Normes de travail. internationales. Manuel du programme. Avril 2012 Disney

Transcription

1 Normes de travail Manuel du programme internationales Avril 2012 Disney

2 Table des matières I INTRODUCTION... 1 II OBLIGATIONS GÉNÉRALES... 2 III CODE DE CONDUITE DES FABRICANTS ET STANDARDS DE CONFORMITÉ MINIMALE... 4 IV RESTRICTIONS CONCERNANT L APPROVISIONNEMENT... 6 V DÉCLARATION DE SITE DE PRODUCTION ET AUTORISATION... 9 VI AUDITS ILS VII REMEDIATIONS DES NONCONFORMITÉS VIII RÉVOCATION DE L AUTORISATION DE PRODUCTION IX Publication des audits ILS et des sites de production X Politique déontologique du departement ILS de disney ANNEXES

3 I Introduction L entreprise Walt Disney Company a établi un programme de déontologie sociale (ci-après dénommé «programme ILS») afin de favoriser la sécurité, l intégration et le respect dans tous les sites qui fabriquent des produits Disney. À ce titre, le programme ILS occupe une place importante dans l effort citoyen de notre entreprise. Pour plus de renseignements concernant l initiative citoyenne de Disney, rendez-vous sur Le programme ILS concerne la fabrication de tous les produits, tous les composants et tous les supports contenant, incorporant ou appliquant toute propriété intellectuelle détenue ou contrôlée par l entreprise Walt Disney Company et ses filiales (ci-après dénommées «Disney») et produits pour quelque utilisation que ce soit dans le monde (ci-après dénommés «produits Disney»). Ces produits comprennent les produits sous licence, les objets publicitaires, les publications, les livres et autres impressions, et les cadeaux. Quant à la propriété intellectuelle de Disney, elle englobe tous les noms, toutes les marques, tous les logos, tous les personnages, toutes les autres désignations exclusives et toute propriété détenue ou contrôlée par Disney (y compris ABC, ESPN, Marvel, etc.). En tant que licencié ou fournisseur de Disney, il est de votre responsabilité de veiller à ce que les produits Disney soient fabriqués conformément au programme ILS. Le présent mode d emploi du programme ILS vous décrit les obligations générales auxquelles doivent se soumettre les licenciés et les fournisseurs. Vous y trouverez également une documentation indicative pour vous aider à respecter vos obligations contractuelles. Nous vous recommandons de lire attentivement ce mode d emploi. Disney transforme actuellement le programme ILS afin d obtenir un ensemble d obligations unique s appliquant à tous les licenciés et fournisseurs. Ce nouveau programme ILS comporte notamment une modification importante : tous les licenciés et fournisseurs seront désormais tenus de nous fournir régulièrement des rapports d audits de préproduction et de suivi, comme expliqué dans le présent mode d emploi. En effet, cette mesure a pour but de fournir à Disney et à ses licenciés et fournisseurs une meilleure transparence concernant les conditions de travail dans les sites fabriquant des produits Disney. Les licenciés et fournisseurs seront informés de la prise d effet de cette directive par le biais d un avis. Sauf mention contraire dans le présent manuel du programme ILS, tant qu ils n auront pas reçu cet avis, ils ne seront pas tenus de fournir régulièrement des rapports d audits sociaux. Le présent manuel du programme ILS est fourni en complément de votre contrat avec Disney. Si une partie de ce manuel s avère contraire aux conditions définies dans ce contrat, c est ce dernier qui s appliquera. Le présent manuel du programme ILS remplace tous les manuels, guides et documents précédemment émis en ce qui concerne les sujets décrits ci-après. Ce manuel peut occasionnellement faire l objet de modifications. 1

4 II Obligations générales Nous tenons à ce que les produits Disney soient fabriqués dans des lieux de travail offrant sécurité, intégration et respect à leurs employés. Or les licenciés et fournisseurs jouent un rôle crucial dans cette démarche. C est pourquoi ils sont tenus de respecter les obligations suivantes dans le cadre du programme ILS : s approvisionner uniquement auprès de pays autorisés et appliquer les conditions en vigueur : Interdiction de fabriquer les produits Disney dans les pays soumis à des restrictions commerciales émanant du gouvernement américain, de toute autre loi applicable, ou de Disney; obligation de répondre à toute condition de production requise dans les pays d implantation des sites de fabrication(pour plus de détails, voir la section Restrictions concernant l approvisionnement) ; sélectionner des sites conformes : Disney a adopté un Code de conduite des fabricants (ci-après dénommé «Code Disney»), selon lequel tous les sites utilisés pour la fabrication de produits Disney doivent atteindre et conserver un niveau minimal de conformité en ce qui concerne ce Code Disney ou toute autre norme de travail préalablement approuvée par notre entreprise (le Code Disney et tout autre code approuvé peuvent être dénommés collectivement «le Code»). Ce seuil de conformité est appelé «standard de conformité minimale» (Minimum Compliance Standard, MCS). Sachez que vous êtes tenu de sélectionner uniquement des sites de production qui appliquent au minimum la MCS(Pour plus de détails, voir la section Code de conduite des fabricants et standard de conformité minimale). relayer les attentes de Disney auprès des sites de production : expliquez le Code, la MCS et le programme ILS aux sites potentiels ou actuels. Les licenciés et fournisseurs sont tenus de distribuer le Code à tous les sites de production et de vérifier que ces derniers comprennent toutes les attentes de Disney ainsi que leurs obligations. Par ailleurs, les licenciés et fournisseurs sont également chargés de veiller à ce que les sites de production respectent au minimum la MCS et toutes les conditions supplémentaires en vigueur (ci-après dénommées «conditions particulières»). Enfin, ils doivent veiller à ce que le Code soit appliqué dans son intégralité, lorsque cela est possible d un point de vue commercial(pour plus de détails, voir la section Code de conduite des fabricants et standard de conformité minimale). déclarer les sites de production et soumettre la documentation requise dans les délais impartis : avant de commencer toute fabrication de produits Disney, déclarez tous les sites de production à Disney, quel que soit leur pays, et fournissez les documents suivants : ɤɤ ɤɤ ɤɤ demande d autorisation de site de production et de marchandise (Facility and Merchandise Authorization, FAMA) ; rapport d audit social valide (ci-après dénommé «audit ILS») démontrant que la MCS est respectée, le cas échéant et si besoin ; documentation prouvant que les conditions particulières supplémentaires sont respectées, le cas échéant. Pour plus de détails, voir les sections Restrictions concernant l approvisionnement, Déclaration des sites de production et autorisation et Audits ILS ; obtenir l autorisation de Disney avant d utiliser tout site de production : obtenez l autorisation de Disney avant de commencer la fabrication de produits Disney dans chaque site proposé. Cette autorisation prend la forme d un formulaire FAMA signé par Disney(pour plus de détails, voir la section Déclaration de site de production et autorisation) ; 2

