ANNEE SCOLAIRE :

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1 MINITERE DE L ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE REPUBLIQUE DE COTE D IVOIRE UNION-DISCIPLINE-TRAVAIL École : Groupe CGE Entreprise : Diplôme pareillement mais former autrement Bureau National d Étude Technique et Développement ANNEE SCOLAIRE : BREVET DE TECHNICIEN SUPERIEUR OPTION FINANCE COMPTABILITE GESTION D ENTREPRISE RAPPORT DE MAITRE DE STAGE : MAITRE ENCARDREUR KOUASSI BAH YAO KOUADIO Mr. YAO MARTIAL FABIEN

2 SOMMAIRE DEDICACE. REMERCIEMENT AVANT-PROPOS INTRODUCTION PREMIERE PARTIE : PRESENTATION, ORGANISATION DU BNETD ET DU DEPARTEMENT FINANCE COMPTABILITE CHAP I : PRESENTATION ET ORGANISATION DU BNETD I. HISTORIQUE, MISSIONS ET OBJECTIFS DU BNETD 1) Historique, mission et objectifs du BNETD 2) Mission 3) Objectifs II. III. ORGANIGRAMME (voir annexe) ORGANISATION DU BNETD 1) Départements 2) Les agences CHAPITRE ІІ : PRESENTATION ET ORGANISATION DU DEPARTEMENT FINANCE COMPTABILITE I. PRESENTATION DU DEPARTEMENT FINANCE COMPTABILITE 1) Missions 2) Activités 3) Organigramme (voir annexe) II. ORGANISATIONS DU DEPARTEMENT FINANCE COMPTABILITE 1) Organisation par unité a) Service budget b) Service trésorerie c) Service comptabilité d) Service recouvrement e) Service convention 2

3 2) Organisation du service d accueil (service trésorerie) a) La trésorerie banque b) La trésorerie caisse DEUXIEME PARTIE : GESTION DES PIECES DE CAISSE ET ANALYSE DES BONS PROVISOIRES CHAP I : GESTION DES PIECES DE CAISSE INTRODUCTION I. LES DIFFERENTS ETAPES DU DECAISSEMENT 1) Émission d un memo 2) Vérification par l unité budgétaire 3) Établissement de la feuille de caisse 4) Décaissement II. Les encaissements 1) Par chèque 2) Par virement du reliquat III. LES ETAPES DE TRAITEMENT DES PIECES DE CAISSE 1) Réception du brouillard de caisse 2) Vérification du brouillard de caisse 3) Imputation des éléments qui compose la feuille de caisse 4) La saisie dans le logiciel ligne ) Archivages des pièces IV. ANALYSE DU COMPTE CAISSE CHAPITRE II : ANALYSE DES BONS PROVISOIRES INTRODUCTION I. TRAITEMENT DES BONS PROVISOIRES 1) Réception des bons provisoires 2) Vérification des bons provisoires 3) Imputation 4) La saisie dans le logiciel ligne

4 5) Archivages des bons provisoires II. ANALYSE DES BONS PROVISOIRES TROISIEME PARTIE : CRITIQUES, SUGESTIONS ET CONCLUSION I. CRITIQUES II. SUGESTIONS CONCLUSION 4

5 DEDICACE 5

6 Je dédie ce rapport de stage a : A ma mère KOFFI AHOU SOLANGE qui par son soutien moral, prières et financier malgré sa modeste situation à pu me donner et cela m a donné le courage et la chance d avancer dans mes études. A mon père KOUACOU KOUASSI ETIENNE sans qui rien ne serait facile pour moi sur tous les plans. Que dieu le garde longtemps sous sa protection. A mon professeur Mr joseph pour qui nous avons eu le courage d apprendre notre leçon et avoir apporté sa connaissance tous au long de l année scolaire, que dieu lui rend au centuple. Mes amies de classe 6

7 REMERCIEMENT 7

8 Je tiens à remercier dans un premier temps, toute l équipe pédagogique du groupe CGE et les intervenants professionnels responsable de la formation finance comptabilité et gestion d entreprise, pour avoir assuré la partie théorique de celle-ci. Je tiens à remercier tout particulièrement et à témoigner toute ma reconnaissance aux personnes suivantes, pour l expérience enrichissante et pleine d intérêts qu elles m ont fait vivre durant ces trois mois au sein du BNETD. Monsieur Yao Kouadio Fabien, attaché comptable de la trésorerie du BNETD, pour son accueil et sa confiance qu il m a accordée dès mon arrivée au BNETD Monsieur Kra olivier prestataire au BNETD Madame SORO chef unité Finance Monsieur Koffi trésorerie Ma tutrice Madame N Guessan Catherine pour m avoir intégré rapidement au sein du BNETD et avoir accordé toute leur confiance ; pour le temps qu ils m ont consacré tout au long de cette période, sachant répondre a toutes mes interrogation sans oublier leur participation au cheminement de mon rapport. Madame Thérèse secrétaire comptable au BNETD ainsi que l ensemble du personnel du BNETD pour leur accueil chaleureuse et leur coopération professionnelle tout au long de ces trois mois de stage. 8

9 AVANT-PROPOS 9

10 Pour permettre aux étudiants admissibles au brevet de technicien supérieur (BTS) d être immédiatement opérationnel et de s imprégner de la vie professionnelle, un ou plusieurs stages de trois mois au minimum dans structure public ou privée leur est recommandé. C est dans cette optique que j ai effectué un stage au BNETD au service trésorerie. 10

