Coordinateur des Ressources Humaines H/F- Bamako - MALI

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1 Coordinateur des Ressources Humaines H/F- Bamako - MALI L ASSOCIATION ALIMA The Alliance for International Medical Action (ALIMA) est une organisation médicale internationale, fondée en ALIMA a pour objectif de produire des soins médicaux de qualité lors de situations d urgences ou de catastrophes médicales et d améliorer la pratique de la médecine humanitaire en développant des projets innovants associés à de la recherche médicale. La particularité de l association est de fonder son mode opératoire principalement sur le partenariat avec des acteurs médicaux nationaux. En mutualisant et capitalisant leurs compétences, ALIMA et ses partenaires permettent l'accès à des soins de qualité au plus grand nombre. Depuis sa création, l association et ses partenaires ont su se développer à la mesure de l augmentation des besoins humanitaires médicaux, notamment en Afrique de l Ouest et Centrale : patients traités en 2014 dont plus de hospitalisations, une nouvelle gouvernance entre les partenaires de la plateforme des ONG médicales du Sahel, de nouvelles approches innovantes et des projets de recherches opérationnelles. ALIMA a également répondu à l urgence Ebola en ouvrant un centre de traitement Ebola de 40 lits en Guinée. Avec huit pays d interventions, 15 projets, plus de employés et un budget de 19,5 millions d euros, ALIMA est une ONG dynamique et efficace dans le déploiement de secours médicaux pour les personnes les plus vulnérables. CONTEXTE Les programmes ALIMA au Mali : ALIMA intervient au Mali depuis juin 2011 aux côtés de l ONG malienne l AMCP avec un premier projet dans le Sud du Mali dans la région de Koulikoro visant à réduire la mortalité des enfants de moins de 5 ans. En 2014, ce projet a permis de prendre en charge MAS (dont 3455 hospitalisations) et cas de paludisme (dont hospitalisations). En 2015 ce sont cas de MAS (dont hospitalisés) et cas de paludisme (dont hospitalisés) qui sont attendus dans les 111 CSCOM et 6 CSREF couverts par le projet commun AMCP/ALIMA. 3 axes majeurs : - Mettre en place des campagnes de dépistage couplant plusieurs activités (dépistage de la MAS, fourniture de soins aux enfants dans le besoin, intégration de la MAS dans la prise en charge globale pédiatrique).

2 - S appuyer sur les mères pour améliorer le dépistage de la MAS et la couverture du projet en les formant à l utilisation du PB lors du séjour en hospitalisation de leur enfant. - Améliorer la prise en charge hospitalière, avec comme intention de former au mieux les médecins et infirmiers maliens à travers l URENI ECOLE Depuis juin 2015, AMCP/ALIMA met en œuvre un projet pilote d URENI école dans la région de Koulikoro avec le soutien de l UNICEF. L objectif global est d améliorer la qualité de la prise en charge des soins médico-nutritionnels dans les URENI par la formation des personnels de santé à la prise en charge de la MAS au sein d une infrastructure de référence : le service URENI/pédiatrie du CSREF de Dioïla. En 2015, le projet dispensera des formations pratiques et théoriques à 84 personnels de santé qui prendront en charge 536 cas de MAS et autres cas pathologiques et qui dupliqueront leurs connaissances acquises au cours de la formation au sein de leurs centres de santé respectifs. Le but est d assurer la continuité de ce projet en 2016 afin de couvrir un maximum d URENI sur l ensemble du territoire. ALIMA/AMCP intervient également depuis mars 2012 dans la région de Tombouctou, en réponse au conflit au Nord du Mali et à l effondrement du système sanitaire dans cette zone. Après un appui au service des urgences de l hôpital de Tombouctou, ALIMA/AMCP appuie désormais les structures de santé à Goundam et à Diré. Suite aux affrontements entre groupes armés qui ont entrainé de nombreux mouvements de population en avril et mai, AMCP/ALIMA a étendu ses activités au nord de Goundam et appuie désormais le CSREF et 18 CSCOM à Diré et le CSREF et 17 CSCOM à Goundam. En 2014, le projet au Nord du Mali a permis de réaliser plus de consultations générales, hospitalisations ainsi que accouchements assistés médicalement et deuxièmes consultations prénatales. En 2015, le projet a prévu la prise en charge de consultations générales, cas de MAS et femmes enceintes vues en CPN1. Pour assurer l'accès à des soins gratuits et de qualité, le projet s articule autour des axes suivants : - Activités de prévention et de soins de santé primaire pour l ensemble de la population incluant des activités de santé de la reproduction (accouchements simples, CPN, CPON) ; - Activités de soins de santé secondaire pour l ensemble de la population au niveau des CSREF, incluant des activités de santé de la reproduction (accouchements avec complication) ; - Dépistage et prise en charge de la MAS simple et avec complications pour les enfants de moins de de 5 ans. Les projets, financés en 2014 par UNICEF, ECHO et le PAM (au Sud), ont été reconduits en TYPOLOGIE DU POSTE LIEU DE MISSION : Bamako, Mali RESPONSABILITES MAJEURES : Garantir la bonne gestion des ressources humaines de la mission dans le respect du cadre de gestion ALIMA et de la législation malienne, Appui technique particulier dans le suivi des ressources humaines du projet URENI Ecole de Dioila LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