5 corriger les éventuels problèmes : afin de pouvoir continuer à utiliser un site de production, vous devez collaborer avec ce dernier ainsi que les autres licencies et fournisseurs qui l utilisent, pour corriger les manquements à la MCS dans les délais impartis conformément au programme ILS. Par ailleurs, encouragez l amélioration des conditions de travail et une mise en œuvre complète du Code. Puis soumettez les rapport d audits ILS de suivi requis par le programme ILS afin de conserver l autorisation de fabriquer des produits Disney dans ce site(pour plus de détails, voir la section Correction des non-conformités) ; nous permettre d accéder aux sites de production : faites en sorte que Disney et les organismes de contrôle accrédités puissent inspecter tous les sites de production afin d évaluer la bonne application du programme ILS. À noter que cet accès pourra être demandé avec ou sans préavis et même si aucun produit Disney n est fabriqué dans ces sites au moment de l inspection(pour plus de détails, voir la section Audits ILS) ; retirer les produits Disney si nécessaire : si nécessaire, tous les licenciés et fournisseurs qui utilisent un site de production devront cesser la fabrication des produits Disney et retirer tout produit Disney (ainsi que les moules et matériaux), que la fabrication soit terminée ou non. Cette procédure devra être appliquée rapidement, dans un délai de trente (30) jours à compter de l avis écrit de Disney, ou conformément aux délais fixés par la loi. (pour plus de détails, voir la section Révocation de l autorisation de production). Obligations générales : Sélectionner les sites conformes dans les pays où l approvisionnement est autorisé. Déclarer les sites, fournir la documentation requise et remplir les éventuelles conditions particulières Obtenir l autorisation initiale de Disney avant la production Gérer la conformité continue et réaliser des audits périodiques si nécessaire Corriger les problèmes de conformité et stopper la production si nécessaire 3

6 III Code de conduite des fabricants et standard de conformité minimale CODE DE CONDUITE DES FABRICANTS Le Code de conduite des fabricants de Disney (ci-après dénommé «Code Disney») a été adopté pour la première fois en 1996 ; il définit les attentes de notre entreprise envers les fabricants de produits Disney. En effet, Disney demande à tous les sites de production participant à la fabrication des produits Disney (y compris la conception, l impression, la production, la finition et le conditionnement) de respecter le Code Disney ou toute autre norme de travail préalablement approuvée par notre entreprise, comme indiqué dans le manuel du programme ILS (le Code Disney et tout autre code approuvé peuvent être collectivement dénommés «le Code»). (Pour plus de détails, voir la section Audits ILS). Les principes définis par le Code Disney reprennent les conventions de base de l Organisation Internationale du Travail, mais aussi diverses initiatives issues de tiers ainsi que des codes de conduite d entreprises qui se referrent aux normes de travail au sein de la chaîne d approvisionnement. Le code Disney est disponible en plus de 50 langues sur le site (Le code de conduite des fabricants est fourni en annexe). STANDARD DE CONFORMITÉ MINIMALE Tous les sites de production participant à la fabrication de produits Disney sont tenus d atteindre et de conserver un seuil obligatoire de conformité vis-à-vis du Code ; ce seuil est appelé «Standard de conformité minimale» (Minimum Compliance Standard, MCS). Pour respecter la MCS, les sites doivent démontrer qu ils ne présentent pas de manquements dans les catégories suivantes : main-d œuvre enfantine ; travail forcé ; coercition et/ou harcèlement ; discrimination ; manquements serieux au santé et sécurité au travail ; liberté syndicale ; sous-traitance et travail à domicile. N oubliez pas : tous les sites de production doivent atteindre et conserver au minimum le standard de conformité minimale. Par ailleurs, dans le cadre de la MCS, les sites de production sont tenus de fournir des informations complètes et exactes ainsi qu un accès à toutes les parties du site, aux documents pertinents et aux employés pour des entretiens privé. Si un manquement à la MCS est identifié avant l autorisation initiale pour la fabrication de produits Disney, ce problème doit impérativement être corrigé pour pouvoir obtenir ladite autorisation de production. Quant aux manquements identifiés pendant la production, ils doivent être corrigés ou résolus dans les délais impartis et selon la méthode établie par le programme ILS. Dans le cas contraire, le site de production ne pourra plus être utilisé. 4

