La structure relationnelle de son entreprise

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1 NOTICE TECHNIQUE DE Voyage au cœur de l Entreprise un package de formation pour apprendre La structure relationnelle de son entreprise Sommaire OBJECTIFS... 2 CONTEXTES D UTILISATION... 2 INFORMATIONS GENERALES... 3 PUBLICS CIBLE :... 3 NOMBRE DE PARTICIPANTS :... 3 DUREE :... 3 QUELLE LOGISTIQUE?... 3 PEDAGOGIE... 4 ANIMATION :... 4 SUPPORTS PEDAGOGIQUES FOURNIS DANS LE CADRE D UN TRANSFERT PEDAGOGIQUE :... 5 QUELS DEVELOPPEMENTS?... 5 DESCRIPTIF DU SCENARIO... 6 CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE... 9 PERSONNALISATION :... 9 PRESTATIONS DU CIPE :

2 Objectifs De nombreuses sociétés recherchent l'implication de l'ensemble du personnel dans de grands projets d'amélioration. L'ennui c'est que bien souvent, les intéressés ne connaissent pas le fonctionnement de leur propre entreprise. Pourquoi les commerciaux changent-ils si souvent les programmes de fabrication? A quoi servent les audits qualité? Qui dirige le Service de Maintenance? "NEMO, Voyage au cœur de l'entreprise " est un outil pédagogique qui permet à chacun de découvrir les relations qui existent entre son propre travail et le reste de l'organisation. Cette découverte diminue la résistance au changement, et favorise l'émergence d'une culture d'entreprise. Contextes d utilisation Cet outil pédagogique permet au personnel d'acquérir les connaissances de base relatives à l'organisation de leur entreprise. On pourra notamment l'utiliser dans les cas suivants : pour mieux comprendre le fonctionnement de l'entreprise, et accroître les synergies existant entre les différents services et les ateliers de production, lorsque de nouvelles personnes arrivent dans un atelier, dans le but de clarifier auprès d'elles les relations au sein de cette organisation, ou encore, lors du basculement vers une nouvelle organisation afin de mieux la comprendre, enfin, dans des cursus de formation plus généraux, pour faire comprendre quels sont les rôles des différents services dans une entreprise, et découvrir les relations existant entre ces services. 2

3 Informations Générales PUBLICS CIBLE : "NEMO, Voyage au cœur de l'entreprise " a été spécialement conçu pour un public opérateurs ; il sera, néanmoins, intéressant et recommandé de faire participer des personnes des fonctions supports proches. NOMBRE DE PARTICIPANTS : La formation a lieu en groupe. Elle peut se dérouler avec un public de 6 à 12 personnes environ. Un nombre plus important de stagiaires n'est pas souhaitable, pour des raisons évidentes de suivi de chaque participant. L'animateur devra se sentir "à l'aise" par rapport au nombre de stagiaires. DUREE : Le déroulement standard de NEMO est d'environ 2 heures pour la première partie en salle (mise en situation à proprement dite). La deuxième partie est consacrée à la visite des services mal connus du groupe de stagiaires ; la durée de ces visites est laissée à l'appréciation de l'animateur. La formation contient, par ailleurs, une partie non négligeable d'échanges, ce qui peut, de fait, faire varier la durée de chaque session. QUELLE LOGISTIQUE? Cette formation requiert une salle d'environ 50 m 2 ; elle devra être équipée d'un tableau papier avec des feutres de couleur, d'un rétroprojecteur et d'un écran, de tables modulaires permettant d'implanter trois sous-groupes (2 à 4 personnes) suivant le plan proposé dans le guide de l'animateur. Par ailleurs, il devra être possible d'afficher des documents sur les murs à l'aide de scotch ou épingles. 3

