NEWLETTER OCTOBRE 2011 LA COPROPRIETE ET VOS OBLIGATIONS DE COPROPRIETAIRE

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1 NEWLETTER OCTOBRE 2011 LA COPROPRIETE ET VOS OBLIGATIONS DE COPROPRIETAIRE La copropriété relève de dispositions légales très précises, qui sont destinées à organiser la vie commune : répartition des frais, entretien de l'immeuble, droits et obligations de chacun, etc. LE REGLEMENT DE COPROPRIETE: En principe, le notaire chez qui vous avez signé l'acte de vente doit vous avoir remis un exemplaire du règlement de copropriété. C'est un document que vous devez conserver précieusement : en cas de litige avec un autre copropriétaire ou avec le syndic, c'est à lui qu'il faudra se référer pour trancher. Sachant évidemment que ce règlement ne peut prévoir des dispositions qui iraient à l'encontre des textes (lois, décrets,...) qui ont une valeur supérieure. Ce règlement constitue en effet la véritable charte de votre copropriété, le contrat qui lie tous les copropriétaires entre eux : c'est lui qui fixe les droits et les obligations des copropriétaires, qui définit les parties privatives et les parties communes, qui organise le fonctionnement interne de la copropriété, qui détermine la "destination" de chacun des lots (habitation, commercial, professionnel,...), etc. C'est également un véritable "règlement intérieur" de l'immeuble, dont le respect s'impose à tous les copropriétaires, et plus généralement à tous les occupants de l'immeuble (par exemple les locataires), si nécessaire en faisant appel à la justice : c'est lui qui prévoira l'interdiction d'étendre du linge aux fenêtres, de garer des voitures dans une cour, d'utiliser l'ascenseur pour un déménagement, etc. Dans la vie de la copropriété, il peut s'avérer utile de modifier le règlement de copropriété. Une telle modification est possible, dès lors qu'elle concerne la jouissance, l'usage et l'administration des parties communes : elle doit alors être approuvée par l'assemblée générale, à la majorité des copropriétaires, représentant les deux tiers des voix (ce que l'on appelle la DOUBLE MAJORITE). Mais elle ne peut en aucun cas imposer à un copropriétaire une modification de la destination de ses parties privatives ou de leur utilisation. Dans une copropriété, chaque lot est identifié (bâtiment, étage, composition, ) dans un document appelé "état descriptif de division", le plus souvent annexé au règlement de copropriété. Cette identification consiste à attribuer à chacun des lots un numéro, et une quote- part dans les parties communes. Cette quote- part s'exprime en tantièmes de copropriété (communément et souvent à tort appelées "millièmes"), auxquels correspondent les tantièmes de voix du copropriétaire lors du vote en assemblées générales, et, en principe, sa quote- part des charges générales. Le simple fait d'acheter un logement (ou un local commercial, un local professionnel, un garage, une cave, etc.) dans une copropriété fait de vous l'un des membres de droit du 1

2 syndicat de copropriété, collectivité qui regroupe tous les copropriétaires de votre immeuble. Il n'y a aucune formalité particulière à accomplir, aucun document à signer. Ce syndicat a un objet très précis, défini par la loi : la conservation de l'immeuble et l'administration des parties communes. Ces dernières ne lui appartiennent pas, puisqu'elles sont la propriété indivise de l'ensemble des copropriétaires, mais c'est le syndicat, en tant que tel, qui doit les administrer, les entretenir, etc., ce qu'il fait par l'intermédiaire du syndic. Afin de mener à bien les missions que lui confère la loi, le syndicat des copropriétaires possède la personnalité morale. Cela signifie qu'il constitue une entité distincte des copropriétaires, qu'il représente des intérêts collectifs qui dépassent les intérêts individuels des copropriétaires. Il est ainsi qualifié pour agir en justice si les intérêts de la copropriété sont menacés ou malmenés (y compris par un copropriétaire), il peut posséder un patrimoine propre (il peut par exemple acquérir des parties privatives ou vendre des parties communes), etc. A l'inverse, il pourra également être poursuivi si la copropriété a causé un préjudice à un copropriétaire, ou à un tiers. Le syndicat peut par exemple voir sa responsabilité engagée devant les tribunaux du fait d'un gardien qui aura laissé dans le hall de l'immeuble un produit glissant, qui aura provoqué une chute. Pour prendre ses décisions, le syndicat des copropriétaires se réunit en assemblée générale; quand à son action, elle s'exerce par l'intermédiaire du syndic. SYNDICAT(S) Si vous faites partie d'une grande copropriété, regroupant plusieurs bâtiments distincts, vous pouvez avoir intérêt, si ce n'est déjà fait, à créer pour chaque bâtiment, un syndicat dit "secondaire". Les copropriétaires de chacun des bâtiments constitués en syndicat secondaire pourront ainsi traiter au plus près les problèmes qui leur sont propres. Les copropriétaires peuvent choisir de s'organiser en syndicat coopératif, par décision de l'assemblée générale prise à la majorité absolue (majorité dite "de l'article 25"). La constitution d'un conseil syndical est alors obligatoire et le syndic est élu par les membres de ce conseil et choisi parmi eux. Il exerce de plein droit les fonctions de président du conseil syndical. Ce type d'organisation n'est valable qu'à la condition expresse que les copropriétaires soient prêts à participer très activement à la gestion de leur immeuble ; dans le cas contraire, ce sera la paralysie assurée! CONSEIL SYNDICAL La mise en place du Conseil syndical est une obligation dans chaque copropriété, sauf si l'assemblée générale décide de ne pas en instituer. Elle devra alors le faire à la majorité de tous les copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix, ce que l'on appelle la DOUBLE MAJORITÉ. Les modalités de fonctionnement du conseil syndical : nombre de membres (au moins trois), durée du mandat (au maximum trois ans, renouvelables), convocation et tenue des réunions du conseil, règles de majorité lorsque le conseil rend un avis, sont en principe fixées par le règlement de copropriété. A défaut, c'est à l'assemblée générale qu'il revient de les fixer, à la majorité de l'article 25. En règle générale, sauf dans les grandes copropriétés, le conseil syndical sera composé de trois membres titulaires, et éventuellement de 3 suppléants. Il est toujours préférable de prévoir un nombre impair de membres, afin qu'une majorité puisse se dégager. Afin d'éviter tout conflit d'intérêt, ne peuvent en aucun cas faire partie du conseil syndical ni le syndic, ni son conjoint, ni ses ascendants, descendants ou préposés (notamment ses salariés). Mais rien n'empêche évidemment le syndic, sur demande du conseil syndical ou sur sa demande, d'être présent à une de ses réunions, pour débattre ou expliquer un point particulier. Il en est de même pour tout copropriétaire qui peut 2

3 être invité par le conseil syndical à participer à une de ses réunions. MANDAT DE TROIS ANS : Les membres du conseil sont choisis par les copropriétaires, parmi eux. Ils sont élus pour 3 ans au maximum (renouvelables), à la majorité des voix de tous les copropriétaires (sur ce point, se reporter aux règles de majorité). L'assemblée peut élire des membres titulaires, et le cas échéant des membres suppléants. Si vous avez été élu au conseil syndical, rien ne vous empêche de démissionner en cours de mandat. De son côté, l'assemblée générale, statuant à la majorité des voix et de tous les copropriétaires, peut prononcer, à tout moment au cours du mandat, la révocation d'un membre du conseil syndical. Et si le quart des sièges devient vacant, il faudra procéder à la réélection du conseil. Lorsque l'assemblée générale n'arrive pas à élire de conseil syndical, sans pour autant décider de ne pas en instituer, tout copropriétaire, ou le syndic, peut saisir le président du tribunal de grande instance afin qu'il procède, avec leur accord, à la désignation des membres du conseil. Evidemment, si personne n'est candidat, le président du TGI se contentera de constater l'impossibilité d'instituer ce conseil. Et l'affaire en restera là jusqu'à ce qu'une prochaine AG trouve des candidats et les élise. Sachant que l'absence de conseil constitue un handicap (il manque un relais entre les copropriétaires et le syndic), mais n'empêche évidemment pas la copropriété de fonctionner normalement. Une fois élus, les membres du conseil syndical doivent élire un président, à qui la loi confère des pouvoirs particuliers. Il pourra ainsi, si les circonstances l'exigent : - procéder à la convocation de l'assemblée générale, en cas de défaillance du syndic ou de refus de sa part de procéder à cette convocation, après mise en demeure restée vaine pendant au moins 8 jours ; - en cas de changement de syndic, contraindre en justice l'ancien syndic à transmettre au nouveau les archives du syndicat des copropriétaires, là encore après qu'une mise en demeure soit restée sans effet. Plus généralement, du fait de sa fonction, le président du conseil syndical est, au quotidien, le principal interlocuteur du syndic et le relais naturel entre ce dernier et les copropriétaires. Les fonctions de membre du conseil syndical sont bénévoles, et ne donnent donc lieu à aucune rémunération. Si les membres du conseil syndical font l'avance de frais pour exercer leur mission, ils seront remboursés sur le budget de la copropriété, sous réserve que le règlement de copropriété ou l'assemblée générale ait prévu cette possibilité : donc il ne faut pas hésiter, avant d'engager des frais, à relire le règlement de copropriété ou à se renseigner directement auprès du syndic pour savoir selon quelles modalités ils seront remboursés. LA MISSION D UN CONSEIL SYNDICAL Aux termes de la loi, le conseil syndical a pour mission d'assister le syndic et de contrôler sa gestion. Au titre de cette double mission, il peut ainsi :donner son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes les questions qui peuvent intéresser la copropriété, qu'il soit consulté sur ces questions ou qu'il s'en saisisse lui- même. Le conseil syndical pourra ainsi être amené son avis sur le choix du personnel ou de l'entreprise chargés du service de l'immeuble (concierge, gardien, ), la présentation comptable des recettes et dépenses du syndicat, le choix des entreprises appelées à réaliser les travaux décidés par l'assemblée générale, l'examen des devis fournis par ces entreprises, etc ;émettre un avis sur les contrats et marchés passés par le syndic au nom de la copropriété. 3