7 L autorisation de fabriquer des produits Disney pourra être immédiatement révoquée dans les cas suivants : des manquements à la MCS identifiés pendant la production ne sont pas corrigés dans les délais impartis, comme le montre un audit ILS réalisé par la suite afin de vérifier le respect de la MCS conformément au programme ILS ; un audit ILS (quel qu en soit l auteur) met en évidence des pratiques de corruption ou tout autre trafic d influence. En outre, Disney peut interdire à un licencié ou fournisseur de faire appel à un site si aucun audit ILS initial valide n est produit afin de démontrer que la MCS est respectée, conformément au programme ILS. N oubliez pas : l autorisation de production d un site peut être révoquée immédiatement en cas de corruption ou de tout autre trafic d influence. (Des exemples de manquements à la MCS sont fournis en annexe). Disney est entièrement libre de déterminer si les audits ILS sont valides et conformes au programme ILS, et démontrent le respect de la MCS, du Code ou des lois en vigueur. En effet, Disney est autorisé à rejeter tout audit ILS si l entreprise peut raisonnablement estimer que : (i) cet audit a été obtenu par des moyens de corruption ou un trafic d influence, ou qu il implique de telles pratiques ; ou (ii) le site n a pas fourni un accès complet à ses locaux ni la transparence nécessaire pour un audit ILS. AMÉLIORATION CONTINUE Les sites de production sont des environnements dynamiques. C est pourquoi la MCS établit le seuil de conformité que ces sites doivent atteindre et conserver pour pouvoir fabriquer les produits Disney. Or les licenciés et fournisseurs sont tenus de travailler main dans la main avec les sites de production afin de favoriser une amélioration continue de toutes les conditions de travail dans les sites fabriquant des produits Disney. Sachez que les sociétés de conseil en RSE (responsabilité sociale des entreprises) et les organismes de contrôle peuvent vous aider à identifier les programmes adaptés pour corriger les problèmes de chaque site. (Les organismes de contrôle et les sociétés de conseil en RSE sont répertoriés en annexe). 5

8 IV Restrictions concernant l approvisionnement Les licenciés et fournisseurs peuvent uniquement utiliser des sites de production implantés dans des pays où l approvisionnement est autorisé. Ils ne peuvent en aucun cas utiliser des sites ni s approvisionner dans des pays où l approvisionnement est interdit. Par ailleurs, l utilisation de sites de production dans certains pays autorisés s accompagne de conditions supplémentaires. N oubliez pas : LES PAYS OÙ L APPROVISIONNEMENT EST AUTORISÉ fabriquez les produits Disney Les licenciés et fournisseurs peuvent uniquement utiliser des sites de production implantés dans des pays où l approvisionnement est autorisé. Sachez que Disney s appuie principalement sur les indicateurs de gouvernance de la Banque mondiale pour évaluer les risques que présentent les différents pays vis-à-vis du programme ILS et pour définir les audits ILS requis ainsi que les conditions supplémentaires appliquées dans certains pays. En effet, ces indicateurs évaluent le degré de gouvernance dans six domaines : la participation et la responsabilisation citoyennes ; la stabilité politique et l absence de violence ; l efficacité du gouvernement ; la qualité de la réglementation ; l application de la loi ; la lutte anticorruption. uniquement dans les pays où l approvisionnement est autorisé et respectez toutes les obligations en vigueur. La liste complète des pays où l approvisionnement est autorisé est fournie en annexe. Comme l explique le présent manuel du programme ILS, Disney peut soumettre tous les sites à des audits. Pour les sites implantés dans certains pays où l approvisionnement est autorisé, Disney peut demander à certains licenciés ou fournisseurs de lui transmettre des audits ILS valides afin de prouver que la MCS est respectée. À noter que les audits ILS peuvent être demandés avant la fabrication des produits Disney et que l autorisation de production peut dépendre du résultat de ces contrôles. Disney applique actuellement cette directive à certains licenciés et fournisseurs qui utilisent des sites de production dans des pays autorisés ayant un score compris entre 30 et 65 % dans le cadre des indicateurs de gouvernance de la Banque mondiale. Les licenciés et fournisseurs qui sont tenus de soumettre des audits ILS dans le cadre du programme ILS en seront informés par Disney. PAYS OÙ L APPROVISIONNEMENT EST AUTORISÉ SOUS CERTAINES CONDITIONS PARTICULIÈRES Dans certains pays où l approvisionnement est autorisé, Disney soumet la production à certaines conditions particulières supplémentaires (en plus des audits ILS décrits ci-dessus ; conditions ci-après dénommées «conditions particulières») afin de favoriser la sécurité, l intégration et le respect dans les lieux de travail au sein de ces environnements compliqués. Disney applique actuellement cette directive à tous les licenciés et fournisseurs qui utilisent des sites de production dans des pays autorisés ayant un score inférieur à 30 % dans le cadre des indicateurs de gouvernance de la Banque mondiale. 6

9 Par conséquent, les licenciés et fournisseurs qui souhaitent fabriquer des produits dans ces pays doivent préalablement obtenir l autorisation de Disney et remplir les conditions particulières suivantes : les sites de production sont tenus de : ɤɤ etre en fonctionnement depuis au moins six mois; ɤɤ participer au partenariat Better Work si l un de ces programmes est disponible et s applique à ce type de production (l initiative Better Work est un partenariat entre l Organisation Internationale du Travail et la Société Financière Internationale ; elle a pour but d améliorer les normes de travail et la compétitivité dans les chaînes d approvisionnement internationales) ; les fabricants sous licence et les fournisseurs sont tenus de : ɤɤ maintenir sur place du personnel qualifié, chargé d évaluer les conditions de travail dans les sites en question et de corriger tout manquement au programme ILS ; ɤɤ fournir des audits ILS de préproduction et de suivi semestriel, lesquels doivent montrer que la MCS est respectée (Disney accepte également les audits ILS périodiques réalisés selon le calendrier des ɤɤ programmes Better Work, le cas échéant) ; obtenir une note élevée dans l outil d évaluation des licenciés et fournisseurs Disney. L outil d évaluation des licenciés et fournisseurs est conçu pour évaluer la capacité de ces derniers à gérer les standards de travail au sein de leur chaîne d approvisionnement. Les licenciés et fournisseurs reçevront plus de détails concernant cet outil lorsqu ils transmettront leur candidature à Disney. À noter que dans certains pays, Disney peut choisir d annuler une partie ou la totalité de ces conditions particulières pour les sites, licenciés ou fournisseurs qui participent au partenariat Better Work. La liste complète des pays où l approvisionnement est autorisé sous certaines conditions particulières et plus d informations concernant lesdites conditions particulières sont fournies en annexe. Les conditions particulières s appliquent à tous les licenciés et fournisseurs qui souhaitent fabriquer des produits Disney dans des pays où l approvisionnement est autorisé sous certaines conditions. En cas de manquement à ces conditions particulières, Disney pourra interdire aux licenciés ou fournisseurs de fabriquer des produits Disney dans le pays autorisé en question pendant au moins 12 mois. PAYS OÙ L APPROVISIONNEMENT EST INTERDIT Les licenciés et fournisseurs ne sont en aucun cas autorisés à utiliser des sites implantés dans des pays interdits. Ils ne sont pas non plus autorisés à appliquer ou autoriser l application de la propriété intellectuelle de Disney sur des produits fabriqués dans des pays interdits ou fournis depuis ces derniers. À titre d exemple, cela signifie qu il est strictement interdit d imprimer un logo Disney sur un sac à dos sans marquage Disney fabriqué dans un pays où l approvisionnement est interdit. En cas de fabrication complète ou partielle d un produit ou d un composant dans un pays où l approvisionnement est interdit, le licencié ou fournisseur sera tenu pour responsable. Par ailleurs, en plus des droits et recours dont dispose Disney, le licencié et fournisseur pourront être tenus, à leur seul charge, de ne pas vendre ni distribuer lesdits produits et/ou de les détruire ou les donner selon les instructions de Disney. N oubliez pas : ne vous approvisionnez pas auprès d individus ou de pays interdits. 7

