FileDirector. Progiciel pour la gestion des documents, la dématérialisation & la gestion de flux.

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1 FileDirector Progiciel pour la gestion des documents, la dématérialisation & la gestion de flux

2 ScanFile France FileDirector Tout logiciel doit aujourd hui être communiquant pour répondre aux exigences de rapidité et de partage de l information en temps réel. En dotant ses logiciels de GED d innovations technologiques performantes, en facilitant le travail collectif en réseau, ScanFile France répond aux besoins sans cesse croissants de communication des entreprises. Développé par l éditeur DSDMS Dieter SPIELBERG GmbH, le progiciel de Ged FileDirector est certainement l un des meilleurs progiciels de GED (Gestion Électronique de Documents) actuellement sur le marché. Dieter Spielberg GmbH, société trentenaire spécialisée dans la «Gestion Électronique de Documents» (Ged, Geide, Dématérialisation), a, dans les années 90, développé le logiciel ScanFile, longtemps distribué par la société Canon et, en 2002, mis sur le marché le progiciel FileDirector. f FileDirector Dans la continuité du succès international rencontré par le logiciel ScanFile vendu à des milliers d exemplaires sur les cinq continents, directement interfacé aux produits Canon, File- Director est une nouvelle génération de solution de GED parfaitement adapté aux nouvelles spécifications en matière de gestion de documents et de plateforme Web XML. FileDirector amène une dimension nouvelle par sa capacité à s interfacer aisément à vos applications et à permettre de travailler en tout lieu. FileDirector dispose d une suite d applications Web en mode ASP, qui stockent les données d index sur un serveur de base de données, tel que MSSQL Server ou ORACLE et les documents XML sur un pool de stockage. Ces différents outils viennent en complément des applications bureautiques ou transactionnelles de l entreprise ou de l organisation. Il peut être paramétré pour s adapter de façon personnalisée à des applications particulières. Filedirector s adosse à différents gestionnaires de base de données tels que MSSQL Server, ou ORACLE. Les fonctions principales de FileDirector permettent d ajouter des fonctions d acquisition de document (collecte, numérisation, impression virtuelle), de traitement, de recherche, de consultation et d archi vage de documents, tout en jouant un rôle fédérateur au sein du système d information. L architecture de FileDirector, certifié Microsoft. Net, recouvre des modules logiciels pouvant être interfacés à des applications existantes (API et SDK fourni). Un module de workflow très puissant permet d automatiser la circulation des documents, suivant les procédures établies, mais aussi d attribuer des tâches de suivi de dossiers, ou de validation de documents. f ScanFile France f L entreprise ScanFile France distribue de façon exclusive dans les pays francophones le logiciel de GED ScanFile et le progiciel FileDirector, produits par l éditeur allemand DSDMS Dieter Spielberg GmbH. En outre, ScanFile France distribue et maintient des lignes de scanners de production professionnels de fabricants tels que Canon, Fujitsu, Kodak ScanFile France bénéficie de l aide active d un réseau de distribution solide, constitué de SSII, prestataires en numérisation, éditeurs de logiciels et constructeurs informatiques. f L enjeu Faciliter le partage des connaissances dans l entreprise, assurer la coordination des activités entre les différents services, mais aussi générer des gains importants en temps et en productivité les enjeux de la GED constituent le socle des solutions de ScanFile France. ScanFile et FileDirector vont bien au-delà de ces fondamentaux, puisqu ils permettent en outre de gérer très simplement la complexité des exigences légales actuelles en termes de conservation et de traçabilité. 2 ScanFile France Gestion Electronique de Documents - Dématérialisation - Gestion de Flux

