Charte des Achats Responsables

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1 Charte des Achats Responsables Engagements attendus des fournisseurs du groupe Manitou en matière de Responsabilité Sociétale d Entreprise (RSE) 1- Solutions durables p. 5 Respect des normes et des réglementations liées à la protection de l environnement Certification Produit/service : Innovation et développement de produits/services à faible impact sur l environnement Protection de la santé et de la sécurité des clients finaux 2- Les hommes et les femmes p. 8 Promotion et respect des droits de l homme et des conditions de travail Protection de la santé et de la sécurité des travailleurs 3- Partenariat p. 10 Démarche de progrès commune et création de valeur partagée Respect des pratiques éthiques professionnelles et les règles de bonnes conduites 1

2 Préambule Le groupe Manitou : nos Engagements en matière de développement durable En structurant en 2012 une démarche RSE, le groupe Manitou (la société Manitou BF et ses filiales) s est engagé à appliquer, à promouvoir et à soutenir dans ses activités les principes fondamentaux de la RSE. Nous souhaitons partager, promouvoir et nous engager avec nos fournisseurs et les intégrer à cette démarche de progrès continu. «Créateurs de solutions durables», «Portées par les femmes & les hommes du groupe Manitou», «en partenariat étroit avec notre Supply Chain» sont les 3 axes stratégiques qui tracent la feuille de route du groupe Manitou. L objectif général est d atteindre un modèle complètement intégré, dans lequel la RSE renforcera notre «business et service model». Un des facteurs clés de succès est donc l intégration de la démarche RSE dans tous les processus et dans le fonctionnement quotidien des activités, notamment les processus Achat. Le plan d actions s appuie sur trois engagements forts : 2

3 Cette charte a pour objectif de partager avec nos fournisseurs (actuels ou futurs) nos attentes en matière de responsabilité environnementale, sociale, éthique et économique, et de détailler les engagements attendus des fournisseurs et sous-traitants en retour. Dans le cadre de ses appels d offres (RFI 1 et RFQ 2 ), le groupe Manitou veillera à ce que les principes de cette charte soient des critères déterminants dans le processus de sélection d un nouveau fournisseur. Pour les fournisseurs déjà présents au panel, leur maintien au rang de fournisseur du groupe sera également soumis au respect de ces principes. Afin de construire des relations réciproquement bénéfiques, le groupe Manitou souhaite que ses fournisseurs partagent ses engagements en faveur du développement durable aussi bien dans leur activité propre que sur leur chaîne d approvisionnement et de soustraitance. Le fournisseur s engage donc à diffuser et à promouvoir les principes énoncés dans cette charte auprès de ses propres fournisseurs, prestataires et/ou sous-traitants. C est sur ces bases que nous avons établi et communiqué en 2013 notre politique Achats, rappelée ci-dessous, qui autour des 5 valeurs du groupe Manitou et au travers de sa vision et de ses principes directeurs, reprennent en synthèse les engagements de cette charte : 1 Request for Information 2 Request for quote 3

4 Pour l ensemble des principes énoncés dans cette charte, le groupe Manitou a conscience que les fournisseurs, notamment dans les plus petites structures, aient besoin de temps pour mettre en place une démarche d amélioration continue pour être en conformité avec ces principes. Chaque fournisseur est donc encouragé à informer le groupe Manitou des actions et pistes d amélioration engagées conformément à cette charte. Les initiatives volontaires liées à une démarche sociale, environnementale et économique sont également encouragées. Le groupe Manitou peut procéder à des contrôles pour s assurer du respect des règles de cette charte. Ces contrôles peuvent prendre notamment la forme de requête documentaire, garantissant la mise en place de plan d actions, d évaluations ou d audits sur site. Les fondamentaux de la Responsabilité Sociétale pour le groupe Manitou 4