10 RESTRICTIONS IMPOSÉES PAR LE GOUVERNEMENT AMÉRICAIN ET PAR DISNEY Les licenciés et fournisseurs ne sont en aucun cas autorisés à s approvisionner auprès de pays soumis à des restrictions commerciales par le gouvernement américain ou toute autre loi en vigueur. Ils ne sont pas non plus autorisés à s approvisionner auprès d individus interdits par le gouvernement américain ou toute autre loi en vigueur. Par ailleurs, en plus des pays faisant l objet de restrictions de la part des États-Unis ou conformément aux lois en vigueur, Disney peut également suspendre la production et l approvisionnement dans certains pays supplémentaires. (Les pays dans lesquels l approvisionnement est interdit sont répertoriés en annexe). Ces restrictions s appliquent à tous les licenciés et fournisseurs Disney, que les produits en question soient destinés au marché américain ou non. De plus, ces restrictions concernent tous les produits ou composants, qu ils portent le copyright Disney ou non. Il est de la responsabilité de tous les licenciés et fournisseurs de respecter tous les programmes de restrictions commerciales, quel que soit leur lieu d implantation et de domiciliation juridique. À noter que les restrictions commerciales peuvent s appliquer aux pays, produits, domaines d activité et individus. Attention : ces listes peuvent être modifiées. Par conséquent, il incombe aux licenciés et fournisseurs de se tenir informés de tous les changements. Les pays faisant l objet de restrictions commerciales de la part du gouvernement américain sont répertoriés sur les sites Internet suivants : Quant aux individus et entités faisant l objet d une interdiction explicite de la part du gouvernement américain, ils sont répertoriés aux adresses suivantes : Restrictions concernant l approvisionnement : TOUS LES PAYS Les pays où l approvisionnement est autorisé Pays où l approvisionnement est interdit Aucun audit ILS requis Audits ILS requis de la part des licenciés et fournisseurs après notification Conditions particulières 8

11 V Déclaration de site de production et autorisation Avant de commencer la fabrication de produits Disney, les licenciés et fournisseurs doivent impérativement déclarer chaque site de production qu ils ont l intention d utiliser pour ladite fabrication, et ils doivent recevoir l autorisation écrite de Disney. Pour ce faire, ils doivent envoyer une demande d autorisation de site de production et de marchandise (Facility and Merchandise Authorization, FAMA). Si Disney leur en fais la demande, les licenciés et fournisseurs doivent également nous transmettre un audit ILS de préproduction valide afin de prouver que la MCS est respectée, et ce avant de commencer la fabrication de tout produit Disney. Si les licenciés et fournisseurs doivent se soumettre à cette obligation pour des pays où l approvisionnement est autorisé sans condition particulière, ils en seront informés. (Pour plus de détails, voir la section Audits ILS). DIRECTIVES POUR LA DÉCLARATION DES SITES DE PRODUCTION Les sites de production qui doivent être déclarés à Disney comprennent les locaux dans lesquels : des composants, sous-composants et produits finis Disney sont fabriqués, usinés, assemblés, imprimés, brodés, gravés, dessinés ou sous-traités ; des produits agricoles Disney sont traités, étiquetés ou conditionnés, y compris les fermes et vergers ; des supports papier Disney, tels que les supports publicitaires, les brochures, les modes d emploi et les emballages, sont produits, traités, imprimés ou assemblés. (Des exemples de déclarations de site sont fournis en annexe). À l heure actuelle, les déclarations ne sont pas obligatoires pour les sites suivants : locaux produisant des produits «vierges» qui ne comportent aucune image Disney (néanmoins, les produits vierges ne peuvent en aucun cas être fabriqués dans des pays où l approvisionnement est interdit ni fournis par des entités interdites. En effet, Disney encourage les licenciés et fournisseurs à acheter les produits vierges uniquement auprès de sources respectant des normes comparables au Code) ; locaux produisant uniquement des matières premières, usines textiles et sites de traitement des produits de base comme le coton, les métaux et le papier (néanmoins, les matières premières ne doivent en aucun cas être produites dans des pays où l approvisionnement est interdit ni fournies par des entités interdites. En effet, Disney encourage les licenciés et les fournisseurs à acheter les matières premières produites et fournies selon des normes comparables au Code) ; agences de publicité et prestataires de services de ce type, sauf si leurs locaux rentrent dans le cadre des dispositions ci-dessus ; locaux fabriquant uniquement un nombre de minimis d échantillons de produits utilisés pour les vérifications ou les demandes d autorisation avant la production. N oubliez pas : tous les licenciés et fournisseurs doivent soumettre des demandes de FAMA pour tous les sites de production dans tous les pays. N oubliez pas : prévenez Disney dans les plus brefs délais en cas de modification de votre liste de sites de production, y compris les sites que vous souhaitez ajouter et ceux que vous ne comptez plus utiliser. 9

