REFERENTIELS DE PROCEDURES

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1 TOGO REFERENTIELS DE PROCEDURES 1. BANQUE COFFRE - CAISSE 1.1. Banque - Coffre Le coffre doit contenir au maximum : Lorsque ce montant est atteint, le surplus doit être déposé sur le compte en banque de la caisse. Il y a donc des opérations de coffre vers banque, effectuées par le gérant et des opérations de banque vers coffre, effectués par au minimum deux personnes parmi le conseil d administration et le gérant De même le retrait d une subvention de fonctionnement ou de fonds de crédits donne lieu à des opérations de banque vers coffre. Dépôt compte en banque Retrait du compte en banque Retrait du coffre Le tableau de suivi coffre et banque (1) doit être complété Dépôt en banque Le reçu de dépôt doit être archivé Retrait du compte Le tableau de suivi coffre et banque (1) doit être complété Dépôt au coffre Le reçu de retrait doit être archivé + + CA Coffre - caisse Chaque jour, avant l ouverture au public, un fond de caisse doit être constitué pour les opérations du jour. Ce montant, pris depuis le coffre, est identique chaque jour, sauf les jours de paiement de salaires, d octroi de crédit ou de dépenses programmées. Le montant du fond de caisse est de : 1

2 TOGO Avant l ouverture de l agence au public Après la fermeture de l agence au public Retrait du coffre pour constituer le fond de caisse Le tableau de suivi coffre et banque (1) doit être complété Dépôt dans la caisse La somme en caisse est comptabilisée Les pièces comptables sont comptabilisées Les montants sont comparés En cas d erreur de caisse, l écart est saisi dans le cahier des erreurs de caisse et collecte (2) (cf. procédure des erreurs de caisse et de collecte : à faire) Le tableau de suivi coffre et banque (1) doit être complété Dépôt de la somme dans le coffre Caisse et pièces comptables Toute entrée et sortie d argent de l institution doit systématiquement passer par la caisse. La seule exception concerne les fonds reçus de l extérieur sur le compte en banque de l institution qui doivent transiter de la banque vers le coffre. Chaque entrée ou sortie d argent de la caisse doit être saisie sur le cahier de caisse (24) et matérialisée par une pièce comptable qui servira de justificatif et de base de saisie informatique. Chaque dépense doit être validé par le gérant ou par le CA pour un montant supérieur à Dépenses Opérations dépenses (3) Faire signer le donneur d ordre CA ou gérant Saisie des dépenses sur Excel dans le tableau de dépenses Débit : compte de charges Crédit : cash Voir détail de chaque opération dans Produits Saisir sur le cahier de caisse et faire un reçu d opérations (3) Donner le double du reçu au membre 2

3 Paiement des salaires Avance sur salaire Réception d une subvention TOGO Faire un état de salaire mensuel (4) le 25 du mois Signature de l état de salaire mensuel (4) Les salaires sont versés le dernier jour ouvré du mois, en présence d un membre du CA L état de salaire (4) est conservé en tant que pièce comptable Débit : salaires Crédit : rémunération due + Débit : rémunération due Crédit : cash Lors de l avance Faire une demande d avance sur salaire Signature de la demande d avance de salaire en cas d accord du CA. La demande de salaire fait office de pièce comptable. Saisie de l avance de salaire sur l état mensuel de salaire du mois en cours (4) Remplir la fiche de remboursement des avances ou pertes (33) Débit : Créance d avance sur salaires-crédit : cash Montant de l avance Paiement de l avance de salaire, en présence d un membre du CA Lors du paiement du salaire amputé Compléter la fiche de remboursement des avances ou pertes (33) Débit : salaires Crédit : Rémunération dues Montant : salaire normal + Débit : rémunération dues Crédit : Créance d avance sur salaire Montant : Mensualité à rembourser + Débit : Rémunération dues Crédit : cash Montant : salaire mensualité d avance sur salaire Retirer la somme en banque et mettre la somme au coffre (voir procédure 1.1) Faire, en 2 exemplaires, une attestation de réception des fonds (5) en indiquant sa décomposition telle qu indiquée par le bailleur : - Fonds de crédits - Subvention d exploitation Signer et tamponner l attestation qui doit être remis au bailleur de fonds. Envoyer copie du document par mail au bailleur de fonds. CA CA+caissier + salariés Salarié CA CA + salarié CA + caissier + salarié CA + CA + CA 3