4 Sa consultation par le syndic est même obligatoire dès que le contrat ou le marché dépasse un certain seuil fixé par l'assemblée générale (si aucun seuil n'est fixé, il doit être consulté sur tous les contrats) : attention, l'avis qui est demandé au conseil n'a aucune force obligatoire à l'égard du syndic, mais ce dernier, s'il ne le suit pas, a tout intérêt à disposer de solides arguments pour expliquer son choix ; contrôler la comptabilité du syndicat (tenue par le syndic), la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'exécution ;donne un avis lorsque le syndic décide de faire réaliser des travaux urgents, sans avoir consulté au préalable l'assemblée générale. Le conseil peut également agir au nom de la copropriété, à condition d'être mandaté par l'assemblée générale, dans le cadre des décisions qui peuvent être prises à la majorité des copropriétaires présents ou représentés (voir majorité) : le conseil pourra ainsi par exemple être mandaté pour choisir, au nom des copropriétaires, une entreprise devant effectuer des travaux dans l'immeuble. Enfin, un (ou plusieurs) membres du conseil syndical, spécialement habilité par ce dernier, peut prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, de toutes les pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndic et, plus généralement, à l'administration de la copropriété (factures, contrats, livres de comptes, ) ; il peut également, avant la réunion de l'assemblée générale, examiner les pièces justificatives des charges de l'immeuble. Bien entendu, sous réserve d'en être averti à l'avance, le syndic ne peut refuser de communiquer les pièces et documents qui lui sont demandés. Pour exercer ses missions, le conseil syndical peut se faire assister par tout technicien de son choix (architecte, expert comptable, ), dont la rémunération sera prise en charge par la copropriété. Avant d'engager des frais, il faut toutefois s'assurer que le règlement de copropriété, éventuellement complété sur ce point par une décision de l'assemblée générale, fixe les conditions de paiement des honoraires des techniciens auxquels il sera fait appel. Actions d un Conseil Syndical L'expérience montre que la présence d'un conseil syndical jouant pleinement son rôle est un gage de bonne gestion de la copropriété, de l'existence d'un dialogue et d'un climat de confiance entre les copropriétaires et leur syndic. Car, avant tout, le conseil syndical constitue un relais entre les copropriétaires et leur syndic. Voici quelques astuces pour donner à ce conseil son maximum d'efficacité :Prévoir dans le budget de la copropriété, adopté en AG, une somme affectée au fonctionnement du conseil syndical, par exemple pour permettre le recours à des techniciens qualifiés. Garder les traces écrites des avis rendus par le conseil, par exemple dans un registre conservé par le président du conseil ; Faire en sorte que soient élus au conseil syndical des copropriétaires ayant des compétences complémentaires (juriste, comptable, entrepreneur, ) ; Prévoir, le cas échéant, une représentation de toutes les catégories de copropriétaires : copropriétaires occupants, copropriétaires bailleurs, copropriétaires de locaux commerciaux, 4 Enfin, afin que le conseil, et à travers lui les copropriétaires, soit réellement associé à la vie de l'immeuble, il peut tout à faire être prévu qu'il établisse, conjointement avec le syndic, l'ordre du jour des assemblées générales, qu'il soit

5 associé à l'élaboration du budget prévisionnel, et qu'il présente, au début de chaque assemblée générale, un rapport sur la gestion de la copropriété et son activité au cours de l'année écoulée. Le conseil syndical ne doit pas s'aventurer hors des compétences que lui reconnaît la loi, même avec l'accord de l'assemblée générale (les décisions en ce sens seraient annulées par les tribunaux). Ainsi, il ne lui appartient pas de nommer le syndic, d'approuver ses comptes, etc. : en clair, il ne doit en aucun cas se substituer à l'assemblée générale des copropriétaires, ou au syndic. PAIEMENT DES CHARGES DE COPROPRIETE Vivre en commun implique de devoir faire face à un certain nombre de dépenses, qu'il s'agisse de l'entretien de l'immeuble, des travaux à y effectuer, de la qualité des équipements à préserver, etc. L'idée est de maintenir en état, voire d'améliorer, l'immeuble, qui est en quelque sorte le "patrimoine commun" des copropriétaires. Ces charges sont classées, selon leur objet, en deux grandes catégories (générales ou spéciales) qui répondent à des logiques de répartition différentes. Elles ne visent évidemment que les dépenses engagées sur les parties communes de l'immeuble, car chaque copropriétaire assume seul les dépenses relatives aux parties privatives comprises dans son lot, c'est- à- dire principalement son logement. Payer sa part dans les charges de copropriété est l'une des deux principales obligations de tout copropriétaire, l'autre étant de respecter les dispositions du règlement de copropriété. Les retards ou défauts de paiement des charges ou des provisions sont fréquents et causent un préjudice à toute la copropriété. Pour éviter que ces retards ne mettent en danger son fonctionnement normal, et récupérer les impayés, le syndic, agissant pour le compte de la copropriété, dispose d'un arsenal juridique complet (pénalités, saisie, hypothèque, opposition au prix de vente, ), qu'il peut mettre en œuvre seul, ou en faisant appel à la justice. Les copropriétaires défaillants peuvent également être condamnés au paiement de dommages intérêts au profit de la copropriété pour réparer le préjudice qu'elle subit du fait de ces retards de paiement. Sans entrer dans les détails, sachez que la loi SRU du 13 décembre 2000 renforce encore les moyens mis à la disposition du syndic pour récupérer les impayés, par exemple en prévoyant que les frais engagés par le syndic (au nom du syndicat des copropriétaires), pour récupérer des charges impayées sont à la seule charge du copropriétaire "mauvais payeur", ou encore, si le copropriétaire défaillant perçoit des loyers, en autorisant leur saisie jusqu'à extinction de sa dette. Si vous avez des difficultés à faire face à vos charges de copropriété, le plus simple est d'en parler avec votre syndic, avant que celui- ci n'entame les procédures de relance. Vous pourrez probablement trouver avec lui des modalités de paiement qui vous permettront de passer un cap difficile en évitant des frais, des pénalités et des procédures inutiles. Les copropriétaires qui louent leur logement peuvent récupérer sur leur locataire une partie des charges de copropriété. Ces charges dites récupérables ou locatives sont fixées par un décret du 26 août Les charges générales On appelle ainsi les charges relatives à la conservation, l'entretien et l'administration des parties communes. Sont notamment visés : Les assurances de la copropriété, les taxes relatives à l'immeuble, Les honoraires du syndic, les frais de tenue des assemblées générales, les frais 5

