MISSION DES AUDITS. Fiche d organisation fonctionnelle n 2 : Préparer une mission d audit

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1 MISSION DES AUDITS Fiche d organisation fonctionnelle n 2 : Préparer une mission d audit Novembre 2011

2 Sommaire Objectifs de la fiche d organisation fonctionnelle 3 Domaine d application 3 Responsable 3 Phases 3 1. Prise de connaissance de l environnement de l organisme à auditer avant le début de l intervention 4 2. Elaboration du programme de travail de la mission d audit 8 3. Planification de la mission 9 4. Communication avec l organisme audité 10

3 Objectifs de la fiche d organisation fonctionnelle Anticiper et prévoir le bon déroulement d une mission d audit : S assurer que l environnement et les caractéristiques de l organisme ont été analysés, S assurer que le programme de travail couvre les risques pré-identifiés et répond aux objectifs généraux fixés par les commanditaires, S assurer que les ressources nécessaires sont identifiées et disponibles. Domaine d application La procédure s applique aux membres du vivier des auditeurs du CGEFi. Cette fiche fonctionnelle ne se substitue pas aux documents existants en l état. Responsable Le responsable de la mise en application de cette fiche d organisation fonctionnelle est le responsable de la Mission des audits. Phases Prise de connaissance de l environnement de l organisme à auditer avant le début de l intervention Elaboration du programme de travail de la mission d audit Planification de la mission d audit Communication avec l organisme audité

4 1. Prise de connaissance de l environnement de l organisme à auditer avant le début de l intervention Informations préliminaires à rassembler par les auditeurs Prise de contact avec les personnes de l organisme à auditer Simultanément à l envoi de l ordre de mission 1 (dans le cas où il est maintenu), le responsable de la mission d audit prend contact avec : L ordonnateur de l organisme à auditer (par exemple le Directeur Général, le Directeur Financier, ou Directeur opérationnel ) afin d obtenir les informations concernant la structure de l organisme, son fonctionnement, les noms des personnes à contacter ; L agent comptable et les responsables de l organisme à auditer afin d obtenir les informations financières produites par l organisme à auditer (chiffres financiers, les tableaux de suivi, les indicateurs de performance ). Informations sur à l organisme à auditer Dans le cadre de la préparation de leur mission, les auditeurs doivent rassembler de la documentation sur l organisme à auditer. Cette information, elle aussi, est importante, car elle permet d obtenir des informations «indépendantes». Pour cela, le responsable de la mission peut : Rassembler les résultats d audits précédents (rapports internes). Les auditeurs peuvent remonter jusqu à deux/trois années précédant l année de l intervention. Prendre en compte les éléments soulevés par la Cour des comptes de façon transversale. Prendre contact avec le contrôleur général de l organisme à auditer, s il existe, afin de connaître l environnement de contrôle dans lequel l organisation s inscrit. Dans le cas des audits comptables et financiers, et selon le protocole tripartite, la Cour des comptes est susceptible de fournir des informations aux auditeurs de la mission d audit : «au cours des travaux de certification, les informations susceptibles d avoir une incidence sur les travaux des auditeurs internes leur seront transmises. Sans préjudice des dispositions de l article R du code des juridictions financières, ces informations pourront prendre, notamment, la forme d éléments provenant des guides d audit de la cour, de documents de travail, de relevés d observations provisoires». Pour les personnes morales publiques qui tiennent une comptabilité commerciale, si ces entreprises sont de taille importante, les contrôleurs peuvent disposer d outils précieux sur lesquels ils peuvent s appuyer : les travaux effectués par le Comité d audit auquel ils sont de droit associés ; rapport annuel du PDG au conseil d administration sur le contrôle interne. Si l organisme à auditer est doté d un contrôleur général, et si les auditeurs estiment que les travaux du contrôleur général répondent aux normes de qualité attendue, les auditeurs pourront s appuyer sur les travaux du contrôleur général afin d évaluer le dispositif de contrôle interne. Elaboration de la liste des documents à demander dans le cas d audits partenariaux DGFiP / CGEFi Dans le cas d audits partenariaux, la liste de documents à fournir par l ordonnateur et l agent comptable est établie conjointement par les auditeurs de la DGFiP et du CGEFi. Le cas échéant, une liste spécifique des documents requis est adressée au contrôleur général économique et financier par les auditeurs du CGEFi. Le document de référence «Modalités de préparation et de déroulement des audits partenariaux DGFiP / CGEFi», propose une liste de documents à rassembler auprès des différents interlocuteurs. Cette liste, qui n est pas exhaustive, est présentée en annexe 1 du présent document. 1 Cf. Partie 4 de la présente fiche «Communication avec l organisme à auditer»

