Manuel de Management QSE

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1 Manuel de Management QSE Union des Coopératives Agricoles de l ALlier Approuvé par : VERLADIS GUICHARD Yves COURRIER Directeur de COOPACA 4 A Christophe MARCOUX Directeur de VAL limagne.coop La force d un groupe Pascal ROSSIGNOL Directeur de SICA BB Revu par : C.JASSERAND Pour une version informatique actualisée de ce document, télécharger le document à partir du site

2 Ce Manuel a pour vocation de présenter notre organisation et démontrer notre volonté de progrès et d amélioration continue dans le cadre des diverses certifications de nos activités. Ce manuel est géré sur le site Toute copie papier ou informatique est considérée comme non gérée. Le suivi des modifications est réalisé selon la procédure de maîtrise de la documentation.

3 BESOINS SATISFACTION

4 LES PROCESSUS DE RÉALISATION ET LEUR CERTIFICATION Charte du Conseil Coopératif Certification du Conseil Phytosanitaire Certifications produits Charte Sécurité Alimentaire 2BSvs CRC Maïs non-ogm Certification Vente Phytosanitaire Application (semences) Le Processus de Management, les Processus Supports et le Système de Management QSE sont communs à tous les processus

5 LES PROCESSUS DE MANAGEMENT Chaque année le Conseil d administration fixe la stratégie et les objectifs, La Direction est chargé de management des moyens pour l atteinte des objectifs, La politique Qualité UCAL est disponible sur le site Pour chaque coopérative, une revue de direction se tient une fois par an pour examiner les projets spécifiques, les moyens à mettre en œuvre, le fonctionnement et l efficacité du système de management QSE. Le responsable QSE UCAL est chargé par les directeurs : - de mettre en œuvre la politique qualité, sécurité, environnement, - de surveiller et rendre compte du fonctionnement du SMQ, - d intégrer les exigences clients, filières et réglementaires dans les procédures.

6 Directeur Val limagne.coop Agro-équipement - Semences Projets Achat approvisionnement/céréales Coordination AREA Suivi filiales Direction Verladis Directeur SICA BB Communication Management techniciens Achats céréales Projets Sécurité Direction 4A Directeur COOPACA Commercialisation céréales Projets Gestion des filiales Environnement Sécurité UCAL Services Qualité Documentation SMQ Veille réglementaire Audits Plans d analyses Informatique Traçabilité des données Agronomie Légende : Coopaca Val limagne.coop Sica bb Fonction UCAL Fonction coopérative Relation AREA Lien hiérarchique Lien fonctionnel UCAL Magasiniers appro Service technicocommercial Technicien Relation AREA Chauffeurs Mécanicien entretien Maintenance Service Appro-céréales Relais qualité Réclamations Service Comptabilité Formation Responsable Appro Semences Phytosanitaires Engrais Responsable service technique Responsable d exploitation Métrologie Projets Environnement Sécurité Responsable Comptable Chefs de silo Maintenance Service technico-commercial Technicien Relation AREA Relais qualité Métrologie Réclamations Formation Secrétaires Céréales / Appro Chefs de silo Maintenance Chauffeurs Comptable Responsable entretien Maintenance Chefs de Silo Maintenance Secrétariat appro-céréales Service technicocommercial Technicien Relation AREA Service entretien Maintenance Chauffeurs Service comptabilité Service qualité Métrologie Formation Organisation CHSCT Non conformités Responsable Achats céréales Ventes céréales Réclamations Responsable appro service Technique Responsable Transport Sécurité transport Responsable comptabilité 26/06/14

7 L AMÉLIORATION CONTINUE Notre approche est basée sur la logique CAPDo : C : Résultats obtenus, pertinence des indicateurs A : Actions d Amélioration P : Planification des actions Do : Mise en œuvre des dispositions Cette approche est déclinée pour la gestion : - des projets, - des audits, - des non-conformités et réclamations. Schéma de la boucle d amélioration Des indicateurs sont définis et suivis par coopérative pour surveiller les performances de chaque système. Des actions d améliorations sont décidées en fonction des performances obtenues. 7

