1 Nouveautés. d Excel La nouvelle interface utilisateur

Transcription

1 1 Nouveautés d Excel 2007 L interface utilisateur de Microsoft Office Excel 2007 a changé de manière considérable : c est la première chose que vous allez remarquer. Ses versions antérieures contenaient plus d un millier de commandes placées dans une série de menus, de barres d outils, de volets de tâches et de boîtes de dialogue. Or il s avérait que certaines fonctions n étaient pas apparentes par défaut dans l un des menus ou des barres d outils mis à votre disposition. Avec Excel 2007, tous les outils sont centralisés en un lieu unique : le Ruban de l interface utilisateur, situé dans la partie supérieure de la fenêtre de programme. L équipe de développement de Microsoft Excel 2007 a pris les dizaines de menus et de barres d outils et en a réorganisé le contenu dans les onglets et les galeries du Ruban. Si vous avez déjà utilisé Excel auparavant, il vous faudra compter un temps d adaptation à cette nouvelle interface avant de retrouver votre efficacité habituelle. Si vous débutez avec Excel, vous prendrez bien plus de plaisir à cet apprentissage que cela n aurait été le cas avec l ancienne interface. Ce chapitre vous présente un grand nombre de nouveautés d Excel 2007 : la nouvelle interface utilisateur, les améliorations apportées aux possibilités de mise en forme que vous offrent les galeries et les mini barres d outils, les nouvelles caractéristiques des tableaux de données, le nouveau système de gestion des couleurs et le nouveau générateur de graphiques. Vous découvrirez également de nouvelles manières de gérer les données dans vos classeurs. Par exemple, il est possible de créer des règles plus souples de mise en forme des données en fonction de leur valeur, de regrouper les données au moyen de nouvelles fonctions et d enregistrer vos classeurs sous forme de documents ou d autres formats. Toutes ces améliorations concourent à faire d Excel 2007 un programme accessible et puissant dont vous vous servirez pour gérer, analyser et présenter vos données de manière efficiente. La nouvelle interface utilisateur Une fois les données saisies dans une feuille de calcul, vous pouvez en modifier l apparence, créer des regroupements ou les trier grâce aux commandes du 1

2 2 Chapitre 1 Nouveautés d Excel 2007 Ruban de l interface utilisateur. À la différence des versions précédentes d Excel, qui vous obligeaient à partir «à la chasse» au sein d une barre d outils et d un système de menus complexes, pour retrouver les commandes voulues, vous trouverez désormais tout ce dont vous avez besoin en haut de la fenêtre de programme. L interface utilisateur d Excel 2007 regroupe ses commandes au sein de sept onglets : Accueil, Insertion, Mise en page, Formules, Données, Révision et Affichage. Voir aussi Si vous travaillez avec des macros ou des compléments de programme, ajoutez l onglet Développeur à l interface utilisateur. Pour en savoir plus sur la manière d ajouter cet onglet, voir chapitre 13. L onglet Accueil contient plusieurs groupes : Presse-papiers, Police, Alignement, Nombres, Style, Cellules et Edition. À son tour, chaque groupe héberge un ensemble de commandes permettant d effectuer des tâches en lien avec le groupe (mise en forme de polices, alignement des cellules, création de formats de nombres, etc.). Lorsque vous cliquez sur la flèche déroulante d un contrôle, vous affichez un menu contenant d autres options ; toute option se terminant par trois points de suspension ( ) est cliquable et déclenche l affichage d une boîte de dialogue. Lorsqu une boîte de dialogue est associée à un groupe, comme c est le cas du groupe Nombres de la figure précédente, vous pouvez l afficher en cliquant sur le Lanceur correspondant, dans l angle inférieur droit du groupe. Le Lanceur ressemble à une petite boîte contenant une flèche pointant vers le bas et vers la droite. Gérer de gros volumes de données Nombreux sont les utilisateurs d Excel qui regroupent et effectuent des calculs sur de gros volumes de données. Dans Excel 2003 et les versions antérieures, vous étiez limité à lignes et 256 colonnes de données dans une même feuille de calcul. Il était possible d aller au-delà en utilisant plusieurs feuilles de calcul, mais il était pénible de faire ainsi un travail efficace. Avec Excel 2007, vous n aurez plus ce problème. L équipe de développement de Microsoft Excel 2007 a augmenté la taille des feuilles de calcul à colonnes et lignes de données, ce qui devrait suffire pour gérer la plupart des projets De plus, l application accueille des techniques plus puissantes et flexibles dont vous tirerez parti pour traiter vos données au sein des feuilles de calcul. Avec Excel 2003, il était possible d appliquer au maximum trois formats conditionnels (les