5 1 Principes liés aux solutions durables Le groupe Manitou attend que ses fournisseurs l accompagnent à travers tout le cycle de vie de la machine, depuis sa conception, en favorisant sa longévité et sa recyclabilité, jusqu à ses conditions de production, en favorisant des processus moins impactants pour l environnement (en matière de consommation de matières premières, d énergie, de déchets, et d émissions), puis d usage, en contribuant à la réduction de la consommation, des gaz à effet de serre et des émissions polluantes des machines. Respect des normes et des réglementations liées à la protection de l environnement Conformité règlementaire : conformément aux principes directeurs de l OCDE 3, le groupe Manitou reconnait et assume les impacts de son activité sur l environnement, en observant leurs évolutions et en pilotant des actions pour les réduire. Dans leurs activités, le groupe Manitou demande à ses fournisseurs de respecter au minimum les normes et réglementations en vigueur dans leur pays (rejets toxiques dans l eau, traitement des déchets, management des produits chimiques ou toxiques). Pour les produits, le groupe Manitou souhaite que ses fournisseurs respectent les normes et réglementations s appliquant dans le ou les pays de vente de produits. Autorisations et permis : le fournisseur dispose et met à jour les autorisations environnementales applicables (ex. surveillance des rejets) à son activité ainsi que les enregistrements nécessaires, et suit les exigences (opérationnelles et administratives) demandées par ces permis/autorisations. Substances dangereuses : le fournisseur s engage à respecter les interdictions et restrictions de substances, produits ou matériaux exigées par les législations ou réglementations applicables dans tous les pays de commercialisation ou d utilisation des fournitures, produits ou pièces. Le fournisseur doit assurer une veille réglementaire dans ce domaine et informer le groupe Manitou en cas de changements imposés ou volontaires concernant la composition ou la fabrication des produits livrés. - REACH (règlement Européen sur l'enregistrement, l'évaluation, l'autorisation et les restrictions des substances chimiques) : le fournisseur est responsable de l enregistrement, et le cas nécessaire, de l autorisation ou la notification des substances chimiques contenues dans les produits conformément à la directive européenne REACH (règlement CE/1907/2006 CE). Dans le cas d une substance chimique importée, le fournisseur assume la responsabilité de toutes ses obligations. De plus, le fournisseur s engage à fournir toutes les informations sur les «substances extrêmement préoccupantes» qui sont contenues dans les produits 3 Principes directeurs de l OCDE (Organisation de Coopération et de Développement Economiques) pour les entreprises multinationales 5

6 livrés afin que le groupe Manitou puisse remplir pleinement ses obligations d information réglementaires (art. 33 du règlement REACH). Certification Nous encourageons nos fournisseurs à être certifiés ISO 14001, EMAS (Eco Management Audit Scheme) ou équivalent, ou à être en mesure de démontrer qu ils ont mis en place un plan d actions leur permettant d être certifiés ou de prouver qu ils mesurent les impacts de leurs sites, produits et services sur l environnement et se fixent des objectifs quantifiés de réduction (consommation d énergie, pollution des milieux - eau, sol, air -, production et traitement des déchets, émissions liées à l activité). Produits/services : innovation et développement de produits/services à faible impact sur l environnement Le groupe Manitou est particulièrement attentif à la mise sur le marché, quels que soient les pays concernés, de machines aux meilleurs standards environnementaux et s attache à rechercher les solutions techniques performantes, innovantes et utiles au client en termes de produits et services. Créer de la valeur partagée avec nos fournisseurs est l objectif de la démarche RSE du groupe Manitou. Le groupe encourage donc vivement ses fournisseurs à être force de proposition en termes d innovation et d adopter des politiques volontaristes permettant au groupe Manitou de concilier ses objectifs d économie avec ses objectifs environnementaux. Ces améliorations peuvent concerner : - La réduction du coût total de possession de la machine tout au long de son cycle de vie (réduction des consommables nécessaires, augmentation de la durée de vie, augmentation de la performance du couple consommation/résultat, réduction des coûts et des risques générés par l utilisation et le recyclage de nos produits, etc.) ; - La réduction des consommations de matières ou de leur impact dans la phase de fabrication (remplacement par des matériaux produits à partir de matière recyclée, utilisation de matières moins émissives (ex. COV), réduction des déchets produits lors de la production, solutions d emballages réutilisables ou biodégradables, etc.) ; - La réduction des risques de pollution de l eau, de l air ou des sols liés à ce produit ou aux produits utilisés lors de la fourniture d un service, que ce soit lors de leur utilisation ou de leur fin de vie (ex. produits recyclables ou valorisables) ; - La réduction de l impact environnemental du produit tout au long de son cycle de vie, y compris lors des transports, en optimisant la chaîne logistique. 6

