GUIDE DE RECOMMANDATIONS SUR LA GESTION INFORMATISEE DES PORTS DE PLAISANCE

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1 Guide de recommandations sur la gestion informatisée des ports de plaisance GUIDE DE RECOMMANDATIONS SUR LA GESTION INFORMATISEE DES PORTS DE PLAISANCE Elaboré avec le concours de : membre du Club des Partenaires de la F.F.P.P 1

2 PREAMBULE Le développement de l informatique a bouleversé les techniques traditionnelles de la gestion des systèmes d information et en particulier ceux relatifs à la gestion des ports de plaisance. Les logiciels développés à cet effet doivent répondre à des exigences multiples souvent contradictoires : - la simplicité destinée à des utilisateurs souvent novices non seulement de la pratique de l informatique mais aussi des usages et des techniques de gestion, - la rigueur qui passe obligatoirement par un outil de gestion informatique synonyme de performance commerciale et rentabilité économique, - la modularité possible en raison d objectifs spécifiques ou de type de gestion du droit public ou privé. Le marché de l informatique de gestion, l accélération des sollicitations commerciales auxquelles sont confrontés les gestionnaires de ports de plaisance, rendent très difficile un choix objectif quant à la décision d investir dans un ou des logiciels de gestion, ou le remplacement de son ou ses logiciels obsolètes. Ce guide a pour objectif d apporter les informations et les connaissances de base relatives à un choix adapté à la gestion d un port de plaisance. SOMMAIRE INTRODUCTION 3 LES PARAMETRAGES 4 LE PLAN D EAU 6 A) LES PARAMETRES PLAN D EAU (BASSINS, QUAIS, CATEGORIES DE POSTES, ANNEAUX) 6 B) LE PLAN D EAU GRAPHIQUE 7 C) LE PLANNING 8 D) LES ETATS DE POINTAGE ET CONTROLE DU PLAN D EAU 8 GESTION DES CLIENTS BATEAUX 10 A) LA FICHE D ENTREE 11 B) LE CONTRAT D OCCUPATION DE POSTE 12 C) LE RENOUVELLEMENT DES CONTRATS ANNUELS OU MENSUELS 113 LA PRE-COMPTABILITE 15 A) PRINCIPE GENERAL 15 B) LES DIFFERENTS ETATS 16 LES STATISTIQUES 17 A) PRINCIPE GENERAL 17 B) LES DIFFERENTS ETATS 17 LES OUTILS BUREAUTIQUES 21 L'INTERNET 23 CONCLUSION 25 2

3 INTRODUCTION Un logiciel de gestion du port peut s analyser en plusieurs modules intégrant les fonctionnalités suivantes : Module de base : La gestion du plan d eau - Paramétrages : Secteurs (Public, Amodié), Tarifs, Tables, Plan d eau - Contrôle du plan d eau : Affichage, Planning, disponibilités, Pointages, - Gestion des clients/bateaux : Fiche d entrée, Saisie contrats, Renouvellement contrats annuels, mensuels, Facturation, Encaissement, Bateauthèque - Pré-comptabilité : Journaux de vente, Journaux d encaissement, Chiffre d affaire, - Statistiques : Périodiques en nombre de contrats et d escale/jour répartis par catégorie de bateaux, de poste, Modules optionnels de gestion : de la station d avitaillement, de la liste d attente, des réservations, de l aire de carénage, des contrats d amodiations ou garanties d usage, des actions des sociétés des assemblées générales d actionnaires : feuille de présence les interfaces d exportations avec des logiciels standards du marché pour la comptabilité et la paye, les interfaces avec les systèmes de gestion technique contrôlée (GTC) et cartes d accès (parking, douches, aire de carénage) ou encore les logiciels de maintenance technique les logiciels de consultations de plans informatisés 3

4 LES PARAMETRAGES Cette fonctionnalité doit permettre de paramétrer tous les éléments nécessaires au bon fonctionnement du logiciel et de ce fait, est réservée aux utilisateurs seuls autorisés. Ces utilisateurs doivent avoir des droits d accès gérés par des mots de passe. Paramétrages sur la tarification Le logiciel doit permettre de gérer simplement tous les éléments rentrant dans le calcul de la tarification en fonction du mode de facturation des redevances ou des prestations commerciales adoptées par le port : - gérer des tarifs différents en fonction de la période de location (basse saison, haute saison, hors saison) - gérer des forfaits de location (hivernage, trimestriel, annuel, abonné) - gérer des tarifs différents en fonction de la catégorie des bateaux et de la période d occupation (jour, semaine, mois) - gérer des tarifs sur l aire de carénage en fonction de la catégorie du bateau 4