11 INTRODUCTION 11

12 L entreprise est un système composé d un ensemble d éléments interdépendants en constante interaction les uns avec les autres. Elle est ouverte ; c'est-à-dire en relation dynamique avec son environnement. Son environnement étant complexe et en perpétuelle mutation, l entreprise recherchera donc l information nécessaire pour saisir les opportunités et se prémunir des dangers éventuels. En effet, pour faire face à l environnement concurrentiel, les dirigeants de l entreprise doivent combiner les techniques de gestions les plus appropriées à l étude des facteurs et de la compréhension des phénomènes internes et externes de cette organisation. Cela nécessite la mise en place entre autres d une comptabilité adéquate, qui permettra l enregistrement et la classification des faits valorisés ou quantitatives qui marquent la vie de l entreprise ; ce qui offrirait une organisation financière et comptable conforme a la législation en vigueur. L application de cette comptabilité pour une garantie d informations fiables et compréhensibles, implique les respects des normes et des principes directeurs régis par le système comptable de l OHADA. L objectif visé par la comptabilité est donc de parvenir à un moment donné à fournir les informations : Aux chefs d entreprise pour la gestion, Aux partenaires commerciaux et financiers À l Etat à travers les services fiscaux Nous avons été reçus en stage pour clôturer notre cycle de formation, au sein du BUREAU NATIONAL D ETUDE ET DE DEVELOPPEMENT (BNETD), et avons été invité à réfléchir sur la «GESTION DES PIECES DE CAISSE ET ANALYSE DES BONS PROVISOIRES» comme thème central de notre rapport. Ce thème présente un intérêt économique et financier car, il touche directement un pôle clé de l entreprise. Il s agit ici d un domaine très sensible qu il faut quotidiennement gérer avec efficacité suivant un ensemble de règles et procédures bien définies tout en s appuyant sur les lois en vigueur en comptabilité. L objectif de ce rapport est donc de montrer l importance pour une entreprise d avoir une bonne maitrise de sa comptabilité et de ses différents comptes 12

13 PRESENTATION, ORGANISATION DU BNETD ET DU DEPARTEMENT FINANCE COMPTABILITE 13

14 PRESENTATION ET ORGANISATION DU BNETD CHAP I : I. HISTORIQUE, MISSIONS ET OBJECTIFS DU BNETD 1) Historique En 1960, le jeune Etat Ivoirien devait se doter de moyens de conception pour stimuler et coordonner son développement. Dans le domaine des études, il créa le BNETD (Bureau National d'études Techniques de Développement), une grande innovation qui se révéla grâce aux hommes qui l'animèrent, un moyen puissant et très efficace de l'intervention de l'etat. Créé par décret du 31 juillet 1964, le BNETD ne deviendra véritablement opérant qu'en Les études menées par le BNETD permirent à l'aura (Atelier d'urbanisme de la Région d'abidjan) d'encadrer le développement rapide de la capitale, en s'appuyant sur un schéma. Ce premier BNETD disparut suite au remaniement ministériel de 1977 où apparaissait un nouveau Ministère : celui des Travaux Publics, des Transports, de la Construction et de l'urbanisme. La fusion de toutes ces compétences assignées à ce ministère permit de faciliter la planification du développement urbain, d'améliorer l'efficacité des études et du contrôle, de rationaliser les investissements, de développer les échanges d'idées et les échanges de personnel entre des secteurs qui s'interfèrent et se complètent. Ce Ministère mit en place deux structures : - le Bureau Central d'études Techniques (BCET) né des cendres du BNETD devrait assurer les mêmes objectifs. - la Direction et Contrôle des Grands Travaux (DCGTX) qui finalement donna la mouture définitive de l'actuel BNETD (Bureau National d Études Techniques et de Développement). C'est ainsi en 1978, en pleine période de croissance économique soutenue par les cours des matières premières en Côte d'ivoire, que feu Félix Houphouët Boigny, premier Président ivoirien eut l'ingénieuse idée de créer la Direction et Contrôle des Grands Travaux, (la DCGTx) qui deviendra plus tard le Bureau National d'études Techniques et de Développement (le BNETD). Cet établissement public à caractère administratif d'alors, aujourd'hui société d'état, situé à Abidjan dans la commune de Cocody, en bordure de la lagune ébrié, avec une vue superbe sur la commune du Plateau est unique en son genre. Il a pour objectif de "favoriser une meilleure maîtrise de l'investissement public" en Côte d'ivoire. 14

15 Grâce à une vaste expérience acquise au fil du temps et une expertise solide dans la réalisation des études et le contrôle des projets d intérêt public pour la maîtrise des coûts, de la qualité et des délais, le BNETD se positionne comme l instrument essentiel en matière de conseil du gouvernement pour la mise en œuvre des grands projets de développement. Dans tous les domaines, la même mission, les mêmes objectifs : concevoir, superviser, contrôler, conseiller et garder les critères d exigence qui sont les siens depuis sa création. A travers le parcours des différents Directeurs Généraux, découvrons l'histoire du BNETD... Antoine Cesareo Philippe Serey-eiffel Tidjane thiam Adou Antoine Ahoua dou mello De sept 1978 juillet 1992 avril 1994 février 1999 à novembre 2000 à Au juillet 1992 à avril 1994 à février 1999 novembre 2000 avril ) Missions Les missions essentielles qui caractérisent le BNETD sont les suivantes : Assistance et Conseil : le BNETD intervient sur demande pour apporter son expertise en tant que conseil technique en vue d une décision importante à prendre dans le cadre d un investissement. Conception : Il s agit de la réalisation de diverses études. Études : le BNETD est chargé de réaliser les études des projets d intérêt public en vue de maîtriser les coûts, la qualité et les délais. Suivi et Contrôle : le BNETD est chargé de réaliser le contrôle des projets d intérêt public en vue de maîtriser les coûts, la qualité et les délais. 3) Objectifs Le BNETD ambitionne d être : un important centre de gestion de bases de données, Un instrument majeur de la reconstruction de la cote d ivoire Être à l avant-garde des actions de développement en Afrique 15

16 II. Organisation du BNETD 1) Départements Départements Techniques Les départements techniques sont des départements de production. Ils ont pour mission essentielles la réalisation des projets et marchés confiés au BNETD en fonction de leur domaine d activité. Ils contribuent à la valorisation de l expertise du BNETD et à l approvisionnement en ressources financières. Nous avons neufs (09) départements techniques qui sont : Département de l Agriculture et du Foncier Rural (DAFR) : Directrice : Mme KONE Karidjatou Elle a pour rôle de : - Exécuter les projets (confection des dossiers de consultation des entreprises, Analyser les offres et rédiger les cahiers de charges, des marchés ou conventions). Département de l Aménagement Urbain et du Développement Local (DAUDL) : Directeur : M. APPESSIKA Kouamé Elle a pour rôle d assister et conseiller l état et les collectivités décentralisées dans l élaboration et la mise en œuvre des politiques et programmes sectoriels notamment l habitat, le foncier, la lutte contre la pauvreté urbaine. Elle est aussi chargée d assurer la collecte et la diffusion de l information technique relative au développement local. Centre de Cartographie et de Télédétection (CCT) : Directeur : M.M BRA Severin Le centre de cartographique et de télédétection a pour mission : - D exécuter ou de faire exécuter les travaux de cartographique et de télédétection du territoire nationale dont notamment : L implantation d un réseau national L élaboration et la mise à jour de la carte de base et des cartes dérivées L étude, le développement et la maintenance de systèmes d informations géographiques. L acquisition, l analyse et le traitement de données satellitaire en vue de l élaboration des cartes. - De coordonner, normaliser et contrôler les travaux de cartographie et de télédétection entrepris par des tiers avec la participation financière de l état. Département de la Construction et de l Equipement Publics (DCEP) : Directeur: M. SORO Porolo Il a pour mission de ; 16