12 DOCUMENTATION RELATIVE À L AUTORISATION DES SITES Demande d autorisation de site de production et de marchandise (Facility and Merchandise Authorization, FAMA). Pour chaque site devant faire l objet d une déclaration, vous êtes tenu de soumettre à Disney une demande de FAMA. Ce document identifie le nom et l emplacement du site de production dans lequel vous comptez fabriquer des produits Disney. À noter que vous devez envoyer à Disney une demande de FAMA pour chaque site que vous comptez utiliser. (Des instructions concernant les demandes d autorisation de site de production et de marchandise sont fournies enannexe). Autre documentation Le cas échéant, en complément de la demande de FAMA, les licenciés et fournisseurs peuvent également être tenus de fournir un audit ILS de préproduction valide afin de démontrer que la MCS est respectée. De plus, pour les sites implantés dans des pays où l approvisionnement est autorisé sous certaines conditions particulières, toute demande de FAMA doit s accompagner d une documentation prouvant que les conditions en question sont observées. FAMA signée Disney s engage à évaluer chaque demande de FAMA à partir des informations fournies par le licencié ou fournisseur (ou à partir des informations à sa disposition). Lorsque la production est autorisée, Disney transmet une FAMA signée au licencié ou fournisseur. Ne commencez pas la fabrication de tout produit Disney avant d avoir reçu la FAMA signée par Disney. Sachez par ailleurs que les FAMA signées par Disney font également office de mainlevée des marchandises en douanes. (Un exemple de FAMA signée est fourni en annexe). N oubliez pas : ne commencez pas la fabrication des produits Disney avant d avoir reçu une FAMA signée pour le site en question. Si vous souhaitez vérifier l état de conformité d un site, adressez-vous toujours directement à Disney. La fabrication de produits Disney peut être interdite dans certains sites (notamment les sites faisant l objet d un plan d action correctif ou dont l autorisation a été révoquée). MODIFICATION DES SITES DE PRODUCTION Lorsque les licenciés et fournisseurs cessent d utiliser un site pour quelque raison que ce soit, ils sont tenus d en informer rapidement Disney (dans un délai de 30 jours). 10

13 VI Audits ILS Les audits ILS sont un outil qui permet d identifier et de résoudre les problèmes liés aux normes de travail dans les sites de production qui fabriquent des produits Disney. C est pourquoi Disney demande à ses licenciés et fournisseurs de lui fournir des audits ILS valides pour les sites implantés dans certains pays où l approvisionnement est autorisé. Par ailleurs, notre entreprise peut choisir de réaliser ses propres audits ILS. Les licenciés et fournisseurs recevront un avis de Disney lorsqu ils devront se soumettre à cette obligation. Sauf mention contraire dans le présent manuel, tant qu ils n ont pas reçu cet avis, ils ne sont pas tenus de procéder à des audits ILS réguliers. En règle générale, les licenciés et fournisseurs ont deux possibilités : obtenir un audit ILS existant auprès des sites de production ou collaborer avec un organisme de contrôle pour la mise en œuvre d un audit. AUDITS ILS RÉALISÉS PAR DISNEY Disney est en droit d effectuer ses propres audits ILS dans tout site de production fabriquant des produits Disney, et ce dans tout pays où l approvisionnement est autorisé. Ces contrôles pourront être réalisés par le personnel de Disney ou par un représentant de l entreprise (y compris des organismes d audit externes) agissant pour le compte de notre entreprise. Avant de procéder à un audit ILS, Disney transmet généralement aux licenciés et fournisseurs un avis d évaluation du Code de conduite (Code of Conduct Assessment Notification, COCAN) selon les méthodes ci-dessous : audits ILS programmés : le COCAN est envoyé au licencié ou fournisseur et la personne chargée de l audit fixe à l avance une date précise avec le site de production ; audits ILS non-annoncés : le COCAN est envoyé au licencié ou fournisseur, mais la personne chargée de l audit NE FIXE PAS à l avance une date précise avec le site de production. AUDITS ILS TRANSMIS PAR LES LICENCIES ET FOURNISSEURS Obligations en ce qui concerne les audits ILS Les licenciés et fournisseurs peuvent être tenus de nous transmettre un audit ILS valide afin de prouver que la MCS est respectée, et ce pour chaque site de production utilisé pour la fabrication des produits Disney dans certains pays où l approvisionnement est autorisé. (Pour plus de détails, voir la section Code de conduite des fabricants et standard de conformité minimale). N oubliez pas : une fois que vous avez reçu un avis de notre part, vous devez nous transmettre des audits ILS de préproduction pour tous les nouveaux sites et des audits ILS annuels pour tous les sites existants dans les pays mentionnés. 11