5 Date de la demande La prise de contact avec les responsables de l organisme à auditer et les demandes de documents doivent se faire avant la réunion d ouverture de l audit, afin d acquérir une connaissance suffisamment pertinente de l organisation, du fonctionnement de la structure et du niveau de contrôle interne mis en place. En résumé, les auditeurs disposent de différentes sources de documentation qu ils doivent explorer lors de la préparation de leur mission d audit : Informations fournies par l organisme à auditer Informations autres Sources d information Agent comptable Ordonnateur Contrôleur général Autres Nature des documents Documents comptables Documents financiers (rapports internes, travaux menés, demande écrite ) Eléments soulevés par la Cour des comptes Environnement de contrôle (Code de déontologie, éthique ) Autres : descriptif des systèmes d information, analyses sectorielles Exploitation des données reçues Elaboration du questionnaire de prise de connaissance A partir des éléments reçus, les auditeurs peuvent compléter le questionnaire 2 de prise de connaissance déjà existant afin d avoir une meilleure compréhension de la structure et de l environnement de l organisme à auditer. Contexte socio-économique Contexte socio-économique Contexte socio-économique Taille et activité du secteur Situation budgétaire Effectifs et environnement de travail Organisation générale et structure Organigrammes et relations de pouvoirs Environnement informatique Méthodes et procédures Informations réglementaires Organisation spécifique de l organisme Système d information Problèmes passés ou en cours Réformes en cours ou prévues 2 Cf. «Documentation de la méthodologie pour la conduite de diagnostic organisationnel», Date du document préciser par le CGEFi

6 Les dossiers d audit terrain proposent, pour chaque catégorie d audit, des questionnaires standards de prise de connaissance de l environnement et des différents processus concernés par l audit. Exploitation des données reçues dans le cadre des audits partenariaux DGFiP / CGEFi Par les auditeurs du CGEFi A partir des documents budgétaires, et éventuellement du questionnaire de prise de connaissance, une première analyse de la situation économique et financière est effectuée par les auditeurs du CGEFi qui va permettre d appréhender les risques spécifiques à l organisme à auditer. Par les auditeurs de la DGFiP Suite à la réception des premiers documents, les «feuilles maîtresses» sont complétées par les auditeurs de la DGFiP (fichier Excel permettant le reclassement de toute la comptabilité générale par cycles d activité ainsi que l identification et l analyse de l évolution de la situation financière). Par les auditeurs du CGEFI et de la DGFiP Puis une analyse commune de concordance et de synthèse est menée par rapprochement des deux comptabilités (générale et budgétaire). Appréciation de l environnement de contrôle de l organisme à auditer Méthodologie d évaluation préliminaire des risques de l organisme à auditer Une fois l exploitation et la classification des données effectuées, l auditeur doit appliquer la méthodologie retenue pour les audits, à savoir, l approche par les risques. Pour cela, les auditeurs doivent : Identifier et hiérarchiser les processus de l organisme à auditer selon leur analyse et leur estimation des processus les plus risqués.