17 - Assister et appuyer les maitres d ouvrages pour la définition de programmes et projet de construction - Contrôler et coordonner les études et travaux - Gérer de façon technique, administrative et financière des chantiers - Établir des dossiers d appels d offres, pièces techniques et administratives - Participer à l élaboration de projets de normes Départements de l Environnement, de l Assainissement et de l Hydraulique (DEAH) : Directeur : M.TAGRO Patrice Il est chargé de : - Apporter un appui technique au gouvernement en matière de politique environnementale - Réaliser des études en matière de protection de l environnement - Identifier et élaborer des projets de conservation et de développement des forêts et autres ressources naturelles. Département des Études Économiques et Financières (DEEF) : Directeur : M. KOUAKOU Josther Ce département réalise des études, des analyses des évaluations socio-économiques et financières. Il apporte un appui au gouvernement et au secteur privé dans le cadre de la réalisation de divers projets. Il a pour mission de : - Contribuer à l amélioration de la gestion de l entreprise publique - Assister le comité de privatisation dans le processus de cession au secteur privé des entreprises publiques - Contribuer à l amélioration de l environnement, du développement à la promotion du secteur privé - Élaborer une stratégie de promotion des investissements - Identifier et analyser les projets dans les filières porteuses Département de l Industrie, de l Energie et des Mines (DIEM) : Directeur : M. KOUASSI N Da Le DIEM participe à la réalisation de la mission du BNETD, notamment en ce qui concerne les investissements en matière de développement industriel, énergétique, minier et pétrolier. 17

18 Il a pour mission : - Identifier, sélectionner des projets et constituer des portefeuilles de projets - Formuler des objectifs et politiques sectoriels - Effectuer des montages techniques, institutionnels et financiers - Contrôler l exécution des contrats Département des Infrastructures et Transports (DIT) : Directeur : M. ESSAN Aboh Ce département couvre l ensemble du domaine des transports et des infrastructures routières, ferroviaires, portuaire, aéroportuaire et de l hydraulique. Il est chargé de : - Rechercher le financement des projets - Réaliser des études d aménagement et de viabilisation des terrains urbains - Maitriser les techniques, les méthodes et les coûts de construction - Apporter un appui technique au Gouvernement en matière de planification et de programmation des projets routiers, d hydraulique et d assainissement. Département des Technologies de l Information et de la Communication (DTIC) : Directeur : M. AHONZO Koblé Il est charge de : - Apporter une assistance-conseil dans l utilisation des NTIC - Contribuer à l optimiser les ressources informatiques et à garantir la pérennité des acquis - Assurer la maitrise d œuvre des grands projets informatique de l administration - Assurer la formation des agents pour l utilisation des NTIC. Départements d Appui Les départements d appui ont pour mission essentielle de mettre à la disposition des départements techniques leurs compétences selon le domaine d intervention. Ils contribuent à la valorisation de l expertise du BNETD par un appui en termes de ressources humaines, de gestion financière, d assistance juridique et d amélioration de l image de marque. Nous avons six (06) départements d appui qui sont : 18

19 Département Communication et Marketing (DCM) : Directrice : Mme N DRI N Gou Eugénie Département de Marché et Affaires Juridiques (DMAJ) : Directeur : M. DJOMAND Henry Il a pour rôle de centraliser les achats en matière d équipement concernant le matériel, les fournitures et mobiliers de bureau. L assistance et conseils en matière de réglementation des marchés Département des Moyens Généraux (DMG) : Directrice : Mme AMI Kamagaté La définition de procédure et la capitalisation du savoir-faire du BNETD dans les domaines de la logistique et de la gestion du patrimoine Département des Ressources Humaines (DRH) : Directrice : Mme KRASSE Christiane Il a pour rôle de : - Appliquer les textes législatifs et réglementaires régissant le contrat de travail et d assurer leur respect - Recruter et élaborer le budget de la paie du personnel - Veiller à la sauvegarde des conditions de travail, d hygiène, de sécurité et de vie dans l entreprise et à leur amélioration - Mettre chaque agent au poste dont la définition répond le mieux à ses aptitudes professionnelles et à sa qualification - Concevoir, mettre en œuvre, diffuser et faire respecter les règles et procédures internes. Département de Maîtrise des Coûts (DMC) : Directeur : M. SOUMAHORO Bakary Département Finances et Comptabilité (DFC) : Directeur : M. KONE Alain 2) Les agences Aujourd hui, le BNETD compte quatre (04) succursales implantées au Bénin, au Congo, au Gabon et en Guinée Équatoriale ainsi que deux (02) représentations en France et au Canada. 19

20 PRESENTATION ET ORGANISATION DU DEPARTEMENT FINANCE COMPTABILITE CHAPITRE :ІІ : I. PRESENTATION DU DEPARTEMENT FINANCE COMPTABILITE 1) Missions Ce Département a en charge le traitement des opérations comptables et financières. Parmi ses missions figurent la gestion des ressources financières du BNETD, la gestion des moyens matériels et locaux ; la tenue de la comptabilité du BNETD, l'élaboration et le suivi de l'exécution du budget, la préparation des facturations et la coordination du suivi du recouvrement des prestations, un appui logistique aux autres départements. 2) Activités Le département des finances et de la comptabilité effectue des opérations d'achats, des opérations d'investissement, gère le patrimoine de la société, présente aux administrateurs de la société des comptes annuels fiables, prépare l'assemblée Générale, effectuer des opérations de trésorerie, établit des états financiers de fin d'exercice, effectue les travaux de clôture, produit les arrêtés et clôtures des comptes et documents comptables de fin d'exercice à transmettre à l'administration. II. ORGANISATIONS DU DEPARTEMENT FINANCE COMPTABILITE 1) Organisation par unité a) L unité contrôle budgétaire et reporting 20