3 Les solutions ScanFile f et FileDirector f Formation ScanFile France propose des formations personnalisées pour permettre une intégration réussie de ses logiciels. f HotLine Les utilisateurs peuvent souscrire un abonnement leur permettant de bénéficier de l assistance téléphonique d un technicien qualifié pour recevoir une aide à l utilisation des logiciels. f Contact SCANFILE FRANCE 7 place de l Europe Espace Robert Schuman HÉROUVILLE-SAINT-CLAIR Tél Fax Mail : infos@scanfile.fr Web : Boutique : Assistance logiciel f & service mise à jour ScanFile France propose un contrat d assistance logiciel et de mise à jour sur site. Il permet de disposer d une liaison directe avec l équipe support pour solutionner des problèmes logiciels, des besoins en développements spécifiques, ou recevoir une assistance pour configurer et mettre en place de nouvelles applications. f Télémaintenance ScanFile France peut proposer la mise en place d un service de télémaintenance permettant une prise en main distante aux meilleurs coûts et dans les meilleurs délais, et ce en toute sécurité. Sommaire ScanFile France 2 Présentation 4 Structure 8 Architecture 10 Collecte 14 Classement 20 Interfaces clients 24 Interface d administration 28 Gestion de processus 30 Pré-requis 32 ScanFile France Tél infos@scanfile.fr - 3

4 FileDirector Présentation f Internet et NTIC Nouvel outil de communication, Internet et ses technologies associées appelées NTIC permettent à tous d accéder à la masse phénoménale d informations des réseaux, en tout lieu, à tout moment, très simplement. Avec l augmentation des débits, l enrichissement des contenus, voici la généralisation du document électronique sous toutes ses formes, images fixes et animées, textes, sons, vidéos Ceci n est pas sans répercussion sur les méthodes de travail et l organisation des entreprises. Les technologies liées à l imagerie et aux réseaux se développent très rapidement pour offrir aux utilisateurs des modes d accès à l information sans contrainte de temps et d espace. Ces innovations professionnelles apportent de nouvelles solutions à la gestion des documents (textes, images, sons ), à la gestion des périphériques numériques, à la transmission des informations, à l impression à distance et à la demande. Le nouveau bureau est plus rationnel, il est plus efficace... et l information est désormais disponible, de son clavier, à l écran. Les nouvelles technologies favorisent bien sûr le travail collaboratif en gommant notions de temps et d espace. Aujourd hui, la quasi-totalité des entreprises ont accès à l internet haut débit. L e-administration est devenue une réalité pour plus de 70 % des entreprises qui utilisent internet dans leurs relations avec les autorités publiques pour obtenir des informations, renseigner des formulaires en ligne (télédéclarations) ou répondre à des offres d achat public. C est dans ce contexte que FileDirector vous permet de franchir une étape, celle où il devient possible d associer des documents numériques de toute nature à des applications bureautiques, administratives, industrielles ou de production. f GED L évolution des techniques et des esprits fait qu il est partout admis que la GED (GEIDE) est aujourd hui l une des composantes de la solution globale de gestion de l information des entreprises et des administrations. Il n y a pas si longtemps, le classement s exprimait sous forme de classeurs, armoires, dossiers suspendus, etc., avec pour complément stylos et calculettes Aujourd hui, la gestion papier est supplantée par la gestion informatique, messagerie électronique et Internet font partie intégrante de notre quotidien. Mais vos méthodes de classement se sont-elles adaptées? Le progiciel de GED FileDirector apporte une solution concrète en complétant les autres applicatifs auxquels il apporte des fonctions de classement et de recherche permettant d organiser, de gérer et de retrouver plus efficacement et sous forme électronique l ensemble des données et des documents. Mais cela ne suffit pas, car remplacer les documents papier par des documents électroniques n élimine pas pour autant les obligations des entreprises à conserver un grand nombre de documents en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur. FileDirector apporte là aussi une solution globale qui permettra, certes, de classer et de rechercher efficacement les documents de l entreprise ou de l organisation, mais aussi de conférer aux documents stockés une véritable valeur probante. Pour ce faire, les technologies mises en œuvre par FileDirector permettent de retenir pour vos documents les quatre principes fondamentaux qui sont : pérennité, intégrité, sécurité, traçabilité. 4 ScanFile France Gestion Electronique de Documents - Dématérialisation - Gestion de Flux