3 Le coordinateur des ressources humaines rend compte au coordinateur général du projet conjoint AMCP ALIMA, au responsable gestion terrain et responsable ressources humaines du bureau ALIMA de Dakar. Il encadre le responsable RH et l équipe RH sur le terrain et les administrateurs pour tout ce qui se rapport aux RH. Il collabore et interagit avec les coordinateurs de projet, coordinateur logistique, coordinateur financier et les différents responsables d activité. MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES 1-GESTION ADMINISTRATIVE DE LA MISSION A. Cadre administratif et légal Le Coordinateur des Ressources Humaines assure le suivi des mouvements du personnel international, hébergement, ordres de mission, conditions de vie pour le personnel mobilisé, ) conformément au règlement intérieur et aux statuts du personnel et la politique sécuritaire de la mission. Il participe à la planification, en collaboration avec les superviseurs, des congés des employés et en assure le suivi sur la base d un planning des congés de la mission. Il participe à la gestion administrative d'éventuelles mesures disciplinaires en collaboration avec le superviseur direct de l employé concerné et s assure de la mise à jour dans la base Homère des mesures disciplinaires prise dans le mois. IL s assure de la préparation des déclarations mensuelles des impôts et cotisations (INPS, AMO, TL.) et s'assure de son paiement et archivage. Il s assure du renouvellement des documents légaux pour le bon fonctionnement d ALIMA. Il prépare toute la documentation écrite, certificats, etc. pour le personnel. B. Veille Juridique de la mission et respect des règlements Il assure la veille Juridique de la mission en créant un réseau d information ou un panel à travers lequel il sera éventuellement informé. Il se documente sur la législation du travail dans le pays (contacts avec l inspection du travail, l avocat, recueil d information auprès des autres ONG, recherche des actualisations en matière de droit du travail). Il se documente sur la législation fiscale dans le pays (contact avec Direction générale des impôts, Sécurité sociale, avocat, autres ONG ) pour tout ce qui concerne les taxes sur les salaires, les contrats de service, les sommes versées aux tiers, etc. Il veille au respect des lois et règlements au sein de la mission dans ses domaines de responsabilité, et s assure notamment de la conformité, du calcul des salaires et taxes etc avec la législation nationale.