4 TOGO Saisie sur Octopus : Fond de crédit : Saisie en tant que ligne de financement Subvent. de fonctionnement : opération manuelle Débit : Cash Crédit : Dons et subventions d exploitation 4

5 TOGO 1.4. Autres opérations comptables hors opérations Amortissements Vente de photos ou autres travaux d impression Achat d un bien à amortir Suivre la procédure de dépenses habituelles (voir 1.3) Débit : Immobilisations Crédit : Cash Calculez l amortissement mensuel linéaire dans le tableau d amortissements Excel (6) Saisie de l amortissement mensuel mensuelle Débit : dotations aux amortissements Crédit : Amortissements Montant : valeur de l amortissement mensuel Compléter la fiche de travaux d impression (7) En fin de mois, faire un reçu de travaux d impression du montant global des opérations d impression du mois Débit : cash Crédit : Produits exceptionnels CA / + 5

6 TOGO 2. PRODUITS 2.1. GESTION DE LA TONTINE QUOTIDIENNE Collecte des mises sur le terrain Retour de la collecte Nouveaux clients Compléter le cahier de collecte Compléter le carnet de tontine du client (15) Encaisser les mises Faire le compte réel de la somme collectée Faire le compte théorique de la somme collectée depuis le cahier de collecte (9) Faire le compte théorique des ventes de carnets de tontine depuis le cahier de vente de carnets (10) Compléter la fiche de dépôt tontine (8) En cas d erreur constatée, saisir la différence dans le cahier des erreurs de caisses et collecte (2) Déposer le montant de la collecte dans la caisse dépôt de tontine Sur Octopus : saisir le dépôt sur le compte épargne tontine du mois Compléter les fiches tontine témoin (11) depuis les informations du cahier de collecte Destockage des carnets (cf ) Remplir le cahier de ventes de carnets (10) Encaisser 300 F Remplir et donner le carnet de tontine De retour de la collecte, faire une nouvelle fiche tontine témoin pour le bénéficiaire PREMIERE SEMAINE DU MOIS Positionnement Les carnets de tontine des bénéficiaires doivent être positionnés Soit le bénéficiaire vient à la caisse avec son Bénéficiaire carnet Soit la collectrice récupère les carnets lors de la collecte et les rend aux clients le lendemain Positionner les carnets et les signer Vérifier la conformité des carnets et des fiches témoin. A défaut, mettre à jour la fiche témoin par rapport au carnet de tontine Positionner les fiches tontine témoin et les signer 6

7 TOGO Synthèse mensuelle de tontine Commissions de tontine Saisie des ventes de carnets de tontine Compléter l état mensuel des collectes (12) depuis les fiches témoin lorsque toutes les fiches témoin sont positionnées (ou à défaut, une semaine après le début du mois) Compléter la fiche de synthèse des états de collecte (13) avec les informations de la fiche de dépôt et de l état mensuel du mois M-1 et M-2 En cas de perte ou de surplus, les comparer avec les erreurs de collecte du mois et saisir au besoin les nouvelles différences constatées dans le cahier des erreurs de caisses et collecte (2) Retrait des commissions Effectuer un retrait d épargne sur le livret d épargne tontine du mois en cours, du montant des commissions à prélever, calculées sur la synthèse des collectes tontine (13) (cf. Retrait d épargne) retrait de tontine Commissions sur tontine Saisir sur Octopus : Retrait livret d épargne Dépôt des commissions Déposer la somme des commissions en caisse frais et commissions Commissions sur tontine Débit : Cash Crédit : Commissions sur tontine Retrait de la somme des ventes des carnets D après la synthèse des collectes tontine (13), définir le nombre de carnets vendus Effectuer un retrait d épargne sur le livret d épargne tontine du mois en cours, d un montant correspondant à : Prix de vente d un carnet x nombre de carnets retrait de tontine Vente de carnets Saisir sur Octopus : Retrait livret d épargne Dépôt de la somme des ventes des carnets Déposer la somme en caisse frais et commissions Vente carnets de tontine Saisir sur Octopus : opérations manuelles Débit : Cash Crédit : Créances des carnets de tontine Montant : Coût de fabrication unitaire x nombre de carnets vendus + Débit : Cash Crédit : Ventes de carnets de tontine Montant : (Prix de vente coût unitaire) x nombre de carnets vendus 7

