Récupération de Sage PE vers Sage 50cloud Ciel

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1 Récupération de Sage PE vers Sage 50cloud Ciel Ce guide a pour but de vous accompagner dans toutes les étapes de migration de votre ancien logiciel Sage Edition Petites Entreprises dans Sage 50cloud Ciel. Sage Petite Entreprise 1. Version nécessaire La migration des données est optimisée pour les logiciels de la gamme suivante : Gestion Commerciale Apinégoce Standard ou Evolution V13 / V14 Comptabilité Apinégoce Standard ou Evolution V13 / V14 Financier Apinégoce Standard ou Evolution V13 / V14 Gestion Commerciale i7 V1 / V2 Comptabilité i7 V1 / V2 Financier Apinégoce i7 V1 / V2 Pour connaitre le numéro de version de votre ancien logiciel, cliquez sur le menu? A propos de. Si vous avez une version antérieure à la V13, vous pourriez être amené à installer une version intermédiaire pour récupérer vos données. Nous vous invitons à prendre contact avec l assistance pour en savoir plus. Les dossiers de travail sont stockés dans les répertoires suivants : Gestion commerciale : Pour la Gestion Commerciale Apinégoce Standard V13 / V14 : dans le répertoire C:\WINAPI\Gestion 8. Pour la Gestion Commerciale Apinégoce Evolution V13 / V14 : dans le répertoire C:\APISOFT\GEST_EXP. Pour la Gestion Commerciale i7 : dans le répertoire C:\Sage\Gestcom. Comptabilité : Pour la Comptabilité Négoce Standard : dans le répertoire C:\WINAPI\Compta8. Pour la Comptabilité Négoce Evolution : dans le répertoire C:\APISOFT\COMP_EXP Pour la Comptabilité i7 : dans le répertoire C:\Sage\Compta Financier : Pour Financier Apinégoce Standard V13 / V14 : dans le répertoire C:\WINAPI\Finan8 Pour Financier Apinégoce Evolution V13 / V14 : dans le répertoire C:\APISOFT\FIN_EXP Pour Financier Apinégoce i7 V1 / V2 : dans le répertoire C:\Sage\Finance Page 1 sur 14

2 Pour les versions réseau, les dossiers sont stockés sur le serveur. Pour connaitre l emplacement des sociétés, depuis n importe quel poste (serveur ou client), il convient de consulter la ligne «UNC» du fichier Projet.ini.txt, situé dans les répertoires ci-dessus. Nous vous conseillons de réaliser une sauvegarde dans votre logiciel Sage PE avant la migration vers Sage 50cloud depuis le menu Utilitaires / Sauvegarde Restauration / Sauvegarde. Enregistrer cette copie sur un support externe comme une clé USB ou un disque dur externe. 2. Eléments récupérés Les éléments récupérés de Sage Compta PE sont : Paramètres sociétés Compte comptables utilisés Compte de tiers Journaux Ecritures (y compris le lettrage et le pointage) Les éléments récupérés de Sage Gestion Commerciale PE sont : Paramètres sociétés Taux de TVA Taux de TPF Articles Famille d articles Modes de paiement Tiers (clients, fournisseurs, représentants) Comptes comptables utilisés Pièces commerciales de ventes Règlements clients Acomptes clients 3. Eléments non récupérés ou modifiés Voici les éléments qui ne sont pas récupérés ou modifiés pour les bases et paramètres : Eléments non récupérées ou modifiés Les pièces commerciales d achats de la gestion Les états personnalisés Les formats d import ou d export personnalisés Les paramètres sociétés Commentaires Si on effectue une récupération d'une gestion et d'une compta Sage PE, si les paramètres de la société sont renseignés uniquement dans le dossier de compta et pas dans le dossier de Page 2 sur 14

