Initiative de transformation des services de courriel (ITSC) Exposé présenté à l Institut de la gestion financière du Canada

Transcription

1 Initiative de transformation des services de courriel (ITSC) Exposé présenté à l Institut de la gestion financière du Canada Le 24 novembre 2015 Don J. Lalonde Directeur général par intérim Direction générale des réseaux et des utilisateurs

2 Programme Contexte et objectif du projet Résultats escomptés, stratégies clés et avantages Principaux intervenants : Rôles et responsabilités Processus d approvisionnement collaboratif Résumé financier du projet Gouvernance et diligence raisonnable en ce qui a trait à l ITSC Transition des partenaires Mise à jour Questions / Commentaires 2

3 Contexte et objectif du projet 3

4 Initiative de transformation des services de courriel Objectifs globaux du projet L Initiative de transformation des services de courriel (ITSC) du gouvernement du Canada regroupera et modernisera les services de courriel afin de réduire les coûts, d accroître la sécurité et d améliorer la prestation des programmes à la population canadienne et aux entreprises. L ITSC sera mise en œuvre par vagues. Le regroupement des systèmes de courriel en une seule plateforme sécuritaire générera annuellement des économies de plus de 50 millions de dollars. 4

5 Contexte SPC est chargé de fournir des services de courriel à 43 ministères et organismes fédéraux distincts, représentant environ utilisateurs. Ces organisations exploitent actuellement plus de 60 systèmes de courriel différents. Ces systèmes de courriel sont pris en charge au moyen de trois technologies différentes : GroupWise, Lotus Notes et Microsoft Exchange. Chaque technologie utilise également différentes versions comme Microsoft Exchange, qui est utilisé sur trois plateformes différentes (Exchange 2003, 2007 et 2010). 5

6 Contexte (suite) L ITSC permet de regrouper et de moderniser les services de courriel de 43 organisations partenaires en un service unique. Le service de courriel de l ITSC sera fourni et pris en charge par Bell Canada avec le soutien de CGI et de Microsoft. Les anciens systèmes de courriel seront mis hors service à mesure de la migration des organisations partenaires vers le nouveau système de courriel, contribuant ainsi à la réalisation d économies. Un contrat de service a été négocié dans le cadre de l ITSC, qui protège les intérêts des contribuables canadiens et tient compte des enjeux fondamentaux liés à la sécurité et la protection des renseignements personnels lorsqu il s agit de traiter de renseignements de nature délicate ou possiblement de nature délicate des employés du gouvernement du Canada (GC) et des Canadiens. Les organisations non partenaires additionnelles du gouvernement fédéral, qui sont admissibles, peuvent obtenir le nouveau service de courriel, à titre onéreux. 6

7 Résultats escomptés, stratégies clés et avantages 7

8 Résultats escomptés et stratégies clés Résultats escomptés Réduction des coûts Renforcement de la sécurité des courriels et de la protection de vie privée Amélioration de l accès des citoyens et des entreprises au gouvernement Protection des renseignements personnels, normes de dénomination cohérentes Accroissement de la productivité des employés Promotion de l innovation au Canada et de la valeur pour les Canadiens Stratégies de sécurité Application des normes uniformisées de sécurité à l échelle des partenaires Prise en charge de profils de sécurité distincts Secret de niveau Désigné à Protégé B Souveraineté des données Stratégies de réduction des coûts Regroupement de l infrastructure Matériel Logiciels Personnel Segmentation des utilisateurs Approvisionnement approprié 8

9 Stratégies clés Améliorer l efficacité Consolidation et réductions des coûts Approche pangouvernementale Améliorer la sécurité et les services des Canadiens Objectif 2020 Le statu quo n est plus possible. Le système actuel et inefficace, dépassé et coûteux. L ITSC fera passer le gouvernement du Canada à une solution visant les services de courriel regroupée, économique, sécuritaire et moderne. L ITSC utilisera une approche «pangouvernementale» pour regrouper 63 systèmes de courriel dans 44 départements en une seule solution robuste. La nouvelle solution visant les services de courriel nous aidera à réaliser des économies, à assurer la sécurité et à donner les services attendus par la population canadienne. L ITSC est une des activités clés qui contribuera à bâtir la plateforme de TI laquelle soutiendra la vision d Objectif

