Préparation de l audit de renouvellement ISO 9001 des 21 et 22 novembre 2011

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1 Préparation de l audit de renouvellement ISO 9001 des 21 et 22 novembre 2011 Rappel de quelques notions sur la démarche qualité L audit démystifié Utilisation du site Qualité de EME 212 Public concerné : Tous les membres de l UMR Le 17/11/2011 CRH Sète, salle St Clair Présenté par A. Damiano et Isabelle Vidal-Ayouba, Responsables Qualité

2 Le Management Qualité : Qu est-ce que c est?

3 Un outil d organisation Décrire ce que l on fait et comment on le fait Peu «normatif» (basé sur la Norme ISO 9001, très généraliste) : Un chercheur reste l expert scientifique de son travail Peu coûteux Basé sur une approche «processus» (on décortique le travail d une structure en diverses actions liées entre elles)

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5 L élément fondateur de la qualité: l amélioration continue

6 Les avantages : Management Qualité : - Meilleure organisation du travail (définition et répartition des rôles de chacun) - Pérennité du savoir-faire (rédaction de notices et manuels d utilisation) - Traçabilité des actions et des données (enregistrements) - Visibilité accrue de nos actions (indicateurs) - Valorisation vis-à-vis de nos partenaires (Norme internationale)

7 Les moyens : Management Qualité : -Un personnel qualifié - Une documentation fiable accessible à tous (Site qualité) -Des revues de direction (objectifs atteints? Planification) -Des fiches de signalement (correction de dysfonctionnements) -Des audits (vérification que notre système qualité fonctionne et se développe harmonieusement)

8 L évaluation : L audit de certification/renouvellement

9 Qu est-ce qu un AUDIT? Un audit est un examen destiné à évaluer une situation donnée par rapport à des exigences internes (procédures) ou externes (norme ISO 9001). Il doit vérifier la conformité par rapport à ces exigences et mesurer l efficacité des mesures en place. L audit, doit être compris comme un outil d amélioration pour la satisfaction des clients (les utilisateurs des résultats fournis) L audit est donc un outil clé pour mesurer les progrès qu il reste encore à faire Le but n est pas de sanctionner mais d aider à progresser Une certification ISO 9001 est valable 3 ans (avec audit de contrôle chaque année)

10 L audit de certification/renouvellement Le déroulement : Réunion d ouverture (La direction, le(s) responsables qualité, les pilotes de processus, les agents) Présentation du programme de l audit et des personnes impliquées Audit proprement dit (audition des différents pilotes) Engagement de la direction Le souci de la satisfaction du «client»(utilisateur) Les processus et leurs pilotes La documentation L amélioration continue (audits, revues de direction, fiches de signalement) Réunion de clôture (Tous) Conclusions de l audit avec les points positifs et les écarts (non-conformité majeure, non-conformité mineure, remarque) Rapport d audit (dans les jours qui suivent) La structure auditée doit faire part des mesures d amélioration qu elle s engage à entreprendre

11 L audit de certification/renouvellement Qui est concerné? Tous, à différents niveaux : 1 - La direction 2 - Le(s) Responsable(s) Qualité 3 - Les pilotes de processus 4 - Les agents de l UMR EME 5 - Les étudiants, stagiaires, thésards etc

12 1 - La direction Engagement de la Direction : l auditeur se mettra en quête d indices pour savoir le degré d implication de la direction. Suivre les objectifs fixés et la politique qualité Connaître les compétences nécessaires Etre au courant du degré de satisfaction des «clients» et des éventuels dysfonctionnements Communiquer sur la démarche Qualité (Affichage, messages d information)

13 2 - Le(s) Responsable(s) Qualité Connaître la Norme ISO 9001 et ses exigences Connaître les objectifs de la Direction et les éléments du manuel Qualité (cartographie des processus, organisation de la structure, pilotes) Connaître les résultats des derniers audits et revues de direction S assurer que toute la documentation est à jour et accessible à tous les acteurs Suivre les fiches de signalement non closes

14 3 - Les pilotes de processus Connaître les principaux termes de la norme (voir glossaire en fin de Manuel Qualité) Savoir décrire le processus dont ils ont la responsabilité (intervenants, procédures, résultats attendus) Connaître les documents relatifs au processus (et savoir où les trouver) Connaître les indicateurs et les tenir à jour Être au courant des fiches de signalement

15 4 - Les agents de l UMR Connaître le(s) Responsable(s) Qualité Avoir lu le Manuel Qualité et connaître la Politique Qualité de la structure Connaître les documents relatifs à leur travail quotidien (Instruction, manuels, formulaires, etc) et savoir où les trouver Savoir comment émettre une fiche de signalement

16 5 - Les stagiaires, thésards etc. Savoir que la structure qui les abrite est en «démarche Qualité» ISO 9001 Avoir lu le Manuel Qualité et connaître la Politique Qualité de la structure Savoir où se procurer les documents dont ils ont besoin (site Qualité) Savoir comment émettre une fiche de signalement

17 Un univers commun : Le site Qualité de l UMR EME 212

18 Accès au site Tout utilisateur : Accès aux principaux documents (visibilité publique) Contact avec EME Utilisateur avec login et mot de passe Accès à tous les documents (visibilité publique et restreinte) Possibilité de créer de nouveaux documents Possibilité d émettre des fiches de signalement Possibilité d effectuer des demandes de données * Les demandes de login se font auprès des Responsables Qualité

19 Le site qualité sert, en priorité à

20 Page d accueil

21 En haut à gauche : la gestion de l utilisateur Suivi des opérations effectuées En fonction du type de documents En fonction de l état des documents En fonction de la date de mise à jour Selon les droits d utilisation Changer d utilisateur

22 En bas à gauche : Accès aux divers documents

23 Attention! Au centre : brève présentation du site

24 Au centre, en bas : Accès au Manuel qualité

25 En haut à droite : Situation des connexions Recherche par mots entiers (attention à la casse!) Derniers indicateurs Derniers documents modifiés

26 Tout en bas à droite : lire plus sélection de documents sur plusieurs critères

27 Rappel des dates de l audit : Lundi 21 et mardi 22 novembre 2011 Merci de votre attention et. bonne préparation!