3 Le n de télécopie des paramètres Taux de pénalité de retard Gestion des stocks dans les familles articles Exclure des relances Ne pas relancer Récupération des comptes comptables Taux de TVA gestion, les paramètres société seront vides dans Sage 50cloud Ciel car ce sont les paramètres du dossier de gestion qui sont prioritaires. Le n de télécopie présent dans Sage PE n'est pas récupéré dans Sage 50cloud Ciel (n de fax). Dans Sage PE, si une famille d'article ne gère pas les stocks, lors de la récupération, cette famille à l'option de cochée dans Sage 50cloud Ciel. Dans Sage PE, dans la fiche client, l'option «Exclure des relances» est cochée, en récupération dans Sage 50cloud Ciel, l'option «Ne pas relancer» n'est pas cochée. Les comptes ne sont pas récupérés s'ils ne respectent pas les racines comptables. En import une erreur s'affiche. Pour info : les racines sont modifiables dans Sage PE. Les comptes de TVA sont mis à vides dans les taux de TVA s'ils sont identiques entre débit et encaissement (cas impossible dans Sage 50cloud Ciel). Code article Les articles possédant un code de plus de 15 caractères se voient attribuer un nouveau code (Exemple : "UUUUUUUUUUUUUUUUUUUU" deviendra "ART0001") Libellé article Codes familles non créés Attributs des comptes non récupérés Paramètres de TVA Codes Analytiques Codes-barres identiques IBAN et BIC des fiches tiers Modes de paiement non récupérés en récupération de la comptabilité Les libellés articles sont tronqués à 35 caractères dans Sage 50cloud Ciel. Si, dans Sage PE, on a des codes familles et que les 13 derniers caractères sont identiques, en récupération, les codes familles sont tronqués à 13 caractères et donc créés dans un seul code famille. Dans le compte rendu de récupération, il n'y a pas l'info comme quoi des codes familles ont été supprimés. De fait, des articles peuvent donc potentiellement se retrouver avec le mauvais code famille. En récupération d'une comptabilité, les attributs des comptes ne sont récupérés (Lettrable, pointable, l'analytique, le mode de paiement...). En récupération des paramètres comptabilité, les paramètres de TVA ne sont pas récupérés (Comptes par défaut, ROF, numéros fiscaux...). Les codes analytiques ne sont pas récupérés ni en gestion, ni en compta. Si 2 articles ont le même code barre, les codesbarres ne sont pas récupérés. En récupération Compta, la banque des tiers est récupérée mais pas l'iban et le BIC. Les modes de paiement de ne sont pas récupérés lors d'une récupération de la comptabilité car ils ne sont pas présents dans les lignes d'écritures dans Sage PE. Pour que ceux- Page 3 sur 14

4 Mauvaises racines de compte en récupération de la gestion Création des comptes comptables clients et fournisseurs (version intégrée) ci soient dans les lignes d'écriture de la compta PE, il faut que l'option Lien financier soit cochée. Si dans un dossier Sage Gestion PE, il y a des mauvaises racines de comptes comptables dans les taux de TVA et TPF, dans les fiches articles, clients fournisseurs, les comptes sont mis à vides. En récupération d'un dossier de gestion et de comptabilité, dans le compte-rendu de récupération, il n'indique pas que les comptes comptable clients et fournisseurs car ils sont automatiquement créés lors de la création de leurs fiches dans la partie gestion. Voici les éléments qui ne sont pas récupérés ou modifiés pour les pièces commerciales : Eléments non récupérées ou modifiés Pièces validées et règlements Tiers payeur Multi Devises Relevés de factures Historique du logiciel de Caisse Gestion multi TPF (Type) Gestion multi TPF (Pièces commerciales) Commissionnement représentant Frais de facturation Note Commentaires Les règlements de Sage PE ne pourront pas être récupérés si la pièce commerciale n est pas validée (éditée définitivement). Pour récupérer les règlements, il est indispensable que les pièces commerciales soient validées. La notion de multi devises n existe pas dans Sage 50cloud Ciel. Les documents commerciaux en multi devise peuvent donc être récupérés avec des montants non convertis La notion de relevés de factures n existe pas dans Sage 50cloud Ciel. Les relevés de facture de Sage PE ne sont pas récupérés. Les factures issues d un relevé de facture ne seront pas considérées comme validées une fois dans Sage 50cloud Ciel. Seules les TPF de type «Montant» sont récupérées. Dans 50cloud Ciel, récupération d une seule TPF par ligne de document. Les documents contenant plusieurs TPF dans Sage PE peuvent donc avoir un montant différent dans 50cloud Ciel Les frais de facturation ne sont pas récupérés Les documents contenant des frais de facturation dans Sage PE peuvent donc avoir un montant différent dans 50cloud Ciel Page 4 sur 14

5 Voici les éléments qui ne sont pas récupérés ou modifiés pour les règlements clients : Eléments non récupérées ou modifiés Acomptes sur les devis Avoirs Règlements sur devis, commandes et bons de livraison Commentaires Les avoirs non validés ne seront pas récupérés. Il est indispensable de valider les avoirs avant la récupération Non géré dans 50cloud Ciel Les documents ayant fait l objet d un règlement dans Sage PE seront récupérés avec un net à payer différent Procédure de récupération La récupération se déroule en plusieurs étapes : Exportation des pièces et règlements de ventes depuis Sage Gestion Commerciale et Sage Financier Conversion d un dossier Sage Gestion Commerciale PE et intégration d un dossier Sage Comptabilité PE (si vous gérez la comptabilité) Importation des pièces et règlements de ventes 1. Exportation depuis Sage Gestion Commerciale et Sage Financier Afin de pouvoir récupérer les pièces commerciales de ventes et les règlements, vous devez exporter les données au format texte avec des formats d édition spécifiques Etape 1 : Importer les paramétrages d'éditions dans le produit Gestion PE Aller dans le menu Utilitaires - Paramétrages Editions Cliquer sur le bouton «Importer un paramétrage» Sélectionner les fichiers à importer (un par un) disponible dans la fiche KB98116 Etape 2 : Importer les paramétrages d'éditions dans le produit Financier PE Aller dans le menu Utilitaires - Paramétrages Editions Cliquer sur le bouton «Importer un paramétrage» Sélectionner les fichiers à importer (un par un) disponible dans la fiche KB98116 Etape 3 : Exporter les données depuis le produit Gestion PE Aller dans le menu Statistiques Editions Libres Page 5 sur 14