14 Une fois qu ils ont reçu un avis de Disney, les licenciés et fournisseurs doivent généralement transmettre des audits ILS dans certains pays où l approvisionnement est autorisé, en respectant les consignes suivantes : nouveaux sites - pour recevoir l autorisation initiale de Disney et pouvoir commencer la production, les licenciés et fournisseurs doivent transmettre à Disney des audits ILS de préproduction démontrant que la MCS est respectée ; sites existants - une fois l autorisation initiale délivrée par Disney, pour pouvoir continuer la production, les licenciés et fournisseurs doivent transmettre à Disney au moins tous les 12 mois des audits ILS afin de prouver que la MCS est respectée. Parallèlement, pour recevoir l autorisation initiale et commencer la production dans les pays où l approvisionnement est autorisé sous certaines conditions particulières, tous les licenciés et fournisseurs qui font une demande en ce sens doivent transmettre des audits ILS de préproduction à Disney afin de prouver que la MCS est respectée. Puis, pour pouvoir continuer la production, ils doivent procéder à des audits ILS tous les six (6) mois afin de démontrer le respect continu de la MCS. Voici quelques mesures qu il est recommandé d adopter si vous êtes tenu de transmettre un audit ILS à Disney. Ces procédures pourront vous aider à appliquer plus efficacement les obligations en termes d audits ILS : N oubliez pas : demandez au représentant ILS si Disney dispose déjà d un audit ILS valide démontrant que la MCS est respectée pour le site que vous souhaitez avant de programmer votre utiliser ; propre audit ILS, pensez à demandez au site en question s il a récemment produit un audit ILS valide et si vous pouvez fournir ce document à Disney ; contacter le représentant programmez un nouvel audit ILS avec un organisme de contrôle approuvé ou toute autre source acceptée par Disney. En règle générale, les audits ILS de Disney ou le site de ILS doivent répondre aux exigences de Disney et faire appel aux outils d audit de Disney. (Une liste des organismes de contrôle approuvés par production pour vérifier si un Disney est fournie en annexe). contrôle a déjà été réalisé. Le coût des audits ILS requis de la part des licenciés et fournisseurs est à la charge de ces derniers, qui doivent également veiller à ce que ces contrôles soient réalisés et transmis conformément aux directives du programme ILS. PLANS D ACTION CORRECTIFS Après avoir réalisé un audit ILS ou reçu ledit contrôle transmis par les licenciés ou fournisseurs, Disney émet un avis de plan d action correctif (Corrective Action Plan, CAP). Les licenciés et fournisseurs doivent alors : examiner ce CAP en collaboration avec le site ; mettre en œuvre le plan d action correctif et corriger dans les plus brefs délais tout manquement à la MCS identifié dans l audit ILS, et ce avant le délai fixé pour l audit ILS de suivi. (Un exemple d avis de plan d action correctif est fourni en annexe ; pour plus de détails, voir également la section Correction des problèmes de conformité). 2e audit Correction Audit 12

15 Qu est-ce qu un audit ILS valide? Pour être valide, les audits ILS transmis par les licenciés et fournisseurs doivent remplir toutes les conditions suivantes : dater de moins de six (6) mois avant la date d envoi à Disney et après un audit initial ayant identifié des manquements à la MCS ; être soumis au plus tard à la date d envoi requise ; être réalisé par un organisme de contrôle compétent : ɤɤ un organisme de contrôle approuvé par Disney ; (une liste des organismes de contrôle approuvés par Disney est fournie en annexe) ɤɤ une marque ou un détaillant connu disposant d un programme de responsabilité sociale établi et accepté par Disney ; ɤɤ les auditeurs internes d un licencié ou fournisseur, à la discrétion de Disney ; faire état des conditions de travail dans un site de production, en étudiant tous les éléments du Code Disney (maind œuvre enfantine, travail forcé, coercition et harcèlement, pratiques non discriminatoires, liberté syndicale, santé et sécurité, rémunérations, protection de l environnement, application des lois, sous-traitance, surveillance, conformité et publications) ; fournir les coordonnées complètes et le numéro de téléphone du site, en incluant l étage et les noms de bâtiments, la voie et le numéro, le district, la ville et le pays ; être rédigés en anglais et télétransmis. S il est vrai que nous préconisons les audits ILS réalisés selon le Code Disney, les contrôles effectués selon d autres codes de conduite et programmes de surveillance approuvés seront également étudiés. Cependant, ces audits ILS doivent malgré tout respecter les critères susmentionnés et démontrer que la MCS est respectée. Sachez par ailleurs que les audits ILS complets ne peuvent en aucun cas être remplacés par des certificats ni des tampons de conformité. Voici quelques exemples de codes de conduite et programmes de contrôle actuellement acceptés par Disney : Business Social Compliance Initiative (initiative pour la responsabilité sociale des entreprises, BSCI) ; Electronic Industry Citizenship Coalition (coalition citoyenne de l industrie électronique, EICC) ; Ethical Trading Initiative (initiative pour le respect de la déontologie dans les échanges commerciaux, ETI) ; Fair Labor Association (association pour le travail équitable, FLA) programme CARE de l International Council of Toy Industries (fédération internationale des industries du jouet, ICTI) ; (plus de détails concernant les sites de fabrication des jouets et le programme ICTI CARE sont fournis en annexe) ; SEDEX Members Ethical Trade Audit (audit pour le respect de la déontologie dans les échanges commerciaux des membres du SEDEX, SMETA) ; Social Accountability 8000 (responsabilisation sociale 8000, SA8000) ; Worldwide Responsible Accredited Production (organisme pour une production internationale homologuée et responsable, WRAP). N hésitez pas à contacter Disney pour vérifier quels autres codes et programmes sont acceptés. 13

