation entre la FFR, ses clubs, ses licencié(e)s et ses arbitres. Le principe est simple : l Intranet est une interface qui va directement interroger l application Oval-e, la base de données administrative et sportive de la FFR. Ainsi, les informations que vous trouverez dans l Intranet sont mises à jour en temps réel dès leur modification par la FFR ou les Comités Territoriaux. L intranet d hier : L ouverture de la FFR Pour les licencié(e)s : consultation et modification des données personnelles. Pour les arbitres : consultation des désignations, remontée des résultats. Pour les clubs : consultation de la liste des licencié(e)s et modification de leurs données personnelles, remontée des résultats de l ensemble de ses équipes. L intranet d aujourd hui : Le développement des services aux clubs Ajout à la liste des licencié(e)s des informations sur la discipline (suspensions en cours et cartons jaunes «actifs», date de requalification, motif de la sanction et coût de la sanction) Ajout des informations de facturation des licences (Date de bascule, montant de la bascule et qualité basculée) Possibilité de télécharger la liste des licencié(e)s en format texte ou tableur. L Intranet à destination des clubs est aujourd hui un axe de développement majeur des Systèmes d Information de la FFR. Il vise à apporter au plus vite et de façon fiable les informations dont les clubs ont besoin pour leur gestion. L arrivée aujourd hui des informations de discipline, l extraction de données pour exploitation sont une étape cruciale. Bien des possibilités nous sont encore offertes, qui feront de cet espace Intranet un véritable outil administratif. Mais il nous faut pour cela votre adhésion et de celle de tous les clubs. Créez et faites créer les comptes intranet FFR de votre club, du club voisin, de vos adversaires Nous avons tous à y gagner!

3 Comment créer son compte club pour avoir accès à l ensemble de ces possibilités? Le représentant du club, après avoir cliqué sur le cadenas en haut à droite du site Internet de la FFR (www.ffr.fr), doit saisir l identifiant (code club) et le mot de passe. Dans un souci de sécurité, la FFR a attribué, de façon automatique et aléatoire, un mot de passe à l ensemble de ses clubs affiliés. Le Comité Territorial en est détenteur. À la première connexion, le club est invité à saisir son identifiant et le mot de passe communiqué par le Comité territorial. Après validation, un nouveau mot de passe et un courriel (adresse ) intranet est demandé : il devient responsable de son propre espace intranet : En cas de perte, le mot de passe est renvoyé à l adresse courriel fourni en cliquant dans la fenêtre d accès à l intranet sur le lien «Mot de passe oublié?» En cas de perte totale (plus d accès au courriel fourni), le club contacte son Comité qui réinitialise le compte (retour au mot de passe initial, reprise du processus de création de compte) Les clubs qui ont déjà créé un espace personnel conservent les mots de passe et les courriels intranet qu ils ont déjà enregistrés, sauf en cas de perte définitive de leurs identifiants créés (réinitialisation du compte auprès du Comité).

4 Que peut-on trouver dans l Intranet des clubs? Vous trouverez ci-dessous la page d accueil d un compte club. Dans le menu de gauche, quatre rubriques sont accessibles, les coordonnées du club, la liste des licencié(e)s affilié(e)s, le module de saisie des résultats et la rubrique «votre prochaine journée». Dans un souci de confidentialité, les champs ont été mis à blanc et les informations effacées pour pouvoir présenter l ensemble des écrans. Notification Informatique et Liberté à l attention du représentant du club : Vous êtes garants en tant que représentant du club de la confidentialité des données personnelles des licencié(e)s de votre club. A ce titre, vous ne devez absolument pas diffuser ces informations sans l accord des personnes concernées. Elles ne peuvent être utilisées qu au seul usage administratif de votre club.

5 1 Les coordonnées des clubs En cliquant sur COORDONNÉS DU CLUB, le club que vous représentez peut avoir accès aux coordonnées de son siège social, de son correspondant et de ses terrains, extraites de la base de données fédérale Oval-e ATTENTION : Certaines données relatives aux adresses peuvent ne pas être modifiables car elles font l objet d une géo localisation dans la base de données Oval-e. De même, certains champs relatifs aux personnes ne sont pas modifiables car ils font l objet d une validation fédérale. En cas de problèmes, merci de vous adresser à votre comité territorial dont vous trouverez les coordonnées dans la rubrique OÙ PRATIQUER sur le site internet FFR.