5 - créer et gérer des tarifs sur des fournitures et des prestations diverses (plongée, jeton de douche, grutage) 5

6 LE PLAN D EAU a) Les paramètres Plan d eau (Bassins, Quais, Catégories de postes, Anneaux) Le logiciel doit permettre de définir de façon claire, le plan d eau du port en intégrant les notions de base suivantes : - Bassin : (gestion de plusieurs bassins sur le plan d eau) - Quai : (Pour un bassin donné, gestion de plusieurs quais ou pannes) - Catégories de postes : les postes ou anneaux doivent être classés dans des catégories en fonction de leurs longueurs et largeurs. - Postes ou Anneaux : C est l élément de base du plan d eau Nota : cet état doit correspondre au plan de mouillage 6

7 b) le plan d eau graphique : - L affichage d une panne ou d un quai dépend des paramètres spécifiés dans le fichier anneaux - Le bateau en cours de consultation (fiche d entrée) est hachuré. - Les couleurs des bateaux dépendent du type de contrats 7

8 c) Le planning : Le logiciel doit permettre de visualiser le planning d occupation du plan d eau en fonction de la catégorie de poste choisie et de la période de location d) Les états de pointage et contrôle du plan d eau : Afin de faciliter le travail des marins vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive des états de contrôle que doit intégrer le logiciel : Etat des arrivées prévues : Liste permettant de connaître les arrivées prévues (réservations) dans une période donnée. Etat des départs prévus : Liste permettant de connaître les départs prévus dans une période donnée. Pointage journalier : Liste permettant de faire le pointage de l intégralité de votre port. A éditer tous les jours en pleine saison. 8

9 Pointage hebdomadaire : Liste permettant de faire le pointage de l intégralité de votre port. A éditer une fois par semaine hors saison. Pointage des disponibilités tenant compte des sorties : Liste permettant de connaître les places disponibles. Pointage des disponibilités par catégorie : Liste permettant de connaître les places disponibles. Pointage des passages en facturation différée : Liste permettant de contrôler les bateaux dont la date de départ n est pas définie à l avance et dont la facture n est pas établie. Liste des sorties : Liste permettant de connaître les absences des bateaux de leur poste dans une période donnée. Liste des réservations : Liste permettant de connaître les réservations enregistrées d une période donnée. Historique par poste : Fonction permettant de lister toutes occupations enregistrées place par place depuis une date donnée. Etat de contrôle de l historique des postes : Liste permettant de connaître toutes les occupations enregistrées place par place dans une période donnée. Bateaux en sur-dimension : Liste permettant de connaître tous les bateaux enregistrés sur des places trop petites. (Longueur, Largeur) 9

10 GESTION DES CLIENTS BATEAUX (NAVIRES) a) La fiche d entrée : C est la fonctionnalité principale du logiciel de gestion du plan d eau. Elle doit permettre de centraliser toutes les informations provenant des différents traitements. La performance et la simplicité d utilisation du logiciel nécessitent un point d entrée unique pour avoir accès très facilement et très rapidement à toutes les données en se rapprochant le plus possible de la situation réelle sur le terrain. Cette fiche d entrée contient les renseignements relatifs au client et au bateau géré sur le plan d eau et permet les traitements suivants : - Créer ou modifier la fiche du client - Ajouter, modifier ou supprimer les contrats de location de postes - Ajouter, annuler ou rééditer des factures - Ajouter ou rééditer des encaissements locations, interventions et charges - Connaître et imprimer le compte d un client - Ajouter, modifier ou supprimer les sorties d un bateau (croisière, mise à terre) - Ajouter, modifier ou supprimer des notes - Saisir un remboursement - Rechercher une fiche par le nom du client, n du bateau, n de la facture, n de poste, n d immatriculation, marque de bateau ou un n de compte - Connaître l historique des occupations d une place - Recherche des postes disponibles - Afficher directement le bateau sur sa place (affichage quai) - Une fonction mailing permet de lier directement les renseignements du client avec une lettre type saisie sur le traitement de texte WORD 10

