Ce document est une présentation partielle de l outil en ligne, afin de vous aider à le compléter.

Transcription

1 Ce document est une présentation partielle de l outil en ligne, afin de vous aider à le compléter. ETAPE A - Vous avez reçu un mail généré automatiquement par le système, vous invitant à utiliser l outil. ETAPE B - Munissez-vous de vos identifiants ECAS, il est impératif que ces identifiants soient ceux de la personne ayant reçu l , c est ce représentant que le système reconnait comme personne de contact du projet (en cas de changement, merci de contacter l agence) ETAPE C - Vous arrivez sur une page d accueil : «HOME». Vous cliquerez sur le projet que vous souhaitez traiter (plusieurs projets peuvent apparaitre par structure) avec 7 onglets au menu : HOME : Accueil général PROJECT LIST : si vous avez plusieurs projets, ils seront listés les uns à la suite des autres, il faudra choisir celui que vous souhaitez traiter. ORGANISATIONS : il s agit là de bien vérifier la liste des organisations participantes au projet (porteur et partenaires), c est ici que vous pourrez supprimer une organisation partenaire le cas échéant et mettre à jour les informations. CONTACTS : il s agit ici de vérifier et mettre à jour les contacts/coordonnées des structures participantes au projet. MOBILITIES : cette rubrique est extrêmement importante car ses contenus vont définir entre autre- le calcul du budget final. Le porteur de projet doit dans cet onglet créer une «mobilité» par participants. ETAPE D - Création des mobilités. Dans la page suivante, vous trouverez des informations nécessaires à la création des mobilités. Cette création est à faire pour chaque personne ayant participé à l activité.

2 LE PARTICIPANT Activity n : choisir l activité/numéro dans le menu déroulant correspondant à votre projet puis son «type». ATT : les pays partenaires sont ceux des zones voisines (MEDA, Balkans, Caucase, Russie). Long-term Activity = à cocher uniquement dans le cas du SVE Les informations ici portent sur chaque participant : obligatoire * Cochez, le cas échéant, les informations à droite (toutes types d activités ici). Online Linguistic Assessment & Online Language Course : SVE uniquement. DETAILS DE LA MOBILITE & BUDGET Mobility ID : il est définit automatiquement par le système Organisations : choix de la structure en lien avec les indications voire les modifications que vous auriez apportez dans l onglet ORGANISATION (Préalablement vérifié / nom des structures participantes) Sending/Receiving city : par défaut sera indiqué la ville de la structure. Possibilité de changer pour le lieu de résidence du participant. Distance band : Vérifier avec le calculateur officiel. ATT : le forfait reste plafonné à celui accordé dans la demande de subvention. Veuillez indiquer le montant correspondant à la tranche kilométrique dans le champ «travel grant» (réf. au guide du programme). Veuillez indiquer les dates d activité ainsi que la durée totale dans «effective duration». Celle-ci reste plafonnée à la durée accordée dans la demande de subvention. ATTENTION : ces informations entrainent le calcul des frais journaliers. Renseignez le montant journalier à «grant day» (cf guide du programme, dépend du lieu de réalisation et du type d activité). Le total sera généré automatiquement dans la partie «budget». Veuillez détailler les frais individuels relatifs aux «spécial needs» et couts exceptionnels le cas échéant. Pour rappel, ces frais devront être justifiables sur facture.

3 CALCUL DU MONTANT TOTAL ACCORDE (PAR PARTICIPANT) CERTIFICATS/LANGUES CERTIFYING ORG : indiquer ici qui est l émetteur du certificat/porteur de projet. TYPE DE CERTIFICATION : actions jeunesse «Youthpass». Possibilité d annoncer l utilisation de plusieurs certificats différents (différents blocs). Indiquer la ou les langue(s) de travail utilisées SAUVEGARDER REGULIEREMENT!!!! Ces renseignements sont à indiquer pour toutes les personnes participant au projet. Rappel sur les modalités d attribution des forfaits transports que vous avez en annexe III de votre convention financière : on attribue un forfait par participant si le voyage a bien eu lieu, et si tout ou partie du voyage est couvert par la subvention (forfait). Si un participant est déjà sur place, ou s il vient à pied, ou s il est emmené en voiture par ses parents qui ne demandent pas de dédommagement : le forfait kilométrique ne doit pas être appliqué (mettre zéro). Pour tout voyage subventionné, l itinéraire effectif doit être justifié par des titres de transport ou toute autre preuve (à l'exclusion des déclarations sur l honneur qu elle soit faite par le participant ou par le bénéficiaire) spécifiant le lieu de départ et le lieu d'arrivée. C est-à-dire qu un seul forfait est attribué pour un déplacement en véhicule et cela même si ce dernier est complet. Il faut alors pouvoir fournir des éléments financiers (facturettes péages, essence) justifiant du voyage et/ou de l itinéraire. S il advenait que le coût du transport soit inférieur au montant du forfait kilométrique, on ne demande pas de rembourser la différence, si les conditions ci-dessus sont remplies.

4 L ensemble de vos MOBILITES sont créés, Bravo! A la date de fin de celles-ci, les participants recevront un courriel de la Commission Européenne leur demandant de compléter un questionnaire succinct. La compilation de ces questionnaires par le coordonnateur du projet/bénéficiaire de la subvention se servira de ces retours permettra d affiner la partie narrative et finale, à savoir «LE RAPPORT». - Pour les «échanges de jeunes», ce sont les animateurs de chaque groupe qui recevront ce questionnaire - Pour les «mobilités des acteurs de jeunesse», l ensemble des participants recevra ce questionnaire - Pour le «SVE», ce sont les volontaires qui recevront ce questionnaire. Schéma de présentation des différentes étapes du processus : Vérification des données Onglets : ORGANISATIONS ET CONTACTS Le porteur de projet Création des mobilités (ajouter autant que nécessaire avec le bouton +) Onglet : MOBILITIES Une mobilité par personne Récapitulatif du budget (créée grâce aux informations des Mobilités) Tranche KM / forfait + Forfait journalier Onglet : RAPPORT : Réalisation du rapport final pédagogique en ligne puis soumission* + Ses partenaires TOTAL DEMANDE Permet de + (ne peut pas dépasser le montant accordé initial)

5 *Suivre les items ci-dessous (gauche) en les finalisant vous verrez apparaitre le Lorsque vous aurez finalisé les 11 items ci-dessus listés et complété votre formulaire à 100% (le % de progression est visible au-dessus des items qui vous sont présentés ci-dessus), le bouton de soumission deviendra actif. Cliquez alors sur «Suivant», apparaîtra une fenêtre depuis laquelle vous pourrez télécharger un fichier PDF avec la déclaration sur l honneur à signer. - Imprimez-la - Signez-la, Puis

6 Cliquez de nouveau sur «Suivant» vous aurez ici une information sur la protection des données. Vous allez pouvoir soumettre votre rapport final, commencez la soumission jusqu à ce que vous tombiez sur la checklist des documents à annexer! Pour rappel ces documents sont : - Le programme d activité (1 par activité), - La déclaration sur l honneur, - Pour tous les documents obligatoires à l attribution des forfaits/frais réels de votre projet, vous devez impérativement vous référer aux conditions générales, téléchargeables sur notre site (page 18 à 23) : Lorsque vous aurez annexé tous vos documents, vous pourrez enfin soumettre définitivement et respirer. BRAVO!