6 6 de procédure, Le nettoyage de l'immeuble, l'entretien des jardins ou espaces verts, Les dépenses de réparation et d'entretien (ravalement, gros œuvre, ), Les frais liés à l'emploi d'un concierge ou d'un gardien, L'éclairage des parties communes. REPARTION DES CHARGES Les charges générales doivent être payées par tous les copropriétaires, en fonction de leur nombre de tantièmes dans la copropriété, celui- ci étant lui- même fonction de la valeur des parties privatives comprises dans leur lot. C'est cette règle qui explique que les propriétaires d'un grand appartement supportent une part plus importante des charges générales de l'immeuble que les propriétaires d'un simple studio. Ainsi, par exemple, si vous vivez dans une copropriété comportant 1000 tantièmes (ce que dans le langage courant on appelle "millièmes"), et que sont affectés à votre lot 325 de ces tantièmes, vous devrez acquitter 325/1000 des charges générales de la copropriété. La quote- part des charges figure dans l'état descriptif de division, en principe annexé au règlement de copropriété. Elle figure également en principe dans l'appel des charges que vous adresse régulièrement votre syndic. Rien ne vous empêche évidemment de vérifier que l'un et l'autre concordent! CHAQUE COPROPIETAIRE DOIR PAYER SES CHARGES : Dès lors que vous êtes copropriétaire, vous devez impérativement acquitter votre quote- part de charges générales, dans les délais fixés (ce délai peut être fixé par le règlement de copropriété ou par le syndic ; à défaut de précision, les charges sont payables dès réception de leur appel). Aucune disposition du règlement de copropriété, ni aucune décision d'assemblée générale, ne peut valablement dispenser un copropriétaire de ce paiement. C'est ainsi par exemple que si vous êtes simplement propriétaire d'un parking dans l'immeuble, vous devrez payer une part des charges générales de l'immeuble (entretien, ravalement, assurances, ). De même, un copropriétaire qui disposerait de la majorité absolue dans la copropriété ne pourrait valablement faire voter par l'assemblée générale une résolution le dispensant de toute contribution aux charges générales! CHARGES Générales et Spéciales Dans les grandes copropriétés comportant plusieurs bâtiments, le règlement de copropriété peut prévoir que les charges générales relatives à un bâtiment seront réglées par les seuls copropriétaires de ce bâtiment. Cela permet d'éviter que des copropriétaires supportent une part de dépenses qui ne les concernent pas. Si, par exemple, la copropriété comporte un bâtiment A sur rue et un bâtiment B sur cour, le jour ou il faudra faire le ravalement du bâtiment A, seuls les copropriétaires de ce bâtiment en assumeront le coût. Inversement, lorsqu'il faudra refaire la toiture du bâtiment B, la charge en sera assumée par les seuls copropriétaires de ce bâtiment. Lorsque cette situation est prévue par le règlement de copropriété, celui- ci attribue donc à chaque lot de copropriété, une quote- part des charges générales relatives à l'ensemble de la copropriété (par exemple les frais de gardiennage), tous immeubles confondus, et, pour les copropriétaires de chaque immeuble, une quote- part des charges générales spécifiques à cet immeuble. Ainsi, par exemple, un copropriétaire pourra avoir 325/1000e des charges générales communes à l'ensemble de la copropriété et 500/1000e des charges générales spécifiques à son bâtiment.

7 Les charges Spéciales Il s'agit des charges liées aux services collectifs et éléments d'équipement communs dont profitent tous les copropriétaires, ou certains d'entre eux seulement, et notamment les charges liées à un ascenseur, un chauffage collectif, une antenne collective, un interphone, un vide ordures, Comme les charges générales, elles doivent évidemment être acquittées dans les délais convenus. Répartition DES CHARGES Les charges dites spéciales sont réparties entre les propriétaires des différents lots en fonction de l'utilité qu'elles présentent pour chacun de ces lots. Ce principe de répartition a une conséquence majeure : un copropriétaire pour lequel l'un de ces éléments ne présente aucune utilité n'a aucune charge à assumer pour cet élément. Par exemple, dans un immeuble qui dispose d'un ascenseur, tous les copropriétaires dont les lots se trouvent en étage devront participer aux coûts occasionnés par cet équipement : entretien, consommation d'énergie, frais de remise en état, de mise aux normes, Et, toujours en fonction du critère de l'utilité, les copropriétaires des étages élevés devront participer plus que ceux des étages inférieurs (le règlement de copropriété fixe cette répartition). En d'autres termes, dans un immeuble de 7 étages avec ascenseur, le copropriétaire du 7e participera plus que celui du 6e qui lui même participera plus que celui du 5e, et ainsi de suite. A l'inverse, les copropriétaires du rez- de- chaussée n'auront aucune charge à supporter au titre de l'ascenseur, puisqu'il ne représente aucune utilité pour leur lot. Mais là encore, toujours en fonction du critère de l'utilité, si ces copropriétaires du rez- de- chaussée ont une cave ou un garage, et que l'ascenseur dessert les sous- sols, ils devront alors participer aux charges générées par cet équipement. Autre différence d'avec les charges générales : chacune des charges spéciales possède sa propre règle de répartition. Le règlement de copropriété (ou l'état descriptif de division) précise donc, pour chaque service ou équipement, la quote- part des charges spéciales affectée à chacun des lots pour lequel il présente une utilité. La clé de répartition ne sera donc pas la même pour les frais d'ascenseur, le chauffage collectif, etc. Si un équipement commun à la même utilité pour tous les lots (par exemple un interphone) qui en sont équipés, les charges liées à cet équipement seront réparties de manière égale entre les lots qui en disposent. Ne pas confondre utilité et utilisation! Si ces deux notions peuvent paraître voisines, elles recouvrent des réalités profondément différentes. Or, pour savoir si un copropriétaire doit ou non acquitter telle ou telle charge spéciale, c'est la notion d'utilité qui doit être retenue. Le plus simple est de prendre un exemple : dans un immeuble avec ascenseur, un copropriétaire dont le lot est situé en étage devra participer aux frais occasionnés par cet ascenseur, au titre des charges spéciales, même si, pour des raisons personnelles, il décide systématiquement de prendre les escaliers plutôt que l'ascenseur. Ce qui compte en effet, c'est l'utilité (elle existe objectivement, que le copropriétaire emprunte ou non l'ascenseur) de cet équipement, et non l'utilisation effective qui en est faite. De même, si ce copropriétaire laisse inoccupé son logement, il ne sera pas dispensé pour autant des charges liées à l'ascenseur. La répartition des Charges En principe, la répartition des charges ne peut être modifiée qu'à l unanimité des copropriétaires. Si l'on s'en tenait à ce principe, il serait quasi impossible d'obtenir une 7

8 telle modification, car il se trouvera toujours un copropriétaire pour s'y opposer ou simplement s'abstenir. Aussi la loi a- t- elle prévu un certain nombre de situations qui peuvent aboutir à une nouvelle répartition des charges, sans pour autant que tous les copropriétaires soient d'accord. Ainsi par exemple : lorsque l'assemblée générale décide de certains travaux (surélévation de l'immeuble, installation de nouveaux équipements tels qu'un ascenseur, addition de locaux privatifs, ) qui entraîneront une nouvelle répartition des charges, elle peut, à la même majorité que celle requise pour autoriser ces travaux, fixer cette nouvelle répartition des charges ; il en va de même lorsque le syndicat des copropriétaires décide d'acquérir ou de vendre des parties communes de l'immeuble ; lorsqu'un copropriétaire modifie l'usage de la partie privative de son lot (transformation par exemple d'un logement en cabinet médical), et que cette modification a des conséquences sur l'usage des éléments d'équipement commun (par exemple l'ascenseur de l'immeuble), l'assemblée générale peut, à la majorité absolue de l'article 25, fixer la nouvelle répartition des charges qui découle de cette transformation. En d'autres termes, dans cette situation, le copropriétaire concerné supportera des charges d'ascenseur plus importantes que celles qu'il supportait avant la transformation. Sachez enfin que si vous estimez que la quote- part de charges attaché à votre lot de copropriété excède de plus d'un quart celle qu'elle devrait être, vous pouvez demander au tribunal de grande instance fixer une nouvelle répartition des charges, conforme aux dispositions de la loi. Attention, cette action n'est possible que dans les 5 ans qui suivent la publication du règlement de copropriété ou dans les 2 ans qui suivent la première vente du lot. Si, dans votre copropriété, vous constatez que certaines charges ne sont pas réparties conformément aux dispositions de la loi, vous pouvez demander au tribunal la nullité de cette répartition. S'il accepte votre demande, le tribunal fixera la nouvelle répartition des charges. Une telle action est possible si, par exemple, les charges relatives à l'ascenseur sont réparties comme les charges générales, c'est- à- dire en fonction des tantièmes, et non pas en fonction de l'utilité. La convocation de l Assemblée Générale C'est évidemment en premier lieu au syndic qu'il appartient, au moins une fois par an, de convoquer l'assemblée générale des copropriétaires. Il peut même procéder à cette convocation dès qu'il le juge nécessaire, sans avoir à attendre l'écoulement d'un délai d'un an entre deux AG. Mais le syndic n'est pas le seul à pouvoir être à l'initiative de la convocation d'une assemblée générale : le conseil syndical, s'il existe, ou un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix (voire moins si le règlement de copropriété le prévoit) peut demander au syndic la convocation d'une AG, en joignant à cette demande l'ordre du jour projeté. Cette demande doit être faite par lettre recommandée avec AR. En cas de refus ou de non réponse du syndic, le président du conseil syndical aura la possibilité de convoquer lui- même l'assemblée générale. Et si lui- même ne s'exécute pas, tout copropriétaire pourra demander au tribunal une habilitation pour convoquer lui- même cette assemblée. Il faut savoir que ces dispositions, si elles sont prévues par la loi, sont rarement utilisées en pratique, sauf dans les copropriétés en difficulté, ou dans 8