11 La fiche d entrée : elle doit contenir les éléments nécessaires à l identification du bateau et du client Bateau : Nom du bateau Immat. : Immatriculation du bateau. Franc. : N de l acte de francisation Modèle : Modèle de bateau. Longueur : La longueur du bateau peut être saisie en mètres ou en pieds. Largeur : Largeur du bateau Surface : La surface est affichée automatiquement. Tirant d eau : Le tirant d eau est utilisé lors des recherches de places disponibles. Tirant d air : Le tirant d air est utilisé lors des recherches de places disponibles. Catégorie : Voir longueur et largeur. Propulsion : Voilier, Moteur ou Autre. Coque : Monocoque, Catamaran, Trimaran, Vieux gréement, Barque ou Pêche. Habité : Oui ou non (utile pour calcul de la taxe de séjour) Pavillon : Pavillon du bateau Cie Assurance : Compagnie d assurance. Police : N de police d assurance. Echéance : Date d échéance du contrat d assurance. Gardien : Nom du gardien du bateau. Téléphone : Téléphone du gardien. Nom du client : Nom du client Prénom : Prénom du client Type de client : Annuel, Mensuel, Professionnel, Pêcheur, Invité, Amodiataire,.. Notion très importante pour les traitements de facturations et statistiques Solde : Affichage du solde du compte client 11

12 Solde charges : Affichage du solde du compte client. Ce champs n est affiché que pour les ports gérant des amodiations avec des comptes séparés. Civilité : Choix de la civilité du client ( M., Mme, Société). Contacter Mr : Nom de la personne à contacter pour les sociétés. Adresse personnelle : Elle est composée de - 2 lignes d adresse. - Code postal : Si le code postal existe, la ville est affichée automatiquement. - Ville : La ville. - Pays : Le pays. Profession : La profession du client. Adresse vacances : Elle est composée de 2 lignes d adresse. Adresse Elle permet de saisir l adresse électronique du client. Si l neddresse a été saisie, vous pouvez cliquer sur le bouton afin d envoyer un message au client en utilisant votre messagerie habituelle. Tél. 1 : 1er téléphone. Tél. 2 : 2ème téléphone. Fax : N de téléphone du fax. Port. : N de portable. b) Le contrat d occupation de poste : Il doit comporter les éléments suivants : Poste : La saisie du code de l emplacement occupé. Pour certains ports, il détermine automatiquement la catégorie de tarification et l imputation des recettes (au port, à l amodiataire) Plusieurs tests doivent pouvoir être faits en fonction de : La longueur et largeur du bateau par rapport à celles du poste. Le tirant d eau et d air. 12

13 La disponibilité du poste. La présence d un mandat (ports amodiés). Début : La date de début de location est obligatoire. Fin : La date de fin de location est obligatoire. Sauf dans le cas d une facturation différée. Nature du contrat : (Annuel, Mensuel, Escale) Montant location : calculé automatiquement en fonction des éléments saisis Forfait divers : calculé automatiquement en fonction des éléments saisis précédemment A payer : calculé automatiquement en fonction des éléments saisis précédemment % de remise : remise sur le montant de la location Réglé : Le montant réglé par le client. Devise : Euros Mode de paiement : Espèces, Chèque, Carte, virement, Payeur : Le nom de la personne ayant payé, qui peut être différent du client. Banque : Nom de la banque. Ville : Ville de la banque. N de chèque : Le numéro du chèque. Imputation du chèque : Hors rayon, sur rayon. Modalité de paiement : Lignes de commentaire : Pour faire apparaître des lignes de commentaire sur la facture. c) le renouvellement des contrats annuels ou mensuels : Les ports sont occupés en grande partie par des clients Annuels (ayant des places à l année) ce qui entraîne une facturation lourde et fastidieuse en début de période pour le renouvellement de ces contrats. Pour optimiser cette phase le logiciel doit permettre le renouvellement automatique des contrats annuels arrivant à échéance à une date donnée de la façon suivante : 13

14 Principe général : - Seuls les contrats annuels en renouvellement automatique arrivant à échéance à la date donnée seront renouvelés. - Pouvoir modifier l emplacement, la catégorie et le montant du contrat. - Une liste de renouvellement peut être imprimée pour contrôle. - Le fait de cliquer sur le bouton cliquez ici pour renouveler génère automatiquement les contrats et factures de la nouvelle année. 14