8 LE SYSTÈME DOCUMENTAIRE Manuel Qualité : Présente notre organisation, nos processus sous-processus et démontre notre volonté de progrès. Procédures : Décrivent le qui fait quoi afin d assurer la maîtrise d un processus. Modes opératoires : Décrivent de manière détaillée le «Comment?». Formulaires et documents : Constituent les preuves de notre fonctionnement. Politique Manuel (Processus / Sous-processus) Procédures Modes opératoires Enregistrements La gestion documentaire est informatisée. La maîtrise des documents / enregistrements est décrite dans la procédure Maîtrise de la documentation. 8

9 LES PROCESSUS SUPPORTS Fiches de fonction Compétences / Diplôme minimum Ressources humaines Formation Mode de rémunération Evaluation Informatique UCAL graphique (Traçabilité) Outils d aide à la décision Portail informatique QSE Matériel informatique Maintenance Archivage Veille réglementaire Phytosanitaires (AMM/FDS) Engrais Conditionnalité Réglementation travail (EPI / locaux) Réglementation environnement Réglementation sanitaire Veille agronomique Expérimentation Outils d aide à la décision BSV Techniques alternatives Guides cultures Références techniques Achats Relation adhérent Coordination AREA Référencement produits Référencement fournisseurs Transport céréales Transport engrais et phytosanitaires (ADR) Transport Transport aliment du bétail Gestion des transporteurs extérieurs

10 LES CERTIFICATIONS CÉRÉALES Les certifications céréales comprennent : Un volet global : La Charte Sécurité Alimentaire, basée sur l analyse des risques HACCP, Les certifications produits, basées sur l engagement dans des filières spécifiques.

11 CHARTE SÉCURITÉ ALIMENTAIRE Pourquoi? Assurer la sécurité alimentaire de nos produits, Améliorer notre performance, Poursuivre l amélioration continue, Contrôler les points critiques de notre process. Comment? Positionner le produit et la sécurité alimentaire au sein de chacun de nos processus, S interroger sur notre efficacité pour assurer la qualité du produit. Les résultats : L étude des dangers présentée sur le site La détermination des CCP, La description des points de contrôles et des points critiques, présentée dans les fiches «CCP» disponibles sur le site Les indicateurs de ce système sont suivis en réunion HACCP. Le suivi de la certification est assuré par l organisme OCACIA. 11

12 PÉRIMÈTRE DES ACTIVITÉS CEREALES CERTIFIÉES Charte Sécurité Alimentaire Coopérative Val Limagne.coop SICA BB COOPACA Silos entrant dans le cadre de la certification Barberier Gannat Bellenaves St Pourçain sur Sioule Bresnay Commentry Lurcy Lévis Montmarault Bourbon l Archambault St Martin des Lais Tréteau Varennes sur Allier Les silos de l UCAL qui n entrent pas dans le cadre de la certification respectent les engagements de la Charte Qualité UCAL. Filières contrôlées par un organisme tiers Maïs garanti non-ogm 2BSvs Blés CRC Ensemble des sites de collecte de l UCAL 1500 producteurs de maïs environ 1000 producteurs de tournesol et de colza environ Coopaca : Tréteau Varennes Saint-Martin des Lais Val Limagne.coop :Saint-Pourçain Gannat Bellenaves Barberier Sica BB : Montmarault Lurcy-Levis Bourbon l Archambault Coopaca : Silo de Tréteau, Varennes et Saint-Martin des Lais 15 agriculteurs environ

13 LA GESTION DES FILIÈRES CÉRÉALES La décision d entrée en filière est prise lors des comités de direction UCAL. Le cahier des charges relatif à chaque filière est déclinés dans un document nommé «Plan d assurance Qualité Filière». Ce document prend en compte chaque étage du système global : Responsabilités Modalités de l amélioration continue Système documentaire Plan d assurance qualité Maïs garanti non-ogm 2BSvs Blés CRC Organisme de contrôle IGEB (sur demande client) OCACIA Qualité France Le plan d assurance qualité est à la disposition de l organisme de contrôle et des clients de chaque filière. 13