9 celles ou existe une situation de blocage total entre les copropriétaires et leur syndic. De toute façon, le syndic doit, dès lors que la demande lui en est faite dans les conditions légales, convoquer l'assemblée générale, sous peine de voir sa responsabilité engagée. Aucune décision de la copropriété ne peut être prise en dehors d'une assemblée générale. Ainsi, une consultation écrite, même si elle recueille l'accord de la majorité des copropriétaires, voire même de la totalité, n'aurait aucune valeur. Les modalités d une convocation à une Assemblée Générale : La convocation à l'ag doit être adressée à tous les copropriétaires, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Elle peut également vous être remise en mains propres contre signature d'un récépissé : cette modalité est souvent utilisée dans les immeubles qui sont pourvus d'un concierge ou d'un gardien qui se charge alors de cette formalité. Tous les copropriétaires, sans aucune restriction, ont le droit de participer à l'assemblée générale et doivent donc y être convoqués. En revanche, participer à l'ag n'est jamais une obligation : mais comme il s'agit d'un des moments clés dans la vie de la copropriété, mieux vaut y être présent si l'on veut peser sur les décisions qui seront prises. N'oubliez pas en effet que dès lors que la majorité requise est réunie, la décision sera valable, même si certains copropriétaires ne sont ni présents ni représentés. La convocation doit être adressée à chacun des copropriétaires, qu'il soit ou non concerné par les questions inscrites à l'ordre du jour, au moins 15 jours avant la date de la réunion, sauf si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long. Mais s'il y a urgence, le syndic peut (et doit) convoquer une assemblée sans délai : ce sera le cas par exemple en cas de menace de rupture d'une canalisation dans l'immeuble, ou de risque de panne de la chaudière en plein hiver. D'ailleurs dans de telles situations, le syndic a l'obligation de faire procéder immédiatement aux travaux d'urgence nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble, sans attendre la réunion de l'ag. L'AG doit en principe se dérouler dans la commune ou est située l'immeuble. Dans les petites copropriétés, il n'est pas rare qu'elle se tienne dans l'appartement d'un des copropriétaires, mais elle peut aussi se tenir dans les bureaux du syndic ou dans une salle réservée à cet effet. Quand au jour de la réunion, même s'il s'agit en principe d'un jour de la semaine, rien n'interdit que l'ag soit fixée un jour férié, voire même un dimanche. Un contenu obligatoire, sous peine de nullité Afin que vous soyez parfaitement au courant des questions qui seront débattues à l'occasion de l'ag, la convocation qui vous est adressée doit contenir un certain nombre de précisions obligatoires : L'indication du lieu, de la date et de l'heure de la réunion; L'indication de l'ordre du jour de l'assemblée ; les modalités de consultation des pièces justificatives des charges de copropriété, lorsque l'ag doit statuer sur les comptes. En fonction des questions inscrites à l'ordre du jour, la convocation devra être obligatoirement accompagnée des documents qui vous permettront de vous décider en connaissance de cause. Il pourra s'agir par exemple de documents comptables (situation de trésorerie, solde du compte du syndicat, compte des recettes et des dépenses,...) lorsque l'ag aura à approuver les comptes de l'année écoulée, de ces documents et du budget prévisionnel lorsqu'elle sera appelée à votre les crédits du prochain exercice, des devis des entreprises sollicitées si elle doit voter certains travaux, de l'avis du Conseil 9

10 syndical lorsque la question inscrite à l'ordre du jour le requiert, du projet de résolution lorsqu'elle est appelée à autoriser un copropriétaire à effectuer des travaux affectant les parties communes, etc. Tout copropriétaire peut, une fois par an et pendant un jour au moins, consulter chez le syndic les pièces justificatives des charges de copropriété (factures, contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants, quantité consommée et prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, etc.). Ce droit de consultation s'exerce dans le délai qui s'écoule entre la convocation de l'assemblée générale appelée à approuver les comptes et la tenue de celle- ci. Cette consultation se fait selon des modalités déterminées à l'occasion d'une précédente assemblée générale, ou d'un commun accord entre les copropriétaires intéressés et le syndic. Si vous voulez exercer ce droit que vous reconnait la loi, le plus simple est de prendre contact avec votre syndic, ou avec le président de votre conseil syndical. L'ordre du jour de l'ag est établi par la personne qui procède à la convocation, c'est- à- dire en principe le syndic. La plupart du temps, bien que cela ne soit pas une obligation, celui- ci prend soin d'y associer le Conseil syndical, ou du moins son président. Si une question particulière vous intéresse, et qu'elle n'a pas été inscrite dans l'odre du jour initial, vous pouvez, dans le délai de 6 jours qui suit la convocation, demander au syndic, par lettre recommandée avec AR, son inscription pour l'assemblée générale à venir : c'est ce que l'on appelle l'ordre du jour "complémentaire". Votre question doit être formulée de façon précise (évitez les formules vagues) et accompagnée des documents éventuellement nécessaires (par exemple des devis si vous demandez une autorisation de faire des travaux) : si ces conditions sont remplies, le syndic sera obligé de donner suite à votre demande et donc de compléter l'ordre du jour initial. Il vous restera alors peut- être le plus difficile : obtenir de l'ag une décision qui corresponde à vos souhaits. Notez que l'ordre du jour complémentaire doit être adressé par le syndic, cinq jours au moins avant la date de l'assemblée, à tous les copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception ou la remettre en mains propres contre récépissé. L'AG ne peut prendre de décisions que sur les questions qui figurent dans l'ordre du jour. Attention, les questions doivent en outre être précises : cela signifie que l'ag ne peut prendre de décisions valables si leur libellé est trop vague ou imprécis, comme par exemple "questions diverses", ou encore "problèmes à règler sur les parties communes". Une discussion sur un sujet non inscrit ou trop vague est évidemment possible, mais aucune décision ne pourra être prise sur un tel sujet, sous risque d'être annulée. Déroulement d une ASSEMBLEE GENERALE : Si vous n'avez jamais assisté à une AG de copropriété, vous serez peut être surpris, la première fois, des règles assez strictes auxquelles cette réunion doit répondre. L'objectif est évidemment de créer le maximum de transparence dans le processus qui conduit à l'adoption ou non des décisions soumises au vote. Voici les principales règles qui entourent la tenue de l'assemblée générale. 10 La feuille de présence : Ce document indique les nom et domicile de chacun des copropriétaires qui assiste à l'assemblée, ou le nom et le domicile de la personne qui, le cas échéant, représente tel ou tel copropriétaire. Doit aussi y figurer le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire présent ou représenté, nombre de voix qui, pour les charges dites générales correspond aux tantièmes attachés à son lot et pour celles dites spéciales est proportionnel à la part des dépenses dont il a la charge. Cette feuille de présence doit être signée par tous les participants à l'ag, être certifiée exacte par le président de l'assemblée et enfin être annexée au procès- verbal de la réunion. Sachez que si vous le désirez, vous pouvez en demander une copie au syndic, qui doit vous la délivrer. Si vous