21 Cette unité se charge de l élaboration du budget qui se fait par département ainsi que du suivi et de son exécution, de même que des états des activités effectivement achevées. b) Unité trésorerie Il est chargé de toutes les opérations de banque, de caisse, c est-à-dire toutes les opérations d encaissements en espèces, de chèque, des décaissements et l établissement des chèques. Il s occupe aussi du suivi des comptes bancaires avec l établissement mensuel des soldes rapprochés (états de rapprochement bancaire). Le service trésorerie élabore également la situation journalière de trésorerie et d état mensuel prévisionnel de trésorerie c) Service comptabilité Il est chargé d assurer toutes les opérations financières et comptables depuis les opérations courantes jusqu à la production des états financiers annuels (bilan) en passant par la production des états mensuels. Par ailleurs, il établit les déclarations fiscales de la société (Taxe sur la Valeur Ajoutée, Taxe Spéciale d Équipement, ) d) Service recouvrement C est l unité qui s occupe du suivi du recouvrement des factures clients et l unité suivi de prestation suit l évolution des prestations depuis la signature de la convention jusqu à la fin des travaux e) Service convention Le service convention est chargé de suivre les assistantes techniques et les créances âgées. 2) Présentation de l unité d accueil (service trésorerie) Le service trésorerie a pour objectif : Assurer la solvabilité de l entreprise à moindre cout, c est à dire maintenir les liquidités suffisantes pour faire face aux échéances de paiement et recourir à des techniques de crédit moins couteuses en cas de déficit. Pour réussir sa mission, le trésorier est amené à faire les arbitrages nécessaires afin de garantir une trésorerie zéro à l entreprise. Le trésorier anticipe par des prévisions, la couverture des déficits qui pourront naitre au fil de l exercice. Le service trésorerie est divisé en deux groupes : Les agents de trésorerie banque Les agents de trésorerie caisse et mission a) La trésorerie banque Ils sont chargés de tous les rapports entre la banque et la société il s agit : 21

22 Établir les chèques, traite et ordre de paiement des factures, salaires Remise des encaissements et dépôt des ordres divers dans les établissements bancaires Saisie des pièces comptables ; (enregistrement de toutes les opérations qui affectent les comptes bancaires) ; Rapprochement bancaires ; Transfert de fonds ; Établissement et suivi des cautions bancaires. b) La trésorerie caisse et mission Ils sont chargés de tout ce qui est en rapport avec la caisse centrale et les missions de la société il s agit : Calcul des perdiems La réservation et confirmation des billets d avion Achat de devise Traitement des supports de paiement (avance, perdiem, carburant, achat de fournitures) Paiement des salaires, prime de stage et frais de transport ; Paiement des remboursements de frais médicaux, allocations CNPS ; Inventaire hebdomadaires de caisse ; Recouvrement des pièces justificatives des avances données ; Imputation des pièces justificatives par nature de charge, saisie des pièces comptables ; Rapprochement de compte. 22

23 GESTION DES PIECES DE CAISSE ET ANALYSE DES 23

24 BONS PROVISOIRES GESTION DES PIECES DE CAISSE CHAP I : INTRODUCTION Une pièce de caisse est un document comptable qui caractérise les entrées et les sorties de la caisse au sein d une entreprise. La caisse représente les espèces que l entreprise possède, elle a pour mission de répondre aux besoins de l entreprise en termes de décaissements majoritaire et d encaissement par moment, tout en s appuyant sur le principe d unité de caisse. Dans le cas du BNETD, la direction avait décidé de décentraliser la caisse, en créant une caisse mission pour permettre une bonne exécution des projets et une caisse département pour répondre aux besoins de chaque département. Ces deux caisses dépendaient de la caisse centrale qui les alimentait c'est-à-dire pourvoyeuse de fonds à ces caisses. 24

25 Mais ces caisses ont été dissoutes en 2012 suite à un audit qui réclamait leur inventaire. Dans l impossibilité de satisfaire à cette demande, la direction financière a trouvée comme formule d identifier les bénéficiaires à travers un compte d avance suivit de leur matricule « » avance mission prof à justifier. Pour mieux développer notre thème nous allons élaboré notre travail sur trois points : Les différentes étapes du décaissement Les encaissements La gestion des pièces de caisse I. LES DIFFERENTS ETAPES DU DECAISSEMENT 1) Émission d une avance mission et un mémo Lorsqu une mission doit être effectuer dans un département le chef de département adresse une fiche de frais de mission comportant le nom du bénéficiaire, le montant, ainsi que sa signature au directeur financier. De même lorsqu un département exprime un besoin pour son fonctionnement il adresse un courrier interne appelé «mémo» à la direction financière pour approuver les dépenses qu il engendrera. 2) Vérification par l unité budgétaire L ordre de mission ou le memo est subi pour contrôle budgétaire effectué par le service contrôle budgétaire qui s occupe des mémos relatifs aux charges. Ce service fait une analyse afin de s assurer que la demande est dans les normes prescrites et s assure éventuellement que les dépenses qu occasionnera ce mémo ou ordre de mission ont été budgétisées. 3) Établissement de la feuille de caisse Après avoir subi la vérification par le service contrôle budgétaire, l ordre de mission ou le memo arrive chez le directeur financier qui le certifie par sa signature et le transmet directement au service d appui aux départements qui le traite en établissant la feuille de caisse, permettant au bénéficiaire de se rendre à la caisse. 4) Décaissement Après établissement de la feuille de caisse, le service d appui aux départements le transmet au directeur du département demandeur pour signature aussi celui-ci le renvoi au service d appui qui le transmet au chef du service trésorerie pour être approuvé. Une fois à la caisse, l agent présente l ordre de mission ou le memo ainsi que la feuille de caisse au caissier, celui-ci remet le montant indiqué sur l ordre de mission ou le memo au bénéficiaire. Ce décaissement donne naissance à une nouvelle pièce la pièce de caisse" qui décrit partiellement l objet, le montant, le nom du bénéficiaire et un numéro de décaissement. 25

