12 décembre 2013 UIMM 26-07

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1 12 décembre 2013 UIMM 26-07

2 Les frais de transport : domicile - travail

3 La prise en charge obligatoire : les frais de transports publics L employeur a l obligation de prendre en charge une partie du prix des titres d abonnement souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos Articles L à L du Code du travail Obligation de l employeur L employeur est soumis à cette obligation depuis le 1 er janvier (Loi de financement de la sécurité sociale pour 2009 n du 17 décembre 2008 ) Cette obligation s applique à toutes les entreprises, quel que soit leur effectif. Le défaut de prise en charge des frais de transport est puni d une amende prévue pour les contraventions de la 4e classe. Salariés bénéficiaire Pour bénéficier de la prise en charge de leurs frais de transport, les salariés doivent remplir les deux conditions : utiliser des transports en commun ou un service public de locations de vélos pour aller de leur résidence habituelle à leur lieu de travail ; acheter, pour payer ces transports ou services, des titres d abonnement figurant dans l une ou l autre des catégories mentionnées Prise en charge obligatoire : frais de transports publics

4 La prise en charge obligatoire : les frais de transports publics Trajets couverts L'employeur prend en charge les frais liés aux titres de transport nécessaires pour accomplir le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail dans le temps le plus court (c. trav. art. R ). L'employeur peut donc limiter le remboursement à 50 % de l'abonnement correspondant au trajet le plus court entre le domicile et le lieu de travail, même si le salarié a souscrit un abonnement plus important. Titres de transports concernés L employeur prend en charge les titres souscrits par les salariés, parmi ces catégories : les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité, les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité ; les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité ; les abonnements à un service public de location de vélos. Articles R et R du code du travail Montant de la prise en charge L'employeur doit prendre en charge 50 % du coût de ces titres d'abonnement (c. trav. art. R ), sur la base d'un tarif de 2e classe (c. trav. art. R ). Le bulletin de paie doit indiquer le montant de la prise en charge des frais de transport. Prise en charge obligatoire : frais de transports publics.

5 La prise en charge obligatoire : les frais de transports publics Modalités de remboursement La prise en charge est subordonnée à la remise des titres de transport, ou, à défaut, à leur présentation par le salarié. L'employeur doit procéder au remboursement des titres d'abonnement au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel ceux-ci ont été validés. Régime social et fiscal La prise en charge obligatoire des frais de transports publics et des frais d'abonnement aux services publics de location de vélos est : Sur le plan fiscal : exonérée d'impôt sur le revenu. Cette exonération s applique dans la limite de la prise en charge obligatoire de l employeur (soit 50 % du coût des titres de transport). Sur le plan social : la prise en charge légale de 50 % des frais de transports collectif des salariés est exclue de l assiette de calcul des cotisations sociales, ainsi que la CSG et de la CRDS. Cas du salarié absent (maladie, congés payés, arrivée ou départ du salarié en cours de mois ) L'employeur doit prendre en charge dans les conditions habituelles les titres d'abonnement qui ont été utilisés au moins une fois pour un trajet domicile-travail, sans abattement pour les jours non travaillés. (Circulaire du 24 décembre 1982) Prise en charge obligatoire : frais de transports publics

6 La prise en charge facultative : les frais de transports personnels L'employeur peut, de façon facultative, prendre en charge les frais de carburant exposés par les salariés pour se rendre de leur résidence habituelle à leur lieu de travail. Articles L du code du travail Notion de contrainte d éloignement NON OUI Transport en commun OUI Horaires décalés : NON Exemple 1 Prise en charges des indemnités kilométriques Transport en commun: NON Horaires décalés : OUI Exemple 2 Prime de transport Prise en charge facultative : frais de transports personnels Prise en charge des indemnités de transport exonérée à concurrence du tarif du transport en commun le plus économique

7 La prise en charge facultative : les frais de transports personnels Conditions La prise en charge des frais ne pourra concerner que les salariés qui utilisent leur véhicule personnel car ils se trouvent confrontés à une de ces deux situations : soit parce que leur résidence habituelle ou leur lieu de travail est situé en dehors de la région Île-de-France ou d'une zone couverte par les transports urbains ; Article 27 de la loi n du 30 décembre 1982 d'orientation des transports intérieurs soit parce que l'utilisation du véhicule personnel est rendue indispensable soit parce que le trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail n'est pas desservi par les transports en commun, soit en raison d'horaires de travail particuliers qui ne permettent pas d'utiliser les transports en commun (travail de nuit, horaires décalés, travail continu, équipe de suppléance...). C. trav., art. L et R Circulaire DGT-DSS n 01, 28 janv Prise en charge facultative : frais de transports personnels