7 Le fournisseur pourra être amené à communiquer au groupe Manitou toutes les informations nécessaires à la réalisation des bilans environnementaux de ses produits. Protection de la santé et de la sécurité des clients finaux Conformité réglementaire : le groupe Manitou assume son devoir d assurer la protection de la santé et la sécurité de son personnel et des utilisateurs de son produit. C est pourquoi, le groupe Manitou demande au minimum à ses fournisseurs de respecter strictement la législation ou les normes du pays de vente du produit, en matière de santé et de sécurité. Produits chimiques : le fournisseur doit identifier, gérer et étiqueter les produits et substances chimiques qui présentent un danger lorsqu ils sont libérés dans l environnement afin d assurer leur transport, stockage, manipulation et recyclage ou réutilisation en toute sécurité et conformément aux réglementations applicables. Initiatives volontaires : le groupe Manitou appréciera particulièrement les initiatives des fournisseurs visant à réduire les risques d impacts sur la santé des utilisateurs, en proposant des composants moins impactants, en anticipant les évolutions réglementaires, comme la réduction des émissions de particules des échappements, la limitation des solvants et COV utilisés dans les peintures ou produits d entretien. Afin de pouvoir fournir aux employés, clients et utilisateurs les informations relatives au produit ou service, son impact sur l environnement, sur la santé et sur la sécurité des clients et utilisateurs, exigées par les principes directeurs de l OCDE cités précédemment, le groupe Manitou peut être amené à demander à ses fournisseurs de lui fournir toutes les informations dont il aura besoin, en respectant le principe de transparence et de traçabilité de chaque produit ou service fourni, tout au long de sa chaîne de valeur. 7

8 2 2 Principes liés au respect des femmes et des hommes Le groupe Manitou adhère aux principes fondamentaux exposés dans la Déclaration Universelle des Droits de L Homme et les conventions fondamentales de l Organisation Internationale du Travail. Nous respectons les réglementations locales et internationales en termes de conditions de travail et demandons à nos fournisseurs de les respecter et de les faire respecter par leurs propres fournisseurs. Promotion et respect des droits de l Homme et des conditions de travail Le groupe Manitou s est engagé à respecter les Droits Universels de l Homme et les droits fondamentaux du travail reconnus par l OIT et, par là même, à exercer son devoir de vigilance du respect de ces mêmes droits dans sa sphère d influence. C est pourquoi le groupe Manitou demande à ses fournisseurs de respecter les droits internationaux suivants : Élimination de toute forme de travail forcé ou obligatoire : tout travail doit être réalisé de plein gré et sans menace, ni sanction. Par travail forcé, il faut entendre qu il est imposé sous la menace (privation de l alimentation, non versement des salaires, violences physiques, confiscation des terres, emprisonnement, etc.) (Conventions OIT 29 et 105) ; Interdiction du travail des enfants : le fournisseur s interdit d employer des enfants n ayant pas l âge légal minimum requis pour travailler, quel que soit le pays ou la juridiction locale sous lesquels le fournisseur effectue ses prestations pour le groupe Manitou. Il est dans tous les cas interdit de confier des travaux dangereux (susceptibles de compromettre la santé, la sécurité ou la moralité) à des jeunes de moins de 18 ans. (Conventions OIT 138 et 182) ; 8

9 Salaires décents et rémunération juste : le fournisseur s engage à ce que les salaires et avantages respectent la législation nationale ou locale, la réglementation ou les conventions collectives en matière de salaire minimum. Sauf restriction ou autre déduction autorisée par la législation, la réglementation ou les conventions collectives, les salaires sont versés directement aux travailleurs concernés (Convention OIT 100) ; Durée du travail : le fournisseur s engage à garantir aux travailleurs une durée de travail en accord avec les législations nationales. Protection de la santé et de la sécurité des travailleurs Respect de la santé et de la sécurité au travail : le fournisseur doit fournir un environnement de travail sain et sûr et contribuer activement à l amélioration des conditions d hygiène et de sécurité. Il veille à ce que les activités ne nuisent pas à la santé et à la sécurité de son personnel, de ses sous-traitants, des intervenants liés aux opérations, et des populations riveraines. Les dispositions légales en vigueur au niveau local constituent le minimum requis. 9