6 Contacts Sélectionner l édition nommé «Export Contacts» puis cliquer sur le bouton [Valider] Lorsque l'aperçu de l'édition s'ouvre, cliquer sur le bouton [Imprimer vers], puis sur la commande Fichier - Fichier texte Choisir un emplacement et nommer le fichier «Contact.txt» L'export des contacts n'est nécessaire que si vous gérez les contacts dans les pièces commerciales. Dépôts Sélectionner l édition nommé «Export Dépôts» puis cliquer sur le bouton [Valider] Lorsque l'aperçu de l'édition s'ouvre, cliquer sur le bouton [Imprimer vers], puis sur la commande Fichier - Fichier texte Choisir un emplacement et nommer le fichier «Depot.txt» Mode de paiement Sélectionner l édition nommé «Export Modes de paiement» puis cliquer sur le bouton [Valider] Lorsque l'aperçu de l'édition s'ouvre, cliquer sur le bouton [Imprimer vers], puis sur la commande Fichier - Fichier texte Choisir le même emplacement que le fichier précédent et nommer le fichier «ModeP.txt» Pièces de ventes Sélectionner l édition nommé «Export Pièces Ventes» puis cliquer sur le bouton [Valider] (sans faire de modifications dans les paramètres) Page 6 sur 14

7 Lorsque l'aperçu de l'édition s'ouvre, cliquer sur le bouton [Imprimer vers], puis sur la commande Fichier - Fichier texte Choisir le même emplacement que les deux fichiers précédents et nommer votre fichier «Piece.txt» Les paramètres de l'export sont alors redemandés, saisissez-les en fonction de vos besoins. Si vous souhaitez récupérer des données au-delà de l exercice en cours, modifier les dates d exercice de Sage 50cloud Ciel lors de la conversion. Etape 4 : Exporter les données depuis le produit Financier PE Aller dans le menu Statistiques Editions Libres Banques Sélectionner l édition nommé «Export Banques» puis cliquer sur le bouton [Valider] Lorsque l'aperçu de l'édition s'ouvre, cliquer sur le bouton [Imprimer vers], puis sur la commande Fichier - Fichier texte Choisir un emplacement et nommer le fichier «Banque.txt» Règlements Sélectionner l édition nommé «Export Règlements Ventes» puis cliquer sur le [Valider] (sans faire de modifications dans les paramètres) Lorsque l'aperçu de l'édition s'ouvre, cliquer sur le bouton [Imprimer vers], puis sur la commande Fichier - Fichier texte Choisir le même emplacement que le fichier précédent et nommer votre fichier «Rglt.txt» Page 7 sur 14

8 Les paramètres de l'export sont alors redemandés, saisissez-les en fonction de vos besoins Vos données sont désormais exportées, vous pouvez procéder à la récupération de votre dossier dans Sage 50cloud Ciel. 2. Récupération d un dossier de Sage Gestion Commerciale PE et intégration d un dossier Sage Comptabilité PE (La récupération de Sage Comptabilité PE est proposée uniquement si vous avez acquis une version intégrée de Sage 50cloud Ciel) Prérequis : Les applications Sage 50cloud Ciel, Sage Gestion Commerciale PE et Sage Comptabilité PE doivent être installées sur le même poste. Dans la page d accueil du logiciel Sage 50cloud Ciel, cliquer sur la vignette [Je crée mon dossier à partir de Sage Petites Entreprises]. Indiquer ou sélectionner le nom de votre raison sociale dans la zone indiquée Page 8 sur 14

9 Cliquer sur le bouton [Suivant] En version Sage 50cloud Ciel Gestion En version Sage 50cloud Ciel Intégré Sélectionner votre dossier de gestion et de comptabilité dans les listes puis cliquer sur [Récupérer] Le traitement peut être long et ne doit en aucun cas être interrompu. Une fenêtre reprenant les coordonnées de la société, le logo, le statut, le capital et les immatriculations apparait. Contrôler ses informations puis cliquer sur [Suivant] Page 9 sur 14

