CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES MF SPP - DEGEOM

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1 Représenté par le Délégué général à l Outre-mer en exercice CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES MF SPP - DEGEOM Assistance technique et administrative auprès du secrétariat de l initiative française pour les récifs coralliens Marché de prestations intellectuelles conclu en application des articles 33, 57, 58, 59 et 72 du code des marchés publics Service responsable de la passation du marché Délégation générale à l outre-mer Département de l écologie, du logement et du développement et de l aménagement durable 27, rue Oudinot PARIS 07 SP

2 SOMMAIRE ARTICLE 1 : LE PROJET DU MARCHE... 3 ARTICLE 2 : ELEMENTS METHODOLOGIQUES... 3 ARTICLE 3 : ORGANISATION ET DEROULEMENT DES TRAVAUX... 3 ARTICLE 4 : PRESENTATION DES TRAVAUX... 5 ARTICLE 5 : DISPOSITIF DE SUIVI DE LA PRESTATION... 6 ARTICLE 6 : DISPOSITIONS DIVERSES... 6 CONFIDENTIALITE... 6 PROPRIETE DE L ETUDE

3 Article 1 : Le projet du marché Le présent marché a pour projet de renouveler l assistance au secrétariat de l IFRECOR sur la période L assistance technique et administrative auprès du secrétariat de l initiative française pour les récifs coralliens (IFRECOR) portera sur l animation et le suivi de la mise en œuvre des thèmes d intérêt transversal retenus au titre de la 3ème phase de mise en œuvre du plan cadre d action national Elle assurera le suivi de la mise en œuvre des plans locaux IFRECOR , et, l organisation et le rapportage des comités permanents et nationaux ainsi que des réunions techniques prévus sur la période, qui auront à faire le point sur l avancement de la mise en œuvre de la programmation et suivre les recommandations arrêtées lors des précédents comités, puis à valider le bilan final et discuter et valider le contenu de la programmation Elle produira le bilan-évaluation de la 3ème phase de mise en œuvre du plan cadre d action national, et fournira l appui à l élaboration du contenu de la 4ème phase de mise en œuvre du plan cadre d action national Elle organisera la communication sur l IFRECOR sur la période (gestion du site internet, centre de gestion documentaire, bulletins, évènements, ). Article 2 : Eléments méthodologiques Le titulaire aura à définir et proposer l'approche méthodologique la plus à même de réaliser les objectifs de la prestation. Cette méthodologie devra permettre aux différentes parties prenantes de faire valoir leur point de vue (administrations centrales et déconcentrées, acteurs et opérateurs locaux, entreprises, bénéficiaires, etc.). L analyse s appuiera entre autre sur des analyses documentaires et des entretiens avec les acteurs concernés. A titre indicatif et sans omettre tout autre moyen que le titulaire jugera approprié de mettre en œuvre et qu il aura développé dans sa proposition méthodologique, il sera attendu que les travaux du titulaire s inscrivent dans le cadre des phases décrites au point 4. Article 3 : Organisation et déroulement des travaux La prestation comprendra cinq items au-delà du lancement des travaux. Les missions qui seront confiées au prestataire (étant entendu que chacune de ces actions fera l objet d une validation préalable par le secrétariat de l IFRECOR en tant que de besoin) sont les suivantes : - Lancement des travaux Présentation d'une note de cadrage et du plan de travail - Assurer l animation et le suivi de la mise en œuvre des thèmes d intérêt transversal ainsi que le suivi des plans locaux Le prestataire devra assurer l animation et le suivi de la mise en œuvre des thèmes d intérêt transversal et le suivi des plans locaux et assister les pilotes de thèmes d intérêt transversal, les responsables des comités locaux et les autres membres du comité national qui se sont engagés à cet effet. 3