3 Gérer de gros volumes de données 3 règles régissant la mise en forme des valeurs) à une cellule. Dans Excel 2007, votre seule limite réside dans le nombre de formats conditionnels qu il vous sera possible de créer compte tenu de la mémoire de votre ordinateur. Le tableau ci-après compare les anciennes possibilités d Excel et ses nouvelles capacités étendues : Limite Excel 2003 Excel 2007 Colonnes dans une feuille de calcul Lignes dans une feuille de calcul Nombre de couleurs différentes dans un classeur Nombre de formats conditionnels applicables à une cellule Nombre de niveaux de tri d une plage ou d un tableau Nombre d éléments affichés dans une liste de filtrage automatique Nombre total de caractères affichés dans une cellule Nombre total de caractères par cellule imprimables par Excel Nombre total de styles uniques de cellules dans un classeur Longueur maximum d une formule, en nombre de caractères Nombre de niveaux d imbrication autorisés dans une formule Nombre maximum d arguments dans une formule Nombre de caractères qu il est possible de stocker et d afficher dans une cellule en format texte Nombre de colonnes dans un tableau croisé dynamique Nombre de champs affichés dans le volet des tâches de la liste des champs pour les tableaux croisés dynamiques 56 4,3 milliards 3 Limité à la mémoire disponible

4 4 Chapitre 1 Nouveautés d Excel 2007 Le nouveau format de fichiers Microsoft Office Depuis 1997, tous les programmes Microsoft Office emploient un format de fichier binaire exploitable par les ordinateurs. Excel 2007, Microsoft Office Word 2007 et Microsoft Office PowerPoint 2007 emploient un nouveau format de fichier amélioré qui en outre, présente une lisibilité meilleure pour l homme et génère des fichiers beaucoup plus petits que l ancien format binaire. Les nouveaux formats Microsoft Office Open XML combinent le format XML et le format Zip de compression de fichiers afin de générer des fichiers fiables et qui occupent moitié moins de place que des fichiers Excel pour un contenu comparable. Bien entendu, il est possible d ouvrir et d enregistrer des fichiers Excel dans Excel Pour ouvrir des fichiers Excel 2007 dans Excel 2000, Excel 2002 ou Excel 2003, il vous faut installer le Pack Compatibilité Microsoft Office pour Office Word 2007, Excel 2007 et Office PowerPoint 2007, que vous trouverez sur le site Web de Microsoft. Au-delà de leurs tailles de fichiers réduites, les formats de fichier Microsoft Office présentent plusieurs autres avantages : Une interopérabilité renforcée. Étant donné que les nouveaux formats de fichiers reposent sur une base XML, il est bien plus aisé pour les entreprises de partager et d échanger leurs données entre les programmes Microsoft Office et d autres applications. L ancien format binaire était difficile à lire et ne reposait pas sur des normes clairement établies. Une personnalisation optimisée. La lettre X du sigle XML signifie «extensible», autrement dit, les professionnels de l informatique et les développeurs peuvent créer des structures de documents, appelées schémas, correspondant exactement aux besoins de leur entreprise. Une automatisation plus poussée. Le format de fichier d Excel 2007 repose sur des normes ouvertes, ce qui signifie que tout programme écrit pour traiter des données exploitant ces normes va fonctionner avec Excel En d autres termes, il n est pas nécessaire d écrire des routines spéciales ou de passer par un autre programme de la suite Microsoft Office pour gérer les données Excel 2007 par voie de programmation. Des informations compartimentées. Le nouveau format Office fait la distinction entre les données, le code des macros et les informations d en-tête afin de les placer dans des conteneurs différents, lesquels sont alors combinés par Excel afin de constituer le fichier que vous voyez lorsque vous ouvrez un classeur. Le fait de séparer le code des macros (instructions de programme) des données de la feuille de calcul améliore la sécurité dans la mesure où cela permet de déterminer qu un classeur contient une macro.

5 Mettre en forme des cellules et des feuilles de calcul 5 Vous évitez ainsi qu Excel 2007 exécute du code susceptible d endommager votre ordinateur ou de subir des vols de données personnelles ou professionnelles de grande valeur. Mettre en forme des cellules et des feuilles de calcul Excel a toujours été un programme fort intéressant pour analyser les données numériques, mais même sa version 2003 laissait à désirer en matière de présentation. Excel 2003 et ses versions antérieures étaient limitées à 56 couleurs différentes dans un même classeur. De plus, si vous n étiez pas graphiste chevronné, vous n aviez aucun moyen de vous assurer que les couleurs choisies étaient assorties et visuellement agréables. Excel 2007 apporte d énormes améliorations à la gestion des couleurs et des options de mise en forme. Vous n êtes plus limité dans le nombre de couleurs possibles dans un même classeur et vous pouvez désormais assigner un thème à un classeur. Les thèmes se composent de palettes de couleurs complémentaires entre elles. Vous effectuez vos choix dans le cadre d un ensemble cohérent et pas au hasard dans une boîte de dialogue «muette» quant au résultat. Rien ne vous empêche, naturellement, de sélectionner la couleur que vous voulez appliquer à une cellule, ni de définir des styles de cellules personnalisés et de créer vos propres thèmes. Les thèmes prédéfinis sont des guides et non pas des prescriptions.