10 Principaux intervenants : Rôles et responsabilités 10

11 Principaux intervenants : Rôles et responsabilités Partenaires Coordination de la formation (utilisateurs, bureau de service, etc.) Harmonisation avec la norme sur la gestion des services de courriel Politiques de la gestion de l'information Mises à niveau des postes de travail Gestion de l identité, des justificatifs d identité et de l accès (GJIIA) Déploiement des composants logiciels (scripts, modules d'extension ) Intégration des applications Nettoyage des données (boîtes aux lettres, comptes) Migration des données du tableau de stockage personnel Essais d'acceptation par l'utilisateur Bureau de service de niveau 1 Fournisseur de service de courriel Service de production de courriels Environnements d'essai Migration (scripts et fonctionnalité complète) Soutien du centre d'assistance Portail de prestation des services Formation et guides de l'utilisateur Planification de la transition Transition des utilisateurs finaux Opérations de SPC Installations des centres de données, serveur mandataire pour l'accès Internet Déploiement de la passerelle SMTP Configuration des pare-feu et améliorations Installation du réseau (entre le fournisseur de services de courriel et SPC) Renforcement du réseau Configurations de sécurité (Centre des opérations de protection [COP] du GC) Documentation technique de SPC Opérations de courriel permanentes et mise hors service Essais et soutien à la migration Planification des ressources et préparation du changement ITSC de SPC Stratégies (application, données, répertoire, etc.) Politiques et conventions d'appellation (harmonisation avec le SCT) Méthode de mobilisation des partenaires Liste de contrôle de l état de préparation des partenaires Gestion du changement pour les partenaires Aide à l'intégration des partenaires Gestion des contrats et des services Gestion globale du projet Secrétariat du Conseil du Trésor : Politiques et normes 11

12 Processus d approvisionnement collaboratif 12

13 Approche Solution d approvisionnement collaborative Description Approche itérative appliquée à la définition des exigences faisant intervenir un nombre limité de fournisseurs de l industrie. Réduire la probabilité d'une définition inadéquate des exigences qui donne lieu à des demandes de changements. Les exigences reposeront sur un équilibre entre les éléments que l industrie peut fournir économiquement et rapidement et une solution répondant aux besoins du gouvernement du Canada (GC). Définir les conditions du contrat en collaboration avec l industrie. Favoriser l émergence de nouvelles idées à partir des commentaires de l industrie. Étape de consultation de l industrie Décisions pour les prochaines étapes Étape de demande de réponses aux fins d évaluation Étape de l examen et de la précision des exigences (auprès des répondants retenus) Étape de la demande de soumissions Attribution du contrat Étape de la mise en œuvre juillet 2012 De novembre De mars à juin Le 25 juin, février 2015* De séptembre à 2012 à janvier 2013* 2013* octobre 2012* 2013* *Les dates sont confirmées à chaque étape; les conditions du projet selon un processus d approvisionnement de 12 mois et les dates de fin de la mise en œuvre 13

14 Demande de réponses pour l évaluation (DRE) Description La DRE est un mécanisme d approvisionnement servant à sélectionner des répondants pour participer à l étape d examen et d amélioration des exigences. Seuls les répondants retenus à la suite de la DRE seront invités à répondre à la demande de propositions. Critères de qualification Entreprises ayant des antécédents éprouvés en matière de conception, de construction, de migration et d exploitation de solutions importantes de courriel. Entreprises qui conviennent d accepter nos dispositions relatives à la souveraineté des données. Entreprises qui précisent leur plateforme technologique choisie. Publication de la DRE Préparation de la foire aux questions et des réponses Clôture de la DRE Évaluation des réponses Achèvement de l évaluation Étape d examen et d amélioration des exigences 19 septembre semaines 12 octobre semaines 26 octobre 2012 De novembre 2012 à janvier

15 Calendrier de collecte des exigences de l ITSC Équipes de travail de l ITSC CSTC Consultations avec l industrie Partenaires Analystes de l industrie DRPE EAE DP Gouvernement (autre) DDPI SCT Groupes de gouvernance DR des fournisseurs Discussions importantes à travers des forums de collaboration Discussions clées Exigences finales Émettre les DP 2e atelier sur les exigences Solution de courriel choisie 1er atelier sur les exigences Examen complet 15

16 Résumé financier du projet 16

17 Résumé financier du projet Voici un plan de migration sur 1,5 an s échelonnant de février 2015 à septembre 2016 jusqu à la clôture du projet. De plus les coûts reflètent un retard du projet d un an. Coût annuel réel/prévu : 82 M$ 17

18 Gouvernance et diligence raisonnable en ce qui a trait à l ITSC 18

19 Modèle de gouvernance de l ITSC 19

20 Processus et diligence raisonnables relatifs à l ITSC Faire le suivi du cadre de gouvernance des projets approuvé de SPC Réunions biens documentées qui comprennent des tableaux de bord de projet Examens indépendants Tenir à jour des matrices de traçabilité relatives aux exigences fonctionnelles et en matière de sécurité Utiliser des processus établis pour ce qui suit : Demandes de changement Demandes de modification de conception Avis d achèvement des travaux 20

21 Transition des partenaires Mise à jour 21

22 Transition des comptes de courriels: Mise à jour À compter du 20 novembre 2015, neuf organismes partenaires ont migrés avec succès vers Votre Service de Courriel. Services partagés Canada Agence de promotion économique du Canada atlantique Développement économique Canada pour les régions du Québec Agence spatiale canadienne Ministère des Finances Canada Infrastructure Canada Bibliothèque et Archives Canada Sécurité publique Canada Diversification de l économie de l Ouest-Canada Nombre total de la migration des boîtes de courriels: Nombre total d activation BlackBerry: Ces chiffres représentent environ 10% de la migration global qui sera fait au nouveau Service. 22

23 Migration des partenaires - totaux à le 20 novembre,

24 Questions / Commentaires 24