4 Le prestataire devra établir à destination du secrétariat national un rapport annuel de synthèse, sous forme électronique, sur les activités menées au niveau national au cours de l année écoulée pour les récifs coralliens, y compris en dehors du cadre formel de l IFRECOR. Il fera état dans ce rapport de son appréciation sur l état de mise en œuvre du plan d action par les pilotes de thèmes d intérêt transversal, les membres du comité national et les comités locaux et l utilisation des fonds financiers par l Etat au titre de l IFRECOR. - L organisation et le rapportage des comités permanents et nationaux ainsi que des réunions techniques Pour chaque comité et réunion technique et en accord avec le secrétariat national de l IFRECOR, le prestataire devra : préparer et organiser les réunions préalables à Paris avec le secrétariat nécessaires à leur organisation, y participer physiquement ; élaborer 2 ou 3 projets d ordre du jour prenant notamment en compte les attentes exprimées par les membres de l IFRECOR ; préparer, une fois l ordre du jour validé par le secrétariat, l organisation pratique de ses différents points ; préparer un dossier de séance complet à remettre en début de comité et réunion technique aux participants ; participer physiquement au comité et à la réunion technique et, sous l autorité des présidents et du secrétariat national, à son animation ; assurer le rapportage exhaustif des débats en interne à l IFRECOR et en faire une synthèse largement diffusable. - La réalisation du bilan-évaluation de la 3ème phase de mise en œuvre du plan cadre d action national Le prestataire réalisera un bilan complet de la troisième phase de mise en œuvre du plan cadre d action national Ce bilan sera conduit en relation avec les pilotes de thèmes d intérêt transversal, les responsables des comités locaux et les autres membres du comité national. Il portera sur le degré de réalisation des activités des thèmes d intérêt transversal planifiées dans la programmation et sur les résultats obtenus, [sur la base des indicateurs du plan d action]. Il fera ressortir les points forts et les points faibles de cette troisième phase, les évaluations par rapport à la deuxième phase et les améliorations à apporter dans la quatrième phase. Il assurera l inventaire et la collecte de l ensemble des «produits» IFRECOR et identifiera les principaux résultats à capitaliser et à valoriser aux plans national et international. - L appui à l élaboration du contenu de la 4ème phase de mise en œuvre du plan cadre d action national Le prestataire élaborera en concertation avec le secrétariat un projet de programme d action national (4ème phase) s appuyant sur les travaux des comités permanents et réunions techniques de 2014 et 2015 pour discussion et validation lors du comité national de fin L organisation de la communication sur l IFRECOR sur la période Le prestataire produira les bulletins de liaison de l IFRECOR (3 bulletins par an, le dernier faisant le point sur l actualité des récifs français et traitant de manière approfondie une thématique intéressant l ensemble des gestionnaires des récifs). Il déclinera à la fin de la période sous forme de document de synthèse en versions électronique et papier les principaux résultats obtenus à valoriser sur les plans local, national et international. Il assurera de façon continue sur la période la gestion du site internet/intranet de l IFRECOR. Il fera en 2013 l analyse des options possibles locales et nationales en matière d accueil du futur centre de gestion documentaire et, le choix de l option étant faite, suivra sa mise en place opérationnelle et assurera son animation. Il participera enfin à la préparation et l organisation d évènements éventuels. 4

5 Pour l exécution de ces missions, le prestataire devra disposer, dans la mesure du possible, d un correspondant en région parisienne ou, le cas échéant, d une personne disponible en permanence pour se déplacer à Paris, à la demande du secrétariat La durée maximale de l'étude est fixée à 36 mois. La durée de chaque phase sera déterminée sur la base des propositions faites par le candidat retenu au terme de la consultation. Elle sera discutée et stabilisée lors de l'établissement du programme de travail présenté lors de la réunion de lancement des travaux. Un rapport sera remis lors de chaque item de la prestation, incluant un ou des résumés. Article 4 : Présentation des travaux Documents remis au cours de la prestation : Les documents suivants seront remis au cours de l'étude : une note de cadrage et le plan de travail, présentés lors du lancement de l'étude ; Durant chaque tranche : la production des bulletins de liaison de l IFRECOR (3 bulletins par an,) un dossier des participants en préalable à la réunion technique; un rapportage de la réunion technique; un dossier des participants avant le comité de l IFRECOR ; un rapportage du comité de l IFRECOR ; un rapport annuel d activité à l issue de chaque exercice A l issue de la dernière tranche, en sus des documents précités, le prestataire fournira : un rapport bilan évaluation de la phase quinquennale un document de valorisation des produits et résultats de la phase un document de présentation du programme de travail de la phase quinquennale ( programme) national et plans locaux Ces documents seront soumis à validation du secrétariat. Gestion du site internet/intranet de l IFRECOR Le prestataire assurera de façon continue sur la période la gestion du site internet/intranet de l IFRECOR. Centre de gestion documentaire de l IFRECOR Le prestataire réalisera, au cours du premier semestre 2013, l analyse des options possibles locales et nationales en matière d accueil du futur centre de gestion documentaire. Il fournira un rapport de présentation des résultats de cette analyse au plus tard à la fin du premier semestre