5 FileDirector, complément f du système d information Avec l évolution de l informatique, la GED (GEIDE) est une étape : celle où il devient possible d associer des documents numériques de toute nature à des applications bureautiques, administratives, industrielles ou de production. Les solutions de GED ScanFile sont avant tout des ensembles fédérateurs d outils qui viennent compléter des programmes bureautiques, ou autres, de fonctions de traitement de documents électroniques. Par document, il faut entendre non seulement la feuille que l on numérise dans un scanner ou numériseur mais aussi le fichier issu d ordinateurs centraux, le fichier son numérique, vidéo numérique, photo numérique, etc., fichiers que l on peut relier entre eux au sein d un dossier en créant des liens logiques. Concrètement, le logiciel de GED FileDirector est la réponse aux problèmes de gestion, de stockage, de recherche, de consultation, de traitement et de circulation de fichiers ou de documents réunis sous forme de dossiers ou non. FileDirector utilise l ensemble des techniques qui permettent d accéder rapidement et le plus économiquement possible aux masses d informations et de documents générés ou reçus par un organisme, qu il s agisse d une entreprise ou d une administration. Avec la vague de l internet, et son pendant dans l entreprise qu est l intranet, FileDirector peut être quasiment partout à l œuvre dans l environnement de travail. Ces techniques se diffusent sans être véritablement freinées par les barrières technologiques que sont les différences de plates-formes et de systèmes d exploitation. FileDirector est, au fil des ans, devenu un composant des systèmes d information des entreprises dans lesquels il introduit des fonctions de gestion, de partage ou de circulation et d archivage, fonctions qui viennent seconder des applicatifs et des programmes bureautiques, de gestion ou de traitement du document. ScanFile France Tél infos@scanfile.fr - 5

6 FileDirector Présentation f Microsoft.net f XML Microsoft définit le.net comme un ensemble de technologies pour connecter : de l information, des personnes, des systèmes et des appareils mobiles. Microsoft.Net se décompose en : serveurs, clients «intelligents», services WEB XML. Il offre également une infrastructure de développement pour la conception et la réalisation d applications: le Framework.Net. Si le.net est la vue d ensemble des technologies, le Framework est le «moteur» du.net, qui permet aux développeurs de concevoir des applications.net. Le Framework.Net est un composant du système d exploitation Windows constituant un équivalent de machine virtuelle. Il permet de développer des applications réseaux sur Internet avec ses composants : ASP.Net pour le développement de sites Internet ou Intranet, Windows Form pour le développement d applications Windows traditionnelles et les Web Services XML pour le développement d applications Web. XML est largement accepté aujourd hui comme la norme pour l échange de données, quelle que soit la plateforme d origine. Les avantages du XML sont : la lisibilité : aucune connaissance ne doit théoriquement être nécessaire pour comprendre un contenu d un document XML qui est auto-descriptif et extensible ; une structure arborescente qui permet de modéliser la majorité des problèmes informatiques ; universalité et portabilité : les différents jeux de caractères sont pris en compte ; déployable : il peut être facilement distribué par n importe quels protocoles à même de transporter du texte, comme HTTP ; intégrabilité : un document XML est utilisable par toute application pourvue d un parser (logiciel permettant d analyser un code XML) ; extensibilité : un document XML doit pouvoir être utilisable dans tous les domaines d applications. 6 ScanFile France Gestion Electronique de Documents - Dématérialisation - Gestion de Flux