4 Pédagogie "NEMO, Voyage au cœur de l'entreprise " repose sur une pédagogie de la découverte. Les participants (on proposera à des personnes des fonctions supports proches de faire partie du groupe avec les opérateurs) sont répartis en trois sous-groupes qui vont progresser en parallèle. Ils vont : identifier les différents services présents dans leur entreprise, découvrir et positionner, une à une, les différentes relations existant entre leur poste de travail et ces services, situer leur poste de travail sur le flux du produit, et comprendre l'importance des échanges avec les services, dans leur travail de tous les jours. NEMO est construit de telle sorte que le déroulement du jeu favorise au maximum les possibilités d'échanges ; par exemple, un sous-groupe peut penser que les "fiches de poste" proviennent du service Méthodes, alors qu'un autre groupe croyait qu'elles venaient de la Qualité. Les supports muraux (une planche en couleur de 1 m 2 par sous-groupe) permettront de visualiser rapidement les différences de représentation des relations. ANIMATION : Le jeu est conçu de façon à être animé par l'encadrement de proximité. Ce dernier n'a pas de connaissances particulières à avoir ; il doit uniquement connaître le fonctionnement de l'entreprise au niveau de son atelier. Par ailleurs, le descriptif de la simulation, fourni dans le guide de l'animateur, présente le déroulement de la formation de façon linéaire et détaillée. 4

5 SUPPORTS PEDAGOGIQUES FOURNIS DANS LE CADRE D UN TRANSFERT PEDAGOGIQUE : L outil est livré dans une mallette qui contient : le guide d'animation, les supports techniques -correspondances cartes et tickets-, les tableaux muraux (un tableau par sous-groupe), les éléments venant compléter les tableaux muraux :. les tickets (environ 40) de couleurs en bristol représentant les échanges,. les cartes plastifiées avec les photos des Chefs de Service. des feutres et des post-its permettant de représenter le macro flux QUELS DEVELOPPEMENTS? NEMO est un outil pédagogique PERSONNALISABLE ; de plus, il s'appuie sur les différents échanges présents dans l'entreprise. Ce type d'outil laisse donc l'animateur libre d'aborder les thèmes qu'il souhaite. Ces développements permettront de faire des "zooms" sur certains éléments d'échanges qui caractérisent les relations entre l'équipe et les autres services ; par exemple : - comment sont réalisées les fiches de poste? - quel est le but des réunions mensuelles avec les bureaux d'études? - quelle est la différence entre le service Maintenance et le service Travaux Neufs? - 5

6 Descriptif du Scénario 1. Découverte de la planche Chaque sous-groupe dispose d'une planche murale représentant dix services placés autour de l'équipe (ou l'atelier auquel appartiennent les participants). Un premier travail consiste à faire l'inventaire des services de l'entreprise, et à les nommer sur la planche. MISE EN PLACE DES SERVICES DE L'ENTREPRISE Marketing Qualité & Sécurité Maintenance & Services Techniques Bureau d'etudes Achats & Approvisionnement NEMO, VOYAGE AU C ŒUR DE L'ENTREPRISE LES RELATIONS DE L'EQUIPE Gestion de Production Service du Personnel Méthodes & Industrialisation Comptabilité & Informatique Encadrement & Direction NEMO, Voyage au cœur de l'ent reprise - Editio n 1 - CIPE, Tous Droits Réservés CIPE - 40 boulevard Edgar Qu inet PARIS - tél : fax :

7 2. Représentation des relations de l'équipe avec les autres services Chaque sous-groupe dispose : - de 4 séries de 12 cartes décrivant un événement (par exemple : "il nous est déjà arrivé de commencer un nouveau produit sans savoir quelles étaient les opérations à réaliser"), - de 4 séries de 12 tickets représentant un élément d'échange (par exemple : GAMME). Dans un premier temps, après lecture de la carte, il faudra lui associer le ticket correspondant. Dans un deuxième temps, le ticket sera placé sur la planche murale au niveau de "l'émetteur" : par exemple, le ticket 'GAMME' sera placé à proximité du service Méthodes. Finalement, chaque planche sera renseignée d'une quarantaine de tickets qui permettront de visualiser les différents échanges. DECOUVERTE DES ECHANGES Je Je Je Je l'on Je Je l'on nos Je Je crois que je je l'on vend nos sûr ;; je des produits sûr ; à je je des pays étrangers, sûr ;; je ; mais je je n'en n'a n'a suis su su me pas sûr ;; n'a su su me d'ailleurs, n'a dans su su me l'atelier, personne n'a n'a su su me merenseigner. NEMO, VOYAGE AU CŒUR DE L'ENTREPRISE LES RELATIONS DE L'EQUIPE Marketing Qualité & Sécurité Maintenance & Service technique Bureau d Etudes Déclaration de défauts DEF AUTS F issures Moyens de mesure Connaissance des clients Casse Brûlure Jeu Encadrement & Direction Achats & Approvisionnement Déclaration de panne PANNE - date: Taux horaires Proposition d'aménagement de poste - heure: - signe: Besoins de formation approvisionner suivre les indica teurs dépanne r & maintenir gérer les aména ger stocks... gérer les flux Prix d'achat Fournisseurs S à Z Fournisseurs G à L Fournisseurs M à R Fournisseurs A à G CATALOGUE A à G nomenclatures prix Ordre de fabrication CLIENT : CIPE Paris Références Quantités AX KW HJ DB 5 Comptabilité & Informatique Méthodes & Industrialisation Service du Personnel Gestion de Production Gamme OF n 1003 Gamme "CAMION EN BOIS" Documents techniques 10 découpe PRESSE 60 t 20 ponçage 30 peinture 40 assemblage NEMO, Voyage au cœur de l'entreprise - Editio n 1 - CIPE, Tous Droits Réservés C IPE - 40 boulevard Edgar Qu inet PARIS - tél : fax : vern issage 60 conditionneme nt 7