4 Il contribue à la définition et la mise en application des documents de politique et pris en charge du personnel (Règlement Intérieur, contrats, etc.). Il s assure du bon respect des politiques de prise en charge et du règlement intérieur sur la mission. 2-GESTION DU PERSONNEL NATIONAL A. Recrutement et introduction du personnel nouveau Il s assure de la publication des offres d'emploi (visa de l ANPE, publication auprès d autres ONGs, sur internet ) Il s assure de la bonne gestion administrative des candidatures reçues et appuie l équipe admin du projet dans l organisation de tests Il participe aux entretiens d embauche en appui aux équipes du Projet Il appuie l admin projet dans le briefing du personnel sur le règlement intérieur et le code de bonne conduite ALIMA Il s assure que l'inscription des employés à la Sécurité Sociale est effectuée Il s assure du bon archivage de dossiers de recrutement B. Contrat de Travail et suivi Il s assure de la rédaction des nouveaux contrats de travail Il s assure de la compilation et de la mise à jour des dossiers des employés Il s assure de la création et /ou actualisation du dossier de l'employé et de son salaire dans Homère, avec l'information nécessaire et /ou saisie des données (identité, contrat de travail, personnes à charge) Il s assure que le suivi des congés en cours dans Homère et le planning des réajustements requis est effectué. C. Paiement de salaires, impôts et cotisations sociales Il s assure de la saisie des éléments variables des salaires dans Homère de la Coordination: des acomptes sur salaire et absences (congés payés, arrêt maladie, congés sans solde, etc.), collecte des formulaires des heures supplémentaires, en vérifiant leur validité Il s assure de l impression de la liste du personnel de la CNSS et RTS de la Coordination en lien sur base des données Homère Il apporte un appui aux terrains sur les difficultés rencontrées en matière de salaire, impôts et cotisations sociales Il s assure que l'archivage et le classement de tous les documents soit bien effectué Il valide la base des données HOMERE de la coordination CNK et du projet et fait un retour aux terrains. D. Gestion administrative du personnel

5 Il s assure de la présence des descriptions de fonctions mises à jour pour chaque employé et que chaque employé ait lu et signé son profil de poste en coordination et au projet Il appuie la réalisation du processus de recrutement en coordination et terrain (appel à candidatures, collecte de CV et PV à remettre au superviseur recruteur; organisation pratique des tests, participation aux entretiens si nécessaire,...), l'élaboration du rapport final de recrutement sur la base de l'outil de recrutement mis en place Il vérifie que tout le personnel nouvellement embauché bénéficie d'un programme d'induction et intégration dans leur service respectif (orientation au poste) Il vérifie que les superviseurs et responsables d'activités font les évaluations du personnel, donne l'appui nécessaire, et produit un rapport des évaluations Il élabore un rapport d'évaluation incluant les besoins de formation exprimés Il appuie l'organisation pratique de formations Il appui l'organisation des réunions mensuelles du personnel Il participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les superviseurs, et/ou les coordinateurs E. Suivi du parcours du personnel national Il s assure que les Plans d objectifs de Performances et les bilans du personnel soient réalisés Il analyse les bilans du personnel dans une approche de parcours professionnel Il identifie le développement et rétention/fidélisation du personnel clé du personnel Il propose et anticipe les détachements de personnel au sein de la plateforme 3-GESTION DU PERSONNEL EXPATRIE En liaison avec le service admin de Dakar, il s assure du suivi du personnel international: dates d arrivée et de départ, de congés payés, des passeports, visas et billets d avion. Il s assure de la constitution des dossiers des internationaux et de leur fournir les documents nécessaires pour ceux qui ne disposent pas (carte ALIMA, ordre de mission, carte de séjour ). Il présente les règles et politiques RH en vigueur dans la mission (règlement intérieur, politique break, politique des abus etc.) et organise les briefings des internationaux à leur arrivée. En collaboration avec l assistant admin-fin, il s assure du renouvellement des visas des expatriés et/ou de tous autres documents légaux exigés par la police et du ministère (Agreement, Demande d autorisation d entrée, ) Il s assure du suivi des dates d échéances les billets d avion des internationaux de façon à les utiliser de manière appropriée avant la date de péremption Il s assure de la communication au Chargé des Départs au siège (au bureau des départs) des informations de la fin de mission Il appuie le chef de mission dans la gestion des ressources humaines du personnel expatrié (gestion des conflits, anticipation des recrutements, rédaction des profils de poste ) 4-ENCADREMENT ET ANIMATION D EQUIPE