7 f FileDirector FileDirector est une nouvelle génération de progiciel de GED (Gestion Electronique de Documents), de Gestion de Processus et de Dématérialisation, parfaitement adapté aux nouvelles spécifications en matière de gestion de documents. Développé sur le socle des technologies.net de Microsoft conçues pour les services Web XML, le progiciel FileDirector par ailleurs certifié «Microsoft.NET Application», constitue une plateforme Web XML riche en modules de traitement aptes à prendre en charge l intégralité des documents de l entreprise et les fonctionnalités attendues. Ceci est particulièrement intéressant pour la GED et la dématérialisation, où la capacité du XML à classer l infor mation et ses métadonnées d indexation sous une forme facilement lisible constituent l outil indispensable pour la gestion des documents d une entreprise ou organisation. L architecture ouverte de FileDirector, combinée au format XML, établit une structure qui dépasse largement les systèmes conventionnels. Les documents ne sont pas limités au système File- Director et sont disponibles d accès pour des applications externes, sans problèmes de sécurité. L approche universelle de la technologie.net offre au progiciel FileDirector la possibilité de s interfacer sûrement et efficacement avec d autres applications, systèmes ou matériels. FileDirector dispose d une suite d applications Web en mode ASP, qui stockent les données d indexation sur un serveur de base de données, tel que MSSQL Server ou ORACLE et les documents XML sur un pool de stockage. Ces différents outils viennent en complément des applications bureautiques ou transactionnelles de l entreprise ou de l organisation t il peut être paramétré pour s adapter de façon personnalisée à des applications particulières. FileDirector s adosse à différents gestionnaires de base de données tels que MSSQL Server ou ORACLE. Les fonctions principales de FileDirector permettent d ajouter des fonctions d acquisition de document (collecte, numérisation, impression virtuelle), de traitement, de recherche, de consultation et d archivage de documents, tout en jouant un rôle fédérateur au sein du système d information. ScanFile France Tél infos@scanfile.fr - 7

8 FileDirector Structure f Caractéristiques FileDirector vous offre une plate-forme de grande stabilité pour la numérisation, l enregistrement électronique, l indexation et la gestion de vos documents d entreprise. f Grandes fonctionnalités Stockage et échange de données basés sur XML Intranet / Internet Evolutivité de 1 à 128 Serveurs (Web) pouvant gérer 500 postes clients chacun Cryptage de données (SSL) Architecture 3 tiers Bases de données SQL Server, MSDE ou ORACLE Application client/serveur Interface FileDirector WinClient ou Navigateur Web Authentification au niveau contrôleur de domaine, ADS ou LDAP Flexible et simple d administration des droits Workflow HTTP / HTTPS Accepte tous les modèles de scanners noir & blanc et couleurs (avec driver Twain) Gestion directe des scanners (TWAIN & ISIS) Possibilité d importation de tout type de documents électroniques Interface MS Office avec les produits Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook Enregistrement direct des documents Office dans FileDirector Caractéristiques étendues de référencement et d importation de documents avec champs d indexation Mots Clés (listes et sous listes) Module de traçabilité Gestion des versions de documents Gestion des durées de validité des documents Gamme complète d outils pour l affichage du document, y compris zoom et retouches Fonctions directes d envois vers ou dossiers ou utilisateurs Messagerie intégrée Annotations sur documents Enregistrement des fichiers en mode image ou format source Gestion des impressions Gestion du stockage Gestion des écritures sur disques WORM avec Viewer Indexation automatique par codes à barres Importation de données Cold * Reconnaissance de formes de documents et OCR zone* OCR plein texte * Workflow * Connecteur de champs d index avec applications sous Windows* Gestion de liens dynamiques à bases ODBC* Hyperliens internes et externes Support intégral à tout réseau et juke-box VNP, impression virtuelle Gestion planifiée des importations Gestion des annotations Module COLD Gestion des signatures électroniques Gestion des certificats Gestion des s Stockage en containers* Services de réplication* Intégration SharePoint Server *. * Options. 8 ScanFile France Gestion Electronique de Documents - Dématérialisation - Gestion de Flux