11 participez à une AG de copropriété et que vous arrivez après le début ou que vous devez partir avant la fin (ou les deux!), prenez bien soin de faire noter sur la feuille de présence vos heures d'arrivée et de départ : le cas échéant, vous pourrez ainsi contester les décisions qui auront été prises en votre absence. La désignation du président de séance : Chaque assemblée générale doit débuter par la désignation du président de séance, avant même de voter sur une quelconque autre question. Cette désignation est obligatoire ; elle se fait à la majorité simple. Le président, choisi parmi les copropriétaires, est chargé notamment de contrôler la validité des pouvoirs et de diriger les débats ; il peut être assisté par un bureau (secrétaires, scrutateurs,...), ce qui est fréquent dans les grandes copropriétés, rare dans les petites. En règle générale, c'est le président du Conseil syndical qui assure la présidence de séance, mais ce n'est pas une obligation et tout copropriétaire qui le désire peut se porter candidat. Le syndic (ou son conjoint ou l'un de ses employés) ne peut en aucun cas présider l'ag ; en revanche, il est de droit secrétaire de la séance, à moins que l'ag n'en décide autrement. A ce titre, c'est à lui que revient le soin de rédiger le procès- verbal original de la séance. Les pouvoirs : Si vous ne pouvez pas assister à l'assemblée générale, vous pouvez vous y faire représenter par un mandataire, à qui vous allez déléguer votre droit de vote : dans la pratique, on parle de délégation de pouvoir. Ce mandataire peut être un copropriétaire de l'immeuble, mais ce n'est pas une obligation : vous pouvez donc tout à fait donner pouvoir à une personne extérieure à la copropriété (parent, ami, juriste professionnel,...), mais jamais au syndic, à son conjoint ou à l'un de ses employés (s'il acceptait un mandat, l'assemblée pourrait être annulée!). Afin d'éviter les abus, un même mandataire ne peut recevoir plus de trois mandats, sauf si le total de ses voix et de celles des personnes qui lui ont confié un pouvoir n'excède pas 5 % des voix de la copropriété. Ainsi par exemple, dans une copropriété qui comporte tantièmes, un copropriétaire pourra recevoir plus de 3 mandats s'il dispose, au total, de moins de 500 millièmes. La pratique des pouvoirs en blanc qui consiste à retourner au syndic un pouvoir, sans avoir indiqué dessus le nom du mandataire, n'est pas interdite, à condition que ces pouvoirs ne soient pas distribués par le syndic lui- même à des mandataires choisis par lui. Cela étant, si vous souhaitez faire un pouvoir en blanc, le plus simple est de l'adresser au syndic en lui demandant de le remettre au président du Conseil syndical, ou à un membre de ce conseil, qui se chargera lui- même de l'attribuer à l'un des participants de l'ag : vous pouvez en outre donner un caractère impératif à ce mandat (voir ci- dessous). La délégation de pouvoirs n'est soumise à aucun formalisme particulier : elle doit simplement être écrite. En règle générale, pour éviter les pouvoirs mal libellés, les syndics prennent soin de joindre à la convocation à l'ag, un modèle type qu'il suffit de compléter et de confier à la personne qui va vous représenter. Rien ne vous empêche de mentionner sur le pouvoir, que sur telle ou telle question, vous exigez que votre représentant votre pour, contre, ou s'abstienne : c'est ce que l'on appelle un mandat impératif. Sachez toutefois que si votre mandataire ne respecte pas votre consigne de vote, vous ne pourrez pas pour autant faire annuler la décision prise par l'ag. Raison de plus pour choisir un mandataire en qui vous avez toute confiance! Le vote : Toutes les décisions prises en assemblée générale le sont à la suite d'un vote. Chaque copropriétaire a le droit de participer à ce vote, mais son poids dans la décision sera fonction de la quote- part des parties communes qui est attachée à son lot, c'est- à- dire du nombre de tantièmes (ou millièmes) qu'il détient. Ainsi, par exemple, celui qui a 312/10 000e disposera de 312 voix sur Les règles de majorité applicables dépendent de 11

12 l'importance des décisions à prendre. Le vote peut se faire soit par écrit, soit à main levée, mais jamais à bulletin secret puisqu'il faut savoir quels sont les copropriétaires qui ont voté "pour", "contre" ou qui se sont abstenus. Le vote par correspondance est interdit, mais les copropriétaires qui ne peuvent se rendre à l'assemblée peuvent s'y faire représenter. Afin d'éviter les abus de majorité, si un copropriétaire détient à lui seul la majorité à l'ag, ses voix sont réduites à la somme de celles des autres copropriétaires. Ainsi, dans une copropriété qui comprend tantièmes, si un copropriétaire possède à lui seul tantièmes (ce qui en laisse 4000 aux autres), ses voix seront réduites obligatoirement à tantièmes. Lorsque cette réduction des voix est appliquée, il en est tenu compte pour le calcul des différentes majorités : dans notre exemple, le total des voix sera donc de tantièmes, et non plus de Le procès-verbal : C'est le document capital de l'assemblée générale, puisqu'il doit préciser le texte de chaque délibération, indiquer le résultat de chaque vote, et préciser les noms des copropriétaires qui se sont opposés à la décision, de ceux qui n'ont pas pris part au vote et de ceux qui se sont abstenus. Si vous n'êtes pas d'accord sur la régularité d'une délibération, et que vous avez voté contre ou que vous vous êtes abstenu, vous pouvez également exiger que vos réserves soient mentionnées sur le procès- verbal : cela vous permettra par la suite de contester ces décisions. Le procès- verbal original, c'est- à- dire celui qui est rédigé pendant l'ag, doit être signé par le président de séance, le secrétaire (en principe le syndic), et les membres du bureau s'il en a été désigné un. Le syndic doit tenir un registre sur lequel il reporte, les uns après les autres, les procès- verbaux des assemblées. Contester une décision : Dans les deux mois qui suivent la tenue de l'ag, le syndic a l'obligation d'adresser aux copropriétaires opposants ou défaillants (ceux qui n'étaient ni présents ni représentés) le procès- verbal de l'ag. Cet envoi doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception et doit reproduire les extraits de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965 qui précisent les conditions et délais pour contester les décisions prises. Dans les faits, le syndic adresse une copie du PV d'assemblée générale à tous les copropriétaires sans exception, ce qui permet à chacun de garder une trace précise des décisions qui ont été prises. A compter de cet envoi, les copropriétaires défaillants ou opposants ont deux mois pour demander l'annulation d'une décision ou de la totalité de l'ag : au- delà, ces décisions deviennent définitives. Les tribunaux admettent également les actions intentées par des copropriétaires abstentionnistes, à condition qu'ils aient formulé des réserves expresses, mentionnées dans le procès- verbal de l'ag. Attention, si vous n'avez pas été convoqué à l'ag, ou si le procès- verbal ne vous a pas été adressé dans les formes voulues, le délai de deux mois ne vous sera pas opposable. L'action en nullité doit être intentée devant le tribunal de grande instance du lieu de situation de l'immeuble. Elle peut être fondée sur de très nombreux motifs (non- respect des règles de convocation, de majorité,..., pouvoirs donnés au syndic, désignation du syndic en tant que président de séance, cumul de mandats au- delà des limites autorisées par la loi, vote sur une résolution qui ne figurait pas à l'ordre du jour, etc.). Pourtant, comme il s'agit d'une procédure assez lourde à mettre en oeuvre, qui peut être longue et coûteuse puisque l'assistance d'un avocat est obligatoire, et dont le résultat n'est jamais certain à l'avance, il vaut mieux n'utiliser cette voie de recours que lorsque le préjudice est réel. La Majorité Simple C'est celle qui sert à prendre les décisions courantes, qu'il s'agisse du fonctionnement de 12

