SIRH Gestion des Absences

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1 SIRH Gestion des Absences Guide utilisateur Approbateur-trice Version 1.1 DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 1 sur 14

2 Table des matières 1. Champs couverts par l application Gestion des absences Absences/congés sans réduction de salaire Absences/congés avec réduction de salaire Connexion à l application Accéder à un avis d absence depuis une notification Connexion à l application via le portail institutionnel Boîte de réception des avis à valider Consulter, valider et/ou refuser un avis d absence Historique des avis d absence validés et refusés Filtrer la liste des avis d absence Les approbateurs-trices remplaçants-tes Principe Définir un-e approbateur-trice remplaçant-e Consulter l Agenda des absences Afficher l Agenda des absences Légende des couleurs utilisées Différentes vues des listes de l Agenda Paramétrer l échelle temporelle de visualisation Les différentes fonctionnalités de l Agenda Visualisation des absences dans l agenda Outlook DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 2 sur 14

3 Ce guide utilisateur présente le fonctionnement du processus de validation des demandes d absence. Si vous souhaitez déclarer une absence, veuillez-vous référer au guide utilisateur dédié aux collaborateurs-trices. 1. Champs couverts par l application Gestion des absences En tant que validateur-trice, vous serez sollicité-e par des collaborateurs-trices pour la validation de leurs absences. La chaîne de validation appliquée est celle définie par votre faculté/subdivision. Voici les motifs d absence que tout collaborateur-trice-s de l institution peut déclarer dans l application : 1.1. Absences/congés sans réduction de salaire Absences professionnelles Formation Divers absences/congés (sans réduction de salaire) Congés syndicaux max. 5 jours ouvrables par année Convocations officielles Service militaire, protection civile Congés spéciaux Décès conjoint-e/partenaire enregistré-e, père, mère ou enfant 5 jours Décès grand-père, grand-mère, petit-fils/fille 3 jours Décès père, mère ou enfant du conjoint-e/partenaire enregistré-e 2 jours Décès oncle/neveu collab. ; gd-parents/petit enfant conjoint-e/part.enr. 1 jour Décès frère/soeur, beau-frère/soeur, gendre/belle-fille 2 jours Décès d un proche sans lien de parenté 0.5 à 1 jour ouvré Déménagement 2 jours (une seule fois par an) Mariage enfant ou enfant du conjoint-e 1 jour Mariage ou partenariat enregistré du collaborateur-trice 5 jours Maladie d un proche sans réduction salaire (ménage commun) Naissance ou adoption d un enfant collaborateur-trice 10 jours Heures supplémentaires/complémentaires HS Compensation allaitement HS Majoration Heures supplémentaires/complémentaires effectuées Récupération heures supplémentaires/complémentaires Vacances 1.2. Absences/congés avec réduction de salaire Maladie d un proche avec réduction salaire (hors ménage) Attention : en tant que validateur-trice, vous pouvez également être amené-e-s à valider des absences maladie, accident ou maternité. Pour votre information, celles-ci ne sont pas saisies directement par les collaborateurs-trices, mais par le-la gestionnaire d absence de votre faculté/subdivision. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 3 sur 14

4 2. Connexion à l application Pour être en mesure de valider une absence, vous avez la possibilité de vous connecter à l application via le portail institutionnel de l Université ou via le lien qui vous a été fourni dans la notification que vous avez reçue Accéder à un avis d absence depuis une notification Si vous avez été notifié par pour valider un avis d absence, vous serez en mesure d atteindre immédiatement l avis d absence concerné, sans devoir naviguer par le portail institutionnel. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le lien qui vous aura été fourni dans la notification , puis de vous loguer avec vos identifiants ISIS Connexion à l application via le portail institutionnel L application de gestion des absences est accessible via le portail institutionnel de l Université, à l adresse : Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, l accès au portail institutionnel nécessite une authentification ISIS. Une fois connecté au portail institutionnel, il faut se rendre sous l onglet «Mon UNIGE», qui réunit l ensemble des informations RH pour chacun-e des collaborateurs-trices de l Université. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 4 sur 14

5 3. Boîte de réception des avis à valider Afin de consulter tous les avis pour lesquels vous devez procéder à une validation, veuillez-vous rendre sous l onglet «Approbateur-trice» de l application : Le système garantit aux approbateurs que toute information validée par leurs soins demeure inchangée et le cas échéant leur approbation sera sollicitée à nouveau. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 5 sur 14

6 4. Consulter, valider et/ou refuser un avis d absence Pour consulter, valider et/ou refuser un avis d absence, veuillez cliquer sur le crayon situé au début de la ligne en question. Une fois que les informations figurant dans le formulaire sont vérifiées, vous avez la possibilité soit de : Valider l avis d absence en cliquant sur le bouton. Un commentaire (facultatif), qui sera répertorié sur la fiche récapitulative de l avis d absence, peut être enregistré. De plus, veuillez noter qu à ce stade, l absence, venant d être validée, sera enregistrée dans le système d information RH de gestion des absences, sauf si : o le-la collaborateur-trice a défini un ou plusieurs autres approbateurs-trices qui doivent intervenir après-vous, o une validation par une gestionnaire RH est nécessaire (ce qui est le cas pour certains motifs d absence). Refuser l avis d absence en cliquant sur le bouton après avoir inséré le motif OBLIGATOIRE du refus dans la case «commentaires». L avis d absence refusé retournera immédiatement à son initiateur-trice, qui en sera notifié-e par . Le-la collaborateur-trice sera alors libre de corriger ou de supprimer l avis d absence en question. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 6 sur 14