26 NB : Il faut savoir que si toutes ces étapes ne sont pas respectées le décaissement n aura pas lieu sauf, cas d urgence. II. Les encaissements Un encaissement est une action d encaisser les sommes reçus. Le BNETD effectue ces encaissements par trois niveaux. Nous avons les encaissements par Approvisionnement par la banque : Elle consiste à approvisionner la caisse en espèce via un décaissement au niveau d un de nos comptes bancaires. Les jussifs qui constituent un approvisionnement à la caisse sont la pièce de caisse, la photocopie du chèque. Le reversement des reliquats : Cela consiste au reversement des soldes avancés partiellement utilisés. Pour les jussifs il faut la photocopie de la fiche de déclaration de dépenses de l opération initiale mentionnant le montant total justifiés et le solde a reversé. Le paiement des différents fonds clients : Au niveau des clients certaines factures, du fait de leur montant et de la qualité du client sont payées en espèces. Ce sont en général : Les formations initiées par le BNETD La vente des appels d offres III. LES ETAPES DE TRAITEMENT DES PIECES DE CAISSE 1) Réception du brouillard de caisse Nous recevons les pièces de caisse chaque deux semaines du 1er au 15 et du 16 au (30 ou 31) du mois en cours.la période du 1 er au 15 correspondant aux flux du 16 au dernier jour du mois précédent et du 16 au (30 ou 31) correspondant au flux de la période du 1 er au 15 du mois en cours pour être traitées. 2) Vérification du brouillard de caisse Le brouillard de caisse est un document dont le caissier note les encaissements et les décaissements de fonds au jour le jour et en tire le solde. Il permet à tout moment d'avoir une idée des disponibilités en caisse. Le brouillard de caisse est remplit sur la base d'une pièce de caisse indiquant la nature de l'opération (dépense ou recette) et le libellé de l opération. Pour la vérification cette opération consiste pour le comptable un contrôle physique des différents éléments afin de s assurer que toutes les pièces sont présentes en vérifiant l exactitude du numéro de la pièce et le montant. 26

27 3) Imputation des éléments qui compose la feuille de caisse L'imputation est l'opération consistant à placer un élément comptabilisé selon sa classification sur une fiche appelé «fiche d imputation». Elle se présente de la manière suivante : Journal: a Numéro de pièce: b Date de facturation: c Lot: N de saisie: Date de réception: d N DE IMPUTATION LIBELLE DEBIT CREDIT COMPTE ANALYTIQUE e f g h i TOTAL NOM ET VISA VISA RESPONSABLE VISA CHEF VISA DFC POUR DU COMPTABLE: SECTION COMPTABLE REGLEMENT COMPTABILISATION: PREVUE REGLEMENT: BANQUE a- Le titre du journal C est le journal utilisé pour l enregistrement de l opération. Pour la caisse centrale, le titre est CAICEN. b- Le numéro de la pièce C est le numéro figurant sur la pièce de caisse délivrée lors du décaissement ou de l encaissement. c- La date de facturation C est la date à laquelle la facture a été établie par le fournisseur mais à la caisse nous considérons cette date comme la date de comptabilisation. d- La date de réception C est la date à laquelle la facture est arrivée à la comptabilisation pour traitement. Elle est généralement utilisée par les comptables chargés d enregistrer les opérations d achat et de vente. A la caisse on l ignore. e- Les numéros de compte 27

28 Les numéros utilisés sont ceux du plan comptable de l entreprise calqué sur celui du système comptable OHADA (SYSCOHADA). Il contient 9 classes de compte subdivisées en catégories que sont : Les comptes bilan : Les comptes de la classe 1 (compte de ressources durables) ; Les comptes de la classe 2 comptes d actif immobilisé) ; Les comptes de la classe 3 (comptes de stock) ; Les comptes de la classe 4 (comptes de tiers) ; Les comptes de la classe 5 (comptes de trésorerie) ; Les comptes de résultat : Les comptes de la classe 6 (comptes de charges des activités ordinaires) ; Les comptes de la classe 7 (comptes de produits des activités ordinaires) ; Les comptes de la classe 8 (comptes des autres charges et des autres produits) ; Les comptes de la classe 9 (comptes des engagements hors bilan et de la comptabilité analytique de gestion). Ce plan comptable permet de normaliser la comptabilité de l entreprise. Cependant comme toute entreprise le BNETD a son propre plan comptable OHADA et ayant les mêmes racines que celui du plan comptable OHADA, ses numéros de comptes contient 6 chiffres (voir annexe) Exemples : : Carburant : fournitures de bureau : petit matériel et outillage f- Imputation analytique L imputation analytique est un code conçu par le centre analytique du BNETD pour la répartition des charges et des produits en vue de vérifier la rentabilité d un projet. Ce code est mis devant tous les comptes de gestion (classe 6 et classe 7). Au BNETD chaque département à un code analytique qui lui est spécifique. Exemples: FFF-F AAA-A BBB-B GGG-G F : représente le code du département finance comptabilité FF : représente l initiale du secteur comptabilité F : correspond au département finance et comptabilité qui effectue la dépense 9001 : le code de prestation du projet 01 : le numéro d ordre de prestation. Ensuite, à l aide du plan comptable du BNETD, on recherche les comptes appropriés aux opérations de caisses en questions que l on inscrire sur la fiche. g- Le libellé Il renseigne sur l objet pour lequel il y a eu un décaissement. 28

29 Traitement Lors du traitement des pièces de caisse deux (2) situations sont envisageable. Soit le montant décaissé est entièrement utilisés. Soit le montant décaissé n est pas entièrement dépensé ou trop dépensé : alors le reliquat est débiteur ou créditeur. Illustration 1 : le montant décaissé est entièrement utilisé Le 10/10/2014 la comptabilité trésorerie reçoit les pièces de la deuxième moitié du mois de septembre 2014 contenant : o o o 16/09/2014 la pièce n d un montant de f relatif à l achat de carburant 18/09/2014 les pièces n et respectivement relative à un achat de carte de recharge f et d un filtre a huile de f. 23/09/2014 la pièce n Le 27/08/2014 Mme AMICHIA Jeannette secrétaire du DFC, reçoit de la caisse un montant de f concernant l achat d une cafetière pour le DFC à la SICOMEX. Montant HT f, montant TVA 7627f, numéro de la facture F / , numéro de la pièce de caisse NB : tous ces dépenses ont pour ligne budgétaire GGG-G Résolutions Les comptes utilisés : : Carburant : achat de pièces de rechange de véhicule : Autres frais de télécommunication : Achat de petit matériel et outillage : TVA récupérable sur achat : Caisse sociale Achat de carburant D : C : Journal: CAICEN Numéro de pièce: Date de facturation : 16/09/2014 Lot: N de saisie: Date de réception: 29

