Évaluer pour progresser

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1 REFERENTIEL Février 2012 FONCTIONNEMENT ASSOCIATIF Évaluer pour progresser

2 LE RÉFÉRENTIEL ASSOCIATIF : MODE D EMPLOI Présentation Pourquoi un référentiel? Le référentiel associatif est destiné aux associations ayant pour ambition de progresser dans leur fonctionnement en effectuant une auto-évaluation contribuant à assurer leur avenir dans un environnement complexe. La JF s est inscrite dans cette démarche pour répondre à son besoin permanent d adaptation aux évolutions des attentes des adhérents et inscrire durablement son projet associatif. L élaboration d un questionnaire soumis aux parties prenantes de l association permet de cibler les forces et les faiblesses d une structure. Les informations mettent en exergue des actions prioritaires pour faire évoluer le fonctionnement associatif. Objectifs réaliser une évaluation régulière des actions entreprises entrer dans une véritable démarche d amélioration permanente apporter les fondements d une association durable Méthodologie transférable Cette action a nécessité plus d une année de travail menée par la direction de l association avec l aide du cabinet HISSEO et pilotée par un Comité de pilotage constitué de bénévoles et de salariés. La Jeune France a la volonté d échanger ses pratiques avec d autres associations qui partagent une vision commune pour évoluer vers un modèle associatif, qui combine à la fois l action et les valeurs associatives et les nécessaires équilibres économiques et organisationnels. Le référentiel couvre 7 domaines de l activité de l association : La gouvernance et la démocratie associative L organisation professionnelle La qualité des prestations Le bénévolat La gestion et les résultats économiques La pérennisation de l association Le rôle sociétal de l association Chaque domaine fait l objet de questions visant à évaluer l association de 0 (très insuffisant) à 4 (très satisfaisant) (SO : sans objet) avec la possibilité d ajouter un ou des commentaires. Exemple : Le rôle du Directeur et du Président est-il défini, formalisé et mis en oeuvre? SO À la fin des questions de chaque domaine, une synthèse est à réaliser. Cette synthèse comprend : une évaluation générale du domaine un état synthétique de l existant une liste d actions prioritaires à mettre en place À travers les pages suivantes, l association Jeune France présente l évaluation de son référentiel associatif. Comment l utiliser? Document réalisé et proposé par l Association Jeune France - 47 rue Darmaillacq, CHOLET jf-cholet@wanadoo.fr

3 Gouvernance et démocratie associative Domaine 1 Principales questions liées au domaine 1 L objet et les valeurs de l association sont-ils clairement établis et connus des parties prenantes? Les adhérents sont-ils régulièrement informés de la vie de l association (projet, résultat économique, fonctionnement, activités, etc.)? Le rôle du Directeur et du Président est-il défini, formalisé et mis en oeuvre? Le rôle du Conseil d Administration et des différentes instances est-il défini, formalisé et mise en oeuvre? La délégation du Président vers le Directeur est-elle définie, formalisée et mise en oeuvre? Les processus de décision sont-ils adaptés? Les parties prenantes sont-elles associées à la définition du projet associatif? Des tableaux de bord de pilotage et de reporting sont-ils utilisés? Le renouvellement régulier des dirigeants est-il satisfaisant? Synthèse/Actions prioritaires à engager Ils nécessitent d être régulièrement revus et rappelés Utilisation d un questionnaire en 2009/2012, avec 350 personnes ou organismes ciblés La notion de "tableau de bord" nécessite d être précisée concernant la gouvernance La moyenne est de 2,6. Action 1 : formalisation d une méthodologie de l accompagnement des projets de section Action 2 : clarification des rôles et missions des divers organes du fonctionnement associatif GOUVERNANCE ET DÉMOCRATIE ASSOCIATIVE