13 la copropriété (fixation des honoraires du syndic, approbation des comptes, autorisation donnée au syndic d'agir en justice, conclusion des contrats d'assurance de l'immeuble,...), ou des travaux portant sur les parties communes ou visant à maintenir l'immeuble en bon état. Plus généralement, cette majorité s'applique dès lors que la loi ne prévoit pas une autre majorité. Pour que la majorité simple soit acquise, on tient compte des voix exprimées par les copropriétaires présents ou représentés à l'ag (les voix des abstentionnistes ne sont pas comptées) : la décision sera donc adoptée si, lors du vote, le nombre de voix "pour" est supérieur au nombre de voix "contre". Les règles de majorité figurent dans des articles de la loi du 10 juillet 1965 qui réglementent le fonctionnement de la copropriété. C'est ainsi que souvent, on associe chaque majorité à son article : la majorité simple est celle de l'article 24, la majorité absolue, celle de l'article 25, la "double majorité" celle de l'article 26, l'unanimité celle des articles 26 et 35. La Majorité Absolue : Elle se calcule sur la totalité des voix des copropriétaires, présents, absents ou représentés. Par exemple, dans une copropriété qui comporte tantièmes, les décisions relevant de la majorité absolue ne pourront être adoptées en AG que si elles recueillent des voix représentant tantièmes. Relèvent notamment de cette majorité : l'élection et la révocation des membres du Conseil syndical ; la désignation et la révocation du syndic ; la fixation d'un montant de travaux au- delà duquel une mise en concurrence sera obligatoire ; l'autorisation donnée à certains copropriétaires d'effectuer, à leurs frais, des travaux affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble ; l'installation ou l'adaptation d'antennes collectives ; la décision de ne pas ouvrir de compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat ; l'installation de compteurs d'eau froide individuels, etc. Lorsque l'assemblée générale n'arrive pas à réunir la majorité absolue, mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires (par exemple au moins tantièmes dans une copropriété en comportant ), la même assemblée peut décider, sur les mêmes questions, à la MAJORITE SIMPLE en procédant immédiatement à un second vote. Si le projet n'a pas recueilli au moins le tiers des voix, une nouvelle assemblée générale peut décider à la majorité simple, si elle est convoquée dans le délai maximal de trois mois. La Double Majorité : C'est la majorité requise pour adopter les décisions les plus importantes, hormis celles qui présentent un caractère exceptionnel et qui requièrent l'unanimité. Relèvent notamment de cette double majorité : la décision de ne pas instituer de conseil syndical ; la suppression du concierge, à condition que l'assemblée mette en place des services de substitution (par exemple : entreprise de nettoyage, installation de boîtes aux lettres et d'un dispositif de sécurité, type digicode) ; les actes d'acquisition ou de disposition (vente par exemple) des parties communes si elles ne sont pas indispensables à la conservation de l'immeuble (par exemple la décision de vendre des combles ou des paliers à un copropriétaire, ou encore l'autorisation donnée à un copropriétaire d'utiliser à titre exclusif une portion de couloir) ; les travaux sur les parties communes visant à améliorer la sécurité des biens et des personnes au moyen de dispositifs de fermeture de l'immeuble (l'ag décide alors à la même majorité des périodes de fermeture totale de l'immeuble compatibles avec l'exercice d'une activité autorisée par le règlement) ; les modifications ou l'établissement du règlement de copropriété (à condition que cela ne concerne ni les parties privatives de chaque copropriétaire, ni la répartition des charges) ; certains travaux comportant transformation, addition ou 13

14 amélioration de l'immeuble (installation ou modernisation d'un ascenseur, installation d'un chauffage central, d'un vide- ordures, mise en place d'interphones, etc.). Pour être réunie, il faut que la décision mise au vote recueille le suffrage de la majorité des copropriétaires, représentant au moins les deux tiers des voix. Ainsi, par exemple, si dans une copropriété il y 30 copropriétaires avec un total de tantièmes, les décisions qui relèvent de la double majorité devront recueillir, lors de l'ag, le vote d'au moins 16 [(30/2)+1] copropriétaires, représentant au moins tantièmes (soit les 2/3 de ). Comme la double majorité peut être difficile à atteindre, en raison de l'absentéisme des copropriétaires aux AG, les travaux de transformation, d'addition ou d'amélioration de l'immeuble qui n'ont pas recueilli cette double majorité doivent être soumis au vote d'une nouvelle AG convoquée par le syndic, s'ils ont recueilli, lors de la première AG, le vote de la majorité des membres représentant au moins les 2/3 des voix des copropriétaires présents ou représentés. La nouvelle assemblée générale, pourra alors, à cette même majorité (majorité des membres représentant au moins les 2/3 des voix des copropriétaires présents ou représentés) voter les travaux en cause. Cette disposition peut paraître complexe, mais elle est importante à connaître, car elle permet très souvent de sortir de situation de blocage. Pour mieux la comprendre, en voici une illustration concrète. Une copropriété compte 20 membres représentant au total tantièmes (ou millièmes). Des copropriétaires décident de proposer l'installation d'un ascenseur, décision d'amélioration qui relève de la double majorité. Lors de l'ag, sont présent ou représentés 15 copropriétaires, représentant 700 millièmes. Onze copropriétaires, représentant 500 millièmes se prononcent "pour". La double majorité n'est donc pas acquise (il aurait fallu pour cela que les onze copropriétaires représentent au moins les deux tiers des voix de la copropriété, soit 667 millièmes). Mais comme les copropriétaires qui ont voté "pour" représentent au moins les 2/3 des voix des présents ou représentés (soit 2/3 de 700 millièmes), une deuxième AG doit être convoquée par le syndic, pour remettre au vote cette installation. Et lors de cette deuxième AG, la décision pourra être adoptée si la majorité des copropriétaires représentant au moins les 2/3 des voix présentes ou représentées votent "pour". Si par exemple sont à nouveau présents 15 copropriétaires représentant 700 millièmes, la décision sera adoptée si 11 de ces copropriétaires se prononcent "pour" et qu'ils représentent au moins 467 millièmes (soit les deux tiers des 700 millièmes présents ou représentés). L'Unanimité Elle est requise pour les décisions exceptionnelles, telles que par exemple : la modification des conditions d'utilisation par un copropriétaire de ses parties privatives, la surélavation ou la construction de bâtiment comprenant de nouveaux locaux à usage privatif, la modification de la répartition des charges prévue par le règlement de copropriété, etc. L'unanimité signifie que tous les copropriétaires doivent voter pour la décision, et pas seulement les copropriétaires présents à l'ag. Donc ce type de décision ne peut être adopté que si tous les copropriétaires sont présents ou représentés à l'ag, et qu'ils votent tous "pour". Autant dire que l'unanimité reste aussi exceptionnelle que les décisions qu'elle concerne! Syndic professionnel ou "bénévole" Le choix est possible Toute copropriété doit avoir un syndic, mais celui- ci peut être un professionnel, ou non. Dans ce dernier cas, on parle souvent de syndic bénévole, même si cette expression n'est pas totalement appropriée. Le syndic "bénévole", qui a les mêmes fonctions que le 14

15 professionnel : Doit être un des copropriétaires de l'immeuble : il doit donc posséder un lot dans la copropriété, même peu important (une cave peut suffire!) ; Peut tout à fait percevoir de la copropriété, en plus du remboursement des frais qu'il engage pour elle (courrier, assurance de responsabilité, frais divers), une rémunération : il faut simplement veiller à ce que celle- ci ne constitue pas l'essentiel de ses revenus, ce qui pourrait avoir des conséquences importantes pour lui, notamment sur le plan fiscal et social (obligation de se déclarer à l'urssaf, de payer des cotisations au titre de professions libérales, ). Comme tout copropriétaire, vous serez un jour tenté de vous passer de syndic professionnel et de faire appel à un syndic bénévole, qui, précision importante, ne peut être choisi que parmi les copropriétaires. L'expérience de ceux qui ont franchi le pas montre que cette solution n'est envisageable que dans les petites copropriétés, celles qui ne comptent pas plus de 10 ou 15 lots ou dans les copropriétés familiales. Dans les autres situations, quand on fait le total de ce qui relève DE L ACTION et de la responsabilité du syndic (organiser les assemblées générales et suivre l'exécution de leurs décisions, tenir la comptabilité de la copropriété, souscrire les assurances, organiser, suivre et réceptionner les travaux, gérer le personnel ou les entreprises extérieures, procéder aux appels de fonds, relancer les copropriétaires défaillants, etc.,), on se dit qu'il vaut mieux laisser cela à un professionnel qui dispose de toute l'infrastructure nécessaire à la gestion d'un immeuble. Et ce d'autant plus que les moyens ne manquent pas de contrôler la gestion du syndic et, que, le cas échéant, il est toujours possible d'en changer. Le plus souvent, un professionnel La quasi- totalité des copropriétés fonctionnent avec un syndic professionnel. Celui- ci est alors soumis aux dispositions de la loi du 2 janvier 1970 (dite loi Hoguet), et doit notamment être titulaire d'une carte professionnelle. Cette carte, délivrée par la préfecture, atteste notamment que le syndic est titulaire d'une assurance professionnelle, qu'il dispose d'une garantie financière, qu'il possède les compétences requises par la législation, et enfin qu'il n'a pas fait l'objet de condamnations pénales. Evidemment, si l'on opte pour le syndic bénévole, aucune de ces obligations ne s'applique à lui : la copropriété aura alors tout intérêt à souscrire une assurance de responsabilité destinée à couvrir les éventuels préjudices qui pourraient résulter d'une gestion défectueuse ou d'une faute commise par le syndic dans l'exercice de ses fonctions. Avant d'élire un syndic pour la première fois, n'hésitez pas à vous assurer qu'il est bien titulaire de la carte professionnelle et des assurances et garanties obligatoires : demandez lui pour cela de vous fournir une photocopie de ces documents. DESIGANTION d un Syndic Toute copropriété, même la plus petite, doit être pourvue d'un syndic. Celui- ci, qu'il soit professionnel ou non, est en principe élu par l'assemblée générale à la majorité des voix de tous les copropriétaires ou majorité de l'article 25. C'est à cette même majorité que le syndic peut être révoqué. Dans les immeubles neufs qui sont mis en copropriété, le syndic est en principe désigné directement par le règlement de copropriété. Il peut s'agir, ce qui est souvent le cas, du promoteur. Ce syndic provisoire gère alors l'immeuble comme un autre syndic, mais il a l'obligation, au plus tard dans l'année qui suit la création de la copropriété, de 15