8 TOGO OPERATIONS PONCTUELLES Retrait des tontines par les bénéficiaires Achat et déstockage de carnets de tontine Vérifier que le carnet de tontine est positionné Retirer tout le net disponible d un mois donné Noter et signer le retrait sur le carnet de tontine du client, ainsi que sur la fiche tontine témoin Indiquer le montant retiré sur l état mensuel des collectes retrait tontine membre (préciser les mois concernés) Saisir sur Octopus : Retrait livret d épargne (indiquer le nom du bénéficiaire en commentaire) Achat de carnets de tontine dépenses Sortir l argent de la caisse Effectuer le paiement et récupérer une facture ou CA Débit : Stock de carnets de tontine Crédit : Cash Montant : Valeur globale d achat Stock de carnets confié à la collectrice Compléter le cahier de ventes de carnets de la collectrice (10) Remplir une fiche de destockage de carnets de tontine (14) en tant que pièce comptable Saisir sur Octopus : Opération manuelle Débit : Créances des carnets de tontine Crédit : Stock de carnets de tontine Montant : coût de fabrication unitaire x nombre de carnets 8

9 TOGO 2.2. EPARGNE EPARGNE A VUE (individuelle ou groupe) Adhésion Dépôt Retrait Le membre ou le groupe doit se présenter au guichet de la caisse et doit payer les droits d inscription et la part sociale, et fournir deux photos pour un adhérent individuel, deux photos du (de la) président(e), une photo du (de la) trésorier (ière), une photo du (de la) secrétaire pour les groupes. Remplir la fiche d inscription de groupe (16) ou individuelle (17) et y apposer la (les) photo(s) Encaisser les frais d inscription + part sociale + dépôt d épargne éventuel Saisir sur le cahier de caisse et faire un reçu d adhésion précisant le détail des frais d inscription + part sociale + dépôt éventuel Prendre un carnet «livret d épargne», le compléter et y agrafer la photo Rajouter «Part sociale : xxxx FCFA» Compléter la feuille de suivi mensuel des adhésions (18) Saisir le dépôt éventuel sur la fiche d épargne témoin (au dos de la fiche d inscription) et sur le livret d épargne du membre Saisir sur Octopus : nouveau client + nouveau compte épargne + dépôt éventuel Groupe : saisir le groupe en tant qu individuel mais avec le nom MUSO XXXX Encaisser le dépôt dépôt d épargne Compléter le livret d épargne du membre Compléter la fiche d épargne témoin du membre Saisir sur Octopus : dépôt d épargne Pour les groupes, s assurer auprès du gérant qu il n y a pas de crédit en cours et le cas échéant que le montant restant sur le livret correspond au minimum au montant du nantissement. Compléter le livret d épargne du membre Décaisser la somme retrait d épargne Compléter la fiche d épargne témoin du membre Saisir sur Octopus : retrait d épargne Futur adhérent 9

10 TOGO Fermeture de compte Carnet livret d épargne Compléter la fiche de clôture de compte épargne (19) Récupérer le carnet du membre et l agrafer avec la fiche d épargne témoin du membre et la fiche de clôture de compte frais et commissions du montant des frais de clôture retrait d épargne détaillant le montant de la part sociale + solde du livret Saisir sur Octopus : retrait d épargne et clôture de compte Achat des carnets livret d épargne dépenses Sortir l argent de la caisse Effectuer le paiement et récupérer une facture ou CA Débit : Stock de carnets livret d épargne Crédit : Cash Montant : Valeur globale d achat Destockage des carnets livret d épargne Comptabiliser d après la feuille de suivi mensuel des adhésions (18), le nombre de carnets de livret d épargne à déstocker Débit : stock de carnets livret d épargne Crédits : commissions Montant : valeur de fabrication unitaire du carnet X nombre de carnets unitaires déstockés 10

11 TOGO EPARGNE A TERME (individuelle ou groupe) A COMPLETER L épargne à terme est accessible aux adhérents. Ils possèdent donc un livret d épargne à vue. Les membres qui souhaitent bénéficier de l épargne à terme doivent préalablement déposer sur leur compte à vue la somme qu ils souhaitent bloquer. Ouverture du compte d épargne à terme Versement des intérêts Clôture du compte d épargne à terme Compléter le contrat d épargne à terme et la ranger avec les pièces comptables Saisir sur Octopus : Ouverture d un compte d épargne à terme et transfert du montant bloqué du compte à vue vers le compte à terme Agrafer le contrat d épargne à terme avec la fiche d épargne témoin Sur le compte à vue Transférer du compte à terme vers le compte à vue 11