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10 FileDirector Architecture f Évolutivité L un des avantages de FileDirector est sa capacité à évoluer. Quelle que soit la taille de votre organisation, FileDirector s adapte à vos demandes. FileDirector permet aussi bien une évolution interne qu externe, augmentation des volumes à traiter ou sites distants. f Sécurité Toutes les données transmises au travers du réseau entre les différents composants de FileDirector sont sécurisées grâce à un chiffrage de 128 bits. De plus la sécurité et la stabilité du système sont augmentées par une séparation entre les applications client, serveur et stockage de données. L accès à la base de données et aux documents stockés est uniquement possible pour le serveur FileDirector, aucune application client n a quelconque accès aux index et aux documents. FileDirector Client peut être connecté au serveur d applications localement via votre réseau, ou via votre Intranet ou Internet par l utilisation du protocole HTTP(S). Que vous soyez à votre bureau ou n importe où dans le monde, vous pouvez émettre et recevoir vos documents, gérer vos dossiers en toute sécurité. f Stockage f Pools de stockage FileDirector stocke les données d index des documents dans une base de données SQL, les documents correspondants, sous forme de fichiers XML, étant physiquement stockés dans un ou plusieurs pools de stockage. Un pool de stockage est une arborescence de fichiers dont on peut configurer l emplacement, les priorités et le nombre de documents. 10 ScanFile France Gestion Electronique de Documents - Dématérialisation - Gestion de Flux

11 f Containers Les pools de stockage peuvent être complétés par une mise en containers. Il s agit de qui reçoivent de façon compilées et compressées les données du pool de stockage. Les containers peuvent également être cryptés. f Réplication FileDirector peut travailler avec 128 serveurs simultanés et dispose d un Service de réplication. Ceci est très utile car il est possible de cloner la structure d un serveur original et de répliquer les données vers un ou plusieurs serveurs cibles. Ce service qui peut fonctionner en actif/actif ou actif/passif permet, outre la sauvegarde permanente des données, d offrir une solution de continuité de service et de load balancing. ScanFile France Tél infos@scanfile.fr

12 FileDirector Architecture f Architecture générale FileDirector se caractérise par une suite d applications Web en mode ASP, qui stockent les données d index sur un serveur de base de données, tel que MSSQL Server ou ORACLE et les documents XML sur un ou plusieurs «pools» de stockage. Le Serveur FileDirector est une suite de service Web-XML basé sur les dernières technologies de type client/serveur. Ce serveur gère l ensemble des requêtes formulées par les clients et les transfère au serveur de base de données pour traitement. Le système propose plusieurs interfaces d applications afin de séparer les tâches de configuration et d administration des tâches d utilisation : Entreprise ManagerWeb, module d administration en client léger Entreprise Manager, module d administration en client Windows WinClientWeb, module utilisateur en client léger WinClient, module utilisateur en client Windows WebServer, module utilisateur Web. L architecture générale est la suivante :.NET application, XML web service, 3 tiers Client Server, XML Stockage & Echanges, Bases de données MSSQL Server & ORACLE, ADS/LDAP. FileDirector s adosse aux bases de données MSSQL Express, MSSQL Server 2005, MSSQL Server 2008 ou ORACLE à partir de la version 9i. FileDirector est un progiciel de gestion de documents multi-utilisateurs qui offre aussi la souplesse d une gestion de licences en modes «flottantes» ou «dénommées». Avec FileDirector, vous offrez à n importe lequel de vos utilisateurs, où qu il se trouve dans le monde, un accès à ses dossiers et documents. f Architecture 3 Tiers FileDirector fonctionne bien sûr en mode client/ serveur, avec enregistrement sur un ou plusieurs serveurs (jusqu à 128). La station de travail, connectée via TCP/IP, et en combinaison avec les sécurités applicatives File- Director, enverra ou requêtera les documents au Serveur FileDirector, en liaison au gestionnaire de base de données et au pool de stockage. Chaque document est géré au format XML, le rendant autonome avec ses métadonnées, tous les mouvements ou révisions sur le document sont horodatés et enregistrés par le module de traçabilité du progiciel, les documents peuvent également être signés par l utilisation de certificats (serveur et/ou utilisateur). FileDirector est une véritable application 3 tiers : 1 er tiers - SQL Server ou ORACLE (bases de données), 2 e tiers - FileDirector Server (applicatif), 3 e tiers - interface Windows ou navigateur Web. Le système est divisé en plusieurs applications pour séparer les tâches de configuration des tâches communes d utilisation : Enterprise Manager configure et maintient le système, WinClient permet la création, l édition, la collecte et la distribution des documents, Internet Explorer permet aux utilisateurs du système d accéder aux documents pour consultation, indexation et réponses aux sollicitations du workflow. 12 ScanFile France Gestion Electronique de Documents - Dématérialisation - Gestion de Flux