15 LA PRE-COMPTABILITE Ce principe de pré-comptabilité nous permet d utiliser ensuite un logiciel comptabilité en compatibilité avec celui de notre expert-comptable ou celui du Trésorier principal. Le logiciel doit permettre à minima de gérer une pré-comptabilité des tiers permettant d éditer et contrôler les différents états nécessaires pour : - procéder rapidement aux recouvrement des créances impayées - procéder rapidement aux traitements d encaissement - procéder rapidement aux traitements d exportation pour l enregistrement comptable définitif. - procéder rapidement aux traitements de gestion et suivi financier (tableau de bord) Ces traitements doivent être définis en accord avec votre expert-comptable et commissaire aux comptes, dans le cadre d une gestion privée ou le trésorier principal dans le cadre d une gestion publique. Ils doivent être complémentaires et non redondants aux traitements effectués par le logiciel de comptabilité utilisé. Des procédures automatisées appelées interfaces peuvent être réalisées afin d éviter les opérations de saisies manuelles (lourdes et sources d erreurs) d écritures dans la comptabilité. Exemple: Interface permettant de générer automatiquement les écritures de facturation et de règlement provenant du logiciel de gestion du port dans le logiciel de comptabilité. a) Principe général : Définitions des termes utilisés : - Facture : Une facture est générée lors de chaque enregistrement d une prestation (location, intervention,) encaissée ou non. Une prestation enregistrée = Une facture. Une location enregistrée = Une facture. - Avoir : Un avoir est généré lors de l annulation d une facture. Cette fonction peut être assortie d un mot de passe - Quittance : Une quittance est générée lors de chaque enregistrement d un encaissement, prélèvement, saisie des reçus sur quai. - Acompte : Un acompte est un paiement qui n a pas été affecté sur une prestation. 15

16 b) Les différents états (liste non exhaustive) : La caisse : Chaque poste de travail doit être configuré comme un poste d encaissement Journaux de ventes : Edition globalisée de toutes les factures pour une période donnée. Etats de ventes : Edition des états détaillés de toutes les factures émises dans une période donnée. Journaux d encaissements : Edition des états cumulant tous les encaissements enregistrés dans une période donnée. Contrôle des recettes par mode de paiement : Edition d un état des encaissements par mode de paiement. Contrôle des recettes par provenance : Edition d un état des encaissements par provenance (locations, interventions) Arrêté Trésor : Edition d un arrêté des encaissements pour une période donnée. Il est utilisé par les ports en gestion publique, une fois l arrêté effectué, il n est plus possible d annuler ou modifier une quittance. Impayés : Edition de la liste des factures impayées pour une période donnée. Grand livre clients : Edition du grand livre des comptes clients pour une période donnée. Balance des comptes : Edition d une balance des comptes clients pour une période donnée. 16

17 LES STATISTIQUES Aujourd hui, pour rester compétitif, un port de plaisance doit être en mesure d identifier, d attirer et de fidéliser le meilleur profil de clientèle, puis de «capitaliser» sur les relations établies. Pour cela, il doit s appuyer sur un système de gestion générant des informations qui lui permettent d évaluer précisément le potentiel économique actuel et futur de ses clients. Ce module est destiné au gestionnaire du port et doit être un véritable outil décisionnel permettant d analyser l activité financière et commerciale du port à l aide de différents états décrits ci-après. a) Exemple de principe général : - Les statistiques des contrats sont calculées en nombre de contrats ou en escales/jours. un bateau occupant une place du 1/8 au 15/8 aura 1 contrat et 14 escales/jours d occupations. un bateau occupant une place du 1/8 au 10/8 puis du 10/8 au 15/8 une autre place aura 2 contrats et 14 escales/jours. Les statistiques sont systématiquement recalculées au jour de la demande. Il est donc normal d avoir des différences entre deux calculs à deux dates d intervalle différentes. le 15/6 les statistiques sont de 150 contrats annuels le 15/7 les statistiques pourront être augmentées de 5 contrats supplémentaires et diminuées de 2 contrats terminés et non renouvelés. b) les différents états : Statistiques du jour : Calcul de l occupation du plan d eau à une date donnée par catégorie de poste ou de bateau Statistiques par période : Calcul des statistiques par type de contrat et mois, par type de contrat et pavillon et par type de contrat et catégorie de bateau pour une période donnée. 17

18 Par contrat et mois : Ce tableau donne par type de contrat : Le nombre de contrat. Le nombre d escale/jour. Le % par rapport au nombre de contrat total. La durée moyenne d un contrat. Par pavillon et par mois : Tableau donnant le nombre de contrat par pavillon et type de contrat. Statistiques annuelles : Calcul des statistiques suivantes : 18

19 en nombre de contrat par mois : Ce tableau donne le nombre de contrat par mois et type de contrat. En nombre de nuitées par mois : Ce tableau donne le nombre de nuitées par mois et type de contrat. Par département : Tableau donnant le nombre de contrat par département et type de contrat. Par pavillon : Tableau donnant le nombre de contrat par pavillon et type de contrat. 19

20 Par catégorie de bateau : Tableau donnant le nombre de contrat par catégorie de bateau, mode de propulsion et type de contrat. Par catégorie de poste : Tableau donnant le nombre de contrat par catégorie de poste et type de contrat. Chiffre d affaire locations par mois : Tableau donnant le montant du chiffre d affaire par mois de tous les types de location de postes (Escale, Annuels) Chiffre d affaire par prestation : Tableau donnant le montant du chiffre d affaire pour une période donnée de chaque prestation. 20