12 TOGO 2.3. GROUPES MUSO Caisses MUSO Caisses MUSO Achat des caisses dépenses Sortir l argent de la caisse Effectuer le paiement et récupérer une facture Débit : Stock des caisses MUSO Crédit : Cash Montant : Valeur globale d achat Déstockage des caisses MUSO Déstocker les caisses Remplir une fiche de déstockage de caisses MUSO (22) et l ajouter aux pièces comptables Faire signer un contrat de crédit bail (voir modèle) au groupe MUSO en 2 exemplaires : Un restant dans la caisse verte, l autre restant dans le dossier de l animateur Sur Excel, destocker les caisses dans le fichier de suivi de stock de caisses MUSO (21) Débit : Créance caisse MUSO Crédit : Stock de caisses MUSO Montant : coût de fabrication unitaire des caisses MUSO X nombre de caisses MUSO déstockées Remboursement des caisses MUSO Le jour de l échéance, l animateur récupère la somme due et signe l échéancier de la MUSO L animateur remet la somme à la caissière remboursement d échéance de caisse MUSO Débit : trésorerie Crédit : Créance caisses MUSO Régul annuelle Calcul de la différence unitaire du coût de fabrication et du prix de vente des caisses MUSO Saisir sur Octopus : Débit : Créance caisse MUSO Crédit : Produit exceptionnel Montant : Différence précédemment calculée X nombre de caisses destockées dans l année ou CA 12

13 TOGO CREDITS Demande de crédits Les demandes de crédits se font dans le cadre des groupes MUSO directement à l animateur MUSO. Instruction du dossier de demande de crédit Comité de crédit Au cours d une AG de la MUSO, remplir le dossier de demande de crédit et déterminer en fonction des demandes les échéances globales de remboursement Vérification du montant disponible dans la caisse verte pour le nantissement Vérification que le groupe n a pas d autres crédits en cours du même type (commercial ou agricole) au sein de la caisse d Asmerade, que les membres qui sollicitent le crédit n ont pas eux-même de crédits en cours au sein de la MUSO ou d une autre MUSO Saisir sur Octopus : Simulation de la demande de crédit La demande de crédit est transmise au comité de crédit avec un avis motivé Lors du prochain comité de crédit, le dossier est étudié et le comité doit statuer sur le dossier Après délibération, le comité de crédit publie sa décision sur le document décision du comité de crédit Saisir sur Octopus : validation de la demande de crédit Comité de crédit Comité de crédit 13

14 TOGO Octroi du crédit Préparation de l octroi Octroi du crédit Lorsque la demande est acceptée, un échéancier global du crédit accordé est imprimé Calcul du montant du nantissement nécessaire à l octroi du crédit Saisir sur Octopus : répartition des montants prêtés par membre 3 membres minimum dont le (la) président(e), le (la) trésorier(ère) se présentent à la caisse Dépôt du montant du nantissement sur le compte épargne à vue du groupe (pas de DAT possible pour les nantissements) En cas de premier crédit pour le groupe, délivrance de la caisse bleue (voir caisses MUSO) Rappel des règles d accès au crédit et de remboursement MUSO MUSO MUSO Explication et signature de la caution solidaire + + MUSO Explication et signature du contrat de crédit + + MUSO Remise du montant du crédit dans la caisse bleue du groupe MUSO déduction faîte des frais de dossier et d assurance décès Saisir sur le cahier de caisse et faire un reçu d octroi de crédit frais et commissions Remise de l échéancier global du crédit Saisir sur Octopus : déboursement du crédit En AG de MUSO : Répartition du crédit entre les membres et remplissage des cahiers de gestion et du registre de prêt (en notifiant à l avance les dates et montant des échéances individuelles) 14

15 TOGO Remboursement du crédit Le remboursement des échéances (capital plus intérêts ou intérêts seuls dans le cas de crédits avec différé de paiement) se fera mensuellement selon l échéancier. Les membres de la MUSO se présentent à l agence avec la caisse verte MUSO Le montant de l échéance est payé MUSO Octroi du crédit remboursement d échéance de crédit Saisir sur Octopus : remboursement d échéance En AG de MUSO : remplissage des cahiers de gestion Lorsque toues les échéances sont remboursées, le groupe peut procéder à une nouvelle demande de crédit Retard de paiement d une échéance En amont Mesures à prendre en cas de non paiement Pour prévenir les retards, l animateur rappelle l échéance au groupe quelques jours avant. AG de la MUSO en urgence où l animateur rappelle au groupe ses engagements et les pénalités de retard. Convocation des membres à l agence en présence des membres du CA Action en justice + CA CA 15