7 comptable et financier En fonction du type d audit à réaliser, l identification et l évaluation des risques seront différentes : Audit comptable 1) Revue de processus 2) Définition du seuil de matérialité et établir une matrice des risques comptables adaptée à l organisme à auditer 3 Audit financier 1) Revue de processus 2) Lister les principaux risques économiques et financiers potentiels auxquels peut être confronté l organisme à auditer 4 Une matrice des risques standard, et/ou des modèles de matrices des risques, sont proposées dans les dossiers d audit terrain. Revue de processus : En face de chaque procédure et des objectifs qui lui sont assignés, l auditeur doit estimer les risques significatifs encourus. L auditeur doit évaluer le degré de risque attaché à cette procédure à savoir : risque élevé, moyen ou faible. Puis, en face de chaque risque, l auditeur doit mentionner le ou les dispositifs de contrôle interne attendu(s) pour couvrir le risque identifié. Identification du seuil de matérialité Le seuil de matérialité ne s applique que dans les cas où l audit inclut la révision des comptes. Il est utilisé par les auditeurs pour leur permettre d éliminer les erreurs dont l importance relative ne remet pas en cause les résultats d audit ni la fiabilité des comptes. Sur la base de leur jugement professionnel et de la méthodologie d audit de référence, les auditeurs définissent, lors de la planification, un seuil de matérialité. Les auditeurs identifient des critères pertinents et y appliquent des taux ou autres modalités de calcul pour fixer les seuils (exemple résultat courant, net ). Le choix des critères dépend notamment de la structure des comptes de l organisme et de leur montant, du secteur d activité, de l environnement de contrôle mis en place au sein de l organisme. Ces données reprenant les éléments du questionnaire de prise de connaissance complété précédemment. Pour identifier s il est nécessaire de calculer des seuils inférieurs, les auditeurs prennent en compte les informations sensibles en fonction du secteur, l existence de règles ou méthodes comptables spécifiques, l existence d opérations particulières. 3 Voir sur ce point les outils méthodologiques de la DGFiP mis à disposition du CGEFi 4 Note de «Vademecum des audits partenariaux DGFiP / CGEFis»

8 2. Elaboration du programme de travail de la mission d audit Les objectifs du programme de travail de la mission Sur la base de l analyse des risques précédemment menée, les auditeurs doivent élaborer le programme de travail de la mission d audit, en déterminant pour chaque processus identifié les éléments suivants : Le programme de test ; Le nombre de Jour/Hommes nécessaires pour effectuer la mission d audit ; Les outils à utiliser. Le superviseur revoit et valide le programme de travail en s assurant que celui-ci : Répond aux attentes de la mission d audit. Est cohérent avec les risques de l organisme à auditer qui ont été identifiés (notamment ceux identifiés lors de la phase précédente ou de la cartographie des risques de l organisme lorsqu elle existe). Définition du programme de test Les auditeurs comptables et financiers doivent bâtir un programme de test différent en fonction du type d audit à effectuer 5. Ce programme de test doit être revu par le responsable de la mission d audit afin de s assurer que : Les risques de l activité sont bien couverts par le programme de tests. Les fiches de tests suivent bien le cheminement du processus. La méthode de tests est efficace. 5 Les outils et méthodologies de test doivent faire l objet d un descriptif plus détaillé dans la fiche d organisation fonctionnelle n 3 «Conduire une mi ssion d audit comptable et financier».