10 Compléter les réglages complémentaires Pour les dates d exercices, renseigner celles-ci en fonction des pièces de ventes que vous souhaitez intégrer. Par exemple, vous avez exporter vos pièces depuis 2017, mentionnez pour la période du 01/01/2017 au 31/12/2017. Puis, cliquer sur [Créer] A la fin du traitement, le compte rendu de la mise à jour apparait. Ce compte rendu vous informe en détail des modifications effectuées sur votre dossier. Cliquer sur le bouton [Fermer] Page 10 sur 14

11 La création de votre dossier Sage 50cloud Ciel est terminée. Vous pouvez désormais procéder à l importation des vos pièces et règlements de ventes. 3. Vérification des paramètres de facturation Aller dans le menu Dossier Paramètres Facturation Activer les options suivantes : o Gérer la TPF (Si vous gérez la TPF dans Sage PE) o Gérer les stocks (Si vous gérez les stocks dans Sage PE) o Gérer le multi-dépôts (Si vous gérez plusieurs dépôts dans Sage PE) Cliquer sur [OK] pour valider les modifications 4. Importation des pièces et règlements de Sage Gestion Commerciale et Sage Financier Maintenant, vous pouvez procéder à l importation des données de ventes. Pour optimiser l intégration, il est important de réaliser l'import des données dans l'ordre suivant : Importer les contacts de Sage PE (si ceux-ci sont gérés dans les pièces commerciales) Importer les dépôts de Sage PE Importer les banques de Sage PE Importer les modes de paiement de Sage PE Importer les pièces commerciales clients de Sage PE Importer les règlements clients de Sage PE Mise en place d un format d import des contacts Si vous gériez les contacts dans les pièces commerciales, vous devez mettre en place un format d import des contacts de Sage PE. Aller dans le menu Dossier Options Import paramétrable Sélectionner le format «Import des contacts clients» puis cliquer sur [Dupliquer] Page 11 sur 14

12 Nommer le format «Import des contacts clients Sage PE» Modifier les paramètres suivants : o Choisir la virgule pour le séparateur de rubriques o Indiquer les guillemets pour le délimiteur de texte Valider la modification du format par [OK] Procédure d importation Aller dans le menu Divers Importation Sélectionner le format «Import des contacts clients Sage PE» Cliquer sur le bouton [OK] Sélectionner le fichier nommé «Contact.txt» puis cliquer sur le bouton [Ouvrir] Après l'import, un rapport vous indique les différents traitements Procéder de la même manière pour intégrer les autres fichiers dans l ordre mentionné cidessus. Page 12 sur 14

13 5. Cas particulier : Récupération des acomptes lorsque le module financier n'est pas présent Lorsque vous n avez pas le module financier et que vous avez enregistré des acomptes, vous pouvez les récupérer en les exportant au format texte avec un format d édition spécifique. L'export des acomptes n'est à réaliser que si vous ne possédez pas le module financier Etape 1 : Importer du paramétrage d'édition dans le produit Gestion PE Aller dans le menu Utilitaires - Paramétrages Editions Cliquer sur le bouton «Importer un paramétrage» Sélectionner le fichier «Export_AcomptesVentes_50C» disponible dans la fiche KB98116 Etape 2 : Exporter les données depuis le produit Gestion PE Aller dans le menu Statistiques Editions Libres Sélectionner l édition nommé «Export Acomptes Ventes» puis cliquer sur le bouton [Valider] (sans faire de modifications dans les paramètres) Lorsque l'aperçu de l'édition s'ouvre, cliquer sur le bouton [Imprimer vers], puis sur la commande Fichier - Fichier texte Choisir le même emplacement que le fichier précédent et nommer votre fichier «Acomptes.txt» Les paramètres de l'export sont alors redemandés, saisissez-les en fonction de vos besoins Page 13 sur 14

14 Les acomptes sont désormais exportés. Etape 3 : Réaliser un import de règlement pour les acomptes Aller dans le menu Divers Importation Sélectionner le format «Import des règlements PE» Cliquer sur le bouton [OK] Sélectionner le fichier nommé «Acomptes.txt» puis cliquer sur le bouton [Ouvrir] Après l'import, un rapport vous indique les différents traitements 6. Modification des dates d exercices Le logiciel Sage 50cloud Ciel vous permet de travailler sur 2 exercices en même temps. Si vous avez intégré des données d ancien exercice, vous devez procéder à la clôture de ceuxci pour saisir vos pièces sur l exercice en cours. Pour réaliser celle-ci, vous pouvez suivre la documentation disponible dans la base de connaissance : KB78424 Page 14 sur 14