6 6 Chapitre 1 Nouveautés d Excel 2007 Gérer efficacement les tables de données Souvent, vous découvrirez qu il est logique d organiser vos données Excel 2007 sous forme de tableaux, dans lesquels les colonnes accueillent, par exemple, des numéros d articles et des prix, tandis que les lignes contiennent des quantités et des totaux. Dans Excel 2007, les tableaux permettent de saisir et de regrouper les données de manière efficace. Pour saisir les données dans une nouvelle ligne, il vous suffit de commencer à taper. Lorsque vous appuyez sur TAB ou ENTRÉE après avoir complété une ligne de données, Excel 2007 agrandit le tableau ainsi commencé afin d y inclure les nouvelles données. Il est également possible d afficher une ligne de total, qui reprendra les données du tableau en se servant des fonctions que vous aurez déclarées. Voir aussi Pour plus d informations concernant la mise en forme et les opérations de regroupement des données dans un tableau, reportez-vous au chapitre 3. Créer des formules plus aisément avec la saisie semi-automatique Excel 2003 et les versions antérieures proposaient deux méthodes pour retrouver le nom d une fonction : l aide en ligne et la boîte de dialogue Insérer une fonction. Excel 2007 ajoute un nouvel outil à cet arsenal : la saisie semi-automatique, qui

7 Créer des formules plus aisément avec la saisie semi-automatique 7 fonctionne de la manière suivante : lorsque vous commencez à saisir une formule dans une cellule, Excel 2007 identifie votre saisie, puis affiche une liste de fonctions et d arguments, telles les plages nommées ou les colonnes susceptibles d intervenir dans la composition de la formule. Lorsque vous créez une formule, la saisie semi-automatique se manifeste pour les éléments suivants : Fonctions Excel Lorsque vous tapez =SO dans une cellule, Excel 2007 affiche une liste contenant les fonctions SOMME, SOMME.CARRES et ainsi de suite. Cliquez sur le nom de fonction voulu pour l ajouter à votre formule. Cela vous évite de le taper. Fonctions définies par l utilisateur. Il s agit là de procédures personnalisées créées par un programmeur qui sont intégrées au classeur sous forme de code de macro. Arguments de formule. Certaines formules acceptent un jeu de valeurs comme argument de fonction. Avec la saisie semi-automatique, Excel 2007 vous permet de faire votre choix dans une liste de valeurs plausibles. Noms définis. Ce sont des sortes de surnoms désignant des plages de cellules (par exemple, les cellules A2:A29 de la feuille de calcul Ventes pourront prendre le nom de Ventes Février). Références des structures de tableaux. Ce type de référence désigne un tableau ou une partie de tableau. Par exemple, si vous créez un tableau nommé Volume ventes qui contient une colonne nommée Nord Ouest, le fait de taper la lettre V dans une formule entraîne l affichage du nom du tableau comme une entrée possible dans la formule.