6 Il définit les profils de poste, les objectifs et réalise les bilans des membres de son équipe, il doit suivre aussi la réalisation des POP et Bilans des autres départements (Médical, Logistique etc,) en lien avec leurs responsables Il réalise les bilans de son équipe dans une approche de parcours professionnel. Il rend possible des formations et changement de poste. Il propose et anticipe des détachements. Il identifie les compétences que les membres de son équipe doivent acquérir pour maitriser leurs postes et organiser des formations pour les renforcer Il organise et anime des réunions s équipe 5-AUTRE En plus de responsabilités ci-dessus cité, le coordinateur RH et Administratif s appliquera à : Suivre des études du coût de la vie (ex-panier de la ménagère) Mettre en place et le suivi des études de coût de la vie sur les différents terrains/projets de ALIMA dans le pays (constitution du «panier», calcul des ayants droits, etc...) Coordonner la collecte des données sur une base trimestrielle (ou plus selon les besoins du pays) Participer aux réunions de coordination Focus sur les activités prioritaires relatives au contexte du Projet Commun : - Identification Développement et rétention / fidélisation du personnel clé du personnel - Nouveauté de l URENI Ecole de Dioila: Appui dans le recrutement des contractuels CSREF, mise en place des outils d évaluation de employés CSREF de l Ureni ecole, des stagiaires, accompagnement des admin CSREF - Gestion des carrières / parcours - Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences - Accompagnement du Responsable RH Le Coordinateur des Ressources Humaines contribue à la réalisation de la mission stratégique du Projet Commun. Sa contribution se définit particulièrement en termes de : Mise en place et suivi des cours d induction aux nouveaux employés engagés de l URENI Ecole de Dioila ; accompagnement des admin dans la nouvelle vision de cette gestion spécifique Conception et réalisation des stratégies de développement et de rétention de la maind œuvre; avec possibilité de faire des contrats de type CSREF URENI Ecole Travaille pour rendre plus lisible les ressources humaines des projets dans le nord vu le contexte et la non accessibilité de certaines zones de santé couvertes Coaching et développement du Responsable RH, entre autres en matière d organisation du travail et d identification, de développement, de rétention du personnel, notamment les cadres Identification des besoins en formation et mise en place et évaluation d un plan de formation en lien avec la stratégie et besoins opérationnels du projet Commun Suivi des évaluations / bilans du personnel et mise en place d un suivi des recommandations / enseignements issus de ces bilans

7 Soutien dans le suivi et l analyse de l outil de suivi du coût de la vie (panier de la ménagère), et de l application des éventuels ajustements de la rémunération, en lien avec le département RH du siège ; Soutien dans la qualité de gestion du logiciel Homère et de la paie sur le Projet Commun ; Soutien dans l application des conditions de travail et la gestion légale des emplois; Contribution au développement et à la promotion procédures, outils et politiques de gestion des ressources humaines pour l'ensemble du Projet Commun. Traduction des besoins en RH dans le budget, en période de révision/planification des opérations. Mise en œuvre des moyens permettant d assurer une saine gestion des ressources humaines et de créer un climat de travail propice au bien-être et au développement des employés ; Analyse des risques concernant les RH et proposition des recommandations si nécessaire Etablissement et maintien une communication et des relations interpersonnelles efficaces et harmonieuses avec l ensemble de ses partenaires (équipes, délégués du personnel, partenaires extérieurs, etc.). EXPERIENCES ET COMPETENCES Expérience : Diplôme (au moins Bac + 4) en gestion des ressources humaines ou toute autre formation analogue Trois ans d expérience de la gestion de ressources humaine Qualités du candidat : Expertise reconnue dans les divers champs de la gestion des ressources humaines et présente des réalisations significatives Etre en mesure de mobiliser son équipe, de favoriser son développement professionnel et d utiliser les potentiels Capacité à établir et maintenir une communication et des relations interpersonnelles efficaces et harmonieuses avec l ensemble de ses partenaires Démontrer une forte capacité de prise de décision Etre méthodique, organisé et tourné vers l action Excellentes habiletés d analyse et de synthèse Autonomie et sens prononcé de l organisation du travail Ecoute active Excellentes capacités de travail en équipe, d analyse et de communication Capacité d agir à titre de coach Souci aigu du service auprès de la clientèle Souplesse dans l exécution de son travail Langues : - La maitrise du français est indispensable - L anglais est un avantage CONDITIONS

8 Durée du contrat : 6 mois renouvelable Prise de poste : Janvier 2016 Salaire : selon expérience + perdiem ALIMA prend en charge : - les frais de déplacements entre le pays d origine de l expatrié et le lieu de mission - les frais d hébergement - la couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l employé et ses ayants droits - l évacuation pour l employé et ses ayants droits Documents à envoyer : Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre CV et lettre de motivation, à candidature@alima-ngo.org avec en sujet la référence «CORH Mali».