8 La prise en charge facultative : les frais de transports personnels Notion de contrainte d éloignement Lorsque la résidence du salarié est éloignée de son lieu de travail, l'exonération des indemnités kilométriques est admise dès lors que cet éloignement ne résulte pas d'une convenance personnelle. La contrainte d'éloignement peut résulter de circonstances liées : soit à l'emploi (difficulté de trouver un emploi, précarité ou mobilité de l'emploi, mutation suite à une promotion, déménagement de l'entreprise, multi-emplois...) ; soit à des contraintes familiales (prise en compte du lieu d'activité du conjoint, du concubin ou de la personne liée au salarié par un PACS, état de santé du salarié ou d'un membre de sa famille, scolarité des enfants...). Circulaire DSS/SDFSS/5B n , 7 janv. 2003, III, modifiée par Circulaire DSS/SDFSS/5B n 2005/376, 4 août 2005 Prise en charge facultative : frais de transports personnels

9 La prise en charge facultative : les frais de transports personnels Utilisation du véhicule pour convenance personnelle Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour convenance personnelle, la prise en charge des indemnités de transport ne peut être exonérée qu'à concurrence du tarif du transport en commun le plus économique. L'employeur doit être en mesure d'apporter des justificatifs relatifs à l'application du tarif des transports collectifs. Circ. DSS/SDFSS/5B n , 7 janv. 2003, III, mod. par Circ. DSS/SDFSS/5B n 2005/376, 4 août 2005 Prise en charge facultative : frais de transports personnels

10 La prise en charge facultative : les frais de transports personnels La prime de transport L'employeur peut, de façon facultative, prendre en charge les frais de carburant exposés par les salariés pour se rendre de leur résidence habituelle à leur lieu de travail. Dans les mêmes conditions, l'employeur peut prendre en charge les frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques. Articles L du code du travail / circulaire DGT DSS n 01 du 28 janvier 2009 Choix de l employeur C est une faculté de l employeur. Si l'employeur prend en charge tout ou partie de ces frais, il doit en faire bénéficier, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, l'ensemble des salariés remplissant les mêmes conditions. Articles R du code du travail Le bénéfice de la prime transport ne peut pas être cumulé avec la prise en charge du coût des titres d'abonnement aux transports collectifs Salariés concernés (rappel) Prise en charge facultative : frais de transports personnels La prise en charge ne peut concerner que les salariés contraints d'utiliser leur véhicule personnel ( soit parce que leur résidence habituelle ou leur lieu de travail est situé en dehors d'une zone couverte par les transports urbains / soit parce que l'utilisation du véhicule personnel est rendue indispensable en raison d'horaires de travail, qui ne permettent pas d'utiliser les transports en commun.)

11 La prise en charge facultative : les frais de transports personnels Salariés exclus Sont exclus du bénéfice de la prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation électrique d'un véhicule : les salariés bénéficiant d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur avec prise en charge par l'employeur des dépenses de carburant ou d'alimentation électrique d'un véhicule ; les salariés logés dans des conditions telles qu'ils ne supportent aucun frais de transport pour se rendre à leur travail; les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l'employeur. Article R du code du travail Conditions de mises en œuvre La prise en charge des frais est mise en œuvre : soit par accord entre l'employeur et les représentants d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise (pour les entreprises où sont constituées une ou plusieurs sections syndicales d'organisations représentatives et tenues à une obligation annuelle de négocier) ; soit, pour les autres entreprises, par décision unilatérale de l'employeur après consultation du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel. Article du code du travail L'employeur doit disposer des éléments justifiant cette prise en charge. Il doit notamment conserver la copie de la carte grise du véhicule du salarié. (C. trav., art. R ) Prise en charge facultative : frais de transports personnels