16 convoquer une assemblée générale qui pourra soit confirmer ce syndic dans ses fonctions (si lui même est "candidat"), soit élire un nouveau syndic. S'il ne convoque pas d'ag au terme de cette première année, son mandat prend fin de plein droit et tout copropriétaire peut alors demander au tribunal de grande instance la nomination d'un syndic judiciaire. Bien que les situations soient différentes, dès que le syndic n'est plus en mesure d'assumer ses fonctions, qu'il en est empêché (accident, maladie, liquidation judiciaire, ), ou que l'assemblée générale n'a pu se mettre d'accord sur le choix d'un syndic, tout copropriétaire peut demander au président du tribunal de grande instance de procéder à la nomination d'un syndic ou d'un administrateur provisoire. La principale mission de celui- ci consistera alors à gérer les affaires courantes et à remettre la copropriété sur "ses rails" en convoquant une AG qui devra se prononcer sur la désignation d'un nouveau syndic. Un mandat de 3 ans maximum, renouvelable : Le mandat du syndic élu par l'ag est de 3 ans maximum, mais il n'y a pas de limite à son renouvellement. Tant que les deux parties sont d'accord (le syndic et la copropriété réunie en AG), ce mandat peut donc être renouvelé. La durée du mandat doit évidemment figurer "noir sur blanc" dans le contrat du syndic soumis et voté par l'ag. Le plus sûr est d'indiquer également la date de début et la date de fin, au moyen d'une formule du type "le syndic est nommé pour une durée de année(s), qui commencera le pour se terminer le " Le renouvellement du contrat de syndic ne peut pas être automatique ; il doit être décidé par un vote de l'assemblée générale réunie avant la date d'échéance du contrat. Et lors de ce renouvellement, les conditions du contrat peuvent faire l'objet d'une renégociation. Si vous faites appel à un nouveau syndic, il peut être judicieux de prévoir un mandat limité à une année, de manière à "tester" ce syndic, avant de s'engager avec lui pour une période plus longue. Une rémunération librement négociée La rémunération du syndic est fixé librement entre les copropriétaires et lui- même. Elle doit faire l'objet d'un vote de l'assemblée générale qui se prononce à la MAJORITE SIMPLE (ou majorité de l'article 24). Comme il n'existe aucun barème en la matière, il vous appartient, en tant que copropriétaire, de négocier avec votre syndic le montant de ses honoraires et des différents frais qu'il va vous facturer pour ses interventions. Sachant que rien ne vous empêche évidemment de solliciter plusieurs syndics et de faire jouer la concurrence entre eux. De toute façon, lorsqu'elle doit se prononcer sur la désignation du syndic, l'assemblée générale doit recevoir, au plus tard en même temps que l'ordre du jour, un projet de contrat comportant un décompte détaillé des honoraires auxquels peut prétendre le syndic. Ce décompte doit faire ressortir le montant total de ces honoraires, ainsi que la répartition selon les différents types de rémunération : honoraires de gestion courante et autres honoraires de gestion le cas échéant, assiette des honoraires à percevoir en cas de travaux exceptionnels et autres honoraires pour prestations particulières notamment. Même si cela peut vous paraître un peu fastidieux, vous devez prendre le temps de lire et "d'éplucher" toutes les clauses du contrat (de celle relative aux frais de photocopies à celle relative aux frais sur travaux) qui sera soumis à l'ag, pour savoir à quoi votre copropriété va s'engager : n'hésitez pas à demander des précisions, à faire supprimer des clauses qui vous semblent peu claires, voire abusives, etc. Ce genre de mission peut d'ailleurs tout à fait être prise en charge par le conseil syndical. 16

17 La rémunération du syndic constitue une CHARGE GENRALE de la copropriété, répartie comme telle entre les copropriétaires. Même si le contrat du syndic est conclu pour plusieurs années, il prévoit en général une clause de révision annuelle des honoraires, clause tout à fait légale mais qui doit simplement être fondée sur des éléments (par exemple l'indice du coût de la vie, ou l'indice du coût de la construction) suffisamment clairs pour éviter toute ambigüité. CHANGEMENT DE SYNDIC : Le syndic est lié à la copropriété par un contrat de mandat, et non par un contrat de travail (il n'est pas son salarié). Comme tout mandat, celui du syndic peut être révoqué, à tout moment ; de son côté, le syndic peut aussi démissionner. Mais dans tous les cas, certaines règles doivent être observées, pour éviter tout litige. La façon la plus simple de changer de syndic est de ne pas renouveler le mandat du titulaire en place, à l'échéance de son mandat. Il faut simplement veiller alors à désigner, au cours de l'ag qui marque la fin du mandat du syndic actuel, un nouveau syndic, puisque toute copropriété doit avoir un syndic. Donc, en résumé, si vous décidez de ne pas renouveler votre syndic actuel, vous devez vous y préparer à l'avance, trouver un nouveau syndic, vous mettre d'accord avec lui sur les conditions de son mandat (notamment ses honoraires), et lui demander de préparer un contrat qui devra être soumis au vote de l'ag. Le plus simple est que le conseil syndical se charge de toute cette recherche, sachant en dernier lieu, que ce sera à l'assemblée générale de voter. Lorsqu'il y a un changement de syndic, pour quelque raison que ce soit, l'ancien syndic doit, dans le mois de la cessation de ses fonctions, transmettre à son remplaçant les documents de la copropriété en sa possession ainsi que tous les fonds immédiatement disponibles. Dans les deux mois qui suivent, il devra lui remettre le solde des fonds et lui fournir un état précis des comptes de la copropriété et des copropriétaires. Révoquer le syndic en cours de mandat : Il peut arriver que les copropriétaires souhaitent se séparer de leur syndic alors que son mandat n'est pas encore arrivé à échéance. Par exemple, le mandat du syndic est de 3 ans (ce qui est le maximum rappelons le), et la copropriété souhaite, au terme de la première année, y mettre fin. Première précision, seule une assemblée générale peut décider cette révocation (il faut évidemment que celle- ci figure à l'ordre du jour) : elle doit le faire à la même majorité que celle prévue pour l'élection, soit la MAJORITE ABSOLUE des copropriétaires (majorité dite de l'article 25). En d'autres termes, ce n'est pas par une pétition, même unanime, des copropriétaires, ou une décision du conseil syndical que l'on peut mettre fin aux fonctions du syndic! Il faut donc attendre la prochaine AG pour prendre cette décision, ou, lorsque la situation est vraiment "intenable", demander la convocation d'une AG extraordinaire. Deuxième précision, essentielle : la révocation d'un syndic en cours de mandat doit être justifiée par des motifs sérieux : négligences graves (par exemple dans le recouvrement des charges), inertie (par exemple absence de mise en œuvre des décisions prises en AG), fautes de gestion, Le syndic doit en outre avoir la possibilité de "présenter sa défense" devant l'ag. A défaut, la copropriété pourrait être condamnée à lui verser des dommages intérêts pour révocation abusive. Afin d'éviter que la copropriété ne soit dépourvue de syndic, il faut prévoir, lors de l'ag qui va voter la révocation du syndic actuel, l'élection d'un nouveau syndic. Ce qui suppose, comme en cas de non renouvellement du mandat, que les copropriétaires aient 17