10 3 Principes de Partenariat avec notre Supply Chain «Nous reconnaissons que nos fournisseurs jouent un rôle essentiel dans l amélioration de notre performance en terme de développement durable. Nous avons pour objectif de nouer avec eux des partenariats étroits afin de concevoir, de mettre en œuvre et de piloter notre stratégie de développement durable.» Démarche de progrès commune et création de la valeur partagée Dans cette logique, le groupe Manitou souhaite s engager dans une démarche de progrès commune : - En faisant la promotion des fournisseurs qui l accompagnent dans sa démarche d achats responsables ; - En valorisant les fournisseurs qui mettent en place des bonnes pratiques et qui proposent des solutions visant à réduire notre impact environnemental et social et à améliorer notre rentabilité ; - En accompagnant des fournisseurs sur ces thématiques de développement durable avec la mise en place de plans de progrès RSE définis d un commun accord. Le groupe Manitou a défini un niveau de performance cible sur l ensemble de ces impacts qui est matérialisé dans la politique Achats. Chaque année les objectifs sont fixés et communiqués en fonction des réalisations et du contexte général pour converger à terme vers la cible définie. 10

11 Le pilotage de cette performance s opère au travers d une cotation trimestrielle des fournisseurs qui couvre d ores et déjà les critères qualité, logistique, techniques, commerciaux, environnementaux et qui, au fur et à mesure, intègrera l ensemble des critères complémentaires contenus dans cette Charte. Respect des pratiques éthiques professionnelles et les règles de bonnes conduites Au même titre que le groupe Manitou exerce son devoir de vigilance à propos de l éthique des affaires à travers la présente charte (Principes directeurs de l OCDE à l intention des entreprises multinationales), le donneur d ordres demande à ses fournisseurs d exercer le leur. Ainsi, le groupe Manitou demande à ses fournisseurs de : - Respecter les éléments de cette charte ; - Respecter les règles éthiques dans la conduite de ses affaires avec ses fournisseurs ; - Agir contre la corruption sous toutes ses formes, y compris l extorsion de fonds et les pots-de-vin ; - Gérer et protéger les données confidentielles et la propriété intellectuelle de son donneur d ordre ou de ses fournisseurs ; - Promouvoir dans sa sphère d influence une démarche d amélioration continue sur les thèmes «Solutions durables» et «Partenariat», mentionnés dans la présente charte. 11

12 Informations à fournir, confidentialité Pour aider le groupe Manitou à mieux le connaître, le fournisseur s engage à lui fournir les informations nécessaires à sa qualification et les pièces justificatives de ses dires. De plus, il autorise le groupe Manitou à vérifier lors d audits internes ou externes ses déclarations. Le groupe Manitou pourra communiquer les résultats obtenus par ses fournisseurs dans le cadre, entre autres, de benchmarks ou de formations, sans jamais laisser la possibilité au lecteur de pouvoir identifier le fournisseur concerné par ces résultats. Le groupe Manitou s engage à fournir aux fournisseurs les résultats de leur notation. Le groupe Manitou appréciera particulièrement que des objectifs d amélioration des résultats soient formulés suite à ce constat ou plus généralement que le fournisseur soit engagé dans une démarche d amélioration continue concernant son organisation ou ses produits. Actions en cas de manquement et non-conformité Le fournisseur s engage à informer le groupe Manitou dans les plus brefs délais de la découverte en son sein ou chez l un de ses sous-traitants de tout manquement aux règles d éthiques des affaires, ou à la règlementation sociale et environnementale concernant directement ou indirectement sa relation avec le groupe Manitou, et pouvant porter atteinte à la réputation du groupe Manitou. En cas de non-conformité majeure, le fournisseur s engage à régulariser dans les meilleurs délais sa situation et, à défaut, le groupe Manitou pourra sanctionner ce manquement, notamment en dégradant sa note de performance globale et donc son statut de référencement, et/ou prendre toute mesure justifiée par le non-respect de ces engagements. Engagement du groupe Manitou Suivant cette logique de partenariat, le groupe Manitou considère aussi la responsabilité qu il a auprès de ses fournisseurs. C est pourquoi le groupe Manitou s engage à faire ses meilleurs efforts afin de ne pas imposer des conditions qui empêcheraient aux fournisseurs de respecter les principes dictés précédemment. 12

13 Signature Nous confirmons par la présente : - que nous avons reçu et compris tous les principes de la charte des Achats Responsables du groupe Manitou et leurs conséquences sur nos relations ; - que nous nous engageons à signaler au groupe Manitou les actions et pistes d amélioration liées à cette charte ; - que nous informerons par conséquent tous nos fournisseurs directs, et les encouragerons à suivre ces principes. Date :... /... /. Nom de l entreprise :.. Nom du représentant :... Titre du représentant :. Signature : 13