13 Architecture 3 Tiers en Client / Serveur ScanFile France Tél infos@scanfile.fr

14 FileDirector Collecte f Généralités La puissance d un progiciel de GED provient généralement de sa capacité à collecter de façon le plus automatique possible les documents qui doivent être pris en charge par le système. Collecte automatisée voudra donc dire que non seulement la mission d importation pourra être remplie, mais qu en outre, des tâches associées telles que l indexation automatique, l envoi automatique de mail ou l adressage automatique à un répertoire ou à un utilisateur pourra être mis en œuvre sans intervention humaine. La capacité de collecte de FileDirector est l un des points forts du progiciel, en association bien sûr à son module de traçabilité. L une des méthodes de collecte de document est bien sûr la numérisation, inévitable lorsque l on ne dispose que de documents papier en terme de source. f Traçabilité Un module de traçabilité très puissant permet de centraliser dans des fichiers logs l ensemble des transactions réalisées avec ou par le système. Les journaux, paramétrables, peuvent être sauvegardés en containers et signés numériquement. En parallèle, l ensemble des informations liées à un document sont également enregistrées par le fichier XML du document. 14 ScanFile France Gestion Electronique de Documents - Dématérialisation - Gestion de Flux

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16 FileDirector Collecte f Numérisation FileDirector peut utiliser l ensemble des scanners compatibles TWAIN ou MS-61 (ISIS) ainsi que les copieurs numériques multifonctions dotés d un scanner réseau. De plus, FileDirector est directement interfacé avec les scanners professionnels Canon. Le format d enregistrement dans FileDirector est un couple : XML + fichier image (TIF, Jpeg ou Pdf/A). f Twain TWAIN est un protocole informatique standard destiné au contrôle logiciel des scanners de document. Le protocole TWAIN est utilisé en tant qu interface entre un scanner ou un appareil photo numérique et un logiciel de traitement d images. Le driver Twain est généralement fourni gratuitement par le constructeur du scanner, toutefois certains scanners ne disposent pas de cette interface mais d un logiciel propriétaire ne permettant pas de s interfacer directement avec un logiciel de GED. FileDirector peut utiliser l ensemble des scanners compatibles TWAIN f ISIS ISIS est protocole informatique pour le contrôle des scanners et un cadre de travail complet sur le traitement d image. Utilisé par un grand nombre d éditeurs d applications et de constructeurs de scanners, ISIS permet aux développeurs de construire des systèmes complexes de capture d images. FileDirector peut utiliser l ensemble des scanners compatibles ISIS. f Interface Directe FileDirector est directement interfacé avec les scanners professionnels Canon suivants : Canon DR-2080C, Canon DR-2050C, Canon DR-2580C, Canon DR-3020, Canon DR-3060, Canon DR-3080CII, Canon DR-4010C, Canon DR-5020, Canon DR-5060, Canon DR-5080C, Canon DR-6050C Canon DR-6080, Canon DR-7050C Canon DR-7080C, Canon DR-7580C, Canon DR-9050C Canon DR-9080C, Canon CR-180, Canon CR-55, Canon MS-300/350, Canon MS-400, Canon MS-500, Canon MS ScanFile France Gestion Electronique de Documents - Dématérialisation - Gestion de Flux