30 N DE IMPUTATION LIBELLE DEBIT CREDIT COMPTE ANALYTIQUE GGG-G ACHAT DE CARBURANT TOTAL NOM ET VISA VISA RESPONSABLE VISA CHEF VISA DFC POUR DU COMPTABLE: SECTION COMPTABLE REGLEMENT COMPTABILISATION: PREVUE REGLEMENT: BANQUE Achat de carte de recharge et de pièce de rechange de véhicule D : C : Journal: CAICEN Numéro de pièce: Date de facturation : 18/09/2014 Lot: N de saisie: Date de réception: N DE IMPUTATION LIBELLE DEBIT CREDIT COMPTE ANALYTIQUE GGG-G ACHAT DE CARTE DE RECHARGE TOTAL NOM ET VISA VISA RESPONSABLE VISA CHEF VISA DFC POUR DU COMPTABLE: SECTION COMPTABLE REGLEMENT COMPTABILISATION: PREVUE REGLEMENT: BANQUE Journal: CAICEN - Pièce de rechange de véhicule D : C : Lot: 30

31 Numéro de pièce: Date de facturation : 18/09/2014 N de saisie: Date de réception: N DE IMPUTATION LIBELLE DEBIT CREDIT COMPTE ANALYTIQUE GGG-G ACHAT DE PIECE DE RECHANGE VEHICULE TOTAL NOM ET VISA VISA RESPONSABLE VISA CHEF VISA DFC POUR DU COMPTABLE: SECTION COMPTABLE REGLEMENT COMPTABILISATION: PREVUE REGLEMENT: BANQUE Achat de cafetière D : D : C : Journal: CAICEN Numéro de pièce: Date de facturation: 27/08/2014 Lot: N de saisie: Date de réception: N DE IMPUTATION LIBELLE DEBIT CREDIT COMPTE ANALYTIQUE FFF-F Achat de Cafetière F / «SICOMEX» TOTAL NOM ET VISA VISA RESPONSABLE VISA CHEF VISA DFC POUR DU COMPTABLE: SECTION COMPTABLE REGLEMENT COMPTABILISATION: PREVUE REGLEMENT: BANQUE 31

32 Le montant décaissé n est pas totalement utilisé Reliquat débiteur CAS BNETD : Le 10/10/2014 l agent SORO tanah de matricule 4567U a reçu la somme de f qui a servi à l achat de paquets de papier rame de l entretien du véhicule de service Le montant total dépensé est de f dont f de paquet de rame et pour l entretien de véhicule, le numéro de la pièce est Ligne budgétaire : TCS-T Résolution : Compte utilisé : : achat de carburant : entretien et réparation de véhicule : pour le reliquat. = ( ) = f : caisse sociale Journal: CAICEN Numéro de pièce: Date de facturation: 10/10/2014 Lot: N de saisie: Date de réception: N DE IMPUTATION LIBELLE DEBIT CREDIT COMPTE ANALYTIQUE TCS-T ACHAT DE FOURNITURE ET ENTRETIEN TOTAL NOM ET VISA VISA RESPONSABLE VISA CHEF VISA DFC POUR DU COMPTABLE: SECTION COMPTABLE REGLEMENT COMPTABILISATION: PREVUE REGLEMENT: BANQUE 32

33 Le reliquat constitue un encaissement pour l entreprise VOIR PAGE 29. Même illustration Reliquat créditeur Le 10/10/2014 l agent SORO Tana de matricule 4567U a reçu la somme de f qui a servi à l achat de paquets de papier rame de l entretien du véhicule de service. Le montant total dépensé est de f dont f de paquet de rame et pour l entretien de véhicule, le numéro de la pièce est Résolution : Compte utilisé : : achat de carburant : entretien et réparation de véhicule : pour le reliquat créditeur = ( ) = f : caisse sociale Journal: CAICEN Numéro de pièce: Date de facturation: 10/10/2014 Lot: N de saisie: Date de réception: N DE IMPUTATION LIBELLE DEBIT CREDIT COMPTE ANALYTIQUE TCS-T ACHAT DE FOURNITURE ET ENTRETIEN TOTAL NOM ET VISA VISA RESPONSABLE VISA CHEF VISA DFC POUR DU COMPTABLE: SECTION COMPTABLE REGLEMENT COMPTABILISATION: PREVUE REGLEMENT: BANQUE 33

34 Lors du décaissement du reliquat créditeur Journal: CAICEN Numéro de pièce: Date de facturation: 10/10/2014 Lot: N de saisie: Date de réception: N DE IMPUTATION LIBELLE DEBIT CREDIT COMPTE ANALYTIQUE DECAISSEMENT/ACHAT DE FOURNITURE ET ENTRETIEN TOTAL NOM ET VISA VISA RESPONSABLE VISA CHEF VISA DFC POUR DU COMPTABLE: SECTION COMPTABLE REGLEMENT COMPTABILISATION: PREVUE REGLEMENT: BANQUE Illustrations 2 : Cas d encaissement Approvisionnement caisse sociale Le 20/05/2014, un montant de f a été décaissé de la caisse centrale pour approvisionner la caisse direction ; les écritures passées sont : Résolution : Compte utilisé : : Transfert de fond : caisse sociale D : C : Lors de la réception le 03/06/2014 on passe les écritures suivantes : Numéro de la pièce : Fiche d imputation 34

35 Journal: CAICEN Numéro de pièce: Date de facturation : 03/06/2014 Lot: N de saisie: Date de réception: N DE IMPUTATION LIBELLE DEBIT CREDIT COMPTE ANALYTIQUE Appro caisse sociale TOTAL NOM ET VISA VISA RESPONSABLE VISA CHEF VISA DFC POUR DU COMPTABLE: SECTION COMPTABLE REGLEMENT COMPTABILISATION: PREVUE REGLEMENT: BANQUE Lors du reversement du reliquat CAS BNETD Reliquat = = F Journal: CAICEN Numéro de pièce: Date de facturation: 10/10/2014 Lot: N de saisie: Date de réception: N DE IMPUTATION LIBELLE DEBIT CREDIT COMPTE ANALYTIQUE REVERSEMENT/ACHAT DE FOURNITURE ET ENTRETIEN TOTAL NOM ET VISA VISA RESPONSABLE VISA CHEF VISA DFC POUR DU COMPTABLE: SECTION COMPTABLE REGLEMENT COMPTABILISATION: 35