12 La prise en charge facultative : les frais de transports personnels Régime social et fiscal Sur le plan social : La prise en charge est exonérée de toute cotisation et contribution d'origine légale ou conventionnelle dans la limite de 200 par salarié et par an. Article L du code de la sécurité sociale Sur le plan fiscal : Les sommes versées par l'employeur à ses salariés au titre de la prise en charge des frais de carburant sont exonérées d'impôt sur le revenu, dans la limite de 200 par an. CGI article 81, 19 ter b du code général des impôts Prise en charge facultative : frais de transports personnels

13 Les indemnités kilométriques L assiette Lorsque le salarié est contraint (pas de transport en commun / horaires décalés/contrainte d éloignement) d'utiliser son véhicule pour effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail, son employeur peut lui verser des indemnités kilométriques afin de rembourser le salarié de ses frais. Circulaire DGT-DSS n 01, 28 janvier 2009 Le principe d exonération des indemnités kilométriques Ces indemnités kilométriques sont exclues de l'assiette des cotisations sociales si leur montant n'excède pas les limites des barèmes kilométriques annuellement publiés par l'administration fiscale. Arrêté du 30 mars 2013 JO du 9 avril 2013 Barème fiscal des indemnités kilométriques 2013 Barème kilométriques 2013 (tarif automobiles) Puissance administrative Jusqu à 5000 km De 5001 à km Au-delà de km 3 CV et mois d x (d x 0.242) d x CV d x (d x 0.274) d x Les indemnités kilométriques 5 CV d x (d x 0.3) d x CV d x (d x 0.316) d x CV et plus d x (d x 0.332) d x d représente la distance parcourue en kilomètres

14 Les indemnités kilométriques Exemples : -Pour km parcourus avec un véhicule de 6 CV, frais réels : 4000 x = Pour km parcourus avec un véhicule de 5 CV, frais réels : (6000 x 0.3) = Pour km parcourus avec un véhicule de 10 CV, frais réels : x = Justificatif à produire L'employeur peut déduire de l'assiette des cotisations sociales le montant des indemnités kilométriques versées dès lors qu'il produit les justificatifs relatifs : - au moyen de transport utilisé par salarié ; - à la distance séparant le domicile du lieu de travail ; - à la puissance fiscale du véhicule ; - au nombre de trajets effectués chaque mois. Le salarié doit en outre attester qu'il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités. Les indemnités kilométriques

15 Les indemnités kilométriques Exemple : Un salarié, contraint d utiliser son véhicule personnel (5cv), effectue 4000 km au titre des trajets domicile-lieu de travail. L entreprise rembourse les frais de transport engagés par les salariés sur la base des indemnités kilométriques prévues par le barème fiscal. Le barème fiscal à retenir pour le calcul de l indemnité kilométrique est le suivant : 5 CV = 4000 (kilomètres parcourus par le salarié) X0,536= 2144 euros L entreprise verse 2144 euros au salarié au titre du remboursement de ses frais de transport. Ce montant est exonéré de charges sociales à condition de pouvoir justifier : du moyen de transport utilisé par le salarié, de la distance séparant le domicile du lieu de travail, de la puissance du véhicule, du nombre de trajets effectués chaque mois,. Les indemnités kilométriques

16 Les indemnités kilométriques Exemple 2 Le salarié, contraint d utiliser son véhicule personnel (5cv), effectue 4000 km au titre des trajets domicile-lieu de travail. L entreprise a mis en place au 1er janvier 2009, la prise en charge patronale de 200 euros au titre des frais de carburant ou d alimentation de véhicules électriques. En parallèle, l entreprise continue de rembourser les frais de transport domicile-lieu de travail des salariés sur la base des indemnités kilométriques prévues par le barème fiscal. Ce salarié va donc bénéficier à la fois du remboursement des indemnités kilométriques et de la prime de carburant de 200 euros. Barème fiscal applicable pour le calcul de l indemnité kilométrique : 5 CV = 4000 (kilomètres parcourus par le salarié) X 0,536 = 2144 euros L employeur versant parallèlement la prime de 200 euros, le montant remboursé au titre des indemnités kilométriques ne pourra s élever qu à : 2144 euros euros de prime carburant = 1944 euros Le montant total versé au salarié (1944 euros IK euros de prime de carburant) est exonéré de charges sociales à condition que l entreprise produise : la photocopie de la carte grise du salarié, les justificatifs de kilométrages pour 2144 euros, du moyen de transport utilisé par le salarié, de la distance séparant le domicile du lieu de travail, de la puissance du véhicule, du nombre de trajets effectués chaque mois, Les indemnités kilométriques