8 3. Représentation de l'activité L'activité première d'une équipe de production ne consiste pas à échanger des informations, mais à apporter de la valeur ajoutée au produit ; pour cette raison, chaque sous-groupe va représenter le flux de produits, en veillant à bien situer leur atelier ; différents éléments sont à la disposition des sous-groupes : feutres de couleurs, post-its, transparents avec le plan de l'entreprise, Synthèse sur le fonctionnement de l'équipe au sein de l'entreprise En s'appuyant : 1. sur la représentation du flux de produits, pour identifier l'activité de production, 2. sur la planche des relations de l'équipe, pour visualiser les échanges qui existent, les participants comprennent aisément que : - l'activité de leur équipe consiste à apporter de la valeur au produit, - des services les "soutiennent" pour mener à bien leur mission, - et, pour être en mesure d'apporter un soutien "de qualité", ces services doivent avoir une image du terrain "la plus fidèle" possible. Ces trois remarques concourent à faire comprendre dans quelle recherche de synergie les différents services doivent travailler entre eux. On demandera enfin aux participants de qualifier la connaissance qu'ils ont de chacun des services représentés : chaque stagiaire va placer sur le service une gommette rouge s'il ne le connaît pas, une orange s'il le connaît moyennement, et une verte s'il le connaît bien. Des cartes plastifiées, portant les photos, noms et prénoms des Chefs de Services, seront également positionnées en regard du service correspondant à chacun d'entre eux. 5. Visite des Services peu ou pas connus Les sous-groupes vont se mettre d'accord sur les services qu'ils souhaitent visiter (le nombre de services visités dépend du temps imparti). Les visites démarrent de suite après la formation en salle : l'objectif n'est pas de connaître parfaitement le service, mais plutôt de comprendre la nature des relations avec l'équipe. 8

9 Conditions de Mise en Oeuvre Personnalisation : Lors de l'utilisation du support pédagogique en entreprise, il est important de personnaliser un certain nombre d'éléments tels que : Le tableau d affichage, pour qu il puisse representer l organisation de l entreprise. Les illustrations concrètes : mise en avant d'exemples, de photos, d'anecdotes, pris dans le contexte de l'entreprise- le guide d'animation : en fonction du niveau des animateurs internes. Les cartes événements et les stickers des relations. Le cadrage pédagogique : intégration de la formation au cursus existant dans l'entreprise. La progression pédagogique : organisation des modules en fonction du public, des objectifs pédagogiques et de la durée de la formation. Prestations du CIPE : le CIPE vous propose différentes formes de mise en œuvre de cet outil. L'entreprise peut faire l'acquisition de la mallette pédagogique : dans ce cas le CIPE vous propose : de personnaliser les contenus au contexte de l'entreprise, de transférer l'animation auprès de formateurs internes, lors d'une formation de formateurs, d'apporter un soutien aux formateurs lors de leurs premières sessions, d'assurer un suivi technique (mise à jour informatique des documents) et logistique (mise à disposition des éléments consommables) de la mallette pédagogique, d'accompagner des groupes de travail dans la mise en œuvre des méthodes enseignées. Nous sommes à votre disposition pour étudier avec vous la solution adaptée à votre besoin. 9