6 2 Les coordonnées des licencié(e)s En cliquant sur COORDONNEES DES LICENCIES, le club que je représente peut avoir accès aux coordonnées de ses licencié(e)s, à la discipline de ses licencié(e)s et aux informations de bascule financière, extraites de la base de données fédérale Oval-e ATTENTION : Vous êtes dans un espace sécurisé, dont la responsabilité incombe au club et à son représentant. A ce titre, la liste fait apparaître l ensemble des licencié(e)s actifs du club, même s ils ont exprimé leur interdiction de diffusion des données personnelles (autorisation CNIL). C est donc au club et à son représentant qu il revient de ne pas diffuser les informations auxquelles il aurait accès dans cet espace, les données étant strictement réservées à l usage administratif du club.

7 2.1 La discipline Un carton jaune ou rouge apparaît en face du joueur sanctionné. Un passage de la souris sur le carton permet de connaître la date de fin de validité du carton jaune ou la date de requalification en cas de carton rouge. Un carton clignotant indique que la sanction ou l activité du carton arrive à échéance avant le prochain week-end. En cliquant sur DETAIL, le représentant du club peut visualiser le type de sanction, le motif de la sanction et le coût de la sanction. Une légende explicative est présente en haut de page.

8 2.2 Les informations financières Les informations liées à l imputation des licences aux clubs par la FFR sont portées dans la liste. La Fédération opère en cours de saison un certain nombre de «bascules financières» venant imputer le compte des clubs du prix des licences en fonction des qualités des licencié(e)s. Trois informations sont présentes et permettent de connaître la date de la bascule, le montant de la bascule et avec un passage de la souris sur l image de l euro, la qualité facturée. Même principe que pour la discipline, ces informations se retrouvent dans le DETAIL. Une légende explicative est présente en haut de page. ATTENTION : Si la bascule n a pas été faite, les champs sont vides!

9 2.3 Fiche détaillée du licencié(e) Un clic sur le DETAIL d un licencié permet d avoir, sur une même page, l ensemble des informations qui le concerne, ses coordonnées, les informations relatives à la discipline et celles relatives à la bascule financière.

10 2.4 L export des données Afin de pouvoir utiliser les données sur un tableur, une extraction est possible sous plusieurs formats. Pour cela, il suffit de cliquer sur le format souhaité et accepter la note informative qui s affiche. A l attention du représentant du club : Vous êtes garants en tant que représentant du club de la confidentialité des données personnelles des licencié(e)s de votre club. A ce titre, vous ne devez absolument pas diffuser ces informations sans l accord des personnes concernées. Elles ne peuvent être utilisées qu au seul usage administratif de votre club. L autorisation ou l interdiction de diffusion des données est incluse dans le fichier extrait, dans une colonne CNIL. Si la valeur est OUI, le licencié autorise la transmission de ses données à un tiers. Si la valeur est NON, la transmission est expressément interdite par le licencié.

11 3 Saisie des résultats Un clic sur SAISIE DES RESULTATS permet au club de pouvoir entrer l ensemble des résultats de ses équipes. La mise à jour se fera automatiquement dans la base de données et ces informations seront immédiatement présentes sur le site Internet de la FFR.

12 4 votre prochaine journée Chaque club pourra trouver dans cette rubrique les détails concernant le prochain match de ses équipes. En cliquant sur DETAILS, le club pourra retrouver les informations classiques allant du lieu du match, à l horaire du coup d envoi en passant par l adresse du stade. Des informations liées aux frais de déplacement de l arbitre seront également disponibles. Mais la grande nouveauté réside dans l affichage pour chaque match en temps réel de la liste des licencié(e)s suspendus pour chacun des clubs en opposition. Le club connecté peut donc préparer la feuille de match en ayant connaissance de ses suspensions en cours, mais connaît aussi à l avance les licencié(e)s sous le coup d une sanction de son adversaire à la date de la rencontre

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