18 déjà réfléchi à la question. Une démission toujours possible De son côté, le syndic est libre de démissionner, sans que la copropriété puisse s'y opposer. Celle- ci pourra toutefois obtenir des dommages intérêts si cette démission se fait dans des conditions telles qu'elle porte atteinte à la bonne marche de la copropriété : ce sera le cas par exemple si le syndic démissionne de manière brutale, avec effet immédiat et sans avoir préparé la suite. Idéalement, le syndic qui envisage de démissionner devrait : 18 Informer le président du conseil syndical, s'il en existe un, de son intention de convoquer l'assemblée générale pour lui notifier sa démission et l'inviter à désigner son successeur ; Proposer un délai avant la prise d'effet de sa démission ; Convoquer l'assemblée générale avec, à l'ordre du jour, les deux questions suivantes : " démission du syndic à compter du... " ; " désignation du nouveau syndic à compter du... ". Pour éviter de se retrouver sans syndic, les copropriétaires ont intérêt de faire insérer dans le contrat de leur syndic une clause par laquelle celui-ci s'engage, en cas de démission, à prévenir les copropriétaires à l'avance, et à organiser la convocation et la tenue de l'ag (ou des AG) qui sera chargée de désigner son remplaçant. Si le syndic s'est démis de ses fonctions sans avoir préalablement convoqué une assemblée générale pour désigner son remplaçant, n'importe quel copropriétaire peut demander au président du TGI de désigner un administrateur provisoire chargé notamment de convoquer l'assemblée en vue de désigner un nouveau syndic. Des pouvoirs très étendus Les pouvoirs du syndic, et ses obligations, sont fixés par la loi. Globalement, sa mission consiste à gérer l'immeuble, exécuter les décisions de l'assemblée générale et assumer un ensemble de tâches administratives, financières et comptables. Il est ainsi chargé : D'assurer l'exécution des dispositions du RÈGLEMENT DE COPROPRIETE et des délibérations de l'assemblée générale. C'est donc au syndic qu'il appartient de mettre en œuvre les décisions votées par l'ag et de faire en sorte que les occupants de l'immeuble (copropriétaires ou locataires) respectent les dispositions du règlement de copropriété ; D'administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien. Dans ce cadre, l'intervention du syndic est très large : elle va du recouvrement des charges à l'organisation des assemblées générales, en passant par le paiement des dépenses courantes, la souscription des contrats d'assurance (assurance des parties communes et assurance en cas de travaux notamment) et toutes les mesures nécessaires à son entretien (achat des produits, fournitures, réparations courantes, conclusion des divers contrats de maintenance,...) et à sa garde (gestion du personnel - gardiens, concierges,... - notamment). En cas d'urgence, le syndic a l'obligation de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution des travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble, sans avoir à

19 convoquer au préalable l'ag. Il doit alors informer les copropriétaires des travaux qu'il fait entreprendre, et convoquer immédiatement une AG qui devra valider sa décision, à la MAJORITE SIMPLE. Dans cette situation d'urgence, le syndic peut aussi demander aux copropriétaires le versement d'une provision qui ne peut excéder le tiers du devis estimatif, après avoir pris l'avis du conseil syndical s'il existe. D'établir et de tenir à jour un carnet d'entretien de l'immeuble. Cette obligation découle de la loi SRU du 13 décembre Ce carnet devra être conforme à un modèle type défini par les pouvoirs publics. A compter du 1er juin 2001, tout candidat à l'acquisition d'un lot de copropriété (par exemple un logement, une cave, un parking, un local commercial), tout bénéficiaire d'une PROMESSE UNILATERALE DE VENTE ou d'achat ou d'un contrat réalisant la vente d'un lot ou d'une fraction de lot pourra, s'il le demande, avoir connaissance de ce carnet d'entretien. D'établir le budget prévisionnel du syndicat et de le soumettre au vote de l'assemblée générale et de tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat, ainsi que la situation de trésorerie du syndicat ; De soumettre au vote de l'assemblée générale (MAJORITE ABSOLUE de l'article 25), lors de sa première désignation puis au moins tous les 3 ans, la décision de constituer des provisions spéciales pour financer les travaux susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à venir et non encore décidés par l'assemblée générale. Sont visés les travaux d'entretien et les travaux de conservation (ravalement, révision d'une toiture,...) portant sur les parties communes de l'immeuble ou sur les éléments d'équipement communs (ascenseurs par exemple) ; D'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat sur lequel seront versées toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat des copropriétaires. L'assemblée générale peut toutefois décider, à la MAJORITE ABSOLUE de ne pas ouvrir de compte bancaire séparé. Pour les mandats de syndic en cours au 14 décembre 2000, cette obligation s'applique à compter du 31 décembre 2002, à peine de nullité de plein droit dudit mandat ; De représenter le syndicat des copropriétaires dans tous les actes de la vie civile (signature des contrats par exemple) et en justice : ainsi, c'est le syndic, et lui seul, qui peut agir en justice au nom de la copropriété (sous réserve, sauf exceptions, d'avoir obtenu une autorisation en ce sens de l'ag) ; à l'inverse, si une action en justice est intentée contre le syndicat des copropriétaires, l'assignation devra être adressée au syndic. Au titre de ses fonctions administratives et comptables, le syndic doit établir et tenir à jour la liste de tous les copropriétaires (état civil, indication des lots, domicile,...), détenir les archives du syndicat de copropriété (règlement de copropriété, état descriptif de division, plans de l'immeuble, procès- verbaux d'ag,...) et tous les éléments comptables de la copropriété (comptes des recettes et dépenses, situation de trésorerie, situation de chaque copropriétaire,...). Une responsabilité à plusieurs facettes Le syndic peut engager sa responsabilité s'il commet des fautes, erreurs, négligences dans l'exercice des missions dont il a la charge ou s'il outrepasse ses pouvoirs. 19

20 Contrairement à une idée reçue, la mise en jeu de cette responsabilité est assez rare en pratique, car les syndics, peut être sous la pression des copropriétaires et de leur conseil syndical, s'efforcent de mener à bien leur mission dans le strict respect des règles légales. Si votre copropriété est gérée par un syndic bénévole, ce dernier engage sa responsabilité au même titre qu'un professionnel, même si celle- ci est, en principe, appréciée moins rigoureusement par les tribunaux. La responsabilité du syndic peut être engagée envers le syndicat des copropriétaires en tant que tel et envers les copropriétaires pris à titre individuel ; elle peut aussi l'être vis- à- vis des tiers (locataires, fournisseurs,...) lorsqu'il agit en dehors de ses fonctions de mandataire du syndicat des copropriétaires. Dans des situations exceptionnelles, le syndic peut engager sa responsabilité pénale. Ce sera le cas par exemple s'il commet des délits volontaires (détournement de fonds ou de pièces appartenant au syndicat des copropriétaires, abus de confiance, etc.) ou involontaires (blessures causées par sa négligence par exemple). Ainsi, à titre d'exemple, le syndic pourra être responsable envers la copropriété : S'il néglige d'exécuter les décisions adoptées en AG, de procéder au recouvrement des charges, ou encore de convoquer l'ag, S'il fait exécuter des travaux non urgents sans accord préalable de la copropriété, ou à l'inverse s'il s'abstient de prendre les mesures urgentes que la situation exige, S'il oublie de consulter CONSEIL SYNDICAL lorsque la loi l'exige, s'il ne prend aucune mesure pour faire respecter les dispositions du règlement de copropriété, s'il oublie d'assurer l'immeuble (les parties communes évidemment, puisque l'assurance des parties privatives relève de chaque propriétaire), s'il démissionne dans des conditions qui causent un préjudice à la copropriété. La responsabilité du syndic ne peut plus être engagée lorsque l'ag (à la MAJORITE SIMPLE de l'article 24) lui a donné quitus, sans formuler de réserve, ce quitus valant approbation de sa gestion passée. Evidemment, ce quitus ne vaut que pour les décisions ou les actes dont la copropriété a eu connaissance. Vis à vis des copropriétaires eux- mêmes, la responsabilité du syndic a, par exemple, été admise dans les cas suivants : Opposition injustifiée en cas de vente d'un lot de copropriété, Rédaction d'un faux procès verbal d'assemblée générale, Non convocation à l'assemblée générale, Absence d'intervention pour faire cesser un trouble, Indications erronées données à un copropriétaire sur ses droits. Si vous décidez un jour d'engager une procédure contre le syndic, vous devrez, pour qu'elle ait une chance d'aboutir, établir devant les tribunaux que le syndic a commis une faute, que vous avez subi un préjudice personnel, et qu'il existe un lien entre ce préjudice et la faute commise par le syndic. Si l'un de ces éléments fait défaut, vous ne pourrez rien obtenir des tribunaux. Autant dire qu'il ne faut engager ce type de procédure que si l'on dispose d'un dossier sérieux. 20