9 3. Planification de la mission Le calendrier de la mission d audit Le calendrier est formalisé par un décompte des Jours/Homme disponibles par auditeur et par jour. Il est réalisé par le responsable de la mission, qui indique les dates clés tout au long de la mission : La date de la tenue de la réunion d ouverture, La date de la finalisation du programme de travail, Eventuellement, la date de la réunion sur l avancement des travaux d audit, La tenue de la réunion de clôture, La date estimée de diffusion du rapport provisoire, L échéance des réponses de l organisme audité à la fin de la procédure contradictoire, La date estimée de diffusion du rapport définitif. Ce calendrier est à usage interne et à titre informatif. La détermination de l équipe d audit Date de la détermination de l équipe Une fois le programme de travail établi, l équipe qui va réaliser la mission d audit peut-être établie. Cependant, l équipe peut également être identifiée en amont de la préparation, selon les besoins du responsable de mission. La planification doit veiller à l indépendance des membres de l équipe. Aussi, un auditeur ayant précédemment occupé une position de contrôleur général dans un organisme ne pourra pas participer à une mission d audit tenue dans ce même organisme afin de respecter le principe d indépendance 6. Composition des équipes Le responsable de le Mission des audits pourra s aider de la base «Membres du vivier des auditeurs du CGEFi» afin d identifier les profils les plus pertinents au regard des exigences de la mission d audit. La recherche des profils pouvant s effectuer au moyen de mots clés comme il l est précisé dans la fiche fonctionnelle n 1, «La Gestion des Ressources Hum aines». Le responsable de la Mission des audits, au moment de la constitution de l équipe, doit s assurer qu aucun auditeur ne fait l objet d un conflit d intérêt avec l organisme à auditer. Toute équipe intègre un auditeur expérimenté. En aucun cas, un audit de type ACF ne pourrait être mené par une équipe n intégrant aucun auditeur expérimenté. Dans le cadre des audits partenariaux, chaque équipe d auditeurs a son propre responsable de mission. Ce responsable de mission aura la charge de revoir les travaux menés par les auditeurs de son équipe (CGEFi ou DGFiP) et de coordonner les actions, tests avec l autre équipe. Validation de l équipe d audit proposée Le responsable de la Mission des audits doit valider l équipe des auditeurs identifiés pour effectuer la mission. 6 Voir le Référentiel qualité sur ce point

10 4. Communication avec l organisme audité La lettre de mission Objectifs de la lettre de mission Formaliser le mandat donné par le Comité des audits à la Mission des audits du CGEFi. Formaliser l intervention : dates de l audit, champ d intervention, présentation de l équipe des auditeurs, Contenu de la lettre de mission La lettre de mission précise : Le libellé de la mission d audit ; Les objectifs de la mission d audit ; Le champ d intervention des auditeurs ; La période d intervention des auditeurs ; L équipe d auditeurs devant intervenir ; Les destinataires de la lettre de mission. Validation de la lettre de mission La lettre de mission est validée par le superviseur et signée selon les principes définis dans la Charte de l audit.

11 Communication de la lettre de mission La lettre de mission peut être envoyée à l organisme audité dans un délai raisonnable avant le premier jour planifié de la mission d audit, accompagnée de la Charte de l audit du CGEFi. Un cahier des charges, établi sur la base des travaux préliminaires, et précisant les étapes prévisionnelles de la mission et les points de contrôle particuliers, ainsi qu une liste de documents à fourniri sont adressées aux responsables de l entité auditée en même temps que la lettre de mission. La lettre de mission est adressée à l ordonnateur, à l agent comptable de l établissement, ainsi qu au contrôleur général. Dans le cadre d audits partenariaux avec la DGFiP, la lettre de mission est commune aux deux Missions d audit de la DGFiP et du CGEFi. Elle est signée par les responsables respectifs de chacune de ces deux Missions. Les questionnaires de contrôle interne 7 Les objectifs des questionnaires Les questionnaires de contrôle interne permettent aux auditeurs de réaliser sur chacun des points soumis à son jugement critique, une observation qui soit la plus complète possible. Communication des questionnaires à l organisme à auditer Les questionnaires sont adressés : d une part à l agent comptable et au contrôleur général si l organisme à auditer en est doté, pour chaque cycle comptable d activité ; d autre part à l ordonnateur, pour les processus de gestion concernés par l audit. Date de communication des questionnaires Les questionnaires doivent être envoyés environ trois semaines à un mois avant la réunion d ouverture de l audit sur place. Il est demandé à l organisme à auditer que les réponses aux questionnaires de contrôle interne puissent être remises à l équipe d audit au plus tard le jour de la réunion d ouverture. Évolution du document Indice de révision Dates Objet de la révision Validations Le rédacteur Le Création du document Mise à jour du document Mise à jour du document L approbateur Le Le responsable de la Mission des audits

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