21 LES OUTILS BUREAUTIQUES Quelle que soit la configuration informatique retenue, le logiciel doit intégrer des liens dynamiques vers des logiciels standards tel que Word ou Excel de Microsoft afin de réaliser des traitements souples et spécifiques au port (relance, mailing, tableaux de bord, tableaux statistiques,..) Mailings et Exportations : Principe d exportation : Pour cela, il suffit de cliquer sur l icône correspondant au format désiré, puis l emplacement et le nom du fichier que vous voulez récupérer. Il faut ensuite rappeler le fichier créé à l aide de l outil bureautique : Word, Excel, Access et faire les traitements et modifications désirés. 21

22 Exemple de principe d utilisation du mailing avec WORD : Une lettre type saisie avec WORD sera imprimée pour chaque client sélectionné. Pour cela il faut sélectionner la lettre type à éditer. fichiers. Le logiciel de gestion pilote automatiquement WORD et remplace les codes spécifiques notés sur la lettre par les données de ses Exemple de variables utilisées : Civilité du : Nom du : Prénom : Adresse du : Suite adresse du : Code : Ville du : Date du : Montant à : Numéro de : Date de facture Exemple de lettre de relance @ADR2 Réf. : PB/SR Ville, Objet : Rappel d échéance de facture Madame, Monsieur, Sauf erreur ou omission de notre part, votre compte laisse apparaître un solde en notre faveur Francs, montant correspondant à votre facture datée Aussi, nous vous prions de bien vouloir faire le nécessaire afin de régulariser votre situation dans les meilleurs délais. Si toutefois, vous aviez effectué ce règlement, veuillez ne pas tenir compte de la présente. Dans cette attente, nous vous prions d agréer, Madame, Monsieur, nos salutations les meilleures. Le Responsable d Exploitation, 22

23 INTERNET Internet offre au travers d une interface unique, une grande richesse de fonctionnalité (messagerie, base d information, transactions commerciales) Les principales applications sont les suivantes : - Messagerie électronique : Les mérites du courrier électronique (ou mel, ou ), ne sont plus à démontrer. Aujourd hui, c est un moyen quasi universel d échanger des messages écrits ou des fichiers. Le logiciel de gestion doit intégrer une adresse Client avec un lien dynamique permettant à partir du logiciel d envoyer la correspondance du client par courrier électronique (mailing, relance) - Téléchargement de fichiers : La fin de la disquette ou du cédérom en tant que support de transfert de fichiers est aujourd hui pratiquement acquis. La plupart des éditeurs de logiciels proposent par exemple de télécharger leurs mises à jour ou leur produits directement à partir de leur site Internet. 23

24 - Publication d informations sur le Web (site) Le World Wide Web permet de publier à faible coût tous types de documents (textes, sons, images, graphiques, films, etc..) qui sont consultables dans le monde entier, indépendamment de la plate-forme matérielle. Dans le cas d un port de plaisance un site portail d information pour les plaisanciers pourrait être créé avec des informations sur : votre port : Renseignements pratiques : configuration du port, capacité d accueil, plan de balisage du littoral, ouverture d écluse. Tarifs et prestations avec lien dynamique avec le logiciel de gestion du port pour : recherche en ligne des places disponibles en fonction de la catégorie du bateau et calcul du tarif de location correspondant Réservation en ligne avec paiement sécurisé Réglementation votre ville et région : Votre ville et la région Environnement touristique (lien avec l office du tourisme) Manifestations votre activité : Informations nautiques (météo, marées, sécurité) Actualités, annonces, publicité, Annuaires des professionnels et des associations - Transactions financières La dématérialisation des moyens de paiement est un préalable indispensable à l essor du commerce électronique. Le paiement sécurisé par carte bleue est aujourd hui le standard de fait des échanges grand public. 24

25 CONCLUSION Le logiciel de gestion de port doit être souple, convivial et aussi évoluer facilement aux nouvelles techniques informatiques de gestion et de communication et pour des coûts raisonnables. Exemple de schéma de principe configuration réseau Imprimante 1 Poste 1 Poste 2 Poste 3 Poste 4 Concentrateur Imprimante 2 Serveur de données : - messagerie - bureautique - logiciel gestion du port - comptabilité La solution informatique retenue doit pouvoir immédiatement répondre à tous les besoins recensés au travers de configurations simples (un seul poste de travail) ou complexes (plusieurs postes connectés en réseau), quel que soit le mode de gestion du port public. 25