MAITRISE DES DOCUMENTS QUALITE

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1 MAITRISE DES DOCUMENTS QUALITE Procédure Historique Version Date Nature de la modification 01 07/02/02 Création 02 03/02/ /11/ /06/05 1. Changement de codification de la présente procédure 2. Intégration d un nouveau type de document : la fiche descriptive de processus 3. Suppression de la partie «définition» car mise en place d une rubrique «lexique» sur le site Internet de la démarche qualité 1. Modification du plan d une fiche processus 2. Ajout d un type de document : les annexes 1. Précisions sur les enregistrements et rajout du formulaire Conservation et archivage des enregistrements Rédaction Vérification Validation Codification QP/1.1 Nom C. DROUOT C. DROUOT E. REYTER Date d application 20/06/05 Date 19/06/05 19/06/05 20/06/05 Version 04 Signature Nbre formulaire Page 3 1/6

2 A. Objet La présente procédure a pour objectif de définir les modes de gestion et de maîtrise des documents qualité, de leur création à leur archivage ou destruction. B. Domaine d application Cette procédure concerne l'ensemble des documents créés dans le cadre de la démarche qualité. Ces documents comprennent : Le manuel qualité Les fiches processus Les procédures Les formulaires Les fiches de fonction C. Responsabilité La gestion et le suivi de la procédure sont placés sous la responsabilité du Responsable Qualité. D. Contenu 1. Rédaction 1.1 Manuel qualité Le Manuel Qualité est rédigé par le responsable qualité. La codification du manuel est «MQ/N de version». L identification du Manuel Qualité reprend la même trame standard que les fiches processus. 1.2 Fiches processus Une fiche processus est rédigée pour chaque processus identifié. C est le pilote du processus qui élabore cette fiche en consultant les personnes concernées par les activités décrites. L organisation de l élaboration des fiches processus est placée sous l autorité du responsable qualité. Les fiches processus sont rédigées en fonction du plan suivant : A. Finalité B. Périmètre C. Responsabilité D. Données d entrée E. Données de sortie F. Organisation / Logigramme G. Liste des documents liés H. Interfaces avec les autres processus I. Risques, points sensibles J. Evaluation du processus Objectifs de performance / Objectifs de pilotage Indicateurs Cibles à atteindre Actions QP/ /6

3 La codification de la fiche processus est effectuée par le responsable qualité de la manière suivante : PROCESS / X. X Préfixe de la fiche processus Type de processus auquel correspond la fiche processus Numéro de la fiche processus 1 : processus de pilotage 2 : processus de réalisation 3 : processus support Toute fiche processus est identifiée suivant une trame standard qui reprend la page de garde de la présente procédure. 1.3 Procédures Une procédure est rédigée lorsque la norme ISO 9001 l exige et lorsque son application est nécessaire pour le bon fonctionnement ou l amélioration du système de management de la qualité. Elle est le plus souvent rattachée à une fiche processus et explique plus précisément les activités décrites dans la fiche. Les procédures sont élaborées par les personnes spécialistes, intervenant dans le domaine concerné. Cette réflexion est menée le plus souvent par le pilote de processus, avec l appui d un groupe de travail si nécessaire, ou par la fonction habilitée si celle-ci est la seule concernée par les activités de la procédure. L organisation de l élaboration des procédures est placée sous l autorité du responsable qualité. Les procédures sont rédigées en fonction du plan suivant : A. Objet : ce paragraphe précise le sujet traité par la procédure et son objectif. B. Domaine d application : cette rubrique délimite le champ d application de la procédure. C. Responsabilité : ce paragraphe désigne le responsable de l application de la procédure. D. Contenu : ce paragraphe décrit l organisation définie dans le cadre de la procédure. E. Formulaires : cette rubrique liste les différents formulaires rattachés à l application de la procédure. La codification de la procédure est effectuée par le responsable qualité de la manière suivante : Préfixe de la procédure QP / X. X Numéro de la procédure Type de processus auquel est rattachée la procédure 1 : processus de pilotage 2 : processus de réalisation 3 : processus support QP/ /6