4 Organisation professionnelle Domaine 2 Principales questions liées au domaine 2 Les fiches de poste du personnel permanent sont-elles formalisées et respectées? Les missions et les objectifs du personnel permanent sont-ils définis et communiqués? Les entretiens annuels d évaluation sont-ils réalisés avec le personnel permanent? Le plan de formation est-il défini et mis en oeuvre? Existe-t-il un processus d évolution du personnel au sein de l association? Une communication interne auprès du personnel est-elle régulièrement réalisée? Le personnel permanent a-t-il intégré la culture associative? La pyramide des âges du personnel est-elle sécurisante? Existe-t-il un processus adapté à l association pour le recrutement et l intégration des nouveaux salariés? Les postes clés stratégiques ont-ils été identifiés? Synthèse/Actions prioritaires à engager Ces entretiens ne sont pas indispensables pour le personnel non permanent Il existe mais sa mise en oeuvre est limitée par un manque de moyens Les possibilités de l association restent néanmoins limitées Elle est informelle ou régulièrement formalisée, mais pourrait être améliorée Elle doit être régulièrement rappelée pour tenir compte des mouvements de personnel et des évolutions du bénévolat Il existe même si il n est pas formalisé La moyenne est de 3,1. Action 1 : évolution des compétences en marketing et en développement commercial Action 2 : évolution des aptitudes à la culture associative du personnel permanent ORGANISATION PROFESSIONNELLE

5 Qualité des prestations Domaine 3 Principales questions liées au domaine 3 La conception des prestations fait-elle l objet d une méthodologie? La satisfaction des adhérents est-elle évaluée, analysée et fait-elle l objet d actions correctives si nécessaire? Les prestations font-elles l objet d améliorations et d évolutions régulières et adaptées? Existe-t-il une veille sur la création de nouvelles activités? Le portefeuille d activités est-il diversifié? Elle existe même si elle n est pas formalisée La veille est organisée pour étudier le lancement éventuel de nouveautés C est un axe stratégique prioritaire QUALITÉ DES PRESTATIONS Y a-t-il adéquation entre la qualité de l encadrement et le niveau des prestations correspondantes? La promotion de l offre est-elle réalisée et est-elle pertinente? Des investissements sont-ils régulièrement engagés pour améliorer les prestations ou les conditions de leur réalisation? Synthèse/Actions prioritaires à engager La moyenne est de 2,5. Action 1 : création d une méthodologie applicable au lancement d une nouvelle activité de sport ou de loisir Action 2 : poursuite des travaux de rénovation des locaux JF47

6 Bénévolat Principales questions liées au domaine 4 Les bénévoles disposent-ils de formations internes? Il s agit principalement de réunions d informations BÉNÉVOLAT Domaine 4 L information et la communication vers les bénévoles sont-elles efficaces? Le processus de remontée d informations des bénévoles vers l association fonctionne-t-il efficacement? Des actions visant à renforcer la reconnaissance des bénévoles sont-elles réalisées? Des actions de recrutement et d intégration de nouveaux bénévoles sont-elles réalisées? Le soutien aux bénévoles est-il structuré et fonctionne-t-il de façon satisfaisante? Synthèse/Actions prioritaires à engager La moyenne est de 2,3. Action 1 : mise en place d une communication valorisant les effets positifs de l engagement bénévole au sein de l association ou des sections. Action 2 : élaboration d un livret d accueil des bénévoles

7 Gestion et résultats économiques Domaine 5 Principales questions liées au domaine 5 Existe-t-il des tableaux de bord de pilotage et sont-ils régulièrement utilisés? L utilisation des fonds publics est-elle mise en évidence au travers d outils de gestion? La communication des résultats économiques vers les financeurs est-elle efficace et transparente? Les équilibres économiques sont-ils recherchés? La capacité d auto-financement et d investissement de l association est-elle satisfaisante? Le niveau de fonds propres de l association est-il satisfaisant? La gestion de la trésorerie est-elle maîtrisée? Une comptabilité analytique est-elle mise en oeuvre? La rentabilité des prestations est-elle connue et fait-elle l objet d analyse? Un budget annuel est-il élaboré et suivi? Synthèse/Action prioritaire à engager Le soutien financier des partenaires institutionnels devrait être mieux communiqué afin d être plus facilement lisible Ils sont principalement recherchés, mais les objectifs correspondants ne sont pas toujours atteints Il est satisfaisant et indispensable pour assurer la pérennité d une association durable Elle doit être maîtrisée car il n existe pas beaucoup de marge de trésorerie Il existe une procédure budgétaire qui implique les sections et qui doit être régulièrement rappelée La moyenne est de 3,2. Action : communication plus lisible des soutiens institutionnels GESTION ET RÉSULTATS ÉCONOMIQUES