17 f Profils de numérisation Les documnts sont numérisés en utilisant un Profil de Numérisation, préalablement créé dans l interface d administration. Les profils de numérisation sont conçus pour obtenir une qualité maximale en sélectionnant les meilleurs paramètres de scan pour les documents à numériser. Le Profil peut ajuster la résolution, la numérisation recto ou recto verso, la numérisation Noir et Blanc ou couleur, les paramètres de compression (pour les fichiers JPEG) et la taille de la page. Un profil de numérisation peut aussi être configuré pour être lié avec un type de document, mais aussi à des paramètres OCR. A un profil de numérisation peut correspondre un utilisateur ou un groupe d utilisateur, mais aussi un ou plusieurs types de documents. f Scan de Répertoires Un profil de Numérisation peut être configuré comme scanner de répertoire. Dans ce cas, les documents se trouvant dans le répertoire sont importés vers FileDirector. Le profil de numérisation fonctionne comme avec un scanner, utilisant particulièrement la liaison à la reconnaissance de forme et à l OCR pour procéder à l indexation automatique des documents. ScanFile France Tél infos@scanfile.fr

18 FileDirector Collecte f Importation FileDirector permet d importer n importe quel type de fichier provenant d un ou plusieurs répertoires. f Plannings d importation FileDirector permet de configurer de nombreux plannings d importation automatiques, tels que : Planning d importation de fichiers Planning Importation d index Import de fichiers et d index Planning d importation COLD Planning d importation XML Planning d importation FileDirector Planning d importation FD-Retrieval Planning MailStore (stockage Mail) f Impressions virtuelles f Module COLD Pour des raisons historiques, COLD est l abréviation de «Computer Output on Laser Disc. Les fichiers spool proviennent généralement d un mainframe ou d un AS/400. Le module Cold de FileDirector importe les données provenant d un spool d impression (données ASCII/ ANSI), qui normalement sont destinées à une imprimante. Le module imprime virtuellement les données et les met en forme page par page, associées à un fond de page si nécessaire et extrait les index de chaque document ainsi constitué. Chacune des pages peut être ensuite recherchée en texte intégral, en recherche par index, affichée et imprimée. f Image Printer Image Printer est un pilote d imprimante qui produit un fichier TIFF depuis un document électronique. Celui-ci est envoyé directement à FileDirector et indexé automatiquement ou manuellement. Image Printer est souvent utilisé en combinaison avec Word, le fichier Tif produit pouvant être couplé au fichier Word. Ainsi, dans le cadre de processus de validation de courrier, le fichier Tif sera utilisé pour recevoir des signatures et des tampons, mais si le document doit être modifié, le couplage au fichier Word facilitera la modification du fichier source. f VNP VNP est un service d impression virtuelle en réseau, qui convertit et pousse les données qui lui sont expédiées, vers un répertoire images TIFF. Ce service permet de coupler des imprimantes virtuelles VNP à des imprimantes physiques. Ainsi, d un seul clic, l on obtiendra une impression papier et un double électronique classé de façon automatique. Depuis ce répertoire, les fichiers sont généralement importés de façon automatique à l aide de l outil planning. Une reconnaissance de forme OCR peut être mise en œuvre simultanément, de sorte que l archivage s effectue automatiquement sans que l utilisateur doive choisir explicitement les index. VNP est utilisé dans la plupart des cas pour la correspondance sortante et les formulaires, permettant d éviter la génération de doubles et classant de façon totalement automatique les documents imprimés. Les données étant traitées directement de façon électronique, aucune perte de qualité n apparaît comme lors d une numérisation manuelle (qualité de numérisation, orientation...) et l indexation est alors très fiable. De plus le fichier texte d origine est récupéré pour être utilisé pour la recherche en texte intégral. 18 ScanFile France Gestion Electronique de Documents - Dématérialisation - Gestion de Flux

