Conseil syndical : comment faire son compte rendu annuel de mandat?

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1 ARC, Comment faire? / / Conseil syndical : comment faire son compte rendu annuel de mandat? L article 22, deuxième paragraphe du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 27 mai 2004 précise : " Le conseil syndical rend compte à l assemblée, chaque année, de l exécution de sa mission ". Ceci est nouveau. En effet les conseils syndicaux n étaient pas obligés jusqu à présent de faire un compte-rendu de l exécution de leur mandat. D un côté c était une bonne chose (cette obligation pouvant être vécue comme une corvée) ; d un autre côté cette absence d obligation était plutôt négative (comment les autres copropriétaires pouvaient-ils se rendre compte du travail parfois important mais discret effectué et surtout, comment pouvaient-ils vraiment se rendre compte - lorsque c était le cas - que le conseil syndical n avait pas fait son travail?). D où cette disposition qui doit permettre tout à la fois de valoriser le travail du conseil syndical mais aussi de forcer les conseils un peu passifs à se réveiller un peu. Le compte(rendu qui est évoqué n est pas forcément un compte-rendu écrit. Dans la réalité, néanmoins, cela sera préférable. Nous vous suggérons d établir votre compte-rendu en utilisant le découpage suivant, pour ne rien oublier. Naturellement n utilisez que les points qui concernent l action de votre conseil syndical, sans vous laisser impressionner par le nombre de points théoriques à renseigner. Voici ces points. 1. Compte rendu concernant les mandats précis donnés au conseil syndical par la dernière assemblée générale (exemple : choix d un devis pour les travaux de souches de cheminée dans la limite d un budget de. ) : donnez des précisions sur ce que le conseil a fait.

2 2. Suivi de l exécution, par le syndic, des décisions de la dernière assemblée générale indiquez, si besoin, ce qui a été fait par le conseil syndical en cas de difficulté. 3. Suivi des dépenses annuelles : précisez sur quelles dépenses le conseil syndical a été consulté et quelles ont été ses réponses ; indiquez comment vous avez fait pour " suivre " la réalisation du budget en cours d exercice (si vous n avez rien fait, laissez ce point de côté, naturellement). 4. Suivi des travaux, le cas échéant. indiquez ce qui a été fait en ce qui concerne les " moyens " et gros travaux (suivi de chantier, rencontres avec l architecte, etc.). 5. Suivi des débiteurs et des procédures en recouvrement de charges indiquez ce que le conseil syndical a fait, éventuellement dans ce domaine (exemple : réunion avec le syndic ou son service contentieux ; rencontre avec l avocat ; demande au syndic d établir un rapport sur les procédures, etc.). 6. Suivi des autres procédures judiciaires même chose. 7. Renégociation des contrats si des renégociations ont été engagées par le conseil syndical ou à son initiative, précisez-le et donnez-en les résultats. 8. Traitement des dossiers divers non déjà vus dans les points précédents(exemple : mise à jour du règlement de copropriété, lancement d une étude sur le ravalement, etc.) : o traitement à la demande du syndic o traitement à la demande de copropriétaires o traitement à la demande du conseil syndical lui-même faites la liste des dossiers traités.

3 9. Contrôle annuel des comptes et de la situation financière : o contrôle des dépenses o contrôle des consommations o contrôle de la situation financière indiquez quand ces contrôles ont été faits, et par qui fournissez éventuellement le rapport de " contrôle " (celui établi avec l aide d un contrôleur de l ARC, par exemple) et précisez les conséquences de ces contrôles (redressements, remboursements ). 10.Préparation de l assemblée générale indiquez l action du conseil syndical (préparation du budget, de l ordre du jour, etc). Annexes 4. Calendrier des réunions du conseil syndical (dates et objet) 5. Listes des demandes faites au syndic et résumé des réponses 6. Liste des courriers échangés avec le syndic 7. Suggestions du conseil syndical faites au syndic dans l intérêt de la copropriété 8. Liste des réclamations des copropriétaires traitées par le conseil syndical 9. Précisions concernant l assistance du conseil syndical par un technicien (raisons et frais engagés) 10. Dépenses du conseil syndical A partir de ce canevas, vous pourrez établir pour votre copropriété un tableau synthétique vierge que vous pourrez soit remplir en réunion de conseil syndical, soit demander à chaque conseiller de remplir Ce tableau devra être fonction de chaque copropriété, de sa taille, de son fonctionnement, etc.

4 o Mandats donnés au conseil Actions engagées par le conseil Bilan Suivi de l exécution des décisions d assemblée générale Suivi des dépenses consultations obligatoires suivi du budget Suivi des travaux Suivi des impayés Suivi des procédures judiciaires

5 Renégociation des contrats Traitement de dossiers divers à la demande du syndic à la demande de copropriétaires à la demande du conseil sydncial lui-même Contrôle annuel des comptes Préparation de l assemblée générale