4 Toute procédure est identifiée suivant une trame standard qui reprend la page de garde de la présente procédure. 1.4 Formulaires Les formulaires sont créés dans le cadre de la rédaction des fiches processus ou des procédures qu ils accompagnent. Ils respectent les mêmes règles d élaboration que précédemment. La codification du formulaire est effectuée par le responsable qualité de la manière suivante : Préfixe du formulaire FOR / QP. X.X. X Numéro du formulaire Préfixe de la procédure, si le formulaire est rattaché à une procédure. Aucun préfixe, s il est rattaché à une fiche processus. N de la fiche processus ou de la procédure à laquelle correspond le formulaire L identification des formulaires comprend les cartouches suivantes : rédaction, vérification, codification, version, date d application, page. 1.5 Annexes Les fiches processus ou les procédures peuvent être accompagnées d un document annexe, reprenant des éléments informatifs comme par exemple une check-list. L identification des annexes comprend les mentions suivantes : la codification du document, sa date de création ou de mise à jour, son n de version et le nombre de page. Ce document peut être mis à jour séparément du processus ou de la procédure auquel il est rattaché. 1.6 Fiches de fonction Les fiches de fonction sont rédigées par la direction en collaboration avec le responsable qualité. L identification des fiches de fonction comprend les cartouches suivantes : vérification, validation, codification, version, date d application, page. 2. Vérification Après signature par le rédacteur, le responsable qualité vérifie les fiches processus, les procédures, les formulaires, les annexes et le manuel qualité. Durant cette tâche, il peut faire appel aux personnes compétentes dans le domaine concerné. Le responsable qualité s assure également de la conformité de ces documents par rapport aux exigences : - de la norme ISO 9001, - de la politique qualité, - du manuel qualité. En paraphant la première page de garde, le responsable qualité atteste avoir vérifié les documents cités ci-dessus. Les fiches de fonction sont, quant à elles, vérifiées et signées par le directeur adjoint. 3. Validation Le directeur valide, au regard de sa politique et de ses objectifs, les fiches processus, les procédures, le manuel qualité et les fiches de fonction en apposant son visa. QP/ /6

5 4. Diffusion 4.1 Diffusion interne L ensemble des documents qualité est diffusé sur un site Intranet interne à INFFOLOR. Cette diffusion est assurée par le responsable qualité. Toutes les personnes concernées par l application de ces documents sont informées de leur diffusion et de leur mise en application par un envoyé par le responsable qualité. L accusé de réception accompagnant cet devra être retourné par voie informatique au responsable qualité. Les personnes concernées pourront transmettre des remarques sur le document qualité à travers l accusé de réception. De la phase «rédaction» à la phase «validation», les documents devront être tamponnés de la manière suivante : PROJET. Note : Les originaux des documents qualité signés sont conservés chez le responsable qualité, sauf pour les fiches de fonction dont les originaux sont classés chez le directeur adjoint dans les dossiers individuels. En dehors de ces originaux, seuls les documents informatiques présents sur Internet seront considérés en tant que tels comme valides par rapport à notre démarche qualité. Même s il sera possible de les imprimer, la référence sera le document informatique et non le document papier. 4.2 Diffusion externe En cas de diffusion autorisée à l'extérieur, les documents qualité (manuel qualité, fiches processus, procédures, formulaires) seront tamponnés de la manière suivante : DIFFUSION NON- CONTROLEE. Cela signifie que les clients ou partenaires recevant ces documents ne seront pas automatiquement destinataires des versions à venir. Les fiches de fonctions ne pourront pas être diffusées à l'extérieur. 5. Modification L'origine des modifications des fiches processus, des procédures, des formulaires, des annexes et des fiches de fonction peuvent provenir : - d'une demande de(s) service(s) concerné(s), - d'un besoin d'amélioration ou d'évolution du fonctionnement interne, - du développement d'une nouvelle activité ou fonction, - des résultats des audits internes, - Le manuel qualité fait l'objet d'une mise à jour annuelle au plus, assurée par le responsable qualité. Les processus de modification de ces documents sont les mêmes que ceux appliqués pour la rédaction, la vérification et la validation. Les modifications seront indiquées dans l'historique de la page de garde du document, dans le cas des fiches processus, des procédures et du manuel qualité. Pour l'ensemble des documents cités ci-dessus, le responsable qualité a lors de toute modification la responsabilité de mettre à jour le site Internet interne et le classeur des documents originaux. La diffusion des documents modifiés suit le même processus décrit au point Archivage Un exemplaire informatique de la dernière version mise à jour et de la version antérieure de chaque document qualité est conservé sur l'ordinateur du responsable qualité jusqu'à nouvelle modification. QP/ /6

6 Les enregistrements sont destinés à fournir la preuve des activités réalisées et des résultats obtenus. Ils se présentent soit sous la forme papier, soit sous la forme de fichiers informatiques. Ils sont détruits au bout d un temps défini. Les modalités de conservation et d archivage des enregistrements sont définies dans le formulaire, FOR/QP Les documents informatiques font l'objet d une sauvegarde et d une vérification anti-virus, dans le cadre du processus PROCESS/3.3. E. Liste des documents liés Liste des documents applicables FOR/QP Accusé de réception FOR/QP Conservation et archivage des enregistrements FOR/QP QP/ /6