36 PREVUE REGLEMENT: BANQUE 4) La saisie dans le logiciel ligne 1000 La saisie consiste à enregistrer les opérations dans le logiciel de la comptabilité Sage «ligne 1000» Elle se fait chronologiquement fiche par fiche avec les contreparties au débit et au crédit. Sur la page d accueil on clique sur «Général», puis on clique sur le menu «saisie par lot». On mentionne d abord dans la première partie, la date de comptabilisation, l établissement concerné (BNETD, CCT, ), la caisse utilisée (caisse centrale «CAICEN») ensuite le libellé et le numéro de la pièce. Dans la seconde partie, on mentionne le compte général, le compte tiers, le libellé, le montant au débit et le code analytique pour les comptes de gestion (comptes de la classe 6 et de la classe 7). Enfin on mentionne les données de la contrepartie dans le même ordre et on enregistre. Après l enregistrement il apparait le numéro de la saisie et le lot. (Voir annexe 2) Exemple : CAIP2014/ pour le numéro de la pièce Lot : ) Archivages des pièces L archivage consiste à ranger toutes les pièces traitées dans une boîte d archives. Sur chaque boîte d archives est écrit le lot, le mois et l année pour faciliter la recherche de pièces en cas de besoin. IV. ANALYSE DU COMPTE CAISSE Le journal caisse recense par ordre chronologique tous les événements de caisse pour une période donnée. A la fin de chaque mois, on tire le grand livre en vue d un rapprochement avec le brouillard de caisse. Pour analyser le compte on vérifie surtout la nature des flux de la caisse afin de vérifier d éventuels abus et de mettre en évidence la concordance des différents soldes. Lorsque le solde du brouillard de caisse n est pas identique à celui du grand livre, cela signifie qu une erreur s est produite lors de l imputation et/ou de la saisie ; alors il s impose de retrouver l erreur et de la corriger. Dans le cas contraire on n a une bonne analyse. 36

37 ANALYSE DES BONS PROVISOIRES CHAPITRE II : INTRODUCTION Les bons provisoires sont des avances sur missions dont les jussifs viennent en retard. Ils contiennent les mêmes éléments que les pièces de caisse mais leur traitement est différent de celui des pièces de caisse. Cette différence est due au fait que les missions qu ils sont chargés de couvrir ne sont pas encore terminées ce qui entraine le retard de la production des jussifs. 37

38 I. TRAITEMENT DES BONS PROVISOIRES 1) Réception des bons provisoires Tout comme les pièces de caisse, le département d appui nous transmet deux fois dans le mois les bons provisoires pour le traitement comptable mais ces pièces ne représentent pas celles des deux dernières semaines mais plutôt des semaines voire des mois antérieurs et souvent aussi l année antérieur qui font l objet de justification dans les dernières semaines avant transmission. 2) Vérification des bons provisoires Comme les pièces de caisse, les bons provisoires doivent subir un pointage qui consiste à vérifier l exactitude des éléments figurant sur le brouillard de caisse à ceux des pièces physiques (montant, numéro des pièces ) 3) Imputation On utilise les mêmes éléments que pour les pièces de caisse c'est-à-dire la fiche d imputation et le même plan comptable, mais les traitements sont différents. Pour les bons provisoires nous avons deux étapes de codification. Première étape : La comptabilisation se fait sans justificatifs Les missions étant exécutées hors d Abidjan ; cela justifie le retard dans la production des justificatifs, aussi les départements pour le renouvellement de leur caisse, doivent au préalable justifier le montant décaissé. Ces dépenses qui ne sont pas effectuées dans l immédiat entrainent un retard dans la justification des montants décaissés. Ces retards ne constituent pas un frein à la comptabilisation de ces montants puisque le solde dans le logiciel «CRISTAL» doit être identique à celui de la caisse dans le logiciel «LIGNE 1000». Une fois ces montants décaissés et n étant pas justifiés dans les délais, le service d appui aux départements transmet ces pièces de caisse sans justificatifs au comptable de la trésorerie. Alors le compte «Avance mission à justifier» est débité suivi du compte «Frais avance pour mission» accompagné du matricule de l agent qui effectue la mission pour un bon suivi, ensuite le compte est crédité. Illustrations 1 Cas 1 : l agent KOUAME Kouassi au matricule 4560N a reçu une somme de f pour effectuer une mission le 26/06/2014 dans le cadre de la construction du 3ieme pont. Le numéro figurant sur la pièce de caisse est Il n a pas produit de pièces justificatif dans les délais requis. Résolution 38

39 Compte utilisé : D : C : Comptabilisation : Journal: CAICEN Numéro de pièce: Date de facturation : 26/06/2014 Lot: N de saisie: Date de réception: N DE IMPUTATION LIBELLE DEBIT CREDIT COMPTE ANALYTIQUE AVANCE POUR LA CONSTR. DU 3 PONT TOTAL NOM ET VISA VISA RESPONSABLE VISA CHEF VISA DFC POUR DU COMPTABLE: SECTION COMPTABLE REGLEMENT COMPTABILISATION: PREVUE REGLEMENT: BANQUE Cette comptabilisation prouve qu il a eu un décaissement de F Cas 2 : Le 31/07/2014 l agent ADOU Prince de matricule 4130N reçoit de la caisse un montant de f qui a servi à l achat de carte de recharge pour une mission dans le département de FERKESSEDOUGOU. Numéro de la pièce Journal: CAICEN Numéro de pièce: Date de facturation : 31/07/2014 Lot: N de saisie: Date de réception: N DE IMPUTATION LIBELLE DEBIT CREDIT COMPTE ANALYTIQUE AVANCE POUR ACHAT DE CARTE DE RECHARGE