19 f Connecteurs f ODBC ODBC est une abréviation pour «Open Data Base Connectivity et permet une connexion via une interface standard à d autres sources de données. Ces sources de données peuvent être d autres bases de données, des tableurs Excel, ou des fichiers texte. Après avoir connecté un champ d index FileDirector avec un champ d une autre source de données, les index complémentaires peuvent être automatiquement lus depuis la base de données de façon à compléter l indexation FileDirector. f Connecteurs Codeless Les Connecteurs Codeless permettent d établir une relation entre FileDirector et des champs arbitraires sélectionnés d autres applications Windows. C est une manière simple pour connecter d autres applications à FileDirector avec un simple raccourci clavier, sans entreprendre une programmation ou une adaptation coûteuse. f SAP Archive Link FileDirector ArchiveLink est une interface certifiée SAP AG de FileDirector à SAP NetWeaver TM. f E-Copy FileDirector econnectors s installe en combinaison avec E-Copy, pour permettre un enregistrement direct des documents provenant d un copieur multifonction dans FileDirector. f Enregistrement de fichiers Les fichiers créés en dehors de FileDirector et qui ne sont pas des fichiers au format d image standard tels que TIF, JPEG ou PDF/A sont classés comme des fichiers XML (par exemple XML + fichier.doc). Les fichiers Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outloock peuvent être enregistrés directement dans FileDirector. Les autres fichiers peuvent être enregistrés en utilisant la commande envoyer vers, à partir de l application ou de l explo rateur ou par importation (manuelle ou automatique). ScanFile France Tél infos@scanfile.fr

20 FileDirector Classement f Classement Pour classer les documents, FileDirector les catégorise par type de document. Dans un bureau, vous pourriez par exemple employer devis, commande, facture Un type de document se définit principalement par un choix de champs d index. Ceux-ci sont choisis dans un magasin de champs d index librement définis disponibles pour tous les types de document. Dans l exemple du bureau, ceux-ci pourraient être N de commande, N de facture, adresse client FileDirector gère toutes sortes de formats de document, comme les formats de document d autres applications. En utilisant l intégration Office (Macros Office), les documents du pack office (Word, Excel ou Outlook) peuvent directement être archivés vers FileDirector dans leur format original. D autres documents peuvent être créés en scannant des documents papiers ou en important des données de spool en provenance de mainframe. Les documents peuvent être dirigés à travers des processus définis, dans lesquels ils chemineront suivant des étapes fixées ou déterminées par les utilisateurs. À chaque étape, les utilisateurs devront travailler sur le document ou des applications tierces interfacées avec FileDirector. Ainsi, les applications, qui ne peuvent pas produire directement des documents électroniques, peuvent imprimer en utilisant FileDirector Image Printer ou VNP (Virtual Network Printer), et permettre la production de documents images indexés automatiquement. Les documents ainsi créés sont associés à un ou plusieurs dossiers de façon automatique, ils peuvent aussi compléter ou réviser des documents existants. f DTD XML Avec FileDirector, vos documents sont pris en charge et stockés au format XML. XML permet d utiliser un fichier afin de vérifier qu un document XML est conforme à une syntaxe donnée. La norme XML définit ainsi une définition de document type appelée DTD (Document Type Definition), c est-à-dire une grammaire permettant de vérifier la conformité du document XML. Ainsi on parlera de document valide pour un document XML comportant une DTD. Généralement, les documents à classer et stocker sont regroupés par types, de façon à définir des structures d indexation adaptées. FileDirector offre un outil simple d emploi, appelé gestionnaire de DTD, qui permettra de structurer chaque type de document (DocType) et de vérifier ensuite la conformité de la structuration et des types de valeurs. Dans FileDirector, chaque document sera donc un fichier XML, associant ces métadonnées au fichier natif (électronique ou image). f Classeur FileDirector stocke les documents dans des gestionnaires de DTD, également appelés classeurs. Ces classeurs virtuels peuvent stocker des documents de tout format. Il n existe aucune limitation de FileDirector concernant la taille ou le nombre de documents stockés. Les documents sont gérés par type de documents, chaque document type présentant une structure d indexation particulière (DTD). Il est possible de rechercher des documents dans un classeur parmi tous les types de document stockés. À un classeur correspond une instance de base de données. FileDirector permet un nombre illimité de classeurs et de types de document. 20 ScanFile France Gestion Electronique de Documents - Dématérialisation - Gestion de Flux