7 5. Historique des avis d absence validés et refusés Vous pouvez, en tout temps, accéder aux avis d absence que vous avez validés ou refusés par le passé. Pour ce faire, depuis l onglet «Approbateur-trice», accédez au menu. En cliquant sur l icône, vous aurez la possibilité de visionner les détails de l absence. A ce stade, vous pouvez également voir un «Historique» de chaque étape de la validation de l avis en question. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 7 sur 14

8 5.1. Filtrer la liste des avis d absence Vous pouvez aisément retrouver un avis d absence grâce au module de filtre proposé en haut du tableau. Vous pouvez filtrer la liste de vos avis d absence en fonction de leurs références, de leurs statuts, du nom du-de la Demandeur-euse, de la date de début ou de fin, de la Durée, de la date de réception de l avis ou encore du type d absence déclaré. Pour réinitialiser tous les filtres, veuillez cliquer sur. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 8 sur 14

9 6. Les approbateurs-trices remplaçants-tes 6.1. Principe En tant qu approbateur-trice, il peut vous arriver d être absent-e et donc de ne pas être en mesure de valider l avis d absence qui vous est soumis. Si votre absence est prévisible, il vous est possible de définir un-e approbateur-trice remplaçant-e pour une période donnée. La personne, désignée comme telle, recevra, à votre place, l avis d absence qui vous a été assigné, et sera en charge de sa validation Définir un-e approbateur-trice remplaçant-e Pour définir un-e approbateur-trice remplaçant-e, rendez-vous dans l onglet «Approbateur-trice» puis accédez au menu «Remplaçants» Pour ajouter un-e approbateur-trice remplaçant-e, veuillez cliquer sur l icône. Renseignez ensuite la personne voulue (seuls-es les collaborateurs-trices actifs-ves de l Université figure dans cette liste de valeur), ainsi que la période pendant laquelle vous souhaitez que les avis d absence, qui vous seraient adressés, soient redirigés vers la personne remplaçante désignée. Cliquez sur l icône pour supprimer la déviation vers le-la validateur-trice remplaçant-e et sur pour modifier les modalités de la déviation (période ou remplaçant choisi). DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 9 sur 14

10 7. Consulter l Agenda des absences 7.1. Afficher l Agenda des absences Afin de faciliter la prise de décision des personnes chargées de la validation des annonces, l application propose une vue «Agenda», vous permettant de visualiser les absences déclarées et approuvées pour une structure donnée. Les collaborateurs-trices mentionné-e-s sont trié-e-s par ordre alphabétique Légende des couleurs utilisées Légende des couleurs utilisées dans la vue «Agenda» : DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 10 sur 14

11 7.3. Différentes vues des listes de l Agenda Vous avez la possibilité de sélectionner différents types de liste : par «Structure», «Groupe» ou «Personne». «Structure» En choisissant cette option, la structure à laquelle vous appartenez apparaîtra par défaut. Pour la changer, veuillez cliquer sur la flèche à droite Vous pourrez donc soit taper le nom de la structure recherchée dans l espace prévu à cet effet, soit déployer «l arbre des structures» en cliquant sur la flèche à gauche DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 11 sur 14

12 «Groupe» En choisissant cette option, vous pourrez soit sélectionner un groupe existant (que vous aurez créé au préalable), soit créer un nouveau groupe. Pour créer un nouveau groupe, veuillez cliquer sur et donner le nom au groupe en question. Vous pourrez ensuite insérer les membres du groupe en tapant le nom de la personne dans l espace réservé et en cliquant sur pour l ajout. Le bouton «crayon» vous permettra de modifier un groupe existant et la «poubelle» de le supprimer. «Personne» Avec cette option, vous pourrez visualiser les absences d une personne en particulier faisant partie de votre subdivision. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 12 sur 14

13 7.4. Paramétrer l échelle temporelle de visualisation Il vous est possible de paramétrer l échelle temporelle sur laquelle vous souhaitez visualiser les absences des collaborateurs-trices de votre structure, soit en Jour, Semaine, Mois, Trimestre, Semestre ou Année Les différentes fonctionnalités de l Agenda pour avancer de semaine en semaine, de mois en mois, pour revenir à votre sélection initiale (réinitialisation) calendrier pour sélectionner de manière plus aisée le mois de visualisation souhaité l imprimante vous permettra d imprimer la vue de votre écran Seul-e-s les collaborateurs-trices d une même subdivision de gestion peuvent consulter le groupe d absence de leurs collègues. Pour tout autre collaborateur-trice hors de la subdivision de gestion concernée, la visualisation du détail de l absence pourra être possible uniquement s il-si elle y a été préalablement autorisé-e, via la fonctionnalité d ajout manuel d un-e collaborateur-trice tiers. 1 DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 13 sur 14

14 2 3 Pour revenir sur la page Agenda, veuillez cliquer sur. Vous avez également la possibilité de supprimer, en tout temps, des collaborateurs-trices de votre liste des personnes autorisées à voir vos motifs d absence en utilisant l icône situé à gauche des noms Visualisation des absences dans l agenda Outlook En plus de la vue «agenda web», tout avis d absence validé va créer une entrée dans votre agenda institutionnel personnel Outlook. Ainsi, l ensemble des personnes ayant un accès à votre agenda sera en mesure de visualiser votre absence du bureau. Nota bene : pour des raisons de confidentialité, les entrées dans l agenda institutionnel Outlook n affichent que la plage de l absence, en aucun cas le motif de celle-ci. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 14 sur 14