6 Le choix de l option étant faite, le prestataire suivra sa mise en place opérationnelle et assurera son animation sur la période Article 5 : Dispositif de suivi de la prestation Le Ministère des Outre-mer, DéGéOM, est le maître d ouvrage de cette prestation. Le dispositif de suivi de la prestation comprend : Un comité de pilotage associant: des représentants du Ministère des outre-mer (DéGéOM (, SPP)) ; des représentants du Ministère de l écologie, du développement durable et de l énergie (Direction de l eau et de la biodiversité) Le comité de pilotage assurera le lancement de l étude. Il est chargé de discuter et de valider les propositions du titulaire du marché, de valider les résultats finaux de la mission, dans le respect de la responsabilité du maître d'ouvrage. Le comité de pilotage se réunira pour valider les étapes clés de la prestation : le lancement de la prestation ; la présentation des résultats de la tranche ferme ; la présentation des résultats de la deuxième tranche ; la présentation des résultats de la troisième tranche et en tant que de besoin. En complément des réunions du comité de pilotage auquel il rend compte et pour lequel il établit un relevé de décisions, le prestataire tiendra informées la DéGéOM et la DEB de l avancée des travaux par un contact bimensuel (courrier électronique) et par la production mensuelle d'un compte rendu d activité (2 pages maximum). En outre, les étapes majeures du déroulement des travaux feront l'objet de comptes-rendus ponctuels et les éléments de suivi des travaux seront exposés par le prestataire au cours des réunions mensuelles. La Délégation générale à l outre-mer, maître d'ouvrage, sera l interlocuteur du titulaire pour le suivi des travaux. Le Département de l écologie, du logement et du développement et de l aménagement durable assurera le pilotage de l'évaluation, en liaison avec le comité de pilotage. Article 6 : Dispositions diverses Confidentialité Le prestataire s engage à considérer comme confidentiels, pendant la durée du présent partenariat et après son expiration, les documents, informations, savoir-faire dont il a eu connaissance en dehors du présent cahier des charges et à ne pas les utiliser en dehors des besoins décrits dans le présent marché. Le bureau d'étude chargé de l'évaluation s'engage à respecter les règles de discrétion professionnelle en vigueur, notamment en ce qui concerne le secret des entretiens réalisés au cours de l étude. Il s engage également à respecter les règles du secret statistique telles que définies par la loi n du 7 juin 1951 modifiée, sur l'obligation, la coordination et le secret en matière de statistique. Seules certaines exploitations statistiques agrégées pourront faire l'objet d'une diffusion. Propriété de l étude L étude sera dans tous ses aspects propriété du ministère de l Intérieur, de l Outre-mer, des Collectivités territoriales et de l immigration - Délégation générale à l Outre-mer. Le prestataire ne pourra en faire usage sans l accord de celle-ci. Pour mémoire 6

7 Les critères d'analyse des offres du présent marché, qui se trouvent dans le règlement de la consultation, comprennent des éléments de nature à guider les rédacteurs de la proposition. L'annexe financière à l'acte d'engagement comprend également des éléments de même nature. 7