8 8 Chapitre 1 Nouveautés d Excel 2007 Regrouper les données avec les nouvelles fonctions L équipe de développement de Microsoft Excel 2007 encourage les utilisateurs à suggérer des améliorations susceptibles d être ajoutées aux versions à venir du programme. Il a souvent été demandé d établir des valeurs moyennes pour des cellules en fonction de plusieurs critères. Par exemple, dans un tableau reprenant les ventes quotidiennes d un service, la formule pourrait regrouper les ventes du service Ustensiles pour les journées où le total des ventes a dépassé L équipe de développement d Excel 2007 a répondu à cette demande en créant cinq nouvelles formules qui regroupent les données d une feuille de calcul en fonction de critères donnés. Voici un bref aperçu de ces nouvelles fonctions, ainsi que des fonctions qui existaient déjà avant pour ce faire : MOYENNE.SI trouve la valeur moyenne des cellules d une plage pour les cellules répondant à un critère unique. MOYENNE.SI.ENS permet de trouver la valeur moyenne des cellules d une plage pour les cellules répondant à des critères multiples. SOMME.SI.ENS, dérivée de SOMME.SI, permet de totaliser la valeur moyenne des cellules d une plage pour les cellules répondant à des critères multiples. SOMME.SI.ENS, dérivée de SOMME.SI, totalise la valeur moyenne des cellules d une plage pour les cellules répondant à des critères multiples. NB.SI.ENS, dérivée de NB.SI, compte le nombre de cellules d une plage répondant à des critères multiples. SIERREUR, dérivée de la fonction SI, permet de dire à Excel 2007 ce qu il convient de faire lorsqu une formule génère une erreur (mais aussi lorsqu une formule fonctionne de la manière voulue). Des formats conditionnels puissants Nombre d entreprises font appel à Excel pour suivre les recettes et les dépenses liées à leur activité. Naturellement, les chiffres exacts ont leur importance, mais les décideurs doivent pouvoir analyser leurs données d un seul coup d œil afin d évaluer si elles correspondent à leurs prévisions ou si elles doivent attirer leur attention d une manière ou d une autre. Dans les versions antérieures à Excel 2007, il était possible de créer trois règles et de définir un format pour chacune. Voici quelques exemples de ces règles :

9 Des graphiques plus attractifs 9 Si les ventes mensuelles sont supérieures de dix pour cent à celles des ventes du même mois de l année précédente, afficher la valeur en vert. Si les ventes mensuelles sont supérieures ou égales à celles des ventes du même mois de l année précédente, afficher la valeur en jaune. Si les ventes mensuelles sont inférieures à celles des ventes du même mois de l année précédente, afficher la valeur en rouge. Excel 2007 ne vous limite plus dans le nombre de règles, vous pouvez en appliquer autant que voulu à une même donnée, décider de l interruption de l évaluation des règles après qu une règle donnée a été appliquée, ainsi que modifier l ordre d évaluation des règles. Tout ceci sans avoir à supprimer et à recréer les règles que vous modifiez. Il est également possible d appliquer plusieurs types nouveaux de formats conditionnels : les barres de données, qui génèrent un dégradé traversant les cellules, afin d indiquer l importance de la valeur, les dégradés de couleurs qui modifient la couleur de remplissage d une cellule dans le même objectif et les jeux d icônes qui affichent trois icônes différentes en fonction de directives établies par vos soins. Des graphiques plus attractifs Excel 2007 gère efficacement de gros volumes de données numériques, mais en général, nous humains, avons du mal à faire ressortir des schémas, répétitifs ou autres, si nous n avons que des chiffres en vrac à analyser. C est là que les graphi-

10 10 Chapitre 1 Nouveautés d Excel 2007 ques nous sont d une aide précieuse. Le moteur de génération de graphiques et sa palette de couleurs n ont pas changé de manière fondamentale, mais Excel effectue néanmoins un bond en avant considérable en vous offrant plus de méthodes de création de graphiques attractifs et informatifs. Voir aussi Pour de plus amples informations concernant les fonctionnalités des graphiques dans Excel 2007, voir chapitre 11. Mieux maîtriser l impression L équipe de développement de Microsoft Excel 2007 s est fixé pour objectif de permettre à l utilisateur de créer des documents visuellement attractifs. Or pour créer de tels documents, il vous faut savoir quelle apparence ils auront une fois imprimés. Depuis Excel 97, il était possible d afficher et de visualiser le découpage des feuilles de calcul en vue de leur impression, ce qui permettait de savoir où commençait une page et où elle se terminait. Mais cette fonction ne vous offrait qu un contrôle limité de l impression et de la présentation dans le sens où vos classeurs s affichaient avec le découpage voulu, mais en très petite taille. Désormais, l aperçu avant impression vous permet de voir exactement l aspect qu aura votre travail sur une page imprimée. Il vous permet également de modifier les marges, à ajouter et à modifier les en-têtes et les pieds de page, ainsi que de modifier les données.

11 En résumé 11 En résumé Excel 2007 vous propose une interface utilisateur comportant un Ruban qui permet de découvrir plus aisément les possibilités du programme. Dans cette nouvelle version, la taille des collections de données prise en charge augmente de manière considérable et permet d organiser les données en tableaux. Les nouvelles fonctionnalités de présentation, de mise en forme et de génération de graphiques permettent de créer rapidement des documents visuellement attractifs. Excel 2007 offre de nouvelles fonctions très puissantes pour regrouper les données et optimise la création de formules grâce à la saisie semi-automatique. Cette nouvelle version élargit vos possibilités de création de formats conditionnels, ce qui permet d intervenir sur l apparence des cellules en fonction de leur valeur.