14 Certification Charte Sécurité Alimentaire Vente aux clients céréales Besoins en céréales et oléoprotéagineux Contractualisation Données issues du processus d achat de céréales et oléoprotéagineux à l adhérent Revue des exigences clients Négociations commerciales Traitement des contrats 2BSvs Maïs non-ogm Voir détail page suivante CRC Travail du grain Facturation client céréales Vérification des bons d expédition Facturation Recouvrement Conseils adaptés

15 Charte Sécurité Alimentaire Vente au client céréales : Travail du grain Contrat et exigences spécifiques clients CCP 1 CCP 1 CCP 4 CCP 2 Travail du grain CCP 3 CCP 4 Légende Marchandise pour le client Bon de livraison pour la facturation

16 L HACCP APPLIQUÉ AU TRAVAIL DU GRAIN Légende : Facultatif Obligatoire

17 CHARTE DU CONSEIL COOPÉRATIF La maîtrise du conseil se base sur les 4 engagements de la Charte du Conseil Coopératif : Le développement durable : Qualité des produits, environnement, performance des exploitations. La garantie de la compétence du conseiller. La garantie de la fiabilité du système de conseil, avec des bases techniques reconnues. Une démarche de progrès basée sur l évaluation du système par les agriculteurs. Le suivi de la certification est assuré par CoopDeFrance. Les indicateurs de ce système sont suivis en Revue de Direction UCAL. Pour les produits phytosanitaires, le conseil prend également en compte les exigences pour la Certification Vente et Application de produits phytosanitaires à des utilisateurs professionnels selon l arrêté du 25/11/12

18 Charte du Conseil Coopératif Conseil Besoins en conseil engrais /phytosanitaires Identification du besoin Identification adhérent(s) Historique Données agronomiques Observations terrain OAD reconnues Croisement des données Données expérimentales Données sanitaires Exigences clients céréales Données réglementaires Données produits Conseil aux adhérents Préconisation individuelle en saison Guide de culture UCAL Vente Bon de commande Conseils adaptés en engrais et en phytosanitaires : Céréales et oléoprotéagineux conformes

19 CERTIFICATION PRODUITS PHYTOSANITAIRES SELON L ARRÊTÉ 25/11/12 La certification porte sur la vente à des utilisateurs professionnels et sur le traitement de semences à façon. Les activités de vente et d application de produits phytosanitaires sont conformes aux statuts des coopératives de l UCAL et sont reprises dans les k-bis de chaque structures : La vente de produits phytosanitaires est réalisée toute l année (8h/12h 14h/18h). Le traitement de semence est réalisée d aout à novembre (8h/12h 14h/18h). L organisation est décrite : Dans ce manuel qualité, pour l organisation générale, Dans le document D-01, pour l organisation multisite, Dans l organigramme fonctionnel et les fiches de fonction pour chaque entité, Dans les procédures et les modes opératoires du processus phytosanitaire, Dans plans des magasins, pour chaque site.

20 Certification vente de produits phytosanitaires à des utilisateurs professionnels selon l arrêté du 25/11/12 Vente de produits phytosanitaires Besoins en produits phytosanitaires Référencement des produits et EPI Essais agronomique UCAL Plate forme technique AREA Négociations commerciales AREA Achat du produit et EPI Commande AREA / EDI Obtention FDS / AMM / ADR Informations produits GICASA Stockage phytosanitaire et EPI Affichage de l agrément Consigne d exploitation d un local phytosanitaire Mise en vente Identification des professionnels Conseil utilisation Documents commerciaux Transport Identification des exigences ADR Chargement Déchargement chez le client Produits et informations sûrs délivrés à l adhérent / client

21 Certification application de produits phytosanitaires selon l arrêté du 25/11/12 Traitement de semence à façon Besoins en traitement de semence Identification du besoin Identification adhérent(s) Achats traitements Contractualisation Planification Organisation du chantier Transport / installation chantier Validation des procédures Vérification matériel et EPI Vérification des PP Réalisation du traitement Vérification des céréales Mise en production Vérification du produit fini Stockage / gestion déchets Remise des semences Chargement Émission des consignes client Émission des documents commerciaux Produits et informations sûres délivrés à l adhérent / client