8 Pérennisation de l association Domaine 6 Principales questions liées au domaine 6 Le projet associatif et la stratégie de l association font-ils l objet d évolutions régulières? Les sources de financement de l association sont-elles suffisamment diversifiées? Des partenariats durables avec des acteurs de l environnement sont-ils réalisés et formalisés? L objet statutaire de l association est-il respecté? La transmission des responsabilités est-elle anticipée et préparée avec un plan d actions? PÉRENNISATION DE L ASSOCIATION Synthèse/Action prioritaire à engager La moyenne est de 3. Action : mise en oeuvre du projet JF 2011/2015 en lien avec les parties prenantes de l association

9 ^ Role sociétal de l association Domaine 7 Principales questions liées au domaine 7 Des actions d éducation tant sur le plan individuel que collectif sont-elles réalisées par l association? L offre de l association s adresse-t-elle à tous les publics? Le partenariat est-il développé avec les acteurs publics et de l économie sociale? L animation territoriale est-elle organisée avec des partenaires? La plus-value de l association dans son environnement est-elle évaluée? La distinction est-elle réalisée entre le résultat économique et le résultat associatif? La communication de l utilité sociale de l association est-elle suffisamment réalisée? Synthèse/Action prioritaire à engager La moyenne est de 2. Action : mise en réseau de l association avec les partenaires de l animation territoriale choletaise RÔLE SOCIÉTAL DE L ASSOCIATION

10 Résumé des 7 domaines du référentiel JF 11 actions prioritaires 2012 a engager en fonction de l évaluation Synthèse des questions Pérennisation de l association 6 Rôle sociétal de l association 5 Gestion et résultats économiques Résumé de la situation Bénévolat Gouvernance et démocratie associative 3 2 Organisation professionnelle Qualité des prestations Le référentiel 2012 de la Jeune France montre une situation globale équilibrée mais des efforts prioritaires doivent être envisagés dans le domaine 7 "Rôle sociétal de l association" puis dans le domaine 4 "Bénévolat". Domaine 1 : Gouvernance et démocratie associative Action 1 : formalisation d une méthodologie de l accompagnement des projets de section Action 2 : clarification des rôles et missions des divers organes du fonctionnement associatif Domaine 2 : Organisation professionnelle Actions 1 : évolution des compétences en marketing et action commerciale Action 2 : évolution des aptitudes à la culture associative du personnel permanent Domaine 3 : Qualité des prestations Actions 1 : création d une méthodologie applicable au lancement d une nouvelle activité de sport ou de loisir Action 2 : poursuite des travaux de rénovation des locaux JF47 Domaine 4 : Bénévolat Actions 1 : mise en place d une communication valorisant les effets positifs de l engagement bénévole au sein de l association ou des sections Action 2 : élaboration d un livret d accueil des bénévoles Domaine 5 : Gestion et résultats économiques Action : communication plus lisible des soutiens institutionnels Domaine 6 : Pérennisation de l association Action : mise en oeuvre du projet JF 2011/2015 en lien avec les parties prenantes de l association Domaine 7 : Rôle sociétal de l association Action : mise en réseau de l association avec les partenaires de l animation territoriale choletaise Bilan des actions prioritaires

11 Remerciements La Ville de Cholet Le Cabinet HISSEO et plus particulièrement M. VIVIER Le Conseil Régional des Pays de la Loire La Direction Régionale et Départementale de la Cohésion Sociale Le Comité de pilotage constitué de : Sylvain BAILLY, Michel BASTAT, Véronique BERARD, Rolande BESSON, Jean-Marc BILLAUD, Françoise CHOLET, Christian FILLAUDEAU, Stéphanie GODET, Daniel LE CHARLES, Jessica LEMAIRE et Claude MICHAUD Association Jeune France - 47 rue Darmaillacq et le Bordage Luneau CHOLET Reconnue d utilité publique depuis jf-cholet@wanadoo.fr -