40 TOTAL NOM ET VISA VISA RESPONSABLE VISA CHEF VISA DFC POUR DU COMPTABLE: SECTION COMPTABLE REGLEMENT COMPTABILISATION: PREVUE REGLEMENT: BANQUE Après avoir imputé on saisit l opération dans le logiciel ligne 1000 et le transmet au département d appui pour attendre les jussifs. Ce principe a pour but d être en correspondance avec le logiciel de la caisse qui enregistre de manière automatique tous les flux. Deuxième étape : traitement après réception des jussifs du montant initialement crédité Plus tard lorsque les jussifs arrivent, elles sont transmises par le département d appui au service comptabilité pour un 2 ième traitement. Lors de ce 2 ième traitement trois cas de figure sont envisageable : Le montant est totalement apuré Le montant n est pas totalement utilisé et le reliquat est débiteur Le montant dépensé est supérieur à celui décaissé alors le reliquat est créditeur. Illustrations Cas 1 : le montant est totalement apuré Le 25/08/2014 l agent KOUAME KOUASSI ARISTIDE justifie le montant reçu Carburant : F Carte de recharge F Location de main d œuvre : F Nourriture : F Achat de pièce de rechange de véhicule : F Ligne budgétaire : FFF-F Comptabilisation : Journal: CAICEN Numéro de pièce: Date de facturation : 25/08/2014 Lot: N de saisie: 40

41 Date de réception: N DE IMPUTATION LIBELLE DEBIT CREDIT COMPTE ANALYTIQUE FFF-F AVANCE POUR LA CONSTR DU 3 PONT TOTAL NOM ET VISA VISA RESPONSABLE VISA CHEF VISA DFC POUR DU COMPTABLE: SECTION COMPTABLE REGLEMENT COMPTABILISATION: PREVUE REGLEMENT: BANQUE Cas 2 : le montant n est pas totalement utilisé et le reliquat est débiteur Le 16/05/2014 Mr Koné Idrissa de matricule 4230K effectue une mission pour une avance de l autoroute du nord, il reçoit la somme de f de la caisse. Lors de cette mission il effectue des dépenses telles que : carburant f, location main d œuvre f et des recharges MOOV et ORANGE f. Code analytique : WMS-W , numéro de la pièce Résolutions : Reliquat = montant décaissé - montant dépensé ( ) = f Compte utilisé : : f : f :25 000f L imputation Journal: Lot: CAICEN Numéro de pièce: N de saisie: Date de facturation : 16/05/2014 Date de réception: N DE COMPTE IMPUTATION LIBELLE DEBIT CREDIT ANALYTIQUE 41

42 WMS-W AVANCE POUR MISSION TOTAL NOM ET VISA VISA RESPONSABLE VISA CHEF VISA DFC POUR DU COMPTABLE: SECTION COMPTABLE REGLEMENT COMPTABILISATION: PREVUE REGLEMENT: BANQUE Contrairement aux pièces de caisse le reliquat des bons provisoires n est pas mentionné sur la fiche d imputation mais sera reversé plus tard. -Lors du reversement le 02/07/2014 on passe les écritures suivantes : Fiche d imputation Journal: CAICEN Numéro de pièce: Date de facturation 02/07/2014 Lot: N de saisie: Date de réception: N DE IMPUTATION LIBELLE DEBIT CREDIT COMPTE ANALYTIQUE Reversement/avance Mission autoroute TOTAL NOM ET VISA VISA RESPONSABLE VISA CHEF VISA DFC POUR DU COMPTABLE: SECTION COMPTABLE REGLEMENT COMPTABILISATION: PREVUE REGLEMENT: BANQUE 42

43 CAS 3 : Le montant dépensé est supérieur au montant décaissé (le reliquat est créditeur) Illustration : Le 29/10/2014 Mr KONAN Wilfred matricule 4780N effectue une mission dans le cadre d une étude de faisabilité pour le programme local de développement rural. Elle reçoit f pour la mission qui a servi à : achat de papier rame f, des cartes de recharges MOOV et KOZ f, achat de main d œuvre f et achat de nourriture f Ligne budgétaire TER-T , numéro de la pièce Résolutions Reliquat Créditeur= = f. Journal: CAICEN Numéro de pièce: Date de facturation : 29/10/2014 Lot: N de saisie: Date de réception: N DE IMPUTATION LIBELLE DEBIT CREDIT COMPTE ANALYTIQUE TER-T Avance sur mission DAFR TOTAL NOM ET VISA VISA RESPONSABLE VISA CHEF VISA DFC POUR DU COMPTABLE: SECTION COMPTABLE REGLEMENT COMPTABILISATION: PREVUE REGLEMENT: BANQUE 4) La saisie dans le logiciel ligne 1000 La saisie consiste à enregistrer toutes les opérations dans le logiciel de la comptabilité Sage «Ligne 1000». La méthode de saisie est la même qu avec les pièces de caisse. 43

44 5) Archivages des bons provisoires Comme pour les pièces de caisse, on procède à une vérification après la saisie afin de corriger les erreurs s il y en a eues. Après vérification les pièces sont ensuite rangées dans les boites d archives sur lequel on mentionne : BP (Bons Provisoires), le lot de la saisie et la date pour faciliter les recherches en cas de besoins. II. ANALYSE DES BONS PROVISOIRES Cette opération consiste à tirer le grand livre du compte « » pour procéder ensuite à l analyse. L analyse des bons provisoires consiste à justifier le solde du compte « » utilisé lors des différentes opérations. Pour cela on doit s assurer que la règle de la comptabilité de la partie double a été respectée, il s agit de filtrer le compte « » suivi du matricule de l agent en vérifiant que le compte débité a été totalement ou partiellement crédité en vue de solder le compte relatif de l agent. Le but de cette analyse consiste à connaitre la situation de chaque agent c'est-à-dire le solde à justifier de chaque agent. 44

45 CRITIQUES, SUGESTIONS ET CONCLUSION III. CRITIQUES Durant notre stage, nous avons été satisfaits par : - La bonne ambiance et la parfaite collaboration entre les différents agents, ce qui rend le travail agréable et jovial, - la compétence que détiennent les différents agents pour le traitement rapide des dossiers, 45

46 - Tout le plaisir a été pour nous de rencontrer ce personnel dynamique avec qui nous avons partagé notre expérience théorique. Malgré tous ces atouts, nous avons relevé quelques insuffisances. A savoir, -le manque d espace pour le rangement des boîtes d archives et des classeurs, -le vieillissement des mobiliers de bureau, -mauvais rangement des factures, - espace de travail moins confortable IV. SUGESTIONS Vue les différentes critiques faites, il est important pour nous d apporter quelques suggestions afin de rendre encore plus efficace la comptabilité. Ainsi pour l amélioration de la comptabilité, nous proposons que le BNETD : -renouvelle le matériel informatique et les mobiliers de bureau, -réaménager l espace de travail, -évacuer les boîtes d archives et les classeurs qui ont excède la durée d archivage. Motiver les stagiaires en leur offrant une bonne prime de transport 46