16 COLLABORATION AVEC LES ORGANISMES DE CONTRÔLE ET LES SOCIÉTÉS DE CONSEIL EN RSE Les organismes de contrôle sont habilités à réaliser des audits ILS en appliquant le Code Disney, mais aussi à fournir une assistance pour la correction des éventuels problèmes. En revanche, les sociétés de conseil en RSE se limitent habituellement à l assistance pour la correction des problèmes. Disney ne saurait en aucun cas être tenu de respecter une interprétation de sa politique, une opinion concernant la conformité ou non d un site vis-à-vis des normes Disney ni toute recommandation de suivi émise par un organisme de contrôle ou une société de conseil en RSE. Aucun organisme de contrôle ni aucune société de conseil en RSE ne peut vous garantir l autorisation d un site de production pour la fabrication de produits Disney. Avant de vous adresser à un organisme de contrôle ou à une société de conseil en RSE, vérifiez que la direction du site de production comprend le Code et que vos représentants auront entièrement accès aux locaux, employés et documents pertinents. (Des exemples de programmes et listes de vérifications des audits ILS sont fournis en annexe). Lorsque vous collaborez avec un organisme de contrôle, il peut être recommandé de : demander à la direction du site de production si elle dispose d un audit ILS valide récent (datant de moins de six [6] mois) et si ce document peut être transmis à Disney ; contacter l un des organismes de contrôle approuvés par Disney afin de réaliser un audit ILS valide à l aide des outils de contrôle de notre entreprise ; contacter une entité de surveillance rattachée à un autre code de conduite ou programme de contrôle accepté par Disney ; vérifier que l organisme choisi est en mesure de procéder à l audit ILS dans les délais impartis, en sachant que les contrôles peuvent nécessiter un certain temps d attente selon l emplacement du site et les capacités de l entité de surveillance ; passer en revue les résultats de l audit ILS en compagnie de l organisme de contrôle et communiquer un plan d action correctif au site de production ; transmettre un exemplaire de l audit ILS à Disney. Attention, l organisme de contrôle NE TRANSMET PAS l audit ILS à Disney, sauf autorisation explicite du licencié ou du fournisseur. Disney peut occasionnellement réaliser ses propres audits ILS, qu ils soient programmés ou non, même si des contrôles ont déjà été réalisés par les licenciés ou fournisseurs et même si un programme spécialisé ou réunissant plusieurs parties prenantes a été désigné. 14

17 VII Correction des problèmes de conformité Les sites de production qui participent à la fabrication des produits Disney sont tenus d atteindre et maintenir la MCS. Lorsqu un audit ILS réalisé par Disney ou transmis par un licencié ou un fournisseur indique qu un site de production n est pas conforme à la MCS, Disney en informe le licencié ou le fournisseur. Or pour pouvoir continuer à utiliser le site en question, les licenciés et fournisseurs doivent collaborer avec ce dernier (et avec les autres licenciés et fournisseurs qui font appel à lui) pour corriger tout manquement à la MCS identifié pendant l audit ILS, et ce dans les délais impartis. Par ailleurs, Disney encourage les licenciés et fournisseurs à mettre en place une collaboration constante avec les sites afin d améliorer les conditions de travail. OBLIGATION DE RESPECT DE LA MCS Si un audit ILS réalisé par Disney ou pour le compte de notre entreprise, ou transmis à Disney par un licencié ou fournisseur, indique qu un site n est pas conforme à la MCS, les licenciés et fournisseurs : reçevront un avis de CAP qui répertorie les manquements au Code identifiés pendant l audit ILS(un exemple de plan d action correctif est fourni en annexe) ; disposent, en règle générale, de 90 jours pour corriger les manquements à la MCS en collaboration avec le site et les autres utilisateurs (Disney peut néanmoins fixer un délai plus court dans certains cas) ; doivent collaborer avec le site de production, les organismes de contrôle, les sociétés de conseil en RSE et/ou les autres licenciés et fournisseurs qui utilisent le site en question, pour corriger les manquements à la MCS et améliorer les conditions de travail dans le site de production ; doivent veiller à ce que le site soit conforme à la MCS avant l audit ILS suivant. Dans le cas contraire, le site ne sera plus autorisé à fabriquer des produits Disney. N oubliez pas : les licenciés et fournisseurs sont informés de tous les manquements au Code et disposent généralement de 90 jours pour corriger les problèmes de conformité en ce qui concerne la MCS. En principe, Disney procède aux audits ILS de suivi 90 jours après le premier audit, selon le type et le degré de manquement initialement relevé. Si les manquements à la MCS ne sont pas corrigés, l autorisation de fabriquer des produits Disney dans le site en question pourra être immédiatement révoquée. Quant aux manquements qui ne relèvent pas de la MCS, les licenciés et fournisseurs sont tenus de les corriger dans le cadre de leurs efforts pour une amélioration continue. OBLIGATIONS POUR UNE AMÉLIORATION CONTINUE La MCS constitue le seuil de conformité devant être atteint et conservé par un site de production afin de pouvoir fabriquer les produits Disney. Une fois qu un site est conforme à la MCS, il incombe aux licenciés et fournisseurs de poursuivre leur collaboration avec ce site pour : corriger tout manquement au Code identifié pendant les audits ILS ; et améliorer continuellement les conditions de travail dans ce site lorsque le contexte économique le permet. Sachez que Disney peut être amenée à examiner la vitesse d amélioration obtenu lors du renouvellement des autorisations des sites de production ou l accord l autorisation initiale à d autres licenciés ou fournisseurs afin qu ils puissent utiliser ce même site. Les licenciés et fournisseurs sont autorisés à faire appel à des organismes de contrôle et/ou des sociétés de conseil en RSE pour renforcer l application des normes et améliorer les conditions de travail. 15

18 VIII Révocation de l autorisation de production Disney s engage à collaborer avec les licenciés, fournisseurs et sites de production afin de renforcer et améliorer les pratiques et conditions de travail. Néanmoins, il est parfois nécessaire de révoquer certaines autorisations de production pour la fabrication des produits Disney. Cette révocation peut notamment intervenir lorsque pour un site de production, un licencié ou fournisseur ne parvient pas à garantir le respect des obligations définies dans le programme ILS. Problèmes pouvant entraîner la révocation de l autorisation de production : aucun audit ILS valide n est transmis à Disney conformément au programme ILS ; des manquements à la MCS n ayant pas été corrigés dans les délais impartis sont identifiés ; le contrôleur chargé de l audit ILS se voit refuser à deux reprises l accès total ou partiel au site, à ses employés pour des entretiens en privé et/ou à ses dossiers ; Disney peut raisonnablement supposer que l audit ILS a fait appel à des mesures de corruption ou un trafic d influence ; le pays où est implanté le site de production change de catégorie et l approvisionnement y est désormais interdit ; le site de production constitue ou comporte un individu interdit ; le site de production et/ou le licencié ou fournisseur ne se soumettent pas/cessent de se soumettre aux conditions particulières qui s appliquent au pays dans lequel est implanté le site. Par ailleurs, Disney peut interdire à un licencié ou fournisseur d utiliser un site de production s il ne transmet pas un audit ILS valide conformément au programme ILS. CESSATION DE LA FABRICATION DE PRODUITS DISNEY Lorsque Disney révoque l autorisation de production d un site : tous les licenciés et fournisseurs qui utilisent le site en question (ou qui l ont utilisé par le passé) reçoivent un courrier les informant de cette révocation(un exemple de ce type d avis est fourni en annexe) ; tous les licenciés et fournisseurs qui utilisent le site en question doivent stopper la fabrication des produits Disney et rapidement retirer tous ces produits (ainsi que les moules et matériaux), que la fabrication soit terminée ou non, dans un délai de 30 jours à compter de l avis envoyé par Disney ou conformément aux délais fixés par la loi. PROCÉDURE DE RÉINTÉGRATION DES SITES En cas de révocation de l autorisation pour la fabrication des produits Disney, le site en question peut prétendre à une réintégration après un délai de 12 mois. Si toutefois cette autorisation a été révoquée parce qu un licencié ou fournisseur n ont pas transmis à Disney un audit ILS valide (et à condition que le site en question ne fasse pas l objet d un audit ILS initial identifiant des manquements à la MCS), le site peut prétendre à une réintégration avant ce délai de 12 mois. Pour savoir si un site de production peut prétendre à une réintégration, adressez-vous à votre représentant de Disney,qui vous indiquera si vous devez remplir un formulaire de réintégration de site. (Un exemple de formulaire de réintégration de site est fourni en annexe). 16

19 IX Publication des audits ILS et des sites de production En ce qui concerne les audits ILS réalisés par Disney ou transmis par les licenciés ou fournisseurs, Disney est autorisée à divulguer ces contrôles à des tiers (y compris d autres licenciés et fournisseurs Disney utilisant le même site de production, mais aussi les organisations non gouvernementales ; entités ci-après dénommées collectivement «tiers»). Néanmoins, Disney s engage à ne pas citer le nom des licenciés et fournisseurs sans obtenir préalablement leur autorisation écrite. Quant aux licenciés et fournisseurs, ils sont autorisés à divulguer à des tiers les audits ILS réalisés par eux-mêmes ou pour leur compte, mais ils ne sauraient en aucun cas citer Disney ni sa propriété intellectuelle ou ses produits sans obtenir préalablement l autorisation écrite de Disney. Dans le cadre du programme ILS, Disney est autorisé à rendre publics ou à divulguer à des tiers les noms et coordonnées de tous les sites de production sans obtenir l autorisation des licenciés et fournisseurs. Par ailleurs, pour lutter contre le piratage et/ou faciliter le transport des marchandises, Disney est autorisé à communiquer avec les douanes et les autorités du monde entier. Disney peut également coopérer avec d autres tiers ayant pour mission d identifier les entités qui sont autorisées à utiliser la propriété intellectuelle détenue ou contrôlée par Disney. Nous pouvons notamment leur fournir l identité des licenciés, fournisseurs, sites de production, sociétés de transport autorisées et autres renseignements indiqués sur la demande de FAMA. Enfin, Disney est autorisé à rentre publics tous les audits ILS, les demandes de FAMA et les autres informations jugées nécessaires pour faire appliquer les droits contractuels de notre entreprise et/ou protéger sa propriété intellectuelle. 17

20 X Politique déontologique du departement ILS de disney Tous les employés de Disney sont tenus de respecter certaines règles déontologiques et légales définies dans les «Règles de conduite professionnelle» de l entreprise. Or le groupe ILS de Disney respecte ces règles dans ses opérations quotidiennes à l échelle mondiale. Par ailleurs, le groupe ILS de Disney demande aux organismes de contrôle et aux autres représentants agissant pour le compte de l entreprise (ci-après dénommés collectivement «le(s) représentant(s) de Disney») d observer ces mêmes règles. Ces règles interdisent strictement, entre autres, de solliciter, offrir ou accepter tout élément de valeur de la part de tout individu ou toute entreprise pouvant nuire à l indépendance et à l impartialité de tout représentant de Disney, ou pouvant soulever une suspicion à cet égard. De plus, aucune personne ni entreprise n est autorisée à offrir un élément de valeur y compris, entre autres, de l argent liquide, des gratifications, des avantages, des rabais, des privilèges particuliers, des prêts, des hébergements ou toute autre faveur, des repas et des trajets au-delà de ce qui peut être raisonnablement jugé nécessaire et accessoire au travail des représentants de Disney, et ce afin d influencer lesdits représentants ou dans une démarche pouvant être raisonnablement perçue comme telle. En cas de manquement à cette disposition par un individu ou une entreprise, le contrat de fabrication des produits Disney pourra être résilié immédiatement. Si vous avez la moindre inquiétude ou question concernant le comportement de tout représentant de Disney, ou si vous souhaitez signaler un manquement à la politique déontologique de Disney, contactez immédiatement notre assistance téléphonique locale au numéro correspondant ci-dessous : Argentine États-Unis Australie A France AU Brésil Inde Appel en PVC : Canada Italie Chili Japon Chine (Unicom) Mexique (Telecom) Corée Royaume-Uni (DACOM) (ONSE) Espagne Russie Appel obligatoirement depuis une ligne fixe (numéro d accès au réseau AT&T) ; après le bip, composez le L assistance téléphonique se tient à votre disposition jour et nuit, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, 365 jours par an. À noter que Disney interdit formellement toute forme de représailles à l encontre des individus qui signalent des manquements potentiels. Sachez également que vous avez la possibilité de garder l anonymat. Disney s engage à faire tout son possible, dans la mesure du raisonnable, pour protéger la confidentialité de ces appels. Néanmoins, l entreprise est autorisée à rendre publics certains éléments lorsque cette divulgation est requise par la loi ou nécessaire pour la protection du programme ILS ou des droits et intérêts de notre entreprise. 18